CRITERIOS PARA OTORGAR RECONOCIMIENTOS A LAS UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO

3 de agosto de 2006

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

CRITERIOS PARA OTORGAR CRITERIOS PARA OTORGAR RECONOCIMIENTOS A LAS RECONOCIMIENTOS A LAS

UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO DE PUERTO RICO

Contraloría a sus órdenes...

INCUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

No asistencia del funcionario principal a la orientación (-5 puntos)


Cont. INCUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

No envío o envío tarde de la Certificación (Anejo 2 de la Carta Circular OC-06-31 del 30 de junio de 2006) (-2 puntos)


SISTEMA DE CONTABILIDAD

La contabilidad de las cuentas y de los fondos de la entidad esté al día (4 puntos)

Práctica a considerar: Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966,

según enmendada, Ley de la Universidad de Puerto Rico

Reglamento de Finanzas aprobado el 28 de diciembre de 1984


CONCILIACIONES BANCARIAS

Las conciliaciones de las cuentas bancarias están al 31 de diciembre (4 puntos)

Las conciliaciones bancarias están correctas aritméticamente (3 puntos)

Las cuentas bancarias no reflejan sobregiros bancarios (3 puntos)

Se detallan las diferencias encontradas en las conciliaciones bancarias con información suficiente que permita verificar el origen de las mismas (2 puntos)


Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS

Prácticas a considerar:Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966,


Reglamento de Pagadores aprobado el 13 de abril de 2000


DEUDAS CON AGENCIAS GUBERNAMENTALES

La unidad no tiene deudas con las siguientes entidades gubernamentales o, de tenerlas, tiene un plan de pagos aprobado y cumple con los términos del mismo:


Cont. DEUDAS CON AGENCIAS GUBERNAMENTALES

AAA (2 puntos) DTRH (2 puntos) Administración de los Sistemas de Retiro de los

Empleados de la UPR (2 puntos) Departamento de Hacienda (2 puntos) AEE (2 puntos) Seguro Social Federal (2 puntos) Corporación del Fondo del Seguro del Estado

(2 puntos)


Cont. DEUDAS CON AGENCIAS GUBERNAMENTALES

Prácticas a considerar:Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966,


Ley Núm. 120 del 31 de octubre de 1994, según enmendada, Código de Rentas Internas


PLAN ESTRATÉGICO

La unidad tiene preparado un Plan Estratégico que incluya: (2 puntos)

calendario de actividades nombre y puesto del funcionario

responsable de cada estrategia a desarrollar

Se preparó un informe de evaluación sobre el nivel de cumplimiento con el Plan Estratégico (1 punto)


Cont. PLAN ESTRATÉGICO

Práctica a considerar:Carta Circular OC-98-09 del 14 de

abril de 1998, Diez Principios para lograr una Administraçión Pública de Excelencia, emitida por la OCPR


LEY NÚM. 96 y REGLAMENTO NÚM. 41

Al 30 de junio de 2007 el ejecutivo principal designó por escrito a:un funcionario o empleado con el deber de

efectuar las notificaciones de los casos sobre irregularidades relacionados con fondos o bienes públicos (2 puntos)


Cont. LEY NÚM. 96 y REGLAMENTO NÚM. 41

El funcionario principal sometió a la OCPR al cierre del año fiscal, no más tarde del 30 de agosto, una certificación (OC-FSA-169) de que: (3 puntos)Han cumplido con las disposiciones del

Reglamento Núm. 41Han notificado las irregularidades en la

administración de la propiedad y los fondos públicos durante el año fiscal objeto de cierre, según las disposiciones de la Ley Núm. 96


LEY NÚM. 18 yREGLAMENTO NÚM. 33

El ejecutivo principal: (2 puntos)designó por escrito a un funcionario o

empleado la responsabilidad de mantener el registro de contratos y

el cual tomó el adiestramiento ofrecido por la OCPR para el uso del programa del registro de contratos(Carta Circular Núm. OC-06-15 del 20 de diciembre de 2005)


LEY NÚM. 18 yREGLAMENTO NÚM. 33

El funcionario principal sometió a la OCPR, no más tarde del 31 de agosto, una certificación (OC-FSA-168) de que: (3 puntos)

Han cumplido con las disposiciones del Reglamento Núm. 33

Han sometido copia de los contratos otorgados en el año fiscal objeto de cierre


PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA (PAC)

La unidad está al día con la radicación de informes del PAC de la OCPR (2 puntos)

La unidad está al día con la radicación de informes del PAC de la Oficina de Auditoría Interna (2 puntos)


