Corespondenta Comerciala Costel Nistor (1)

8/20/2019 Corespondenta Comerciala Costel Nistor (1)

http://slidepdf.com/reader/full/corespondenta-comerciala-costel-nistor-1 1/102

1

UNIVERSITATEA „DUNĂREA DE JOS” GALAŢI

FACULTATEA DE ECONOMIE ŞI ADMINISTRAREA

AFACERILOR

COSTEL NISTOR

ISBN978-606-8216-23-2

Editura EUROPLUS

Gala ţi, 2010



2

CAPITOLUL 1

INTRODUCERE ÎN CORESPONDENŢA DEAFACERI

Este un lucru bine cunoscut că orice scrisoareechivalează cu o carte de vizită a celui ce o expediază.

Acest fapt este de o deosebită importanţă în cazul

corespondenţei de afaceri, unde mesajul scris poate fi consideratdrept reprezentant ai societăţii / firmei care-l trimite, un mesagerinteresat în a crea climatul favorabil pentru buna desf ăşurare aunei tranzacţii.

Redactarea scrisorilor de afaceri constituie aşadar unelement esenţial în cadrul unei tranzacţii, iar modalităţile derealizare a acestora s-au îmbunătăţit şi amplificat de-a lunguldeceniilor devenind - după unii autori - aproape o ştiinţă.

Totuşi nu trebuie pierdut din vedere faptul că datorită dezvoltării tehnicilor de comunicare pe de o parte, cât şiamplificării schimburilor la nivel mondial, pe de altă parte, auapărut şi modalităţi noi şi rapide de transmitere a mesajelor; darîn ciuda existenţei telegrafului şi a telefonului, a telexului şitelefaxului, scrisorile comerciale continuă să-şi păstreze locul şifuncţia lor.

În fapt, abstracţie f ăcând de costul ridicat al mijloacelor decomunicare modeme, majoritatea mesajelor transmise prin telegrafsau telefon trebuie confirmate în scris; în plus, chiar redactarea saudecodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din

partea expeditorului şi a destinatarului cunoştinţe care suntincluse în tehnicile de redactare a corespondenţei de afaceri înforma sa clasică.

Pentru a considera o scrisoare de acest tip bine realizată din punct de vedere tehnic, aceasta trebuie să corespundă regulilor declaritate, concizie şi curtoazie, circumscrise modalităţii comune



3

de gândire care se concretizează în ceea ce literatura despecialitate numeşte stil comercial.

Pentru a capta atenţia cititorului, scrisoarea de afaceritrebuie astfel concepută încât să poată fi citită cu uşurinţă, frazelesă fie precise, clare, exprimate într-o succesiune logică, pentru aexclude posibilitatea unei înţelegeri eronate a mesajului.

Ceea ce trebuie deci evitat sunt frazele lungi, exprimărileîntortocheate sau exagerate, repetările ideilor sub diferite forme,deoarece ele nu fac decât să lungească şi să îngreuneze lectura şi

înţelegerea mesajului pe care vrem să-l transmitem.Concizia se poate realiza prin fixarea ideilor în propoziţiiscurte, grupate logic în paragrafe.

Totuşi, deşi concisă, o scrisoare trebuie să includă formulele necesare de politeţe şi respect faţă de destinatar.

Un alt aspect ce trebuie reţinut la redactarea unei scrisorieste concordanţa dintre tonul acesteia şi conţinut, în funcţie demesajul pe care dorim să-l transmitem; acesta poate fi ferm sauconciliant, persuasiv sau prietenesc etc.

Corectitudinea constituie de asemenea o cerinţă importantă în redactarea corespondenţei de afaceri, deoarece scrisoarea poate fi folosită adesea ca document în relaţiile dintre parteneri.

Când ne referim Ia corectitudine, avem în vedere atâtaspectele legate de conţinutul propriu-zis al mesajului (cifre, date,cotaţii etc.), cât şi de aspectele legate de corectitudineagramaticală a exprimării sau de lexicul selectat pentru transmitereamesajului. Astfel redactarea scrisorii se realizează prin folosireaunei terminologii specifice şi printr-o largă selecţie de fraze maimult sau mai puţin stereotipe. Este de asemenea necesaraînsuşirea unei anumite modalităţi de exprimare, influenţată deobicei de o tendinţă stilistică sau de alta, fiecare dintre elesubordonată scopului de abordare pozitivă a mesajului de cătredestinatar.



4

1.1. Forma de prezentare a scrisorii (Lay Out of the Letter)

Subordonată obiectivului avut în vedere la expediereascrisorii - crearea unei impresii pozitive asupra partenerului -forma de prezentare a scrisorii contribuie la rândul său laobţinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzacţiei.

Astfel, pe lângă selectarea limbajului şi a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesită şi o formă de prezentare atr ăgătoare, realizată prin folosirea unui material de

scris corespunzător - hârtie de calitate superioar ă, o panglică bună, dar şi o dactilografiere corectă şi estetică.Pentru corespondenţa oficială (de afaceri, tehnică etc.) se

folosesc de obicei coli de hârtie cu dimensiuni standardizate; este posibilă şi folosirea unor alte dimensiuni justificate de necesităţitehnice sau de eficienţă, în cazul operaţiunilor repetabile care auîn vedere obiecte de serie sau de mică valoare, se pot folosi -

pentru anumite etape ale tranzacţiei şi formulare tipizate. Acesteainclud cererea de ofertă, oferta, specificaţiile tehnice, lista de

colisaj, factura, instrucţiunile de transport etc.Pentru a obţine un aspect estetic al scrisorii trebuie să serespecte câteva cerinţe: plasarea echilibrată a textului dactilografiat pe coala dehârtie, în funcţie de lungimea acestuia; lăsarea unei margini de 2,5-3 cm în partea stângă a colii dehârtie; alinierea capetelor de rând în partea dreaptă a colii de hârtie câtmai uniform posibil, lăsând un spaţiu de minimum 1 cm.; evitarea despăr ţirii cuvintelor în silabe la capătul rândului; dispunerea textului în paragrafe, lăsând între acestea uninterval suplimentar faţă de rândurile din text; continuarea textului pe o filă nouă numai dacă acestaconţine minimum două rânduri (la fila de continuare se fac încolţul din dreapta jos al primei file următoarele menţiuni: -/ 2; sau- over);



5

menţionarea pe a doua filă a antetului de report (constânddin denumirea expeditorului şi a destinatarului), a datei scrisoriişi a numărului de pagini.

Exemplu:„ELECTRONUM S.A.": KINSLEY & KREE, LTD LONDON;... Febr. 2nd 199... -2-.

eventuala ataşare la scrisoare a diverselor documente

denumite „anexe" (liste de preţuri, cataloage, broşuri, facturi,conosamente etc.) cu menţionarea lor în finalul scrisorii, în parteadin stânga la nivelul semnăturii sau mai jos (în limba engleză sefolosesc pentru „anexe" abrevierile Encl./ En,/ Enc/ Enclos).

Exemplu: Enc, Invoice...Yours faithfully,John Smith.

evitarea post-scriptumului (PS), care poate crea

destinatarului impresia unei neglijenţe din partea expeditoruluiscrisorii.În uzanţa internaţională există două forme principale de

aranjare a textului în pagină: forma dantelată, folosită în special defirmele din Marea Britanie şi forma bloc, preferată de firmeleamericane. Aceasta din urmă este considerată şi ca formă modernă de aşezare în pagină, fiind folosită într-o măsur ă tot maimare. Ca variante ale lor se întâlnesc forma semi-bloc şi forma

bloc modificată. Fiecare dintre acestea prezintă următoarele

caracteristici distinctive:1. Forma dantelată Primul rând al fiecărui paragraf nou va fi retras cu 8-10

intervale de la linia marginală stângă. Rândurile constituind adresa interioar ă, formula de

încheiere şi semnătura se vor dactilografia retrase cu 3-4



6

intervale faţă de rândul superior.

2. Forma bloc Toate elementele scrisorii (adresa interioar ă, formula de

încheiere, semnătura etc.) încep de la linia marginală stângă. Între paragrafe este lăsat un spaţiu dublu faţă de spaţiul dintre

rânduri.

3. Forma semi-bioc Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiază în forma

dantelată. Rândurile constituind adresa interioar ă, plasate în stânga şi

rândurile constituind formula de încheiere şi semnătura,deplasate la dreapta, se dactilografiază în forma bloc.

_________________________________ ________________________

______________

________________

_________

_________

_____________

________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

____ _______________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

______________

____________

________

________

_______

_________________________________

________________________

______________

_______________

_________

_________

_________

_____

___________________________________

___________________________________

___________________________________

_______________________________

___________________________________

___________________________________

____________

________ ___________

________ __________

________



7

4. Forma bloc modificată Textul se dactilografiază integral în forma bloc. Data şi rândurile constituind formula de încheiere şi

semnătura sunt deplasate la dreapta.

1.2. Elementele componente ale scrisorii (Contents of the

Letter) S-a stabilit prin uzanţele internaţionale ca o scrisoare cu

caracter oficial să cuprindă următoarele elemente: antet; dată; referinţe;

______________

___________

__________________ ____________

___________

_______

_____

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

____ _______________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

____________

________ __________

________ _________

________

_________________________________

________________________

______________

_______________

________

__________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

_______________________________

___________________________________

___________________________________

_______________________________

___________________________________

____________

________ ___________

______ __________

_____



8

adresa destinatarului/ interioar ă; formula de salut/ adresare; obiectul scrisorii; conţinutul scrisorii; formulele de încheiere şi salut; semnătur ă; referiri la anexe.

În cele ce urmează vom prezenta fiecare din acesteelemente din punct de vedere al conţinutului lor şi al plasării în

pagină.

1.2.1. Antetul (The Letter-head/ Letter-heading/ Heading)

În mod obişnuit, hârtia folosită pentru corespondenţă este prevăzută cu antet tipărit sau gravat. Acesta se plasează în parteasuperioar ă a colii de hârtie, de regulă în mijlocul acesteia; uneori aparcompletări ale antetului în partea stângă sau chiar la subsol. În lipsaunei hârtii cu antet tipărit, acesta se va dactilografia în colţul din

dreapta sus al colii de hârtie.În uzanţa comercială actuală, forma şi grafica anteteloreste extrem de variată, dar ele sunt în general simple, cu aspect

plăcut, f ăr ă elemente ornamentale inutile, îndeplinind pe lângă funcţia de identificare şi informare şi pe cea de publicitate.

De obicei, antetul cuprinde: denumirea întreprinderii, firmei, instituţiei, băncii, societăţii,reprezentanţei, sucursalei, fabricii etc.; domeniul de activitate; adresa şi sediul central (se indică strada, bulevardul, piaţa etc.,numărul, corpul de clădire etc., ţara, statul, codul poştal); numerele de telefon; adresa telegrafică; numărul de telex; numărul căsuţei poştale; codurile folosite la redactarea corespondenţei telegrafice;



9

băncile cu care firma, societatea etc. are legături de afaceri.În cazul întreprinderilor comerciale sau industriale din

Marea Britanie, care în majoritatea lor sunt organizate casocietăţi pe acţiuni cu r ăspundere limitată, la numele firmei seadaugă cuvântul "Limited" sau abrevierea "Co.Ltd". Spredeosebire de acestea, firmele americane sunt încorporate şiabrevierea adăugată este "Inc".

Este de asemenea obligatoriu ca în antetul firmelor britaniceînfiinţate după 1916 să se indice numele directorilor şi al

secretarului firmei. Asocierea numelui firmei cu litera „R" sausemnul ®, indică numele respectiv, ca marcă de fabricaţieînregistrată la Camera de Comer ţ sau alt organism oficial.

Exemplu de antet: John Grady and Company Limited Heating Engineers

34 Rose Place \ Northampton NN5 24AA

tel: 350490 337631 2

1.2.2. Data (the date)

Data emiterii corespondenţei este plasată sub antet şi poate fiscrisă sub următoarele forme:

(EB) 2nd August 199... (EB) 2nd Aug 199...(EA) August 2nd 199... (EA) Aug. 2™ 199...

Deci după cifra care indică ziua se scriu terminaţiilenumeralului respectiv: ex.: - st (1st), - nd (2 nd), - rd (3 rd) de la 4-20

th (4th

; 15th

); între 21-23 se reiau terminaţiile cifrei respective (21st

,22nd, 23rd); pentru 24-30-th; pentru 31-st (31st) etc.în sistemul folosit de firmele americane, se obişnuieşte ca

denumirea lunii să preceadă cifra care indică ziua; de asemeneacifrele pot fi folosite şi f ăr ă terminaţii: August 2nd 199...sau August2 199...

Înaintea cifrei care indică anul nu se mai pune virgulă.



10

Denumirea lunilor anului se pot prescurta astfel: Jan., Febr., Mar., Apr., Aug., Sept., Oct., Nov., Dec. Numele lunilor May,June, July nu se prescurtează, înlocuirea denumirii lunilor anuluicu cifre romane sau arabe nu este recomandabilă şi se indică evitarea folosirii acestora, nu numai pentru exprimarea datei, darşi în textul scrisorii. Adoptarea de către firme din diferite ţări,care folosesc pentru corespondenţa lor limba engleză, fie avariantei britanice fie a celei americane de exprimare a datei,

poate duce la confuzii grave. Astfel, 5.10.199... ar putea fi înţeles

„5 oct.199..." în variantă britanică dar „10 mai 199..." în ceaamericană.Uneori firmele britanice folosesc pentru luna curentă

abrevierea „inst." (instan't). Exemplu: „your letter of the 2n inst..."

Abrevierile prox. (proximo) însemnând Juna viitoare" şi ult.(ultimo) însemnând „luna trecută" sunt considerate formeînvechite şi nu se mai folosesc.

În cazul anumitor corespondenţe sau documente, pe lângă dată se indică locul emiterii acestora. Locul de emitere se

plasează întotdeauna înaintea datei. Exemplu: Bucharest, 5

th

October 199...

1.2.3. Referinţele (The Reference Line)

Referinţele se plasează de obicei în partea stângă a colii dehârtie, sub dată în cazul formei bloc, sau pe aceeaşi linie cu data,care se plasează în partea dreaptă în cazul formei dantelate.

Referinţele sunt incluse în scrisoare în scopul identificării cu

mai mare uşurinţă a direcţiei, serviciului sau lucr ătorului care seocupă de problema respectivă, precum şi pentru o facilitare arepartizării corespondenţei.

Referinţele se introduc prin abrevierea „Ref." (reference) şiinclud iniţialele numelui lucr ătorului, a dactilografului saustenografului (separate între ele printr-o diagonală, iar la firmeleamericane prin două puncte) precum şi diferite numere de



11

ordine emise de secretariat sau registratur ă, numărul de dosaral contractului etc.

Exemplu: (EB) Ref: NB/Oc545LP (EA) Ref: -YS:MS-7050XMD

Există uzanţa includerii în scrisoare nu numai areferinţelor firmei expeditoare, introduse prin abrevierea „Our

Ref.", dar şi a celor ale firmei destinatare, introduse prinabrevierea „Your Ref." în scopul identificării cu uşurinţă decătre aceasta din urmă a corespondenţei anterioare.

Exemplu: Our Ref: NS/ Mo 393 P - o Your Ref: IR/YB 39 M 45

1.2.4. Adresa destinatarului/ interioară (The Inside Address)

Adresa destinatarului se plasează în partea stângă a coliide hârtie, sub linia de referinţă; scopul introducerii acestui

element în scrisoare este identificarea corectă a scrisorii decătre serviciile poştale, în special în cazul folosirii unui pliccu decupaj transparent.

Aceasta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa,sediul instituţiei căreia ne adresăm, inclusiv ţara de destinaţie.

Modul în care ne adresăm destinatarului difer ă în funcţiede scrisoare, care poate avea un caracter oficial, formal, socialsau personal.

Vom prezenta în cele ce urmează diversele posibilităţi de

adresare care s-au generalizat în uzanţele corespondenţei.1. Unei persoane fizice: de la o anumită firmă sau

instituţie (sau unei persoane particulare) ne adresăm cunumele său complet, aşa cum este folosit de către aceasta,f ăr ă nici o prescurtare. (Exemplu: Mary Brown; Robert F.G.Gibson)



12

Numele va fi însoţit de formule de politeţe sau defuncţiile oficiale sau onorifice ale persoanei respective, înlimba engleză formulele de politeţe sunt:- Mr. (Abrevierea cuvântului „Mister", folosit pentru un bărbat)- Mrs. (abrevierea cuvântului „Mistress", folosit pentru ofemeie căsătorită)- Miss (cuvântul de adresare folosit pentru o femeienecăsătorită)- Ms. (abreviere folosită când nu se cunoaşte starea civilă a unei

femei). Aceste formule preced numele persoanei.-Esq. (abrevierea cuvântului „esquire" - vechi titlu de nobleţe azidepăşit, este folosit doar în Marea Britanie, numai pentru

bărbaţi şi se plasează după numele persoanei, fiind precedat devirgulă (Exemplu: John Smith, Esq.)

-Dr. (abrevierea cuvântului „doctor") pentru titlul de doctor,f ăr ă altă formulă de politeţe (Exemplu: Dr. John Brown)

-Prof. (idem pentru titlul de profesor)Alte abrevieri se plasează după numele persoanelor: Jr.,

Jun., Jur., (pentru cuvântul „junior"), Bros. pentru cuvântul„brothers" (fraţi). Exemplu: Dan White Jr.; Daniel White Jun.,Esq; Messrs Gibson, Bros.

