CROIX-ROUGE DU BURUNDIadministratif et financier du centre. Des discussions à type d’interview...
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CROIX-ROUGE DU BURUNDI
CENTRE MEDICAL DE KININDO
Par
Dr. Jean Darcy MIKAZA
Bujumbura, Mai 2014
CONTRIBUTION AU DEVELOPPEMENT ADMINISTRATIF ET
FINANCIER DU CENTRE MEDICAL DE LA CROIX-ROUGE DE
KININDO
Rapport de stage mené du 1er Avril au 15 Mai.
i
DEDICACES
A vous cher Père, si tôt parti !
Votre mémoire charrie nos efforts
A vous digne frère, Olivier, tu as à jamais marqué mes jours
Au ciel où vous nous attendez pour toujours
Recevez votre couronne en retour
A Dieu haute gloire et louange éternelle !
ii
REMERCIEMENTS
Au Secrétaire Général de la Croix-Rouge du Burundi,
Je ne saurais passer sous silence la confiance que vous avez affiché à mon
égard et qui m’a été d’un grand intérêt tout au long de ce travail, vos qualités
de leader, votre grande disponibilité m’ont été d’un grand soutien, je tiens à
exprimer ma profonde reconnaissance.
A vous madame la chargé du Département Santé et Soins,
Vous m’avez donné de votre temps malgré les multiples engagements qui sont
les vôtres. Nos remerciements les plus sincères vous sont exprimées.
A tout le personnel du Centre Médical de la Croix-Rouge de KININDO,
Vous m’avez tant appris, plaise à Dieu que le fruit de ce travail profite
amplement au soulagement des plus vulnérables et vous obtienne encore plus
de bénédictions. Trouvez ici, je vous en prie, ma profonde gratitude.
A mes parents, mes sœurs et frères, pour leur soutien indéfectible, leur patience et leur amour tout au long de mes longues études, pour leur présence dans tous les moments de ma vie. A toutes ces familles qui m’ont partagé toit et/ou couvert durant mon séjour ici bas et à vous tous dont le concours m’a été toujours permanent, nous disons merci du fond du cœur ! A tous mes ami(e)s pour leur réconfort et soutien fraternel, leur amitié sincère et leurs joyeux encouragements. A tous ceux qui de près ou de loin ont contribué à l’aboutissement de ce
travail, nos remerciements vous sont adressés.
iii
LISTE DES ABREVIATIONS
CNLS : Comité National de Lutte contre le SIDA
MSPLS : Ministère de la Santé Publique et de la Lutte contre le SIDA
MFP : Mutuelle de la Fonction Publique
OMD : Objectif du millénaire pour le développement
OMS : Organisation Mondiale de la Santé
SOLIS: Mutualité Solidarité pour la Santé
CDS : Centre de Santé
SIDA : Syndrome d’Immunodéficience Acquise.
VIH : Virus de l’immunodéficience humaine.
