INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Noviembre/16 – Febrero de 2017

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, el Asesor con Funciones de Control Interno de la Comisión de Regulación de Energía y Gas (en adelante CREG), presenta a continuación informe pormenorizado del Estado del Control Interno, correspondiente al periodo comprendido entre noviembre de 2016 y febrero de 2017.

1. Control de Planeación y Gestión

1.1. Talento Humano

Acuerdos, compromisos y protocolos éticos.

El código de Ética, cuenta con seis principios y ocho valores éticos, los cuales están publicados en la página web de la entidad, y su divulgación se efectuó en las inducciones y reinducciones efectuadas a los funcionarios, así como en las carteleras digitales. El documento puede ser consultado en el link de transparencia y acceso a la información http://www.creg.gov.co/phocadownload/planes_politicas/codigoeticacreg.pdf

Desde el Área de Proyección Corporativa y Relaciones con el Entorno se realizaron las publicaciones en la INTRACREG y en las carteleras institucionales.

Desarrollo de Talento Humano

El manual de funciones y competencias laborales para los empleos públicos de la comisión fue adoptado mediante resolución No. 032 del 02 de marzo de 2015 el cual se encuentra publicado en el link de transparencia y acceso a la información de la Comisión http://www.creg.gov.co/index.php?option=com_phocadownload&view=category&id=452 y fue adicionado y modificado mediante resoluciones No. 051 del 13 de abril de 2016 y 133 del 6 de septiembre de 2016, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1785 de 2014.

En el mes de diciembre de 2016 tomó posesión la Dra. Ingrid Marcela Barrera, quien lidera el tema de talento Humano. Se cuenta con una propuesta de plan de inducción y reinducción que está para aprobación de la Dirección ejecutiva y se espera su aplicabilidad a partir del segundo trimestre de 2017.

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En el siguiente cuadro se evidencia las capacitaciones consolidadas realizadas en el transcurso de la vigencia 2016, que en total contaron con la participación de 509 funcionarios, así:

Fecha Tema N° participantes Febrero Presupuesto Público 1Marzo Congreso Naturgas 4Mar - Nov Inglés Berlitz - British - English workshop 16Mayo Conferencia Internacional Biocombustibles 3Junio Seminario Internacional Coogeneración y Bioenergía 1

Junio Congreso Nacional Internacional Servicios Públicos y TIC - ANDESCO 17

Mayo Supervisión de contratos 14Junio Accesibilidad a personas en condición discapacidad 18Julio - Agosto Taller Seguridad de la Información 34Julio Actualización normativa Derecho administrativo 9Julio Planeación estratégica 42Julio - Agosto Servicio al ciudadano 16Agosto Seminario Actualización ISO 9001: 2015 7Agosto Pedagogía para la paz 58Agosto Clima organizacional: Orientación a resultados,

Comunicación y valoración de la diferencia, actitud de servicio, relaciones interpersonales, planes individuales

47Agosto 45Septiembre 52Septiembre 22Octubre Seminario Taller Planes de Mejora 15Octubre Responsabilidad Disciplinaria, fiscal y penal 3Oct - Nov Taller Normas NIIF 29Octubre Congreso del Mercado Energía Mayorista - Cartagena 11Noviembre Taller Gestión Riesgos 10Noviembre Análisis productivo con excel avanzado 12Noviembre Foro Energías Renovales No convencionales - ANDI 2Noviembre Seminario Servicios Públicos y gestión Riesgos 1Noviembre Foro Internacional Agencias Reguladoras 2Noviembre Congreso Internacional Libre Competencia Económica 3Diciembre Oralidad y presentaciones efectivas 12Diciembre Contratación Entidades Régimen Especial 3

Respeto a la ejecución del plan de Bienestar en la vigencia 2017, se desarrollaron las siguientes actividades:

Estrategia ObservacionesActividades de integración para servidores públicos de la CREG

Caminata ecológica, día de la secretaria, actividad de Halloween, festival de teatro con sus familias

Actividades para hijo de los funcionarios por grupos de edades

Realización de vacaciones recreativas, actividad navideña.

Actividades deportivas para los funcionarios de la CREG

Torneo de bolos, campeonato de ping pong, participación en campeonato del DAFP de futbol sala

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Actividades de medición y seguimiento clima organizacional

Se desarrollaron cuatro actividades de clima organizacional en grupos de funcionarios.

Programa de acondicionamiento físico Acondicionamiento físico con el Bodytech y Nordic, y prácticas de natación en Colsubsidio, para funcionarios inscritos.