În Marea Britanie, funcţia destinatarului este indicată înaintea numelui, f ăr ă a se folosi formule de politeţe şi f ăr ă virgulă. (Exemplu: General Manager Robert Brown; DeputyDirector Maxwell Smith)

În SUA, funcţia se indică după numele persoanei, precedat de formula de politeţe şi separată prin virgulă (Exemplu: Mr./ Mrs./ Miss W.Browing, General Manager).

În cazul unor persoane cu funcţii oficiale (ministru,ambasador, guvernator etc.), formula de adresare este „HisExcellency" (Excelenţei sale), urmată de funcţia respectivă (Exemplu: His Excellency the Trade Minister, Excelenţei saleMinistrul Comer ţului). .

2. Unui funcţionar al cărui nume nu-l cunoaştem sau unui



13

serviciu din cadrul unei instituţii sau firme ne adresămdenumind funcţia acestuia sau serviciul, precedate dearticolul hotărât „the".

Exemplu:

The Managing Director - Directorului generalThe Secretary - Secretarului FirmeiThe Customs Officer - Şefului VămiiThe Export Department - Serviciului de export

Această indicaţie poate fi plasată şi la sfâr şitul adresei

interioare, cu două rânduri mai jos, precedată de cuvintele„Attention".,. sau „For the attention of..." (în atenţia...).Menţiunea este subliniată.

Exemplu:For the attention of theSecretary Attention theManaging Director Attention:The Export Department

După numele persoanei sau funcţionarului căruia i se

adresează scrisoarea se indică denumirea firmei, instituţiei, băncii etc., menţionând forma de organizare a respectiveisocietăţi (Ltd., Co., Corp., Inc.).

3. Unei întreprinderi, instituţii, firme, bănci etc. ne putemadresa menţionând numele acesteia (Exemplu: Ed. White &Bob Green, Ltd.; National Iran Oils, Ltd.)

Numele respectiv poate fi precedat de abrevierea Messrs(de la cuvântul francez Messieurs). (Exemplu: Messrs.Ed.White & Bob Green,Ltd., Messrs National Iran Oils, Ltd.)

Dacă numele firmei este precedat de articolul hotărât„the", această abreviere nu se mai foloseşte. (Exemplu: TheSmith Kendon Manufacturing Company, Ltd.)

Sub denumirea întreprinderii, instituţiei, firmei etc. seindică adresa acesteia, menţionând strada, numărul,localitatea, districtul poştal şi, în cazul folosirii plicurilor cudecupaj transparent, şi ţara.



14

Pentru corespondenţa expediată în ţările de limbă engleză se menţionează mai întâi numărul şi apoi strada, f ăr ă virgulă între ele.

În ceea ce priveşte indicarea statului, este de reţinutfaptul că denumirea oficială a insulelor Britanice este MareaBritanie (Great Britain), care cuprinde Anglia (England),Scoţia (Scotland) şi Ţara Galilor (Wales). La acestea se adaugă Irlanda de Nord (Northern Irelandj, care face parte din RegatulUnit al Marii Britanii şi Irlandei de Nord, abreviat U.K.

In cazul unei corespondenţe expediate în SUA, numelestatului trebuie indicat după numele localităţii, întrucât oraşecu acelaşi nume pot fi întâlnite în state diferite.

Exemplu: New York, N.Y., U.S.A. New YorkCity, U.S.A.

Vom reda mai jos câteva exemple de adrese complete.

1. (A) - The SecretaryMorgan and Company,Limited 93 Regent Street,Oxford OX 43 GreatBritain

(B) - The Woolen Mills, Limited102 Courtney Street,LeedsGreat Britain

For the attention of the Managinq Director2. - Messrs.Ed.Smith & Jones Green,

Ltd.35 Elthane RoadLondonW 1 GreatBritain



15

3. - Mr. Robert Wilson, Assistant ManagerWhite Brothers Company,Inc. 125 63 rd. StreetBrooklyn, N.Y. U.S.A.

1.2.5. Formula de salut(The Salutation)

Formula de salut se plasează cu aproximativ 3 spaţii sub

adresa destinatarului. Modul în care o exprimăm depinde deformula de adresare pe care am folosit-o către destinatar.În cazul în care destinatarul este o persoană fizică, căreia

ne-am adresat denumind funcţia pe care o îndeplineşte,formulele de salut vor fi:

-Dear Sir (Stimate domn), pentru un bărbat-Dear Madam (Stimată doamnă), pentru o femeie.Dacă ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi

folosite şi în formula de salut, menţionând de asemenea

eventualele titluri sau funcţii, sau numai pe acestea din urmă. Exemplu: Dear Mr. Brown, Dear President Brown,Dear Miss Brown, Dear Mr. Vice-PresidentDear Mrs. Brown, Dear Şir John,... etc.Dear Professor Brown,

Dacă ne-am adresat unei instituţii sau firme în general,formula va fi:-Dear Sirs, (Stimaţi domni)-Dear Mesdames, (Stimate doamne, pentru firmedespre care se ştie că sunt conduse de femei)

Formulele Sir, (Domnule) şi Sirs, (Domnilor) sunt doarrareori întâlnite creând prin folosirea lor o atmosfer ă dedistanţă între parteneri. Trebuie reţinut că toate formulele desalut prezentate mai sus sunt urmate de virgulă.

În corespondenţa redactată de instituţii sau firme din



16

SUA, formula de salut este Gentlemens: (Domnilor) urmată de semnul „două puncte".

1.2.6. Obiectul scrisorii(The Subject Line)

Formularea care constituie obiectul scrisorii se plasează spremijlocul paginii un rând sub formula de salut, şi se subliniază;

rolul său este de a prezenta succint problema care este tratată încorespondenţa respectivă.

A existat uzanţa ca obiectul scrisorii să fie precedat deabrevierile Re: (prescurtarea cuvântului latin „res" - lucru,chestiune) sau Ref: (prescurtarea cuvântului „referring" -referitor) când vrem să atragem atenţia destinatarului asupra unorscrisori anterioare legate de problema tratată, dar acestea sunt totmai rar întâlnite în corespondenţa modernă.

Exemple 1. Dear Sirs,

Re: Letterof Credit No...

2. Dear Sirs, Ref: Our letters MC/ 3 MC j f o f...

3. Dear Sirs,Woo/

Contract

No...

Spre deosebire de celelalte elemente ale scrisorii,includerea obiectului scrisorii în corespondenţă nu esteobligatorie şi poate fi omisă, în cazul în care problema tratată încorespondenţa respectivă este prezentată pe scurt, în primul

paragraf al scrisorii.



17

1.2.7. Conţinutul scrisorii(The Body of the Letter)

Conţinutul sau textul propriu-zis al scrisorii reprezintă partea esenţială a corespondenţei şi de aceea trebuie redactată cudeosebită grijă. De regulă, acesta cuprinde:

- paragraful de introducere-mesajul scrisorii-încheierea

1. Paragraful de introducere este strâns legat de obiectulscrisorii la care face referire sau pe care îl conţine ca atare:confirmarea primirii unei corespondenţe, mărfuri, documenteetc., formularea unui r ăspuns la o corespondenţă anterioar ă etc.

2. Mesajul scrisorii cuprinde punctul de vedere alexpeditorului faţă de problemele tratate; de aceea ideile trebuieexprimate clar, într-o înlănţuire logică, folosind un vocabularadecvat şi un ton corespunzător. Este recomandabilă folosirea

frazelor scurte, directe, fiecare problemă tratată f ăcând obiectulunui paragraf separat.

3. Încheierea trebuie să reprezinte concluzia logică a punctului de vedere cuprins în mesaj; aceasta se poatematerializa în exprimarea unei promisiuni, a unei dorinţe decontinuare sau întărire a relaţiilor de colaborare cu partenerul, amulţumirilor pentru modul în care acesta a rezolvat unele

probleme, a unor recomandări de rezolvare, a unor scuze pentruunele erori etc.

În cele ce urmează vom prezenta o listă - grupată tematic - cucâteva dintre cele mai uzuale modalităţi de exprimare folosite

pentru introducerea, transmiterea şi încheierea mesajului uneicorespondenţe.



18

1.2.7.1. Formulări de introducere

A. Pentru scrisori ini ţ iale

1. Obiectul scrisorii noastre este- să vă informăm despre...-să vă anunţăm...-să vă facem cunoştinţă cu...-să vă reamintim că -să vă notificăm că...-să vă atragem atenţia că...

- să vă avertizăm de...

2. Avem plăcerea-de a vă informa că...-de a vă aduce la cunoştinţă...

3. Suntem încântaţi/ bucuroşi/ fericiţi/Dorim/ Prin prezenta (ne permitem)-să vă informăm…-să vă aducem la cunoştinţă…-să (vă) spunem că...

4. Pentru informarea dv. vă comunicăm că...

B. Pentru scrisori de r ăspuns

5. Ca r ăspuns/ R ăspunzând la scrisoarea dv. din...:

6. (Tocmai) Am primit...

7. Suntem încântaţi-că am primit-că suntem în posesia scrisorii dv. din...



19

8. Suntem bucuroşi/încântaţi să aflăm că/ să auzim că...

9. Suntem în posesia scrisorii dv. din...

10. Scrisoarea dv. din... a sosit ieri/ azi dimineaţă.

11. Ne-a f ăcut plăcere să primim scrisoarea dv. din...

12. Referitor...(cu privire) la scrisoarea dv. din...

13. În legătur ă cu/ Cu privire la scrisoarea dv. din...

14. Ca urmare a

-scrisorii/ telegramei dv. din...-convorbirii noastre telefonice din...

15. Am luat/luăm notă despre/ de... din scrisoarea dv. ..

16. Multe mulţumiri pentru scrisoarea dv. din...

17. Folosim acest prilej pentru a vă mulţumi pentru scrisoareadv. din...

18. Ne pare r ău/ Regretăm că:

-nu am putut r ăspunde la timp scrisorii dv.-scrisoarea dv. (anterioar ă) nu a sosit la timp.

C. Pentru scrisori de confirmare

19. Confirmăm / confirmând / spre confirmarea / telegrameinoastre din...



20

20. Prin prezenta confirmăm...

21. Ne gr ă bim să confirmăm (primirea) scrisorii dv. din...

22. Scrisoarea noastr ă/ dv. din...-trebuie să se fi încrucişat cu a dv./ noastr ă din...-foarte probabil s-a încrucişat cu...

23. Urmare a convorbirii noastre…

24. Sper ăm/ Suntem încredinţaţi că aţi primit telegrama noastr ă.

1.2.7.2. Formulări de transmitere a mesajelor

A. Scrisori vizând-realizarea unui acord

între parteneri

25. Datorită faptului că...

26. La cererea/ sugestia/ insistenţa dv. noi...

27. Ca o consecinţă a discuţiilor noastre...

28. Conform/ în conformitate cu

-dorinţa dv. ...- instrucţiunile/ indicaţiile dv. ...

-recomandările dv. ...

29. Suntem dispuşi /înclinaţi / gata/ siguri / convinşi / decişi să...

30. Nu ne îndoim că...

31. Am fost. informaţi/ sf ătuiţi să...



21

32. Suntem de acord cu invita ţia/sugestia/ propunerea dv.

33. Suntem de acord cu dv. în această privinţă.

34. Vă vom înştiinţa imediat ce condiţiile dv. vor fi fostacceptate.

35. Vă vom transmite la timp data exactă a...

36. Din dispoziţia şi în contul firmei...

37. Pentru şi în numele...

B. Scrisori exprimând un dezacord

38. Regretăm foarte mult să vă aducem la cunoştinţă că:-nu putem accepta oferta dv. de...-suntem obligaţi să refuzăm comanda dv. de... din...

-nu putem/ nu suntem în măsur ă să acceptăm condiţiile dv./astfel de condiţii.

39. Ne pare r ău/ Regretăm că trebuie să vă informăm că nusuntem de acord cu...

40. Spre regretul nostru suntem obligaţi să vă atragem atenţiacă…-aţi omis...-nu aţi respectat instrucţiunile...-aţi întârziat cu...

41. Cu regret trebuie să constatăm că...

42. Nu vă puteţi aştepta ca noi...



22

43. Reprezentantul dv. nu poate nega faptul că...

44. Trebuie să luaţi în considerare/ să consideraţi opinianoastr ă...

45. V-am f i / r ămâne îndatoraţi/recunoscători dacă...

1.2.7.3. Formulări de încheiere

A. Exprimări generale

46. În aşteptarea r ăspunsului dv., r ămânem

47.V-am fi îndatoraţi dacă am primi un r ăspuns urgent.

48. Aşteptăm cu mare interes:-r ăspunsul dv.-confirmarea dv.-aprobarea finală -hotărârea dv.

49. Anexăm/Am anexat/ ataşat la această scrisoare...

50. La această scrisoare veţi găsi anexat...

51.Anexat prezentei scrisori...

52.Putem să sper ăm/ aşteptăm ca...

53.Vă rugăm fiţi asiguraţi/ siguri de faptul că...

B. Pentru exprimarea de mul ţ umiri

54. Vă mulţumim/ Mulţumiri pentru:- bunăvoinţa, dv.



23

-încrederea dv.-sprijinul dv.-confirmarea dv.- comanda dv.

55. Mulţumindu-vă

-călduros-anticipat/ cu anticipaţie-încă odată

56. Vă mulţumim pentru încrederea acordată şi între timpr ămânem...

57. Primiţi, vă rugăm, mulţumirile noastre pentru amabilitatea dv./sprijinul acordat.

58. Vă mulţumim încă odată pentru rezolvarea acestei probleme.

59. Cu mulţumirile noastre cele mai călduroase.

C. Pentru exprimarea dorin ţ ei de colaborare

60. Sper ăm într-o colaborare- strânsă/ fructuoasă/ permanentă cu dv.- îndelungată şi avantajoasă pentru ambele păr ţi.

61. Sperând că

-vom putea stabili în curând relaţii cu dv.-aceste livr ări vor însemna începutul unor relaţii de durată întrefirmele noastre.-veţi fi mulţumiţi de serviciile noastre/oferta noastr ă.-vă vom fi de folos cu aceste date/informaţii.

62. În speranţa că



24

-veţi fi de acord cu noi asupra acestor condiţii/ acestei soluţii.-veţi considera oferta noastr ă favorabilă.-ne veţi încredinţa comanda dv.

63. Sper ăm să -aflăm în curând veşti de la dv.- primim un r ăspuns favorabil/ştiri de la dv.- acordaţi atenţia 'dv. deosebită acestor probleme.-acceptaţi mostrele noastre.

-veţi executa cu promptitudine comanda noastr ă.

D. Pentru exprimarea unei recomand ări:

64. Contăm pe- primirea unor veşti de la dv.-r ăspunsul dv. până la...-confirmarea dv.

65. Sper ăm că problema-se va bucura de atenţia dv.-va fi reglementată conform instrucţiunilor noastre.-va fi încheiat în curând/ aşa cum am căzut de acord.

66. Vă rugăm/ Sper ăm/ Suntem încredin ţaţi că puteţisă rezolvaţi chestiunea-cât mai curând posibil.- până să ptămâna viitoare.-aşa cum s-a convenit.-în conformitate cu...-la alegerea dv.

67.Transmiteţi-ne, vă rugăm, r ăspunsul dv. definitiv.



25

68.Vă informăm că o rezolvare promptă a acestei probleme ar fiapreciată.

69. Vă rugăm să f i ţ i buni/ să ave ţi amabilitatea-să ne informaţi/ să ne comunicaţi dacă sunteţi de acord cu acestecondiţii.-să ne confirmaţi la timp primirea...

70. V-am fi foarte obligaţi dacă ne-aţi transmite...

71. Aşteptăm comunicarea acordului/hotărârii dv. în această privinţă.

E. Pentru exprimarea de scuze

72. Vă rugăm să primiţi/ acceptaţi scuzele ... noastre pentru...

73. Vă cerem scuze pentru/ Vă rugăm să ne iertaţi pentru

-a fi neglijat asemenea...-întârzierea în...-eroarea comisă la...

74. Scuzându-ne încă odată...

1.2.8. Formula de încheiere şi salut (The ComplimentaryClose)

Formula de încheiere şi salut se plasează de obicei cu 2-3rânduri sub textul scrisorii, spre mijlocul paginii.Formulele cele mai des întâlnite sunt:-Yoursfaithfully,; Faithfuliy yours, (când expeditorul seadresează unei instituţii/firme etc.)

-Yours sincerely,; Sincerely yours, (în special cândexpeditorul se adresează unei persoane cunoscute, deşi pot



26

fi folosite şi în cazul anterior)-Yours (very) truly,; (Very) truly yours, (se folosesc cu precădere de către firmele şi instituţiile din S U A).Traducerea acestor formule este: Al dv. f idei/ cu respect/

sincer. Este de reţinut faptul că toate aceste formule sunt urmatede virgulă.

Salutul propriu-zis de încheiere prezentat mai sus poate fi precedat de alte câteva formule, care îi atribuie acestuia uncaracter mai formal; dintre acestea ar fi:

-We/ l hope to hear from you soon, (Noi dorim/ Doresc să aflu curând veşti de ladv.)

-We are/1 am (Suntem/ Sunt)- With our/ my best wishes/ Kind regards (Cucele mai bune ur ări)deşi ele sunt tot mai rar întâlnite încorespondenţa modernă.

