DAFTAR KAJIAN PENILAIAN RISIKO KOLEJ KEDIAMAN, HEP · Kehadiran Pelajar Pelajar Tidak Menghadirkan...

DAFTAR KAJIAN PENILAIAN RISIKO KOLEJ KEDIAMAN, HEP

No.

Rujukan

Aktiviti (Proses/Carta

Alir)

Risiko bakal

dihadapi

Kategori Impak

S

L

Nilai

(S x

L)

Keutamaan Tindakan yang di

ambil

Pemantauan

& Pengukuran

Penambahbaika

n / Peluang

Status

M R K O

01

Permohonan

Kolej Pelajar

Lama

Permohonan

kolej tidak

menepati syarat.

2 1 1 2 2 1 2 Rendah

( 2 )

1. Senarai pendek

pelajar yang layak

mengikut

kekosongan kolej

2. Membuka ruang

untuk pelajar

membuat rayuan

3. Membantu pelajar

mendapatkan

bantuan rumah

sewa dari UPNR

Senarai semak

Hebahan dan

garispanduan

kepada pelajar

Terbuka

02 Pendaftaran

Pelajar Lama

Dokumen

Pendaftaran

yang Diperlukan

Tidak Lengkap

1 1 1 1 1 1 1 Rendah

(1)

Hebahan dan

garispanduan

kepada pelajar

Borang Senarai

Semak

Membangunkan

sistem

pendaftaran

automatik

Terbuka

03 Pendaftaran

Pelajar Baharu

Sistem

Rangkaian

Internet

Terganggu

1 2 1 2 2 1 2 Rendah

(2)

Menyediakan

generator untuk

persediaan awal jika

bekalan elektrik

terputus.

Senarai Semak Menubuhkan

jawatankuasa

bertindak terdiri

dari Pejabat

Fasiliti, HEP

dan Infotech

Terbuka

04 Rayuan Kolej Permohonan

kolej tidak

menepati syarat.

1 1 1 1 1 1 1 Rendah

(1)

Membantu pelajar

mendapatkan

bantuan rumah

sewa dari UPNR

Status keluarga

dan Pendapatan

Hebahan dan

garispanduan

kepada pelajar

Terbuka

05 Pendaftaran

Peralatan

Elektrik

Penggunaan

Barangan

Elektrik Tidak

Dapat Dikawal

2 1 2 1 2 1 2 Rendah

(2)

Penguatkuasaan

kawalan dan

peraturan

Pemeriksaan

berkala

Kenaan

Kompaun

Terbuka

06 Perbicaraan

Tatatertib

Pelajar Yang

Tinggal Di Kolej

Pelajar tidak

Hadir

Perbicaraan

2 2 1 2 2 1 2 Rendah

(2)

Membuat

peringatan dari

masa ke semasa

kepada pelajar

yang terlibat.

Senarai nama

pelajar

e-tatatertib Terbuka

07 Kompaun Terus

Kesalahan

Dengan

Kehadiran

Pelajar

Pelajar Tidak

Menghadirkan

Diri Bila

Diarahkan

2 2 1 2 2 1 2 Rendah

(2)

Membuat

peringatan dari

masa ke semasa

kepada pelajar

yang terlibat.

Senarai nama

pelajar


08 Kompun Terus

Kesalahan

Pelajar Tanpa

Kehadiran

Pelajar

Kenaan

Kompoun

Dipertikaikan

2 2 1 2 2 1 2 Rendah

(2)

Memberi

penjelasan

tindakan diambil.

Rujuk Buku Akta

174

JKE bil. 15/2008

(13 Ogos 2008)


09 Pelantikan

Jawatankuasa

Perwakilan

Kolej

Kelayakan

Pemohon Tidak

Menepati Kriteria

Yang Ditetapkan

2 2 1 2 2 1 2 Rendah

(2)

Menggugurkan

nama yang tidak

layak

Senarai pendek Hebahan dan

garispanduan

kepada pelajar

Terbuka

10 Permohonan

Menganjurkan

Aktiviti

Kertas Kerja

Tidak Lengkap

2 2 2 2 2 1 2 Rendah

(2)