Salud ocupacional Exámenes médicos ocupacionales, vacunación, optometría, desarrollo de la semana de la salud, ejecución contrato para análisis de la batería sicosocial.

Programa de incentivos y reconocimientos En Comité PDA se eligieron los mejores funcionarios de la CREG 2016 y en diciembre/16 se efectuó actividad de reconocimiento y premiación.

Frente a las acciones adelantadas en cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 (Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo) se han realizado las siguientes actividades:

Actividad ParticipantesPSVE (morbilidad sentida) 62Estilos de vida Saludables 58Manipulación de alimentos 2Seguridad vial 5Bateria Riesgo psicosocial 66Higiene postural 30Acoso laboral y resolucion de conflictos 6Control de incendios 6Normas de seguridad estructuras colapsadas 3Administracion de una emergencia 2Primeros auxilios 1Encuentro experiencial brigada 3Brigadista por un dia 7Examen de laboratorio perfil lipidico y TSH 42Corazon saludable 25Espirometrias 42Optometria 47Audiometria 18Salud vascular 18Manejo del stress-salud mental-consumo de alcohol 7Control de placa y profilaxis 23Vacunacion 37Examenes medicos periodicos 64

En reunión del Comité de Desarrollo Administrativo del 27 de enero de 2017, se presentó y aprobó los programas de bienestar e incentivos así como el de capacitación a desarrollar en el transcurso de la vigencia 2017.

Al corte de diciembre de 2016 la planta de personal de la comisión fue de 95 cargos, de los cuales hay nombrados 84 funcionarios (88.4%), quedando 11 cargos vacantes. Se recomienda hacer gestiones tendientes a lograr el nombramiento y cubrimiento del 100% de la planta aprobada.

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1.2. Direccionamiento Estratégico

Planes y Programas

Desde el rol estratégico la Alta Dirección imparte lineamientos que permite llevar a cabo la gestión de la entidad, atendiendo los temas misionales relacionados en la agenda regulatoria, los planes y programas de cada uno de los procesos de apoyo, los cuales son medidos a través de los planes operativos.

Desde el mes de julio/16 se adelantaron jornadas con la participación de los funcionarios de la entidad, a fin de construir el nuevo plan estratégico, pero a la fecha aún no se cuenta con el documento final aprobado.

Respecto a los temas presupuestales, la ejecución presupuestal acumulada de gastos de funcionamiento e inversión con corte al 31 de diciembre de 2016 se puede apreciar en las siguientes tablas:

Concepto Apropiado VigenteEjecutado

(Compromisos) % ejecuciónGastos Personal 14.515.440.000,00 13.092.640.103,00 90,2%Gastos Generales 2.494.985.780,00 2.185.390.953,19 87,6%Transferencias 696.384.000,00 684.976.643,00 98,4%Inversión 4.996.521.902,00 4.223.504.204,06 84,5%TOTAL PPTO GASTOS 22.703.331.682,00 20.186.511.903,25 88,9%

Gastos de Personal Gastos GeneralesLa apropiación inicial de $13,792,100,000 tuvo créditos (adiciones) por $1,488,178,000 y contra créditos (reducciones) por $764,838,000 quedando una apropiación vigente de $14,515,440,000.El movimiento presupuestal acumulado a dic/16 indica que se expidieron CDPS, compromisos y obligaciones por $13,092,640,103.oo representando un 90,2% de la apropiación vigente, quedando por ejecutar la suma de $1,422,799,897.ooSe registraron pagos por $12.991.810.101 que representaron el 99,2% de lo obligado, quedando unas cuentas por pagar por valor de $100.830,002 ($66.030,002 prestaciones sociales Dr. Javier Díaz y $34.800,000 honorarios Dra. Palomo).

De los $2,546,325,780 apropiados inicialmente se presentaron movimientos de créditos por $367,475,962 y contra créditos por $418,815,965, quedando una apropiación vigente de $2,494,985,780.Se registraron CDPS y compromisos por $2.185.390.953,19 que representaron el 87,6% de la apropiación vigente, quedando un monto por ejecutar de $309.594.826,81.Las obligaciones por $2.175.593.184,19 alcanzaron el 99,6% de lo comprometido, quedando pendiente por recibir de lo contratado la suma de $9.797.769 (reserva presupuestal).Los pagos por $2,135,934,532,76 alcanzaron el 98,2% de lo obligado, quedando unas cuentas por pagar de $39,658,651,43

