Curs Microsoft Project

5/21/2018 Curs Microsoft Project

1/61


2/61

Ursan-Mihalcea Rzvan

Project 2003

Concepte i Lecii ilustrate


3/61

Cuprins

1. DESPRE ACEAST CARTE............................................................................................................ 1

2. ICONIE FOLOSITE N ACEASTCARTE................................................................................ 1

3. INTRODUCERE ................................................................................................................................ 2

3.1. PROIECTE CARE POT FI REALIZATE CU PROJECT ........................................................................... 23.2. NOIUNI DE BAZ ........................................................................................................................ 23.3. PAII REALIZRII I FINALIZRII UNUI PROIECT............................................................................ 3

4. LECIA 1 O INTRODUCERE N MEDIUL PROJECT............................................................ 3

5. LECIA 2 DEFINIREA PROIECTULUII A TASK-URILOR ACESTUIA.......................... 5

5.1. INTRODUCEREA DATELOR............................................................................................................ 55.2. STABILIREA DATEI DE NCEPERE A PROIECTULUI .......................................................................... 65.3. STABILIREA DURATELOR FIECARUI TASK I SUBTASK.................................................................. 75.4. EVIDENIEREA TASK-URILOR STRUCTURATE ............................................................................... 8

6. LECIA 3 CONCEPTUL DE LEGTURNTRE DOUACTIVITI .............................. 9

6.1. LEGTURI NTRE ACTIVITILE UNUI PROIECT ............................................................................. 96.2. NUMEROTAREA TASK-URILOR I A SUBTASK-URILOR................................................................. 10

7. LECIA 4 STRUCTURA IERARHICA PROIECTULUI .................................................... 11

8. LECIA 5 CREAREA LEGTURILOR NTRE TASK-URI.................................................. 12

9. LECIA 6 DRUMUL CRITIC AL PROIECTULUI ................................................................. 15

10. LECIA 7 SENSIBILITATEA UNUI PROIECT.................................................................. 1611. LECIA 8 NTRZIERI NTRE ACTIVITI................................................................... 17

12. LECIA 9 DIAGRAMA REEA............................................................................................ 18

13. LECIA 10 RESURSELE PROIECTULUI........................................................................... 20

13.1. TIPURI DE RESURSE .................................................................................................................... 2013.2. CREAREA STOCULUI DE RESURSE ............................................................................................... 2013.3. ALOCAREA RESURSELOR PENTRU FIECARE ACTIVITATE ............................................................. 21

14. LECIA 11 TASK-URI EVENIMENT .................................................................................. 24

15. LECIA 12 DEFINIREA VACANELOR I A SRBTORILOR.................................. 26

16. LECIA 13 TEHNICI DE PRINTARE A PROIECTULUI................................................. 28

16.1. PRINTAREA DIAGRAMEI REEA................................................................................................... 2816.2. PRINTAREA DIAGRAMEI GANTT I/SAU A TABELULUI DE TASK-URI............................................ 2916.3. SETAREA ANTETULUI I A SUBSOLULUI UNEI PAGINI .................................................................. 30

17. LECIA 14 SCHIMBAREA TIPULUI DE TASK FOLOSIT......... .......... ........... .......... ...... 31

18. LECIA 15 RESURSE SUPRAALOCATE........................................................................... 32

18.1. MODURI DE DETERMINARE A RESURSELOR SUPRAALOCATE....................................................... 3218.2. REZOLVAREA PROBLEMEI DE SUPRAALOCARE ........................................................................... 34


4/61

19. LECIA 16 DETALIILE FINANCIARE ALE RESURSELOR... ........... .......... ........... ....... 35

19.1. INTRODUCEREA DATELOR FINANCIARE PENTRU FIECARE RESURS ............................................ 3519.2. DETERMINAREA COSTULUI FIECRUI TASK I A COSTULUI TOTAL .............................................. 36

20. LECIA 17 GENERAREA RAPOARTELOR...................................................................... 37

21. LECIA 18 TASK-URI RECURENTE .................................................................................. 38

22. LECIA 19 SORTAREA, GRUPAREAI FILTRAREA INFORMAIILOR................. 40

22.1. SORTAREA INFORMAIILOR........................................................................................................ 4022.2. GRUPAREA INFORMAIILOR....................................................................................................... 4022.3. FILTRAREA INFORMAIILOR....................................................................................................... 42

23. LECIA 20 MAI MULTINFORMAIE ............................................................................ 44

23.1. MODUL DUAL DE VIZUALIZARE .................................................................................................. 4423.2. MODIFICAREA UNITII DE TIMP FOLOSITN DIAGRAMA GANTT ............................................. 4623.3. INSERAREA UNEI ALTE COLOANE DE INFORMAII N TABELUL DE TASK-URI............................... 4723.4. NOTIE DESPRE TASK-URI .......................................................................................................... 4823.5. TASK-URI CU REFERINE ............................................................................................................ 4823.6. PERSONALIZAREA ASPECTULUI TASK-URILOR............................................................................ 49

23.7. MAI MULTE DESPRE RESURSE ..................................................................................................... 5024. LECIA 21 PROIECTE STRUCTURATE............................................................................ 51

25. LECIA 22 ANALIZA PROGRESULUI NTR-UN PROIECT.......... ........... .......... .......... . 53

25.1. SALVAREA LINIEI DE BAZA PROIECTULUI ................................................................................ 5325.2. ACTUALIZAREA PROGRESULUI ................................................................................................... 5325.3. COMPARAREA PROGRESULUI FADE LINIA DE BAZ ............................................................... 5525.4. INFORMAII STATISTICE DESPRE PROIECT................................................................................... 56


5/61

1Project 2003 Managementul proiectelor pentru toti

1.

Despre aceastcarte

De acum ncolo voi presupune c tii s foloseti un computer, cum s lucrezi nmediul Windows i voi presupune de asemenea ctii slucrezi cu anumite produse din

pachetul Office

, i cnu i-e fricsumbli la setrile produselor respective.Aceast carte nu va acoperi teoria managementului de proiecte (pentru aceasta

existnd materiale dedicate), nsvoi reaminti pe parcurs anumite concepte de bazdinteoria managementului de proiecte.

Am organizat cartea pe Lecii, care pe parcurs vor deveni mai complicate, dar nuimposibile. Dacai deja ceva experienn folosirea produsului Project, poi sri leciilepe care le cunoti deja, ns, dac e prima oar cnd lucrezi cu Project, te sftuiesc sparcurgi leciile pe rnd fr a trece la alt lecie pn nu ai neles perfect leciaanterioar.

Chiar dac n aceast carte am folosit Project 2003 pentru a prezentamodul de lucru cu produsul Project, majoritatea tehnicilor prezentate aicipot fi realizate i n alte versiuni anterioare de Project (XP, 2000).

2. Iconie folosite n aceastcarte

Aceasticonimarcheazidei, metode sau detalii care trebuiesc reinute peviitor. Pe scurt, cand vezi iconia aceasta cu creionul nseamnctrebuie sreii ce scrie in dreptul ei (nu i n cazul acesta).

Informaiile din dreptul acestei iconie nu sunt obligatoriu de reinut, dar dacvrei sle reii, cu att mai bine!

Cu aceasticonivin detaliile foarte importante, la care trebuie sai maregrij, i evident sle reii!


6/61

2 Project 2003 Managementul proiectelor pentru toti

3.

Introducere

Dac ai fost vreodat responsabil de coordonarea unor activiti specifice care

trebuiesc finalizate ntr-o perioadanume (sau pnla un anumit termen limit) i pentruo anumit valoare de bani, sau dac eti pur i simplu un manager de proiect, aceastcarte este pentru tine. Chiar dac nu ne dm seama, noi toi aplicm teoriamanagementului n viaa de zi cu zi. Cnd ? Cnd ne ducem la coal sau la munc,nainte smncm, cnd lucrm, i n orice facem n fiecare moment al vieii noastre.Cum aa ? Pi, de exemplu, nainte smncm (unii din noi) ne gndim ce mncruriputem pregti sau ce mncruri avem deja, i alegem mncarea care ne satisface cel maibine n funcie de anumite criterii. Aadar, nainte s mncm, ne gndim la toatevariantele de mncruri, iar apoi lum o decizie care reprezintvarianta cea mai potrivit(n funcie de ct de foame ne este, de ce oreste, .a.m.d.).

3.1. Proiecte care pot fi realizate cu Project

Iatcteva exemple de proiecte care se realizeazzilnic: Realizarea unui produs software Publicarea unui ziar sau revist Implementarea unui program de antrenament Pregtirea unei petreceri

Aadar, cum ne poate ajuta Project n cazul realizrii unui proiect ? Project ne ajutsrealizm un plan de aciune, ne dposibilitatea introducerii i organizrii informaiilor idetaliilor care definesc activitile ce trebuiesc terminate pentru a atinge obiectivulpropus. Project te ajutncepnd cu definirea proiectului i detaliilor acestuia, continund

apoi cu definirea activitilor i resurselor care alctuiesc proiectul, pregtirea pentrupublicarea acestuia, urmrirea progresului i al stadiului n care se afl, analiza costurilor,a calitii proiectului, .a.m.d.

3.2.

Noiuni de baznainte de a ncepe prima lecie, voi reaminti trei termeni foarte folosii n teoria

managementului proiectelor (pe scurt, teoria managementului), i pe care i voi folosidestul de des i n aceastcarte.

Task(activitate, sarcin) este o diviziune a ntregii munci necesare pentru arealiza obiectivul proiectului.

Scop scopul oricrui proiect este o combinaie a tuturor task-urilor si a

obiectivelor acestora. Resurse pot fi oameni, echipamente, materiale sau servicii necesare pentru

finalizarea anumitor task-uri. Ca o observaie, cantitatea de resurse afecteazscopul i timpul de realizare al unui proiect.


7/61


3.3. Paii realizrii i finalizrii unui proiectnainte de a ncepe un proiect, trebuie s i cont de urmtorii pai care apar n

realizarea unui proiect:

1. Conceptualizeazi identificscopul proiectului2. Definete obiectivele proiectului3. Finalizeazscopul proiectului4. Identificactivitile proiectului5. Asociazla fiecare activitate resursele necesare6. Determino estimare a duratei i costului proiectului7. Identificfactorii ce ar putea afecta durata i costul proiectului8. Discutscenariile posibile i ntocmete un plan de remediere

Microsoft Project nu te va putea ajuta cu paii (1), (2), (7) i (8), nste poate ajuta

foarte bine la ceilali pai, uurndu-i munca foarte mult.