Pembetulan semula

kertas kerja

Semakan oleh

penasihat aktiviti

Hebahan dan

garispanduan

kepada pelajar

Terbuka

11 Permohonan

Peruntukan

Aktiviti

Permohonan

Perbelanjaan

Aktiviti Tidak

Mengikut Kadar

Yang Ditetapkan

2 2 2 1 2 1 1 Rendah

(2)

Pembetulan semula

keperluan

peruntukan

kewangan

Semakan oleh

penasihat aktiviti

Hebahan dan

garispanduan

kepada pelajar

Terbuka

12 ‘Clearance’ Bilik

Pelajar

Pelajar Ingkar

Arahan

2 2 1 2 2 1 1 Rendah

(2)

Mengenakan

tindakan tatatertib

selaras dengan

peruntukan

perundangan

Pemeriksaan Hebahan dan

garispanduan

kepada pelajar

Terbuka

13 Penginapan

Transit

Bil Tidak

Dijelaskan

1 1 2 1 1 1 1 Rendah

(1)

Memberi

peringatan kepada

penyewa

Bil Bayaran dan

borang tempahan

transit

Pembangunan

sistem atas

talian

Terbuka

14 Pengurusan

Pelajar Sakit Di

Premis Kolej

Kediaman

Pelajar

mengalami

kecederaan atau

mengalami

kesihatan

semasa di

premis Kolej

Kediaman

1 2 1 2 1 1 1 Rendah

(1)

1. Hebahan talian

kecemasan dan

SRK bertugas

untuk dihubungi

2. Garispanduan

tatacara

mendapatkan

bantuan

kecemasan

Laporan SRK

bertugas

Mewujudkan

medium

komunikasi

melalui aplikasi

mudah alih.

Terbuka

15 Keselamatan

Dan Kesihatan

Pelajar

Penularan

wabak penyakit

berbahaya dan

ancaman

keselamatan

2 2 1 2 2 1 2 Rendah

(2)

1. Hebahan talian

kecemasan dan

SRK bertugas

untuk dihubungi

2. Garispanduan

tatacara

mendapatkan

bantuan

kecemasan

Laporan SRK

bertugas

Mewujudkan

medium

komunikasi

melalui aplikasi

mudah alih.

Terbuka

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA

KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F

Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja

Input Output Petunjuk Prestasi

Proses Kerja

Kawalan Sumber Risiko

BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama

Muka surat 1 daripada 2

F.01 Permohonan Kolej Pelajar Lama

Permohonan

No bilik Kelayakkan mínimum aktiviti kolej

Jangka Masa

Proses Kerja

Borang Maklumbalas

Pelajar

Kakitangan

Pembekal

Fasiliti

Kontraktor

Ibubapa

Pihak Berkuasa Tempatan (PBT)

Audit (Lloyd)

Bangunan

Permohonan

kolej tidak

menepati syarat.

F.02 Pendaftaran Pelajar Lama

Permohonan

Slip berjaya kolej

Tempoh masa Jangka Masa

Proses Kerja

Borang Maklumbalas

Pelajar

Kakitangan

Pembekal

Fasiliti

Kontraktor

Ibubapa

Dokumen

Pendaftaran

yang Diperlukan

Tidak Lengkap






No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Proses Kerja




F.03 Pendaftaran Pelajar Baharu

Permohonan No bilik Jangkamasa Jangka Masa

Proses Kerja

Borang Maklumbalas

Pelajar

Kakitangan

Pembekal

Fasiliti

Kontraktor

Ibubapa

Sistem

Rangkaian

Internet

Terganggu

F.04 Rayuan Kolej Permohonan

Senarai berjaya kolej

Tempohmasa Jangka Masa

Proses Kerja

Senarai tiak berjaya

Permohonan

kolej tidak

menepati syarat.