1.2.9. Semnătura (The Signature)Semnătura se plasează sub formula de încheiere şi salut,

precedată fiind de numele firmei. Imediat dedesubt esteobligatorie dactilografierea numelui complet al celui cesemnează corespondenţa, indicându-i-se calitatea (agent,represenîative etc.), funcţia (Managing Director, DeputyDirector, Manager etc.) şi, dacă este cazul, titlul (doctor,

professor, civil engineer etc.).Această exigenţă apare din consecinţele de ordin juridic ce

decurg din angajarea de drept a instituţiei, firmei etc. prinsemnătura respectivă.

La persoanele de sex feminin se va specifica şi starea civilă cu abrevierile „Mrs" sau „Miss" pentru a cunoaşte modul deadresare către acestea în corespondenţa de r ăspuns.

Uneori corespondenţa poate fi semnată pentru, şi în



27

numele conducerii instituţiei, firmei etc.În acest caz în corespondenţă se face o menţiune specială

referitoare la calitatea celui ce semnează şi anume:- per procurationem/ per pro/ p.p (prin procur ă pentru)-for and on behalf of (pentru şi în numele)

Exemple de semnături: 1. Yours faithfully, THE MODERN TOOL CORPORATIONWiliiam Brian Vice-president2. Yours sincerely, A.JOHNSON&Co, Ltd.

(Mrs) Dr.DIANA PINK Managing Director

Schema formulelor de salut şi adresare în func ţ ie de adresant

Adresant Formula de salut Formula de încheiere

The Woolen Mills, Ltd (E.B.)

Dear Sirs, (DearMesdames,)

Yoursfaithfully,Faithfullyyours,

Roger Brothers Co,Inc. (E.A.) Gentlemeni Yours truly,Very trulyyours,

Robert Gibson, Esq.Mr. Robert Gibson

Dear Şir, (oficial) DearMr. Gibson, (mai puţinoficial)

Yours sincerely,Yours verysincerely

Mrs. VivianGrant Miss AnnPorter

Dear Madam, (oficial)Dear Mrs. Grant, (mai

puţin oficial) Dear Miss

Porter, (idem)

Sincerelyyours, Yourssincerely,

Yours truly,

1.2.10. Iniţiale şi post-scriptum(initials and Postscript)

La unele instituţii, firme etc. s-a statornicit uzanţaindicării iniţialelor celui ce a redactat scrisoarea şi a



28

dactilografului în colţul din stânga jos, în loc de a menţionaaceste elemente în cuprinsul referinţei. Tot aici se indică numărul de exemplare în care s-a dactilografiat saumultiplicat lucrarea, destinaţia sa cât şi instituţia, firmasau persoana căreia i-a fost expediată.

În ceea ce priveşte post-scriptum-ul (PS), esterecomandabil ca acesta să fie evitat, deoarece folosirea sa ar

putea fi interpretată de către adresant ca o omisiune dintextul scrisorii şi deci ca o dovadă de neglijenţă din partea

expeditorului.Totuşi, uneori post-scriptum-ul se foloseşte tocmai înscopul de a atrage atenţia asupra sa, atunci când vrem să subliniem un aspect foarte important sau de ultimă or ă.

1.2.11. Anexe (Enclosures)

Atunci când scrisoarea este însoţită de anexe, acestea semenţionează în final, îi capătul de jos al colii de hârtie.

Exemple:

1. - Anexă/ Anexe (Enclosure/ Enclosures-abreviat: Enc./ Encl./ Encs)

2. - 3 Anexe: Enclosures: 3-Factur ă - Invoice-Conosament - B/ L-Certificat de origine - Certificate of origin

1.3. Plicul (The Envelope)

Ca şi în cazul scrisorii, hârtia plicului folosit pentruexpedierea corespondenţe trebuie să fie de calitate superioar ă şi durabilă. Pe plic vor fi scrise următoarele:

1. - Adresa destinatarului, care va coincide cu adresa interioar ă atât din punct de vedere al conţinutului cât şi al formei,cuprinzând maximum cinci rânduri. In cazul în care vomfolosi un plic cu decupaj transparent, adresa interioar ă devine



29

vizibilă şi nu va mai fi necesar ă scrierea ei pe plic.

2. - Indicaţii pentru poştă (se refer ă fie la categoria sau tariful postai, fie la modul de trimitere a corespondenţei). Dintreacestea menţionăm:

-„Corespondenţă recomandată" (Registered mail)-„Corespondenţă prin avion" (By air mail)-„Corespondenţă recomandată prin avion" (Registered airmail)-„Corespondenţă cu poşta expresă/ rapidă" (By expressmail)-„Materiale tipărite": ziare, reviste, publicaţii (Printedmatter)-„Tipărituri cu tarif redus" (Printed paper - reduced rate)-„Căr ţi, broşuri, cataloage" (Books only)-„Felicitări de sezon" (Season's cârd)-„Cadouri nesolicitate" conţinând obiecte de reclamă,agende, calendare etc. (Unsolicited gifts)

-„Mostr ă f ăr ă valoare" (Sample without value)-„A se returna în caz de nedistribuire"(Return if not delivered)-„Rugăm a nu se îndoi" (Please do not bend)-„Expediere expresă" (Special delivery)-„Post-restant"(Poste-Restante/To be called for)

3. Indicaţii speciale de atenţionare (se refer ă la caracterulcorespondenţei):

-„Personal" (Personal/ Private)-„Confidenţial" (Confidenţial)

4. Indicaţii de transmitere a corespondenţei către o anumită direcţie, serviciu, persoană etc.

Exemplu:

În atenţia: Serviciului Comercial For the attention of: Selling Department In atenţia: Directorului genera Attention: Manaqinq DirectorD-lui Smith, Director adjunct Mr. Smith, Deputy Director



30

În cazul în care expeditorul nu cunoaşte adresa persoanei căreiadoreşte să-i parvină corespondenţa, dar consider ă că o altă persoană

sau firmă/ instituţie etc. ar putea să i-o înmâneze, scrisoarea va fi

adresată acesteia din urmă; pentru atenţionare, adresa va fi

precedată de abrevierea C/ O (care of)

Exemplu: Dr.Samuel-

Horn c/ o London

University London

Great Britain

Este de reţinut faptul că toate tipurile de indicaţii prezentate

mai sus sunt incluse şi în scrisoare, sub adresa interioar ă.

5. Spaţiul rezervat pentru timbre sau marcaj poştal (postage/ stamps)

În ceea ce priveşte adresa expeditorului, aceasta va fi scrisă pe

clapa de pe spatele plicului sau se va folosi un plic cu antet tipărit al

instituţiei/ firmei expeditoare.

Modele de adrese scrise pe plic:

Forma Dantelată

TEHNOFOREST4 Piaţa RosettiBucharest-ROMANIA

Attention! The Export Manager

Stamp

COURTNEY & Co.Ltd.,

6 Stand Street, Nottingham,Great Britain



31

Forma bloc

TEHNOFOREST4 Piaţa RosettiBucharest-ROMANIA

BY AIR MAIL

Stamp

Mr. John Brownc/ o The Furniture Co.lnc.12 W.Thirty-Second St.

New York 43, N.Y.S.U.A.

1.4. Model de scrisoare (tipică pentru corespondenţa deafaceri) (The Pattern of a Typical Business Letter)

1. Antet COURTNEY&Co.Ltd 6 Stand Street NottinghamTelephone: Not 978653

Telegrams: Springwood Nottingham

Telex: 10075-CRI/LTOCBCode: Bentleys

2. Data 15 mai 1992

3. Referinţă CA/ ER 45 - P 3-29 IL/SD613

4. Adresainterioar ă

Tehnoforest 4 Piaţa RosettiBucharest

În atenţia secretariatului

5. Formulade salut

Stimaţi domni

6. Obiectulscrisorii

Confirmare scrisoare şi materialetipărite

7. Conţinutulscrisorii

Confirmăm primirea scrisorii dv. din10 mai 1992 şi vă mulţumim foarte mult

pentru cele 10 exemplare ale revistei„Furniture Today" care sunt într-adevărinteresante şi de mare folos pentru noi.

Am aprecia dacă aţi avea amabilitateade a continua să ne trimiteţi aceste reviste şiîn viitor.



32

8. Formulade încheiereşi salut

Cu cele mai bune ur ări,Al dvs. sincer,

9. Semnătura COURTNEY&Co.Ltd.John BrownŞeful serviciului comercial



33

CAPITOLUL 2

MESAJE TELEX, TELEGRAFICE ŞITELEFAX

Atunci când trebuie transmis un mesaj urgent, se recurge deobicei la serviciu TELEX, la cel TELEGRAFIC sau laTELEFAX. [n activitatea comercială modernă se prefer ă în multe

situaţii corespondentei letrice aceste modalităţi de transmitere amesajelor sau operaţiunilor, datorită importanţei care îi revinefactorului TIMP în luarea deciziilor, în derularea afacerilorcomerciale, în comunicare în general. Avantajul prezentat detelex, telegraf şi telefax este viteza, chiar şi în cazul distanţelormari dintre expeditor şi destinatar, dar să nu uităm: contra uneitaxe ridicate, in cazul telexului, taxarea se face în funcţie detimpul de transmisie, deci de lungimea mesajului, iar în cazultelegramei - după cum bine ştim - în funcţie de numărul decuvinte.

Din aceste motive este important să se întreprindă oselectare riguroasă a mesajelor, pe de o parte, iar pe de altă partesă se condenseze pe cât posibil textul, f ăr ă ca mesajul propriu-zis să aibă de suferit.

2.1. Mesaje TELEX şi TELEGRAFIC (TELEX and CABLEMessages)

Analizând o serie (o înlănţuire) de mesaje telex schimbate

între doi parteneri de afaceri, se observă că primul text este mailung şi cuprinde numai mici modificări faţă de forma letrică a"mesajului, aproape nici o abreviere, dă toate detaliile necesare,în timp ce textele mesajelor telex următoare sunt tot maiconcise; pe măsur ă ce se evoluează în derularea tranzacţiei,obiectul corespondenţei fiind cunoscut, referirile la faptemenţionate în mesaje anterioare se fac succint, omiţând cuvinte



34

de la sine înţelese, abreviind termeni frecvent utilizaţi de cătrecei doi parteneri de comunicare. Chiar dacă nu există regulifixe pentru redactarea mesajelor telex, în uzanţa comercială s-auîncetăţenit anumite procedee de reducere a numărului de semne,

pentru a scurta timpul total de transmisie şi - implicit - costultransmisiei. Aceste procedee sunt cu adevărat eficiente numaiatunci când prin aplicarea lor se realizează îmbinarea concizieicu claritatea, inteligibilitatea mesajului.

Înainte de prezentarea câtorva din aceste procedee,

compararea redactării letrice a unui mesaj cu r ăspunsul subformă de telex va permite o mai bună reliefare a deosebirilordintre cele două modalităţi de compunere a mesajelor.

SCRISOAREA:

H B Telex: 178066 HBALLA/ B: Boss Para

harry ball.sales co. inc.representing prestige manufacturers

metropolitan new york and new jerseymailing address: p.o. box 267 fort lee, n.j. 07024Office & show rooms: 16-01 broadway, fair lawn.n.j. 07410

Mr Voiculescu... June 15,1988IleximDept ............3 13 Decembrie StreetP.O. Box 1-136, 1-137Bucharest, România

Dear Mr Voiculescu,Yes, we received your recent telex and are waiting for the tool boxsample which we understand will be shipped to our oftice at 16-01Broadway, Fair Lawn, New Jersey 07024.Ve look forward to receiving a sample of the tool box with firm CIF NewYork quotes and ie quantity in a 20 ft. container and a 40 ft. container.



35

Best regards.Cordially,Harry Ball President

MESAJUL TELEX: BOSS PARA.......... ILEXRTLX NR 54987 JUNE 18, 1988 TAKING YLDD JUNE 15TAKiNG STEPS TO SEND BY AIRPLANE ONE TOOL BOX 5 COMP.SHALL NOTIFY WITHIN FEW DAYS FLIGHT NUMBER AND AWB.PLS CONFIRM RECEIPT AND TLX YR COM-MENTS.RGDS ...........ECOOP ILEXIMhAOSS PARA

Pornind de la aceste două exemple se pot observa câtevamijloace de redare datelor esenţiale într-o formă concisă,reducând numărul semnelor de transmis prin telex

1. În primul rând, atât adresa destinatarului cât şi cea a

expeditorului sunt omise,fiind înlocuite cu indicativul telex al celor doi parteneri deafaceri.

2. Formulele de salut sunt de asemenea omise, în schimbse menţionează chiar la începutul mesajului telex numele

persoanei sau departamentul căruia îi este adresat.

De exemplu:

attn mr ...................................

attn foreign relations dept.to:...............................………..ce: .............................. ……….

3. Expresiile introductive specifice scrisorii sunt reduse înmesajul telex la abrevieri sau chiar la iniţiale ale termenilor binecunoscuţi care fac referire la corespondenţa primită în prealabil.



36

De exemplu:

Formulări caracteristice SCRISORII şi MESAJULUI TELEXWe received your telex rcd/ rcvd/ recd ytlxWe are referring to your telex ryt/ ryt tlx/ ref yîlxWe are referring to our telex rot/ ref otlxWe are referring to your letter ryl/ ref your ItrWe thank you for your letter dated tinanks yl ddWe thank you for your telex dated tks yîlx dd

4. Data calendaristică se redă de asemenea în formă prescurtată.

De exemplu: 15th August se redă 15/8 sau aug 1523rdSeptember 23/ 9 sau sept 23

5. Conţinutul scrisorii, mesajul propriu-zis, se poate reda şiel în stil telex într-o formă condensată, recurgând la câtevamodificări, omisiuni, abrevieri, în măsura posibilităţilor, f ăr ă a

afecta claritatea şi inteligibilitatea telexului.A. Exemple de cuvinte şi expresii care pot fi omise:

a. Articolul hotărât „the"

De exemplu:

these prices were agreed and witnessed at meeting we are still not satisfiedwith quality of goods arrivingmr ..............is at london furnitura showwe agree with the comment from factory

b. Pronumele personale, în special la persoana l

De exemplu:

have checked with danubianashall revert



37

are returning to Romania on...shall notify within few days flight number

c. Prepoziţii

De exemplu:

he would be coming end of maywe have recently received delivery despatched lorrywe wish to have full access to all factories concerned reproduction of our

contract.d. Verbul "to be"

De exemplu:

address and tlx no not clearthis essential for new coming tndrs

e. Termeni redând fapte de la sine înţelese sau uşor dededus.

Formulare caracteristică SCRISORII şi MESAJULUI TELEX

Please let us know the maximum price pis advise max price youyou can accept for the shipment of cement can accept for cement,

packed in 50 kg paper bags 50 kg paper bags

We have despatched the goods ordered today. We despatched goodstoday.

B. Exemple de cuvinte şi expresii frecvent utilizate, din acestmotiv, prescurtate prin omisiunea vocalelor, eliminarea unorsilabe sau chiar reducerea lor la iniţiale. Unele din acesteabrevieri sunt foarte frecvent utilizate în mesaje telex, altele pot fiînţelese numai în contextul în care apar, sensul termenilorrespectivi fiind cunoscut celor doi parteneri de afaceri.



38

A. F.about abt favour fvorabove advice abv

advfollowing forward flg/foll

fwd

against andare agnst/agnr

from freight G. frm/fm frt

airwaybiii as given attached awbs gvnatc

Great Britain goodsH.

g gds

attention attn have hve/hvB. hold hld

best regards Bucharest brgds buc

hourhotel accomodation

hrs hotac

C. I.clearly completely confirm crly

comptlyconfm/cnfm

immediately increase

inform

immdtly/immdly

incrinfm

confirmation confrnn informed infmed/infmd

contract ctr information info

copy correspondence costand freight D.

cccorrespndcecnf

inspection instructioninvestigateK.

inspn instr inv

dated department director dtd/dddeptdir

kindlyL.label

kndly Ibl

E.extremely expected time ofarrivalexpected time of departure

extremlyetaetd

letterlefter of creditLondonlocal time

lbllet/ltrIcIdn

M. re uired r rd material mtrl return rtnmerchandise mdse revert rvrtmessage msg S.missin ms sam le sm lminister min safe arrival s/ameetings mtgs safe berth sb

N. .schedule schedno advice n/a shipped shpd

nofice of readiness n.o.r. shi ment shi mntO. should shd

on account of oa signed signd.sgd

on board ob stam ed stam dover charge o/c specification spec

on demand o/d stop stp

opened opnd subject to subotherwise owise T.

our ietter ol telex tlx/txour telex otlx tenders tndrsP. thank you thanks/tks

er cent ct t hat tht piece pe through thr pieces pcs today tdy



39

lease is t morrow tmwacket kt U.arcei cl unless used uuossible oss used usd

previous prev V price Pr very important pe rsonvip

rivate rt versus versroduction rodn/ rod vessel vsl, W

quality qlty week w kuantit nt which whch

R. would wldrailway rly waiting wtngreceived rcd/rcvd/recd Y

reconsider matter reconsder matr you yreference ref/re/rft your yrre eat re t our cable cre l rl our letter irepresentative reprsntatv/rep your telex yt/ytlx

Iată câteva exemple de mesaje care abundă în abrevieri:-we hv been infmd by railway tht ... inspector reaching bucon and time shall infm by mr... pis tlx

-mtrl ready for inspn by end hlf of may- rept tlx msg no ... dtd ... unable to cont rly-still awaiting yr confirmation for receipt of ol atc ...-hv you sent amendament no ... fluly signd/ stampd by you-we confm having rcvd yesterday ... yr lettrs- pis tlx yr reply tdy/ tmw as we hv to infm rly on ...-mny tks ur tlx ... dd ...

