Cycle Achat 4

8/8/2019 Cycle Achat 4

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1. INTRODUCTION

D-04

ACHAT-APPROVISIONNEMENT-GESTION

L'article L. 595-2 du Code de la Sant Publique prvoit que le pharmacien d'un

tablissement de sant, grant une pharmacie, est notamment charg "

d'assurer dans le respect des rgles qui rgissent le fonctionnement de l'tablissement, la gestion,

l'approvisionnement, la prparation, le contrle, la dtention

et la dispensation des mdicaments, produits et objets mentionns larticle L. 512, ainsi que les

dispositifs mdicaux striles".

Les directives et recommandations relatives lachat, lapprovisionnement et la gestion s'inscrivent

dans une dmarche d'assurance de la qualit qui couvre autant les lments techniques (mdico-

pharmaceutiques) qu'administratifs, rglementaires et conomiques, l'ensemble devant

permettre de dfinir une politique d'achat-approvisionnement en produits pharmaceutiques

anime par le pharmacien de l'tablissement de sant. Dans l'excution de cette politique, le

pharmacien doit impliquer, en termes d'action, d'information ou de contrle, les diffrents

responsables de l'tablissement de sant (direction administrative, Commission Mdicale

d'Etablissement, services biomdicaux, etc...).

2. CONCEPTS DE BASE

La gestion des produits pharmaceutiques "entrants" dans un tablissement de sant doit tre

en permanence ralise selon des conditions techniques, conomiques et rglementaires qui

permettent une dispensation optimale aux patients.

1. Dans la fonction achat-approvisionnement des produits pharmaceutiques, le 1

pharmacien assure-t-il et contrle-t-il les procdures et actions satisfaisant cet

objectif ?

2. Le pharmacien ralise-t-il les actions vises la question 1 conformment 2


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une analyse objective des besoins ?

3. La fonction achat-approvisionnement-gestion est-elle lie aux dcisions du 3

Comit du Mdicament et du Comit des Dispositifs Mdicaux ?

4. L'ensemble du circuit pharmaceutique obit-il des principes organisationnels 4

concrtiss par un systme d'information qui permet une traabilit mdico-

pharmaceutique et conomique en temps rel et a posteriori ?

Notes personnelles

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1 totalement ralis

2 partiellement ralis

3 en cours de rflexion

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NA non applicable

SFPC - Manuel d'Auto Evaluation de Pharmacie

Hospitalire -

5. Les actions entreprises dans le domaine de lachat-approvisionnement

respectent-elles les rglementations concernes :

5.1. Code de la Sant Publique ?

5.2. Code des Marchs Publics pour les tablissements concerns ?

5.3. Code de la Scurit Sociale ?

5.4. Textes relatifs au droit commercial ?

5.5. Rglementation dans le domaine de la concurrence ?


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6. La fonction achat-approvisionnement se concrtise-t-elle par des contrats de fournitures avec les

entreprises externes ltablissement de sant dans le respect des rgles du Code de

dontologie des pharmaciens :

6.1. Article R. 5015-12 ?

6.2. Article R. 5015-18 ?

6.3. Article R. 5015-27 ?

3. CHAMP D'APPLICATION

3.1. NATURE DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES

Les produits pharmaceutiques concerns sont les produits relevant du domaine pharmaceutique

(article L. 595-2 du C.S.P.) pour lesquels la fonction achat- approvisionnement ne peut tre

exerce que par un pharmacien grant une pharmacie usage intrieur.

7. Existe-t-il une dlgation de signature du directeur dtablissement de sant au pharmacien ?

3.2. NATURE DE LETABLISSEMENT DE SANTE

Les directives et recommandations dcrites s'appliquent aux pharmacies usage intrieur. Une

adaptation doit tre ralise en fonction du statut juridique de l'tablissement de sant

considr, c'est--dire :

Etablissement de sant soumis ou non au Code des Marchs Publics,

Etablissement de sant soumis ou non au budget global.

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Notes personnelles

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Hospitalire -

3.3. DEFINITIONS

Bien souvent, par souci de simplification, les termes "achat" et "approvisionnement" sont utiliss

"indiffremment".

