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Oder: Die Top 10-Tipps für korrekte E-Mails

1.1.1.1. Schreiben Sie nicht simsisch!Schreiben Sie nicht simsisch!Schreiben Sie nicht simsisch!Schreiben Sie nicht simsisch!

E-Mails sollen kurz und bündig sein, aber auch allgemein verständlich. Kryptische Kürzel – auch Akronyme genannt – haben vielleicht eine Berechtigung beim SMS-Tippen, aber in einer E-Mail sind sie einfach überflüssig! Auch wenn es darum geht, schnell eine E-Mail zu tippen, sollte man in vollständigen Sätzen schreiben und auch die Rechtschreibung nicht außen vor lassen! Rechtschreibprogramme helfen – wenn man sie lässt.

2.2.2.2. Schicken Sie keine Einschreiben!Schicken Sie keine Einschreiben!Schicken Sie keine Einschreiben!Schicken Sie keine Einschreiben!

Lesebestätigungen sind ein Ausdruck mangelnden Vertrauens. Wenn man sich nicht sicher ist, ob der Adressat die E-Mail auch tatsächlich gelesen hat: Gerne einfach mal abwarten, nicht alles muss auch in Echtzeit beantwortet werden. In wirklich dringenden Fällen einfach kurz und altmodisch anrufen –und bei Kollegen im gleichen Gebäude hilft sogar Vorbeigehen.

3.3.3.3. Re:Re:Fwd: Servus Re:Re:Fwd: Servus Re:Re:Fwd: Servus Re:Re:Fwd: Servus ---- Worum geht es? Worum geht es? Worum geht es? Worum geht es?

Die Betreffzeile ist keine überflüssige Dekoration, sondern soll dem Empfänger mitteilen, worum es in der E-Mail eigentlich geht. „Unser Auftrag“wird sofort gelesen, „Hallöchen“ muss sich da wohl eher hinten anstellen. Wer nichts oder Nichtssagendes in der Betreffzeile platziert, riskiert, dass seine E-Mail direkt in den Papierkorb wandert oder einfach übersehen wird.

4.4.4.4. Vorsicht vor RundVorsicht vor RundVorsicht vor RundVorsicht vor Rund----EEEE----Mails!Mails!Mails!Mails!

Massen-E-Mails sind fast so schlimm wie Spam! Deshalb sollte man auch nach Jahren der Übung immer nochmal kurz darüber nachdenken, ob die Nachricht wirklich für alle interessant ist – bevor man seine ganze Firma oder seinen gesamten Freundeskreis in die CC-Zeile kopiert. Davon abgesehen mag es auch nicht jeder, wenn seine E-Mail-Adresse an fünfzig Unbekannte geschickt wird.

5.5.5.5. CCCCCCCC––––---- Zwischen Sinn und UnsinnZwischen Sinn und UnsinnZwischen Sinn und UnsinnZwischen Sinn und Unsinn

Es ist eigentlich ganz einfach: Eine E-Mail hat einen Empfänger, an den sie gerichtet ist. CC liest mit, nimmt zur Kenntnis und schweigt. Noch schlimmer ist es bei BCC: Wer als versteckter Empfänger eine E-Mail erhält, traut sich gar nicht darauf zu reagieren. Wer also eine Reaktion auf seine Nachricht erhalten möchte, sollte interessante Inhalte lieber direkt an den Betreffenden weiterleiten.

6.6.6.6. Schreiben, nicht SCHREIEN!Schreiben, nicht SCHREIEN!Schreiben, nicht SCHREIEN!Schreiben, nicht SCHREIEN!

Wer in einer E-Mail in Großbuchstaben

schreibt, SCHREIT! Das ist extrem unhöflichund sollte unbedingt vermieden werden.

7.7.7.7. Sparen Sie bei Ausrufezeichen!!!Sparen Sie bei Ausrufezeichen!!!Sparen Sie bei Ausrufezeichen!!!Sparen Sie bei Ausrufezeichen!!!

Nur eine E-Mail, die wirklich ganz wichtig ist und nicht im Postfach des Empfängers untergehen sollte, hat ein Ausrufezeichen verdient. Deshalb gilt: Die Option „hohe Wichtigkeit“ nur im Ausnahmefall wählen. Ansonsten gilt wie in Tipp Nr. 2: Öfter mal klassisch zum Telefon greifen!

8.8.8.8. Der Ton macht die Musik!Der Ton macht die Musik!Der Ton macht die Musik!Der Ton macht die Musik!

Auch bei E-Mails gibt es einen guten Ton! Dieser beginnt mit der korrekten Ansprache des Adressaten und endet mit einer angemessenen Grußformel. „Bussis“ und „Liebe Grüße“ sollte man für Freunde und Bekannte reservieren. Um sicher zu gehen, dass

E-Mails immer die gute Form wahren, erstellt man sich am besten eine Signatur, die automatisch bei jeder neuen E-Mail eingeblendet wird. So hat der Adressat nicht nur den Namen, sondern auch gleich die Kontaktdaten des Verfassers parat.

9.9.9.9. Holen Sie tief Luft!Holen Sie tief Luft!Holen Sie tief Luft!Holen Sie tief Luft!

Wütend antworten hat noch kaum jemandem dauerhaft gut getan. Auch wenn man sich fürchterlich über eine E-Mail ärgert, die man erhalten hat, gilt: Erst einmal drüber schlafen, dann eine sachliche Antwort schreiben – und vielleicht auch noch einen Kollegen gegenlesen lassen. E-Mails sind zwar schnell getippt und verschickt, können aber länger gespeichert werden als einem lieb ist!

10.10.10.10. Sachliche ESachliche ESachliche ESachliche E----MailMailMailMail----Adresse bevorzugt!Adresse bevorzugt!Adresse bevorzugt!Adresse bevorzugt!

Happyhippo@ oder madmax@ mögen zwar auf den ersten Blick lustig sein, aber leider macht man sich damit auch ziemlich lächerlich. Wenn es schon eine witzige E-Mail-Adresse sein muss, dann sollte man diese für den privaten Account reservieren und für den offiziellen E-Mail-Verkehr eine neutrale Adresse wählen.

Die E-Mail hat unseren beruflichen Alltag einfacher gemacht und hilft uns, mit den Menschen in Verbindung zu bleiben, die uns wichtig sind. Trotzdem geht nichts über ein persönliches Gespräch von Angesicht zu Angesicht, denn so manches Problem lässt sich unter vier Augen oft schneller klären

als im endlosen E-Mail-Verkehr.

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