Transferencias InversiónLa apropiación inicial de $ $1.496.384.000 presentó un contra crédito (reducción) de $800.000.000 quedando una apropiación vigente de $696.384.000.Se registraron CDPS, compromisos, obligaciones y pagos por $684.976.643 que representaron el 98,4% de la apropiación vigente, quedando un saldo por ejecutar de $11.407.357

La apropiación inicial de $6.613.000.000 tuvo una reducción de $1.616.478.098 quedando una apropiación vigente de $4.996.521.902 que financia los cinco proyectos de inversión que adelanta la Comisión.Se expidieron CDPS y compromisos por $4.223.504.204.06 alcanzando un 84,5% de la apropiación vigente, quedando un saldo por ejecutar de $773.017.697.94Se registraron obligaciones por $4.178.836.976.06 que representaron el 98,9% de los compromisos adquiridos, constituyéndose reservas presupuestales por valor de $54.464.997Los pagos acumulados por $3.593.953.721.06 alcanzaron el 86,0% de las obligaciones registradas, quedando unas cuentas por pagar de $584.883.255

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Cada mes la entidad actualiza los proyectos de inversión en el SPI (Seguimiento a los Proyectos de Inversión) con el fin de notificar los avances en cada uno de estos. Adicionalmente, se encuentran matriculados los proyectos de inversión dentro del SUIFP (Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas).

Modelo de Operación por Procesos

La entidad trabaja bajo la estructura de procesos y procedimientos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de mantener la mejora continua en el sistema y así satisfacer a los usuarios en sus requerimientos.

Las siguientes fueron actividades adelantadas dentro del sistema de gestión de calidad de la Comisión, buscando la constante mejora de los procesos de la Entidad, así:

Capacitación y acompañamiento de la actualización de la ISO 9001:2015 (Riesgos, planes de mejora, puntos específicos de cambio de la norma)

Auditoría interna a través de la firma SIGMA PLUS en el mes de agosto /2016. Se suscribió plan de mejoramiento (2 no conformidades – indicadores y formato de evaluación de desempeño). Está en proceso el tema de indicadores, los cuales se ajustarán con la revisión de la caracterización de procesos en la vigencia 2017. Diligenciar formatos y establecer control.

Actualización de caracterizaciones de los procesos: Planeación, Comunicaciones, Control Interno, Regulación, PQRS, solución de conflictos, atención de procesos judiciales, bienes y servicios y gestión financiera.

Actualización de procedimientos de acuerdo a las actividades que desarrolla cada proceso (control, mejoramiento, comunicaciones, IT, PQRS, regulación, bienes y servicios, planeación)

Auditoría Externa de segundo seguimiento de la renovación de la certificación (nov/2016). No hubo no conformidades. Se mantuvo el certificado.

Revisión indicadores de gestión de los procesos. Se actualizó el del proceso de control interno. Se efectuaron dos revisiones por la dirección (Abril y noviembre/16). Se realizaron seguimientos por parte del comité de expertos al comportamiento de procesos

misionales y SGC (PQRS, regulación, procesos judiciales y calidad) Se realizaron 26 comités de calidad. Se dio a conocer a través de correo electrónico, los ajustes

aprobados por el Comité de Calidad. Se efectuaron socializaciones del comportamiento de los procesos (carteleras y reunión),

adicionalmente se ajustó y se dio a conocer a los funcionarios el formato de planificación y revisión del diseño de la regulación.

Producto de la auditoría interna al proceso efectuada por control interno, se suscribió plan de mejoramiento, donde de los 10 hallazgos establecidos, al 31 de dic/16 se cerraron 6, quedando pendiente el cumplimiento de 4.

Frente al tema de cumplimiento de la norma relacionada con Transparencia y Acceso a la Información Pública, la entidad ha realizado mejoras al link de acceso a la información, con el propósito de facilitar las consultas que puedan realizar los ciudadanos de la información de la CREG, construcción que se ha dado conforme a la Matriz de Cumplimiento Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015 y Resolución MinTIC 3564 de 2015. Control Interno ha efectuado acompañamiento y seguimiento frente al tema, al cual se le ha dado principal importancia desde la alta dirección.