"L'achat et l'approvisionnement en produits pharmaceutiques s'entend par l'acquisition de biens

ncessaires au fonctionnement de l'tablissement de sant

et fournis par une entreprise extrieure celui-ci" (norme franaise NFX 50-128).

La fonction achat doit couvrir :

- la dfinition et l'actualisation des besoins sur les plans qualitatif et quantitatif,


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- la prospection et l'valuation du march fournisseur,

- la prparation, la ngociation, la conclusion, la gestion des contrats d'achats,

- la diffusion de l'information sur les choix des couples "produits - fournisseurs" et des

ventuelles prestations associes,

- le suivi des contrats,

- l'valuation des fournitures par rapport aux attentes des utilisateurs,

- le rglement des litiges.

La fonction approvisionnement doit couvrir :

- la programmation des commandes, des livraisons et des stocks, en fonction des rythmes

d'utilisation des produits,

- la gestion des flux physiques, comptables et administratifs des produits commands et livrs aux

services utilisateurs,

- la scurit d'approvisionnement et de stockage des produits "entrants"

dans l'tablissement de sant.

Notes personnelles

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4. MISSIONS DE LA FONCTION ACHAT -

APPROVISIONNEMENT - GESTION


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4.1. MISSIONS DE LA FONCTION ACHAT

4.1.1. Politique et produits

8. Le pharmacien a-t-il dfini et valu qualitativement et quantitativement les 8

besoins de l'ensemble des produits pharmaceutiques ncessaires au fonctionne-

ment des services mdicaux de l'tablissement de sant considr ?

9. Existe-t-il un systme dinformation fiable permettant d'identifier, quantifier 9

et valoriser les flux de produits, aussi bien vis--vis des fournisseurs que vis--vis

des services utilisateurs ?

10. Le pharmacien assure-t-il la scurit, la fiabilit, l'actualisation des donnes 10

qu'il renseigne dans les fichiers produits et fournisseurs dont il a la responsa-

bilit.

11. Des procdures de contrles rguliers sont-elles ralises ? 11

12. Le pharmacien recherche-t-il et dispose-t-il des informations techniques et 12

conomiques relatives aux besoins en produits pharmaceutiques ?

13. Le pharmacien dispose-t-il des protocoles thrapeutiques valids et raliss 13

dans ltablissement de sant ?

14. Le pharmacien a-t-il propos et dfini une politique dachat-approvisionne- 14

ment en produits pharmaceutiques ?


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15. Cette politique est-elle discute et construite dans le cadre des dcisions 15

prises par les Comits du Mdicament et des Dispositifs Mdicaux ?

16. Le pharmacien organise-t-il et implique-t-il les utilisateurs dans des groupes 16

de travail afin dvaluer techniquement et conomiquement la performance des

produits en achat par rapport aux besoins ?

Notes personnelles

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4.1.2. March fournisseur

17. Le pharmacien a-t-il dfini des politiques dachat-approvisionnement diffrencies en

fonction :

17.1. des catgories de produits pharmaceutiques ?

17.2. des chiffres daffaire raliss ?

18. Le pharmacien actualise-t-il rgulirement ces politiques ?


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19. Le pharmacien ralise-t-il une prospection et une valuation du march fournisseur ?

20. Le pharmacien dispose-t-il de l'ensemble des informations et documentations attestant la

capacit juridique, technique et conomique des fournisseurs ?

21. La preuve de la conformit vis--vis des rglementations en vigueur est-elle systmatique ?

22. Le pharmacien tient-il jour les fichiers produits (y compris produits nouveaux) ?

23. Le pharmacien tient-il jour les fichiers fournisseurs (y compris fournisseurs nouveaux) ?

24. Le circuit dacquisition de tout produit est-il connu ?

25. Le pharmacien tient-il jour une fiche d'information par fournisseur reprenant les donnes

relatives au fournisseur et aux produits commercialiss ?

26. Le pharmacien promeut-il auprs des fournisseurs et des utilisateurs, les solutions techniques

et organisationnelles de nature amliorer le service mdical rendu, ainsi que la minimisation

des cots d'utilisation des produits ?

27. Le pharmacien met-il en place une organisation permettant tout moment de connatre le

droulement des procdures d'achat en cours et venir ?