iv
LISTE DES GRAPHIQUES
Graphique 1: Organigramme du Centre de Santé
Graphique 2: Niveau des compétences
Graphique 3: Organigramme révisé du Centre de Santé
v
Table des matières
DEDICACES ................................................................................................................................................. I
REMERCIEMENTS ................................................................................................................................... II
LISTE DES ABREVIATIONS ................................................................................................................. III
LISTE DES GRAPHIQUES ..................................................................................................................... IV
GRAPHIQUE 1: ORGANIGRAMME DU CENTRE DE SANTE ............................................... IV
GRAPHIQUE 3: ORGANIGRAMME REVISE DU CENTRE DE SANTE .............................. IV
1 INTRODUCTION GENERALE ......................................................................................................... 1
1.1 INTRODUCTION [1, 2, 3, 4, 5] ..................................................................................................................... 1
1.2 EXPOSE DU PROBLEME [6, 7, 8] ................................................................................................................. 2
1.3 QUESTION DE RECHERCHE ......................................................................................................................... 3
1.4 HYPOTHESES ET PERSPECTIVES DE LA RECHERCHE ..................................................................................... 3
1.4.1 HYPOTHESES DE LA RECHERCHE ................................................................................................................... 3
1.4.2 PERSPECTIVES DE LA RECHERCHE ................................................................................................................. 3
1.5 OBJECTIFS DE LA RECHERCHE ..................................................................................................................... 4
1.5.1 OBJECTIF GENERAL ....................................................................................................................................... 4
1.5.2 OBJECTIFS SPECIFIQUES ................................................................................................................................ 4
1.6 METHODES ................................................................................................................................................ 4
1.6.1 Données à collecter ...................................................................................................................................... 4
1.6.2 Considérations éthiques ............................................................................................................................... 4
1.6.3 Contraintes ................................................................................................................................................... 5
2 RESULTATS ....................................................................................................................................... 6
2.1 Profil administratif..................................................................................................................................... 6
2.1.1 organigramme .............................................................................................................................................. 6
2.1.2 Du statut du centre ....................................................................................................................................... 7
2.1.3 Des services opérationnels ........................................................................................................................... 7
2.1.4 Niveau d’instruction ..................................................................................................................................... 8
2.1.5 Qualité de l’accueil ....................................................................................................................................... 9
vi
2.1.6 Du respect du travail .................................................................................................................................... 9
2.2 Profil financier ......................................................................................................................................... 10
2.2.1 du bilan du premier trimestre 2014 ........................................................................................................... 10
2.2.2 des procedures de gestions ........................................................................................................................ 10
2.2.2.1 Du circuit des recettes ....................................................................................................................... 10
2.2.2.2 Du circuit des dépenses ..................................................................................................................... 10
3 DISCUSSION ET RECOMMANDATIONS .................................................................................. 11
3.1 Du Profil administratif ............................................................................................................................. 11
3.1.1 De l’organigramme ..................................................................................................................................... 11
3.1.2 Du statut du centre ..................................................................................................................................... 12
3.1.3 Des services opérationnels ......................................................................................................................... 12
3.1.4 Niveau d’instruction ................................................................................................................................... 12
3.1.5 Qualité de l’accueil ..................................................................................................................................... 12
3.1.6 Du respect du travail .................................................................................................................................. 13
3.2 Profil financier ......................................................................................................................................... 13
3.2.1 du bilan du premier trimestre 2014 ........................................................................................................... 13
3.2.2 des procedures de gestions ........................................................................................................................ 13
4 CONCLUSION .................................................................................................................................. 14
BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................................... 15
1
1 INTRODUCTION GENERALE
1.1 INTRODUCTION [1, 2, 3, 4, 5]
Auxiliaire des pouvoirs publics, la Société Nationale de la Croix-Rouge
participe au côté du ministère de la Santé Publique à améliorer la santé de la
population burundaise. Dans ce domaine, la Croix-Rouge du Burundi s’inspire
du 4ème objectif de la Politique Nationale de Santé « Renforcement du
Système de Santé » et le Plan National de Développement Sanitaire.
Fort de l’appui financier de la Croix-Rouge Espagnole, La Croix-Rouge du
Burundi a ainsi créé le Centre de Santé de Kinindo, dans la région sud de la
capitale. A ce moment cette région était peuplée par des vulnérables qui, avec
la peur d’affronter les grands hôpitaux et cabinets de la capitale, y trouvaient
et y trouve toujours ainsi des soins accessibles tant sur le plan géographique
que financier!
Ce centre a pour objectif d’offrir des soins de qualité et à moindre coût voire à
titre gracieux aux populations environnantes en générales et aux plus
vulnérables en particuliers.
La patientèle est toujours composée de personnes vulnerables des quartiers
péri urbains tels Kanyosha et Ruziba en majorité! Ces derniers éprouvent
toujours des difficultés quant il est temps pour eux de solliciter des soins
spécialisés.
Notre capacité d’accueil s’est agrandie avec le temps notamment avec
l’ouverture d’une unité d’hospitalisation ainsi qu’un service de maternité.
Or, depuis sa création, ce centre affronte plusieurs problèmes notamment le
manque d’autonomie financière ainsi que d’un système de travail adéquat.