Según información reportada en la página web de la entidad, en lo corrido del año y con corte al mes de diciembre de 2016, la CREG recibió y atendió 3.107 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), clasificadas así:

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De talle 1e r. Trim 2016 2do. Trim 2016 3e r. Trim 2016 4to . Trim 2016 TO TA L % Part.Consu lta 178 228 325 176 907 22,3%Int gral y p arti cu lar 71 1074 220 314 1679 62,8%Q ue jas y re clam os 72 97 72 59 300 9,3%Sol. In fo rm ació n 38 57 39 48 182 5,2%Entre ga docum e ntos 3 4 7 6 20 0,4%Conc. Le gal 1 1 9 8 19 0,1%TO TA L 363 1461 672 611 3107 100,0%% P arti cip ació n 11,7% 47,0% 21,6% 26,9% 100%

1er. Trim 2016 2do. Trim 2016 3er. Trim 2016 4to. Trim 20160

200

400

600

800

1000

1200

178228

325

176

71

1074

220

314

7297

72 5938 57 39 483 4 7 61 1 9 8

ConsultaInt gral y particularQuejas y reclamosSol. InformaciónEntrega documentosConc. Legal

Conforme a lo señalado en la Resolución 3564/15 del Min TIC, los informes trimestrales de PQR que se publiquen tendrán los días de respuesta para cada uno de los requerimientos hechos a la entidad. El siguiente cuadro indica la cantidad de requerimientos efectuados que no fueron respondidos dentro de los términos establecidos.

De talle 1e r. Trim 2016 2do. Trim 2016 3e r. Trim 2016 4to. Trim 2016 TO TA LCo nsu lta 0 1 1 2 4In t gral y p arti cu lar 0 1 0 1 2Q u e jas y re clam o s 1 2 0 0 3So l . In form ación 0 0 1 0 1Entre ga d ocum e ntos 1 0 1 0 2Co nc. Le gal 0 1 0 0 1TO TAL 2 5 3 3 13

IN FO RM ACIO N CO N RESPU ESTA EXTEM PO RAN EA

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El Plan anticorrupción y de atención al ciudadano de la vigencia 2017 fue elaborado y publicado en la página web en el link http://www.creg.gov.co/index.php/es/creg/nuestra-labor/planes-politicas/planes-y-programas/category/161-planes-anticorrupcionactualizado, antes del 31 de enero de 2017 conforme los parámetros establecidos por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y el DAFP en la cartilla de “Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano versión 2”

1.3. Administración de Riesgo

Revisión de la identificación, análisis y valoración de los riesgos identificados y su seguimiento: Con una periodicidad de cuatro meses se efectuó seguimiento a los Riesgos de Corrupción y por procesos. Hubo revisión de elementos como: la clasificación, el seguimiento a la efectividad de los controles y las acciones, y el cumplimiento de los riesgos con la política. Los informes se publicaron en la página web de la entidad en el link http://www.creg.gov.co/index.php/es/creg/nuestra-labor/planes-politicas/seguimientos/category/496-seguimientos-mapa-de-riesgos-corrupcion, donde se plasmaron observaciones y recomendaciones.

Según cronograma presentado por Planeación, entre el 16 de agosto/16 y el 14 de septiembre/16 se efectuaría la revisión y actualización de riesgos por procesos. Sin embargo, la actualización del mapa de riesgos aún no se ha formalizado.

Frente a la política de administración del riesgo, se recomienda ajustarla, de modo tal que se unifique todos los riesgos de la entidad (por procesos, sistemas de gestión y corrupción).

2. Evaluación y Seguimiento

2.1. Autoevaluación Institucional

La medición de los planes operativos se realiza de manera trimestral, lo que permite verificar el cumplimiento de metas de cada uno de los procesos de la entidad en cumplimiento de su misión. Se evidenció que al corte de dic/16 todos los procesos contaron con un plan operativo, pero es necesario efectuar ajuste a los indicadores establecidos.

La medición del Plan de Acción con corte al cuarto trimestre de 2016, arrojó los siguientes resultados:

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POLITCAS D E D E S AR R O LLO AD MIN IS T R ATIVOP ro gram ad

as 1 Q / 2 0 1 5

Eje c utadas

1 Q / 2 0 15

P rogramadas

2 Q / 2 0 1 5

Eje c utad as

2 Q / 2 0 15

P ro gramadas

3 Q / 2 0 15

Eje c utad as

3 Q / 2 01 5

P ro gram ad as

4 Q / 2 0 1 5

Eje c utadas4 Q /

2 0 1 5

To tales

P rogram ad as

Totale s Eje c uta

d as

C u m plim ie nto

Politi ca 1 G e sti ón m isional y de gobie rnoCum plim iento de la agenda regulatoriaindic at iva 2016

25 23 21 19 24 21 23 20 93 83 89%

Póliti ca 2 Transpare ncia, parti cipación y se rvicio al ciudadanoP lan de m antenim iento y forta lec im iento delS G C

