MICROSOFT®

OFFICE WORD 2007

ШУТИС Е-НЭЭЛТТЭЙ ИНСТИТУТ

Виртуал технологийн профессорын баг:

MAILINGS, REFERENCES, REVIEW,VIEW командын зурвас

ЛЕКЦ-10

1.”MAILINGS “ КОМАНДЫН ЗУРВАС

Mailings командын зурвас нь Microsoft Wordпрограммын нэмэлт боломж болох э-мэйлашиглах талаар командуудыг агуулсан баодоогоор тийм өргөн хэрэглэгддэггүй.

Нэг ижил утга бүхий албан захиа, бичигмэдээллийг өөр өөр байгууллага хүнд илгээхбол баримтуудыг нэгтгэж тусдаа байгаамэдээллүүдийг нэгтгэн нэг баримт болгоно.

Үндсэн баримт

илгээх захиа, бичиг, мэдээлэл

MAILINGS – Шуудантай ажиллах

Дагалдах баримт гэж юу вэ?

Дагалдах баримт нь үндсэн баримтадхамаарагдах мэдээллийг агуулсан байдаг.Тэдгээр нь тус бүрдээ талбарт хадгалагдана.Жишээ нь: Нэр, хаяг, утасны дугаар зэрэгмэдээлэл байна.

MAILINGS – ШУУДАНТАЙ АЖИЛЛАХ

Create бүлгийн командууд нь: Envelopes – Дугтуй үүсгэх, хэвлэх Labels – Хаяг болон шошго үүсгэx

Start Mail Merge бүлгийн командууд

Start Mail Merge – Захидлын бэлэн загварыг ашиглажбэлтгээд олон харилцагч нарт явуулах

Select Recipients - Харилцагчдыг сонгох

Edit Recipients List - Харилцагчдын жагсаалтад засвар хийх

Write & Insert Fields бүлгийн командууд Highlight Merge Fields – Захидлын бэлэн загвар

ашигласан үед тодорхой хэсгийг солиход ашиглах Address Block – Захидлын хаягийн хэсэгт дэх хаягийг

засварлаж хаах Greeting Line –“Dear <Name>” гэх мэтийн үгийг

мэндчилгээний хэсэгт нэмэх

Preview Results бүлгийн элементүүд Preview Results – Бэлтгэсэн захидлуудыг урьдчилан

харах Find Recipient – Харилцагчдаас хайлт хийх Auto Check for Errors – Захидал бэлтгэх явцад гарах

алдааг шалгах

Finish бүлгийн команд

Finish & Merge – Захидлыг дуусгаж э-мэйлхэвлэлтэнд гаргана

MAIL MERGE (ЗАХИА НЭГТГЭХ)

Хоёр файлыг нэгтгэн нэг файл болгохзамаар төрөл бүрийн өгөгдлүүдийг тогтсонзагварт оруулахад Mail merge командыгашигладаг. Mail merge гэдэг нь Wordпрограмд үүсгэсэн захиагаа захиа хүлээнавагчдын нэр, хаягийг агуулсан өгөгдлийнфайлтай нэгтгэн нэг баримт үүсгэхийг хэлнэ.2 файлыг нэгтгэхээс өмнө үүсгэсэн байххэрэгтэй ба эдгээр нь үндсэн файл (maindocument) ба өгөгдлийн файл (data source)байна.

Нэр, хаяг гэх мэт төрөл бүрийнөгөгдлүүдийг өгөгдлийн файлд хадгалахба тийнхүү бэлэн өгөгдлийн файлаазахиагаа бичиж хадгалсан үндсэн файлднэгтгэдэг. Байнгын тогтмол байх өгөгдөл(захианы текст) болон талбаруудын нэрс(Title, First name...) нь үндсэн файлдагуулагдах ба эдгээр талбарууд ньөгөгдлийн файл дахь талбаруудадхаргалзана.

MAIL MERGE (ЗАХИА НЭГТГЭХ)

Mailings туузны Step by Step Mail merge Wizard командыг сонгоно.

Mail merge цонх нээгдэнэ.

MAIL MERGE (ЗАХИА НЭГТГЭХ)

Select Document type хэсэгт ямар төрлийн баримт нэгтгэхээ сонгоно.

