1

Council of Great City Schools CFO Conference

November 12, 2014

2

Knox County Schools

About the District:

• Schools: 90• Staff: ~7,900• Students: ~59,000• % Low Income: 47%• Annual Budget: $420 

million• Smarter School Spending 

Technical Assistance Partner: Parthenon Group

"Our willingness to make hard financial decisions, evaluate programs, reallocate dollars from administrative to instructional areas, and develop the extensive ‘return on investment’ report in 2012 were tremendous assets ." 

—Dr. Jim McIntyre, Superintendent

Hear from the District:

• Why Smarter School Spending?

• What were the best highlights from the process?

• What were the biggest challenges you faced?

• What were the outcomes for your district?

New standards and tests

Educator evaluation and supports

Personalized learning

Flat Revenue and Budget Constraints

IS FOR YOU

5

Education leaders want to do this work

99% said a stronger teacher evaluation system

93% said Common Core  (or a  similar program)

99% said increasing  professional development 

90% cited financial challenges in implementing their district reform strategy

Only 16% know how much extra money will be needed to 

implement the reform strategy

And 8% can compare investments based on their 

impact on student achievement

Districts are committed to implementing a number of key reforms:

However…

Source: American Institutes for Research (AIR), “Gates Education Finance Portfolio Evaluation: Budget Decision Markers Survey,

6

Districts have made it clear: They are looking for support

Source: American Institutes for Research (AIR), “Gates Education Finance Portfolio Evaluation: Budget Decision Markers Survey,

Can districts identify cost savings & efficiency in the budget to fund priorities?

Is there support from the community or the ability to engage stakeholders?

Only 21% have the ability to project revenue and expenditures

Only 9% have a budget that reflects decisions based on cost effectiveness

Only 14% have access to affordable technical assistance to help the district identify cost savings and alignment opportunities

6% have support from principals and teachers to shift resources for reform

19%have a school board that is engaged in aligning resources to improve student achievement

And 20% are equipped to address push‐back from stakeholders about cost savings initiatives

7

Students: 41,110 2010‐2011 Expenditures: $337m Budget Process: Centrally coordinated

The good news: 4 districts already have made progress

Lake County, Florida

Fayette County, Kentucky

Knox County, Tennessee

Rochester, New York

3

1

2

4

Students: 37,819 2010‐2011 Expenditures: $401m Budget Process: School autonomy through councils

Students: 57,847 2010‐2011 Expenditures: $411m Budget Process: School staffing formula calculated 

based on student need

Students: 32,223 2010‐2011 Expenditures: $568m Budget Process: Central office‐managed master schedule 

and staffing process

8

Encouraging early results

Lake County Schools

Sample Priorities:1. Effective supports to 

educators2. Effective staff3. Personalized learning 

experience

Knox County Schools

Savings:

Identified

$46m in potential cost 

savings

Sample Priorities:1. Investment in 

struggling students2. System and capacity 

building

Savings:

Identified

$40m in realignments over 3 years

Sample Priorities:1. Reading on Grade Level 

by Third Grade2. More and Better 

Learning3. Instructional Excellence

Rochester Central School District

Savings:

$51.8m In operational efficiencies; will close budget gap 

by 2018

Fayette County Schools

Sample Priorities:1. Providing more coaches 

and reading teachers2. Formalizing curriculum3. Sustaining resources 

for band and ESL programs

Savings:

Closed budget gap of 

$20m 

Identify and gain support for your instructional priorities

Allocate resources more effectively 

1

2

Practical tools that will allow your district to:

Identify and gain support for your instructional priorities

Allocate resources more effectively 

1

2

Practical tools that will allow your district to:

11

Districts face a set of challenges when trying to identify resource allocation opportunities

Pay for Priorities: Overview

No clear road map for freeing up needed funds

Focus only on cost‐savings strategies used in the past

Deep analysis of all possible options not reasonable or feasible

Strategies used in other districts do not appear to be relevant

Lack of benchmarking can normalize outlier patterns or spending

Districts face multiple challenges when trying to allocate resources differently

12

To fund your instructional priorities, your district will want to identify savings options with the highest potential, then 

conduct a full analysis of that opportunity 

Look for savings 

strategically

Identify and prioritize options for cost savings

13

A list of 31 opportunities could reveal overlooked savings options

From SmarterSchoolSpending.org: List of Savings Options

Can the district free up funds from general education transportation?

