Crm - Guia Referencia - Sincronismo Exchange x Protheus

CRM TOTVS

Guia de Referência para Sincronização Exchange x Protheus

Baseline janeiro de 2010

Responsáveis:

TDI Sistemas

Aprovadores:

AR

Revisão: 1.0

CRM TOTVS| Guia de referência sincronização Exchange x Protheus

Conteúdo

Síntese..........................................................................................................................................3

Sincronismo da Agenda................................................................................................................4

Envio de convite/reunião.............................................................................................................6

Sincronismo da Tarefa..................................................................................................................8

Botão sincronização...................................................................................................................10

Importante.................................................................................................................................12

TDI – Tecnologia, Desenvolvimento e Infra-Estrutura TOTVS

CRM – Guia de referência para uso da sincronização Exchange x Protheus

2


Síntese

Este guia de referência contempla a nova funcionalidade do CRM TOTVS => sincronização entre o Exchange x Protheus.

Através dessa nova funcionalidade será possível sincronizar (integrar) toda agenda ou tarefa incluída no CRM para o Exchange. No Exchange será possível realizar manutenção na agenda ou tarefa e depois sincronizar novamente com a do CRM. Apenas não é possível incluir uma agenda ou tarefa no Exchange e através do sincronismo incluir ela no CRM.

Neste release, abordaremos os seguintes tópicos:

Passo 1 - Sincronismo de agenda; Passa 2 – Envio de convite/reunião; Passo 3 - Sincronismo da tarefa; Passo 4 – Botão sincronização;

Abaixo, você encontra uma seção detalhada de cada um destes itens.



3


Sincronismo da Agenda

Após a manutenção (inclusão, alteração ou exclusão) e confirmação de uma agenda (figura 01) será exibida uma nova interface (figura 02) para que seja informado usuário, senha e e-mail do usuário, através dessas informações o sistema faz o sincronismo com o Exchange. Existe também nessa nova tela uma opção chamada “lembrar login durante a sessão”, marcando esta opção o usuário não precisa ficar informado para toda manutenção de agenda os seus dados usados no Exchange. Os dados apenas serão solicitados novamente quando o usuário sair e entrar no sistema.

Figura 01 – Manutenção da agenda (inclusão, alteração ou exclusão):

Figura 02 – Sincronismo com Exchange – será apresentada a nova interface após a confirmação (botão OK):



4


Caso o usuário não deseja realizar o sincronismo basta pressionar o botão cancelar na tela acima. Pressionando o botão OK o sistema realiza o sincronismo e incluir as agendas no Exchange figura 03.

Figura 03 – Tela do Exchange contendo as agenda que foram sincronizadas:



5


Envio de convite/reunião

Para que seja enviado um convite/reunião é necessário incluir uma agenda para a entidade (cliente ou prospect) figura 01, mudar o conteúdo do campo “AGENDA/REUNI” para REUNIÃO, figura 02 e preencher o campo e-mail participante com os e-mails desejados e informar o local da reunião no campo local figura 03.

Figura 01: incluindo uma agenda para convite/reunião:

Figura 02: alterando o campo de agenda para reunião



6


Figura 03: preenchimento dos campos de e-mail de participante e local da reunião:

Figura 04: após a confirmação será enviado o convite para todos os envolvidos:



7


Sincronismo da Tarefa

Após a manutenção (inclusão, alteração ou exclusão) e confirmação de uma tarefa (figura 01 e 02) será exibida uma nova interface para digitação dos dados do usuário, mesma tela apresentada no sincronismo da agenda. Alguns campos na tarefa são tratados para saber se determinada tarefa foi concluída ou teve o seu status alterado figura 03.

Figura 01: incluindo uma tarefa

Figura 02: após a confirmação da tarefa é apresentada tela para sincronismo



8


Figura 03: campos que tratam o início e o fim de uma tarefa.

Figura 04: Tarefa sincronizada no Exchange



9


Botão sincronização

Será habilitado na WORKAREA o botão de sincronismo com o Exchange (figura 01), através desse novo botão será possível fazer o sincronismo de todas as agenda e tarefas incluídas no CRM. Após o usuário selecionar esta opção será apresentado uma tela (figura 02) onde será possível informar o período (data de / data ate) usado no sincronismo, também é possível escolher agenda ou tarefa para o sincronismo ou tudo.

Figura 01: novo botão habilitado



10


Figura 02: tela de sincronismo



11


Importante

Para o correto funcionamento do sincronismo entre o Exchange x Protheus, devemos seguir algumas regras:

1. Toda agenda ou tarefa deve ser incluída no CRM e não no Exchange, o ponto inicial do sincronismo é o CRM.

2. Para garantir a integração da agenda ou tarefa sempre faça a integração após a inclusão de uma agenda ou tarefa ou então usem o botão de sincronização existente na WORKAREA. Dessa forma garantimos que todos os dados foram sincronizados.

3. Caso alguma agenda ou tarefa tenham sido alteradas no Exchange (alterada data, inicio/fim ou excluída), será necessário usar o botão de sincronização existente na WORKAREA, dessa forma as alterações feitas diretamente no Exchange serão sincronizadas com o CRM. Deve ser feito dessa forma, pois o CRM faz o sincronismo automático com o Exchange, já p Exchange não, com isso se alguma agenda ou tarefa tenha sido alterada no Exchange a alteração ainda não foi feita no CRM.



12

Crm - Guia Referencia - Sincronismo Exchange x Protheus

Documents

Transcript of Crm - Guia Referencia - Sincronismo Exchange x Protheus