CORSO DI FORMAZIONE PER L’AUTOVALUTAZIONE E IL MIGLIORAMENTO

1

CORSO DI FORMAZIONE

PER L’AUTOVALUTAZIONE E

IL MIGLIORAMENTO

Napoli, 14-15-16 maggio 2012

PON 2007-2013 “Competenze per lo sviluppo” (FSE)

“MIGLIORAMENTO DELLE PERFORMANCE DELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE 2011-2013 ”

2

Il processo di Autovalutazione: un percorso a sei step

Step 1-5Step 1-5

Step 1.

Definire e pianificare

l’autovalutazione

Step 3. Step 4.

Step 5.

Step 6.

Formare il gruppo di

autovaluta-zione

Selezionare e formare le persone

coinvolte nel processo

Condurre l’autovalu-

tazione

Stendere il report di autovalu-tazione

Step 2 .

Comunicare il processo di autovaluta-

zione

Fase 1:Fase 1:

L’avvio L’avvio

FaseFase 2 2

L’autovalutazionL’autovalutazionee

3

Step 1 Decidere come organizzare e pianificare l’autovalutazione (AV)

4


1.Assumere una decisione consapevole e condivisa con i principali portatori di interesse

2.Definire ambito e approccio dell’AV

3.Nominare un responsabile

4.Scegliere un sistema di punteggi

5

Step 1 Decidere come organizzare e pianificare l’autovalutazione (AV) – Approfondimenti

1.Il commitment

Ruolo guida del dirigente nelle seguenti attività strategiche:• Comunicazione diretta interna ed esterna• Far percepire l’autovalutazione come elemento fondamentale dello sviluppo

strategico dell’organizzazione e parte integrante delle strategie • Valutare e mettere a disposizione le risorse per l’autovalutazione • Predisporre sistemi per motivare e riconoscere il personale (anche in modo simbolico)• Condividere e fare propri i risultati

dell’autovalutazione

6


2.Definire ambito e approccio dell’AV

7


L’ambito dell’AV– La prima decisione che una qualsiasi amministrazione deve affrontare è

quella di scegliere la dimensione organizzativa da coinvolgere per l’autovalutazione. Infatti il processo di autovalutazione può essere applicato:

– a livello globale, coinvolgendo tutte le aree organizzative dell’amministrazione

– a livello di una singola “unità” dell’amministrazione (Settore, Reparto, Funzione, Business Unit, …)

Nel caso di una scuola la scelta è relativamente più semplice: il processo di autovalutazione è opportuno che interessi tutta la scuola sia essa un

circolo didattico, un istituto comprensivo o un singolo istituto.

8

Step 1 Decidere come organizzare e pianificare l’autovalutazione (AV)- I

Autovalutazione diffusa– Viene coinvolta l’intera struttura dell’organizzazione con la partecipazione

del maggior numero possibile di persone. – Si utilizzano metodi diversificati di coinvolgimento come le interviste, i

focus group, i questionari– Consente una diagnosi completa dell’organizzazione, promuove la

partecipazione di tutto il personale, ma richiede un impegno in tempi e risorse maggiore dell’approccio che segue

Autovalutazione selettiva– Viene interessato un singolo segmento del personale (come ad esempio il

top management, i capi intermedi, ..)– Si utilizzano prevalentemente le interviste e i focus group – Può essere attuato in tempi brevi, con risorse limitate, ma offre una visione

parziale delle forze e delle debolezze dell’organizzazione dato che la gran parte del personale non viene coinvolta

L’approccio all’AV

9

I criteri per la scelta dell’approccio

• Il livello di maturità dell’organizzazione, ovvero il livello di comprensione e integrazione del TQM

• I tempi complessivi di realizzazione dell’autovalutazione per ottenere i primi risultati concreti

• Il tipo di struttura organizzativa

• Le risorse disponibili

• Il livello di accuratezza e completezza richiesto;

