COVID‐19 Business Continuity Plan March 18, 2020 

 

      

PURPOSE   AMACS is dedicated to the protection of its employees, facilities, and resources. Also, we are committed to ensuring that our company can continue all aspects of its critical business processes during a pandemic and can safely resume normal operations as quickly as possible after a pandemic affects our facility. This COVID‐19 Business Continuity Plan (BCP) specifically addresses issues relating to the current Coronavirus COVID‐19 outbreak.   

SCOPE This policy is applicable to all AMACS locations that:  

Are currently in an affected Coronavirus region. 

Have employees that may travel to an affected area. 

Are in a region under a governmental advisory to take precautions against the Coronavirus.       

ADMINISTRATIVE DUTIES AMACS Leadership Team, and/or a designated employee, is responsible for establishing and implementing our written COVID‐19 BCP. AMACS Leadership Team has full authority to make necessary decisions to ensure the success of this plan.   

BUSINESS ASSESSMENT As a pandemic approaches, and once it has occurred at our locations or traveler destinations, the AMACS Leadership Team will assess the status and impacts to determine our needs and continuity strategies as follows: assessments and determinations will be performed as necessary/as required to insure any potential exposures are minimized. AMACS Leadership Team will brief Directors, Managers, and Supervisors of our updated status, needs, and strategies. Updates will be provided as required during the crisis period.   

COMMUNICATION AND CORE BUSINESS FUNCTIONS We must have an effective communication means established with AMACS employees to inform them of the COVID‐19 status, how it may be affecting our company, and their responsibilities during the pandemic. Also, employees must have an effective way to reach management with input and to notify us of any needs or changes in absenteeism rates and health status. Likewise, communicating with our community and clients about our current capabilities, plans, and delays will help to reduce unnecessary tensions and fears. As appropriate, AMACS Leadership Team will utilize our company‐wide email alerts as the primary communication means for employee updates, critical information, and status related to COVID‐19. Directors/Managers/Supervisors will then pass this information through direct text to employee cell phones. For customer communications, we will utilize company email as the primary communication means.     

      

Each facility will take steps to ensure it is able to continue core functions of its business, where applicable. The following steps must be taken by all AMACS facilities and offices:  

All employees who have been issued a laptop must take their laptop home each evening in case there is a mandated “shelter in place” order/restriction issued that prevents us from coming to the office. This allows employees to work remotely from home through VPN, LogMeIn, or Direct Terminal connections already in place. All employees deemed critical for corporate or operational functions will be provided VPN access/instructions as required. 

  

TRAINING Information and training are at the heart of COVID‐19 planning and containment. Our goal is to ensure employee comprehension and understanding of how employees may be exposed to COVID‐19, what their responsibilities are, and what protective measures they can take. This information and training will/have primarily been provided through company‐wide memorandums detailing COVID‐19 best preventative practices, information updates, facility procedures, and “At‐Risk Candidate” policy. In addition, Directors/Managers/Supervisor will ensure that our company has adequate coverage for all critical business processes should high absenteeism occur.   

TECHNOLOGY To meet the possible need to support employees working remotely, we will continue our normal daily backup processes of critical information, ERP systems, and data bases. Remote access instructions for all connection methods (VPN, LogMeIn, Direct Terminal, or MS365) to office server/file locations, ERP system, MS Outlook Email, and all other critical tools are developed for employees needing access from home. To ensure that technology functions as expected during pandemic, our IT team will perform routine tests of these backup and remote access systems.   

COVID‐19 CONTRACTION Should  an  individual  within  AMACS  facility  contract  the  COVID‐19  virus,  the  following  steps  must  be followed:  

1. AMACS Leadership Team/Directors/Managers/Supervisors must ensure the infected individual does not come to work until cleared by a doctor. If an employee suspects he may have contracted COVID‐19, the employee must notify their Supervisor or AMACS Human Resources immediately. Employees should not come into work if they suspect COVID‐19 contraction. 

2. AMACS Directors/Managers/Supervisors must immediately notify AMACS Human Resources or Leadership Team for assessment of the specific situation. 

3. AMACS Human Resources and/or Leadership Team must immediately notify AMACS Board of Directors and Owners to confirm next steps based on the assessment of the specific situation. 

 

   

      

HYGIENE & HOUSEKEEPING The role of good housekeeping and hygiene practices is key to reducing the spread of COVID‐19. Each facility is responsible to ensure that their areas are healthy and safe for all our employees, visitors, or customers to enter. In doing so, each facility or office should follow the guidelines of its local government’s public health guidelines for its hygiene and housekeeping practices. Use following example guidelines:  

Wash your hands frequently  Maintain 1‐2 meters (3‐6 feet) distance between you and anyone coughing or sneezing  Avoid touching eyes, nose and mouth  Cover your mouth and nose with your bent elbow or tissue when you cough or sneeze. Then 

dispose of the used tissue immediately.  If you have fever, cough and difficulty breathing seek medical care, stay home, and notify to HR 

or direct supervisor  Clean and disinfect frequently touched surfaces daily. This includes tables, doorknobs, light 

switches, countertops, handles, desks, phones, keyboards, toilets, faucets, sinks, and high‐touch equipment/tools. 

  

PERSONAL PROTECTIVE EQUIPMENT Each facility is to determine the need for PPE against COVID‐19 based on their specific situations. They will consult with AMACS Human Resources or Leadership Team, who will choose protective equipment based on existing exposure levels to COVID‐19.  AMACS Human Resources or Leadership Team is also responsible for ensuring that all necessary protective equipment, including personal protective equipment (PPE), will be provided by company to employees as needed/required. Company will determine what procedures and intervals will be necessary for cleaning, disinfecting, inspecting, disposing of, and repairing protective equipment. Company will determine when to provide and require the use of the protective equipment.   

SOCIAL DISTANCING Social distancing means taking measures to keep employees away from other people, including other employees, clients, and the public, in order to prevent exposure. Based on recommendations from the CDC and WHO, social distance requirements will be communicated to all employees and implemented in the COVID‐19 affected areas.    

TRAVEL & OFF‐SITE WORKER RESTRICTIONS We have established and implemented travel restrictions as deemed necessary to protect the best interest of our employees, their families and the business from COVID‐19 impacted areas.   

SECURITY To protect the company, property, and employees, certain security measures will be in place during a pandemic outbreak. AMACS’ facilities must allocate appropriate resources to maintain sufficient levels of security to prevent unauthorized access to facilities, warehouses, and cargo holding areas.