Cultural Business Projektmanagement - was ist zu beachten?

Cultural Business: Volontärstagung Mannheim | © Christian.Dingenotto 2009 | 19.02.2009 | Seite1

Cultural BusinessVolontärsfortbildung

Cultural Business

Womit Sie rechnen können:Stolpersteine in Kulturprojekten

Mannheim, Reiss-Engelhorn Museen, Volontärstagung 2009



Zwei Fragen vorab:



1.Was macht Projektmanagement aus?



Zu einem guten Wissenschaftler gehört es ...

viel zu lesen und zu wissen:

er schafft Wissen und Inhalte!



Zu einem guten Projektmanager gehört es ...

klar zu sein und zu entscheiden:

er erreicht Ziele.



2.Was macht eigentlich Christian Dingenotto?



Christian Dingenotto: Was macht der eigentlich?Mehr als 700 Projekte seit 14 Jahren mit Budgets von 10 € bis 3,1 Mio € in Teams von 2 bis 52 Personen.„Themen“ Ausgrabungen: Nevali Cori (Osttürkei), al-Maabda (Ägypten) ... Messen: CeBiT, Hannover Messe Industrie, CeBIT Home, EXPO 2000 Hannover ... Beratung: (System)Gastronomie, Stadtmarketing, Werbemittelhersteller ... Corporate Design: 3 Markenauftritte, national und international ... Publikationen: Kundenzeitschriften, Bücher ... Seminare / Lehre ...„Branchen“ Energieversorgung, Archäologie, Pharma, Gesundheitsmarketing, IT, Gastronomie, Kommunale

Träger, Kulturbetriebe, Lehre / Universität, Fahrgastinformation ...„Erfolge“ Markenauftritt / Corporate Design Entwicklung: enercity - Stadtwerke Hannover AG (2000), T-

System Kundenzeitschriften: Acquisa- und Horizont-Awards 2000/2001, webby-Awards 2007 / 2008 Werbekampagnen für Geschäftskunden: Print und Online (3 pro Jahr seit 2007)

Aktuelle Position T-Systems Business Services: Leiter Kommunikation Kunde in Bonn:

15 Mitarbeiter, über 600 Projekte pro Jahr, Volumen 500 € bis 2 Mio pro Projekt



Projektmanagement lernen ist wie Schwimmen lernen

ich lerne es nur, wenn ich ins´ Wasser springe



Cultural-Business - endlich Inhalte:Am Ende des Vortrags wissen Sie...

was ein Projekt ist was Sie beachten sollten

das Hauptrisiko wie es gehen kann – eine mögliche „Gebrauchsanleitung “: Cultural

Business Anwendungsbeispiel

Was Sie ab JETZT tun können. Wo können Sie nachschauen?



Was ist ein Projekt?



Projektplanung: Keine Ahnung haben ist o.k. – keinen Plan haben, ist fatal.ein Projekt ist ein klar umrissenes Vorhaben mit einem (End)Termin einem echten Ziel einer organisatorischen Struktur einem planbarem, messbarem Ergebnis

Das heißt konkret Die Qualität einer Projektplanung entscheidet über den

Projekterfolg Ein paar Stunden Konzeption erspart „jahrelange Reue“



und das sind die Herausforderungen innerhalb eines Projektes

Zielkonflikte: das Ziel enthält bei genauer Analyse widersprüchliche Teilziele Komplexität: die einzelnen Maßnahmen zur Zielerreichung greifen vielfältig

ineinander. Optionen: es gibt eine Vielzahl von Lösungswegen, deren Erfolg zu

Projektbeginn unbekannt ist Meinungsverschiedenheiten: die involvierten und zusammen arbeitenden

Organisationen oder Instanzen verschiedenen Sachlogiken gehorchen

und nicht vergessen: ein Projekt ist zwar einmalig aber nicht einzigartig!



Das größte Projektrisiko:



Mögen Sie Ihre Projektinhalte ?

Dann ... sitzt das größte Projektrisiko ...



gerade auf Ihrem Stuhl!



5 weitere Gründe warum es nicht klappt ...

1.Die Ziele des Projektes wurden nicht klar definiert.