F.05 Pendaftaran Peralatan elektrik

Permohonan Janaan bil Slip bayaran Jangka Masa

Proses Kerja

Kakitangan

Pejabat Bendahari

Penggunaan

Barangan

Elektrik Tidak

Dapat Dikawal

F.06 Pengurusan Perbicaraan tatatertib pelajar yang tinggal di kolej

Senarainama pelajar

Keputusan perbicaraan

Jangkamasa Jangka Masa

Proses Kerja

Kakitangan

Ruang/Premis

Pelajar tidak

Hadir

Perbicaraan






No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Proses Kerja




F.07 Kompaun Terus Kesalahan Dengan Kehadiran Pelajar

Kategori kesalahan

Denda Jangkamasa membayar denda

Jangka Masa

Proses Kerja

Notis Kenyataan

Kesalahan

Pelajar Tidak

Menghadirkan

Diri Bila

Diarahkan

F.08 Kompaun Terus Kesalahan tanpa Kehadiran Pelajar

Kategori kesalahan

Denda Jangkamasa membayar denda

Jangka Masa

Proses Kerja

Notis Kenyataan

Kesalahan

Kadar Kompoun

Kenaan

Kompoun

Dipertikaikan

F.09 Pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK)

Permohonan Surat lantikan Tempohmasa Jangka Masa

Proses Kerja

Kakitangan

Rekod Pelajar

Kelayakan

Pemohon Tidak

Menepati

Kriteria Yang

Ditetapkan

F.10 Permohonan Menganjurkan Aktiviti

Permohonan Surat kelulusan program


Proses Kerja

Senarai aktiviti

Yang diluluskan

Kertas Kerja

Tidak Lengkap

F.11 Permohonan Kelulusan Peruntukan

Permohonan Surat kelulusan program


Proses Kerja

Kertas Kerja Program

Perincian Program

Permohonan

Perbelanjaan

Aktiviti Tidak

Mengikut Kadar

Yang Ditetapkan






No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Proses Kerja




F.12 Clearance bilik pelajar

Permohonan

Kemaskini data pelajar

Prestasi kebersihan

Jangka Masa

Proses Kerja

Pekeliling clearance

Pelajar Ingkar

Arahan

F.13 Penginapan transit Tempahan Berjaya penempatan

Jangka masa Jangka Masa

Proses Kerja

Inbois transit

Surat kelulusan

Bil Tidak

Dijelaskan

F.14 Pengurusan Pelajar sakit di premis kolej kediaman

Laporan Pelajar mendapat rawatan

Jangka masa Jangka Masa

Proses Kerja

Jadual SRK bertugas

Manual Pengurusan

Pelajar

mengalami

kecederaan

atau mengalami

kesihatan

semasa di

premis Kolej

Kediaman

F.15 Keselamatan dan Kesihatan Pelajar

Aduan Tindakan Laporan Jangka Masa

Proses Kerja

Borang Senarai semak

Jadual bertugas

Harian staf

Penularan

wabak penyakit

berbahaya dan

ancaman

keselamatan

Unit NR




No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.01


No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja

Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja


CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA (PERMOHONAN KOLEJ TIDAK MENEPATI SYARAT)

TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI

PA

PA/PPA

PPA/PYA

PYA

PA/PPA

PYA

Mula Merancang dan Mengenalpasti kekosongan di Kolej Pekeliling permohonan kolej dipamerkan

Proses permohonan kolej mengikut Dasar Penempatan Kolej

Keluarkan keputusan permohonan kolej di dalam e-kolej Rekod dan Fail Tamat

Pekeliling

Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008)

Gagal

Berjaya

Tidak

lengkap

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

UiTM SHAH ALAM





No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja



CARTA ALIR RISIKO PENDAFTARAN PELAJAR LAMA (DOKUMEN PENDAFTARAN YANG DIPERLUKAN TIDAK LENGKAP)

TANGGUNGJAWAB

ALIRAN KERJA

PROSES KERJA

REKOD KUALITI

PEL

PEL

PA/PPA/PYA

PYA/PO

Mula Pelajar lama menyemak keputusan permohonan kolej kediaman di dalam sistem e-kolej

Pelajar isi dan cetak slip berjaya kolej melalui portal pelajar:

Serahkan dokumen pendaftaran kepada kaunter pendaftaran untuk semakkan dan pengesahan

Serah kunci bilik

Tamat

Pekeliling

Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil

15/2008)

Kalendar akademik

Lengkap






No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja



CARTA ALIR RISIKO PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU (SISTEM RANGKAIAN INTERNET TERGANGGU)

TANGGUNGJAWAB

ALIRAN KERJA

PROSES KERJA

REKOD KUALITI

PEL

PEL

PPA/PYA

PYA

PEL

PPA/PYA

ya

Tidak

Mula Isi Borang Kolej Kediaman atas talian sebelum mendaftar. (Borang peribadi dan surat akujanji penerimaan perabot)

