Curs4 - Interclasarea

19
INTERCLASAREA Jecan Sergiu [email protected] uj.ro Curs 4 – Drawing si Interclasarea (16 – 20 martie 2009) Curs 10 – Powerpoint si Outlook (4 – 8 mai 2009) Curs 13 – Retele de calculatoare (25 – 29

description

informatica

Transcript of Curs4 - Interclasarea

Page 1: Curs4 - Interclasarea

INTERCLASAREA

Jecan Sergiu

[email protected]

Curs 4 – Drawing si Interclasarea (16 – 20 martie 2009)Curs 10 – Powerpoint si Outlook (4 – 8 mai 2009)Curs 13 – Retele de calculatoare (25 – 29 mai 2009)

Page 2: Curs4 - Interclasarea

Reactualizare cunostinte

Header Insert Picture Creare scrisori

=> o metoda simplista de management a documentelor

De ex: o firma trebuie sa trimita felicitari de sarbatori la toti angajatii

Page 3: Curs4 - Interclasarea

Definitie

Interclasarea, înlănţuirea sau fuzionarea, reprezintă operaţia prin care două sau mai multe fişiere sunt prelucrate împreună în vederea realizării unui nou fişier, conform unor criterii specificate.

Sablon

Baza de date:

Acces, Excel, Word, contacte, etc

Documentul interclasat

Page 4: Curs4 - Interclasarea

Actori

şablonul, sau documentul principal, care este un document cu un anumit format ce conţine text, eventuale elemente grafice şi denumiri de câmpuri de date,

sursa de date, care împreună cu şablonul, constituie intrările, şi

documentul interclasat (desfăşurat, ieşirea), adică un document rezultat în urma aplicării şablonului asupra unei părţi sau întregii surse de date, într-o ordine oarecare.

Page 5: Curs4 - Interclasarea

Etapele interclasarii

Editarea formatului şi a părţilor fixe ale şablonului,

Crearea sau încărcarea sursei de date, Inserarea câmpurilor de date în cadrul

şablonului, Aplicarea criteriilor de filtrare şi ordonare

asupra sursei, Obţinerea documentului interclasat.

Page 6: Curs4 - Interclasarea

Realizarea interclasarii

Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard…

Wizard -> 6 pasi

Page 7: Curs4 - Interclasarea

Pasul 1 – Selectarea tipului de document

Scrisorile (Letters) – nu necesita un format special al hartiei, iar fiecare scrisoare incepe pe pagina noua

Mesajele e-mail (E-mail messages) – crearea unor mesaje electronice personalizate

Plicurile (Envelopes) – dimensiunea unui plic; adresa expeditorului e identica, adresa destinatarului e diferita

Etichetele (Labels) – pentru produse; necesita imprimante speciale

Cataloagele (Directory) – nu sunt pe pagini diferite precum scrisorile

Page 8: Curs4 - Interclasarea

Alegerea tipului de document

• Exista 6 pasi care trebuie urmati

• Se trece la pasul urmator cu Next

• Se poate reveni la pasul anterior cu Previous

Page 9: Curs4 - Interclasarea

Pasul 2 – Alegerea documentului pentru sablon

Documentul curent (Use the current document)

Sablon predefinit (Start from a template)

Document preexistent (Start from existing document)

Page 10: Curs4 - Interclasarea

Pasul 3 – Stabilirea si selectarea sursei de date

O bază de date deja creată (Use an existing list) – se pot utiliza fisiere Word, Excel, Access, fisiere text, baze de date

Datele de contact din Microsoft Outlook (Select from Outlook contacts)1

O nouă bază de date (Type a new list) – o baza de date Access

1Funcţionează doar dacă acest utilitar de mail este instalat şi selectat ca fiind programul implicit de gestionare a corespondenţei electronice.

Page 11: Curs4 - Interclasarea

Crearea sursei de date

Page 12: Curs4 - Interclasarea

Utilizarea unei baze de date deja existenta

Page 13: Curs4 - Interclasarea

Pasul 4 – Elaborarea sablonului

Presupune redactarea propriu-zisă a şablonului scrisorii, a mesajului electronic, a plicului, etichetei, sau a catalogului

Unde intervin elementele variabile (câmpuri) va trebui să utilizăm, fie link-ul More items... din panoul de sarcini, fie dacă afişăm paleta de componente Mail Merge, butonul Insert Merge Fields

Elementele prevăzute între paranteze unghiulare sunt denumirile câmpurilor

Page 14: Curs4 - Interclasarea

Realizarea sablonului

Page 15: Curs4 - Interclasarea

Realizarea sablonului

Observaţie:Referirea unui element variabil nu se poate realiza prin tastare directă, ci doar prin una din modalităţile expuse anterior. Aşadar, introducerea tastată a unei denumiri de câmp între paranteze unghiulare va avea ca efect doar adăugarea textului respectiv în cadrul şablonului, şi nimic mai mult.

Page 16: Curs4 - Interclasarea

Inainte de generarea documentului final, este bine să se verifice modul în care codurile utilizate pentru câmpuri au fost sau nu înlocuite cu succes de către valorile memorate în cadrul sursei de date

Implicit, se va vizualiza prima înregistrare din sursa de date. Putem naviga între înregistrări, utilizând fie butoanele din bara de instrumente Mail Merge , fie cele din cadrul panoului de sarcini sau . Comutarea între afişarea codului şi valoarea care îl substituie se realizează la acţionarea butonului . Şi la acest pas se poate reveni asupra editării sursei de date şi a criteriilor, precum şi eventuala excludere a unor intrări din această sursă (Exclude this recipient). După efectuarea tuturor modificărilor se poate realiza interclasarea documentelor: Complete the merge ...

Pasul 5 – Previzualizarea documentului

Page 17: Curs4 - Interclasarea

Pasul 6 – Finalizarea procesului de interclasare

Conţinutul panoului de sarcini poate diferi in functie de alegerea de la pasul 1. Astfel, în cazul scrisorilor tradiţionale găsim link-ul Edit individual letters ..., a cărui rezultat final va fi crearea unui document care să conţină toate scrisorile individualizate, conform criteriilor menţionate, fiecare scrisoare începând la pagină nouă.

Se recomandă salvarea atât a şablonului, cât şi a documentului rezultat, în vederea utilizării lor ulterioare, şi evident, în vederea imprimării scrisorilor.

Page 18: Curs4 - Interclasarea

Documentul interclasat

Page 19: Curs4 - Interclasarea

Studiu de caz

Sablonul Word Sursa de date Documentul interclasat

TEMA: realizarea unor felicitari de Pasti pentru angajati.