2.Die Hintergründe, Ausgangssituation und Rahmenbedingungen wurden nicht eingehend und selbstkritisch analysiert.

3.Der Finanzierungsplan berücksichtigt zu wenig die Projektrisiken.

4.Die Risiken sind nicht genau einkalkuliert.

5.Das Projekt ist als „One (Wo)Man Show“ aufgesetzt.



Und nicht vergessen: wenn es

„nur um die Sache geht“,

wird es meist emotional.



Wie es gehen kann ...



http://www.lorm.de/2008/01/02/102-quellen-fuer-kostenlose-fotos/

Projektstart

Vorsic

ht!

fußnot

enfre

i



6 Schritte warum es klappen kann ...

Z iele und Zielgruppen definieren A nalyse der eigenen Stärken und Schwächen und des Wettbewerbs F inanzierung des Projektes durch Produkte, Sponsoring, Förderungen O rganisation mit einem Projektteam auf Basis eines festen Zeitplans R isiken hinsichtlich Markt, Finanzierung und Organisation A rgumentation und Kernbotschaften als Basis für die gesamte

Kommunikation einschließlich der Fahrstuhlrede

Cultural Business



Ziele definieren: Ein Ziel ist messbar, klar definiert nach Ort und Umfang. Komplexe Ziele sind in Teilziele gliederbar.

Beispiel: Institut Marburg

Beispiel: John F. Kennedy

Wann

Wir werden im Frühjahr 2007

„Wir werden in 10 Jahren

Wen

10.000 Besucher

Menschen

Wie

mit einer kostendeckenden Oasenausstellung

mit einem Raumschiff

was genau

in Marburg begeistern.

zum Mond und lebend wieder zurückbringen“



Cultural Business oder wie es klappen kann – Gebrauchsanleitung

Cultural Business ist eine Projektmanagementmethode im Kulturmanagement mit dem Ziel, Projekte kostendeckend zu vermarkten.

plan

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kten

umse

tzen

ProjektplanWie gehe ich vor?

Projekt-idee

Machbarkeit vermarktbar? finanzierbar? kostendeckend?

ja

nein

Pro

jekto

rga

nisation

Pro

jektre

alisie

rung

SteuerungWie sichereich den Erfolg?

VermarktungWie verkaufe ich?

ProduktionWie erstelle ichDie Medien?




Steuerung

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Projekt-idee

ja



Projektplan, detailliertWenn ich alle meine Teilprojekte in einen Zeitplan eintrage, Erkenne ich sofort die Abhängigkeiten und sehe, wo es „klemmt“.



Steht der Zeitplan, genügt eine „einfache“ Auftragsliste:offline, oder ...



... online (über Google Tables)



Vermarktung

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Projekt-idee

ja



... und Ihre Zielgruppe?

Kernzielgruppe 1

Kernzielgruppe 2

Sponsoren

Multiplikatoren

An wen richte ich mich (bzw. mein Angebot)?

Welche gemeinsamen Verhaltensmuster haben sie?

Welche Erwartungen und Bedürfnisse haben sie?

Wo muss ich sie ansprechen?

Wie muss ich sie ansprechen?



„Baukasten“ für Werbesystematik und Erfolgsmessung:Die Ansprachekette

Reaktionsmedien

AktionsmedienPresse

INTERNET-SEITE

Kunde/Besucher

Allgemeine Werbung

POSTER

FLYER

MITARBEITERZEITUNGEN

ANZEIGENBLÄTTERPersönliche Werbung

WERBEBRIEF

NEWSLETTER

EINLADUNG

DIRECT-MAIL

ONLINE-GEMEINSCHAFTEN

Kontakt / Besuch

KALENDER

SUCHE

OFFICE-SOFTWARE

TEXTE-TABELLEN

KARTENONLINE-LEXIKON(WIKI)

DATENBANKEN

TONBEITRÄGE

BILDER

PRÄSENTATION

VIDEO

INFODIENSTE

SERVICES

WERKZEUGE

MINI-STUDIEONLINE-TAGEBUCH

ANGEBO

TE

WERBUNG

MAGAZIN

BILDERBEKLEIDUNG

BUCH

KURZFÜHRER

ONLINE-SHOP

MEDIEN

ADWORDSADSENSE

Anbieter



Beispiel

Publikation

Die Werbefibel



Aus der PraxisDie Werbefibel 2009/2010

1200 Personen mit unseren Werbemaßnahmen zu erreichen davon 400 Interessierte davon entscheiden sich 100 Personen zum Kauf des Buches

