APLIKASI SISTEM KHAIRAT KEMATIAN

www.ekhairat.com

“Pengurusan sistematik, kemaslahatan terjamin...”

Intan Network & Solution Sdn Bhd (910999-D)

Suite 576 B, Jln Samudera Utara 1, Taman Samudera, 68100 Batu Caves. Phone : 03 6186 5299 Fax : 03 6186 5499

2

pendahuluan

Sistem e-khairat telah dibangunkan hasil kerjasama diantara INTAN NETWORK &

SOLUTION SDN BHD dan BRILLANTE INSIGHTS SDN BHD bertujuan sebagai penyediaan

aplikasi sistem khairat kematian atas talian berteraskan web bagi memudahkan proses

pengurusan khairat kematian dengan lebih sistematik disamping menjamin

keselamatan data dan mengemaskini profil ahli dengan lebih berkesan.

Sistem yang dibangunkan ini juga adalah mesra pengguna dimana ianya dapat

memberi faedah kepada kedua-dua belah pihak samada pihak pengurusan mahupun

pengguna. Pihak pengurusan akan dapat membuat pendaftaran ahli secara online,

mengemaskini data dan rekod bayaran, menghantar maklumat terkini kepada ahli,

dan membuat laporan kepada Jabatan Agama Islam dengan lebih mudah dan seragam.

Bagi pengguna pula, maklumat terkini dari badan pengurusan khairat kematian dapat

diakses menggunakan laman web secara online dengan mudah.

Mengenai INS INTAN NETWORK & SOLUTION SDN. BHD. juga dikenali sebagai INS telah ditubuhkan

pada tahun 2010 dan merupakan sebuah syarikat berstatus bumiputera yang

bersandarkan pada teknologi internet. Kami menawarkan perkhidmatan pembangunan

sistem dan laman web, kursus dan latihan, dan perkhidmatan pendaftaran talian

telefon dan internet.

INS juga komited sebagai Rakan Niaga Berdaftar untuk Telekom Malaysia Berhad.

Visi & Misi Menjadi pemangkin kepada usahawan bumiputera yang mampu bergerak

seiring dengan teknologi dalam membina empayar perniagaan online pada

kos mampu milik.

3

badan khairat kematian

Kepentingan badan khairat sudah lama wujud dalam kalangan masyarakat namun hanya segelintir yang memahami konsep sebenar penubuhan tabung itu. Secara asasnya, wang khairat kematian diwujudkan untuk tujuan-tujuan berikut:

bertujuan membantu meringankan beban waris si mati dengan berperanan menyediakan kos untuk urusan kematian termasuk membantu mempercepatkan urusan pengebumian dan membiayai kos pengurusan jenazah. (mandi jenazah, kain kapan, keranda dan upah menggali kubur).

Sesetengah pihak pentadbir badan khairat kematian akan mengendalikan segala urusan sepenuhnya termasuk kenduri tahlil.

Sebagai menzahirkan rasa simpati sesama umat Islam bagi melengkapkan fardu kifayah.

Memupuk semangat kerjasama dalam kalangan masyarakat setempat melalui pengurusan jenazah.

Memberi peluang kepada mereka mendalami selok-belok pengurusan jenazah sesama umat Islam.

4

pengurusan secara manual

Kebanyakan masjid turut menguruskan badan khairat kematian untuk surau kariah di bawah kelolaannya. Pengurusan secara manual menyebabkan AJK badan pengurusan memerlukan lebih banyak masa untuk merekodkan dan mengemaskini maklumat ahli secara lebih teliti.

Walaubagaimanapun, kebanyakan AJK pengurusan adalah sukarelawan dan masa mereka adalah terhad. Kematian ahli boleh berlaku pada bila-bila masa dan sebagai AJK pengurusan badan khairat kematian, tanggungjawab tersebut perlu dijalankan tanpa mengira masa tertentu. Begitu juga dengan ahli yang sentiasa memerlukan maklumat terkini dari badan khairat yang disertai samada untuk menyemak rekod pembayaran ataupun hebahan maklumat.

Pengurusan rekod dan tuntutan ahli bagi kariah yang ramai yang dilakukan secara manual boleh menyebabkan kecuaian berlaku. Tambahan pula sekiranya AJK pengurusan khairat kematian bertukar ganti dan rekod tersebut juga berisiko untuk hilang/ tidak dijumpai.

Sekiranya kemaskini dan simpanan rekod tidak dilakukan dengan baik, adalah sukar untuk pihak pengurusan mendapatkan semula semua maklumat berkaitan setiap kali diperlukan.

Meneliti masalah tersebut, sistem pengurusan khairat kematian telah dibina bagi membantu memudahkan kedua-dua pihak iaitu pihak pengurusan dan ahli untuk menjadikan badan khairat kematian lebih efisien.

Dengan adanya pengurusan yang bersistem (e-khairat), ia akan dapat mengurangkan kesilapan/ kecuaian semasa mengendalikan badan pengurusan khairat kematian dan masalah-masalah tersebut dapat dielakkan.

5

mengapa perlu e-khairat?

Pengurusan yang lebih sistematik dan berkesan. Pelbagai

fungsi sistem yang ada membolehkan maklumat dapat disimpan

dengan lebih teratur, sistematik dan tepat. Perkongsian data

secara berkomputer dapat memudahkan capaian maklumat

dilakukan mengikut kehendak pengguna.

Menjimatkan kos dan masa pengurusan : Sistem ini sangat

membantu AJK Pengurusan bagi menjimatkan kos dan masa dalam

mengendalikan badan khairat kematian ini kerana kebanyakan AJK

yang bertugas adalah secara sukarela.

