Das ORESTES® Elektra Ticket Reservierungssystem

Was ist ORESTES Elektra?Elektra ist eine neu entwickelte Software für die Reservierung und den Vertrieb von Eintrittskarten. Die Systemgröße ist frei skalierbar vom Einplatzsystem (z.B. Kinokasse) bis hin zum Mehrplatzverbundsystem (z.B. Kartenvertriebsverbund) mit Außenstellen.

Wer braucht ORESTES Elektra?

Veranstalter aus Kultur (Theater, Oper, Mu-sical), Sport (Hallen, Stadien) und Unter-haltung (Varieté, Kino, Konzerte), die ihre individuellen und spezifischen Anforderungen mit einer professionellen, computergestützten Softwarelösung realisieren wollen.

Was kann ORESTES Elektra?

Von der Definition des Sitzes, der Veranstal-tung, der Preise, der Reservierung, der Buchung und dem Kartendruck bis hin zum Abrechnungssystem deckt Elektra den gesam-ten Ablauf des Kartenmanagements ab. Der Benutzer hat jederzeit den Überblick über die noch verfügbaren Plätze, kann Karten direkt aus dem Saalplan mit Hilfe der Maus auswählen, reservieren, ermäßigen, buchen, kassieren und anschließend ausdrucken.

Was ist das Revolutionäre anORESTES Elektra?

Die Elektra Software ist für das Microsoft Windows-Betriebssystem geschrieben und nutzt dessen bedienungsfreundliche grafische Benutzeroberfläche. Der Benutzer kann jeder-zeit auf die Windows Online-Hilfe zurückgreifen und bekommt einzelne Funk-tionen erklärt. Alle notwendigen Eingaben und Festlegungen können vom Benutzer selbst auf einfachste Art und Weise getätigt werden. Sofort nach der Definition und Freigabe einer Vorstellung stehen allen angeschlossenen Elektra Reservierungs-PCs und in dem Online WEB Portal die Karten zum Verkauf zur Verfügung.

Warum ist ORESTES Elektrabetriebswirtschaftlich günstig?

Als Hardware-Basis dienen ein handelsüblicher PC Arbeitsplatzrechner, die einen kosten-günstigen Einsatz gewährleisten. Mit Elektra kann der Benutzer völlig selbständig arbeiten, er ist nicht mehr gezwungen, sich an einen Großrechner oder einen Netzwerkbetreiber an-zuschließen.Für das Elektra System benötigen Sie keine wei-teren Softwarelizenzen außer dem Windows-Betriebssystem.

Was bietet Ihnen ORESTES an Mög-lichkeiten an?

Als Inhouse System mit integrierten WEB Portal.Als Inhouse System mit externen WEB Portal bei ORESTES.Als gehostetes System mit integrierten WEB Portal bei ORESTES.Mit einen Installation-Basis wie Sie es wün-schen.

Die ORESTES® Elektra Saalplanbuchung

Buchungsvorgänge mit Elektra

Durch die grafische Darstellung von Saalplan, Kartenart und Belegung der jeweiligen Veran-staltung behält der Benutzer den Überblick und kann auf einfachste Weise neue Buchungen durch Anwahl der jeweiligen Sitzpläne tätigen.

Der ORESTES® Elektra Reservierung

Mit dem ORESTES Elektra Reservierungspro-gramm werden nach vorangegangener Defi-nition der Veranstaltung(en) die eigentlichen Buchungsvorgänge durchgeführt.

Die Veranstaltungsübersicht zeigt alle verfüg-baren Veranstaltungen an. Sie kann nach Veranstaltungsnamen, -ort, -art, Zeitraum und Wochentag selektiert angezeigt werden.

Die Vorstellungsübersicht oder der Spielplan zeigen alle Vorstellungstermine mit der je-weiligen Anzahl der noch freien Plätzen an.