4. Lecia 1 O introducere n mediul Project

n aceast lecie te voi introduce mediului de lucru din Project. Dup ce deschidemProject 2003, iatce vom vedea:


8/61


n stnga ferestrei este panoul de pornire (Getting Started), unde putem ori sdeschidem un proiect existent, ori screem unul. La dreapta acestui panou se aflpanoulde vizualizare al proiectului format din mai multe iconie care ne vor ajuta sschimbm

modul de vizualizare al proiectului n funcie de cerine. Mai la dreapta acestui panou estemodul de vizualizare Gantt Chart format dintr-un formular tabelar (aa cum putem vedeai n Excel) i zona de reprezentare a diagramei Gantt, ambele zone fiind despriteprintr-o barmobilcu care se poate stabili procentul de spatiu vizibil din fiecare zon.Dupcum poi vedea n panoul de vizualizare (cel cu mai multe iconie), a doua iconiade sus este selectat(Gantt Chart), fapt ce ne spune cne aflm n modul de vizualizareal diagramei Gantt.

Formularul tabelar din modul de vizualizare Gantt Chart este alctuit din mai multecoloane, printre care i Task Name unde vom introduce task-urile care alctuiescproiectul, durata acestora, .a.m.d. Diagrama Gantt din dreapta formularului este alctuiti ea dintr-un antet care ne permite s observm relaiile i durata task-urilor, subtask-

urilor, i chiar a proiectului.Acum dacvom face click n panoul de pornire pe

ultimul element (Create a new project) vom vedeapanoul New Project.

Acesta este panoul unde putem crea un proiect noude la zero, putem crea un proiect bazat pe un altulexistent, sau putem crea un proiect folosind abloaneleoferite de Office (cele deja instalate sau cele aflate peinternet). Printre abloanele existente se numrcele deconstruie, de mutare a locuinei, de creare a unui nou

produs sau firm, .a.m.d. Dac vrei s-i faci o ideedespre cum arat un proiect realizat n Project tesftuiesc s navighezi printre abloanele deja instalaten Office.

Pe lng abloane, Project deine i experi de proiect care automatizeaz crearea unuiproiect prin anumii pai impui de Project. Aceti experi se aflchiar deasupra panouluide pornire n bara de instrumente:

Apsnd pe sgetua din dreaptabutoanelor puse la dispoziie, putem

accesa experii de creare a task-urilor i proiectului, de identificare a resurselor, putem

urmri progresul proiectului, putem ntocmi rapoarte, i multe altele. Primul buton dinstnga este folosit pentru a afia/ascunde panoul de experi.


9/61


5.

Lecia 2 Definirea proiectului i a task-urilor acestuia

5.1. Introducerea datelor

S presupunem c am ntocmit o schem a proiectului i a task-urilor acestuia iaracum trebuie sintroducem informaiile n Project. Vom introduce toate datele n ordineaapariiei acestora n cadrul schemei n coloana Task Nameastfel:

e prima linie a tabelului avem numele proiectului, n cazul acesta un Sistem Mobilde

Praportare (un fel de aparat mobil precum un telefon mobil). Fiind un proiect

software, trebuiesc ntocmite cerinele de performana sistemului pe care se va instala(ce componente fizice l vor alctui nct sfie att performant ct i ieftin), nspentruacest lucru trebuie s aflm care sisteme se folosesc cel mai mult. Pentru a afla acest

lucru, trebuie sa intervievam utilizatorii (potenialii cumprtori ai acestui produs),dupcare putem defini cerinele de performan(determinm exact ce componente netrebuiesc). Fiind un sistem software, trebuie s realizm o logica design-uluiacestuisoftware (logicadicplanul programului nct sfie ct mai uor i ct mai optim deimplementat), design-ul bazei de date (structura bazei de date care va fi accesatdincadrul programului), mai trebuie simplementm codul de program A(o bucatde codcare va forma programul final) care va fi realizat de o echipi respectiv codul Brealizatde alt echip. Pentru acest software trebuie s cumprm componentele (resursele)


10/61


hardware (adic acele componente fizice care fac sistemul funcional) necesarefuncionrii acestuia, iar apoi sle asamblm. Dupaceasta, pentru a obine un prototipal proiectului, va trebui s integrm partea software (programul) n partea hardware(aparatul).

5.2.

Stabilirea datei de ncepere a proiectuluiAcu tul, trebuie sdefinim la fiecaretask

Anumite task-uri sunt alctuite din mai multe subtask-uri. La aceste task-

ainte nsde a defini duratele de desfurare a task-urilor i subtask-urilor, trebuie

s

dat

Proiectului nu i se va da data de finalizare, aceasta fiind calculatn funcie

m cam introdus task-urile care alctuiesc proiecdurata desfurrii acestuia.

uri nu se va defini durata de desfurare aceasta fiind calculatautomat deProject dupa definirea duratelor fiecarui subtask ce alctuiete acel task.Aadar, la task-urile alctuite din mai multe subtask-uri se va definidurata de desfurare doar a subtask-urilor!

n

definim perioada de nceput a proiectului. Pentru acest lucru selectm din meniulProjectultimul element, Project Informationi va aprea urmtoarea fereastr:

Aici vom alege 15.04.06ca datde nceput a proiectului (Start date) sau orice altacesta fiind doar un exemplu.

de mai multe criterii. Dac selectam de la Schedule from din fereastraProject Informationopiunea Project Finish Date, durata proiectului ar fifost calculat de la sfrirea acestuia, iar proiectului i s-ar fi putut definidoar data de sfrire, nsnu ne intereseazacest caz.


11/61


5.3. Stabilirea duratelor fiecarui task i subtaskDup defini durata task-urilor i

subtask

Durata task-urilor o aflm n funcie de experienele anterioare sau dupce vorbim cu experii care vor desfura task-urile, ca acetia s ne

a sunt simple (nu suntalctuite din mai m lte subtask-uri), ct i la subtask-urile task-urilor pe care ncnu le-am

rimul nivel s fie un task structurat, acestlucru depinznd de modul de organizare al proiectului.

roject poate memora durata att n zile, ct i n ore (la duratscrii 1hdexemplu), minute (1m), sptmni (1w), .a.m.d., nssfatul meu este s

le ftware,Hardware i Prototip. Evident, nici la acestea nu s-a stabilit o durat, aceasta fiindcalculatmai ncolo de ctre Project, dupce evideniem task-urile structurate.

ce am setat data de ncepere a proiectului, putem-urilor ca n imaginea urmtoare:

estimeze durata de desfurare a task-ului respectiv.

de mai sus am definit durata doar la task-urile caren imagineu

evideniat. Task-urile care conin subtask-uri sunt task-uri structurate. n acest proiectavem 5 astfel de task-uri structurate. Primul task structurat este de fapt chiar primul niveldin proiect, Sistem mobil de raportare, iar la acesta nu definim durata (fapt pentru careapare 1day? n loc de 1day). Acel semn de ntrebare reprezint faptul c nu a fostspecificato duratpentru task-ul respectiv.

Nu este absolut necesar ca p

Pefoloseti aceeai msurde timp pentru fiecare task i subtask.

patru task-uri structurate sunt Cerinte de performan, SoUrmtoare


12/61


5.4. Evidenierea task-urilor structuratePentru a evidenia faptul cprimul nivel din tabel este un task structurat, cutm n

bara de instrumente butonul (indentare la dreapta) i l apsm dupce selectm toate

subtask pe primul nivel ca mai jos (seleciase f

up rezultatulimaginii ur este untask structurat):

-urile care vor aparine task-ului structurat deace ca i n Excel, facnd click pe al doilea task, apoi innd apsat tasta Shift ifcnd click pe ultimul task):

D ce apsm butonul de indentare la dreapta va trebui s obinemmtoare (primul nivel va avea un minus n stnga lui, fapt ce denotc


13/61


La fel procedm pentru urmtoarele task-urile strucurate: selectm cele 2 subtask-uri

acestora.

Aa cum indentm (mutm) anumite task-uri mai la dreapta pentru a letransforma n subtask-uri, le putem indenta i la stnga (n caz cgreimundeva sau se modificstructura proiectului).

6. Lecia 3 Conceptul de legturntre douactiviti

6.1.

Legturi ntre activitile unui proiectSpresupunem cavem mai multe activiti ce vor fi desfurate. Acestea nu se vor

desfura neaprat simultan, ci unele dintre ele pot fi dependente de altele. Spresupunem cavem un proiect de management pentru organizarea unei petreceri. Printreacti

datei i orei de ncepere a petrecerii, .a.m.d. Aadar, nu putem n cazul acestas alimentele i sucurile pentru invitai fiindcnu tim ci invitai vor fi, nuputem distribuirea aceactiviti care s i nu pot fi ncepute pnnu se terminaltele. Aici apare noiunea de legturntre activiti(sau task-uri). Exist4tipuri de legturi ce pot aprea ntre 2 activiti:

(urmtoarele 2) ale cerinelor de performani le indentm la dreapta, la fel cu softwarei urmtoarele patru subtask-uri ale sale, task-ul hardware cu urmtoarele 2 subtask-uriale sale, i task-ul prototip cu singurul subtask ramas. Rezultatul trebuie sarate astfel:

i astfel am structurat proiectul pe 3 nivele ierarhice, i dup cum se poate vedea,Project a calculat automat durata task-urilor structurate n funcie de subtask-urile

vitile ce se vor desfura se numr crearea unei liste cu persoanele invitate,crearea i distribuirea invitaiilor,cumprarea alimentelor i sucurilor pentru petrecere,stabilirea

cumprmstabili c nd ncepe petrecerea exact fiindcnu tim ct va dura crearea invitaiilor,

stora, cumprarea alimentelor i sucurilor, .a.m.d. Dupcum vezi, existunt dependente de altele, adicanumite activit


14/61


Legtur Cod DescriereDiagrama

Gantt

Finish-Start FSncepe urmtorul

Predecesorulse termini

Start-Start SS Activitile ncep simultan

Finish-Finish FF Activitile se terminsimultan

Start-Finish SFActivitatea care ncepe

determinmomentul terminriipredecesorului

6.2. Numerotarea task-urilor i a subtask-urilorPentru a ataa numere de identificare a task-urilor i subtask-urilor alegem din meniul

entul Opt apreae opiuni unde a opiuneaumber agineae dm ok i aprea

erotate n mod unic pentruaginea de m i jos:

Tools, elemfereastra d ions i vavom bifShow outline nalturat dup cartask-urile num

ca n imne vor

fiecare din ele ca n im

a


15/61


7. Lecia 4 Structura ierarhica proiectuluientru a ntocmi structura ierarhica proiectului arecomanda folosirea acelor notie

galbene pe care le poi lipi pe un anumit suport. Pe fiecare notivei scrie subtask-uriledoar, fiindc acestea se execut de fapt, nu task-urile strucurate. Dup ce scrii fiecaresubtask pe o noti, poi slipeti pe o coalalbn ordinea execuiei fiecrui subtask, dar

ncepnd de la ultimul subtask pn la primul, dup care vei putea trasa cu un markersg ile de legturn ierarhia subtask-urilor. Mai jos este ierarhia proiectului nostru:

ulepentru cte o echip de programatori. Aadar, pentru integrarea software ne trebuie

P

e

Acum sexplic cum am ajuns la structura ierarhicde mai sus. Gndind logic (de laultimul subtask pnla primul), pentru a integra software/hardwarein cazul Sistemuluimobil de raportare, trebuie sa asamblam componentele hardware, nspentru aceasta e

nevoie scumprm componentele hardwarepentru a avea ce asambla. n ce priveteintegrarea software, ne trebuie codul programului care a fost mprit n dou mod

Codul program A i Codul program B, ns codul acesta nu se poate realiza fr obaz de date, iar baza de date nu poate fi realizat fr a gndi logica design-uluisoftware-ului (fiindc trebuie s existe logic n orice program sau baz de date). Dar,pentru ca toi aceti pai s poat fi realizai, trebuie s tim care sunt cerinele deperforman ale utilizatorilor, iar pentru a ti acest lucru trebuie s intervievmutilizatorii. i iatstructura ierarhica proiectului nostru.