Can the district free up funds from energy expenditures?

Can the district free up funds from maintenance services?

Can the district free up funds from custodial services?

Can the district free up funds from food services?

Can the district free up funds from classroom and other instructional technology?

Reducing operational costs

Can the district address mild special needs differently?

Can the district free up funds from paraprofessional positions?

Can the district free up funds by increasing the impact of intervention teaching positions?

Can the district free up funds from special education teaching positions?

Can the district free up funds from speech and language therapist positions?

Can the district increase the impact of Title I spending?

Can the district free up funds by reducing reliance on out‐of‐district special education placements?

Can the district free up funds by reducing its reliance on alternative schools for students with behavioral challenges?

Rethinking service delivery models for students who 

struggle

Can the district increase state and federal funding by maximizing free and reduced‐priced meals enrollment?

Can the district increase federal Medicaid reimbursement for health‐related student services?

Maximizing revenue

Can the district free up funds from professional development expenditures? 

Can the district provide more professional development opportunities for core teachers at little or no additional cost?

Can the district increase the impact of the coaching model at little to no additional cost?

Can the district free up funds from instructional coaching positions?

Boosting the impact and cost‐effectiveness of professional development for teachers

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

14

A list of 31 opportunities could reveal overlooked savings options

From SmarterSchoolSpending.org: List of Savings Options

Can the district free up funds from central office spending?

Can the district free up funds from school‐based administrator positions and/or increase the impact of existing positions?

Can the district free up funds from clerical support positions?

Can the district free up funds from library/media specialist positions and/or increase the impact of existing positions?

Can the district free up funds from guidance counselor positions?

Examining staffing levels of non‐instructional staff

Can the district free up funds associated with teacher absences?

Can the district free up funds from extended school day and/or year programs?

Can the district free up funds from blended learning and/or online classes and/or increase the impact at little or no additional cost?

Using instructional time more cost‐effectively

Can the district free up funds by managing class sizes differently at the elementary schools?

Can the district free up funds by managing class sizes differently at the middle schools?

Can the district free up funds by managing class sizes differently at the high schools?

Managing class size

This list is not meant to be comprehensive, but these 31 ideas can help your district identify opportunities that may have otherwise not been considered.

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

15

Identify and prioritize options for cost savings

From SmarterSchoolSpending.org: Screening and Sizing Tools

Use the screening and sizing tool to narrow the list of savings opportunities to those that have the highest potential 

SCREENING TOOL

Can speech and language services be managed more effectively and 

efficiently?

Speech and language pathologists (SLPs) play an important role in serving students with special needs. In some cases, districts may be able to provide the same or higher levels of service with fewer therapists by clarifying staffing guidelines, service delivery models, and/or entrance and exit criteria for services.

This image cannot currently be displayed.

The screening tool uses basic data to give 

you an assessment of 

how high potential each 

priority is 

InstructionsSelect the screening tool of greatest interest to you. Answer the questions and fill out the 

scores. Use the scoring rubric to make sense of your score. If you do not have district data to use, data for “Sampleton” has been provided in the handout.

