Copy of архив,албан хэрэг хөтлөлт

АРХИВ, АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТ

Нэг. ТӨРИЙН АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТИЙН ЗААВАР БОЛОН БАРИМТ БИЧГИЙН СТАНДАРТЫН ТУХАЙ ҮНДСЭН ОЙЛГОЛТУУД

Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн зааврыг мөрдүүлж хэрэглэхийн ач холбогдол

Архив, албан хэрэг хөтлөлт

Байгууллагын нийт албан хаагчид албан хэрэг хөтлөлттэй холбоотой журмыг дагаж мөрдөх үүрэгтэй


Удирдлагын үйл ажиллагааг

баримтжуулах

Баримт бичигтэй ажиллах ажлыг

зохион байгуулах дэг, горим

Албан бичиг баримтыг эмхлэн

бүрдүүлэх

Өөрийн үйл ажиллагааны явцад үүсэн

баримтыг хадгалах

Баримт бичигтэй ажиллах ажлыг

зохион байгуулах дэг, горим


Баримт бичиг гэж ямар нэг материаллаг тээгчид агуулагдсан баримтжуулсан мэдээлэл юм.

• Цаасан суурьтай• Гэрэл зураг• Зураг төсөл, техникийн• Цахим баримт /CD, Диск гэх мэт• Бусад

Mongolia Архив, албан хэрэг

хөтлөлт

1.1 БАРИМТ БИЧГИЙН НЭР ТӨРӨЛ

Нийт 29 нэр төрлийн баримт үүснэ.

/Баримт бичгийн стандарт -2011 он/

Захирамжлалын Зохион байгуулалтын Мэдээлэл, лавлагааны


хөтлөлт

Захирамжлалын баримт бичиг:

Байгууллага, албан тушаалтнаас хууль тогтоомжид заасан эрх хэмжээний хүрээнд удирдлагын үндсэн чиг үүргээ хэрэгжүүлэх зорилгоор батлан гаргасан баримт бичгийг хэлнэ.

Захирамжлалын баримт бичиг нь дагаж мөрдөх, заавал биелүүлэх шинжийг өөртөө агуулна.


хөтлөлт

Захирамж-лалын баримт бичиг

Тушаал

Албан шаардлага

Албан даалгавар

ТогтоолШийдвэр

Захирамж

Зарлиг


хөтлөлт

Захирамжлалын баримт бичиг

Захирамжлалын баримт бичиг дараах нэрийн баримт бичгүүдээс бүрдэнэ.

Зарлиг Монгол Улсын Ерөнхийлөгч бүрэн эрхийнхээ хүрээнд хуульд нийцүүлэн баталж гаргасан баримт бичигТогтоол Асуудлыг хамтран хэлэлцэж, шийдвэрлэх үндсэн дээр баталж гаргасан баримт бичигЗахирамж Төр, захиргааны байгууллагын эрх бүхий албан тушаалтнаас хууль тогтоомжид заасан эрх хэмжээнийхээ хүрээнд шуурхай зохион байгуулах асуудлаар батлан гаргасан баримт бичигТушаал Байгууллагын эрх бүхий албан тушаалтнаас хууль, тогтоомжид заасан эрх хэмжээний хүрээнд байгууллагын үндсэн үйл ажиллагааг хангах зорилгоор батлан гаргасан баримт бичигШийдвэр Хамтран шийдвэр гаргах эрх бүхий байгууллагууд болон тухайн байгууллага өөрийн үйл ажиллагааны онцлогт тохируулан баталж мөрдүүлсэн баримт бичигАлбан даалгавар Эрх бүхий албан тушаалтнаас дээд газрын шийдвэрийг хэрэгжүүлэх, цаг үеийн ажлыг эрчимжүүлэх зорилгоор гаргасан баримт бичигАлбан шаардлагаХууль, тогтоомжийг чанд мөрдөх, илэрсэн зөрчил, дутагдлыг арилгах талаар шуурхай арга хэмжээ авахыг байгуулага, албан тушаалтанд мэдэгдэж хүргүүлсэн баримт бичиг


хөтлөлт

ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТЫН БАРИМТ БИЧИГ

Байгууллага, албан тушаалтнаас үйл ажиллагааны тодорхой зорилтыг хэрэгжүүлэх, бусад байгууллагатай харилцах явцад үүсэж, хөтлөгдөж буй баримт бичгийг хэлнэ.

Зохион байгуулалтын баримт бичиг нь байгууллагын үйл ажиллагааны хэм хэмжээг тогтоох, зохицуулах, журамлах шинжийг өөртөө агуулна.


хөтлөлт

ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТЫН БАРИМТ БИЧИГ

• Албан бичиг• Акт• Гэрээ • Дүгнэлт• Заавар• Дүрэм• Журам

• Тайлан• Зөвлөмж• Илгээлт • Хөтөлбөр • Удирдамж• Төлөвлөгөө • Төсөл


хөтлөлтЗохион байгуулалтын баримт бичиг

Зохион байгуулалтын баримт бичиг дараах нэрийн баримт бичгүүдээс бүрдэнэ.