16/61


8. Lecia 5 Crearea legturilor ntre task-urintre activiti pot exista 4 tipuri de legturi, care le-am enumerat la Lecia 3, nscel

mai folosit tip de legtureste cel Finish-Start, adico activitate va ncepe imediat ce setermin o alt activitate. De asemeni, foarte folosit este i legtura Start-Start, undedou activiti pot ncepe simultan. Celelalte dou legturi rmase, Start-Finish i

Finish-Finishsunt de fapt cazuri particulare la primele dou. Aadar, n proiectul nostrumutm bara dintre tabel i diagrama Gantt spre dreapta pn putem vedea coloanaPredecessorsn tabel, ca mai jos:

Dup cum putem vedea, Project asociaz fiecrui task i subtask un cod deidentificare n prima coloan a tabelului. Aceste coduri vor putea fi folosite pentru a

marca un predecesor n coloana Predecessors. Aadar, ntorcndu-ne la proiectul nostru,tim din structura ierarhicpe careperforman

am fcut-o mai devreme cDefinireacerinelor dese poate face abia dup ce intervievm utilizatorii. Aadar, pe linia

subtask-ului definirea cerinelor de performan vom scrie n coloana predecesorilorcodul liniei unde se aflsubtask-ul intervievare utilizatori, adic3 n cazul nostru. Iatmai jos cum va arta tabelul:


17/61


Observm de altfel cimediat ce am introdus predecesorul subtask-ului de definire acerinelor de performan, diagrama Gantt s-a modificat punnd automat acest subtask-ul

mai la dreapta, pentru a marca faptul c definirea cerinelor de performan se poaterealiza dect dup ce intervievm utilizatorii. n continuare, tim c subtask-ul logicadesign-ului va putea fi executat abia dupce s-au definit cerinele de performan, aadarpredecesorul acestui subtask va fi 4 i vom obine o legtur Finish-Start. Dup cumputem vedea n structura ierarhicntocmitmai devreme, dupce definim cerinele de

avperforman putem trece la subtask-ul cumprarea componentelor hardware, acesta

nd ca predecesor, evident, tot 4. Aici se realizeazprima noastrlegturStart-Start,fiindc logica design-ului poate fi realizat n timpul cumprrii componentelorhardware. Mai departe, subtask-ul design-ul bazei de datepoate fi realizat dupce sentocmete logica design-ului, aadar predecesorul pentru acest subtask este 6. Dupce serealizeaza design-ul bazei de date, se poate trece la crearea codului de program. Acesta

nseste mprit pe douechipe, minimiznd astfel durata crerii codului de program.Aadar, Codul program A se va realiza n acelai timp cu Codul program B, ambeleavnd acelai predecesor 7. Asamblarea hardwarese va realiza dupce se vor cumpracomponentele hardware, deci va avea ca predecesor 11. i n cele din urm, integrareasoftware/hardwarese va putea realiza abia dupce se asambleazhardware-uli dupce se creazcodul program. Aadar, aici vom avea 3 predecesori, 12, 8, i 9pe care ivom scrie separai prin ;. Iatcum va arta tabelul final i diagrama Gantt:


18/61


ce am determinat i introdus predecesorii subtask-urilor, i dup Gantt, putem vedea i durata de desfurare a proiectului n prim

ul nostru fiind 16 zile. Bineneles, aceastduratar putea fi afectati, printre care lipsa de resurse, ntrzieri aprute pe parcursul desf

.a.m.d.

Dup ce am obinutdiagrama a linie dintabel, n caz de maimuli factor urriisubtask-urilor,

Barele negre din diagrama Gantt reprezintdurata task-urilor structurate,iar benzile albastre sunt subtask-urile. n acest mod putem vedea zilelesau lunile n care se incep/termin anumite activiti.


19/61


9. LecDrumul cr

ia 6 Drumul critic al proiectuluii

ntrzieri, iar otermenului de ine care sunt acestectiviti care formeaz drumul critic. Pentru aceasta, selectm din meniul Format

piunea Gantt Chart Wizardcare va deschide un expert ce ne va ghida n determinareadrumul r toarea fereastra:

i rutrse, date, etc).

Bif None, deoarece deocamdatnu dorim safieze nimic, neavnd resurse, .a.m.d.

Dup ce mai apsm Next, expertul ne ntreabdacdorim saparlegturile ntre task-uri sau nu. Lsm bifatopiunea Yes, apsm Next, apoi Format iti n cele din urmExit Wizard. Iatcum va arta diagrama Gantt:

tic dintr-un proiect este alctuit din toate activitile care nu pot avearice ntrziere care ar aprea n aceste activiti ar duce la prelungireafinalizare al proiectului. Project poate s determ

a

oui c itic. n acest expert apsm Nexti va aprea urm

A ci vom bifa Critical path dup care apsm Next. n fereastra care ne-a apacum suntem ntrebai ce informaii s afim n diagrama Gantt (resu

m


20/61


Aadar, putem trage de aici concluzia cpot aprea ntrzieri n realizarea Coduluiprogram B, n cumprarea componentelor hardware i n asamblarea hardware fra afecta n vreun fel durata proiectului, ns, dacuna din aceste activiti dureaza maimult dect este disponibil, se va afecta durata proiecctului (despre acest caz voi vorbi nalt lecie). Restul activitilor sunt critice i orice ntrziere care ar aprea n

des urarea acestora poate afecta durata desfurrii proiectului (poate dect s seprelungeasc, fiindcdurata calculatde Project pentru proiectul nostru este cea minim).

10.Lecia 7 Sensibilitatea unui proiectna din marile probleme ale managementului unui proiect este sensibilitatea unui

proiect, adic probabilitatea ca drumul critic al proiectului s se schimbe, sau cu altecuvinte, probabilitatea ca proiectul s dureze mai mult dect a fost plnuit. Pentru a

aceastntrebare trebuie saflm care este rezerva de timp (timp extra) care acestea o aula disp ucndu-ne n meniu la View,apoi di cum vom muta la dreapta baracare

Coloanele care ne intereseaz sunt Free Slack i Total Slack. Se observ c toate

task-urile critice (adiccele care formeazdrumul critic) au valoarea 0n aceste coloane.Coloana Free Slackreprezintcu ct poate fi ntrziat un task fra ntrzia task-urilesuccesoare (care depind de acesta) iar Total Slackreprezintcu ct poate fi ntrziat untask fr a ntrzia proiectul. Aadar, putem demonstra c acest proiect nu este foarte

f

U

determina sensibilitatea unui proiect, trebuie sne punem o ntrebare: avem mai mult deun singur drum critic n proiect ? Dac avem mai mult de un drum critic, creteposibilitatea ca dacunul din drumuri dureazmai mult, celelalte sdevinnon-critice.

n cadrul proiectului nostru putem vedea cexistun singur drum critic dominant, aadaravem de-a face cu o sensibilitate sczut. Apoi mai trebuie sne punem o ntrebare: cumrmne cu activitile non-critice ? Care e probabilitatea ca dacacestea ar dura mai multsau ar ncepe mai trziu dect a fost plnuit s devin critice ? Pentru a rspunde la

oziie pentru a se desfura. Acest lucru l aflm dn submeniul Table: Entry sselectm Schedule. A

desparte tabelul de diagrama pnvom vedea toate coloanele ca mai jos:


21/61


sensibil (adicsunt mici ansele ca drumul critic sse schimbe) lund urmtoarele cazuri

. n aceast list vomselecta coloana Lagi vom introduce durata ntrzierii dintre aceste douactiviti, adic3d(3 zile). De asemeni, n acestlistputem modifica i tipul legturii dintre activiti ncoloana Typeselectnd unul din cele patru tipuri puse la dispoziie i definite n Lecia 3.Apsm OK i vom vedea n diagrama Gantt cum subtask-ul asamblare hardware s-amutat mai la dreapta cu 3 zile.

particulare: Codul program B (9) este estimat a dura 3 zile, i putem vedea cpoate avea

o ntrziere de 2 zile, adicmai mult de 60%. Asamblarea hardware (12)este estimata dura o zi, i poate ntrzia 7 zile!

11.

Lecia 8 ntrzieri ntre activitiUn alt caz posibil este apariia (sau impunerea) unei ntrzieri ntre dou activiti

consecutive (Finish-Start). S presupunem c poate aprea o ntrziere ntrecumprarea componentelor hardwarei asamblarea hardware. Pentru a realiza acestlucru n Project, facem dublu click pe numele task-ului care va avea ntrziere (n cazulnostru succesorul, fiindcavem legturFinish-Start), adicpe asamblare hardware, ivom vedea urmtoarea fereastr:

Putem vedea n csua din colul din stnga al ferestrei cu numele task-ului, duratamai la dreapta, iar sub aceste csue putem vedea lista activitilor de care depinde(predecesorii), n acest caz cumpararea componentelor hardware


22/61


12.Lecia 9 Diagrama reea

am ork

Putem vedea n stnga csuele care nu au legturi ntre ele, acestea fiind task-urilestructurate, iar cele cu legturi ntre ele sunt, evident, subtask-rile. Evident, nu putemnelege mare lucru fiindc Project a micorat foarte mult csuele dat fiind mrimeastructurii. Exist ns o mecherie: punnd cursorul mouse-ului deasupra unei csue,acea csu se va mri pentru a putea vedea detaliile (ca mai jos), iar dup ce mutmcursorul mouse-ului n altparte acea csuse va micora napoi.

n aceastlecie vom putea vedea cum Project poate genera structura ierarhicpe carecreat-o noi n Lecia 4. Pentru a face acest lucru, n meniul Viewselectm Netw

Diagrami vom vedea urmtoarea imagine:

Putem vedea acum o parte din schema ierarhic fcut de noi, doar c aici fiecarenoti conine i detaliile activitii respective. Pentru a vedea toate activitile, putemderula zona de vizualizare cu sgeile de pe marginea ferestrei. Bineneles, i aicicsuele roii reprezintdrumul critic, iar cele albastre drumul non-critic. Pentru a vedeantreaga reea, ne putem duce n meniu la Viewi selectm Zoom, iar n fereastra ce vaaprea vom selecta opiunea Entire Projectdupcare apsm Ok. Iatrezultatul:


23/61


Szicem cnu avem nevoie de csuele care reprezinttask-urile structurate. Pentru apa de ele, alegem Options din meniul Tools, i debifm opiunea Show summary

dupcare apsm Ok. Vom vedea ctoate csuele din stnga care nu aveau legturintre ele dispar din diagrama.