2. Cetak dan serah sewaktu pendaftaran

3. 4. Semak

Surat Tawaran dan Saring Pelajar OKU/ masalah kesihatan

Imbas kod bar dan dapat nombor bilik Ambil kunci Rekod Tamat

Senarai nama pelajar (http:// hep.

isis.uitm.edu.my/ehep)

Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil

15/2008)

Buka skrin

pendaftaran

bilik

simpanan

Unit NR






No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja



CARTA ALIR RISIKO RAYUAN KOLEJ (PERMOHONAN KOLEJ TIDAK MENEPATI SYARAT)


PA

PPA/PYA

PA/PPA/PYA

PGT/PA/PPA

PA/PPA

PYA

Mula Mengenalpasti kekosongan bilik pelajar Menerima permohonan rayuan pelajar secara atas talian(e-kolej). Memprofail permohonan rayuan untuk semakan Senarai permohonan rayuan dibentangkan kepada Jawatankuasa Rayuan Kolej Senarai permohonan yangberjaya rayuan dimuat naik ke dalam system e-Kolej oleh UKK Rekod dan Fail Tamat

Gagal

Berjaya









CARTA ALIR PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK (PENGGUNAAN BARANGAN

ELEKTRIK TIDAK DAPAT DIKAWAL)


PA

PEJAJAR

PPA/PYA

PPA/PYA

PYA

Mula Pamerkan pekeliling PAK/PA

Pelajar mengambil dan mengisi borang pendaftaran

Periksa dan sahkan peralatan elektrik dan menjana bil Terima resit bayaran dan menyerahkan pelekat peralatan elektrik Rekod Tamat

i. Borang Pendaftaran Peralatan Elektrik

ii. Laporan Pengurus Asrama

Gagal

Berjaya

CARTA ALIR RISIKO PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ (PELAJAR TIDAK HADIR PERBICARAAN)









Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Naib Canselor

Mula

Lantikan Jawatankuasa Tatatertib Peringkat Kolej Kediaman Keluarkan surat panggilan perbicaraan Perbicaraan tatatertib Merujuk pelajar kepada PPUU jika pelajar merayu keputusan perbicaraan Surat jatuh hukuman Rekod

Tamat

Surat Lantikan Jawantankuasa Tatatertib Kolej

Kediaman

Akta 174

Peraturan kolej kediaman

Pekeliling

Mengaku bersalah

Mengaku tidak

bersalah

Pej

PUU

CARTA ALIR RISIKO KOMPOUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR (PELAJAR TIDAK MENGHADIRKAN DIRI BILA DIARAHKAN)










Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. ( Akta 174 ) Maklum kepada pelajar tentang kesalahan. Baca hak pelajar Keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.

i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej

Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Terima resit bayaran dari pelajar Rekod Tamat

Akta 174

Dokumen kompaun

Ya Tidak

CARTA ALIR RISIKO KOMPOUN TERUS KESALAHAN PELAJAR TANPA KEHADIRAN PELAJAR (KENAAN KOMPOUN DIPERTIKAIKAN)










Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. (Akta 174) PBT keluarkan Notis Kesalahan:

i. Salinan pelajar ditinggalkan di dalam bilik pelajar

ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej

Pelajar berjumpa dengan PBT. PBT maklum kepada pelajar tentang kesalahan. PBT baca hak pelajar PBT keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.

i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej

Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Terima resit bayaran dari pelajar Rekod Tamat

Ya Tidak

CARTA ALIR RISIKO PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (KELAYAKAN PEMOHON

TIDAK MENEPATI KRITERIA YANG DITETAPKAN)









Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

PPA/PYA

PPA/PYA

PGT/SRK

PPA/PYA/

TNC BHEP

Mula

Mengeluarkan pekeliling tawaran

Pelajar mengisi borang dan hantar

kepada urusetia .

Panel menemubual calon- calon

yang layak.