Der Reservierungsvorgang wird im grafisch dargestellten Saalplan durchgeführt. Durch an-klicken oder ziehen mit der Maus werden die Plätze ausgewählt.

Das Auftragsfenster gibt einen Gesamtüber-blick hinsichtlich Veranstaltungsnamen, Vor-stellungstermin, Kartenanzahl, Optionsdatum, Auftragswert, Vorverkaufsgebühren, sonstiger Gebühren, Wert der Ermäßigung und Auftrags-nummer.

Karten können mit verschiedenen Er-mäßigungsarten in einem Vorgang ermäßigt werden.Der Kassiervorgang wird unter Berücksichtigung der einzelnen Zahlungsmittel (Bargeld, Scheck, Kreditkarte oder Gutschein) durchgeführt und die Karten können dann ausgedruckt werden.

In der Kartenliste können verschiedene Ar-beitsvorgänge, wie Kartenstorno, Karten-rücknahme, Kartenersatzdruck, PDF-Kartener-satzdruck, durchgeführt werden.Eine Sortierung nach Zeilen kann Spalten bezogen durchgeführt werden, hierfür muss mit der Maus in der Tabellenüberschrift ein Feld ausgewählt und mit der linken Maustaste angeklick werden.

Der ORESTES® Elektra Saalplaneditor

Die Stadionübersicht

Eines der Herzstücke des ORESTES Elektra Reservierungssystems ist die Erstellung der Saalpläne. Mit dem Saalplaneditor wird jeder Sitz benutzerfreundlich mit Hilfe der Maus definiert und grafisch dargestellt. Im nächsten Schritt werden Preisgruppe, Farbe, Ebene etc. der einzelnen Sitze festgelegt. Eine besondere Bedeutung kommt der intelligenten Definition der Bestvergabekriterien zu, durch welche die Erlössituation und Belegung des Saals erheblich optimiert werden kann.

Die Saalplanübersicht

Auf diese Weise wird der komplette Be-stuhlungsplan eines Theaters, Kinos oder eines ganzen Stadions in kurzer Zeit erstellt und kann farbig nach Preisgruppen, Ebenen, Bestbele-gungsmuster etc. differenziert ausgedruckt werden.

Die bequeme Bedienung des Saalplaneditors zahlt sich vor allem in Räumlichkeiten aus, in denen wechselnde Bestuhlungen je nach Veranstaltung verwendet werden: Saalpläne können einfach neu erstellt, erweitert, geän-dert oder überprüft werden. Zu jedem Saal-plan können bis zu 16 Bestuhlungsvarianten und oder 7 Preisgruppenvarianten definiert werden. Als weitere Saalplanelemente können Linien, runde und eckige Flächen inklusive Nummerierung , z.B. für Tische, .definiert werden.

Die Saalplankalkulation

Ebenfalls in den Saalplaneditor integriert ist eine Tabellenkalkulation für die Auswertung der vorhandenen Daten. So kann z.B. die Aus-lastung global oder nach Preisgruppen differen-ziert sofort abgelesen werden. Darüber hinaus ist es möglich, die zu erwartenden Erlöse beim .Durchspielen. von verschiedenen Prei-sen, Preisgruppenaufteilungen und unter-schiedlicher Auslastung zu ermitteln. Dem Management stehen somit umfangreiche Infor-mationen für ein erfolgreiches Eintrittskar-tenmarketing zur Verfügung.

Das ORESTES® Elektra Stammdatenpflegesystem

Die Adressen-Stammdaten

Alle Kunden, Veranstalter, Mandanten, Spiel-stätten und Benutzer werden in einer kom-pletten Adressenverwaltung geführt. Für die Kundendaten können des weiteren beliebig viele Lieferadressen verwaltet werden.

Benutzer und Zugriffsberechtigungen

Benutzer und Benutzerklassen können über die Pflegefunktionen selbst eingerichtet und verwaltet werden. Es kann sehr detailliert fest-gelegt werden, welcher Benutzer welche Rechte besitzt, d.h. ob er z.B. Veranstaltungen und Saalpäne definieren oder z.B. aus-schließlich Buchungen durchführen darf.