Un alt lucru pe care l-am mai dori este sputem muta csuele cum vrem noi. Dacm acest lucru, vom vedea c n loc s se mite, apare o nou csu, fiindc

Project considercam vrut screez un subtask nou dependent de acela.

sctask

ncerc

boxes(poziioneaz automat toate csuele) i Allow manual box positioning (permitepozipozi

fiindc

leg

Dac faci o greeal, sau se ntmpl ceva neprevzut n cadrulproiectului dintr-o manevr greit, poi corecta apsnd Ctrl+Z, sauselectnd din meniul Editopiunea Undo.

Pentru a permite mutarea csuelor, vom alege Layout din meniul Format. nfereastra care ne apare, sus avem dou opiuni, Automatically position all

ionarea manual a csuelor). Vom bifa a doua opiune i vom apsa Ok. Acumionm mouse-ul pe marginea unei csue (va trebui sse schimbe cursorul mouse-

ului ntr-un fel de sgetue negre), dupcare putem muta csua.Un alt lucru care s-ar putea s nu ne plac sunt sgeile de legtur ntre csue,

se suprapun. Pentru a schimba acest lucru, ne ducem iar la Layout din meniulFormat i bifm opiunea Straight. Acum vom vedea diagrama exact cum trebuie: cu

turile nesuprapuse, exact ca in structura ierarhicpe care am fcut-o i noi.


24/61


13.Lecia 10 Resursele proiectului

13.1.Tipuri de resurse

Odat ce ai nevoie s incluzi resurse n cadrul proiectului, trebuie s i rspunzi latoarele ntrebri:

De ce tipuri de resurse ai nevoie ? De cte resurse ai nevoie ? De unde poi lua aceste resurse ? Cum determini costul proiectului ?

Resursele sunt de doutipuri: Resurse de munc acestea terminactivitile n decursul timpului. Deobicei

aici introamenii i echipamentele. Resurse materiale acestea sunt stocuri i costuri de care este nevoie pentru a

urm

i un program corespunztor cu ore libere sau vacane. De

C

Stocul de ractiviti. Pent a din meniul View opiuneaResource Sheeti vom vedea urmtorul tabel:

Aa cum se poate vedea n tabelul anterior, Project msoaro resursnprocente (vezi coloana Max. Units).

termina proiectul.

n Project, ca i n realitate, oamenilor care alctuiesc resursele de muncli se pot atribuasemeni, Project poate determina resursele suprasolicitate (cele crora lis-au atribuit prea multe activiti, sau prea puin timp de desfurare).

rearea stocului de resurse

esurse reprezinttotalitatea resurselor disponibile care pot fi alocate uneiru a edita stocul de resurse, vom select

13.2.

Voi ncerca s menin lucrurile ct mai simple, aadar, n acest tabel, pe coloanaResource Name vom introduce 2 resurse: Inginer de design i Inginer Software.Tabelul nostru va trebui sarate astfel:


25/61


Ca m spune, de exemplu, cun singuringiner de design i poate aloca activitilor asociate 100% din timpul su. Dacam fidorit s n, am fi introdus la coloana Max. Unitsvaloarea 300%.Dac

troduce valoarea n coloana .

e o iniialpentru o identificare mai uoarintrodu a mai jos:

n cadr ingineri de design, acetia pot executaaceleadiferenia, loc de inginer de design numele unuia din ei, i pentruceilali la fel, vom introduce cte un nume pentru fiecare n cadrul coloanei Resource

name ,i vom obine:

de la Inginer de Design. Aadar i putem

tra se vor plti cu 1,5 lei/or. Mai avem 3 ingineri software care sunt pltii cu00 lei/or, fr

A

Acum ne vo diagramei Gantt ori f cnd click pea doua iconide sus din panoul de vizualizare, ori selectnd din meniul Viewopiunea

o interpretare n tabelul nostru de resurse, pute

avem 3 ingineri de desig, de exemplu, avem 2 ingineri software din care unul lucreazpart-time (cu jumtate

de norm), atunci am in 150% Max. Units

De mase enea, putem atribui fiecrei resursdorit, ccnd n coloana Initialsiniiala

ul proiectului nostru, dac avem 3i activiti n acelai timp, aadar nu i putem diferenia. Pentru a-i putea

putem introduce n

szicem cmai adaugm 2 resurse n proiectul nostru, Ionescu i Teodor. Aadar

Astfel putem specifica ce resurs lucreazpart-time i ce resurs lucreazfull-time.n cazul nostru, Teodor lucreazpart-time, iarIonescufull-time. Dupcum poi vedea ncoloana Groupam asociat un grup fiecruia, ID

identifica o resursi dupgrupul din care face parte, nu numai dupiniiale sau nume.Acum ns, pentru proiectul nostru vom terge ultimele 2 resurse, i le vom lsa doar

pe primele. Cum putem terge o resurs? Facem click dreapta pe numrul unic asociatacesteia (valoarea din prima coloana tabelului) i selectm Delete Resource.

Stocul nostru de resurse va trebui sarate astfel:

Dupcum poi vedea, am ales 3 ingineri de design fiecare fiind pltit cu 50 lei/oriarorele ex1 bonusuri pentru orele extra.

locarea resurselor pentru fiecare activitate

ntoarce la modul de vizualizare al

13.3.

m


26/61


Ga

n Resources. Va

ap

lAssign. Dac se ntmpl s greeti sau s nu mai vrei s fie alocat o resurs unuisub

ask-uri peurm cazul nostru Definirea cerinelor de

de d

ntt Chart. Vom selecta primul subtask (intervievare utilizatori) cruia i vom atribuio resursi vom apsa n bara de instrumente butonul care are ca imagine doi oameni.

Dacnu gseti acel buton, poi selecta din meniul Toolsopiunea Assig

rea urmtoarea fereastr:

Avem aici lista resurselor disponibile alctuitdin coloana cu numele resurselor, icoloana Unitsunde vom introduce numrul de resurse alocate subtask-ului ales de noi. ncazul nostru vom asocia 2 ingineri de design pentru a intervieva utilizatorii, aadar scriem

n coloana Units valoarea 200% (sau mai simplu, 200). Dup aceasta apsm butonutask, poi selecta n aceastfereastrresursa pe care vrei so retragi i apei butonul

Remove.Acum, cu aceast fereastr nc deschis, facem click n tabelul de ttorul subtask cruia i vom aloca o resurs, n

performan. Dupcum putem vedea din lista de resurse a fereastrei de mai sus a disprutvaloarea unitilor de resurse alocate de noi mai devreme. De ce ? Fiindcne-am mutat laun alt subtask care nu are nici o resursasociat. Dacfacem napoi click pe subtask-ulintervievare utilizatori, vom vedea c apare din nou valoarea 200 la inginer de design.Revenind la subtask-ulDefinirea cerinelor de performan, acestuia i vom da 3 ingineri

esign (adictoi, fiindcdoar trei avem n stocul de resurse). Mai departe vom alocasubtask-urilor urmtoarele resurse:

Logica design-ului 300% Inginer de design

Design-ul Bazei de date200% Inginer de design,200% Inginer software

Codul program A 200% Inginer softwareCodul program B 200% Inginer software


27/61


Cumprcomponentele

hardware100% Inginer de design

Asamblare hardware 200% Inginer de designIntegrare Sw/Hw 200% Inginer de design

Acum putem nchide fereastra de alocare a resurselor apsnd Close. Dac tragembara despritoa vedem toate coloanele,iat are va fi rezultatul:

utem vedea n ultima coloan(Resource Names) numele resurselor alocate fiecruisubtask ct i unitile alocate din fiecare resurs. Se poate observa la subtask-ul cumprcomponente hardware

Cu siguran d um a sczut de la o

zi la o jumtate de z 2 im ni vei vedea). Deasemeni, ce nu ai m dup mitor subtask-uri, idurata de desfurare e, luc cam alocat destule

re dintre tabel i diagrama Gantt la dreapta pnc

P

c nu apare numrul de uniti alocate din resursa respectiv.Acest lucru se ntmpl fiindc am alocat dect un singur inginer de design (100%)acestui subtask.

Acum s presupunem c mai e nevoie de nc 2 ingineri de software la ultimul

subtask de integrare software/hardware, aadar facem click pe butonul de alocare aresurselor i introducem 200 la resursa inginer software. Iatrezultatul:

nu cred cai observat c urata ultimului subtask aci (comparultimele agini de pe aceastpagiai observat este ca proiectului scad

ce alocm resurse anuru normal de altfel, fiind


28/61


resurse nct s s i. este realizat de opersoan, i alta e cnd at de m estemereu valabil, chia upu unui task va r mneaceeai indiferent de m, bel durata task-uluiignornd calculele fcute de Project. n cazul nostru vom scrie n loc de 0,5 days, 1d.

Aa

urse alocate sfie corect introduse

finalizeazi task-ul structurat Cerine de performan. Aadar, pentru a putea introducetask

curtm durata proiectulu este realiz

Una e cnd o activitateai multe persoane. ns acest lucru nu

r dacProject aa pres ne! Dactim cduratacte resurse i aloc putem smodificm n ta

dar, trebuie sai mereu grijde douaspecte cnd aloci resurse anumitor activiti: durata activitilor sfie corect unitile de res

Dup cum putem vedea, duratele task-urilor i a subtask-urilor s-au modificat n

proiectul nostru, i vrem snu se modifice. Modifici tu acum duratele task-urilor pebaza imaginii de mai jos (aceastimagine este dintr-o lecie anterioar):

14.