Important este de reţinut faptul că textul scrisorii nu trebuie

condensat prea mult, pentru a nu da naştere la confuzii. După cum se poate observa şi din exemplele date mai sus, nu se omittoate articolele sau prepoziţiile, un minim de cuvinte de legătur ă se păstrează. De asemenea nu se abreviază toate cuvintele, pentrua nu face descifrarea prea dificilă.

C. Construcţiile prea lungi se pot înlocui cu sinonime maiscurte.



40

De exemplu:

to establish long lasting cooperationlet us knowfor this reason

by return of the mailwait fortelephone conversationapply totransaction

to enter into long term agreementadvisethereforeimmediatelyawaitcallcontactdeal

D. Reducerea lungimii textului poate fi realizată şi prinînlocuirea anumitor structuri gramaticale cu altele, permise înstilul telex.

De exemplu:

PRESENT PERFECT poate fi înlocuit în mesaje cu PAST TENSE

We have shipped all the goods

requiredtoday

We have passed all information to...PRESENT CONTINUOUS We areawaiting your urgent replyFUTURETENSEWe shall revert as soon as possiblePASSIVE CONSTRUCTION WITHMODALVERBS Despatch must beeffected C & F DublinPASSIVE CONSTRUCTION Ourcredit no ... was amended as follows:for the first lot of goods of... mtonswhich should be delivered inOctober 1 the delivery term will beextended-until 30th June. Ournegotiation will be extended until...

we shipped goods today

passed all info to...PRESENT PARTICIPLE awaitingurgent replyPRESENT PARTICIPLE revertingasap LONG INFINITIVE OF THEPASSIVEVOICE despatch to be effected cnfDublinPAST PARTICIPLEOur credit no ... amended asfollows: for first lot of goods of...mtons to be delivered in octoberdelivery term extended until...

negotiation extended until ...



41

6. Formulele de încheiere letrice sunt înlocuite în mesajele

telex de obicei cu; best regards/ brgds sau: kind regards/ k rgds.Uneori textul se încheie cu rugămintea, adresată

partenerului, de a r ăspunde cât mai curând.

De exemplu:

please revert/ pis rvrt awaiting earliest reply/ a\vtg earlst rly awaiting your prompt reply/ awtg yr prompt rply please revert as soon as possible/ pis rvrtasap

Alteori se omite orice formulă de încheiere, ea fiind de lasine înţeleasă.

Exemple de mesaje telex:

to mr...tks ytlx ... dd...our mike stephenson will be in buc on evening june 3 at bucureşti htel his

primary object is to work with electrotex n vitrocim but u can show him ...give him smpls also if u hv any

other info or smpls u can give to him to bring backwe hv a big customer interested in shelving and small step ladder u shpd usadv yr bes;cost cnf nyrgds

attn: foreign relations deptce: ...re: yr tlx no ... dd ...

pis adv if you still hv the possibiifty to supply us with the same range asmentioned in yr tx

if so vve hv an order to place with you pls confirm starting point of shipmentawtg yr tlx rlyk regards



42

2.2. Mesaje FAX (FAX/ FACSIMILE Messages)

„FAX" este o abreviere a termenului englezesc (provenit dinlatină) "facsimile", care este utilizat pentru a denumi:

a. sistemul prin care se realizează transmiterea electronică adocumentelor, incluşi semnătura, desene, fotografii, hăr ţi etc., prinreţeaua de telecomunicaţii;

b. aparatul (facsimile machine, fax machine, fax) careasigur ă transmiterea la distanţă şi receptarea mesajelor

provenite de la aparate similare; documentul original este parcurs rapid printr-un proces de "scanning", informaţia/imagine este transformată prin tehnica digitală în impulsuri cesunt transmise prin reţeaua telefonică unui aparat similar, carele receptează, creând o imagine duplicat a documentuluioriginal, pe o hârtie specială;

c. copia (imaginea duplicat) a documentului origina!,rezultată în urma acestui proces.

Dintre avantajele prezentate de acest procedeu menţionăm:rapiditatea comunicări, (un document format A4 poate fi transmisîn decurs de secunde), posibilitatea transmiterii reprezentărilorgrafice, precum şi posibilitatea destinatarului mesajului de ainterveni direct pe copia fax primită şi de a o retransmite cucomentarii, modificări etc. În comer ţul internaţional se recurgefoarte mult la această modalitate de comunicare, atât în derulareacorespondenţei cât şi pentru transmiterea documentelor detransport, a facturilor etc.

Preţul se calculează în funcţie de numărul de impulsuri, înfuncţie de distanţa la care se efectuează transmiterea şi de perioada

zilei. Avantajul - din punct de vedere al preţului - faţă deconvorbirea telefonică constă în volumul mai mare de informaţiicare pot fi transmise în unitatea de timp.În privinţa structur ării şi prezentării mesajului fax nu există reguli ferm stabilite. Anumite tr ăsături sunt asemănătoare celorale scrisorii, altele sunt specifice acestui tip de comunicare,Mesajul propriu-zis este precedat uneori de o pagină (facsimile



43

cover sheet, lead sheet), care constă din antetul firmei/instituţieicare transmite mesajul; denumirea firmei/ instituţiei căreia îi esteadresat, localitatea şi ţara de destinaţie, numărul de fax (nu estenevoie să se indice adresa completă); de la început se specifică atât numele destinatarului . (persoanei care urmează să citească mesajul fax) cât şi numele expeditorului; de asemenea, se indică data, numărul de pagini ce urmează a fi transmise, eventual, pescurt, subiectul mesajului fax.

Modele de pagină premergătoare mesajului fax:

(1)

INDIANA UNIVERSITYAT SOUTH BEND

1700 Mishawaka AvenueP.O. Box 7111South Bend, Indiana 46632(219) 237-4111

FACSIMILE TRANSMISSION COVER SHEETDate:_____________________________________________________________________MESSAGE TO: Name______________________________________________________

Dept :______________________________________________________Company: __________________________________________________Fax. No: ___________________________________________________

MESSAGE FROM: Name: _________________________________________________Dept: ___________________________________________________Fax. No._________________________________________________Phone: __________________________________________________

NUMBER OF PAGES, including cover page: ____________________________________COMMENTS: _____________________________________________________________

_________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

(2)

AB LimitedConsultants in human resource managementThamesfield House, Bradbury Way, Birmingham, U.K.

FAX COVER SHEETTO: ______________________________________________________________________FROM: ___________________________________________________________________Total pages (including this cover): _____________________________________________



44

DATE: __________________________________________________________________IF YOU DO NOT RECEIVE THIS TRANSMISSION CLEARLY OR CORRECTLY,PLEASE CALL: 14.21.53.76.56.1FAX No. (44)215374423Tlx. No. 641341

Atunci când nu se utilizează o pagină premergătoaremesajului fax, datele referitoare la expeditor şi destinatar,

precum şi la numărul de pagini, numărul de referinţă etc., suntconcentrate în por ţiunea superioar ă a primei pagini (ocupând

aprox. 1/4- 1/2 pagină), aşa cum reiese din exemplul de mai jos. In general, fiecare firmă îşi are stilul său propriu dearanjare în pagină a acestor date.

În ceea ce priveşte mesajul fax propriu-zis, acesta poate firedactat întocmai ca scrisoarea expediată prin serviciile

poştale sau mai concis, renunţându-se la unele formulări carenu sunt absolut necesare. Formula de adresare, de exemplu,

poate să lipsească, în special când se transmit documente,numele destinatarului fiind menţionat în partea superioar ă a

primei pagini, în dreptul cuvântului ATTENTION. Deasemenea, se renunţă uneori la formula de adresare şi la cea deîncheiere atunci când mesajul este structurat pe puncte,indicându-se în prealabil subiectul la care acesta se refer ă..

Exemplu de FAX:

ALFA TECHNICAL SERVICES Limited Consultants in natural resource development

Nelson St., Canal Street, Manchester M142KQ, U.K.Telephone: UK(061)332500 Int:4461332500

Telex: 736500 DELT Facsimile: UK (061)338320 Int: 4461338320

ADDRESSEE: ABC S.A. COUNTRY: ROMÂNIA FAX NUMBER: 010-40-1-3120710 PAGE: 1 OF 1 PAGES(S) ATTENTION: MARIANA POPESCU



45

FROM: DAVID SMITH REF:3015 DATE: 20OCTOBER 1993 FILE:380-547 SUBJECT: IRRIGATION AND DRAINAGE

PROJECT

FACSIMILE MESSAGE:

Dear Ms. Popescu

Thank you for your facsimile dated 19 october 1993. The team ofconsultants will be arriving in Bucharest on the morning of Wednesday, 27Octomber. The team leader, Mr Richards, will contact you either that

afternoon or on Thursday to arrange a convenient time fer the workshopwith the staff of ABC S.A.

Regards,

David Smith

Managing Director



46

CAPITOLUL 3

CORESPONDENŢĂ PRECONTRACTUALĂ ÎNACTIVITĂŢI DE IMPORT-EXPORT

3.1. CEREREA DE OFERTĂ (THE INQUIRY)

Cererile de ofertă sunt documentele prin care se declanşează efectiv dialogul precontractual dintre doi parteneri;ele vor fi întocmite şi transmise de acele întreprinderi sau firmecare urmează să importe o marf ă sau servicii.

Cererea de ofertă se poate face verbal, telefonic, dar cel maides se face sub forma telegramei, telexului sau a scrisorii.

Într-o cerere de ofertă se poate solicita partenerului potenţial:

a. trimiterea de cataloage, mostre, modele, broşuri, prospectesau specificaţii ale mărfurilor oferite;

b. o cotaţie sau o ofertă completă, detalii cu privire ia preţ,condiţii de pistă si livrare.

În cazul a. de mai sus cererea de ofertă poate fi scurtă.În cazul b. este necesar să se întocmească o cerere de ofertă

mai amplă care să indice caracteristicile mărfurilor dorite,cantitatea necesar ă, detalii despre ambalaj şi termene de livrare,

preferinţe în privinţa condiţiilor de plată şi livrare.Dacă solicitantul doreşte obţinerea unor condiţii avantajoase

de plată, sau acordarea unor rabaturi substanţiale, cererea de

ofertă va conţine formulări menite să-i dea un caracter maiatr ăgător pentru ofertant. În cazul acesta, formulările folosite potexprima speranţa de a plasa comenzi mari sau repetate, potsugera perspectiva unei pieţe noi şi permanente sau a unor relaţiicomerciale de lungă durată.

În cazul în care ofertantul potenţial este o firmă cu care nu au



47

existat relaţii comerciale anterioare, este indicat să se introducă şiformulări care să prezinte firma care face cererea de ofertă:domeniul de activitate şi profilul, deverul acesteia; de asemenea,se obişnuieşte să se explice cum s-a ajuns la partenerul potenţial:o referire la o reclamă sau o altă firmă care l-a recomandat, saula alte surse de informaţii.

R ăspunsul la cererea de ofertă trebuie redactat şi trimisoperativ, în caz că partenerul comercial este deja cunoscut se vaîncepe cu o formulă de mulţumire, şi eventual de exprimar ă a

satisfacţiei pentru noua cerere de ofertă.În cazul unui partener comercial nou se folosesc formulăricare exprimă satisfacţia de a încheia tranzacţia şi speranţa că aceasta va marca începutul unor legături comerciale rodnice.

Dacă însă cererea de ofertă nu poate primi o rezolvareimediată, solicitantul va fi informat în scris, folosindu-seformulări din care să rezulte motivul amânării trimiterii cotaţiei,ofertei.

În cazul în care se refuză solicitarea, trebuie folosite

formule ce exprimă regretul de a nu putea trimite oferta şi dauexplicaţii adecvate.

3.1.1. Formulări specifice CERERII DE OFERTĂ (SpecimenSentences in INQUIRIES)

3.1.1.1. Formulări introductive

1. - Suntem o firmă importatoare angros cu mulţi clienţi întoată ţara, atât în comer ţul angros cât şi în cel cu

amănuntul.2. - Suntem o firmă comercială importatoare şi avem oreţea comercială în principalele oraşe.3. - Suntem importatori şi exportatori specializaţi în materialede construcţii.4. - Firma noastr ă importă şi distribuie o gamă largă deechipament hidraulic pentru industria din ţara noastr ă.



48

5. - Vă informăm că importăm motociclete de tipurile 50-125 cm3.6. - Ne interesează să importăm articole de artizanat de la firmadv. Avem un client aici dare ar dori să cumpere aceste articole

– o firmă care are 450 de magazine de desfacere cu amănuntul.7. - Suntem unul din cei mai mari importatori-exportatorişi distribuitori ai industriei de bijuterii şi diamante.8. - Mă refer la întâlnirea noastr ă din 21 mai la oficiul dvs.comercial, când am avut discuţii cu reprezentanţi ce au venitdin ţara dv. cu ocazia Târgului Internaţional Bucureşti.

9. - Oficiul dvs. comercial din oraşul nostru ne-a informat că vă ocupaţi de exportul de bucşe şi şuruburi pe care noi le cumpăr ăm încantităţi mari.10. - Dator ăm numele şi adresa dv./ agenţiei dv. comerciale dinoraşul nostru/ repertoarului Kelly.11. - Ne-aţi fost recomandat de firma Smith & Co. din oraşuldv.12. - Am aflat de la firma Barkers & Sons că exportaţi maşini-unelte.

13. - Am aliat din anunţul dvs. din numărul desă ptămâna trecută al publicaţiei "Trade Review" ca produceţi şi exportaţi mobilă.14. - Am citit/ văzut/ anunţul dvs. din "InternationalTextiles".15. - Ne interesează produsele dvs. de artizanat pentru care s-af ăcut reclamă în revista.../ care s-au prezentat la recentul târgcomercial de la Zurich.16. În urma convorbirii noastre cu reprezentantul dvs, însala de expoziţie de la Londra..17. Suntem în căutarea unor scaune pliante pentru care seconturează o cerere tot mai mare.18. - Am contractat livrarea unor piese de schimb pe care le

produceţi dv.



49

3.1.1.2. Formulări pentru cereri de cotaţii, oferte, liste depreţuri, prospecte, mostre, cărţi de mostre

19. - Vă rugăm sa ne trimiteţi o cotaţie preţul dvs. cel maiavantajos/ pentru un lot de 10 maşini şeping,20. - V-am fi recunoscători dacă ne-aţi trimite catalogul dvs./listele de preţuri/mostrele/ caietele de mostre.21. - Vă rugăm să ne cotaţi preţurile dv. cele mai scăzute/

avantajoase/ pentru mărfurile din lista de mai jos.22. - Am fi bucuroşi să primim cataloagele dvs. ilustrate, pliantele şi prospectele dvs.23. - Va rugăm să ne transmiteţi cotaţiile pentru următoarelemărfuri:

3.1.1.3. Formulări referitoare la perspectivele unor tranzacţiifructuoase, solicitări de rabat sau alte condiţii avantajoase

24. - Întrucât anticipăm o cerere masivă pentru această gamă de produse, v-am solicita condiţii speciale / un rabat special. 25.- Deoarece sper ăm să obţinem un dever considerabil,suntem siguri că ne veţi cota preţurile dvs. cele mai scăzute.

26.- Dacă preţurile dvs. sunt competitive, vă vom plasa probabil comenzi mari (regulate).

27.- Dacă mărfurile dvs. au o calitate ce se ridică la înălţimeaaşteptărilor noastre, vom putea face tranzacţii reciprocavantajoase.

28.- Dacă serviciul dvs. pentru piese de schimb e prompt şieficient, credem că vă putem promite rezultate bune.

29.- Dacă puteţi livra direct din stoc, am fi dispuşi să vă plasăm imediat o comandă iniţială.



50


30. - Vă mulţumim în aşteptarea unui r ăspuns prompt.31. - V-am fi recunoscători pentru un r ăspuns prompt.32. - Aşteptăm cu ner ă bdare cotaţiile dv.

3.1.1.5. Formulări utilizate în răspunsul la cererea de ofertă

33.- Vă mulţumim pentru cererea dvs. de ofertă. Ca r ăspuns la

aceasta, vă trimitem în plic separat catalogul nostru ilustrat.34.- E întotdeauna plăcut să primeşti veşti de la un vechi prieten.35. - Ne-a f ăcut plăcere să primim scrisoarea dvs. car ăspuns la reclama noastr ă din "Trade Review". 36 - Suntem convinşi că veţi fi deplin satisf ăcuţi de mărfurilenoastre şi vom fi bucuroşi să avem veşti de la dv.37. - Cererea dvs. de ofertă e în centrul atenţiei noastre şisper ăm să vă putem trimite curând cotaţia noastr ă.38. - Am luat legătura cu producătorii spre a vedea dacă maşina e

disponibilă pentru vânzare şi vă vom înştiinţa imediat ce primim r ăspunsul lor.39. - Cu regret vă informăm că în prezent nu putem oferi sprevânzare mărfurile solicitate de dv.40. - Ne exprimăm regretul că nu putem accepta livr ări pentru

perioada solicitată de dvs.41. - Întrucât firma noastr ă nu exportă mărfurile solicitate, amtransmis cererea dvs. de ofertă firmei... care, fiind singuriiexportatori de asemenea mărfuri la noi, vor lua legătura cu dvs.