7 7 7 7 9 9 7 7 30 30 100%

P lan de Control Interno - M E CI (A uditorias deges tión por proc es os )

40 38 80 75 120 108 160 144 160 144 90%

E s trategía de rendic ión de c uentas 3 3 12 6 15 12 16 14 30 21 70%E s trategía de atenc ión al c iudadano 8 6 5 5 5 4 5 5 18 15 83%E s trategía antic orrupc ión 4 3 5 5 5 4 6 4 14 12 86%

Póliti ca 3 G e sti ón Hum anaM antener equipo hum ano c om petente (P lananual de vac antes , planes de bienes tar y deinc entivos , plan de c apac itac ión, Com plet itudin form ac ión en S IG E P

11 10 7 7 10 10 7 7 35 34 97%

Politi ca 4 Efi cie ncia adm inistrati va

Dis poner de inform ac ión c ionfiable y oportuna(M antenim iento plataform a y ac tualiz ac iónplataform a de tec nología y c om unic ac iones

18 18 14 14 13 13 13 13 58 58 100%

Politi ca 5 G e sti ón fi nancie raForm ulac ión de proy ec tos de invers ión,s eguim iento aproy ec tos S P I. E jec uc iónpres upues ta l. ejec uc ión plan deadquis ic iones : plan anual de c uentas

6 6 4 4 4 4 5 5 19 19 100%

Tota l 122 114 155 142 205 185 242 219 457 416 91%93% 92% 90% 90%

De las 457 metas programadas acumuladas al cuarto trimestre de 2016, se cumplieron 416, alcanzando una ejecución agregada del 91%, superando la meta establecida del 90%. Sin embargo, se recomienda que para la vigencia 2017 se fortalezcan las acciones tendientes a dar cumplimiento a las metas establecidas como fue el caso de estrategia de rendición de cuentas, atención al ciudadano y anticorrupción, así como la agenda regulatoria.

Respecto a la evaluación del MECI 2016, Control Interno efectuó la evaluación independiente incluyendo el FURAG II, dentro del término establecido por el DAFP. Se está a la espera de resultados, para proceder a efectuar los análisis y generar las acciones de mejora.

La Oficina de Control Interno consolidó y presentó informes a los diferentes órganos de control entre los cuales tenemos: avances del plan de mejoramiento CGR, suscripción planes de mejoramiento, informe de austeridad en el gasto, Informes de ejecución presupuestal, Certificación de Procesos Judiciales, Atención de Peticiones Quejas y Reclamos, Seguimiento a la Estrategia de Corrupción, Monitoreo de Riesgos, evaluación del sistema de Control Interno, pormenorizado de control interno, entre otros.

2.2. Auditoria Interna

De acuerdo con el programa de auditorías, se desarrollaron las correspondientes a los procesos de Planeación Estratégica, Calidad, Proyección Corporativa y Relaciones con el Entorno, Gestión Documental, Informática y Atención de peticiones y consultas. El siguiente fue el número de hallazgos evidenciados y las acciones correspondientes:

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Auditoría Proceso Cantidad de Hallazgos

Observaciones

Planeación Estratégica 3 Se suscribió plan de mejoramiento y al corte del 31 de diciembre de 2016 se cumplieron 2 acciones de mejora al 100% y una quedó pendiente para realizar al 31 de marzo de 2017

Proyección Corporativa y Relaciones con el Entorno

9 Al 31 de diciembre de 2016, se cumplieron 5 acciones de mejora al 100% y las restantes 4 fueron reprogramadas para ejecutar en la vigencia 2017

Atención de Peticiones y Consultas

7 Al 31 de diciembre de cumplieron 3 al 100% y las restantes 4, para ejecutar en el 2017.

Gestión Documental 11 No se pudo efectuar seguimiento al 31 de diciembre de 2016.

Gestión de mejoramiento

10 Al 31 de diciembre/16 se cumplieron 6 acciones de mejora al 100%. Las restantes 4 metas, fueron reprogramadas para el 2017.

Informática y Tecnología

15 Cumplimiento de acciones de mejora en la vigencia 2017.

2.3. Planes de Mejoramiento

El plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, está conformado por el resultado de las siguientes auditorías con un cumplimiento de metas así:

Auditoria/vigencia Fecha suscripción Plan Mejoramiento

Número de Hallazgos

Porcentaje de Cumplimiento al

31/12/2016

Regular vigencia 2014 Diciembre de 2015 7 100%

Regular vigencia 2015* Julio de 2016* 10 50%

Especial vigencia 2016 Octubre de 2016 2 100%

*Es de anotar, que las metas pendientes de cumplimiento están dentro de las fechas establecidas para su ejecución en la vigencia 2017.