Letters - захианууд;

E-mail messages -e-mail захианууд;

Envelopes - захианыдугтуйнууд;

Labels - төрөл бүрийн шошгонууд;

Алхам 1: Үндсэн баримтын төрлийг сонгох

Үргэлжлүүлэхийн тулддэлгэцийн баруун доодбулан дахь Next:Starting documentхолбоосон дээр дарна

Алхам 1: Үндсэн баримтын төрлийг сонгох

Use the currentdocument - нээлттэйбайгаа баримтыгашиглах;

Start from atemplate – Загварбаримтыг ашиглах;

Start from existingdocument - өмнөүүсгэсэн жагсаалтнээх.

Алхам 2: Үндсэн баримтыг сонгох

Гарч ирэх цонхноос та альзахиаг үндсэн баримтаарашиглахаа сонгох хэрэгтэй.Энэ жишээн дээр бидашиглаж байсан баримтыгнь үндсэн баримтаарсонгосон болно.

Үргэлжлүүлэхийн тулддэлгэцийн баруун доодбулан дахь Next: Selectrecipient холбоосон дээрдарна

Алхам 2: Үндсэн баримтыг сонгох

Use an existing list - өмнөүүсгэсэн өгөгдлийнфайлыг нээх;

Select from Outlookcontacts - Outlook-ийнхарилцагчдаас сонгох;

Type a new list - шинэжагсаалт үүсгэх.

Алхам 3: Хүлээн авагчдыг сонгох

Гарч ирэх цонхон дээрхүлээн авагчийгтодорхойлох боломжтой.Үргэлжлүүлэхийн тулддэлгэцийн баруун доодбулан дахь Browseхолбоосон дээр дарна.

Алхам 3: Хүлээн авагчдыг сонгох

Харилцах цонхны тусламжтайгаарөгөгдлийн file-г сонгох боломжтой.Байрлалыг нь өөр хавтаснаас сонгожболно Өгөгдлийнхөө file-г сонгоод openтовчийг дарна.

Захиагаа бичиж оруулаад, захианы толгойхэсэгт хүлээн авагчдын нэр, хаяг бусадмэдээллийг оруулна.

Insert Merge Field цонхноос захиандааямар талбар оруулахаа сонгоно.

Талбараа сонгоод Insert командыг дарна.

Сонгосон талбар захианы дээд хэсэгт гарчирнэ.

Өгөгдлийн файлдаа хэдэн талбартмэдээлэл оруулсан, тэр талбарын тоогоорMore items… командыг гүйцэтгэнэ.

Алхам 4: Захиагаа бичиж оруулна.

Алхам 5: Захиагаа хэвлэхийн өмнө урьдчилан байдлаар харах

Preview your letters хэсгийнкоманд дээр дарж бүх захиануудаа гүйлгэнхарж болно.

команд дээр дарна.

Алхам 5: Захиагаа хэвлэхийн өмнө

урьдчилан байдлаар харах

Алхам 6: Захиа нэгтгэх үйлдлийг дуусгах

Merge хэсгийн Print ... командаар захиагаахэвлэнэ.

Edit individual letters … команд дээрдарж, нээгдэх цонхны All командыг дарахадбүх захиаг агуулсан Letters1 нэртэй Wordбаримт үүсэх ба захиа тус бүрт засвар,өөрчлөлт оруулж болно. Нэгтгэсэнбаримтандаа “Сургалтанд урьж байна” нэрөгч хадгална.

2.REFERENCES – ЛАВЛАГАА ХИЙХ /Командын зурвас/

2.1.Table of Contents – Агуулгын жагсаалтыг бэлтгэх бүлэгTable of Contents- Баримтанд агуулгын жагсаалтыг нэмж оруулахAdd Text- Жагсаалтанд параграф нэмэхUpdate Table-Жагсаалтыг шинэчлэх

2.2 Footnotes – Хөлийн тайлбар оруулах бүлэг

Insert Footnote-Баримтанд хөлийн тайлбар оруулахInsert Endnote- Баримтын төгсгөлд тайлбар оруулахNext Footnote-Тайлбаруудын хооронд шилжихShow Notes- Тайлбаруудыг харуулах