51

3.1.2. Modele de CERERI DE OFERTĂ (Samplesof INQUIRIES)

S.1. Cerere de ofertă pentru cadouri

Domnilor,

Suntem o firmă importatoare şi de desfacere în domeniul articolelor

pentru cadouri. Ne interesează produsele noi şi am fi bucuroşi să primim

informaţii asupra mărfurilor pe care sunteţi pregătiţi să le exportaţi. Suntem

dispuşi să funcţionăm ca reprezentanţi unici sau să importăm şi să desfacem produsele direct.

Aşteptăm cu ner ă bdare amănunte cu referire la mărfurile dvs.

Cu stimă,

L.1. Inquiry for gifts

Dear Sirs,

We are an import and marketing company established in the giftwareindustry. We are interested in new products and would be glad to receive

informaîion on the products you are ready to export. We are prepared to

act as sole agents or to import and market products directly.

We look forward to receiving details on your goods. Yours faithfully,

S.2. Cerere de ofertă pentru sticlărie

Domnilor,

Ref. Sticlărie

Prin intermediul reclamei dvs., dintr-una din revistele comerciale am

aflat că sunteţi exportatori de articole de sticlă. Pentru informarea dvs.,

vrem să ar ătăm că,suntem cumpăr ători pe scar ă mare de articole de sticlă şi

că suntem una din cele mai vechi firme din ţara noastr ă.

Ne interesează articolele menţionate în anexă,



52

Am dori să primim ultimele dvs. cataloage referitoare la acestearticole şi lista clvs. de preţuri în condiţii de livrare C & F Dubai precum şi

alte amănunte.

Vă mulţumim anticipat,

Cu stimă,

L.2. Inquiry for glassware

Dear Sirs,

Re Glassware

Through your advertisement in one'of the irade magazines we have

learned that you are exporters of glassware items.

For your Information, we would like to say that we are a large scale

purchaser of glassv/are and one of the oldest establishments in our

country.

We are interested in the items mentioned in the enclosure.

We would like to have your latest catalogues of these items 'together with

your price list for C & F Dubai delivery terms as we!! as other details.

We thank you in advance.

Yours faithfully,

S.3. Cerere de ofertă pentru produse noi

Domnilor,

În calitate de casă de comenzi, prin poştă, ne interesează să

încercăm produse noi.

După cum ştim, sunteţi producător de noutăţi ce sunt potrivite

pentru piaţa noastr ă internă.

V-am fi îndatoraţi dacă am primi de urgenţă cel mai recent catalog



53

al dvs. şi lista de preţuri.Aşteptăm cu ner ă bdare ştiri de la dvs.

Cu stimă,

L.3. Inquiry for novelties

Dear Sirs,

As a mailorder company, we are interested to'test nev/ articles. As far as we know, you are manufacturers of novelties suitable for our

home market. We would appreciate rece/ving by return your latest catalogue and price

list.

We look forward to hearing (rom you.

Sincerely yours,

C. Cererea de ofertă sub forma unuimesaj telex (Inquiry as a telex message)

telex no. 347/ rw mildenhall jan 198...from: brown & co, Ltd.to: tehnoforestexp r

attn: foreign relations dept.

re: yr advertisement in the trade review

we are one of the largest distributors of oftice and canteen seating in the

u.k. and are marketing a wooden range of hotel n club seating chests ntables pls send pictures and quote yr best prices for folding chairs brgds



54

3.2. OFERTA (The OFFER)

Oferta constituie a doua verigă în corespondenţa precontractuală şi este deseori redactată ca r ăspuns la o cerere deofertă primită în prealabil.

Prin intermediul ofertei, vânzătorul / exportatorul / producătorul se declar ă dispus a vinde/ a ceda mărfuri sau a presta servicii în anumite condiţii.

Oferta poate să fie solicitată, atunci când este precedată deo cerere de ofertă, sau nesolicitată, atunci când este trimisă din propria iniţiativă a vânzătorului/ exportatorului/ producătorului.Oferta mai poate fi transmisă şi în urma unei invitaţii de oferte sauca urmare a unor anunţuri publicitare.

Spre deosebire de cererea de ofertă, care este întotdeaunaneangajantă din punct de vedere juridic, oferta poate fi

fermă /angajant ă sau facultativă (informativă ). De asemenea mai poate fi condi ţ ionat ă sau sub rezerva vânz ării, a anul ării, a

contramand ării etc., fapt care trebuie întotdeauna menţionat întextul ofertei.

În ciuda existenţei mai multor tipuri de oferte, se poatetotuşi contura o structur ă compoziţională a textului ofertei, carese regăseşte în linii mari în majoritatea ofertelor.

În paragraful introductiv se face referire la cererea deofertă premergătoare sau la condiţiile în care s-a obţinut adresadestinatarului şi se exprimă satisfacţia de a stabili/continuarelaţiile comerciale cu firma respectivă; în cazul unei ofertenesolicitate, paragraful introductiv cuprinde motivarea expedierii

ofertei.Elementul compoziţional de bază cuprinde oferta propriu-

zisă a unui produs/ serviciu sau a unei game sau clase întregi de produse/servicii. El cuprinde: denumirea produsului calitatea livrabilă preţul produsului oferit



55

condiţii de livrare termen de livrare condiţii de plată garanţie sau jurisdicţie etc. menţionarea tipului ofertei (fermă, condiţionată etc.) şi a

valabilităţii ofertei.

Elementul de noutate din punct de vedere compoziţionalfaţă de cererea de ofertă îl constituie paragraful cu publicitar. El

nu se regăseşte în toate ofertele, însă acolo unde este prezentconfer ă Textului o calitate în plus, trezind interesul celui căruia îieste adresat. E! cuprinde informaţii suplimentare referitoare la

produsele/ serviciile oferite, la firma furnizoare/ producătoare, înscopul creării unei imagini de produs/ producător favorabile/ deîncredere.

În încheiere regăsim - ca în cazul cererii de ofertă -exprimarea speranţei de a primi r ăspuns, în cazul de faţă ocomandă, şi de a se ajunge la încheierea contractului.

3.2.1. Formulări specifice OFERTE! (Specimen Sentences forOFFERS)3.2.1. l. Formulări introductive

A. Oferta solicitată

1. Vă mulţumim/ Suntem îndatoraţi pentru: -cererea dvs. de ofertă din...-scrisoarea dvs. din data de...

-interesul dvs. în produsele noastre.

2. Suntem încântaţi -să primim cererea dv. de ofertă din.../ scrisoarea dvs. dindata de...-să aflăm de la dvs. ...



56

3. Confirmăm primirea scrisorii/ telexului/cererii dvs. de ofertă din data de...

4. După cum aţi cerut- prin telex...- telefonic...

5. Ca r ăspuns la

-cererea dvs. de ofertă din...

-scrisoarea dvs. din data de.../ primită la data de...

6. Cu privire la scrisoarea/ cererea dvs. de ofertă din data de... primită la data de...

7. În conformitate cu- cererea dvs. verbală din această dimineaţă -cererea dvs. ...-

dorinţa dvs. ...8. Confirmând convorbirea noastr ă telefonică din această dimineaţă...

B. Ofertă la recomandarea...

9. La recomandarea/ sugestia/cererea- d-lui ..., partenerul/ corespondentul nostru de afaceri- reprezentantului/ agentului dvs...

10. Referitor la-oferta noastr ă circular ă -convorbirea noastr ă din timpul recentei dvs. vizite la...-vizita reprezentantului nostru din...



57

11. Am fost informaţi de firma.../ Am aflat:-că sunteţi interesaţi în...-că lucraţi intens cu...-că sunteţi cumpăr ători de...

12. Suntem îndatoraţi firmei. .,/ d-lui...pentru adresa dvs.

13. Numele şi adresa dvs. ne-au fost date de...

C. Oferta nesolicitată

14. Avem plăcerea să...

15. Suntem încântaţi să...

16. Prin prezenta...

17. Pentru a vă familiariza cu mărfurile noastre...

18. Pentru a menţine/ restabili relaţiile noastre...

19. Veţi fi interesaţi să aflaţi că...

20.Metode perfecţionate de producţie ne permit să...

21.Ca urmare a situaţiei favorabile de desfacere...

Exemple:

Suntem încântaţi de primirea cererii dvs. de ofertă şi dorim să vă oferim după cum urmează:

Ca r ăspuns la scrisoarea dvs. din 10 mai, suntem încântaţi să vă oferim după cum urmează...



58

3.2.1.2. Formulări specifice mesajului scrisorii

22. Vă oferim/ Putem să vă oferim-după cum urmează...-următoarele cantităţi şi preţuri...

23. Putem să vă oferim imediat/ din stoc...

24. Suntem încântaţi/ Putem/ Dorim/ Ne gr ă bim-să vă informăm că... -să vă oferim...

-să vă oferim preţurile noastre cele mai reduse...-sa vă remitem următoarea ofertă...-să vă dăm date despre...

25. Avem plăcerea să -vă oferim după cum urmează...-vă oferim următoarele mărfuri...-vă remitem/ anexăm-cea mai recentă listă de preţuri-oferta noastr ă cea mai bună pentru...-oferta noastr ă pentru livrarea de...

Referitor la mostre, cataloage etc.

26. Prin poşta de astăzi/ separată vă remitem oferta noastr ă cea mai bună. ultima noastr ă listă de preturi. catalogul nostru. mostrarul nostru. mostre şi preţuri. un set de modele. cea mai recentă broşura cu produsele noastre. o mostr ă de...



59

27. Anexăm prezentei- oferta noastr ă cea mai bună etc.

28. Vă supunem spre examinare/ luare în considerare/ inspectare-mostra (mostrele) noastr ă(e) de...-modelul nostru (modelele noastre) de...-lista noastr ă de preţuri

29. Catalogul şi listele de preţuri sunt anexate pentru a le

supune atenţiei dvs.

30. O întreagă gamă de modele v-a fost expediată astăzi prin poştă.

31. Astăzi v-am expediat un set de mostre de diferite calităţi,selectate pentru a satisface cerinţele dvs.

32. Mostrele remise dvs. de curând reprezintă cea mai

recentă producţie a noastr ă.33. Suntem convinşi că modelul transmis astăzi vă va satisfacecerinţele.34. Vă rugam să ne informaţi dacă este necesar ă mostr ă pentruevaluare.

Referitor la calitate

35. Mostrele remise/ anexate vă vor convinge f ăr ă îndoială de- calitatea excepţională a mărfii noastre.- design-ul modern al produselor noastre.- buchetul deosebit al vinurilor noastre

36. Întrucât sezonul a fost deosebit de favorabil,-am putut produce vinuri de calitate foarte bună.



60

-avem posibilitatea de a vă oferi fructe / legume cel puţin lanivelul cal itativ superior al anilor precedenţi.

37. Veţi vedea că în privinţa calităţii deosebite şi amodelelor atractive, materialele noastre sunt de calitatesuperioar ă la preţ avantajos.

38. Calitatea mărfurilor noastre-nu lasă nimic de dorit.

-se va bucura f ăr ă îndoială de aprobarea dvs.- vorbeşte de la sine.-este superioar ă celei a oricărei alte mărci.-rezistă la orice concurenţă.

39. Metode de producţie perfecţionate ne permit să vă oferim celemai bune condiţii de preţ şi calitate.

40. Produsele/ maşinile/ instrumentele noastre sunt bine

cunoscute pentru performanţele/ calitatea lor ridicate(ă).-acoper ă un domeniu larg de utilizare.-sunt întotdeauna uşor de manevrat.

41. Aţi putea verifica dv. personal- performanţa ridicată a utilajului nostru/ aparatelor noastre- capacitatea excelentă de adaptare a produselor noastre lacondiţii speciale- rezistenţa excepţională a lacurilor/ conductelor etc. noastrela temperaturi ridicate, vibraţie, coroziune, trimiţându-ne ocomandă de probă.

Referitor la preţ şi condiţii de plată

42. Putem oferi... la bucată/ kilogram/ metru etc.

43. Vă putem oferi acest produs la... pe tonă/ metru etc. în



61

condiţii de...

44. Preţul se ridică la... pe...

45. Preţurile noastre se ridică de la... pe tonă/ m.p. etc. în sus,în funcţie de valoarea comenzii/ cantitate/ calitate.

46. Preţurile pentru calitatea solicitată se ridică de la... la...

47. Regretăm că datorită creşterii costului materiilor prime şi almâinii de lucru, nu avem altă alternativă decât să solicităm un preţ mai ridicat pentru acest aparat faţă de contractul din 19...

48. Preţurile oferite sunt pentru cantităţi de... şi peste...

49. Preţurile noastre sunt- F.O.B./F.A.S. port... -C.I.F.-franco-uzină.

-net loco fabrică.-f ăr ă obligaţie.

50. Preţurile noastre includ ambalajul şi transportul până la celmai apropiat port/nod de cale ferată.

51. Transportul şi ambalajul "(lăzi) sunt incluse în preţ.

52. Preţurile de mai sus nu cuprind:-costul ambalajului.-asigurarea.

53. Preţurile au-scăzut.- crescut considerabil.- r ămas stabile/ staţionare şi în consecinţă...



62

54. Condiţiile noastre sunt:- plata in numerar la valoarea netă.- plata imediată în numerar.- plata în numerar contra acceptare (de documente).- plata în numerar contra prezentării de documente.- plata în numerar la livrare.- plata în numerar la ordin.- plata în numerar în 10 zile.

-credit 90 de zile.

55. „Solicităm/ Condiţiile noastre sunt:- plata efectuată lunar/ trimestrial.- plata contra factur ă.- plata prin trată.- plata prin acreditiv irevocabil.- plata prin ordin de piaţă.- plata prin poliţă.

56. Plata: prin deschiderea unui acreditiv documentar confirmat,irevocabil, divizibil şi transferabil la Banca... în favoarea…

57. Plata: prin acreditiv irevocabil şi confirmat, plătibilcontra prezentării documentelor uzuale la banca…

58. Plata pentru prima comandă se va face contra factur ă proforma.

Referitor ia rabat/ reducerea de preţ

59. Ofertele/Preţurile noastre sunt cu... rabat pentru plată în numerar.

60. Vă acordăm un rabat de...%.



63

61. Pentru cantităţi de... şi mai mari acordăm...% rabat faţă delista de preţuri,

62. Pentru cantităţi mai mari vă vom acorda un rabat special. 63. Dorim să vă informăm că suntem gata a vă acorda pentruînceput un rabat...

64. Dacă sporiţi cantitatea, vă putem acorda un rabat

special.

65. Suntem dispuşi- să vă acordăm preţul nostru pentru … la … pe tonă.- să reducem preţul nostru pentru … la … pe tonă.- să vă facem o concesie specială de...

Referitor la livrare

66. Produsele vor n gata de expediere/Putem livra marfa...

-imediat.

-în două să ptămâni,-în trei luni ele la comanda dvs.- până la sfâr şitul lunii/ trimestrului/ anului.

67. Expedierea se poate efectua într-o lună/ în 45 de zile de la primirea comenzii dvs. ferme si deschiderea acreditivului

68. Anticipând o mare cerere, putem/suntem în măsur ă să

-onor ăm comanda dvs.-satisfacem orice cerere.- livr ăm orice cantitate solicitată.- livr ăm comanda dvs. din stoc oricând.

69. Există o disponibilitate imediată la una din fabricile noastre deaprox... (nr. de ref. în catalog) ia un preţ special de...



64

70.Deoarece avem/ deţinem în stoc mari cantităţi de..., oricecalitate conform mostrelor poate fi livrată imediat.

71.Vom întreprinde toate eforturile pentru a livra în curând.

72. Avem nevoie de două să ptămâni/ o lună/ câteva luni- pentru a livra...- pentru livrarea comenzii dvs.

73.Uzina noastr ă nu poate face faţă cererilor prezente, înconsecinţă, putem livra cel mai devreme într-o lună.

Referitor la valabilitatea ofertei

74. (Suntem încântaţi să) Vă oferim f ăr ă angajament din parteanoastr ă şi în conformitate cu condi ţ i i le noastre generale delivrare.

75. Această ofertă este fermă/ valabilă -timp de... zile/ să ptămâni/ luni- până...

76. Menţinem această ofertă valabilă.

77. Oferta este valabilă cu condiţia ca marfa să nu fi fostvândută până la primirea comenzii dv.

78. Vă rugăm să expediaţi comanda pentru a ne parveni până..., deoarece concesia de preţ nu este valabilă după această dată.

79. Oferta trebuie să fie acceptată până la sfâr şitul...



65

80. Consider ăm aceasta ofertă fermi numai încă o lună, după această dată nevedem obligaţi s-o anulăm.

81.Oferta aceasta expir ă la data de...

Referitor la cererea de instrucţiuni

82.Vă rugăm să ne transmiteţi prin telefon/ telegramă/ telex

- comanda dvs.- instrucţiunile dvs. cât mai curând posibil/până...

83. Aşteptăm instrucţiunile/ comanda dvs.- cu întoarcerea curierului.- cu prima poştă,

84. Vă rugăm să confirmaţi letric/ prin curierul de retur/

telegrafic dacă - acceptaţi oferta/ propunerea noastr ă.- propunerea noastr ă satisface cerinţele dvs.

85. Rugăm confirmaţi- comanda dv. la preţul oferit.- preţul pentru a executa comanda dv,

86. Rugăm să ne transmiteţi- hotărârea dvs. cât mai repede.- dorinţele dvs. până...

87. Am aprecia transmiterea instrucţiunilor / r ăspunsului dvs. prin curierul de retur/ telex.

88. In comanda dvs. rugăm citaţi



66

- nr. din catalog.- culoarea solicitată.- finisarea dorită.