Ainsi se trouve-t-il confronté à la grogne des bénéficiaires quant à la qualité
des soins et des superviseurs quant à la gestion de ce dernier. Ainsi des actions
s’avèrent nécessaire pour apporter des solutions à enjeux.
C’est dans cette optique que se situe notre travail.
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1.2 EXPOSE DU PROBLEME [6, 7, 8]
Comme le réaffirme l’OMS, dans son document portant réforme de Soins de Santé primaires, les populations veulent vivre dans des collectivités et des environnements qui protègent et favorisent leur santé. Les soins primaires, avec l’accès universel et la protection sociale, constituent des réponses clés à ces attentes. La Croix-Rouge du Burundi, s’inscrivant dans la logique de la Stratégique 2020 de la FICR dans son deuxième objectif qui est de « mener des actions de diplomatie humanitaire pour prévenir et réduire la vulnérabilité dans un monde interdépendant.» et du Plan national de développement Sanitaire 2011-2015, continue à renforcer son appui au développement du Système de Santé notamment à travers ses centres de Santé dont celui de Kinindo. Comme ce dernier est en cogestion avec le gouvernement, il éprouve aujourd’hui des difficultés liés à l’organisation et aussi tant à la disponibilité et à la gestion des ressources. Pour tenter de remédier à ce problème, il nous semble juste et opportun d’effectuer une analyse avec un œil éclairé par la réalité de ce centre pour enfin aboutir à des solutions à la fois efficace et efficiente pour assurer développement et pérennité à cette formation sanitaire. Dans ce contexte, trois questions surgissent :
Quelles sont les lacunes en qualité de soins affichées par le centre ? Quelles sont les tenants du manque d’autonomie financière de cette formation sanitaire? Quelles sont les interventions nécessaires pour le développement de ce centre?
Ce travail se propose de murir une réflexion sue cela et proposer des vois de sortie, voire participer à leur implémentation dans les limites du possible.
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1.3 QUESTION DE RECHERCHE
Quels sont les obstacles au développement administratif et financier du
Centre de Santé de la Croix-Rouge de Kinindo?
1.4 HYPOTHESES ET PERSPECTIVES DE LA RECHERCHE
1.4.1 HYPOTHESES DE LA RECHERCHE
a) Le profil du personnel du centre influe sur la qualité des soins;
b) Le Statut légal du centre joue un grand rôle dans l’offre et la quête des soins;
c) Le mode de gestion du centre a un impact sur la qualité de la rentabilité de la
formation sanitaire.
1.4.2 PERSPECTIVES DE LA RECHERCHE
Cette étude vient répondre à la nécessité d’une réponse au défi que constituent
le développement et la pérennisation du Centre de santé de KININDO.
Les résultats de ce travail devraient aboutir à des solutions qui contribueront à
faire de ce centre une formation sanitaire de qualité pour le grand des
bénéfices de ses patients en particulier et pour toute la communauté en
général.
4
1.5 OBJECTIFS DE LA RECHERCHE
1.5.1 OBJECTIF GENERAL
Contribuer au développement administratif et financier du centre médical de
KININDO.
1.5.2 OBJECTIFS SPECIFIQUES
Evaluer l’état financier et administratif du centre médical
Discuter des solutions à apporter et des stratégies à implémenter pour
répondre aux éventuels défis trouvés
Participer à la mise en œuvre de ces stratégies et solutions.
1.6 METHODES
1.6.1 DONNEES A COLLECTER
Les données ont été collectées manuellement et concernaient l’état
administratif et financier du centre.
Des discussions à type d’interview individuel ont été menées avec le personnel
du centre pour compléter les données chiffrées et les rapports.
Méthodes d’analyses
Le dépouillement a été manuel, l’analyse et le traitement des données se sont
faits dans les logiciels Microsoft Word et Excel 20O7.
1.6.2 CONSIDERATIONS ETHIQUES
Cette étude été précédée par une série de démarches visant à obtenir les différentes autorisations nécessaires à la collecte des données. Par ailleurs, tous les patients étaient informés de l’objet de l’étude et y ont
adhéré volontairement.