Lecia 11 Task-uri evenimentCe este un task eveniment ? Este un subtask care are ca durat valoarea 0, i care

marcheaz finalizarea unui task. Acest task eveniment este reprezentat cu un romb ndiagrama Gantt, i poate fi legat de alte task-uri sau subtask-uri aa cum legm iactivitile ntre ele. n proiectul nostru, de exemplu, un astfel de task eveniment este

terminarea subtask-ului definirea cerinelor de performan. Pentru a introduce un astfelde task eveniment n proiectul nostru, selectm celula care urmeazdupsubtask-ul carefinalizeaz task-ul structurat. n cazul nostru, task-ul eveniment va fi introdus dupsubtask-ul definirea cerinelor de performan, fiindc la finalizarea acestui subtask se

-ul eveniment, selectm celula care urmeaz dup definirea cerinelor deperforman, n cazul nostru aceast celul fiind task-ul structurat Software, i ori


29/61


apsm tasta Insde la tastatur, ori alegem din meniul Insertopiunea New Task. Iatcum va arta tabelul:

n celula nou introdus vom scrie la numele task-ului Finalizare cerine deperforman, iar n coloana de durata task-ului vom scrie 0 iar la coloana Startvomselecta data de ncepere a proiectului (cea de pe primul nivel). Rezultatul va trebui sarate astfel:

Dup cum poi vedea n diagrama Gantt, a aprut rombul care reprezint task-uleveniment tocmai creat care ncnu este legat de nici o activitate. Cum legm acest taskeveniment de ultimul subtask care finalizeaztask-ul structurat Cerine de performan?tim c, fiind un eveniment, trebuie s apar dup ce se finalizeaz ultimul subtask

(definirea cerinelor de performan), aadar predecesorul task-ului eveniment va fi 4.Iatcum va arta diagrama Gantt dupcrearea legturii:


30/61


De asemenea, subtask-urile care erau nainte legate de predecesorul 4 acum vor filegate de 5(adicde task-ul eveniment) ca n imaginea de mai jos:

15.Lecia 12 Definirea vacanelor i a srbtorilorEvident, ca i n viaa real, trebuie s asociem resurselor de munc (oamenii)

anumite zile n care vor fi liberi (zile de srbtori, de vacan, etc). Pentru a face acestlucru, selectm din meniul Tools opiunea Change Working Time i vom vedea

urmtoarea fereastr:


31/61


Putem vedea o list ascuns sus n fereastr unde este selectat implicit calendarulstandard de proiect, n care se presupune coamenii lucreazde luni pnvineri, de la8:00 dimineaa pnla 12:00 dup-amiaza, i de la 13:00 pnla 17:00 seara. Aadar, slum un exemplu de zi libern care se presupune cnu se va lucra: 1 Mai, Ziua Muncii.Apsm pe sgeata de jos din bara de derulare a calendarului pentru a ne muta n calendar

la luna Mai, selectm ziua de 1, iar n dreapta ferestrei putem vedea 3 opiuni de undevom alege pe cea din mijloc, Nonworking timespunnd astfel lui Project cde 1 Mai nuse va lucra n cadrul proiectului nostru:


32/61


La fel putem da liber de 25 Decembrie, de Crciun, .a.m.d, dupcare apsm Ok.

Trebuie reinut c aceste modificri n cadrul calendarului nu vor fiaceleai n fiecare an, aadar, dacdoreti sdai liber de Crciun n fiecare

an, va trebui sderulezi n jos calendarul i s specifici ca va fi liber fiecare Decembrie a urmtorilor ani fcnd modificrile anterioare.

Poi modifica pni intervalul de ore n care se va lucra n anumite zileeditnd pur i simplu orele din dreapta ferestrei. La fel poi seta caanumite smbete sse lucreze, .a.m.d.

Dacdoreti sdai liber n toate zilele de vineri din cadrul unei luni, poselecta coloana cu iniiala zilei (F de la Friday n cazul acesta), i poschimba s fie zi liber, aplicndu-se pentru fiecare zi de vineri. Deasemeni, poi selecta mai multe zile innd apsattasta Ctrl.

16.Lecia 13 Tehnici de printare a proiectului

n

,

ii

16.1.Printarea diagramei reeaProject are tendina sprinteze mai multe pagini dect este nevoie, aa ci voi arta

cum sprintezi mai eficient i mai pe nelesul tuturor. De exemplu, szicem cvrei sprintezi diagrama reea a proiectului (cea micorat de noi cu csuele acelea care lefcusem s le putem mica). Selectm aadar din meniul View opiunea NetworkDiagramdupcare vom selecta din meniul Fileopiunea Print Previewpentru a vedea

cte pagini vor fi printate din diagrama noastr. Ne va aprea urmtoarea fereastr:


33/61


Dup cum observm din bara de stare (cea din josul ferestrei), ce vedem noi esteprim mpe butonul Page Setupaflat sus n fereastr, i ne va aprea fereastra de setri ale paginiiun ubutonul Print P

PrintPreview nsdorim l idiagramdiagram tra curezultatu rama

Gantt pt alcoloaneitot m apar PrintPreview iunea

acum,

a

a pagindintr-un total de 3 pagini care vor fi printate. Nu ne convine, aa caps

l Adjust to vom alege 55% pentru a micora totul dup care apsmreview i iatrezultatul:

de n camp

Acum ne-au rmas dect doupagini, una cu diagrama reea, iar cealaltcu legenda. nloc s fi modificat acea valoare, puteam mult mai simplu s bifm a doua opiune dinfereastra Page Setup, adicopiunea Fit to, unde lsam valorile implicite (1 i 1), i am

fi obinut o ncadrare perfectntr-o pagina diagramei. Aadar, metoda a doua este ceamai potrivitpentru ncadrare perfectn pagin.

16.2.Printarea diagramei Gantt i/sau a tabelului de task-uriPentru a printa att tabelul de task-uri ct i diagrama Gantt, vom selecta

din meniul Filei vom vedea rezultatul printrii ntr-o altfereastr. Dac s printm dect tabelul de task-uri, vom trage bara despritoare dintre tabe

a la dreapta exact pnn bara de derulare verticalpentru a nu mai vedea deloca Gantt, dup care vom da iar Print Preview i vom vedea c n fereasl printrii se afldoar tabelul de task-uri. Dacvrem ns sprintm diag

i task-urile proiectului, tragem acea bar despritoare exact la captul dreTask Name, iar n fereastra Print Previewvom obine exact ce am dorit. Dar,ai e o micproblem: legenda ne apare pe o altpagin, iar noi dorim ca legenda s pe aceeai pagin cu diagrama. Pentru a face acest lucru, apsm butonul

, alegem eticheta Legend din partea de sus a ferestrei, i vom bifa opEvery page din seciunea Legend on a ferestrei. Dac dm Ok, vom vedea clegenda apare pe aceeai pagin cu diagrama, i totul este doar pe o singur pagin

adar am fcut att economie de foaie, ct i de tu.


34/61


ntotdeauna s verifici rezultatul printrii din meniul File > PrintPreviewnainte de a ncepe sprintezi.

16.3.Setarea antetului i a subsolului unei paginiCel mai indicat este ca orice paginprintatsaibun text de antet i subsol. Pentru a

seta aceste texte, ne ducem la Page Setupdin meniul File, iar n partea de sus a ferecare apare vom vedea nite etichete (mai multe butoane alturate) ca n imaginea de

streimai

jos:

Vom selecta eticheta Headerpentru a seta antetul, iar al doilea cmp de text putemintroduce textul care va aprea n fiecare antet al paginilor printate. Mai mult de att,putem seta textul din mijlocul antetului selectnd eticheta Center, apoi selectnd etichetaLeftvom putea seta textul din stnga antetului, i la fel putem seta i in dreapta antetului.De exemplu, am putea scrie n stnga antetului numrul de pagin (selectnd eticheta

Left dup care apei butonul Add din dreptul listei ascunse cu Page Number), iar nmijlocul antetului putem scrie numele proiectului (selectnd eticheta Center i scriindnumele proiectului n cmpul de editare). Iatcum va arta fereastra dupce vom faceaceste lucruri:


35/61


n cm , n stngaproceda n

acelai m selectmetic eta Footer. De asemeni, n cadrul acestei ferestre avem butonul Print Previewcare

ne va arta pagina ntreagdupprintare.

17.Lecia 14 Schimbarea tipului de task folositroject ofertrei tipuri de task-uri cu care poate calcula mai exact durata proiectului

n f

himba tipul de task folosit ntr-un proiect, selectm Optionsdin meniulTools, iar n fereastra ce va aprea vom selecta eticheta Schedule. n ultima listascuns(Default task type) vom selecta tipul de task ce va fi folosit n proiect.

pul Previewputem vedea rezultatul la printare, i aa cum ne ateptampaginii apare numrul paginii (1), iar pe mijloc numele proiectului. Vom

od pentru setarea textului din subsolul paginii, doar c va trebui sh

Puncie de resursele asociate. Aceste trei tipuri sunt:

Uniti fixe (Fixed Units) Muncfix(Fixed Work) Duratfix(Fixed Duration)

Pentru primul tip de task Project va recalcula munca i durata de fiecare dat cnd

este necesar, nsunitile de muncvor rmne fixe. Asemntor, n task-urile cu duratfix, dacunitile sunt schimbate, munca va fi recalculatcorespunztor. Tipul implicitde task este cel cu uniti fixe.

Pentru a sc


36/61


18.Lecia 15 Resurse supraalocate

18.1.Moduri de determinare a resurselor supraalocate

Dup ce alocm resurse unui proiect, este bine s verificm dac exist anumiteresurse supraalocate. Ce nseamnco resurseste supraalocat? nseamncacesteia i

s-a atribuit mai multmuncdect poate executa, a fost atribuitla prea multe activiti,.a.m.d.

entru a vedea care resurse sunt supraalocate, vom selecta Resource Sheet dinmeniul View pentru a vedea stocul de resurse. Iat care va fi rezultatul n cazulproiectului nostru:

mbele tipuri de resurse sunt marcate cu rou spunndu-ne astfel c aceste resurse

sunt supraalocate. Pentru a afla mai multe detalii, vom alege Resource Graphdin meniulViewi iatce vom vedea:

Aic

nc 2 ingineri de design, resurse de care nu dispunem,.a.

P

A

i putem vedea pentru fiecare tip de resurscnd este supraalocat. n imaginea de mai

sus putem observa c ntre 17 aprilile 2006 i 21 aprilile 2006 este nevoie dect de 2inginerii de design. nspe 25 aprilie 2006 este nevoie de ncun inginer de design, iar nziua urmtoare este nevoie de

m.d. Pentru a vedea graficul de supraalocare pentru inginerii de software, facem clickpe sgeata din dreapta a panoului din stnga, cel cu legenda, i iatrezultatul:


37/61


Aici nu numai cputem vedea i activitile, dar putem vedea exact timpul de lucrualorile negre), timpul de care mai este nevoie (valorile rosii), i putem de asemenea s

n cazul inginerilor de software, putem vedea cn perioada 2 mai 2006 4 mai 2006 maieste nevoie de cte un inginer de software, .a.m.d.

Mai exist un alt mod de vizualizare al resurselor supraalocate mult mai detaliat.Pentru acesta vom selecta din meniul Viewopiunea Resource Usage.

(v


38/61


vedem ce resurse sunt asociate fiecrui task. Acest mod de vizualizare este cel mai util ncaz c dorim mai multe detalii. Dac vrem s determinm rapid ce resurse sunt

aadar lsm prima opiune bifat, i dm OK. Dupcum vom observa, proiectul nu mai

supraalocate, putem opta la varianta a doua, cea cu graficul de alocare al resurselor.

Pentru a rezolva probelma supraalocrii avem 3 opiuni: ori ntrziem un

task, ori mprim un task pe mai multe zile sau resurse, ori n cel mai rucaz (din punct de vedere al costului) facem rost de noi resurse pentru a lealoca proiectului.

18.2.