Veranstaltungen u. Vorstellungen

Veranstaltungen werden unter Angabe von Kategorie, Veranstaltungslänge, GEMA-Tarif, Saalplan- und Kartenummer, Spielstätte, Währung (€, Sfr, DKK etc.) erfasst. Zusätzlich können zu einer Veranstaltungen bis zu 7 Sponsorenkennungen hinterlegt werden. Zu den Vorstellungen werden u.a. Datum und Uhrzeit, Preise, Gebühren, Ermäßigungen, Saalplan und Kartenlayout (mit oder ohne Sponsorenaufdruck) festgelegt. Des weiteren können der Vorverkaufszeitraum und die Vorverkaufsgebühr, die zulässigen Zahlungs-mittel (welche Kreditkarten) und anzu-wendende Mehrwertsteuersätze definiert werden. Gebühren (z.B. Auftrags-, Inlands- und Auslandsüberweisungsgebühren etc.), Lizenzen, Tantiemen und Ermäßigungen werden nach frei definierbaren Formeln berechnet. Ermäßigungen können individuell für jede der 32 möglichen Preisgruppen bestimmt werden. Mit diesen Funktionen stehen dem Benutzer alle Möglichkeiten für eine flexible Preisfindung zur Verfügung.

An die Benutzer im Reservierungssystem und den WEB-Shop können Informationen (Neuig-keiten) weitergegeben werden. Diese Infor-mationen können für Mandanten, Veran-stalter, Veranstaltungen, Vorstellungen und ABO Serien gepflegt werden. Notizen können bei allen Stammdatensätzen gepflegt wer-den, werden allerdings nur für die interne Verwaltung sichtbar.

Das ORESTES® Elektra Kontingentsystem

Die KontingentbearbeitungEs können für jede Vorstellung und ABO-Serie Kontingente folgender Kontingentarten einge-richtet werden.

● Globales Fremdmandantenkontingent● Fremdmandantenkontingent● Verkaufsklassenkontingent● Kundenkontingent (Debitoren)● ABO Kontingent● Sperrkontingent

Kontingent BasisinformationenEin Kontingent ist über einen wählbaren Verkaufszeitraum gültig. Dieser Gültigkeits-bereich kann entweder über feste Termine oder relativ zum Vorstellungsdatum definiert werden. Der Anwender bekommt als zusätzliche Informationen folgende Daten mit in den Bildschirmdialog eingeblendet:

● Den Veranstaltungsnamen und -ort● sowie den Vorstellungstermin● bzw. den ABO-Seriennamen● die Kartenliste

Kontingentserien pflegenUm eine Kontingentserie über einen defi-nierten Zeitraum neu einzurichten oder zu pflegen, können einmal im Saalplan aus-gewählte Sitze gemerkt (Ankreuzen von "� Sitze merken") und beliebig oft als Kon-tingent angelegt werden. Diese Funktion ist auch bei einer Änderung bestehender Kon-tingente möglich, hierbei wird - sofern möglich - das entsprechende Kontingent er-weitert oder verringert. Kontingente können bis zum Vorstellungstag anelegt und be-arbeitet werden.

Notizen zum KontingentZur Kontingentpflege können, wie überall bei Systemstammdaten, Notizen vermerkt werden. Hiermit soll vermieden werden, dass der Anwender zusätzliche Zettel verwalten muss. Es können alle Informationen zu diesem Kontingent in den Notizen vermerken werden.

Das ORESTES® Elektra Gutscheinsystem

Die GutscheinpflegeIn der Pflegefunktion werden die Gutscheinserienstammda-ten bearbeitet. Es können vom Anwender in diesem Bild-schirmdialog alle Daten, die für einen Gutscheinverkauf not-wendig sind, hinterlegt werden.