• Gli obiettivi dell’iniziativa

Step 1 Decidere come organizzare e pianificare l’autovalutazione (AV)- II

10

INTERVISTE FACCIA-FACCIA

INTERVISTE DI GRUPPO

FASCE INTERMEDIA E BASSA:

QUESTIONARIPER VALUTARE PERCEZIONI

EFFICACIA DELLA

LEADERSHIP E DELLA

GESTIONE DELLE

PERSONE

DIRIGENTI DI LIVELLO ALTO:

FASCIA INTERMEDIA:

L’autovalutazione dei fattori abilitanti con il metodo diffuso

11


3.Nominare un responsabile

Un’azione molto importante che deve essere compiuta dall’alta dirigenza in questa fase è la nomina di un responsabile del progetto di autovalutazione. I compiti normalmente assolti dal responsabile sono:

– pianificazione dettagliata del progetto, incluse le attività di comunicazione;– consultazione dei portatori di interesse riguardo al progetto; – organizzazione delle attività di formazione del gruppo di autovalutazione;– raccolta della documentazione necessaria a supportare la valutazione;– partecipazione attiva al gruppo di autovalutazione; facilitazione del processo di raggiungimento del consenso;– stesura del rapporto di autovalutazione;– supporto al management nell’identificazione delle priorità e nella definizione del piano– d’azione.

All’interno delle scuole possono essere diverse le figure che per competenze sono in grado di ricoprire tale ruolo.

12


4.Scegliere un sistema di valutazione

13

a) Sistema classico In relazione ai Fattori abilitanti, criteri di analisi e punteggi basati su un

ipotetico cammino di miglioramento che copre in sequenza la fase Plan, poi quella Do, quella Check, quella Act. Punteggio non più da 1 a 5 ma su base 100.

b) Sistema avanzato

In relazione ai Fattori abilitanti, criteri di analisi e attribuzione dei punteggi (da 0 a 100) basati sull’adeguatezza della gestione di ciascuna delle fasi del ciclo di PDCA, considerate singolarmente e nelle loro relazioni.

In relazione ai Risultati i criteri di analisi non sono così diversi (e il sistema classico per certi aspetti è più dettagliato di quello avanzato). Riguardo a quest’ultimo, il punteggio è assegnato in relazione a due variabili: il trend degli ultimi 3 anni e i risultati rispetto ai target. Un approccio debole che nelle nostre applicazioni si è tentato di compensare.

Miglioramento delle performance delle istituzioni scolastiche 2011-2013

I sistemi di valutazione del CAF

14

Il sistema avanzato per i Fattori abilitanti



15

Il sistema avanzato per i Risultati



16

Step 2: Comunicare il processo di autovalutazione

17


1.Definire ed avviare un piano di comunicazione

2.Stimolare il coinvolgimento del personale nell’AV

3.Comunicare con i portatori di interesse durante le varie fasi

18


1. Definire ed avviare un piano di comunicazioneLa comunicazione efficace:

È pianificata , non improvvisata

Considera i diversi destinatari, il diverso grado dicoinvolgimento e la diversa cultura

Considera i diversi strumenti possibili

Pur essendo essenzialmente top-down, non trascura il possibile ritorno dal basso (suggerimenti, proposte, …) raccolto direttamente (riunioni, ecc.) o indirettamente (questionari, suggerimenti ecc.)

19


Un esempio di schema per il piano di comunicazione

20


L’autovalutazione è un mezzo, non un fine:

l’obiettivo è il miglioramento continuo.

Non è un progetto che dura alcuni mesi, ma deve diventare una prassi ordinaria dell’organizzazione!