Rezolvarea problemei de supraalocare

Metoda cea mai automatizatde rezolvare a acestei probleme este metoda nivelrii.Nivelarea se poate face in douvariante: nivelare fra extinderii duratei proiectului, inivelare cu extindere a duratei. Pentru prima variant selectm Level Resources dinmeniul Tools, i vom vedea urmtoarea fereastr:

Aici avem mai multe opiuni, iar pe noi ne intereseazmomentan sputem rezolvasupraalocarea fra extinde durata proiectului, aadar bifm prima opiune din cele 4 dejos, Level only within available slack, adicnivelarea va produce eventuale ntrzieriale task-ului nct snu fie depit rezerva de timp disponibil, i deci fr a ntrziaproiectul. Apoi apsm butonul Level Now dup care vom fi ntrebai dac nivelmntregul stoc de resurse, sau doar resursele selectate. Pe noi ne intereseazntregul stoc,


39/61


are

astra

de mai sus nc odat, am fi debifat prima opiune din cele 4, i am fi apsat din nouNfi avut o durat

Aadar, daduratei proiectu posibil, iar dacnu, am fi recurs la a doua variant.Dac ns ne-am fi permis o extindere a duratei proiectului, am fi putut alege de lanceput varianta a doua. De asemeni, am fi putut rezolva problema supraalocrii manual,alocnd oie, ns cu costuri suplimentare.Dec

entru a atribui un anumit salariu i un anumit mod de plat al salariului, i altedetalii de genul, va trebui seditm stocul de resurse. Aadar, selectm Resource Sheetdin meniul View, i va aprea stocul de resurse.

acest tabel ne intereseazcoloanele de la Std. Ratepnla ultima. Sle explic pernd:

Std. Rate aici se va introduce salariul. Dacacesta este calculat pe orde

lucru, se introduce xx/hriar daceste calculat pe an, se introduce xx/yr. Ovt.Rate cu ct va fi pltitresursa de muncpentru orele lucrate n plus.

La fel, valoarea poate fi exprimatn ore, zile, etc. Cost/Use n caz co resursde muncoferi servicii de constulan, sau

alte servicii de genul, aici specificm ct cere acea persoan pentru aceleservicii (deobicei se las0 aici).

Accrue At tipul de plat. Se poate alege Start(plata la nceput), End(platala sfrit) sau Prorated(plata pe mai multe rate).

Base Calendar tipul de calendar al resursei. Poate fi cel standard, unuldefinit de noi, .a.m.d. Vezi Lecia 12 pentru mai multe detalii.adar, n proiectul nostru vom atribui resurselor valorile din imaginea de mai sus

pen

acum resurse supraalocate, acestea fiind distribuite optim nct s nu fie ntrziatproiectul. Dacnsar fi fost imposibil snivelm resursele frsntrziem proiectul,am fi primit o eroare cum cnu se poate, i am fi apsat n fereastra acelei erori butonulSkip All, i am fi observat eventual o nivelare slab, adicnu toate resursele ar fi fostnivelate. n acest caz, fiindcam fi rmas cu resurse supraalocate, am fi deschis fere

ow, dupcare am fi observat cnivelarea a avut succes nsproiectul arde desfurare mai mare.

c durata proiectului este critic vom folosi nivelarea fr extinderealui, dacar fi fost

butonul Level

noi resurse activitilor la care ar fi fost nevizia i aparine, fiindcn asta constmanagementul proiectelor: n decizii.

19.

Lecia 16 Detaliile financiare ale resurselor

19.1.Introducerea datelor financiare pentru fiecare resursP

n

Atru fiecare coloandescrisanterior.


40/61


19.2.Determinarea costului fiecrui task i a costului totalPentru a afla costurile de realizare ale fiecrui task, subtask, i chiar costul total al

proiectului, vom selecta din submeniul Table al meniul Viewopiunea Summary. Iatrezultatul pentru proiectul nostru:

Aa

dar, pentru terminarea proiectului putem vedea c este acum nevoie de 17 zile(fiindc am schimbat programul de lucru la o resurs) i va avea un cost total de19.661,54 lei.

Pentru a afla costul total pentru utilizarea resurselor, vom selecta Resource Sheetdinmeniul View, iar apoi din acelai meniu vom selecta opiunea Costdin submeniul Table.


41/61


electm Reports din meniul View, i vom vedea

Putem vedea n acest raport att activitile proiectului, ct i costurile necesare pentrufiecare task grupate pe sptmni. n ultima coloan putem vedea totalurile task-urilorstructurate, iar pe ultimul rnd din ultima coloanse aflcostul total al proiectului.

20.

Lecia 17 Generarea rapoartelorPentru a genera un raport, s

urmtoarea fereastr:

Aici sunt enumerate cteva din cele mai folosite tipuri de rapoarte, iar pentru mai multetipuri de rapoarte vei selecta iconia Custom. Printre rapoartele cele mai folosite sunt cele

de date generale, de activitile unui proiect, costurile proiectului, resursele proiectului,.a.m.d. Deocamdatsselectm iconia Costs, fiindcvrem un raport cu detaliile desprecosturile activitilor i a proiectului, i apsm butonul Select. Ne va aprea nco listde iconie cu mai multe subtipuri de rapoarte referitoare la costuri, din care o vom alegepe prima, Cash Flowi apsm Select. Iatcum va arta raportul:


42/61


Dacproiectul nsar fi durat mai mult dect 5 sptmni, poate cnu ne-am dori svedem costurile sptmnale, ci lunare, de exemplu. Pentru a schimba acest lucru, vomapsa C rea din nou fereastra de alegere atipu

ista tuturor rapoartelor. Din aceastlistvom selecta ,

ontultancare se va repeta odatla trei zile. Pentru a face acest lucru, selectm task-ul

losen fereastra cu raportul, dupcare ne va aplui de raport. De data aceasta vom alege iconia Custom, apsm Select, i va aprea

o noufereastrcu o l Cash Flow

apoi apsm butonul Editi se va deschide fereastra de mai jos:

Aici putem vedea cputem schimba unitatea de timp implicit selectnd Months nloc de Weeks. Putem, de asemenea, ssortm elementele raportului n funie de anumitecriterii, i multe altele. Dupce am schimbat unitatea de timp pentru raport, apsm OK,vom reveni la fereastra cu lista rapoartelor n care apsm Previewi vom vedea noulraport dar cu costurile pe luni.

21.

Lecia 18 Task-uri recurenteLa fel cum introducem un task simplu putem introduce de asemenea i un task

recurent. Ce este un task recurent ? Este un task care se repet la un anumit interval ntimpul desfurrii proiectului. De exemplu, la o firmde construcii care lucreazla unproiect de dimensiuni mari este nevoie de foarte mult beton. Acest beton, evident, nu seva aduce tot deodat, ci cate puin n mod repetat, szicem odatpe zi. Acesta este untask recurent! Evident, i acesta poate fi legat de alte task-uri sau subtask-uri, fiindc, deexemplu, acea firm de construcii ar avea nevoie de beton abia dup terminarea unui

anumit task, aadar, dupce se va termina acel task, va incepe transportul zilnic de beton.S presupunem c n exemplul nostru cu sistemul mobil de raportare vom aveanevoie de vizita unui constultant expert n sisteme software odat la trei zile pentru averifica proiectul i stadiul n care s-a ajuns. Aadar, vom introduce un task recurentCstructurat Cerine de performan i selectm Recurring Task din meniul Insertmoment n care ne va aprea urmtoarea fereastr:


43/61


Aici vom introduce inform ul rnd va aveanum le Consultan, durata de o zi fiind o vizita la 3 zile. Alegem n stnga opiuneaDaily, iar n lista ascuns ce urmeaz mai la dreapta selectm Every 3rd i vom bifaop Workdaydin dreapta listei ascunse. De ce ? Fiindcvrem ca acesta svindoarn zilele lucrtoare. Dacbifam opiunea Day, s-ar fi presupus c acea persoan veneachiar mai des dect odat la 3 zile pentru a recupera zilele de weekend n care nu selucreazn cadrul proiectului nostru. Apsm OKi iatrezultatul:

aiile referitoare la task-ul recurent. n prime

iunea

Evident cacel consultant cere bani pentru vizitele fcute i pentru informaiile pe care

le-ar putea da cu privire la proiect i progresul proiectului. Aadar trebuie s alocm oresursnouspecial pentru acest task. Nu voi face acest lucru, fiindcse procedeaz lafel ca n Lecia 10.

Cnd introduci un task recurent n proiect trebuie sai grijca acest task sfie executat n funcie de calendarul resurselor, asta dac aa impuneproiectul.


44/61


22.Lecia 19 Sortarea, gruparea i filtrarea informaiilorPentru fiecare tip de vizualizare pus la dispoziie, Project ne ofernco modalitate

intm un cresctor dup cost, vom face o

rtare. Dacni se va cere sprintm toate task-urile n funcie de prioritatea acestora,

om face o grupare, iar dacni se vor cere doar task-urile critice cu diagrama Gantt, vomce o filtrare. Iar fiecare dintre aceste trei funcii se pot aplica la aproape toate modurile

e vizualizare ale proiectului.

22.1.Sortarea informaiilorn cazul proiectului nostru spresupunem cni se cere safim structura task-urilor

rdonatdupcost. Ne asigurm csuntem n modul de vizualizare al diagramei Gantt, ie ducem n meniul Project, alegem submeniul Sorti selectm opiunea by Cost. Vomedea c tabelul de task-uri s-a ordonat dup cost, chiar dac nu putem vedea costulecrui task. Pentru a vedea costul ne ducem la meniul View n submeniul Table ilegem Cost. Vom observa csortarea s-a fcut descresctor dupcost. Dacdorim sfie

resctor, alegem din meniul Project > Sortopiunea Sort byi ne va aprea o fereastru trei liste ascunse i cte douopiuni pentru fiecare.

iunea Sort bypentru a edita n fereastra de mai sus exact dupce

egem din Project > Group byopiunea Criticali iat rezultatul

de a organiza informaiile: sortarea, gruparea i filtrarea. Dacni se va cere sprraport cu structura de task-uri a proiectului ordonatso

vfad

onvfia

cc

Selectm n prima listCosti bifm opiunea Ascendingdupcare apsm OK. Acumvom vedea task-urile n ordine cresctoare dupcost.

Alte opiuni de sortare puse la dispoziie sunt dup Data de ncepere a unui task,Data de sfrirea unui task, dupprioritatea unui task, .a.m.d. Dar pentru sortri mai

avansate, vom folosi opvrem ssortm i cum.