Es de resaltar que dentro de los resultados dados por la CGR en sus diferentes auditorías regulares, han dado concepto “favorables” y “feneciendo” las cuentas. Los siguientes fueron las calificaciones finales de la gestión y resultados ponderados:

Vigencia 2012 2013 2014 2015Calificación 93.05 93.96 93.08 84.44

3. Información y Comunicación

La entidad cuenta con los canales de información y comunicación que permiten a la ciudadanía en general interactuar con la entidad a través de comunicación escrita, virtual, presencial y telefónica, las cuales son procesadas a través del sistema electrónico de gestión documental.

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Actividades de Comunicación Externa

Monitoreo de medios cuarto trimestre

En el último trimestre de 2016 se monitorearon 570 noticias relacionadas con la CREG, sobre una base de 80 medios de comunicación, entre prensa escrita, televisión, radio e internet, con cubrimiento nacional y regional. La información monitoreada se dividió en neutra, negativa o positiva, y se tomó como criterio para su valoración la inclusión o exclusión de adjetivos calificativos en las oraciones donde se mencionó a la CREG. La siguiente gráfica muestra el resultado cualitativo del período.

Octubre, noviembre y diciembre

Primer trimestre Segundo trimestre Tercer trimestre

De acuerdo con el servicio de monitoreo de medios de la CREG, en el último período de 2016 se mantuvo la tendencia al alza en noticias sobre la CREG con connotaciones positivas (216) frente a las negativas (13). El estudio de medidas regulatorias por parte de la Comisión sobre el Mercado de Energía Mayorista, los talleres de fin de año y espacios como la rendición de cuentas sectorial y de la entidad generaron una mayor visibilidad de la entidad.

Por otra parte, las noticias con connotaciones negativas estuvieron relacionadas con declaraciones de voceros de Fedebiocombustibles, productores de caña y aceite de palma frente a la resolución CREG 140-2016 en consulta sobre la metodología y parámetros de referencia del ingreso al productor de biocombustibles. Así mismo, cabe mencionar que aunque no es un tema que involucra o impacta directamente a la Comisión, la problemática del servicio de energía en la región Caribe fue la noticia más frecuente y la que más voceros y generadores de opinión convocó en medios de comunicación, tendencia que se observa, incluso iniciando 2017.

Panel del Mercado de Energía Mayorista

Proyección Corporativa se encargó de la logística necesaria para la divulgación y desarrollo del Panel del Mercado de Energía Mayorista, realizado en octubre de 2016 y con el que se logró un impacto mediático favorable para la CREG, evidenciado en diferentes publicaciones. El panel contó con una masiva difusión

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a través de la vocería del Director Ejecutivo, la página web y el boletín digital de la entidad, y se apoyó en una transmisión por Internet (streaming), con la que se llegó a 3.814 personas.

Estrategia de redes sociales

En noviembre de 2016 se creó la cuenta @ComisionCREG la cual se socializó con el Comité de Expertos y con los funcionarios de la Comisión, esto con el fin de informar a todos los públicos de interés internos el procedimiento para las publicaciones de la CREG en redes sociales. En esta red social la CREG sólo publica información de carácter pedagógico (novedades regulatorias (resoluciones y circulares), infografías, cartillas digitales y videos de la entidad. También se apoya al Ministerio de Minas y Energía con retwitts sobre temas transversales de energía eléctrica y gas combustible.

Actividades de divulgación

Boletines de prensa, boletín digital y publicaciones:

En cuarto trimestre se actualizó de manera continua la página web de la entidad en las secciones de comunicaciones, servicio al ciudadano y transparencia y acceso a la información. En el periodo se publicaron 39 boletines de prensa con información relacionada con la gestión regulatoria de la entidad, convocatorias, talleres, audiencias y actividades de participación ciudadana, incluyendo intervención en ferias de servicio al ciudadano y rendición de cuentas.

Actualización sección comunicaciones en la web:

Informe de gestión CREG 2016 Nueva propuesta de transporte de gas natural Cartilla explicativa del esquema de tarifas diferenciales

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Presentaciones del panel del mercado de energía mayorista: http://www.creg.gov.co/index.php/es/prensa/presentaciones/category/397-presentaciones-2016

Estudio para la determinación de costos eficientes de trasporte fluvial y marítimo de combustibles líquidos en Colombia (Certezza – diciembre de 2016).