L’autovalutazione deve essere parte integrante delle strategie dell’organizzazione

Il modello CAF e l’autovalutazione sono la guida per l’innovazione e il miglioramento continuo, anche attraverso la ricerca di confronti e buone pratiche

La comunicazione non è solo quella scritta e nemmeno solo quella verbale, ma la combinazione efficace di vari strumenti

2. Stimolare il coinvolgimento del personale nell’AV

Alcuni messaggi chiave

21


3.Comunicare con i portatori di interesse durante le varie fasi

Una comunicazione chiara e coerente a tutti i portatori di interesse durante le fasi significative del progetto è il segreto per assicurare il successo del processo. Il responsabile del progetto insieme al top management dell’organizzazione dovrebbe rafforzare questa visione puntando su:

1. come il processo di autovalutazione può fare la differenza;2. perché gli è stata data priorità;3. come si collega al piano strategico dell’organizzazione; 4. come si collega a un generale sforzo per il miglioramento della

performance dell’organizzazione, per esempio attraverso l’implementazione di un innovativo programma di riforme.

22

Step 3: Formare uno o più gruppi di autovalutazione

23

- Decidere il numero dei gruppi di autovalutazione

- Creare un gruppo di autovalutazione rappresentativo dell’organizzazione in tutti i suoi aspetti attenendosi a criteri predefiniti

- Scegliere il moderatore del gruppo(i)

- Decidere se i dirigenti devono essere parte del gruppo


24

1. Decidere il numero dei gruppi di autovalutazione

Per una scuola non è necessario costituire più gruppi di autovalutazione anche nel caso di strutture più complesse quali gli istituti comprensivi.


25

2. Creare un gruppo di autovalutazione rappresentativo dell’organizzazione in tutti i suoi aspetti attenendosi a criteri predefiniti

• Composizione basata su criteri definiti (conoscenza dell’organizzazione, skill personali, la rappresentanza e partecipazione di tutte le funzioni, …)


26

3. Scegliere il moderatore del gruppo(i)

Il moderatore è colui che conduce le discussioni in modo corretto ed efficace consentendo a tutti di contribuire al processo. Il responsabile

dell’autovalutazione può anche fungere da moderatore (del gruppo di autovalutazione) e ciò può garantire la continuità del processo ma, in questo caso, bisogna fare attenzione ad evitare conflitti di interesse. Il

moderatore può essere scelto dal gruppo stesso. E’inoltre utile che qualcuno faccia funzioni di segreteria, per aiutare il moderatore a organizzare gli incontri rendendo disponibili locali, attrezzature e

supporto tecnologico necessari.


27

4. Decidere se i dirigenti devono essere parte del gruppo

Valutazione del ruolo del/dei manager rispetto al GAV (partecipazione come coordinatore, componente o esterno al

GAV, considerando aspetti positivi e negativi)


28

Step 4: Organizzare la formazione

29


1.Informare e curare la formazione della dirigenza

2.Informare e curare la formazione del gruppo di AV

3.Fornire un elenco di tutti i documenti ritenuti significativi

4.Definire i principali portatori di interesse, i prodotti e servizi erogati e i processi chiave

30


1.Informare e curare la formazione della dirigenzaPotrebbe essere utile coinvolgere la media e alta dirigenza e gli altri portatori di

interesse nella formazione sull’autovalutazione per fornire le necessarie conoscenze relative al modello e far capire soprattitto come il processo di

autovalutazione possa diventare uno strumento di governance dell’organizzazione. Infine, verso gli altri portatori di interesse potrebbe essere

utile realizzare un’attività di informazione sui concetti del TQM più che una formazione vera e propria

31


2.Informare e curare la formazione del gruppo di AV

Il modello CAF deve essere presentato al gruppo così come devono essere illustrati gli scopi e la natura del processo di autovalutazione. Se il responsabile

dell’autovalutazione è stato adeguatamente formato prima di questa fase è un’ottima idea che abbia un ruolo decisivo nella formazione del gruppo. In aggiunta alla parte teorica, la formazione dovrebbe includere esercizi sulla

interpretazione del modello, sulla applicazione del PDCA e della metrica, sui metodi di raggiungimento del consenso, ecc…

I corsi per facilitatori organizzati dai partner del Centro Risorse CAF, il corso valutatori e il corso per External Feedback Actor possono preparare

adeguatamente le persone a tal fine.