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1.6.3 CONTRAINTES
On a reçu la latitude de mentionner que quelques données chiffrées, le reste
étant classé confidentiel.
En plus, le temps imparti à notre stage n’était pas de nature à épuiser le sujet,
néanmoins, nous espérons qu’il apportera sa pierre dans l’amélioration des
états financier et administratif de ce centre.
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2 RESULTATS
2.1 PROFIL ADMINISTRATIF
2.1.1 ORGANIGRAMME
Graphique 1: Organigramme du Centre de Santé
Cet organigramme retrace les relations hiérarchiques telles qu’ils étaient
définis au début de notre stage. Tout le personnel semble ici avoir une autorité
qui permette un suivi régulier.
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2.1.2 DU STATUT DU CENTRE
Le centre a un statut de centre de Santé avec comme attribution de fournir
rien que le paquet minimum d’activité. Actuellement le centre offre le Paquet
minimum d’activité ainsi que certaines activités du Paquet complémentaire
d’activité.
2.1.3 DES SERVICES OPERATIONNELS
a) Service d’accueil et de triage : Ce service est chargé d’accueillir les malades
et de les orienter dans les différents services dont ils ont besoin. Il se charge
également d’établir les fiches des malades.
b) Services de consultation : Le patient est reçu par un médecin ou une
infirmière. S’il apparaît lors de la consultation que le patient ne peut être traité
au Centre de santé (nécessité de soins spécialisés), il est redirigé vers les
cabinets spécialisés ou vers le Centre Hospitalo Universitaire de
KAMENGE(hôpital de référence). Ce qui n’est pas toujours suivi par nos
patients qui se voient freinés par les moyens financiers voire l’inexistence de
personnes compétentes dans le pays!
c) Service de pharmacie : Une Pharmacie est ouverte tous les jours de 7h30 à
15h au sein du Centre de Santé KININDO. En-dehors des heures de travail, un
service minimum de pharmacie reste disponible à l’infirmerie.
d) Service d’hospitalisation : ce service actif 24h sur 24h. La capacité d’accueil
actuelle est de 24 lits.
e) Service des urgences : Une infirmière est toujours disponible au CMK pour
accueillir les urgences médicales et chirurgicales. Le médecin intervient
chaque fois que de besoin.
f) Service de laboratoire : le CMK possède un laboratoire “moderne” qui peut
effectuer des examens de microscopie, bactériologie, hématologie, sérologie et
biochimie.
Deux laborantins y travaillent tous les jours de la semaine.
8
g) Service de prise en charge des VIH / SIDA: Grâce à l’appui du Comite
National de Lutte contre le SIDA(CNLS), le CMK a instauré un programme de
prise en charge global des malades atteints par le VIH, hors Antirétroviraux
(ARV) ou sous ARV.
Un service de prévention de la transmission Mère enfant(PTME) est aussi
fonctionnel et travaille en étroite collaboration avec le Service chargé du suivi
Pré et post natale.
h) Service de Dépistage volontaire VIH : ouvert tous les jours ouvrables et
tenus par une assistante psycho sociale qualifiée!
i) Un service préventif qui associe la vaccination (Tout le programme
vaccinal), les Consultations pré et post natales ainsi que le planning familial.
Services gratuitement offert avec l’appui du gouvernement surtout pour les
produits utilisés.
j) Un service de maternité : qui assure le suivi des accouchements mais qui
souffre toujours de l’absence d’un bloc opératoire pour les césariennes en cas
de besoin.
2.1.4 NIVEAU D’INSTRUCTION
9
Graphique 2: Niveau des compétences
Pour le Personnel médical, Il est constitué de
- 2 médecins généralistes dont le Responsable
- 6 infirmiers à temps plein dont deux de niveau A2 et quatre de Niveau A3, 2
infirmiers vacataires de niveau A2
- 2 laborantins à temps plein
Ainsi que trois aides soignants.