Senarai berjaya dihantar kepada

BHEP untuk lantikan

Tamat

Lulus

Gagal

CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN MENGANJURKAN AKTIVITI (KERTAS KERJA TIDAK LENGKAP)









Tanggung-jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

JPK

JPK/SRK/PA/PPA

JPK

PENGETUA/SRK

PPA/JPK

JPK

Mula

Jawatankuasa Perwakilan Kolej membuat takwim aktiviti

untuk satu semester

Penyediaan kertas kerja permohonan aktiviti selepas

perbincangan dengan penasihat program

Kertas kerja permohonan aktiviti dibentangkan di dalam

mesyuarat bersama semua SRK : Pra Mesyuarat T.A.K

SRK menyemak bajet dan pelaksanaan program

berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP

Kertas kerja yang telah dilengkapkan bersama Borang C

dihantar kepada Penolong Pengurus Asrama

JPK menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk Mesyuarat

Tabung Amanah Kolej

Tamat

Lulus

Tidak

lulus &

buat

semula

CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI (PERMOHONAN PERBELANJAAN

AKTIVITI TIDAK MENGIKUT KADAR YANG DITETAPKAN)









Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

JPK

JPK

AJK TAK

Mula

Jawatankuasa Perwakilan Kolej

menyediakan ringkasan eksekutif

untuk semua permohonan aktiviti

Permohonan aktiviti dibentangkan

oleh JPK (oleh Pengarah program)

Panel Mesyuarat TAK menyemak

peruntukan dan pelaksanaan program

berdasarkan garis panduan yang

ditetapkan oleh HEP.

Surat kelulusan dikeluarkan

berdasarkan keputusan mesyuarat

dan kertas kerja serta borang C yang

lengkap

Tamat

Lulus

Tidak

lulus &

buat

semula

CARTA ALIR RISIKO ‘CLEARANCE’ BILIK PELAJAR (PELAJAR INGKAR ARAHAN)


PA

PYA/PO

PYA/PO

PPA/PYA

PYA/PO

Mula Mengeluarkan pekeliling

Pelajar membuat clearance

Staf kolej membuat pemeriksaan bilik dan pengesahan Proses mendaftar keluar Rekod Tamat









Gagal

Berjaya

CARTA ALIR RISIKO PENGINAPAN TRANSIT (BIL TIDAK DIJELASKAN)










PA/PPA//PYA

PA/PPA/PYA

PYA/PO

PYA/PO

PYA/PO

PYA

Mula

Mesyuarat penempatan

dan penginapan transit.

Menerima tempahan yang

telah dipersetujui

Mengenalpasti jumlah

kekosongan yang terdapat

di kolej kediaman.

Menyediakan bilik

penginapan mengikut

jumlah tempahan.

Memastikan bilik dalam

keadaan baik, bersih dan

kemas

Menerima bukti

pembayaran

Rekod dan Fail

Tamat

i. Pekeliling Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan JKP

ii. Borang Tempahan Transit

CARTA ALIR RISIKO PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN (PELAJAR

MENGALAMI KECEDERAAN ATAU MASALAH KESIHATAN SEMASA DIPREMIS KOLEJ KEDIAMAN)










PA/ PPA/ PYA

PA/ PPA/ PYA

PGTA/ PA/

PPA/SRK

PYA/PO

PYA

Mula

Terima Aduan Pelajar

Sakit

Bertindak dengan memberi

bantuan mengikut

keperluan dan kehendak

semasa

Menghantar pelajar ke

Pusat Kesihatan/ Hospital

Kerajaan/ Klinik

Menyediakan Bilik Sick

Bay bagi pelajar yang

memerlukan.

Rekod

Tamat

CARTA ALIR RISIKO KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR (PENULARAN PENYAKIT

MERBAHAYA DAN ANCAMAN KESELAMATAN)










PEL

PGT/SRK/PA/PPA

PBT/ PB / PK

PPA/PYA

Mula

Pelajar membuat aduan

atau laporan

Terima dan majukan

aduan kepada bahagian

berkaitan

Membuat pemeriksaan

dan tindakan susulan ke

atas aduan/ tempat

kejadian

Rekod

Tamat

DAFTAR KAJIAN PENILAIAN RISIKO KOLEJ KEDIAMAN, HEP · Kehadiran Pelajar Pelajar Tidak Menghadirkan...

Documents

Transcript of DAFTAR KAJIAN PENILAIAN RISIKO KOLEJ KEDIAMAN, HEP · Kehadiran Pelajar Pelajar Tidak Menghadirkan...