22.2.Gruparea informaiilorPentru a grupa task-urile n task-uri critice i non-critice, fiind nc n modul de

vizualizare Gantt, algruprii:


45/61


Ca durat,durati pr grupare, vomalege din m i vom vedeaurm toarea fereastr:

i la sortare, avem i aici mai multe opiuni implicite de grupare (dupioritate, task-uri eveniment, etc.), nspentru o mai complexeniul Project > Group by opiunea Customize Group,


46/61


Aici pu p care se va face gruparea. Ca un exemplu, nfere

iar bara gri indicgrupurile de task-uri care au un anumit cost (400 lei, 800 lei, etc).

c, ci doartem orar). Aadar, n proiectul nostru dezactivm gruparea selectnd din meniul Project> Group byopiunea No Group, revenind la modul de vizualizare Gantt. Acum vomselecta din meniul Project > Filter foropiunea Critical. Iatrezultatul:

tem introduce toate criteriile duastra de mai sus am introdus sse faco grupare duptask-urile critice i non-critice,

iar pentru fiecare tip de task, o altgrupare dupcost, sortat cresctor. Iatrezultatul:

Putem vedea cbara galben indiccele dougrupuri de task-uri, critice i non-critice,

22.3.Filtrarea informaiilorCe nseamn filtrare ? Filtrarea presupune eliminarea informaiilor care nu aparin

anumitor criterii. De exemplu, putem face o filtrare duptask-urile critice, obinnd astfelo list doar cu task-urile critice, cele non-critice fiind eliminate (nu i fizi

p


47/61


Putem vedea c au disprut task-urile non-critice doar privind diagrama Gantt, care nearatdoar task-urile critice. Pentru a elimina filtrul, selectm din acelai meniu Project > Filter for opiunea All Tasks reafind toate task-urile. Prin opiunile de filtrareimplicite putem gsi filtrarea duptask-uri evenimente, filtrarea task-urilor care ncep i

se terminntr-un anumit interval, care folosesc anumite resurse, .a.m.d. i aici putem,evident, salctuim filtrele noastre personalizate. Pentru a face acest lucru, selectm dinmeniul Project > Filter for opiunea More filters i va aprea o fereastr cu o list

Nu voi insista pe implementarea unui filtru, ci voi explica ce filtru am creat i cum nfereastra anterioar. Mai sus am introdus un nume de filtru care va descrie filtrul nostru,

mricic de filtre disponibile. Pentru a crea un nou filtru, apsm butonul New, i vaaprea o fereastrca mai jos:


48/61


am bifat Show in menu pentru a introduce acest filtru n lista de filtre implicite dincadrul submeniului Filter for, iar n tabelul de mai jos am introdus doulinii astfel:

Am selectat din prima lista ascunselementul Criticali am specificat ca acestas fie egal cu Yes selectnd opiunea equals, fcnd astfel safim toate task-

destule la dispoziie n lista de filtre disponibile din fereastra More filters).

iinfo aGant plit.Vom

urile critice.

Apoi am selectat Anddin prima coloan fiindcmai impunem o condiie: task-urile sse execute dupo anumitdat. Aadar, am selectat Createddin coloanaField Namepentru cne intereseazcnd a fost creat task-ul, n coloana Testamales is greater than or equal to (adicmai mare sau egal) pentru cdorim catask-ul s inceap dup o anumit dat, iar n ultima coloan am introdus ovaloare parametrizat. Aceast valoare parametrizat ne permite s afim ofereastr la selectarea filtrului, n care utilizatorul poate introduce o valoare. ncazul nostru am specificat ntre ghilimele ce mesaj saparutilizatorului n aceafereastri dupghilimele am specificat operatorul ?pentru ca Project stie ceste o valoare parametrizat. Apsm OK, Close la fereastra de filtre, iar dinmeniul Project > Filter forvom alege filtrul tocmai creat de noi, Critice dupo

anumitperioad, i vom vedea urmtoarea fereastr:

n aceast fereastr vom introduce o dat dup care vrem s vedem task-urile critice,dupcare apsm OKi dacam introdus bine data, vom vedea task-urile critice care aunceput dupacea datintrodus.

Dupcum am spus, nu insist pe aceastparte a filtrelor (mai ales fiindcavem deja

Este bine de tiut ctoate aceste trei operaii (sortare, grupare i filtrare)pot fi combinate n funcie de cerine. Aadar putem face o sortare a unorgrupri asupra datelor obinute dintr-un filtru.

23.

Lecia 20 Mai multinformaie

23.1.Modul dual de vizualizare

Avem n Project o opiune de a putea vedea tabelul de task-uri cu diagrama Ganttrmaiile despre resursele alocate fiecrui task. Vom face click dreapta pe diagramt (ntr-o zonneocupatde vreun task) i vom alege din meniu ultima opiune, Svedea urmtoarea schimbare:


49/61


utem vedea cfereastra a fost mpritn dou, sus avnd modul de vizualizare Gantt

modificcu c v

cvedeaselectatPredec(Resou

Dacpanou ide vizulucru al

Piar jos modul de vizualizare al Resurselor i predecesorilor acestora. Fcnd click pe unsubtask putem vedea cum se modificinformaiile din panoul de jos. n fereastra de mai

sus am fcut click pe subtask-ul definirea cerinelor de performan, i putem vedea josce resurse au fost alocate acestui subtask in lista din stnga, iar n lista din dreapta putemved sea ubtask-urile predecesoare, de care depinde subtask-ul selectat.

Pe lngfaptul cputem vedea mai multe informaii deodat, putem de asemenea sm resursele alocate ct i legturile acestui subtask (predecesorul, tipul legturii,

t a ntrzia).F nd click dreapta pe partea gri din partea dreapt a celei de-a doua liste, vom

un meniu de unde putem alege tipul de vizualizare al resurselor task-urilore. n imaginea de mai sus ne aflm n modul de vizualizare Resources &essors. Putem alege, de asemenea, s vedem orarul resurselor alocate task-uluirce Schedule), costul acestora (Resources Cost), .a.m.d.

facem click pe partea inferioar (n zona gri din dreapta) vom face din acestnferior, panoul curent. La ce bun ? Pi acum putem selecta din meniul View tipulalizare din panoul inferior. Selectnd Resource Graphputem vedea graficul deresurselor asociate doar task-ului selectat din tabel, ca n imaginea urmtoare:


50/61


um facem sscpm de panoul inferior ? Simplu: la fel cum am fcut ca acesta sapa . Facem click dreapta pe diagrama Gantt i vom alege Remove Split. Dacnsnute afli n modul de vizualizare al diagramei Gantt, te po i folosi de meniul Windowundeai aceleai opiuni: Split sau Remove Split.

23.2.Modificarea unitii de timp folositn diagrama GanttAm vzut cum putem modifica unitatea de timp ntr-un raport, dar cum putem

modifica unitatea de timp a diagramei Gantt ? Avem doumotive pentru care am dorimodificarea unitii de timp: dorim s vedem ntreaga diagram a proiectului fr a oderula, sau avem nevoie de mai multe detalii (sau mai puine).

Dac avem un proiect de dimensiuni considerabile, am putea ncadra ntreagadiagrama n acea mic fereastr a diagramei. Cum ? Vom face click dreapta pe baraunitii de timp a diagramei (cea cu iniialele zilei, etc.) i vom alege Zoom. Din fereastracare va aprea vom bifa opiunea Entire Project dup care apsm OK. Rezultatul ?

Unitatea de timp de afiare a diagramei se va mri (sau micora) aa nct sputem vedeantreaga diagrama.

Pentru a schimba unitatea de timp folosit n afiarea diagramei, ori facem clickdreapta pe bara unitii de timp i alegem Timescale, ori selectm opiunea cu acelainume din meniul Format. Ne va aprea urmtoarea fereastr:

Cr


51/61


ac vrem s afim mai multe informaii n tabelul de task-uri al modului de

e din prima list

nostru fiind Cost, specificm

valorilor din coloan,

n prima list ascuns (Units) din aceast fereastrputem stabili care va fi unitatea detimp implicit care se va folosi n diagram. Putem schimba s afim pe luni, pe

trimestre, pe semestre, zile, ore, minute, etc. n urmtoarea list (Label) putem alegemodul de afiare al datei n funie de preferinele fiecruia, putem de altfel so i aliniemla stnga, dreapta sau pe mijloc (n lista de dedesubt), iar n lista Showputem alege pecte nivele va fi reprezentatunitatea de timp.

23.3.Inserarea unei alte coloane de informaii n tabelul de task-uriD

vizualizare Gantt, nu trebuie dect s facem click dreapta pe capul de tabel pe una dincoloane i salegem Insert Column, sau selectnd din meniul Insertopiunea cu acelainume. Aadar, spresupunem cvrem s inserm n tabel coloana Costpentru a puteavedea costul fiecrui task fra schimba modul de vizualizare. Dupce selectm Insert

Column, vom vedea urmtoarea fereastr:Aici vom alegascuns coloana pe care vrem so includem n tabel, n cazul

titlul coloanei (titlul din capul detabel) sau lsm gol iar titlul va ficel din prima list ascuns. Apoiputem salegem alinierea titluluict i adupcare apsm OKi iatcare

va fi rezultatul:


52/61


23.4.Notie despre task-uriOricrui task i se pot asocia anumite notie care nu pot fi descrise n altparte. La ce

ne folosesc astfel de notie ? Poate cvom da acest proiect realizat n Project unei altepersoane care va analiza proiectul, i aceasta va avea nevoie de anumite informaii lafiecare task pentru a ti exact ce reprezintacel task. Szicem co astfel persoannu arnelege ce e cu task-urile Codul program A

a

i Codul program B. Vom selecta unul din

ceste dou subtask-uri, vom face click dreapta pe el i vom selecta Task Notes dinmeniu. Notes selectat.Aic

Ne va aprea fereastra de informaii ale task-ului, nscu etichetai vom introduce un text descriptiv despre acest task, gen Codul program este mprit

n doumodule A i B fiind realizat de douechipe. Apsm OK i vom vedea c nprima coloan n dreptul subtask-ului a aprut o imagine cu o noti galben. Vzndacea imagine, vom ti ctask-ul respectiv are anumite informaii, i pentru a accesa aceleinformaii procedm la fel: click dreapta pe task i selectm Task Notes.

23.5.Task-uri cu referinePe lng notie, task-urile pot reine i adrese de internet, scurtturi la modurile de

vizualizare, .a.m.d. Szicem cechipa A care realizeazcodul program Aare un site peinternet i dorim sputem accesa siteul cu ajutorul lui Project. Vom face click dreapta pecodul program A i vom alege ultima opiune, Hyperlink. Ne va aprea urmtoareafereastr:


53/61


Acu em s iaso

pculoarea, mrimea textului, .a.m.d. De ce am facescoatem n evidenun anumit task/subtask. Pentru a fape task-ul dorit, i alegem Font. Ca sscoatem n evids mrim dimensiunea fontului i culoarea acestuia.rezultat am putea obine:

n aceastfereastrputem asocia subtask-ului o referinla un fiier extern sau o adresde internet, la un mod de vizualizare Project, putem crea un nou document Project sau

putem asocia o adresde e-mail. Deocamdatvom introduce n cmpul de text de jos laAddresso adresde internet, szicem http://www.echipaA.ro. Apsm OKi vom vedeac n prima coloan n dreptul subtask-ului a aprut o imagine care ne spune c acestsubtask are o referinla ceva. Acum, dacfacem click pe acea imagine ni se va deschidebrowser-ul de internet la site-ul introdus de noi.

m s alegem alt task sau subtask, s zicem asamblare hardware. Vrciem o referin la modul de vizualizare Resource Graph pentru a vedea graficul

resurselor alocate. Facem click dreapta pe subtask, alegem Hyperlink i n panoul dinstnga vom selecta Place in This Document, adical doilea buton de sus. Ne va aprea olistcu toate modurile de vizualizare, din care noi vom alege Resource Graphi apsmOK. Acum, dacvom face click pe imaginea din dreptul subtask-ului, vom vedea cse

schimb modul de vizualizare exact aa cum am dorit. La fel putem proceda i cucelelalte doutipuri de referine.