89. Dacă - ne transmiteţi comanda/ instrucţiunile dv. până...- primim confirmarea instrucţiunilor dvs. până...- am putea expedia comanda dv. luna / să ptămâna viitoare.

3.2.1.3. Formulări de încheiereSper ăm/ Suntem convinşi că această marf ă/ oferta noastr ă/

condiţiile noastre (de livrare) - va/ vor satisface cerinţele dv.

- se va/ vor dovedi corespunzătoare.

- va/ vor prezenta interes pt. dvs.

- se va/ vor bucura de aprobarea dv.

Vom fi încântaţi/Sper ăm - să primim o comandă de la dv./ comanda dv./ confirmarea dv. -să primim curând veşti de la dv.

- să primim curând confirmarea dv. pentru a şti în ce sens să vă

satisfacem dorinţele.

Sper ăm/ Suntem convinşi că veţi accepta oferta/ propunerea

noastr ă/ condiţiile noastre. - veţi considera oferta noastr ă/ condiţiile noastre corespunzătoare/ deinteres/favorabile.

- ne veţi remite comanda,

- ne veţi transmite comanda dv.

-nu veţi pierde o asemenea ofertă/ ocazie favorabilă.

Dacă sunteţi interesaţi în detalii suplimentare, vă rugăm (nu

ezitaţi) să ne scrieţi. Vom fi încântaţi/ Ne va face plăcere

- să vă furnizăm mai multe date.

- să vă dăm detalii suplimentare.

Vă rugăm să ne informaţi dacă doriţi mai multe amănunte.



67

Dacă dv. credeţi/ consideraţi - aceste condiţii/ condiţiile noastre de livrare corespunzătoare, - că oferta noastr ă / propunerea noastr ă corespunde cerinţelor dvs.- vă rugăm plasaţi/ expediaţi comanda dv. cât de curând/ imediat. - vă rugăm, faceţi să ne parvină comanda/ r ăspunsul/ confirmarea dv. cât

mai curând a posibil. - vă rugăm nu ezitaţi să plasaţi comanda dv.- vă rugăm să ne informaţi cât mai curând posibil, deoarecestocurile sunt limitate/ pe terminate.

Vă puteţi baza pe:-faptul că vom acorda atenţie imediată comenzii dv.-executarea promptă şi plină de grijă a comenzii dv.-atenţia şi grija deosebită acordată comenzilor dv.

Vă asigur ăm că:-vom acorda cea mai mare atenţie comenzilor dv.-nu vom precupeţi nici un efor t în executarea comenzii dv.-vom îndeplini spre deplina dv. mulţumire orice comandă ne

plasaţi.

-vom îndeplini comenzile dv. prompt şi cu grijă.Vom/ Putem livra/ executa comanda dv. deîndată ce:- primim instrucţiunile/ comanda/confirmarea/ decizia dv.-ne comunicaţi decizia dv.-ne parvin instrucţiunile dv.

Aşteptăm- comanda dv. de probă/ prima dv. comandă.-să primim o comandă de la dv.-să avem plăcerea de a vă servi.

Deoarece executăm comenzile în ordinea primirii,- vă suger ăm să ne remiteţi comanda de probă imediat.- vă recomandăm să transmiteţi comanda dv. cât mai curând

posibil.- vă sf ătuim să comandaţi cât mai repede.

Dacă există şi alte produse în care sunteţi interesaţi, vă rugăm să ne solicitaţi alte oferte.



68

3.2.3. Modele de scrisori de OFERTA(Samples of OFFERS)

S.1. Cotaţie de preţuri

Stimate domnule .. .,

V ă mul ţ umim pentru scrisoarea dv. din... şi vă anexăm,cota ţ ia de

pre ţ pentru acele articole solicitate care sunt în produc ţ ia noastr ă

curent ă.

Pre ţ urile noastre sunt C&F Dublin, livrarea în containere de...,via port polonez, condi ţ ii de transport pe nave de linie, valabil până la 31

decembrie 19... . Solicit ăm condi ţ ii de plat ă garantate, adică prin acreditiv

irevocabil, pl ătibil la vedere contra prezent ării documentelor de

transport, deschis la o bancă corespondent ă a Băncii române de Comer ţ

Exterior, Bucure şti. Livr ările ar putea începe în decurs de sase să pt ămâni de la

primirea comenzii dv. ferme şi deschiderea acreditivului. A şteptând cu interes să primim ve şti de la dv., r ămânem

Cu stimă ,

L.1. Price quotations

DearMr. ...,

Thank you for your lefter of... and please find enclosed the price quotationfor those items required which are in our current production.Prices are understood C&F Dublin, shipment in 40 ft. containers via Polish

port, liner terms and are valid unt/l 31st December 19...

Warranted terms of payment would be required, i.e.

Irrevocable Letter of Credit payable at sight on presentalion of shippingdocuments, opened through a correspondent bank of the Romanian Bankfor Foreign Trade, Bucharest.



69

Shipments could start within six weeks after your firm order and L/C arereceived.

Looking forward with interes! to hearing from you, we remain,

Yours sincerely,

În aceeaşi zi s-a transmis oferta şi sub formă de mesaj telex pentru

a-i parveni potenţialului cumpăr ător în timp mai scurt.(Here is the offer sent by TEHNOFORESTEXPORTas a telex message in

orderlo reach the addressee sooner.)

telex no 8572 bucharest jan 30 199...from tfexp rto: brown & co Itdattn: sales dept.cc: ............

re: fc/ding chairs

tks yl dd jan .14re to our talks with mr steele we can quote as follows:smpl no 20 price per unit 8.00

no 21 7.00no 23 5.00

we sent smpls for yr assessment the prices are cnf london payment: by irrevocable l/c 2pct trade discount and 2pct within 30 days better terms for bulk orders delivery: 45 days after receipt of order and l/cvalidity: one month awtg yr prompt rly brgds

3.3. COMANDA (THE ORDER)

În urma analizei ofertei, cumpăr ătorul transmiteofertantului comanda de mărfuri sau servicii, de regulă prin:-formular de comandă tip,-scrisoare de comandă înregistrată şi recomandată,-ambele, în acest caz scrisoarea având ca scop precizarea



70

anumitor detalii ale comenzii sau ale unor instrucţiuni alecumpăr ătorului, -returnarea ofertei sau a facturii proforma, contrasemnate decumpăr ător,-telex sau fax.

Mai rar, comanda se transmite telegrafic, telefonic sauverbal (cu confirmare letrică). în afara comenzii propriu-zise,mai există:- comanda de probă (trial order) pentru testarea unei mărfi,

cumpăr ătorul având dreptul să returneze marfa pe propriacheltuială, dacă aceasta nu-l satisface,- comanda repetată/ identică (repeat order) pentru mărfuri şiservicii identice cu cele din comanda originală; se specifică doar numărul acesteia.

În limba engleză, comanda externă poartă numele de„indent".

Comanda este obligatorie din punct de vedere legal, deaceea trebuie să se acorde cea mai mare atenţie clarităţii şi

preciziei formulării.În cazul în care comanda ţine loc de contract (deexemplu pentru mărfurile sau serviciile de mică valoare), ea vacuprinde în mod obligatoriu toate elementele contractului:-obiectul comenzii (object), cu descrierea sa detailată şi exactă,-cantitatea comandată (quantity),-calitatea dorită (quality),-ambalajul dorit (packing and marking),- preţul (price) unitar sau/ şi total,-condiţiile de livrare conform regulilor Incoterms, locul şi datalivr ării/ recepţiei (delivery/ receptiori),-condiţiile de plată (terms of payment),-modalitatea de transport (shipping) şi documentele de transport(shipping documents), -alte instrucţiuni şi precizări.



71

3.3.1. Formulări specifice scrisorii de COMANDĂ (Specimen Sentences Used in ORDER Letters)


1. (Vă) mulţumim pentru oferta dv. din 15 iulie.-cuprinzând…- pentru livrare... pe care o acceptăm în condiţiile oferite, după cum urmează:...

2. Confirmăm cu mulţumiri primirea ofertei dv. din 21 iulie pentru... şi-avem placarea să vă remitem comanda noastr ă externă nr. ...-avem plăcerea de a plasa la dv./ de a vă remite o comandă

pentru...- dorim să comandăm după cum urmează:...- vă rugăm să treceţi în contul nostru următoarea comandă:...- anexăm o comanda pentru marfa menţionată mai jos/ peverso.

3. (Mii de) mulţumiri pentru mostrele/eşantioanele de...astfel încât suntem acum în măsur ă să confirmăm comandanoastr ă pentru...

4. Am primit în timp util prospectele/mostrele dv. de... şi- am ales următoarele pentru o comandă de probă:...- ne-am bucura dacă ne-aţi putea trimite cu titlu de probă:...

5. Referitor la oferta dv. din...-acceptăm/ confirmăm cu plăcere.../ suntem încântaţi să acceptăm/ confirmăm oferta dv. de...-vă remitem acum o comandă conform formularului de comandă alăturat/ anexat.

6. Vă rugăm



72

-să livraţi imediat...-să ne trimiteţi cu întoarcerea poştei...

-să dispuneţi imediat expedierea/transportului...-să ne expediaţi mărfurile prin agentul d v...-să ne expediaţi (în condiţii) FOB... următoarele:

7. Anexăm prezentei:-o primă comanda pt...

-o comandă de probă pţ...-o comandă repetată/ identică pt...-comanda noastr ă (externă) nr...

8. Urmare/ Cu privire la discuţia noastr ă din... vă remitem acum ocomandă...

3.3.1.2. Formulări referitoare la cantitate şi calitate

9. Referitor la calitate, vă rugăm să aveţi grija:

- sa se potrivească/ să fie conformă mostrei/ eşantionului.- să corespundă în toate privinţele aşteptărilor noastre.- să r ăspundă/ slujească pe deplin scopului nostru,- să fie aceeaşi ca la ultima livrare.

10. Rugăm- livraţi produse de primă calitate.- livraţi în culori asortate,- trimiteţi mostre la preţuri medii, întrucât pe piaţa noastr ă nu au

căutare produsele mai scumpe.

11. Se acceptă numai calitatea întâi.

12. Mărfurile de o calitate îmbunătăţită se vor vinde mult mai bine.

13. Precizăm că



73

-este esenţial ca materialul şi execuţia să fie de primă calitate.-utilajele trebuie să fie în conformitate cu specificaţia/ anexeletehnice.-materialul furnizat trebuie să fie impermeabil/neşifonabil/ să nu intre la apă.

14. Un produs de calitate (superioar ă) este esenţial pentru a fisiguri că nu vor veni reclamaţii din partea beneficiarilor.

15. Conţinutul de alcool/ ulei/ apă să nu fie sub 12% şicomanda noastr ă este remisă cu această condiţie.

16. Dacă ne satisface calitatea, vă vom remite noi comenzi înviitorul apropiat.

17. Cantitatea minimă solicitată este de...dar am fi dispuşi să acceptăm până la un maximum de...dacă este de calitatesuperioar ă.

18. Lungimea totală a ţevilor să nu depăşească 10 m, iargreutatea totală a unei legături să nu fie mai mare de 1 tonă.

3.3.1.3. Formulări referitoare la preţuri, reduceri etc.

19. Consider ăm preţul convenabil, dar am dori să ştim dacă aţi putea acorda un rabat de 2% pentru o cantitate de peste...

20. Limita noastr ă de preţ este...

21. Trebuie să precizăm că preţul cei mai mare...- pe care ne putem permite să-l plătim este...- la care ne putem urca este...

22. Dacă preţurile şi condiţiile dv. sunt convenabile, această comandă de probă va fi urmată de comenzi considerabile.



74

23. Având în vedere comanda mare pe care v-o facem, sper ămcă ne-aţi putea acorda o oarecare reducere faţă de preţul dincatalog.

24. V-am putea remite o comandă mai mare dacă veţi găsi o posibilitate de a reduce preţul dv. la un nivel comparabil cu piaţamondială.

25. Întrucât ne propunem să organizăm în mod regulat vacanţeieftine cu toate serviciile plătite pentru iubitorii de schi, timpde 10 sezoane de schi la Poiana Braşov, am dori să ştim ce rabatne puteţi acorda în acest sens.

3.3.1.4. Formulări referitoare la mărfuri şi servicii alternative

26. Dacă mostra/ modelul nr. ... nu este disponibil(ă) vă rugăm să ne livraţi în loc...

27. întrucât înţelegem că acest tip de produse vă lipseştemomentan, vă rugăm-să ne trimiteţi un produs similar pe care îl aveţi în stoc.-să ne livraţi ce aveţi mai asemănător cu mostra anexată.- să ne tr imite ţ i un înlocuitor corespunzător, cu condiţia ca

preţul să fie identic/ să nu depăşească...

28. Dacă nu puteţi asigura cazarea pentru grupul ski-Enterprise

din acest sezon la Hotel Ciucaş, având în vedere primirea cuîntârziere a comenzii noastre, suntem de acord să ne rezervaţicamere la alt hotel din Poiana Braşov, cu condiţia să fie situatîn apropierea instalaţiei de teleschi şi să asigure acelaşi regim deconfort şi servicii, la preţ similar.



75

3.3.1.5. Formulări referitoare la livrare

29. Vă rugăm să ne comunicaţi (telegrafic)-data cea mai apropiată la care ne puteţi livra marfa.-dacă ne puteţi livra prima parte a comenzii să ptămâna viitoare, cutransportul aerian având în vedere urgenţa comenzii noastre.- când sunt gata de livrare mărfurile.

30. Vă rugăm să ne expediaţi mărfurile

-imediat/ de îndată.-imediat ce puteţi.-la primirea acestei comenzi.-în 10 zile de la primirea comenzii noastre.- până la finele lunii.-f ăr ă întârziere, în conformitate cu...

31. Rugăm faceţi tot posibilul de a urgenta livrarea primei tranşe.

32. Vă rugăm să daţi comanda în lucru pentru a fi livrată imediat.33. Insistăm ca livrarea să se efectueze în conformitate cu ofertadv.


34. (Va) rugam (sa) confirmaţi primirea comenzii noastre şi să-iacordaţi cea mai mare atenţie.

35. Avem certitudinea/ suntem convinşi că veţi executa această comandă spre deplina noastr ă satisfacţie.

36. Vă vom fi îndatoraţi/ obligaţi dacă veţi acorda atenţiacuvenită comenzii noastre.



76

37.Dacă această primă comandă este executată satisf ăcător; puteţi conta şi în viitor pe alte comenzi din partea noastr ă.

3.3.1.7. Formulări folosite la respingerea unei oferte

38. Mulţumim pentru oferta dv. din 3 mai. Spre marele nostruregret, în momentul de faţă nu avem nevoie de acest articol, aşa că trebuie/ suntem nevoiţi să o respingem.

39. Vă mulţumim pentru oferta dv. dar am plasat deja comandala altă firmă, în principal datorită faptului că...

40. Vă mulţumim pentru oferta dv. pe care o vom păstra în evidenţă -dacă vom avea vreodată nevoie de astfel de...-dacă ne vor trebui mărfurile oferite.

41. Păstr ăm oferta dv. pentru referinţele ulterioare, darconsider ăm că

- preţurile dv. sunt prea ridicate pentru piaţa noastr ă.-un produs de această calitate nu este competitiv/ nu ar putea fiacceptat pe piaţa noastr ă în momentul de faţă.

3.3.1.8. Formulări folosite la anularea unei comenzi

42.Vă rugăm să anulaţi comanda noastr ă nr... din 5 decembrie pt...şi să ne trimiteţi în schimb...

43.Afacerile merg prost, de aceea suntem nevoiţi să anulăm/suspendăm comanda noastr ă nr...

44. Criza manifestată pe piaţa noastr ă în ultimul timp neobligă să anulăm/suspendăm ultima tranşă a comenziinoastre.



77

45. Întrucât poziţia noastr ă pe piaţă a slă bit în ultimele luni, nevedem siliţi să reducem comanda noastr ă nr. ...

46.Deoarece nu aţi respectat termenul de livrare specificat încontract, ne vedem siliţi să anulăm comanda.

47.Ataşăm/ Anexăm comanda nr. ... dar vă rugăm să anulaţi/suspendaţi orice articol pe care nu-l puteţi furniza-din stoc.

- până la 31 august.

C. Comanda transmisă de Brown & Co. Itd. sub formă de mesaj telex(The order sent by Brown & Co. Itd. as a telex message)

telex no 4937 mildenhal! fetris 198...

from brown & co Itd

to: tfexp r

attn: mr pop

re: fo/ding chairs

tks yr offer dd jan 30 smpls 20 n 21 are of good qlty, only smpi 23 has a

rough i glued surface hope u can remedy this flaw as we want to enter into

long term contr? with you we wld ask u to quote better terms: 5pct discount

n 2 1/2pct within 60 da instead of 2 1 /2 pct trade n 2 pct in 30 days if you

accept these terrns pis supply the foii gds: folding chairs no 20 2,000 units pr per unit 8.00

16,OC no 21 1,000 7.00

7,OC

no 23 1,000 5.00 6,OC terms: cnf london duty free payment by irrevocable i/c

pls adv when consignment is readykrgds



78

3.4. Confirmarea COMENZII (Acknowledgement ofORDERS)

Confirmarea comenzii se transmite de regulă prin:- formular tip,- scrisoare înregistrată şi recomandată,- telex sau fax,- returnarea copiei comenzii, contrasemnată de vânzător.

