Cuvanje arhivske gradje

Seminarski rad iz predmeta „Administrativno i kancelarijsko poslovanje“

Tema:Čuvanje arhivske građe

*mentor: prof. dr Ostoja Kremenović

*ime studenta: Sonja Zgonjanin

*broj indeksa: 52-09/ROP

Sadržaj

Uvod............................................................................................................................3

Stra

na 2

“Čuvanje arhivske građe”Sonja Zgonjanin

52-09/ROP

Arhiva - čuvanje arhivske građe..................................................................................4 Zakonski akti o čuvanju arhivske građe..................................................................4

- Arhivski depo................................................................................................5- Tehničke jedinice čuvanja arhivske građe....................................................5- Arhiviranje i čuvanje arhivske građe.............................................................7- Arhivska knjiga.............................................................................................9

Literatura...................................................................................................................11

Uvod1

1 Udruženje arhivskih radnika RS “Zaštita arhivske građe” (Banja Luka, 2009.)

Seminarski rad iz predmeta “Administrativno i kancelarijsko poslovanje”Banja Luka, 2010

Stra

na 3


52-09/ROP

Arhivska građa čini značajan dio kulturnog nasljeđa svakog društva i naroda. Autentičan je svjedok čovjeka i društva o vremenu u kojem je nastala i živo svedočanstvo za osvjetljavanje prošlosti. Svako organizovano društvo sistemom zakona štiti i čuva arhivsku građu.

Arhiv na teritoriji nekog arhivskog područja „vrši stručni nadzor nad arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i odabiranjem arhivske građe, kao i izlučivanjem bezvrijednog registraturskog materijala kojem je istekao rok čuvanja; po potrebi nalaže mjere za otklanjane utvrđenih nedostataka, ukazuje stručnu pomoć, te pokreće prekršajni postupak protiv imalaca arhivske građe i registraturskog materijala ukoliko ne izvršavaju svoje obaveze“. Na osnovu zakonskog ovlašćenja Arhiv daje saglasnost na Pravilnike o arhivskom poslovanju i na Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja, te odobrenja za izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala i druge arhivske građe koja nema vrijednost.

Bezvredan registraturski materijal čine dijelovi pisane dokumentacije ili na drugi način zabilježeni dokumentarni materijal koji je izgubio operativnu vrijednost za stvaraoca, tj. kojem je prestala važnost za tekući rad, a koji nije ocjenjen kao arhivska građa. Arhivsku građu čine izvorni i reprodukovani pisani, crtani, kompjuterizovani, štampani, fotografisani, filmovani, mikrofilmovani, fonografski ili na drugi način zabilježeni dokumentarni materijali od posebnog značaja za nauku i kulturu koji je nastao u radu državnih organa i organizacija, orgna jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, političkih organizacija i njihovih organa, ustanova i drugih organizacija, vjerskih zajednica, kao i pojedinaca, bez obzira na to kad je i gdje nastao i da li se nalazi u ustanovama zaštite ili van njih.

Arhiv Republike Srpske sa sjedištem u Banjaluci osnovan je 1992. godine. Arhiv RS prikuplja, štiti, čuva, sređuje, obrađuje i daje na korišćenje arhivsku građu na cjelokupnoj teritoriji Republike Srpske. Arhiv ima status republičke upravne organizacije čija se djelatnost finansira iz budžeta RS.

Sjedište Arhiva RS je u Banjaluci u Aleji Svetog Save broj 1. Direktor Arhiva je Dušan Popović, profesor istorije, istaknuti javni i sportski radnik.

U Arhivu Republike Srpske ukupan broj arhivskih fondova koji se čuva je 720, odnosno 34 zbirki. Istovremeno, Arhiv vrši nadzor nad zaštitom arhivske građe kod oko 14.747 registratura (imalaca i stvaralaca) i vrši čuvanje arhivske građe u arhivi i van nje.


Stra

na 4


52-09/ROP

Arhiva - čuvanje arhivske građe2

Prema “Zakonu o republičkoj upravi”, arhivi su državne ustanove pod nadzorom nadležnih entitetskih i gradskih organa (Ministarstvo prosvete i kulture Republike Srpske) sa osnovnom djelatnošću zaštite arhivske građe kao kulturnog dobra.

Zadatak im je da vrše stručni nadzor nad arhivskom građom, tj. da čuvaju, stručno održavaju, odabiraju i izlučuju bezvredan registraturski materijal koji se nalazi kod stvaralaca arhivske građe.