23.6.Personalizarea aspectului task-urilor

Oricrui task sau subtask i putem modifica as ectul. Cum ? Schimbnd fontul,acest lucru ? Poate c vrem s

ce acest lucru, facem click dreaptaenacel task, szicem ctrebuieSchimbnd aceste setri, iat ce


54/61


23.7.Mai multe despre resurse

La fel cum aduga i la resurse. Pentru a face acestlucru, Resource Sheet), iface

Pe lngnotie, unei resurse i putem asocia chiar i o legtur extern, la fel cum amfcut la task-uri. Unei resurse i pot fi asociate aceleai tipuri de legturi externe ca i latask-uri!

adugm o notiunui task, putemne ducem n modul de vizualizare al stocului de resurse (

m click-dreapta pe o resurs, i selectm Resource Notes. Aici ns nu vom maivedea vreo imagine cu o noti galben n dreptul resurselor. Cum facem s aflm ceresurs are o noti asociat n caz c avem de-a face cu un stoc mare de resurse ?Selectm modul de vizualizare Resource Usage, unde putem vedea exact ce resursare onotiasociat, ca n imaginea de mai jos:


55/61


Un lucru important la resurse este cputem edita pentru fiecare resurs n parte orarulacesteia (cnd va lucra, cnd nu va lucra, etc.). Pe lngorarul acesteia putem defini chiari un interval de timp n care aceasta va fi disponibil, tipul resursei (de munc sau

mat rial), detaliile referitoare la cost, .a.m.d.

24.

Lecia 21 Proiecte structuratee multe ori avem de-a face cu proiecte mult mai complexe, mai vaste, proiecte

dependente chiar de alte proiecte. Microsft Project ne vine n ajutor chiar i n acest caz!utem spune cun proiect care conine un alt proiect la rndul lui este ca un proiect

care conine un task strucurat, dar cu anumite diferene. Aa cum un proiect poate aveamai multe task-uri strucurate, el poate avea mai multe proiecte n el, fiecare din acele

n acest proiect am definit pe prima linie titlul proiectului (Colectare resurse), undeavem d a inginerilor software i inginerilorde

i pentru a pstra persoanele cele mai potrivite.Pentru a angaja ingineri de design trebuie doar s publicm anunurile, i s iinte ievm. Duptoate acestea putemntocmi lista de angajai, moment n care se vaputea ncepe proiectul nostru. n stocul de resurse vom avea nevoie doar de 2 manageri,iar ecrui task simplu i vom aloca o singurresursmanager, cei doi manageri fiinddistribuii automat task-urilor acestui proiect.

um facem s includem i s legm acest proiect de angajare n proiectul nostru ?Facem click in proiect pe task-ul care va depinde de data finalizrii angajriipersonalului, i din meniul Insertalegem Projecti ne va aprea fereastra de deschidere

e

D

P

proiecte putnd avea la rndul lor alte proiecte n ele. Putem crea o ntreag ierarhiecontinund aa, nsne vom limita n acest capitol doar la un proiect care conine un alt

proiect simplu n el.S presupunem n exemplul nostru c, nainte de a trece la nceperea proiectului,avem nevoie de resurse, adic de angajati pe posturile de inginer de design i inginersoftware. Pentru aceasta am ntocmit urmtorul proiect:

ou task strucurate care se ocupde angajaredesign, iar dup angajare putem ntocmi lista de resurse pentru a putea continua

proiectul implicit, Sistemul mobil de raportare. Pentru a angaja ingineri software avemnevoie spublicm anunuri de angajare, task ce va dura 5 zile estimat (publicare iprimirea de rspunsuri). Pentru a seta o duratestimatunui task scriem pur i simpluvaloarea urmtde ?, ca de exemplu 5?. Apoi, dupce vom primi rspunsuri la anunuri,vom putea intervieva persoanelece doresc postul respectiv. Dupinterviul care va durao zi, vom da o testare celor intervieva

rv

fi

C


56/61


a unui proiect existent. Alegem proiectul de angajare i iatcum va aprea n proiectulostru:

avem de-a face cu un subproiect nare num un task din proiect cu un taskintr-un subproiect exact din aceast cauz, dar putem lega un task din proiect de acelbproiect. Putem observa cs-a modificat i drumul critic, i deci, i durata proiectului,r din drumul critic fac parte chiar i task-urile din subproiect. Datorit task-urilor cuurata estimat n cadrul subproiectului putem vedea, de asemenea, cproiectul nostrure o durat tot estimat, lucru normal, de altfel, fiindc nu tim ct va dura pn serimesc rspunsuri la anunurile de angajare.

Aa cum adugm o noti unui task, la fel putem aduga notie isubproiectelor.

n

Putem observa csubproiectul de angajare are fontul ngroat pentru a scoate n evidenc este un subproiect. Putem vedea exact structura i diagrama Gantt ntocmit maidevreme pentru acest subproiect. Mai mult, acum vom modifica predecesorul task-uluiIntervievare utilizatori i introducem valoarea de pe prima coloan a liniei unde aparesubproiectul, n cazul nostru fiind 2. Atenie ns, fiindcdacne uitm mai bine n primaoloanapar de douori numerele de la 1 la 9, fiindcc

c erotarea ncepe tot de la 1. Nu putem s legmdsuiadap


57/61


25.Lecia 22 Analiza progresului ntr-un proiect

25.1.Salvarea liniei de baza proiectuluiDe fiecare datcnd termini de realizat un proiect n Project, trebuie ssalvezi o linie

de baz(o copie a proiectului), aceasta fiind folositpentru a observa ct a durat de fapt

proiectul fa de cum ai plnuit iniial sau care este costul proiectului ntr-un anumitstadiu, putnd astfel sevaluezi calitatea proiectului.

Project nu ne ajut chiar i n timpul desfurriiproiect are subtask ct la suts-a realizat, iput

selectprimul element, Save a new baseline,ls

psm pe Done. Iatcum putem

doar sfacem estimri, ci ne ajutului. Putem, de exemplu, sprecizm la fiec

em vedea costurile pnn acel moment, etc. Dar strecem la fapte, lund ca exempluproiectul nostru, Sistemul mobil de raportare.

Spresupunem cam terminat de realizat proiectul n Project. Pentru a salva linia debaz, apsm pe sgetua din dreptulbutonului Track din bara de

instrumente i selectm primul element, Save a baseline plan to compare with laterversions. Va aprea un nou panou n stnga cu titlul Save Baselineunde putem vedea o

list, nite opiuni, .a.m.d. Din acea listm bifat opiunea The entire project pentru a crea o linie de baz pentru ntregproiectul nu pentru task-uri individuale din moment ce ne va interesa progresulproiectului, apsm pe butonul Save Baseline, iar apoi assalvm o linie de baz.

25.2.Actualizarea progresului

Dup ce salvm linia de baz putem ncepe editarea progresului fiecrui task alproiectului. S presupunem c am ajuns aproape de sfritul proiectului. Ce nseamnasta ? Pi proiectul nostru a nceput pe 26 aprilie 2006, i se va sfri pe 1 iunie 2006.

Deci spresupunem cdata curenteste 25 mai 2006. Selectm Project Informationdinmeniul Projecti la cmpul Status Datealegem data de 25.05.2006, iar la Current Datealegem aceeai dat. Acum vom alege din submeniul Table al meniului ViewopiuneaTracking. Iatce vom vedea:

Vom introduce pe coloana % Comp. la subtaskul Intervievare utilizatori valoarea100, aceastvaloare avnd semnificaia csubtask-ul a fost finalizat. Spresupunem ca


58/61


durat 6 zile, nu 5 cum plnuisem. Vom introduce la acelai subtask pe coloana Act.Dur.valoarea 6. La fel vom preciza csubtask-ul Definirea cerintelor de performana fostfinalizat n procent de 100%, dar n loc de o zi a durat 2. La task-ul evenimentFinalizare

ine peste toate informaiile completate cacestea sfie exact ct ai vrut iniial, fiindcProject le modificautomat

interesant pe care l putem face n acest moment este s vedem dac amdepit sau nu suma disponibil pentru realizarea acestui proiect, i chiar cu ct amepit-o sau ct am economisit. Pentru a face acest lucru, selectm din meniul Viewpiunea Reports iar din fereastra de rapoarte alegem categoria Costs iar apoibcategoria Earned Value. Vom vedea urmtorul raport:

cerine de performanvom completa progresul cu valoarea 100, iar la subtask-ulLogicadesign-uluivom completa cu 25%preciznd astfel cs-a realizat doar un sfert din acest

subtask. Dupcum putem vedea n coloana Act.Dur., Project a calculat c25% din acestsubtask se realizeazn jumtate de zi, de aceea i valoarea 0.5 days. Iniial am stabilit cva dura 2 zile acest subtask, motiv pentru care putem vedea valoarea 1.5 daysn coloanaRem.Dur., adic timpul rmas pentru a finaliza subtask-ul. Este i logic: dac 100%reprezint2 zile, 25% reprezinto jumtate de zi. Dar spresupunem n cazul nostru cadurat o zi s se realizeze subtask-ul n proporie de 25%. Vom introduce n coloanaAct.Dur. valoarea 1, dar vom vedea c se schimb automat valoarea de 25% n 50%,fiindco zi din doureprezintjumtate. Dar noi vrem si spunem lui Project cntr-osingur zi am realizat doar 25%. Pentru a face acest lucru, modificm valoarea dincoloana Rem.Dur.cu 3, fiindco zi din patru (1+3) reprezintun sfert, adic25%. Ceputem vedea pnacum ? Pi sne uitm la imaginea urmtoare:

Putem vedea costul asociat progresului pnn momentul de fa, putem vedea cte orede lucru au fost efectuate de fapt, iar n diagrama Gantt putem vedea nite linii negre ninteriorul benzilor colorate. Ce sunt aceste linii negre ? Aceste linii negre ne arat pediagram ct la sut a fost efectuat din subtask-urile respective. Putem vedea c peprimele dou bare albastre apare o linie neagr lung ct bara, iar pe cea roie putemvedea csubtask-ul nu a fost complet finalizat.

Este foarte important ste uii bauneori, aa cum ai putut vedea mai sus.

Un alt lucru

dosu


59/61

55Project 2003 Managementul proiectelor

Curs Microsoft Project

Documents

Transcript of Curs Microsoft Project