dokoni CONNECT Kategori Funktioner

– Datafangst– Dokumentbehandling– Dokumentdistribution– Indholdsstyring

Document Capture & Management

Med den hurtige stigning i mængden af ustruktureret indhold får virksomhederne stadig større problemer med at administrere og håndtere dokumenter og elektronisk information.

HÅNDTERING AF SHAREPOINT-INDHOLD FRA DESKTOPPEN OG OUTLOOK

Ved at kombinere modulerne Outlook Integration og Desktop Integration sikrer dokoni CONNECT kontrol over indhold og letter håndteringen af ustruktureret information. Det gør indholdsdeling nemmere, fremmer samarbejdet og strømliner administrationsprocesserne.

Modulerne Outlook Integration og Desktop Integration visualiserer ganske enkelt SharePoint-mappestrukturen og -bibliotekerne i deres brugergrænseflader, hvorfra mapper og biblioteker kan åbnes og ændres. Brugerne sparer derved meget tid, da det medfører en væsentlig reduktion af skift mellem SharePoint, Outlook og skrivebordet.

dokoni CONNECT forkorter reaktionstiden, øger den samlede produktivitet og giver en effektiv og transparent dokumenthåndtering, hvilket alt sammen er med til at sænke omkostningerne i forbindelse med at tilgå og håndtere information.

dokoni CONNECT kombinerer funktioner til intelligent dokumentdistribution med omfattende Enterprise Content Management (ECM) funktionalitet, så virksomhederne kan udnytte funktionerne til dokumenthåndtering direkte fra brugergrænsefladen i Outlook og/eller Windows Stifinder.

DATABLAD dokoni CONNECT

VIGTIGE FUNKTIONER Dokumentdistribution

– Integration af Outlook med SharePoint: Integrationen

med Outlook betyder, at brugerne kan integrere, håndtere, gemme og hente e-mail og vedhæftede filer ved ganske enkelt at trække og slippe indhold til arkiveringssystemet i SharePoint fra Outlook.

– Mindskning af indbakke: Vedhæftede filer kan gemmes fra Outlook-grænsefladen direkte i dokoni SharePoint-arkivet. Når de vedhæftede filer er blevet gemt, kan de erstattes af et link, så indbakken mindskes.

– Desktop-integration med SharePoint: SharePoint-websteder og -arkiver kan ses som mapper i Windows Stifinder. Der er adgang til disse lagre fra computeren, så dokumenter og andet indhold kan gemmes direkte i et SharePoint-bibliotek. Dette er muligt via funktionerne “gem som“ eller “drag‘n drop“ og omfatter også avanceret metadatastyring samt automatisk versionsstyring af alt indhold.

Indholdsstyring – SharePoint-funktioner i Windows Stifinder: Alle

SharePoint-websteder vises som mapper i Windows Stifinder. Brugerne kan arbejde med SharePoint-mapper på computeren og bruge SharePoint-funktioner såsom “Tjek ud“, “Tjek ind“, “Vis versioner“ og “Rediger egenskaber“.

– Indholdsovervågning fra Outlook: Brugerne kan få vist alle dokumenter i SharePoint-arkivstrukturen i Outlook brugergrænsefladen og drage nytte af de omfattende muligheder for automatisk fangst og indeksering af e-mail-attributter samt automatisk dokumentversionering.

– Øjeblikkelig dokumentadgang iht. visningsrettigheder: Alt efter tildelte rettigheder kan brugerne åbne, få vist og håndtere filer, ændre mappestrukturen og søge i specifikke SharePoint-dokumentbiblioteker, der også vises i Outlook og Windows Stifinder.

– Automatisk administration af metadata: E-mail-attributter såsom emne, afsender, modtager osv. samt andre metadata hentes og registreres automatisk under lagring i SharePoint uden at brugerne skal foretage sig noget. Brugerne kan også blive bedt om at angive indholdstype og egenskaber for ekstra elementer.

– “Min folder” og “Mine favoritter”: “Min folder“ og “Mine favoritter“ vises i Outlook, så brugerne får hurtig og nem adgang til filer samt mulighed for at få vist og tilføje vedhæftede filer og dokumenter fra de SharePoint-mapper, de bruger mest.

– Versionsstyring og indtjekning/udtjekning af dokumenter: Med den automatiske versionsstyring kan brugerne redigere et dokument uden at erstatte den forrige dokumentversion. Det betyder, at der ikke længere vises flere versioner af det samme dokument i mapperne. Brugerne får kun vist den nyeste version, som de kan åbne. De ældre versioner er skjult. Det er dog muligt at få vist de ældre dokumentversioner, hvis det er nødvendigt. Derudover sikrer indtjeknings/udtjekningsfunktionen fuld sporbarhed og mulighed for revision.

DATABLAD dokoni CONNECT

07/2

013

WORKFLOW

SharePointdokoni CONNECT

Desktop Integration

Outlook Integration

Interaktion via drag’n drop

Interaktion via drag’n drop

TEKNISKE SPECIFIKATIONERSYSTEMKRAV – Dokoni Connect Server

Software Microsoft SharePoint Server 2010 Microsoft SharePoint Foundation 2010

SYSTEMKRAV – Dokoni Connect Client

Operativsystemer Windows Vista (32/64) Windows 7 (32/64)Software Microsoft Outlook 2007 .NET Framework 3.5 Microsoft Outlook 2010 .NET Framework 4.0Browser Internet Explorer 7, 8, 9Understøttede sprog Engelsk, fransk, svensk, finsk, tjekkisk, dansk på brugerinterface Understøttede sprog på administratorinterface Engelsk, fransk Vigtig anbefaling Eskaleringssupport fra Konica Minolta er kun mulig på engelsk

Understøttelse og tilgængelighed af de ovenfor anførte specifikationer og funktioner kan variere afhængigt af operativsystemer, applikationer og netværksprotokoller samt netværks- og systemkonfigurationer.

Konica Minolta Business Solutions Denmark a/sStensmosevej 15 2620 Albertslund

Hjulmagervej 4B 7100 Vejle

Søren Frichs Vej 40A 8230 Åbyhøj

Gøteborgvej 1 9200 Aalborg SV

Tlf. 72 21 21 21www.konicaminolta.dk