Ponencia Acolgen audiencia de transporte de gas (30 de noviembre de 2016). Ponencia TGI audiencia de transporte de gas (30 de noviembre de 2016) Nueva metodología para remunerar el transporte de gas natural - Propuesta para consulta (30 de

noviembre de 2016). Exposición del experto comisionado de la CREG, Christian Jaramillo, en el foro de política

energética y competitividad, realizado por Asoenergía, diciembre 01 de 2016. Exposición del director de la CREG en el foro de política energética y competitivad, realizado por

Asoenergía, diciembre 01 de 2016. Nueva metodolgía para remunerar el transporte de gas natural consulte la presentación expuesta

en audiencia realizada el 23 de Noviembre en Barranquilla. Metodología y parámetros de referencia para el ingreso al productor de biocombustibles (Octubre

de 2016).

Actividades de participación ciudadana:

Las actividades de participación ciudadana desarrolladas por la CREG (audiencias públicas temáticas, de rendición de cuentas y talleres), permitieron que en 2016 la entidad llegara con información a 7.652 personas.

En total se llevaron a cabo 7 jornadas de audiencias públicas temáticas sobre las propuestas regulatorias en el sector energía eléctrica y gas natural, 3 jornadas de rendición de cuentas en Valledupar, Bogotá y Cali; y 22 talleres relacionados con la regulación.

Así mismo, con corte a diciembre de 2016, la CREG participó en la Ferias Nacionales de Servicio al Ciudadano organizadas por Planeación Nacional realizadas en Arjona (Bolívar), Quibdó (Chocó), Villa del Rosario (Norte de Santander), Florencia (Caquetá), Puerto Asís (Putumayo) y Santander de Quilichao (Cauca). En ellas entregó material didáctico y dio charlas informativas a los usuarios con respecto a los servicios públicos de energía eléctrica, gas natural, GLP y combustibles líquidos. Las Ferias de Servicio al Ciudadano tienen como propósito acercar las entidades públicas a los ciudadanos y brindarles la oportunidad de resolver sus inquietudes con respecto a diferentes servicios.

Actividades de comunicación interna

En cuanto a las actividades de comunicación interna, se dio continuidad a las estrategias planeadas desde el primer trimestre con los procesos de IT, Recursos Humanos y Control Interno.

Estrategia IT: Difusión de Seguridad de la Información

Objetivo: Motivar a las personas que hacen parte de la CREG para que pongan en práctica la política de seguridad de la información de la entidad.

Recursos utilizados y tácticas: Se hicieron reuniones mensuales con la líder del proceso de IT, se acordaron los temas a tratar a través de piezas gráficas y audiovisuales en carteleras virtuales, artículos en la IntraCREG y correo electrónico. Se dio continuidad a la táctica implementada para verificar y evaluar la estrategia el uso de “comparendos” por faltas a la política de seguridad de la información. Se adjuntan evidencias de las actividades implementadas.

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Estrategia de sensibilización Cero papel

Objetivo: Motivar en todos los funcionarios un mayor compromiso frente al proyecto CERO PAPEL del Gobierno Nacional para que en el 2016 la CREG cumpla su meta de ahorro.

Recursos y tácticas utilizados: Intracreg, carteleras digitales y correo electrónico. Se hizo divulgación de video en la cartelera digital, difusión a través de correos y publicación en Intracreg. Al cierre de este informe no se contaba con información sobre el cumplimiento de la meta, no obstante a octubre se observaba una tendencia a la baja en el gasto de papel.

Apoyo a las actividades promovidas por Gestión Humana

Se dio continuidad a la estrategia de comunicaciones para incentivar a los funcionarios para adquieran el hábito de realizar pausas activas, divulgación para la elección de la Comisión de personal 2016-2018, del Comité Copass y Comité de Convivencia, así como a las actividades de bienestar adelantadas por el área:

Recursos y tácticas utilizadas: Se hicieron reuniones mensuales con responsables del proceso de Gestión Humana y se acordaron los temas a tratar a través de piezas gráficas y audiovisuales en carteleras virtuales, artículos en IntraCREG y correo electrónico. Se elaboró parrilla de mensajes para divulgar a través de los diferentes canales de comunicación interna cada semana, acorde con un cronograma definido con Gestión Humana.