Gutscheinarten: ● Standard Gutschein ● ABO Umtausch ● Wahl ABO

GutscheinparameterZur einer Gutscheinserie können Gebühren, Verkaufszeiträume, Gültigkeitsbereiche und Notizen erfasst werden.

Die Gutscheinverkauf

Im Gutscheinverkaufsdialog erscheinen die Gutscheinserienbasisinformationen. Der Anwender kann jetzt die Anzahl der Gutscheine, den Wert und eine Widmung für den Käufer in diesen Dialog eintragen. Mit diesen Daten kann eine Gutscheinauftragsposition gebucht, bzw. sofort über den Kassendialog bezahlt und ausgedruckt werden. Bei einem Kartenumtausch kann, an-stelle von Geld, auch als Option ein Gutschein vom System erstellt werden.

Einen Gutschein einlösen

Ein Gutschein kann in dem Kassendialog wie-dereingelöst werden. Hierbei kann entweder eine manuelle Eingabe über die Gutschein-nummer per Tastatur oder, wenn ein Barcode-lesegerät an den Kassencomputer angeschlos-sen ist, über den Barcode des Gutscheines ein maschinelles Einlesen erfolgen. Bei der Ein-gabe wird immer geprüft, ob der Gutschein zugelassen ist:Gutscheinstatus: ● Gutschein wurde schon eingelöst ● Gutschein oder -serie wurde gesperrt ● ErsatzdruckkennungSollte der Gutschein mit einer dieser Status-informationen behaftet sein, kann er nur be-dingt (Ersatzdruckkennung muss überein-stimmen) oder ohne weitere Prüfung nicht eingelöst werden.

Die ORESTES® Elektra ABO (Saisonticket) Funktionen

Leistungsdaten

Zu einem ABO-Seirie können ABO-Serienname, Kurzname und Nummer sowie Haupt-spielstättenadresse, Preise, Gebühren, Verkaufszeiträu-me, Gültigkeitsbereiche, Saal-planzuordnung, Saalplanvari-ante, Kartenlayout, Sponso-ren, Währung, Vorstellungen, etc. und Notizen erfasst werden.

Die ABO-Serien Pflegefunktion

In der ABO-Serienticketpflegefunktion werden die ABO-Serien bearbeitet. In diesen Bildschirm-dialogen werden alle Stammdaten zu einer ABO-Serie bzw. eines Wahl-ABOs zusammengefügt. Es werden hier die Daten für den ABO-Saalplan wie auch alle Daten der zugeordneten ABO-Veranstaltungen und Vorstellungen verbunden. Wenn noch keine Veranstaltungen oder Vorstellungen vorhanden sind, ist es möglich, sogenannte Dummys anzulegen. Hiermit kann man erreichen, dass ein ABO schon verkauft werden kann, obwohl die Veranstaltung oder der Vorstellungstermin noch nicht feststeht. Veranstaltungen mit verschiedenen Saalplänen werden über ein Saalplanmapping abgebildet.

ABO - Vorstellungsdaten

Zu einem ABO-Serie können bis zu 44 Vorstellungen zuge-ordnet werden. Die Aufteilung der anteiligen Vorstellungs-wertigkeit wird über einen Aufteilungsschlüssel gemacht.

Die ABO-Serien VorstellungszuordnungsfunktionIn diesem ABO Pflegebereich werden die Vorstellungen der ABO-Serie zugeordnet. Dieses kann mit realen Vorstellungen gemacht werden, oder aber mit so genannten Dummys. Die Dummys können schon einer Veranstaltung zugeordnet seine und auch einen fiktiven ein gegebnen Termin bekom-men. Es ist hier jede Kombination möglich. Weiter ist es möglich auch ABO Vorstellungen in eine andere Vorstellung umzusetzen. (z.B. beim Ausfall einer Vorstellung etc.) Hier bekommt der An-wender dann falls es Probleme beim umsetzen gibt über die Schaltflächen „Umsetzliste…“ bez. „Nicht-Umsetzliste…“ eine Liste von noch zu bearbeiten Problemfällen.