Arhiv, kao ustanova koja preuzima, čuva i održava arhivsku građu, stara se da utvrdi nedostatke u pogledu zaštite arhivske građe i registraturskog materijala, sređuje i obrađuje arhivsku građu, vrši istraživanja radi stvaranja cjelina arhivske građe (arhivski fond), objavljuje arhivsku građu, vodi dokumentaciju o građi, predlaže i utvrđuje vrstu kulturnog dobra.

Veoma važna djelatnost arhiva je izdavanje publikacija o arhivskoj građi i sprovođenje mjera tehničke zaštite. (Službeni glasnik RS, br.119/08, član 13).

Zakonski akti o čuvanju arhivske građe

Zaposlenici u arhivi (imaoci), između ostalog, imaju dužnost čuvati arhivsku građu i registraturski materijal u sređenom i bezbjednom stanju, u odgovarajućem prostoru i zaštitnim jedinicama pakovanja,

Čuvanje arhivske građe je definisano i zakonski regulisano članom 13 stav 2 Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske" broj 119/08) i člana 82 stav 2 Zakona o republičkoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske" broj 118/08 i 11/09), na prijedlog direktora Arhiva Republike Srpske, a donijeto od strane ministra prosvjete i kulture.

Imaoci dokumentarne građe (u daljnjem tekstu: imaoci) obezbjeđuju opšte i posebne uslove i sprovode mjere njenog čuvanja i zaštite. Pod imaocima dokumentarne građe podrazumijevaju se imaoci u smislu člana 8 stav 1 Zakona o arhivskoj djelatnosti. Imaoci su dužni da osiguraju odgovarajuće prostorije za smještaj arhivske građe (u daljnjem tekstu: arhivski depo). Arhivski depo

Pod arhivskim depoima podrazumijevaju se prostorije koje su:

2 Službeni glasnik RS br. 119/08 - član 13, stav 2 “Zakon o arhivskoj djelatnosti”; - član 82, stav 2 “Zakon o republičkoj upravi”


Stra

na 5


52-09/ROP

a) suve i zračne, zaštićene od neposrednog djelovanja sunčeve svjetlosti; b) odvojene od ostalih prostorija u objektu;c) udaljene od izvora otvorenog plamena i od prostorija u kojima su uskladištene

lako zapaljive materije;d) opremljene sistemom za automatsku dojavu požara i opremom za početno

gašenje požarae) zaštićene od neovlašćenog pristupaf) snabdjevene opremom za odlaganje građe koja je primjerena vrsti i obliku

građe.

Arhivski depo služi isključivo za smještaj i čuvanje dokumentarne i arhivske građe. Imaoci mogu povjeriti dokumentarnu građu na čuvanje drugom pravnom licu, pod uslovom da prostorije za smještaj ispunjavaju uslove propisane ovim pravilnikom. Imaoci su dužni su da, najdalje u roku od 30 dana od dana nastale promjene, pismeno obavijeste nadležni arhiv.

Imaoci su dužni da obezbijede mikroklimatske, hemijsko-biološke i fizičke uslove za zaštitu dokumentarne građe od štetnog djelovanja temperature, vlage, svjetlosti, zračenja, prašine, mikroorganizama, insekata, glodara i fizičkih oštećenja.

Arhivski depoi opremaju se sistemom za automatsku dojavu požara, protivprovalnim sistemom i opremom za početno gašenje požara. Za gašenje požara koriste se aparati sa ugljendioksidom ili halonom. Aparati sa prahom mogu se koristiti kada je građa odložena u arhivske kutije.

Prilikom izvođenja građevinskih, zanatskih i drugih radova u depoima, kao i prilikom njihovog čišćenja, ne smiju se koristiti sredstva i postupci koji mogu da oštete dokumentarnu i arhivsku građu.

Pristup u arhivske depoe omogućava se samo posebno ovlašćenim licima.

Tehničke jedinice čuvanja arhivske građe

Imaoci obezbjeđuju arhivsku opremu pod kojom se podrazumijevaju: fascikli, registratori i kutije (u daljnjem tekstu: tehničke jedinice čuvanja), police, ormari, kase i kontejneri, higrometri, termometri, aparati za suvo gašenje požara i drugi uređaji za kontrolu i održavanje uslova za smještaj i čuvanje dokumentarne i arhivske građe.