Kommunikationsziel

Steuerung straffer Erfahrungen in der Gestaltung mit Word sammeln Zeitplan mit mehr Puffer

Erfahrungen

konkrete Aufgabenteilung mit Verantwortungsbereichen Am 21.07.08 sollte das Buch bei BoD hochgeladen sein sofortige Vermarktung u.A. über bestimmte Ereignisse (z.B. Dies Academicus), Printmedien etc.

Umsetzung

Konzeption: 1 Monat / Produktion: 2 Monate Redaktion: 2 WochenVermarktung: 3-4 Monate

Zeitplan

100 Exemplare bis zum 31.12.2008 zu verkaufenProjektziel




_Präsentationstitel | A

utor | 09.01.2003 | Seite33

Cultural Business – Werbefibel 2009/2010Erst erfahren – am lebenden Beispiel

vermarktbar? Einmalig für den Kulturbereich. Zielgruppen Studenten und

Kulturvereine bisher noch nicht bedient

Preis von 9 € liegt min. 3 € unter vergleichbarer Marketingliteratur

finanzierbar? Produktionskosten unter 100 € Werbeinvestitionen bei 29 € „Sponsor“für Vorfinanzierung

Kostendeckend? Kostendeckungsschwelle bei 102

verkauften Exemplaren zu je 9€ (inkl. Rezensionsexemplaren, Werbeinvesitionen)


Projekt-idee

ja



Cultural Business – Werbefibel 2009/2010 Produktion: Stephanie Kirsch, Hannah Brust

Entscheidung für kostengünstiges Produktionsmethode als Book on Demand:

Word als Layoutprogramm wählen :( Seitenzahl hochrechnen Arbeitsteiliger Redaktionsplan (jeder

Arbeit an bestimmten Steckbriefen) Entwicklung eines Layout- und

Themenrasters Endredaktion und „stilistischer“ Abgleich Korrekturphase Layoutphase Buch bei BoD hochladen (sprengte

Zeitplan, da Probleme beim Upload) Covergestaltung über BOD Easy Cover

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Projekt-idee

ja



Cultural Business – Werbefibel 2009/2010 Vermarktung: Caroline Kaiser / Hannah Brust

Definition des Marktes / Zielgruppen Reichweitenanalyse Definition des Kommunikationsziels auf

Basis des Vermarktungsziels Ermitteln der Kundenkontaktpunkte und

der geeigneten Medien Entwickeln der Ansprachekette Zeitplan für die Vermarktung festlegen: Events auswählen Marktbearbeitung durch Bereitstellung

von Informationen im Internet Aufbau Absatztrichter und Bereitstellen

über Google Tables: Multiplikatoren finden und ansprechen (forsch-Redaktion, Fachschaften etc.)

Werkzeuge auswählen (Wiki, Flyer, Poster, Werbeplaner etc.)

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Projekt-idee

ja



Cultural Business – Werbefibel 2009/2010 Vermarktung: Ansprachekette

Vermarktungsbeginn: Anfang September

Pressemitteilung an Forsch: 08. August

Dies: 03. Dezember (Organisation Ende Oktober)

Kontakt mit Multiplikatoren: seit Juli

Presse

INTERNET-SEITE

Kunde/Besucher

Allgemeine Werbung

POSTERFLYERMITARBEITERZEITUNGENANZEIGENBLÄTTER

Persönliche Werbung

WERBEBRIEFNEWSLETTER

EINLADUNGDIRECT-MAIL

ONLINE-GEMEINSCHAFTEN

Kontakt / Besuch

KALENDER

SUCHE

OFFICE-SOFTWARE

TEXTE-TABELLEN

KARTENONLINE-LEXIKON(WIKI)