2.1.5 QUALITE DE L’ACCUEIL
Sur les 60 patients interrogés de manière aléatoire, seul 42% se disent
satisfaits de l’accueil qui leur est réservé. Les 58% se disent non satisfaits et
avancent comme raison la longueur des files d’attente devant le service de
triage et d’enregistrement et devant les cabinets de consultations. Il ya en plus
comme problème la lourdeur des formalités à remplir pour accéder à une
consultation.
2.1.6 DU RESPECT DU TRAVAIL
L’autorité du centre médical, de même que le personnel, relève plusieurs
entorses au respect des normes de travail :
Des retards et absentéismes au travail
Absence d’esprit d’équipe et d’entraide
Non respect de la hiérarchie
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2.2 PROFIL FINANCIER
2.2.1 DU BILAN DU PREMIER TRIMESTRE 2014
Le bilan du premier Trimestre montre un Compte de la Formation sanitaire
seulement créditeur d’un montant juste suffisante pour couvrir ses besoins de
fonctionnement courant pour 32 jours. Le taux de recouvrements des créances
se situe à 36%.
2.2.2 DES PROCEDURES DE GESTIONS
2.2.2.1 Du circuit des recettes
Toutes les recettes directes du centre, tous actes et services confondus,
passent par une seule caisse. Le calcul est manuel et les reçus sont faits à la
main à partir d’un carnet de reçus à souches.
Les recettes indirectes, c'est-à-dire ceux résultants des tiers payants,
transitent directement sur le compte bancaire du centre.
2.2.2.2 Du circuit des dépenses
Toutes les dépenses sont préparées par la secrétaire comptable et approuvée
par le Responsable sous la supervision du Comité de Gestion.
11
3 DISCUSSION ET RECOMMANDATIONS
3.1 DU PROFIL ADMINISTRATIF
3.1.1 DE L’ORGANIGRAMME
De l’organigramme tel qu’il est conçu montre qu’il n’a pas subi de modification
après l’adjonction du service de maternité et hébergement des patients. Une
mise à jour s’avère nécessaire pour répondre à la nécessité d’un responsable
du service de maternité et de l’hospitalisation.
L’organigramme suivant a été proposé et adopté :
Graphique 3: Organigramme révisé du Centre de Santé
12
3.1.2 DU STATUT DU CENTRE
La formation sanitaire, da part son personnel et de son panel de services ne
devrait pas rester dans le statut de centre de santé mais par contre devrait
aspirer à un statut de centre médical.
Cette suggestion a été elle aussi prise en compte et la procédure est en cours
pour la modification du statut au niveau du ministère de tutelle.
3.1.3 DES SERVICES OPERATIONNELS
Au vu de tous les services du centre, une remarque facile survient, il n’ya pas
de services spécialisés. Donc ici un effort particulier devrait être fourni pour
spécialiser autant que faire se peut le centre et prioritairement la pédiatrie et
la maternité pour rejoindre les O.M.D 4 et 5. Notons ici que nous n’avons pas
pu aller loin car cette initiative était très onéreuse et reste dans les
perspectives du centre.
3.1.4 NIVEAU D’INSTRUCTION
Nous nous conviendrons que toutes les catégories de personnels nécessaires
au centre sont représentées mais les effectifs ne sont pas suffisants par
rapport aux services à offrir (anciens et nouveaux) et aussi pour rompre avec
le système de vacatariat.
Ainsi, nos suggestions furent de recruter du personnel tant infirmier que
médical pour essayer de redonner de la force à cette équipe. Et comme résultat
de notre doléance, un infirmier de niveau A2 ainsi qu’un médecin ont été
engagés.
3.1.5 QUALITE DE L’ACCUEIL
Sur ce qui concerne l’accueil des patients, nous constatons qu’il était temps
d’opérer un changement dans ce domaine et des réunions avec le personnel
sur la question ont abouti aux mesures suivantes :
L’enregistrement des patients se fera dorénavant par un travailleur
affecté rien qu’à cette tache et devra être ponctuel à son poste.