Mai rar, r ăspunsul la comandă se transmite telegrafic,

telefonici, sau verbal (cu confirmarea letrică).Confirmarea comenzii trebuie:- să se transmită imediat ce se primeşte comanda;- să exprime mulţumiri pentru comandă;- să specifice data sau/ şi numărul comenzii;- să repete elementele esenţiale ale comenzii pentru a evita oriceneînţelegere;- să asigure cumpăr ătorul de respectarea tuturor indicaţiilorsale cu privire la derularea comenzii şi să specifice dataexpedierii

3.4.1. Formulări specifice scrisorii


1. Vă mulţumim pentru comanda dv. nr. 352 din 20 oct. a.c., pentru (se denumesc mărfurile):...

2. Confirmăm cu mulţumiri primirea comenzii dv. externe Nr... pentru...

3. (Dorim să) confirmăm primirea comenzii dv. din data de 3februarie a.c. pentru...

4. (Dorim să vă informăm că) am avut plăcerea să primimcomanda dv. de probă din 4 martie a.c. pentru...



79

5. Ne bucur ăm să iniţiem reiaţii de afaceri cu dv...

3.4.1.2. A. Formulări folosite în scrisori de acceptare, încontinuarea punctelor 1-4(1)

6. ...şi vă remitem alăturat- proiectul de contract.-contractul în doua exemplare, unul din ele purtând semnăturanoastr ă.

7. ...şi vă rugăm să trimiteţi un delegat să semneze contractul.

8. ...şi vă comunicăm că o delegaţie a întreprinderii noastre se vadeplasa la dv., pe data de... în vederea-negocierii contractului.-încheierii/ semnării contractului.

9. …şi vă asigur ăm că o vom executa în condiţiile stabilite

- conform instrucţiunilor dv.10. .. pe care am pus-o în lucru imediat.

11. ... car e a fost înregistrată pentru execuţie luna viitoare.

3.4.1.2. B. Formulări folosite în scrisori de acceptare încontinuarea punctelor

12. Anexăm-contractul Nr...-nota/ proiectul de contract cu semnătura noastr ă.

13. Aşa cum aţi dorit anexăm nota de contract



80

3.4.1.2. C. Formulări folosite în continuarea punctelor 1 -4(l) la refuzarea unei comenzi:

14. Regretăm că/ Din păcate- suntem nevoiţi să refuzăm comanda dv.- nu vă putem accepta comanda...- trebuie să vă rugăm să vă retrageţi comanda...- nu suntem în măsur ă să executăm comanda.- comanda dv. nu poate fi executată deoarece/ întrucât

- stocul nostru de export este complet epuizat.- s-a epuizat stocul de lenjerie de pat de bumbac.- nu mai deţinem în s toc modelele comandate.- garniturile de bucătărie s-au vândut/epuizat între timp,- aceasta a fost emisă după expirarea termenului pentruacceptarea ofertei.- s-au scos din fabrica ţie art icolele comandate de dv.- modelele nr. ... nu mai sunt disponibile/în fabricaţie pentrumoment.

- suntem complet ocupaţi cu comenzile primite până acum.- vindem doar cu plata în numerar.- nu vindem pe credit.- nu vindem către întreprinderile cu amănuntul.-nu vindem cantităţi mai mici de... tone.- preţurile practicate nu mai permit o prelungire a creditului.- pre ţur i le propuse de dv. sunt inacceptabile.-au crescut vertiginos preţurile la materii prime, aşa că ocomandă repetată la vechiul preţ este imposibilă.-nu vedem nici o modalitate de a ne ajusta preţurile la actualadevalorizare a valutei.

15. Suntem obligaţi să contramandăm comanda dv. din pricina-major ării taxei la marfa de import,-scăderii bruşte a ratai de schimb.-major ării costului mâinii de lucru.



81

- dificultăţilor întâmpinate în obţinerea materiilor primenecesare.

16. În privinţa articolului Nr.,.. din comanda dv.,regretăm,dar nu se mai produce numai din bumbac 100%.

3.4.1.3. Formulări referitoare la expedierea mărfii

17. Marfa va fi expediată/ livrată:- pe calea ferată -cu vaporul-cu avionul-cu coletăria la data de...

18. Transportul/ Livrarea/ Expedierea se va efectua pe nava „X"-imediat.-luna viitoare.-în trei să ptămâni.-cât mai curând posibil.

-conform instrucţiunilor dv. din data de...

19. Comanda dv. este în curs de execuţie şi puteţi conta pe noi că vom efectua livrarea la „X" în cadrul termenului dorit în timp util.

20. S-au transmis instrucţiuni speciale compartimentului deexpediere să livreze comanda în două transe, la 15 martie şirespectiv la 1 aprilie.

21. Marfa este aproape gata de livrare, deci v-am ruga să netransmiteţi instrucţiunile dv. prin telex.

22. Întrucât nu avem deocamdată instrucţiuni precise delivrare, reţinem comanda dv. până la sosirea acestora.



82

3.4.1. IV. A. Formulări de încheiere pentru exprimareabunăvoinţe

23. Sper ăm că execuţia ireproşabilă a comenzii dv. vă va dadeplină satisfacţie.

24. Suntem siguri/ convinşi că - articolele noastre vor corespunde aşteptărilor dv.

- buna calitate a serviciilor noastre va duce la noi tranzacţii.25. Vă asigur ăm că - vom executa comanda dv. în mod ireproşabil.-vom face tot ce ne stă în putinţă pentru a executa comanda dv.externă spre deplina dv. satisfacţie.-vă stăm oricând la dispoziţie.

3.4.1. IV. B. Formulă de încheiere în scrisori de refuzare a uneicomenzi.

26. Sper ăm că veţi înţelege circumstanţele care ne obligă să respingemcomanda dv. de data aceasta şi că veţi lua legătura cu noi în viitorulapropiat.

27. Ne cerem scuze pentru neplăcerea pe care probabil că v-a provocat-o imposibilitatea de a vă accepta comanda, dar de îndată ce vom depăşi aceste dificultăţi, vom accepta cu plăcerecomenzile dv.



83

C A P I T O L U L 4

CORESPONDENŢA CU PRIVIRE LARECLAMAŢII ŞI SOLUŢIONAREAACESTORA

Prin încheierea unui contract de vânzare internaţională partenerii urmăresc o finalitate precisă şi anume: livrarea şi primirea mărfurilor contractate pe de o parte si plata preţuluiacestora pe de altă parte. Această finalitate impune

partenerilor executarea întocmai a obligaţiilor asumate şicrearea cadrului necesar pentru derularea contractului încondiţii optime, in practica comercială internaţională apar însă o serie de dificultăţi care pot constitui cauza primirii sauînaintării de reclamaţii. Tot ce nu este conform cu contractul, cu

legile în vigoare, cu regulile şi normele internaţionaleacceptate prin contract, sau diferitele pagube, stricăciuni, erorişi întârzieri pot provoca nemulţumire si pot duce la reclamaţii.

4.1. SCRISOAREA DE RECLAMAŢIE (COMPLAINTLETTER)

O scrisoare de reclamaţie trebuie:- să prezinte politicos, clar şi concis situaţia de reclamat,dând date şi informaţii precise cu privire la marfa reclamată - să cear ă în mod ferm, dar politicos, să s e cerceteze problemacu atenţie şi să se soluţioneze reclamaţia conform prevederilorcontractuale şi uzanţelor comerciale- să prezinte pretenţia reclamantului şi să propună căi desoluţionare a reclamaţiei, putând chiar indica sancţiunile

propriu-zise;



84

- să exprime încrederea că reclamaţia se va rezolva în modsatisf ăcător; în cazul unor frecvente sau repetate erori,întârzieri etc. se poate recurge la ameninţarea cu reziliereacontractului- să exprime aprecierea faţă de serviciile oferite de partener

până la ivirea situaţiei de reclamat- să fie scrisă pe un ton impersonal şi constructiv, să evite tonulacuzator, ţinând seama că partenerul este cointeresat să urmărească salvarea contractului; principiul salvării

contractului, în condiţii reciproc avantajoase, trebuie să comande comportarea ambilor parteneri- să fie însoţită de documente justificative, în general,reclamaţiile pot fi generate de:

- culpa/vina vânzătorului (Seller's fault)-culpa cumpăr ătorului (Buyer's fault)- culpa ambelor păr ţi (both to blame)-cauze de for ţă major ă (force majeure)

A. Reclamaţiile cumpărătorului pot avea următoarelecauze:

a. deficienţe cu privire la marf ă: cantitate, calitate, pagube(a fault in merchandise: quantity, guality, damage)

b. deficienţe în serviciile prestate de vânzător sau de oter ţă parte (a fault in the service supplied by the Seller or by athird party), întârziere la livrare (delay in delivery), ambalajdefectuos sau necorespunzător (faulty or unsuitable packing),documente cu erori (faulty documents), nerespectarea

indicaţiilor cumpăr ătorului (non-observance of the Buyer'sinstructions), în ceea ce priveşte transportul, ambalajul,marcajul, depozitarea, asigurarea etc.

c. for ţă major ă (force majeure).

B. Reclamaţiile vânzătorului pot avea următoarelecauze:



85

a. nerespectarea de către cumpăr ător a condiţiilor de plată (Buyer's failure to observe payment terms): întârzierea plăţii preţului (delayed payment), neplata contravaloriimărfurilor (failure to pay for the goods, non-payment),nedeschiderea acreditivului conform prevederilor contractuale(failure to operi a L/C as per contract stipulations)

b. nepunerea (failure to place) mijlocului de transport ladispoziţia vânzătorului, neavizarea (failure to notify/advise)acestuia, sau transmiterea greşită (wrong advice) a unor

instrucţiuni.c. documente greşite (wrong documents),În general, toate cauzele reclamaţiilor pot fi prevenite şi

evitate (prevented and avoided) cu excepţia cauzelor de for ţă major ă care pot f; prevenite, dar nu evitate. Reclamaţiile pot fi:-reale sau false (genuine or false)-întemeiate sau neîntemeiate (supported/founped or unsupportedunfounded).

4.2. SCRISOAREA DE SOLUŢIONARE A RECLAMAŢIEI(Adjustment Letter)

R ăspunsul la reclamaţie trebuie:-să fie prompt şi redactat pe un ton cât mai calm, reţinut şi

politicos-să prezinte scuze pentru (apologize for) neplăcerea(inconvenience) cauzată partenerului, să exprime regretul pentru(express regret for) cauza care a generat reclamaţia-să prezinte o scurtă explicaţie în legătur ă cu apariţia cauzei

reclamaţiei şi să solicite timp pentru studierea reclamaţiei atuncicând este cazul-să prezinte modalitatea sau căile de soluţionare a reclamaţiei, să specifice compensaţia oferită - să se încheie cu o expresie de bunăvoinţă (on a note of goodwill)şi de încredere în posibilitatea restabilirii bunelor relaţii cu

partenerul (confidence in the restoration of good relations with the



86

customer).În cazul unei reclamaţii false sau neîntemeiate, punctele

2, 3 şi 4 se înlocuiesc cu:-o explicaţie plină de tact (tactful explanation) asupra motivelorcare l-au determinat pe expeditor să respingă reclamaţia (to rejectthe ciaim), prezentarea dovezilor cu privire la temeiniciareclamaţiei-o propunere de compromis sau concesie (compromise orconcession).

4.3. SCRISORI DE RECLAMAŢIE PRIVIND CALITATEAŞI SOLUŢIONAREA LOR (Complaints about QUAL1TYand Their Adjustments)

4.3.1. Formulări folosite în paragrafele 6. introductive(referitoare la calitate inferioară)

1. Mărfurile nu sunt satisf ăcătoare/Nu suntem satisf ăcuţi de

marf ă.

2. Am dori să vă informăm asupra calităţii care:- este net inferioar ă oricărei alteia furnizată anterior;-lasă mult de dorit;-este departe de a fi satisf ăcătoare;-nu se ridică !a nivelul aşteptărilor noastre;-este foarte slabă în raport cu preţul.

3. Vă reclamăm calitatea inferioar ă a mărfurilor livrate conformContractului nr... după cum urmează...

4. Trebuie să vă aducem la cunoştinţă că mărfurile furnizate dedv. conform Contractului nr... au:-defecţiuni de funcţionare-o proiectare defectuoasă



87

-defecţiuni de execuţie şi anume:

5. Vă scriem pentru a vă informa că examinarea mărfurilorexpediate cu vasul „X" conform Contractului nr... aevidenţiat faptul că ele nu sunt în concordată cus p e c i f i c a ţ iile contractului.

6. Suntem nevoiţi să vă informăm că lotul de marf ă expediat dedv. conform Contractului nr... este inutilizabil, întrucât

termenul său de garanţie este expirat.

7. Nu putem în nici un caz să furnizăm clienţilor noştriarticolele pe care le-am primit de la dv. deoarece imprimeul esteinegal în anumite locuri şi există diferenţe de culoare.

8. Am primit reclamaţii serioase de la clienţii noştrireferitoare la echipamentele furnizate de dv. conformcontractului nr....

9. Vă scriem pentru a vă reclama în legătur ă cu uneledefecţiuni grave la echipamentele livrate de dv. în cursulexecutării Contractului nostru nr...

10.Trebuie să vă aducem la cunoştinţă că nu putem să acceptămmaşinile livrate deoarece ele nu sunt de dimensiunea şi calitateacomandată de noi.

11. La verificare am descoperit că finisarea nu este de bună calitate.

12. Cromajul nu este atât de str ălucitor cât ar trebui să fie şi înunele locuri este exfoliat.

13. Vă scriem referitor la Comanda noastr ă nr... pe care am



88

primit-o ieri pentru a vă spune că:-aţi tratat cu puţină grijă prima noastr ă comandă;-această comandă de probă nu ne-a dat satisfacţie;-nu v-aţi ţinut promisiunea;- rezultatul unei a doua verificări ne-a servit în a confirma declaraţianoastr ă anterioar ă.

4.3.2. Formulări folosite în expunerea situaţiei:

a. M ărfuri necorespunz ătoare mostrei/ e şantionului/analizei

1. Mărfurile pe care le-am primit nu corespund cu mostra:- prezentată/pe baza căreia am f ăcut comanda.- pe care am avut-o la dispoziţie când s-a încheiat contractuldeoarece...

2. Majoritatea mărfurilor livrate/ descărcate de pe vas:- nu sunt la nivelul mostrei

- nu corespund cu mostra pe baza căreia a fost f ăcută comanda

3. Aţi furnizat mărfuri inferioare calităţii convenite /standardelor la care ne aşteptam conform mostrelor.

4. Comparând marfa primită cu mostra am fost surprinşi să constatămcă nu sunt de aceeaşi culoare.

5. Laboratorul nostru de specialitate ne informează că în ceea

ce priveşte con

ţinutul, acesta nu corespunde procentajului / propor ţiei convenite.

6. Am cerut efectuarea unei analize şi specialistul informează asupra conţinutului chimic care este cu…% inferior celuigarantat/compusul este cu... % incomplet ca..., în comparaţie cumostra.



89

7. Arn f ăcut o analiză şi am găsit cantitatea de apă din material preamare.

7. După cum indică rezultatele/puteţi vedea din certificatul deanaliză anexat, marfa trimisă nu îndeplineşte condiţiile de calitateconvenite.

b. Livrarea altor mărfuri decât cele solicitate.

1. Remarcăm că ne-aţi trimis altă marf ă şi anume...2. În mod clar s-a f ăcut o greşeală şi marfa a fost livrată incorect.3. Coletul nr... conţine câteva articole pe care noi nu le-amcomandat.4. Nu avem câtuşi de puţin nevoie de... pe care ni le-aţi livrat.5. În loc de mărimea nr.. 12 comandată de noi ne-aţi trimis mărimeanr. 22.6. Se pare că am-primit marfa destinată unui alt client al dv.

7. Segmenţii pe care i-aţi expediat sunt de dimensiuni atât de mariîncât nu-i putem oferi subfurnizorilor noştri.

4.3.3. Formule de încheiere sugerând o soluţie

1. Pentru noi cea mai bună soluţie ar fi să vă returnămarticolele nesolicitate, taxele poştale şi ambalajul fiindsuportat de dv.

2. În cazul că vă interesează, vă trimitem anexat:

- procesul verbal-actul de evaluare întocmit de exper ţi- buletinul de analiză - devizul privind remedierile necesare, întocmit de o

binecunoscută firmă specializată.

3. Deşi calitatea acestor mărfuri nu este la nivelul standardelor



90

noastre obişnuite, suntem pregătiţi să ie acceptăm dacă vreţi să reduceţi preţul cu...

4. Suntem pregătiţi să acceptăm marfa doar dacă sunteţidispuşi să faceţi o reducere substanţială a preţurilor.

5. Întrucât defecţiunea a apărut în timpul termenului degaranţie, maşina fiind livrată cu vicii ascunse/defecte, vă rugăm să luaţi de urgenţă măsurile necesare pentru ca:

- defecţiunile să fie remediate la uzina noastr ă de către producător, care urmează să pună la dispoziţie piesele deschimb pe cheltuiala dv.; -subansamblul/agregatul să fie înlocuit cu unul nou;-să se trimită specialişti cu scopul de a cerceta cauzeleşi, în funcţie de concluzii, să facă sugestiile necesare deremediere.