2.3 Citations & Bibliography бүлэг

Insert Citation- Баримтанд эх үүсвэрээс ишлэл оруулахManage Sources- Баримтанд оруулсан эх үүсвэрийнжагсаалтыг удирдахStyle- Загварыг сонгох

Bibliography- ишлэлээ хадгалах, хадгалсан ишлэлээ түүж харах

2.4 Captions - Объектод нэр өгөх бүлэг

Insert Caption-Зураг болон бусад объектод нэр шинээр өгөхInsert Table of Figures-Объектын нэрсийн жагсаалтыг оруулахUpdate Table- Жагсаалтыг шинэчлэхCross-reference-Төрөл бүрийн лавлагаанд шилжих

2.5 Index – Индекстэй ажиллах бүлэг

Mark Entry-Баримтын индексэд сонгосон текстийг нэмэхInsert Index- Индексийн жагсаалтыг баримтанд оруулахUpdate Index- Индексийг шинэчлэх

6.Table of Authorities – Зохиогчийнжагсаалттай ажиллах бүлэг

Mark Citation-Зохиогчийн жагсаалтанд сонгосон текстийг нэмэх

Insert Table of Authorities - Зохиогчийн жагсаалтыг баримтанд оруулах

Update Table-Жагсаалтыг шинэчлэх

3. REVIEW- /Командын зурвас/

Proofing бүлэгSpelling & Grammar-Дүрмийн болон зөв бичгийн алдаагшалгахResearch-Лавлах материалуудаас хайхThesaurus-Ойролцоо утгатай үгийг санал болгохTranslate-Сонгосон хэсгийг орчуулах

Translation ScreenTip- Орчуулга хийхSet Language- Дүрмийн болон зөв бичгийналдааг шалгах хэл сонгохWord Count-Тэмдэгт, үг, мөр, параграфыг тоолжгаргах

REVIEW- /Командын зурвас/

Comments – Тайлбартай ажиллах бүлэгNew Comments-Тайлбар оруулахDelete-Тайлбарыг устгахPrevious- Өмнөх тайлбарт очихNext - Дараагийн тайлбарт очих

Changes – Өөрчлөхтэй холбоотой бүлэгAccept-Баримтанд бүх өөрчлөлтийг зөвшөөрөхReject- Өөрчлөлтийг цуцлахPrevious-Өмнөх өөрчлөлтөнд шилжихNext- Дараагийн өөрчлөлтөнд шилжих

4. VIEW -/Командын зурвас/

Document Views – Баримтыг харах бүлэг

Print Layout- Хэвлэх байдлаар харахFull Screen Reading-Уншихаар дэлгэц дүүрэн харахWeb layout-Вэб хуудас байдлаар харахOutline- Бүтэцтэй нь хамт харахDraft-Баримтын үндсэн хэсэгт засварлах байдлаархарах

Show/Hide - Үзүүлэх/Нууцлах бүлэг

Ruler - Хэмжээсийн шугамыг гаргахDocument map- Баримтын бүдүүвчийг дэлгэн харахGridlines- Торон шугамыг үзүүлэхThumbnails- Хуудас бүрийг зураг байдлаар үзүүлэнсамбарт гаргахMessage Bar-Message –ийн мөрийг гаргах

Zoom - Харагдах хэмжээг тохируулах бүлэг

Zoom- Харагдах хэмжээг тохируулах100%- 100%-аар харахOne Page- Нэг хуудсаар харахTwo Pages- Хоёр хуудсаар харахPage Width- Дэлгэцийн өргөнд тааруулж хуудсыг харах

Window – Цонхтой ажиллах бүлэг

New window-Шинэ хуулбар цонх үүсгэх Arrange All- Бүх цонхоо харах Split-Цонхоо хуваахView Side by Side- Хоёр баримтыг харьцуулахаар зэрэгцүүлж

Synchronous Scrolling- Хоёр баримтыг зэрэг гүйлгэж харах Reset Window Position- Харьцуулж байсан баримтуудыг буцаах

Switch Windows- Нээлттэй байгаа цонхнуудаас сонгох