28. Cette organisation se traduit-elle par des procdures crites couvrant la totalit de la

chane achat-approvisionnement ?

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Hospitalire -

4.1.3. Consultation

29. Le pharmacien organise-t-il une consultation rgulire des fournisseurs au travers dune publicit

et d'une mise en concurrence la plus large possible ?

30. Existe-t-il une procdure crite entre responsable dachat et fournisseur (en dehors de toute

considration de montant dachat) ?

31. Existe-t-il un calendrier prcisant les diffrentes tapes de la consultation ?

32. Cette procdure assure-t-elle la continuit dapprovisionnement ?

33. Le pharmacien rdige-t-il les cahiers des charges techniques et administratives adapts

chaque catgorie de produits pharmaceutiques ?

34. Ces documents comportent-ils les informations relatives :

34.1. une dfinition et appellation univoque des produits ?

34.2. aux quantits dachat prvisionnelles pour chaque produit ?

34.3. aux critres de choix et exigences de performances ?

34.4. aux dates butoirs des diffrentes tapes de la procdure dachat ?

35. Le pharmacien tudie-t-il l'ensemble des offres des fournisseurs candidats selon des principes

d'quit et de transparence ?


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36. Le pharmacien ralise-t-il des audits fournisseurs chaque fois que cela est ncessaire ?

37. Le pharmacien vrifie-t-il la conformit des offres reues en rapport avec les spcifications

prcises dans les cahiers des charges ?

38. Le pharmacien analyse-t-il les documents techniques au regard des

exigences propres chaque catgorie de produit et juge-t-il de leur conformit ?

39. Le pharmacien demande-t-il des chantillons quand le produit propos na jamais t prsent

dans l'tablissement de sant ?

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Notes personnelles

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40. Le pharmacien organise-t-il, pour certaines catgories de produits phar-

maceutiques, afin de classer qualitativement les produits proposs pour une indication identique ou

proche :

40.1. des contrles en laboratoire ?

40.2. des valuations dans les units de soins ?

41. Le pharmacien rdige-t-il et analyse-t-il des fiches dvaluation sur la base de critres objectifs de

conformit ?


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42. Le pharmacien rdige-t-il et analyse-t-il des fiches dvaluation sur la base de critres objectifs de

conformit ?

43. Le pharmacien ralise-t-il une analyse technique des offres sur la base de :

43.1. publications scientifiques ?

43.2. rsultats de travaux effectus dans les units de soins ?

43.3. lexprience acquise lors des contrats prcdents ?

43.4. lexamen dchantillons des produits tels qu'ils seront utiliss ?

44. Le pharmacien tudie-t-il et classe-t-il les offres de prix sur la base de :

44.1. une volution des prix unitaires dachat ?

44.2. des cots de traitement journalier, cure ou acte mdico-chirurgical, cot dutilisation et des

prestations annexes fournies ?

44.3. dun chiffre daffaire prvisionnel ?

44.4. du budget allou ?

45. Le pharmacien sappuie-t-il pour cette analyse sur des principes :

45.1. de pharmaco-conomie ?

45.2. de matrio-conomie ?

4.1.4. Contrats

46. Le pharmacien ngocie-t-il les conditions d'achat avec les fournisseurs dans

le respect de la rglementation notamment du Code des Marchs Publics pour les tablissements de

sant publics ?

47. Le pharmacien slectionne-t-il les offres prsentant un rapport qualit/prix optimal sur la base

de lanalyse technique et conomique ralise ?


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Notes personnelles

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48. Le pharmacien rdige-t-il un rapport de prsentation des consultations ralises 48

explicitant les motivations ayant conduit au choix du ou des fournisseurs ?

49. Le pharmacien informe-t-il les utilisateurs sur les choix effectus ? 49

50. Le pharmacien collationne-t-il les diffrentes pices administratives et 50

techniques qui constitueront les contrats de fourniture ?

51. Le pharmacien les archive-t-il selon leur dure lgale de conservation ? 51

4.1.5. Excution

52. Le pharmacien excute-t-il les commandes dans le respect des contrats 52

passs avec les fournisseurs ?

4.1.6. Evaluation de la fonction achat

53. Le pharmacien value-t-il ses performances en matires dachat de produits 53

pharmaceutiques (R-04-001 : recommandation relative "l'valuation de la fonction achat") ?