Die ORESTES® Elektra Wahl-ABO Funktion

Wahl ABO

Zu einer Wahl-ABO-Serie können bis zu 44 Wahl-ABO-Gutscheine zugeord-net werden. Die Auftei-lung der anteiligen Gut-scheinwertigkeit wird über einen Aufteilungs-schlüssel gemacht.

Die Wahl ABO-Serien GutscheinzuordnungsfunktionIn diesem ABO Pflegebereich werden die Wahl ABO Gutscheine der ABO-Serie zugeordnet. Der An-wender macht das über die „Wahl-ABO…“ Schaltfläche.

Die ABO-Serien Übersichtsmaske

Funktionen

• Platzattribute• Kontingentsystem• VVG Gebühren• ABO Kartengebühren• Sponsorenzuordnungen• Saalplanmapping• Mandantenverkauf• Anteiliger Verkauf• Ermäßigungen

In diese Funktion können Sie ABO Serien suchen und auswählen um dann in den ABO Verkaufssaal-plan zu gelangen.

Der Verkaufsvorgang im ABO-Ticketbereich ist derselbe wir beim Verkauf einer normalen Vorstel-lungskarten. Es ist möglich, auch den ABO-Verkauf zu kontingentieren. Zusätzlich können, wenn das ABO nicht den ganzen Saal beinhaltet, Vorstellungen, die diesem ABO zugeordnet worden sind und schon in den freien Verkauf gegeben wurden, parallel verkauft werden. Die Organisation des ORESTES Elektra System erlaubt, das ABO- und freien den Verkauf der nicht ABO Karten in den ABO Vorstellungen. Mit diesen flexiblen Möglichkeiten haben Sie optimale Möglichkeiten, Ihren Verkauf zu gestalten. Sollen die Plätze schon in einer Vorstellung verkauft sein, können Sie in der spezillen Vorstellung dann andere Plätze für Ihren ABO Kunden aussuchen und diese alternativ buchen. Für eine Übersicht welche Plätze schon in den anderen ABO Vorstellungen belegt sind, gibt es eine Schaltfläche für eine Belegungsübersicht.

Das ORESTES® Elektra PDF-Ticket Versandsystem

Einrichtung des PDF Druckes

1. Grafik PDF Drucker

2. einrichten...

3. Drucker auswählen

4 bestätigen

Damit habe Sie einen PDF-Drucker zum versenden von Tickets eingerichtet.

Versenden von PDF-TicketsEs wird vom Anwender der Auftrag ganz normal aufgenommen. Zusätzlich wird eine Online Bezahlung für diese Auftrag gemacht. Es kann zur Bezahlung des Auftrages entweder eine Kreditkartenzahlung oder ein Banklastschrift-verfahren als Zahlungsmittel genutzt werden. Der Anwender muss zur Adresse auf jeden Fall noch die E-Mail Adresse aufnehmen, damit die Tickets auch per PDF Anhand an die E-Mail angehängt werden können.

Ansprechen der PDF-Druckfunktion

Wenn Sie jetzt einen Auftrag gebucht haben dann können Sie nach der Zahlung die PDF-Druck Funktion aufrufen. Dann werden die PDF Anhänge und eine E-Mail für die Tickets, die Adresse, die Quittung etc. erstellen.

Das PDF-Druckfunktionsergebnis

Hier eine Muster E-Mail mit den Ihren Anhängen. Im diesem Beispiel wurden zusätzlich zu der Ticket PDF-Datei von die PDF-Dateien für eine Quittung und der Adressenlabel zusätzlich versendet.