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Le système des rendez-vous devra permettre de dispatcher les patients
entre les demi-journées pour que ceux qui doivent être accueillis les
après-midi puissent revenir à l’heure dite.
Deux cabinets de consultations médicales seront ouverts en parallèle
tous les jours.
3.1.6 DU RESPECT DU TRAVAIL
Des entorses au respect des normes de travail, on a organisé une séance
d’avertissement pour demander à tout un chacun de faire un examen de
conscience afin de se corriger avant l’avènement de mesures administratives
qui sont, elles, plus contraignantes.
En plus un système de traçabilité de la rentabilité de chaque employé est
entrain d’être expérimenté pour permettre à tous de voir que tel ou tel était
effectivement entrain de prester. Cela à travers une fiche personnelle et
hebdomadaire des activités réalisées pour le centre.
3.2 PROFIL FINANCIER
3.2.1 DU BILAN DU PREMIER TRIMESTRE 2014
Du bilan, on remarque que le centre n’est en bonne posture au niveau
financier mais là des efforts de recouvrement devraient permettre d’avoir un
peu plus de moyens.
3.2.2 DES PROCEDURES DE GESTIONS
Le fait que les opérations de gestion et de comptabilité se font manuellement
peut donner lieu à des inquiétudes quant à la véracité des données fournie et
faciliter aussi les cas de fraude.
Ainsi, on a proposé qu’un progiciel de gestion soit installé pour faciliter les
opérations et aussi donner lieu à plus de transparence dans la gestion et la
comptabilité du centre.
Le logiciel est en cours d’installation vu que nous avons pu démontrer son
efficience.
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4 CONCLUSION
Au terme de ce travail, il est plausible de souligner que notre stage nous aura
permis de participer à la révision de l’organigramme du centre et ainsi à une
redéfinition des attributions de chacun des membres du personnel.
Un statut adapté au centre est attendu et un accroissement des effectifs a pu
être atteint; socle d’une amélioration de la qualité des soins et de la rentabilité
du centre. Nous nous en voudrions de ne pas mentionner que les modifications
apportées au niveau de l’accueil et de la gestion contribueront sans nul doute à
rendre le centre plus fiable autant pour ses patients que pour l’autorité.
Au vu des résultats, en outre, les objectifs de notre stage ont été largement
atteints.
Notre stage nous aura permis de participer activement au développement du
centre de santé, les différentes suggestions qui ont reçu l’approbation de
l’autorité du centre ont affermis notre sentiment d’acteur du développement.
En outre, le temps de ce stage nous a permis de nous familiariser aux
différents outils de gestion utilisés et à découvrir même d’autres options de
gestion tel la gestion numérique.
On ne saurait oublier que nous sortons de ce stage avec un réel bagage au
niveau de la gestion des ressources humaines ainsi que de la compréhension
du fonctionnement des systèmes de santé et à fortiori d’un centre de santé.
15
BIBLIOGRAPHIE
1. STATUT DU CENTRE DE SANTE DE LA CROIX-ROUGE KININDO, 1999
2. CONTRAT DE COOPERATION ENTRE LE MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE
ET LA CROIX-ROUGE DU BURUNDI, 1999
3. CONTRAT DE COLLABORATION ENTRE LE COMITE NATIONAL DE LUTTE
CONTRE LE SIDA ET LA CROIX-ROUGE DU BURUNDI,2006
4. CONTRAT DE COLLABORATION ENTRE LA MUTUELLE DE LA FONCTION
PUBLIQUE ET LA CROIX-ROUGE DU BURUNDI, 2002
5. CONTRAT DE COLLABORATION ENTRE LA MUTUALITE SOLIS ET LE CENTRE
DE SANTE DE LA CROIX-ROUGE A KININDO, 2011
6. WHO, Rapport sur la sante dans le monde, 2008 : les soins de santé primaires -
maintenant plus que jamais
7. http://www.ifrc.org/Global/Publications/general/strategy-2020-fr.pdf
8. http://www.nationalplanningcycles.org/sites/default/files/country_docs/Bur
undi/burundi_pnds_2011_-_2015_vf.pdfn