Find the Screening and Sizing Tool in Step 5

Screening and Sizing Tool 

16

After you’ve done a the screening process, your district will want to…

Estimate a rough size of each opportunity 

Sizing Tools within the  Screening and Sizing Tool 

A sample sizing tool is included in your handout

Find the Screening and Sizing Tool in Step 5

Identify and prioritize options for cost savings

From SmarterSchoolSpending.org: Screening & Sizing Tools

17

After sizing the opportunity, your district will want to…

Conduct a full analysis to assess full cost savings potential

SmarterSchoolSpending.org provides a set of resources, savings tactics, and processes to support your district through that analysis

Identify and prioritize options for cost savings

From SmarterSchoolSpending.org: Screening & Sizing Tools

18

Analyze Cost Savings Opportunities 

Time:• Instructional models• Effectiveness of instructional aides

Talent:• Instructional coaching model• Evaluation system• PD supports• Strategic compensation

Programs:• Special education model• Early grade intervention programs

• Personalized student learning

Overall resource allocation:• Central office• Per pupil equity analysis

Knox County Schools needed to find savings to cover a $9M budget gap plus $8–30M to cover instructional priorities. To do so, it completed an in depth analysis in the following areas

Smarter School Spending provides resources and guidance to help people complete the deep dive analysis 

Examples from the Districts: Pay for Priorities 

Identify and gain support for your instructional priorities

Allocate resources more effectively 

1

2

Practical tools that will allow your district to:

How will you improve student outcomes?

Develop Priorities Estimate Costs of Priorities

What are the district’s instructional priorities for increasing student achievement?

Could the district invest in successful existing programs?

Are there new programs the district could fund?

$ How much do those priorities cost?

Both financial and academic officers should work together to craft the details 

of the instructional priorities and determine how much they will cost

21

Knox County Schools focused on its strategic priorities

KCS has three goals to support improving student achievement:1. Goal 1: Focus on Every Student Guarantee Excellence in the Classroom Personalize Learning Facilitate High Quality Student Supports

2.Goal 2: Invest in Our People Build & Support Our Community of Learners Build & Support Our Community of Leaders Value Our Hardworking People

3.Goal 3: Partner with Our Stakeholders Build & Strengthen Our “One Big Team” Invite & Earn Stakeholder Feedback Improve Customer Service & 

Communication

Examples from the Districts: Set Strategic Priorities 

22

Once you’ve identified your priorities, you will want to find a way to pay for them. 

Before you can do that, do you know how much your priorities will cost?

Determine how much it will cost to implement priorities

From SmarterSchoolSpending.org: Cost Projection Tools

23

Cost Projection:  Feedback for Teachers

Cost Projection:  Blended Learning

Cost Projection Template

The cost projection tools provide guidance for estimating the costs of each component of your instructional priorities

Use of the prepopulated tools for support for three specific types of priorities:

Or, use the blank template to estimate the costs for any initiative

Cost Projection:  Common Core State Standards

Find the Cost Projection Tools in Step 4

Determine how much it will cost to implement priorities

From SmarterSchoolSpending.org: Cost Projection Tools

24

A example completed tool and video tutorial is available in Step 5

Find the Cost Projection Tools in Step 4

What does a completed tool look like?

From SmarterSchoolSpending.org: Cost Projection Tools

 Instructional Coaches Year 1  Year 2  Year 3  Year 4  Year 5 

Do you plan to hire instructional coaches for teachers?  Yes  $ 1,525,476  $ 1,470,119  $ 1,470,119  $ 1,470,119  $ 1,470,119   

Groups of Teachers Receiving Instructional Coaching 

# of Teachers Receiving Coaches  Teachers per CoachYear 1  Year 2 Year 3 Year 4 Year 5

Learning Coaches for New and low‐performing teachers ‐ existing teachers receive an additional stipend 

800  770  770  770  770  4 

Master Teachers for All teachers ‐ existing teachers receive an additional stipend 8450  8150  8150  8150  8150  42 

PIT Crew for All teachers ‐ existing teachers receive an additional stipend  8450  8150  8150  8150  8150  420 

Time for Collaboration Year 1  Year 2 Year 3 Year 3 Year 4Do you plan to designate common planning time within the school day for teachers to collaborate? 

No  $ ‐  $ ‐  $ ‐  $ ‐  $ ‐   

PD Days Year 1  Year 2 Year 3 Year 4 Year 5Do you plan to provide additional PD days to teachers?  No  $ ‐  $ ‐  $ ‐  $ ‐  $ ‐   

Additional Leadership Staff  Year 1  Year 2 Year 3 Year 4 Year 5Do you plan to hire additional full time staff to oversee your new investments in PD? 