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4.2. MISSIONS DE LA FONCTION APPROVISIONNEMENT

4.2.1. Politique et organisation de l'approvisionnement

54. Le pharmacien dispose-t-il des fichiers produits et fournisseurs (comportant 54

l'ensemble des produits pharmaceutiques grs et retenus aprs consultation des fournisseurs) en

conformit avec les contrats de fourniture ?

55. Les informations relevant du contrat pass comportent-elles pour chaque article :

Notes personnelles

55.1. les coordonnes du point de commandes ?

55.2. les libells prcis des produits ?

55.3. le conditionnement ?

55.4. la mention spcifique de lexistence dun conditionnement unitaire ?

55.5. les conditions de prix ?

55.6. les conditions de livraison ?

55.7. le montant du minimum de commande ?

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Hospitalire -

56. Le pharmacien dispose-t-il des informations descriptives, voire, pour

certaines catgories de produits, d'un chantillon du produit retenu ?

57. Les critres de choix des produits mis en stock la pharmacie sont-ils dfinis ?

58. Les critres se rfrent-ils :

58.1. au cot dacquisition ?

58.2. aux impratifs de disponibilit du produit (produits de fortes consommations,

antidotes, produits du poste de secours mobile, plan ORSEC, ...) ?

58.3. aux rythmes dutilisation ?

58.4. au type et au lieu de stockage ?

58.5. aux conditions de stockage en fonction des exigences de scurit, de conservation ou de la

rglementation ?

58.6. au cot des stocks ?

58.7. aux dlais de livraisons des fournisseurs ?

59. Le pharmacien tient-il compte pour la programmation et la prparation des commandes :

59.1. des stocks existants la pharmacie ?

59.2. des stocks existants dans les units de soins ?

59.3. des demandes des services utilisateurs ?

59.4. des dlais de livraison ?


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60. Le pharmacien procde-t-il une analyse conomique de la commande en utilisant des logiciels

adapts ?

61. Le pharmacien procde-t-il une analyse pharmaceutique de la commande

(R-03-003 : recommandation relative "la gestion des stocks") ?

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Notes personnelles

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4.2.2. Ralisation de l'approvisionnement en vue de l'opration de

dispensation

(R-04-002 : recommandation relative "la fonction approvisionnement")

62. Les commandes sont-elles signes par un pharmacien habilit ?

63. La rception des livraisons de marchandises est-elle toujours assure dans des conditions

adaptes et de manire permanente dans le temps ?

64. Existe-t-il un contrle qualitatif et quantitatif des produits reus par rapport aux commandes et

contrats passs ?

65. Le pharmacien organise-t-il la mise en stock selon des mthodes adaptes :

65.1. dates de premption ?

65.2. respect des conditions de conservation et dintgrit des produits ?

65.3. facilit logistique et organisationnelle, selon un plan de


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"cueillette" optimal (R-04-003 : recommandation relative "la gestion des stocks") ?

66. Le pharmacien organise-t-il la dlivrance et/ou la dispensation aux services utilisateurs ?

4.2.3. Gestion oprationnelle de l'approvisionnement

67. Le pharmacien enregistre-t-il et valide-t-il les donnes comptables et

financires relatives l'activit pharmaceutique considre ?

68. Ces enregistrements sont-ils faits :

68.1. sans retard ?

68.2. sans omission ?

68.3. dans l'ordre chronologique ?

Des rgles de prudence, rgularit, sincrit et professionnalisme doivent prsider tant la

ralisation qu' l'analyse de ces donnes.

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Notes personnelles

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Hospitalire -

69. Lensemble des mouvements dentres-sorties de tous les produits rfrencs

sont-ils enregistrs avec le maximum de rigueur ?

70. Un inventaire physique des produits dtenus est-il ralis ?

71. Existe-t-il, paralllement au flux physique des produits, un flux des documents

administratifs, comptables, rglementaires (ordonnances mdicales, bons de livraison et rception,

factures...) qui permettent de vrifier la conformit par rapport aux rgles tablies :

71.1. avec les fournisseurs (contrats) ?

71.2. avec les services et responsables utilisateurs (cf. dispensation) ?