32


3.Fornire un elenco di tutti i documenti ritenuti significativi

Il responsabile del processo di autovalutazione dovrebbe fornire al gruppo un elenco di tutti i documenti e informazioni necessarie per valutare

l’organizzazione in modo efficace.Un buon esercizio pratico durante la formazione potrebbe essere di provare a

valutare insieme, sulla base di questi documenti, un sottocriterio relativo ai fattori abilitanti e uno relativo ai risultati. In questo modo il gruppo può

comprendere meglio come funziona il processo di autovalutazione. E’importante raggiungere il consenso su come valutare le evidenze dei punti di

forza e delle aree da migliorare e su come assegnare i punteggi.

33


4.Definire i principali portatori di interesse, i prodotti e servizi erogati e i processi chiave

Un’altra operazione importante che consentirà – durante la fase del consenso – di risparmiare tempo è tracciare un quadro comune dei portatori di interesse chiave dell’organizzazione, quelli cioè maggiormente interessati alle sue

attività: clienti/cittadini, politici, fornitori, partner, dirigenti, impiegati. Devono inoltre essere chiaramente identificati i più importanti servizi e prodotti erogati e

ricevuti da questi portatori di interesse e i relativi processi chiave.

34


Tipologia di personale

In quale fase del processo è coinvolta

Livello di conoscenza necessario

Contenuti della formazione

Tipo di azione

Docente GAV Elevato Modello e processo Formazione d’aula

ATA GAV Elevato Modello e processo Formazione d’aula

Docente Rilevazione dati Medio Processo e questionario Seminario

… .. .. … …

35

Step 5: Condurre l’Autovalutazione

36


1.Condurre la valutazione individuale 2.Raggiungere il consenso nel gruppo

3.Assegnare il punteggio

37


……il lavoro preliminare……

3838

1. L’analisi dei fattori abilitanti

2. L’analisi dei risultati

3. L’assegnazione del punteggio

4. La stesura del rapporto di autovalutazione

Il percorso logico per la realizzazione dell’autovalutazione :

39


AutoValutazione guidata CAF

1.L’analisi dei fattori abilitanti

40


La raccolta di informazioni sui Fattori abilitanti……..I fase

Questionario

Interviste

Destinatari: Il questionario viene erogato alla fascia intermedia e bassa del personale. Le risposte vanno elaborate e aggregate a livello dei sottocriteri del modello CAF per poter confrontare i risultati dei questionari con quelli delle interviste e dei focus group

Focus Group

Destinatari: Le interviste vengono effettuate secondo il piano al vertice e i responsabili al più alto livello

Destinatari: I focus group coinvolgono le seguenti persone:-il management intermedio- i quadri i coordinatori delle attività e dei gruppi di lavoro i quadri, i coordinatori delle attività e dei gruppi di lavoro-i responsabili dei processi

41


a) i risultati delle interviste a livello globale e segmentate

Il Report di analisi dei fattori abilitanti

b) i risultati aggregati dei focus group (trasversali e per processi)

c) i risultati dei questionari complessivi e segmentati

42

Un esempio di griglia per la raccolta di informazioni sui Fattori Abilitanti


La raccolta di informazioni sui Fattori abilitanti……..II fase

43



2. L’analisi dei Risultati

44

Un esempio di griglia per la raccolta di informazioni sui Risultati

Criterio 6 - Risultati orientati al

cittadino/cliente 6.1 risultati della misurazione della soddisfazione del cittadino /utente

Area CAF (Rilevate la soddisfazione dei cittadini rispetto a….?)

Risultati di percezione (vanno inseriti i risultati di percezione dei clienti/utenti rispetto alle arere caf eventualmente rilevati/somministrati precedentemente)

Trend N° anni/ andamento (2006-2008)

Obiettivi raggiunti/ non raggiunti

Confronti /posizione rispetto a benchmark

Utilizzo dei risultati Commenti

immagine complessiva dell'organizzazione

partecipazione e coinvolgimento di utenti e altri portatori di interesse

Accessibilità (ad es. tempi, spazi, logistica, informazione)

prodotti e servizi (ad es. qualtà percepita, affidabilità e tempestività)

