Creación de informes
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CREACIÓN DE INFORMEDS
Milton Vega
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LOS INFORMES
Son los objetos de una base de datos Permiten presentar los datos de las tablas o
consultas de forma impresa Útiles para obtener listados con el formato que
queramos
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CÓMO CREAR UN INFORMES
Para crear un informe, seguir los siguientes pasos:
1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear.
2 Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos.
.
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PASOS
3 Hacer clic sobre la opción Crear un informe utilizando el asistente de la ventana de la base de datos
4 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.
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PASOS
Luego aparecerá un cuadro de diálogo:
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PASOS
5 Seleccionar Asistente para informes. 6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior
para elegir a partir de qué tabla queremos realizar el informe.
También se puede elegir una consulta7 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
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PASOS
8 Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario utilizando los siguientes botones:
> para añadir al informe el campo seleccionado .
>>para añadir todos los campos.
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PASOS
<para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del informe de la derecha.
<<para quitar todos los campos de la lista de campos del informe.
9 Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
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¿PARA QUÉ SE USAN LOS INFORMES?
Utilizar una consulta para ver todos los productos suministrados por un proveedor en particular.
Permite recuperar información de más de una tabla, y especificar criterios para esa búsqueda
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¿PARA QUÉ SE USAN LOS INFORMES?
Utilizar un formulario para ver toda la información sobre un solo producto al mismo tiempo.
Se puede ver y modificar la información de la base de datos.
Utilizar una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para resumir
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¿PARA QUÉ SE USAN LOS INFORMES?
Una tabla dinámica permite analizar los datos y ver la información de distintas formas.
Con un gráfico dinámico se puede presentar la información de la tabla dinámica en formato de gráfico.
Utilizar un informe para organizar e imprimir la información
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¿PARA QUÉ SE USAN LOS INFORMES?
• Los informes ofrecen un control preciso sobre la organización y la apariencia de la información.
• Una vez creado y guardado el diseño de un informe, podrá utilizarlo siempre que lo desee.
• El diseño del informe permanece inalterado, pero los datos se actualizan cada vez que se imprime.
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¿CÓMO FUNCIONAN LOS INFORMES?
La mejor manera de comprender cómo funciona un informe es observar un informe impreso y, a continuación, examinar su diseño.
Otros datos, como su título, o el encabezado de una columna, se guardan como parte del diseño del informe.
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¿CÓMO FUNCIONAN LOS INFORMES?
El título del informe y los encabezados de las columnas se guardan en el diseño del informe.
Los datos proceden de los campos de la tabla o la consulta subyacente.
Los totales se calculan mediante una expresión guardada en el diseño del informe.
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UTILICE UN INFORME CUANDO NECESITE:
Proporcionar información para su distribución a los demás.
Personalizar con precisión la apariencia de la información
Leer información detallada extraída de la base de datos.
Resumir o agrupar información para su análisis.
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TIPOS DE INFORMES
Puede ser conveniente crear distintos tipos de informes, según sus necesidades Informe detallado Informe agrupado Informe de resumen Informe de etiquetas postales Informe de varias columnas
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INFORME DETALLADO
Puede crear un informe detallado que enumere los datos de una tabla o consulta
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Informe agrupado
En un informe agrupado, los datos se organizan en grupos
Además, puede mostrar información en los encabezados y pies de página de los grupos.
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Informe de resumen
Un informe de resumen, o resumido, contiene los totales, pero en él no se imprimen los detalles.
En un informe de resumen se imprimen los totales y los totales generales.
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Informe de etiquetas postales
Puede imprimir los nombres y las direcciones con un estilo adecuado para las etiquetas postales.
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Informe de varias columnas
Los informes de varias columnas se utilizan para mostrar la información en columnas, como los listados telefónicos.