TIP Handhabung PDF-TicketsWir empfehlen zur Kontrolle von PDF Tickets, wie auch für Print@Home Tickets das Elektra Einlasskontroll-System zu nut-zen. Hier wird für jedes Ticket ein ein-deutiger CODE generiert und auf das Ticket per Barcode gedruckt. Dieser Barcode kann mit Hilfe eines Scanners beim Einlass ge-lesen und geprüft werden. Der Code für das gescannte Ticket wird dann im System gekennzeichnet (Eingelassen).

Das ORESTES® Elektra Abrechnungssystem

Managementinformationen:Die Aufgaben des ORESTES Abrechnungs- & Auswertungs- Programms ist die Durch-führung von grundlegenden betriebswirt-schaftlichen Funktionen (Abrechnungen) als auch die zusätzliche Informationsgewinnung für Management, Controlling und anderen damit beauftragten Unternehmensbereichen und Personen. In diesem Programm können zentral auch alle Druckvorlagen grafisch editiert werden.

Debitorenauswertungen:

Für Debitoren können detaillierte Umsatz-statistiken anhand verschiedener Auftrags-termine erstellt werden.

Vorstellungsabrechnungen

Vorstellungsabrechnungen können mithilfe von XSLT und auch für eine Grafische Aus-gabe mit Google Chart auf dem Browser darstellen. Hier mit lassen sich Verkaufs-trends schnell erkennen.

Faktura und Mahnungen:

Der Fakturalauf ist ebenfalls in diesem Programm integriert, bei dem Auftragsbestä-tigungen, Rechnungen, Mahnungen (bis 3-stufig) und Änderungsmitteilungen erstellt und gedruckt werden.

FIBU Übernahmen und Datenexport

Als weitere Abrechnung steht die Datenüber-nahme zu jedem beliebigen Finanzbuch-haltungssystem mit ASCII-Import zur Verfü-gung. Soweit es sinnvoll ist, lassen sich alle Daten ausdrucken und in Textdateien expor-tieren, so dass eine weitergehende Bearbei-tung möglich.

Die ORESTES® Elektra System Anforderungen

Hardware:Einen Windows kompatiblen PC mit mindestens 1 GHz CPU und 1 GByte Arbeitsspeicher und einer XWGA Grafikkarte mit 1024 x 768 Pixel Auflösung oder höher, XWGA fähigen Farbmonitor oder höher, empfohlen wird eine Bildschirmdiagonale von 38cm (17“) oder größer, Maus, möglichst grafikfähiger und farbfähiger Drucker (Laser oder Tintenstrahl), dieser wird für den Ausdruck von farbigen Saalplänen benötigt. Für den schnellen Ausdruck von Ein-trittskarten empfehlen wir einen Kartendrucker der Firma Intermec (PF4i), Boca (FGL 26/26) oder einen schnellen Laserdrucker.

Software:

MS/Windows XP, Vista oder Windows 7

Für eine Mehrplatzbenutzerinstallation wird ein Server benötigt. Hier kann als Betriebs-system MS/Windows Server 2003, 2008, 2010, LINUX oder UNIX zum Einsatz kom-men.Auf dem Server muss die SQL Firebird Open Source Software als Datenbankservice in-stalliert werden.Des weiteren sollte je nach dem Umfang der Installation (das ORESTES Elektra Ticket-Reservierungssystem kann vom 1 Platz bis zum Verbundsystem betrieben werden) ein Backupsystem vorgesehen werden.

Kenntnisse:Sind Sie mit dem Umgang von MS/Windows und MS/Windows-konfor-men Programmen vertraut, wird es Ihnen leicht fallen, mit ORESTES Elektra zu arbeiten. ORESTES Elektra hält sich an die Microsoft Windows Design-Richtlinien für die Gestaltung von grafischen Benutzer-oberflächen.

ORESTES Lizenzvertriebs-gesellschaft mbHBäkmüssen 1a23869 ElmenhorstTelefon: 045 37-70 10 33Voicebox: 045 37-70 00 00Fax: 045 37-70 10 34E-Mail: Info@orestes.deInternet: www.orestes.de