Police, ormari, kase i kontejneri treba da su od metala ili drugog materijala otpornog na vatru i vodu. Dokumentarna i arhivska građa pakuju se u kartonske kutije čija je dimenzija prilagođena dokumentima formata A4 (350x260x110 mm) i A3 (410x260x110 mm). Kutije su prosječne težine 4 kg, odnosno 6,5 kg i odlažu se na police, u ormare, kase ili kontejnere.


Stra

na 6


52-09/ROP

Knjige se, po pravilu, čuvaju u vertikalnom položaju. Građa nestandardnih dimenzija čuva se izravnata, u mapama odgovarajućih dimenzija, i odlaže u metalne ormare s ladicama. Izuzetno, dokumenti velikih formata mogu da se čuvaju presavijeni ili smotani. Imaoci su dužni da dokumentarnu građu čuvaju u sređenom i bezbjednom stanju.

Pod sređenim stanjem podrazumijeva se poredak dokumentarne građe propisan opštim aktom o sistemu kancelarijskog poslovanja njenog stvaraoca. Pod bezbjednim stanjem podrazumijeva se čuvanje dokumentarne građe od oštećenja, uništenja i nestajanja, do kojih bi moglo da dođe usljed nepravilnog rukovanja, u toku transporta ili izlaganja, prilikom presnimavanja na druge nosače zapisa, konzervacije i restauracije oštećene građe, te u slučaju društvenih i prirodnih katastrofa.

Imaoci su dužni da redovno sprovode mjere čuvanja i zaštite i druge obaveze utvrđene ovim pravilnikom. Mjere čuvanja i zaštite propisane ovim pravilnikom za konvencionalnu dokumentaciju, primjenjuju se i na nekonvencionalnu dokumentaciju, vodeći računa o specifičnostima ovih nosača zapisa.

Oprema, instalacije i uređaji moraju se održavati i kontrolisati na način i u rokovima utvrđenim propisom odnosno tehničkim uputstvima za korišćenje.

Oštećena dokumentarna građa, građa koja se često koristi, objavljena i kopirana građa i građa od posebnog značaja ne daju se na korišćenje u originalnim primjercima. Oštećena građa se konzervira ili restauriše. Dokumentarna građa na konvencionalnim nosačima zapisa čuva se odvojeno od građe na nekonvencionalnim nosačima zapisa.

Imaocima javne i privatne dokumentarne građe i privrednim društvima koja pružaju usluge čuvanja dokumentarne građe nadležni arhivi mogu da daju detaljnija uputstva o sprovođenju pojedinih mjera zaštite propisanih ovim pravilnikom. Imaoci donose opšte akte o sistemu svog kancelarijskog poslovanja, kojima naročito uređuju pitanja:

a) vođenja kancelarijskog poslovanja, b) vođenja evidencija o dokumentarnoj i arhivskoj građi, c) izrade, obrade i rukovanja dokumentacijom, d) interne dostave predmeta, e) odlaganja svršenih akata i predmeta i predaje akata i predmeta u arhivu, f) tehničkog opremanja, obilježavanja i odlaganja građe, g) uslova i načina čuvanja građe, h) načina korišćenja građe, i) rokova i postupka valorizacije građe i izdvajanja materijala kojem su istekli

rokovi čuvanja, j) zaduženja i odgovornosti u pogledu rukovanja, obrade i zaštite građe,


Stra

na 7


52-09/ROP

k) predaje javne arhivske građe nadležnom arhivu.

Arhiviranje i čuvanje arhivskog materijala

Završeni (arhivirani) predmeti i drugi registraturski materijali čuvaju se u arhivi u odgovarajućim registraturskim jedinicama (fasciklama, kutijama, registratorima), smještenim u odgovarajuće police ili ormare, u podesnim, suvim i svijetlim prostorijama osiguranim od nestajanja, vlage i drugih oštećenja.

Na registraturskim jedinicama upisuju se podaci: naziv organa u čijem je radu nastao registraturski materijal; godina nastanka materijala i klasifikaciona oznaka, broj predmeta, kao i redni broj pod kojim je registratuska jedinica upisana u arhivsku knjigu. Na registratuskim jedinicama se takođe stavlja oznaka o roku čuvanja predmeta. Akti i predmeti koji su određeni kao državna, vojna ili službena tajna evidencije o njima čuvaju se izdvojeno u čeličnim kasama na način kojim se obezbjeđuje čuvanje njihove tajnosti.