Cont. PAC

Prácticas a Considerar:Boletín Administrativo OE-1998-16 del 13 de

junio de 1998, emitido por el GobernadorReglamento Núm. 26 del 1 de julio de 1998,

emitido por la OCPRCarta Circular Núm. OC-99-01 del 1 de julio de

1998, emitida por la OCPRCarta Circular Núm. OC-05-12 del 20 de enero

de 2005, emitida por la OCPR


SISTEMA DE ARCHIVO y CONTROL DE DOCUMENTOS

Al 30 de junio de 2007 el ejecutivo principal:Nombró a un funcionario o empleado con las

funciones de Administrador de Documentos autorizado por el Administrador de la ASG (2 puntos)

Estableció un programa de documentos que provee controles efectivos en la creación, organización, ordenación, mantenimiento, seguridad, uso y disposición de los documentos activos e inactivos (2 puntos)


Cont. SISTEMA DE ARCHIVO y CONTROL DE DOCUMENTOS

Prácticas a considerar:Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según

enmendada Reglamento Núm. 23 del 15 de agosto de 1988,

Reglamento para la Conservación de Documentos, según enmendado emitido por el Departamento de Hacienda

Reglamento Núm. 15 del 21 de julio de 1979, Reglamento de Administradores de Documentos, según enmendado emitido por la ASG


TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

Se promulgaron normas y procedimientos escritos para reglamentar el uso del equipo computarizado (2 puntos)

Se mantienen al día los datos, de manera que los archivos maestros cumplen con los requisitos de integridad (1 punto)

Se grabaron en las microcomputadoras pantallas con advertencias sobre el uso correcto de las mismas y las sanciones que conlleva su uso impropio (1 punto)


Cont. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

La computadora principal se encuentra en un salón con acceso controlado, con acondicionador de aire, equipo apropiado para detectar y extinguir incendios y libre de posibles inundaciones (1 punto)

Las contraseñas de acceso son individuales y confidenciales (1 punto)

Las copias de reserva (backups) son producidas al menos diariamente (1 punto)



Las copias de reserva son mantenidas en lugares seguros fuera de los predios del edificio donde está la computadora (1 punto)

Se aprobó un Plan de Respuesta de Emergencias y de Recuperación (1 punto)


Prácticas a considerar:Carta Circular Núm. OC-98-11 del 18 de mayo

de 1998 emitida por la OCPRCarta Circular Núm. 77-05 del 8 de diciembre

de 2004 emitida por la OGPFolleto titulado “Las Mejores Prácticas para la

Adquisición, Desarrollo, Utilización y Control de la Tecnología de Información”

Carta Circular Núm. OC-06-13 del 28 de noviembre de 2005 emitida por la OCPR



DEMANDAS CIVILESSe mantienen expedientes completos y

actualizados de todas las demandas radicadas en contra de la unidad o incoadas por ésta(2 puntos)

Se mantiene un registro de todas las demandas radicadas en contra de la unidad durante el año fiscal, en el que se incluya el tribunal en que se radicó, el número de caso, el nombre del demandante, el tipo de demanda, la cuantía, la fecha de la demanda y de la sentencia y cuantía de la sentencia (2 puntos)


REGISTROS DE SUBASTAS, COTIZACIONES Y OBRAS Y MEJORAS

PERMANENTES Se mantiene un registro de las subastas formales

celebradas durante el año fiscal, en el que se incluya la descripción de la subasta, el número de la subasta, licitaciones, ofertas, y licitador y oferta favorecida (2 puntos)

Se mantiene un registro de las compras de bienes y servicios y obras de construcción o mejoras permanentes mediante la obtención de cotizaciones, durante el año fiscal, en el que se incluya los licitadores y las ofertas presentadas y las adjudicadas (2 puntos)


Cont. REGISTROS DE SUBASTAS, COTIZACIONES Y OBRAS Y MEJORAS PERMANENTES

Se mantiene un registro de las obras de construcción o mejoras permanentes durante el año fiscal, en el que se incluya el nombre del contratista, la descripción del proyecto, el importe, las órdenes de cambio, la procedencia de los fondos, la fecha de comienzo y de terminación del proyecto (2 puntos)


Contacto con la OCPRJosé R. Hernández VargasGerente de Auditorías, División de CPTel. (787) 777-6080 ext. 295

Brunilda Sánchez CentenoGerente de Auditorías, División de CPTel. (787) 777-6080 ext. 296

PO Box 366069San Juan, PR 00936-6069

Contacto con la OCPR


E-mail [email protected]

INTERNEThttp://www.ocpr.gov.pr

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