Comisión de personal Rumboterapia Comité de Convivencia

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Apoyo a las actividades de Control Interno: Estrategia “Tú eres el Control 2016”

Objetivo: Llamar la atención de las personas que hacen parte de la CREG y público de interés externo sobre la importancia del autocontrol para el cumplimiento de los objetivos de la entidad, dando continuidad a la campaña de sensibilización “Tú eres el control” implementada en 2015.

Recursos y tácticas utilizadas: Se hicieron reuniones con los responsables del proceso de Control Interno y se acordaron los temas a tratar a través de diferentes piezas gráficas. Se elaboró parrilla de mensajes para divulgar a través de los diferentes canales de comunicación interna (Carteleras digitales, Intracreg, Monitores PC).

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES CONTROL INTERNO

El código de ética vigente en la entidad data del año 2014, por lo que se recomienda hacer nuevamente el ejercicio con los funcionarios de la Comisión de revisar los principios y valores éticos establecidos y ratificarlos o ajustarlos si es del caso.

Adicional a la publicación en el link de Transparencia y acceso a la información de la Comisión de la Resolución No. 037/15 Manual de funciones y competencias para los empleos públicos de la CREG, se recomienda publicar las resoluciones que la han modificado como es el caso de las Resoluciones 051 y 133 de 2016, a fin de divulgar la información completa.

Dado que no se ha cubierto el 100% de la planta de personal aprobada, y en atención a las manifestaciones de algunos funcionarios frente a la carga laboral, se recomienda hacer un estudio de cargas de trabajo, a fin de identificar los puntos críticos en la Comisión y poder tomar acciones frente a dicha planta de personal. En este punto es importante estudiar la importancia de contar con alguien de planta que lidere y jalone todos los temas relacionados con la administración del Sistema de Gestión Documental.

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Aunque se realizó la labor con la participación de todos los funcionarios de la CREG en la vigencia 2016 para la construcción del Plan Estratégico 2016-2019 no se cuenta con la versión actualizada y aprobada.

Se recomienda que dentro de la gestión administrativa y financiera se tomen las acciones pertinentes a fin de lograr porcentajes de ejecución del presupuesto más efectivo y se cumpla con las metas propuestas.

Ajustar los indicadores establecidos en los planes operativos, de modo tal que sean coherentes con las actividades desarrolladas por los líderes de procesos, y no se presten para interpretaciones al momento de evaluar las dependencias por parte de Control Interno, de conformidad con el acuerdo 565/15 de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

Adelantar las acciones pertinentes a fin de lograr la integración de los sistemas de gestión que tiene la Comisión. (Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión de Seguridad Salud en el Trabajo y Sistema de Gestión de Seguridad en la Información).

Llevar un estricto control de los funcionarios que acceden a los programas de bienestar y capacitación, específicamente la participación en los programas de acondicionamiento físico y los cursos de inglés, conforme lo estableció el acto administrativo de las condiciones de uso y responsabilidades de los funcionarios.

Ajustar el Plan de Adquisiciones de la entidad, de acuerdo a las modificaciones presupuestales realizadas de las apropiaciones iniciales (adiciones – reducciones), y publicarlo en el SECOP.

Seguir con la actualización del mapa de riesgos institucional, para lo cual es fundamental la participación activa de todos los dueños de los procesos para efectuar una revisión general al mapa de riesgos y a la política de administración de los mismos, que contemple la revisión, análisis, valoración, e identificación de nuevos riesgos, controles, acciones, impacto e indicadores.

Respecto a los informes de PQRSD, se recomienda adelantar acciones tendientes a garantizar la respuesta a los requerimientos efectuados dentro de los términos establecidos en la norma.

Producto de las reuniones sostenidas con el DAFP y después de haber definido que efectivamente la Comisión cuenta con una OPA (Otro Procedimiento Administrativo) y un trámite a inscribir en el SUIT (Ley 962/05), se recomienda seguir adelantando las gestiones ante el DAFP a fin de finiquitar dicho proceso e implementar a partir del primer trimestre de 2017.

Seguir con el fortalecimiento del sistema de control interno con el fin de evitar la materialización de los riesgos, robusteciendo los controles asociados a la protección y buen uso de los recursos públicos y fortaleciendo la oficina de control interno con la asignación de funcionarios que cuenten con los perfiles y competencias requeridos para el ejercicio de la auditoría interna, conforme lo establece el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno.

Suscribir nuevamente convenio interadministrativo con el Centro de Relevo, a fin de continuar con el cumplimiento de la Ley 1712/14 en cuanto al tema de accesibilidad e inclusión de personas sordas.

RAUL ALBERTO JURADO VELANDIAAsesor Control Interno

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