Beroperasi 24 jam sehari serta mudah dilayari : Ahli badan

khairat kematian dapat mengakses sistem ini dengan mudah

melalui laman web yang disediakan. Maklumat dan hebahan

terkini dapat disampaikan dengan lebih cepat disamping ianya

dapat dilayari di mana jua.

Kreadibiliti : Penggunaan Sistem Khairat Kematian yang lebih

sistematik akan memberikan organisasi badan khairat kematian lebih

berkrediabiliti. Semua rekod lama dan baru dapat diakses dengan

mudah dan cepat.

6

kelebihan e-Khairat

Sistem pengurusan khairat kematian (E-Khairat) adalah dibangunkan untuk memudahkan urusan berkaitan kematian ahli. Antara kelebihan sistem ini adalah seperti berikut :

Pendaftaran Ahli

Ahli boleh mendaftar secara online. Notifikasi akan dihantar kepada admin untuk meluluskan atau menolak permohonan berikut.

Kemaskini Maklumat Ahli

Ahli dan Admin boleh mengemaskinikan maklumat ahli seperti alamat rumah, nombor telefon, maklumat waris dan sebagainya.

Pembayaran Yuran Ahli

Ahli boleh membuat bayaran terus ke dalam akaun Khairat Kematian dan menghantarkan butiran pembayaran tersebut kepada Admin. Rekod pembayaran tersebut akan dikemaskini oleh Admin dan disimpan ke dalam E-Khairat. Ahli akan dapat melihat status pembayaran tersebut di dalam E-Khairat. Ahli juga dapat mencetak resit bayaran tersebut secara online. Rekod pembayaran yang dibuat oleh ahli akan disimpan didalam sistem dan boleh dilihat semula pada bila-bila masa.

Rekod Tuntutan Dibuat Ahli

Tuntutan yang dibuat akan direkodkan di dalam sistem. Sebarang tuntutan kali ke-dua keatas penama yang sama yang cuba dibuat oleh ahli boleh dikesan oleh sistem untuk mengelakkan penipuan.

Hantar Peringatan Pembayaran

Surat peringatan pembayaran juga mudah untuk dijana dengan hanya memilih surau berkenaan. Sistem dengan sendirinya akan mencari ahli yang mempunyai tunggakan bagi masjid/surau berkenaan dan surat lengkap akan dijana!

7

Cetak Surat kepada Ahli

Surat-surat yang ingin dicetak kepada ahli boleh dicetak dengan mudah. Hanya isikan kandungan yang ingin di hantar sama-ada panggilan mesyuarat dan sebagainya, pilih surau berkenaan, dan klik cetak. Surat akan dijana menggunakan 'letterhead' masjid/surau berserta lengkap dengan Nama dan Alamat ahli dibawah masjid/surau tersebut.

Hantar Peringatan Pembayaran

Surat peringatan pembayaran juga mudah untuk dijana dengan hanya memilih surau berkenaan. Sistem dengan sendirinya akan mencari ahli yang mempunyai tunggakan bagi masjid/surau berkenaan dan surat lengkap akan dijana!

Domain Unik untuk Surau/Masjid

Setelah permohonan anda untuk menggunakan sistem sudah diproses, surau/masjid anda akan mempunyai nama web sendiri, contoh: alazim.ekhairat.com. Web ini boleh dipromosi kepada ahli-ahli dalam kawasan kariah masjid/surau berkenaan.

Laporan Lengkap

Sistem eKhairat juga menyediakan laporan lengkap yang boleh dilihat oleh admin. Contoh laporan adalah seperti: Laporan Tunggakan Yuran Ahli, Laporan Senarai Ahli, Laporan Tuntutan Dibuat, Laporan Pembayaran Yuran. Laporan-laporan ini dengan mudah boleh di muat-turun ke dalam format excel.

Pengumuman di Laman Web

Admin juga boleh membuat sebarang pengumuman berkenaan Badan Khairat Kematian surau/masjid berkenaan di laman web.

8

ringkasan sistem

Antara ciri-ciri sistem e-khairat adalah seperti berikut :

1) Pendaftaran ahli

2) Kelulusan ahli baru yang memohon.

9

3) Pembayaran yuran ahli.

4) Tuntutan dibuat ahli

10

5) Kemaskini maklumat ahli.

6) Hantar peringatan pembayaran.

11

7) Cetak surat kepada ahli secara ‘bulk’.

8) Pengumuman di laman web.

12

9) Audit lengkap setiap transaksi.

10) Laporan rumusan berkaitan dana khairat kematian.

13

11) Laporan – laporan lain yang berkaitan.

14

portfolio Berikut adalah antara portfolio masjid yang telah menggunakan system e-khairat yang

boleh dijadikan rujukan:

http://alazim.ekhairat.com/

15

testimoni

Berikut adalah testimoni daripada badan Khairat Kematian yang telah menggunakan

aplikasi system e-khairat:

“Melalui sistem e-Khairat ini, kami dapat menguruskan operasi Khairat Kematian Masjid Al-'Azim Pandan Indah dengan lebih efisyen. Rekod ahli dapat dikemaskini dengan mudah termasuk rekod bayaran dan tuntutan. Laporan juga mudah disediakan dan boleh dimuat turun ke format excel.”

Haji Azmi Anuar Pengerusi

Badan Khairat Kematian Masjid Al-'Azim Pandan Indah

“Dengan e-Khairat, saya boleh mencetak surat panggilan mesyuarat dengan mudah tanpa perlu menaip satu-satu surat beserta nama dan alamat ahli (seribu lebih ahli bayangkan!). Kini, surat dapat dicetak dalam masa beberapa minit sahaja.”

Norhisham Leham Setiausaha

Badan Khairat Kematian Masjid Al-'Azim Pandan Indah