Sav registratuski materijal zajedno sa osnovnim evidencijama upisuje se u arhivsku knjigu po godinama i klasifikacionim znacima. Arhivska knjiga vodi se kao opšti inventarski pregled cjelokupnog arhivskog materijala iz ranijih godina. Završeni predmeti i drugi registratuski materijali čuvaju se u arhivi prema rednim brojevima iz arhivske knjige.

Organi državne uprave dužni su, u skladu sa utvrđenim listama kategorija registaturskog materijala i rokovima čuvanja, da vrše tekuće odabiranje i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala. Obrađivač predmeta, prije arhiviranja predmeta, stavlja oznaku «a/a» za arhiviranje predmeta sa rokom čuvanja koji je utvrđen u listi registraturskog materijala. Svi predmeti i akti za koje je listama kategorija registraturskog materijala utvrđeno da predstavljaju arhivsku građu dobijaju oznaku – „arhivska građa“.

Ne smiju se staviti u arhivu predmeti u kojima nije obrađen spoljni i unutrašnji dio omota spisa, a kod upravnih predmeta – ako nema odgovarajuće odluke kojom se upravni postupak okončava i dokaz o dostavljanju odgovarajućeg upravnog akta stranci.

Rijšeni predmeti se odlažu u arhivu pisarnice, a kartice ovih predmeta u pasivnu kartoteku predmeta. Rijšeni predmeti se čuvaju u arhivi pisarnice najduže do isteka tekuće godine. Poslije toga se prebacuju u arhivski depo zajedno sa odgovarajućim karticama iz pasivne kartoteke. Prije stavljanja u arhivu treba provjeriti da li je predmet završen, da li se u predmetu nalaze neki prilozi ili dokumenti koje treba vratiti strankama, da li uz njih greškom nisu pripojeni neki drugi predmeti ili njihovi dijelovi itd.


Stra

na 8


52-09/ROP

Završeni predmeti i drugi arhivski materijal čuvaju se u arhivi u registraturskim jedinicama prema rednim brojevima iz arhivske knjige. Arhivska knjiga se ne zaključuje na kraju godine, već se vodi u neprekidnom nisu brojeva. Za svaku klasifikacionu oznaku, po pravilu, treba predvidjeti u arhivi pisarnice posebnu fasciklu (omot, kutiju, korice) u koju će se predmeti slagati u okviru jednog klasifikacionog znaka.

Zbog velikog obima registraturskog materijala, u okviru jednog klasifikacionog znaka, može se formirati više fascikli. Svaka fascikla predstavlja posebnu registratursku jedinicu. Predmetima stavljenim u arhivu pisarnice rukuje određeni radnik pisarnice.

Predmeti iz arhive izdaju se samo uz revers. Revers se odlaže na mjesto uzetog predmeta, a po povratku predmeta revers se poništava. Predmet uzet na revers može se držati u organu državne uprave najviše 60 dana. Razgledanje i prepisivanje arhiviranog akta vrši se shodno propisima o opštem upravnom postupku. U arhivsku knjigu upisuje se registraturski materijal iz prethodne godine najkasnije do 30. aprila tekuće godine, do kog datuma se prepis arhivske knjige dostavlja nadležnom arhivu.

Bezvredni registraturski materijal izlučuje se svake godine uz znanje nadležnog arhiva, putem odgovarajuće komisije a prema utvrđenim rokovima čuvanja iz lista kategorija registraturskog materijala. O izlučivanju bezvrednog registraturskog materijala vodi se zapisnik. Kopija zapisnika dostavlja se nadležnom istorijskom arhivu.

Registratuski materijal nastao u radu područnih jedinica organa državne uprave van njihovog sjedišta čuva se deset godina u područnim pisarnicama, a poslije toga odabrana građa dostavlja se nadležnim organima državne uprave u njihovim sjedištima (ministarstvima).

Arhivska knjiga 3

3 Lj. Popović, “Arhivistika”, (Beograd, 1986) , str. 77.


Stra

na 9


52-09/ROP

Način vođenja i korišćenja arhivske knjige organa uprave regulisan je Uputstvom o načinu vođenja i korišćenja arhivske knjige („Službeni glasnik RS“, broj 47/98). Prema odredbama ovog uputstva, pisarnice organa uprave dužne su da u okviru kancelarijskog poslovanja vode arhivsku knjigu kao opšti inventarni predmet cjelokupnog registratirskog materijala nastalog u organu uprave. Upisivanje u arhivsku knjigu vrši se na sledeći način:

Primjer

ARHIVSKA KNjIGA

Red. broj: 123456789 Datum upisa, Godina odnosno Razdoblje nastanka: 12.6.2008. Klasifikaciona oznaka: 58 SADRŽAJ: kutije 12/2 Količina registrat. matrijala: knjiga 2 kom. Prostorija i polica: 2/13 lijevo 24 Rok čuvanja: TRAJNO! Primjedba: …

1. u rubriku „redni broj“ upisuje se od 1. pa nadalje brojevi istovrsnog registraturskog materijala nastalog tokom jedne godine, bez obzira na broj registratuskih jedinica. Redni brojevi nastavljaju se u arhivskoj knjizi kontinuirano iz godine u godinu. Registraturske jedinice obilježavaju se rednim brojem pod kojim su upisane u arhivskoj knjizi;

2. u rubrici „datum upisa“ upisuje se dan, mjesec i godina upisa registratuskog materijala. Ovaj materijal iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu najkasnije do aprila naredne godine;

3. u rubriku „godina nastanka“ upisuje se godina odnosno period u kojem je registraturski materijal nastao. Za ovaj materijal koji obuhvata podatke iz više godina upisuje se samo početna godina;

4. u rubriku „sadržaj“ upisuje se kratka sadržina registraturskog materijala i klasifikacioni znak;

5. u rubriku „količina registraturskog materijala“ upisuje se ukupan broj registratuskih jedinica istovrsnog registraturskog materijala;

6. u rubriku „prostorija i polica“ upisuje se podatak u kojoj prostoriji i na kojoj polici odnosno u ormaru je smješten registraturski materijal, kao i sve kasnije promjene u smještaju;

7. u rubriku „primjedba“ upisuje se broj rješenja o primopredaji arhivske građe nadležnom arhivu.


Stra

na 1

0


52-09/ROP

U cilju što efikasnijeg čuvanja i zaštite, arhivska građa se u novije vrijeme mikrofilmuje i digitalizuje.

Prednosti digitalizacije:

• Čuvanje književne građe za budućnost• Neograničena dostupnost digitalne književne građe putem digitalizacije• Mogućnost javne dostupnosti preko interneta• Upotreba savremene tehnologije• Brza realizacija• Neograničene mogućnosti dalje obrade i upotrebe građe• Visoka stručnost obrade i digitalizacije književne građe• Nakon digitalizacije Vaša kulturna baština je na više medija i na više lokacija, kako bi je što trajnije zaštitili• Dodatne mogućnosti pretraživanja po sadržaju• Ljudi više nisu geografski ograničeni za pregled kulturne baštine, jer im može biti dostupna na više mjesta

Sređivanje arhiva je arhivistička djelatnost čuvanja arhivske građe kojom se arhivskoj građi, odnosno njenim sastavnim dijelovima, utvrđuje stalno mjesto u okviru jedne cjeline (fonda) - izvorne ili uspostavljene.

Arhivski fond čini cjelinu arhivske građe, bez obzira na njen oblik ili nosač zapisa, koju je stvorilo i/ili primilo i koristilo pravno ili fizičko lice u obavljanju svoje djelatnosti. Stvaraoci i imaoci javne arhivske građe i dokumentarnog materijala dužni su da arhivsku građu čuvaju kao cjelinu, arhivski fond. Izuzetno, u slučaju statusnih promjena stvaraoca ili imaoca, javna arhivska građa i dokumentarni materijal se može dijeliti ili spajati, uz prethodno pribavljenu saglasnost nadležnog arhiva. Arhivski fond se čuva kao cjelina i, u načelu, ne može se dijeliti.

Ova djelatnost zavisi od dobro obavljenih arhivističkih poslova na terenu u registraturama, odnosno rada Spoljne službe Arhiva, kao i prijema i smještaja i čuvanja preuzete arhivske građe. Obrada spada u viši stepen arhivističkih poslova čuvanja. Arhivska građa da bi bila dostupna istraživačima, mora se obraditi. Arhiv izrađuje informativna pomagala koja omogućavaju istraživaču lakše korišćenje arhivske građe koja se čuva.

Literatura

1. Udruženje arhivskih radnika RS “Zaštita arhivske građe u registraturama” (Banja Luka, 2009.)


Stra

na 1

1


52-09/ROP

2. Službeni glasnik RS br. 119/08 - član 13, stav 2 “Zakon o arhivskoj djelatnosti”; - član 82, stav 2 “Zakon o republičkoj upravi”

3. Lj. Popović, “Arhivistika”, (Beograd, 1986)


Cuvanje arhivske gradje

Documents

Transcript of Cuvanje arhivske gradje