DATENBANKEN

TONBEITRÄGE

BILDER

PRÄSENTATION

VIDEO

INFODIENSTE

SERVICES

WERKZEUGE

MINI-STUDIEONLINE-TAGEBUCH

ANGEBO

TE

WERBUNG

MAGAZIN

BILDERBEKLEIDUNG

BUCH

KURZFÜHRER

ONLINE-SHOP

MEDIEN

ADWORDSADSENSE

Anbieter

WERBEPLANER



Cultural Business – Werbefibel 2009/2010 Steuerung: Lukas Bohnenkämper

Kostendeckung kalkulieren Werttreiber errechnen Aufbau Feinplanung und Auftragsliste Auf die Einhaltung gesetzter Fristen

achten und die ausführenden Organe rechtzeitig daran erinnern (Kontrolle, Nachfragen)

Zusammenspiel und Vernetzung der einzelnen Abteilungen gewährleisten (Aufgabenlisten nachpflegen und zugänglich machen über Google Tables)

Projektdokumentation über Blog (alle)http://projektdoku-werbefibel2009.blogspot.com/

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Projekt-idee

ja



Der Blick zurück.Lernfelder

Online-Vernetzung effektiver nutzen (Blog, Texte und Tabellen)

Intensiver auf mögliche Fehlerquellen einstellen (Word, Grafiken)

regelmäßige Treffen unabhängig von der anfallenden Arbeit

Strengere Steuerung intensiver Austausch und gute Kommunikation

Zeitplanung mit mehr Puffer gute Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten (über die Zuständigkeitsbereiche hinaus)

Was wollen wir verändern?Was soll so bleiben?



In Kürze – zum Schluss



Die 10 Gebote – für Projekte

1. Projektmanagement hat mehr mit Haltung und eigener Einstellung als mit erworbenem Wissen zu tun.

2. Die größte Gefahr sind Sie selbst mit Ihrer inhaltlichen Begeisterung für Ihr Projekt.

3. Nehmen Sie konsequent die Rollen Wissenschaftler und Projektmanager ein und vermischen diese nicht.

4. Definieren Sie „saubere“ Ziele und Teilziele – IMMER

5. Verteilen Sie Aufgaben auf Mehrere (auch ein Pförtner oder Freundeskreismitglied kann Teil eines Projektteams sein) und reservieren Sie Zeit für die Projektplanung.

6. Üben Sie Projektdisziplin: Mischen Sie sich nicht in die Aufgaben der anderen ein. Besprechungen sind Arbeit und keine Sozialrunden.

7. Seien Sie selbstkritisch in Punkto Projekterfolg.

8. Bauen Sie Ihren persönlichen Apparat für Ihre Projekte auf (stellen Sie Ihre Lieblingschecklisten zusammen) z.B. über www.cultural-business.com

9. Machen Sie nach JEDEM Projekt eine Kurzanalyse: „Was soll so bleiben was wollen wir verändern“!

10.Und das Wichtigste: Üben Sie und lernen Sie von anderen.



Werkzeuge – für Ihren „Handapparat“: Cultural Business



Quellen

Wo können Sie nachsehen und mehr erfahren?



Cultural BusinessMehr erfahren.

Das Anwenderbuch Cultural Business - Kultur mit Gewinndie Grundlagen der Methode und Anregungen für die Praxis.

Die Werbefibel 2009/2010 - Mit wenig viel(e) erreichenWirkungsvolle Werbung für Projekte mit einem Budget unter 50 €.

Die Website www.cultural-business.comErgänzung der BuchinhalteGestaltungsvorlagen und Kalkulationstabellen zum DownloadEinladung an Nutzer das Informationsangebot zu verbessern.

Der Newsletter „Neulichkeiten“Neue Anregungen und Hinweise auf Aktualisierungen der Website

Der Blog http://cultural-business.blogspot.com/Plattform für den Dialog zwischen den Anwendern jetzt life

Lernmodule im Rahmen der neuen BA- und Masterstudiengänge.



Fragen

Was können Sie jetzt konkret tun?



2mal täglichBeratung und „Trainingspläne“

[email protected]

Betreff: „volos-mannheim“



Vielen Dank und- schwimmen Sie sich frei.

Kontakt www.cultural-business.com

[email protected]

Cultural Business Projektmanagement - was ist zu beachten?

Education

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