Yes  $ 1,716,000  $ 1,716,000  $ 1,716,000  $ 1,716,000  $ 1,716,000   

Position Description Salary Number of EmployeesInstructional Facilitators  $ 78,000 22  22  22  22  22 

                 

Training Year 1  Year 2 Year 3 Year 4 Year 5Do you plan to incur any additional training costs for your new PD investments? 

Yes  $ 375,000  $ 375,000  $ 375,000  $ 375,000  $ 375,000   

Non‐PersonnelDescription Cost Units District‐wide Conference $ 150,000 1  1 1 1 1Professional Learning Community (PLC) Institute $ 500  250  250  250  250  250 

PLC Training and Capacity Building $ 100,000 1  1  1  1  1 

A snapshot of the costs involved in implementing a new instructional coaching program using the Feedback for Teachers Tool

None of the district’s work around resources or 

instructional priorities would be possible without a 

district‐wide effort to organize the leadership, 

engage stakeholders, and effect lasting change

Smarter Schools spending offers a full suite of tools to help you throughout the process

…making a detailed work plan & committee structure

…assessing the budget and academic landscape

…beginning to bring stakeholders into the process

How can we inform the community?

How well are our students achieving?

What is our budget situation?

27

Knox County engaged community stakeholders early on

KCS involved the whole community in “Knox2020” 

through:

• 70 one‐on‐one interviews with elected officials, KCS senior staff, and community leaders

• 8 Insight Sessions; 800+ people

• 2 Feedback Sessions; 100+ people

• 20 Chatterboxes; 700+ people

• Surveys; 5000+ people

Examples from the Districts: Plan and Prepare

Your district will need to weigh tradeoffs and implement the plan

$$Make decisions…

…by weighing the budget tradeoffs

Implement those decisions……in a Strategic Finance Plan & Annual Budget

Investment in Instructional Priorities

Savings Options

3–5 year StrategicFinance Plan

Strategic Annual Budget

29

Adopt Strategic Finance Plan

Districts have created Strategic Finance Plans reflecting the work done through Smarter School Spending

Examples from the Districts: Implement Plan

The process is not one‐and‐done. Rather, it is a shift in how districts do business. As such, the process must be sustained by…

… building internal capacity … continuing to improve the process

Can your districtHIRE new staff

TRAIN existing staffor PARTNER with an organization

to build the capacity of the district?

Make a plan to carry out the Smarter School Spending process 

and refresh the Strategic Finance Plan each year 

31

All of this can be combined into a comprehensive process

SmarterSchoolSpending.org has resources organized into a step‐by‐step process that your district can follow

32

But it is more than just a process … 

Access a full library of resources from experts and districts across the country

33

But it is more than just a process … 

Find a list of technical assistance providerswho can support your district with this process

34

But it is more than just a process … 

Join a community of other districts to get support in the process through discussion boards

35

For more information

GFOA is an association representing 18,000 public finance officials throughout the United States and Canada

The organization's mission is to enhance and promote the professional management of governmental financial resources by identifying, developing, and advancing fiscal strategies, policies, and practices for the public benefit

GFOA will lead ongoing management of the SmarterSchoolSpending.org website & resources 

What is the GFOA?

Contact

The Government Finance Officers Association203 N. LaSalle Street ‐ Suite 2700Chicago, IL 60601‐1210(312) 977‐9700

Matt Bubness ‐mbubness@gfoa.org

36

Link to Best Practices and Recognition Awards

Government Finance Officers Association (www.gfoa.org)

Best Practices in School Budgeting Award for Best Practices in School Budgeting (2016‐2017) Growing the Smarter School Spending resources Supporting organizations working with districts Training, Additional Resources, Networking, Professional Development

Keeping Informed

Review and comment on best practices through GFOA website• http://www.gfoa.org/pk12‐bestpractice‐draft

Complete interest sheet to be notified of new events and resources Tour the website Follow GFOA for updates and more information

37

SmarterSchoolSpending.org