71.3. avec le comptable (Trsorier, Caisses d'Assurance Maladie,...) ?


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72. Existe-t-il des documents permettant de juger la qualit de la prestation des fournisseurs surla

base d'lments probants et opposables (dlais de livraison, non conformit, ...) ?

73. Des statistiques, tableaux de bord des achats et des consommations des diffrents

produits sont-ils tablis ?

74. Un suivi budgtaire est-il ralis ?

75. Le pharmacien tablit-il des procdures d'informations relatives aux approvisionnements

vis--vis des units de soins ?

76. Le pharmacien ralise-t-il :

76.1. un recueil des observations ventuelles telle que la non satisfaction des

utilisateurs par rapport aux besoins exprims et aux performances attendues ?

76.2. une analyse et une correction des approvisionnements en fonction de ces

observations ?

77. Le pharmacien organise-t-il et met-il en uvre sans dlai le retrait et la mise en quarantaine desproduits faisant lobjet dune mesure de vigilance ?

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Hospitalire -

78. Le pharmacien contribue-t-il l'analyse objective des causes ayant entran

cette mesure ?

79. Le pharmacien assure-t-il le retour d'informations de nature valider ou infirmer les choix

des couples produits-fournisseurs en terme de satisfaction des besoins (sur les plans qualitatif et

quantitatif) ?


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4.2.4. Cas particuliers

Un certain nombre de catgories de produits peuvent faire l'objet d'une gestion particulire

adapte de nature satisfaire les mmes objectifs de scurit et qualit.

80. Existe-t-il une gestion adapte :

80.1. pour les produits relevant dune mise en dpt dans les units de soins ?

80.2. pour les fluides et gaz mdicaux ?

80.3. pour les units gratuites de produits ?

80.4. pour les produits entrant dans le cadre d'essais cliniques ?

4.3. MISSIONS DE LA FONCTION GESTION EN MATIERE D'ACHAT- APPROVISIONNEMENT

Pour remplir l'ensemble de ses responsabilits et missions, le pharmacien d'un tablissement de

sant doit appliquer des principes de gestion qui lui permettent de prvoir, raliser, contrler,

valuer, analyser et corriger les actions opration- nelles qu'il ralise avec son quipe.

81. Le pharmacien respecte-t-il des rgles et obligations relatives :

(R-04-004 : recommandation relative au "contrle de gestion")

81.1. la comptabilit gnrale ?

81.2. la comptabilit analytique ?

81.3. au contrle de gestion ?

81.4. au contrle budgtaire ?

81.5. la comptabilit publique (pour les tablissements de sant publics) ?

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Hospitalire -

82. Le pharmacien s'assure-t-il que les objectifs oprationnels quil a dfinis 82

sont en adquation avec les objectifs fixs dans l'tablissement de sant ?

83. Le pharmacien, en sa qualit de gestionnaire, dispose-t-il dun systme 83

d'information ?


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84. Ce systme d'information est-il informatis ? 84

85. Le pharmacien veille-t-il former, informer, contrler et habiliter des 85

niveaux adapts, chacun des membres de son quipe ?

86. Dans la saisie et le traitement des donnes pharmaceutiques techniques ou 86

financires, le pharmacien a-t-il dfini des principes et modes opratoires qui assurent une

exactitude, une exhaustivit et une confidentialit des informations traites ?

En fonction des besoins en produits pharmaceutiques issus de l'activit mdicale des units de soins,

le pharmacien assure une politique d'achat-approvisionnement suivant l'allocation des ressources

disponibles.

87. Existe-t-il une analyse des consommations pharmaceutiques par rapport aux 87

donnes de lactivit mdicale, notamment celles recueillies dans le cadre du

P.M.S.I. ?

88. Le pharmacien ralise-t-il, un rythme tabli en concertation avec la 88

direction de ltablissement, des tableaux de bord lui permettant dvaluer son activit ?

89. Les outils de gestion utilisent-ils des indicateurs synthtiques adapts 89

lactivit pharmaceutique considre ?

90. Le pharmacien ralise-t-il un rapport dactivit reprsentant la consolidation 90

de lensemble des informations qualitatives et quantitatives qui caractrisent les fonctions exerces

?

Notes personnelles

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Hospitalire

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