45

Step 5: Condurre l’Autovalutazione1.Condurre la valutazione individuale

Ciascun membro del gruppo fa la propria valutazione sulla base dei documenti e delle evidenze raccolte

46


2-3. Raggiungere il consenso nel gruppo e Assegnare il punteggio

Viene organizzata una Riunione di condivisione a livello di GAV che si articola nelle seguenti fasi:

• Analisi criterio per criterio, con esposizione e confronto dei diversi punti di vista sui pdf/pdd e sui punteggi

• Registrazione dei punti di consenso e individuazione dei punti di dissenso significativi

• Discussione delle ragioni alla base di ogni caso significativo di dissenso e ricerca di un consenso ragionato

• In caso di dissenso persistente il responsabile elabora una decisione finale che giustificherà per iscritto, registrando le posizioni divergenti e le relative ragioni

47

1. Nominare subito un coordinatore e un “gestore del tempo” (“time-keeper”). Pianificare i tempi previsti.

UN METODO EFFICACE PER LA RIUNIONE DI CONSENSO

2. Il coordinatore scrive sulla lavagna i punteggi individuali assegnati al sottocriterio oggetto di consenso.

3. Il componente del GAV che ha espresso, per il sottocriterio in questione, il punteggio totale più alto, legge (il coordinatore scrive sulla lavagna) i punti di forza individuati; gli altri componenti aggiungono i loro. In questa fase non si discutono i vari punti di vista.

4. Completati i punti di forza, si inizia, a partire da chi ha dato il punteggio più basso, a scrivere (da parte del coordinatore) le aree da migliorare.

48

5. Vengono discussi i punti di forza e le aree da migliorare e se ne verificano le eventuali inconsistenze e duplicazioni.

UN METODO EFFICACE PER LA RIUNIONE DI CONSENSO

6. Raggiunto un certo livello di consenso, ogni componente del GAV passa a rivedere il suo punteggio originario.

7. L’obiettivo è di ridurre la variabilità tra i vari giudizi.

In caso di variabilità persistente il coordinatore decide e documenta le situazioni di disaccordo.

49

• Riferirsi continuamente al modello e alle matrici di valutazione

Come partecipare in maniera efficace al processo del consenso

• Ascoltare i diversi punti di vista

• È importante condividere le esperienze e le competenze dei diversi componenti del GAV

• Apertura a rivedere i giudizi e i punteggi individuali

• Non c’è chi ha torto e chi ha ragione!

50

Il prodotto di tutte le attività di autovalutazione è la relazione conclusiva (Rapporto di Autovalutazione), un documento scritto in modo chiaro e sintetico e contenente almeno le seguenti informazioni:

•Una breve descrizione di sintesi delle attività svolte nel processo di autovalutazione, delle evidenze raccolte sui processi interni e sui risultati

• Una sintesi degli aspetti positivi e delle aree deboli nell’area dei fattori abilitanti (criteri da 1 a 5)

•Una sintesi dei risultati di percezione e di performance (criteri da 6 a 9)

•Il punteggio attribuito per ciascun sottocriterio

Step 6: Stendere un report descrittivo dei risultati dell’Autovalutazione

51



Esercitazione

52


Format del Rapporto di Autovalutazione

ESERCITAZIONE 1: CONSENSO del GAV SU UN SOTTOCRITERIO DEI FATTORI e dei

RISULTATI

In questo esercizio il contenuto del sottocriterio simula le informazioni raccolte dal gav in risposta agli esempi del Modello,

Compito (tempo a disposizione 90’):• Leggere individualmente il contenuto del modello per il sottocriterio definito annotando 2-4 punti di forza, 2-4 aree da migliorare e punteggio

• Sviluppare il consenso sui punti di forza e aree da migliorare e punteggio

CORSO DI FORMAZIONE PER L’AUTOVALUTAZIONE E IL MIGLIORAMENTO

Documents

Transcript of CORSO DI FORMAZIONE PER L’AUTOVALUTAZIONE E IL MIGLIORAMENTO