6. Deoarece calitatea mărfii primite este necorespunzătoare /

sub nivelul mostrei, nu ne r ămâne decât să v-o returnăm şi să vă debităm cheltuielile de transport

7. Deoarece 150 baloturi de lâna nr... nu corespund în întregimecalităţii pe care am contractat-o, cerem o reducere de 1 1/2 £ lalivr ă.

8. Calitatea acestei mărfi ne obligă să o vindem la un preţ maimic şi în concluzie suntem obligaţi să vă rugăm:

-să acordaţi în viitor mai multă grijă comenzilor noastre-să aveţi grijă ca un asemenea accident să nu se mai repete-să remediaţi de îndată cauza unor atari reclamaţii şi să neinformaţi asupra acţiunilor dv.

9. In aceste împrejur ări vom fi obligaţi:



91

-să acoperim necesarul nostru din altă parte-să facem comenzi către alt furnizor/firmă -să anulăm/reziliem restul comenzii.

10. Vă rugăm se ne informaţi asupra celor ce intenţionaţi să faceţi în această problemă.

11. Vă rugăm să ne comunicaţi hotărârea dv.

4.3.4. Formulări folosite la soluţionarea reclamaţilor privindCALITATEA (Specimen Sentences in the Adjustment of theCompiaint's Concerning QUALITY)

a. Formule de introducere

1. Dorim să vă mulţumim pentru a ne fi adus la cunoştinţă eroarea noastr ă privind livrarea unor alte mărfuri, prinscrisoarea dv. din...

2. Regretăm foarte mult/Ne pare foarte r ău să aflăm că nusunteţi mulţumiţi de transportul pe care vi l-am transmis.

3. Am aflat cu surprindere/regret din scrisoarea dv. din... că: - aveţi motive să reclamaţi în legătur ă cu calitatea -marfa livrată de noi nu este ia nivelul/nu corespundemostrei/eşantionului - v-au fost trimise alte mărfuri decât cele comandate

4. Ne pare foarte r ău să aflăm din scrisoarea dv. din... că sunteţi nevoiţi să reclamaţi calitatea inferioar ă a ultimuluinostru transport de... expediat cu...

5. Regretăm că transportul sus menţionat/marfa expediată spre executarea Contractului nostru Nr...nu fost acceptat dedv.



92

6. Ne pare r ău să aflăm că lotul livrat la... nu corespunde cucomanda dv.

7. Ne-a părut r ău să primim reclamaţia dv. cum că materialul pecare l-aţi primit nu a fost de calitatea la care vă aşteptaţi.

b. Formul ări de temporizare în vederea investig ării reclamatei

1. Vă rugăm să organizaţi de urgenţă o discuţie asuprareclamaţiei dv.

2. Reclamaţia dv. poate/va fi discutată imediat ce sosescdatele necesare.

3. Puteţi fi încredinţaţi că vom analiza reclamaţia dv. cu toată seriozitatea.

4.

Vă rugăm să ne returnaţi mostre ale produselor de care nusunteţi mulţumiţi, iar noi le vom trimite la întreprinderea producătoare pentru verificări.

5. Deoarece nu suntem în momentul de faţă în situaţia de avă putea da o explicaţie, vă promitem că vom analizasituaţia şi vă vom scrie cât de curând posibil.

6. V-am fi obligaţi dacă aţi vrea să ne returnaţi câteva bucăţiastfel încât să putem analiza situaţia.

7. Inspectorul nostru vă va vizita în circa două zile, aşa că vă rugăm să pregătiţi marfa pentru verificare.

8. Vom trimite un expert pentru a verifica aceste defecţiuni, şi,în concordanţă cu constatările sale, vă vom trimite propuneri



93

în vederea rezolvării reclamaţiei dv, până la,.. în decursulurmătoarelor zile.

9. Suntem gata să vă acordăm o compensaţie /despăgubire pentru pierdere cu condiţia caspecialistul/expertul nostru să confirme temeiniciareclamaţiei dv.

10.Am transmis mostra producătorilor pentru a fi examinată.

11. Mostrele pe care ni le-aţi trimis nu sunt suficient de mari pentru a putea aprecia situaţia şi v-am r ămâne obligaţi dacă aţi vrea să ne returnaţi întreaga bucată, costul transportuluifiind desigur, suportat de dv.

12. Credem că cea mai bună metodă ar fi ca un specialist să examineze piesele iar noi am putea aranja să se facă asta.

13.

Cea mai bună cale de a rezolva problema este, f ăr ă îndoială, ca analiza să fie efectuată de un expert.

14. Reprezentantul nostru vă va vizita să ptămâna viitoare şi:-vă va explica întreaga problema-vă va pune la dispoziţie noi detalii-va rezolva problema pentru totdeauna

c. Reclama ţ ia este corect ă

a. Formulări de explicare a greşelii1. Trebuie să recunoaştem că reclamaţia dv. este justificată.

2. Eroarea s-a datorat unei defecţiuni a uneia dintre maşinilenoastre-şi în prezent efectuăm o verificare a tuturor maşinilor /instalaţiei



94

-care a fost remediată

3. Regretăm mult greşeala de număr, care a avut drept rezultat primirea da către dv. a unor alte articole.

4. În mod clar marcarea mărfii a avut ioc o eroare care adeterminat o livrare greşită.

5. Eroarea s-a datorat unei schimbări/încurcături cu lăzile.

6. În ceea ce priveşte mărfurile greşit livrate către dv., se parecă a existat o confuzie în sistemul nostru de adresare,dar această situaţie a fost soluţionată.

7. Ne-a părut foarte r ău să aflăm, din scrisoarea dv., că vă aşteptaţi să primiţi Nr.Rq-53; cercetând din nou comanda dv.,am văzut că ceea ce ar ăta ca un „F"putea într-adevăr să f ie„R" dar dactilografierea era pătată şi neclar ă. Mai mult, noi am

indicat Rq-53 în confirmarea noastr ă dar aceasta trebuie să vă fiscă pat din vedere.

8. Suger ăm ca transportul să fie examinat de specialişti.

9. Am dat instrucţiuni agenţilor noştri să numească un expertcare să cerceteze situaţia şi vă vom scrie imediat ce vom primiraportul său.

10. În ceea ce priveşte executarea vopsitoriei la caroseriamaşinilor pe care vi le-am livrat, vă informăm că vopseaua s-adecolorat din cauza unei instabilităţi chimice a vopselei folosite lavopsirea prin pulverizare a vehiculelor. Ca urmare i-amcontactat deja pe furnizorii noştri şi suntem în aşteptarear ăspunsului lor, scoţând din producţie modelele similare.



95

11. Defectul din stofa în legătur ă cu care aţi reclamat consta înînsăşi ţesătura sa si era cauzat de o eroare de programare amaşinilor de ţesut; stofa a fost deja retrasă şi materialele deînlocuire sunt în curs de expediere către dv.

b. Formul ări de solu ţ ionare a situa ţ iei b. Specimen sentences in solv/ng the rnatter

1. Pentru a rezolva problema în mod prietenesc/a vă satisface

dorinţele, punctele de vedere/a îndrepta eroarea comisă, suntem pregătiţi să compensăm pierderea/vom schimba mărfurilegratuit/suntem gata să vă acordăm...% rabat.

2. Pentru calitate inferioar ă suntem gata/dorim să vă compensăm înmod adecvat/să prelungim termenul de plată/să vă acordăm oreducere de...

3. Regretăm foarte mult acest incident si suntem dispuşi să

rezolvăm chestiunea pe cale amiabilă; vom face totul pentru aveni în întâmpinarea dorinţelor dv.

4. Ne face plăcere să vă informăm că livr ările cu marfa deînlocuire au fost expediate ieri.

5. Am expediat astăzi cele 10 lăzi care să înlocuiască pe celereturnate.

6. Vă rugăm să ne returnaţi mărfurile, timp în care noi vom aranjasă fie expediată marfa ele înlocuire.

7. După părerea specialistului nostru,...£ ar fi o compensaţiecorectă.

8. Suntem de acord să vă plătim... .£ pentru rezolvarea completă şi definitivă a reclamaţiei.



96

9. Vă rugăm să fiţi de acord cu bonificaţia de... .£ ce v-o acordăm.

10. Ne-am bucura dacă o reducere de preţ/bonificaţie ar putearezolva problema.

11. Suntem dispuşi să reducem preţul cu...

12.Vom expedia piesele defecte cu primul transport.

13. Tehnicienii noştri însărcinaţi cu activitatea de servicevor remedia defecţiunile.

14. Suntem de acord să livr ăm piesele necesare contra cost, şi să vă acordăm asistenţa tehnică necesar ă pentru remedieri, înscopul menţinerii bunelor noastre relaţii comerciale.

15. Costul transportului de înapoiere fiind mai mare decât

valoarea mărfurilor, vă rugăm- să luaţi/păstraţi marfa şi să treceţi pierderea în debitulnostru- să vindeţi marfa şi să ne creditaţi cu suma netă.

16. Am cerut agenţilor noştri (de expediţie) să preia lada dela …..., pentru a o livra clientului căruia trebuia să-i fi fost trimisă.

17. Vom fi bucuroşi dacă ne veţi returna marfa expediată în moderonat,, deoarece noi am aranjat preluarea ei de către...

18. Apreciem oferta dv. de a păstra marfa livrată în mod eronat şisuntem gata să vă acordăm...% din preţul facturii; sper ăm că veţi fide acord cu aceasta.

19.Am trimis un telex agentului nostru de expediţie să ridice lăzile



97

de la dv. pentru a fi livrate altui client.

20. Vă rugăm să ne returnaţi marfa în timp ce noi vom aranja să vă trimitem marfa de înlocuire.

21. Produsele de înlocuire a acelor articole ce prezintă defecte sunt în drum spre dv. şi le veţi primi în decurs de osă ptămână.

d. Formul ări în reclama ţ ii respinse ca fiind nejustificate

1. După părerea noastr ă -dv. vă înşelaţi/nu aveţi dreptate-reclamaţia/obiecţia dv. nu este chiar justificată/este insuficientdemonstrată - problema nu este pusă corect.

3.Ca r ăspuns la reclamaţia dv. din..., putem doar să spunem că

marfa a fost cu g r i j ă verificată înainte de a fi expediată.4. Nu putem să înţelegem realmente care este motivul reclamaţiei.

5. Nu putem admite reclamaţia datorită faptului că...

6. Noi furnizăm astfel de material de câtva timp car nu am avutnici o reclamaţie în legătur ă cu el până acum.

7. Articolele au fost atent examinate în modul obişnuit înaintede a fi livrate şi nu putem înţelege cum de s-a putut întâmpla caemailul să plesnească.

8. Suntem încredinţaţi că veţi retrage reclamaţia după oexaminare mai atentă a mărfii.



98

9. Marfa a fost atent verificată înainte de încărcare şi găsită într-ostare excelentă.

10. Am selecţionat în mod special marfa care era superioar ă mostrei din toate punctele de vedere.

11. Suntem surprinşi să aflăm, din telegrama dv. şi scrisoareace i-a urmat, că refuzaţi să acceptaţi marfa expediată cu vasul...

pretinzând că este inferioar ă mostrei care a dus la încheierea

contractului.

12. Suntem surprinşi că aţi găsit un conţinut atât de mare defier întrucât fierul a fost exclus din proces.

13. Ne pare r ău că nu sunteţi mulţumiţi cu marfa livrată, dar, potrivit certificatului de calitate remis, la data expedierii aceastacorespundea tuturor condiţiilor menţionate în contract.

14. Regretăm că nu putem să fim de acord cu reclamaţia dv.,deoarece specialistul nostru a constatat că defecţiunile, auapărut- datorită funcţionării incorecte a maşinii- ca urmare a utilizării maşinilor în alte condiţii decât celemenţionate în contract-din cauza supraîncărcării- din cauza neefectuării periodice a verificărilor.

15.Regretăm că nu putem fi de acord cu reclamaţia dv., deoarecespecialiştii noştri au constatat că nu este îndreptăţită/

justificată/este nefondată, după cum puteţi vedea dinexemplarul actului de constatare anexat.

16. Am examinat cu atenţie reclamaţia dv. si regretăm să vă informăm că nu putem fi de acord cu dv., deoarece din certificatul



99

de analiză rezultă că...

17. Aceste condiţii sunt clar specificate în certificatul degaranţie pe care l-aţi primit în momentul când marfa a fostvândută.

18. Regretăm defecţiunile pe care le reclamaţi, dar nu ne putem considera r ăspunzători de producerea lor şi v-am sugerasă va adresaţi cu sesizarea dv. căr ăuşului.

19. Ne pare r ău ca nu putem accepta propunerea dv., deoareceeste exagerată faţă de defecţiunile minore pe care le-aţiconstatat; pentru a continua bunele noastre relaţii de afaceri,v-am sugera...

20. Nu vedem posibilitatea/Nu putem să vă acordăm o reducerede...% pentru rezolvarea reclamaţiei dv.;maximum pe caresuntem pregătiţi să-l acordăm este de...%

21. Prefer ăm să rezolvăm chestiunea prin arbitraj decât să suportăm asemenea bonificaţie pe care o consider ăm a fiexagerată.

22. Regretăm mult că v-am produs neplăceri şi suntem gata să vă acordăm o reducere de preţ, dar consider ăm că bonificaţiade...% pe care o propuneţi este prea mare.

23. Excludem posibilitatea ca defecţiunea să se fi datorat doarmaşinii, deoarece am f ăcut o verificare înainte de a o pune înfuncţiune.

24. Comparând cu mostra dv. de referinţă am constatat că:- aţi primit exact marfa pe care aţi comandat-o- marfa a fost expediată în stare bună



100

- produsele au fost exact aceleaşi cu modelul/mostra- comanda a fost executată strict aşa cum s-a convenit/conforminstrucţiunilor dv.

25. Am comparat îndeaproape mărfurile pe care ni le-aţireturnat cu mostrele noastre si nu putem vedea nici o diferenţă între ele; în acest caz, nu suntem dispuşi nici să înlocuimmărfurile nici să vă acordăm vreo reducere.

26. Expertul nostru a examinat cu grijă echipamentul înlegătur ă cu care aţi reclamat şi în raportul său ne arată că acesta nu a fost întreţinut corespunzător de dv.; dacă vă' uitaţiîn broşura de întreţinere pe care v-am trimis-o, veţivedea că este esenţial să vă îngrijiţi de...

27. Specialiştii noştri au inspectat deja echipamentul pe care ni l-aţi returnat; ei ne informează că acesta a fost folositnecorespunzător şi prin aceasta s-au supraîncărcat circuitele;

noi vi-l putem repara, dar dv. va trebui să plătiţi pentru reparaţii,deoarece folosirea incorectă nu este inclusă în garanţia noastr ă.

e. Formule de încheiere

1. Vă rugăm să acceptaţi scuzele noastre pentru eroare.

2. Vă transmitem scuzele noastre sincere pentru această greşeală/scă pare din vedere.

3. Vă rugăm să acceptaţi scuzele noastre pentru neplăcerea cauzată;sper ăm că ne veţi oferi ocazia să vă recâştigăm încrederea.

4. Ne scuzăm pentru necazul cauzat.



101

5. Vă asigur ăm că vom face tot ce ne stă în putinţă pentru aevita o repetare a situaţiei.

6. Ne angajăm/Vă promitem că vom intensifica controlulnostru la viitoarele comenzi.

7. Vă vom îi recunoscători dacă aţi vrea să aranjaţi rezolvareacompletă şi definitivă a reclamaţiei.

8. Suntem de acord să luăm în considerare o rezolvare areclamaţiei în direcţia propusă în referatul dlui X.

9. Suntem încredinţaţi că veţi fi de acord că această concesie din partea noastr ă reprezintă o rezolvare satisf ăcătoare a dificultăţii. 10. Sper ăm că veţi fi mulţumiţi de explicaţie şi veţi retragereclamaţia dv.

11. Suntem încredinţaţi că veţi fi de acord cu noi după ce veţi fiexaminat aceste date.

12. Sper ăm că veţi fi mulţumiţi de felul în care am rezolvataceastă problemă.

13. Vom reveni asupra reclamaţiei dv. imediat ce...

14. Sper ăm ca

- f ăr ă îndoială veţi uita greşeala eroarea noastr ă.- veţi accepta marfa de înlocuire

- acest aranjament vă va conveni/va întruni condiţiile cerute de dv.

- ve ţi confirma acceptul pentru propunerea/reducereanoastr ă.



15. Sper ăm că problema se va încheia cu propunerea noastr ă de a...

16. După părerea noastr ă nu aveţi nici un motiv- să întrerupeţi legăturile comerciale cu firma noastr ă.- să va pierdeţi încrederea în firma noastr ă.

17. In încheiere dorim să ne cerem scuze pentru neplăcerea pe carev-am cauzat-o şi de asemenea să subliniem că acest fel de erorirareori apare în legătur ă cu produsul nostru.

18. Trebuie să vă aducem ia cunoştinţă că aceasta a fost o greşeală ieşită din comun şi este puţin probabil să se repete clin nou; vă rugăm să acceptaţi scuzele noastre pentru neplăcerea creată.

19. Suntem siguri că veţi fi mulţumiţi de felul în care am rezolvateroarea şi vă asigur ăm că nu va mai exista în viitor o repetar ă aacesteia,

Corespondenta Comerciala Costel Nistor (1)

Documents

Transcript of Corespondenta Comerciala Costel Nistor (1)