Илгээлт Төр, засгийн удирдлагаас Монгол төрийн гадаад, дотоод бодлогын асуудлаар үзэл, бодол, байр сууриа илэрхийлэх буюу байгууллага, хамт олонд тэмдэглэлт үйл явдлыг тохиолдуулан явуулсан баримт бичигАкт Аливаа үйл ажиллагаа, үйл явдал, бодит байдлын үнэн зөвийг шалган, нотолгоо, дүгнэлт гаргаж,зохих журмын дагуу албажуулсан үйлдсэн баримт бичигАлбан бичиг Тодорхой асуудлаар байгууллагууд болон байгууллага, иргэд хоорондоо харилцсан баримт бичигЗөвлөмж Удирдлагын үйл ажиллагааг сайжруулах болон бодлого, шийдвэрт тусгуулах санал, зөвлөгөөг хураангуйлан нэгтгэсэн баримт бичигГэрээ /хэлцэл/ Хэлэлцэгч талууд харилцан тохиролцсоны үндсэн дээр хүлээх эрх, үүрэг, хариуцлагаа баталгаажуулж, бичгээр үйлдсэн баримт бичигДүгнэлт Ажил хэрэг, бодит байдлыг дүгнэн тодорхойлж гаргасан баримт бичигДүрэмБайгууллагын эрх зүйн байдал, үндсэн чиг үүрэг, зохион байгуулалтын бүтэц, бусад байгууллагатай харилцах зарчмыг тодорхойлсон баримт бичигЖурам Тодорхой үйл ажиллагаанд баримтлах дэг, горимыг тогтоосон баримт бичигХөтөлбөрБодлого, зорилтоо хэрэгжүүлэх арга зам, хүрэх үр дүнг урьдчилан төлөвлөж, батлуулсан баримт бичигТөлөвлөгөө Хийж гүйцэтгэх ажил, арга хэмжээ, үүрэг хариуцлагыг хуваарилж, гүйцэтгэх ажлын дэс дараалал, хугацаа, хариуцагч, гүйцэтгэгчийг тогтоосон баримт бичиг


хөтлөлт

Заавар Хууль тогтоомж, эрх зүйн актыг хэрэгжүүлэх болон байгууллагын тодорхой чиглэлийн үйл ажиллагааны арга хэлбэр, зохион байгуулалт, дэс дарааллыг нарийвчлан заасан баримт бичиг

Тайлан Тодорхой хугацаанд гүйцэтгэсэн ажил үүргийн биелэлтийг мэдээлэл зорилгоор бэлтгэсэн баримт бичиг

Төсөл Ажил, үйлчилгээ, чиг үүргийг хэрэгжүүлэхийн тулд санхүүгийн болон хүний нөөцийг дайчлан тодорхой зорилгод хүрэхээр төлөвлөж, батлуулсан баримт бичиг

Тэмдэглэл Хурал, зөвлөгөөн, уулзалт, ярианы явц, хурлаас гарах шийдвэрийг хэлэлцсэн асуудал тус бүрээр тодорхойлон тэмдэглэсэн баримт бичиг

Удирдамж Ажил хэрэг гүйцэтгэхэд удирдлага болгох зүйлийг тодорхойлсон баримт бичиг


хөтлөлт

Мэдээлэл лавлагааны зорилгоор бэлтгэсэн, байгууллага, иргэдийн үйл ажиллагааны тухай тодорхой мэдээ, мэдээлэл агуулсан баримт бичгийг хэлнэ.

Мэдээлэл лавлагааны баримт бичиг нь байгууллага, иргэдэд мэдээллийг шуурхай хүргэх зорилгыг агуулна.

МЭДЭЭЛЭЛ ЛАВЛАГААНЫ БАРИМТ БИЧИГ:


хөтлөлт

Мэдээлэл лавлагааны

баримт бичиг

Илгээлт

Танилцуулга

Мэдээлэл

Тодорхойлолт

Илтгэх хуудас

Санал

Мэдэгдэл


хөтлөлтМэдээлэл-лавлагааны баримт бичиг

Мэдээлэл-лавлагааны баримт бичиг дараах нэрийн баримт бичгүүдээс бүрдэнэ.

Илтгэл Тодорхой үйл ажиллагаа, арга хэмжээний талаарх мэдээлэл, дүгнэлтийг нийтэд уншин сонсгоход зориулсан баримт бичиг Илтгэх хуудас Хүлээсэн үүрэг, ажил хэргийн явц, үр дүнгийн талаарх санал дүгнэлтээ холбогдох байгууллага, албан тушаалтанд танилцуулсан баримт бичиг

Мэдэгдэл Тодорхой асуудлаар үзэл бодол, байр сууриа нийтэд танилцуулах зорилгоор гаргасан баримт бичиг

Тодорхойлолт Үйл явдал, бодит байдлын үнэн зөвийг нотлох зорилгоор холбогдох шийдвэр, мэдээ баримтад үндэслэн гаргасан баримт бичиг

Мэдээлэл Тодорхой асуудал, сэдвийн дагуу зохиосон арга хэмжээ болон үйл ажиллагааны явц, үр дүнг нийтэд танилцуулахаар гаргасан баримт бичиг

Санал Аливаа асуудлын талаар удирдлагаас баримтлах бодлого, гаргах шийдвэрт тусгуулах зорилгоор үйлдсэн баримт бичиг

Танилцуулга Удирдлагын төвшинд гаргах шийдвэр, зохиох арга хэмжээний агуулгыг товч, тодорхой байдлаар илэрхийлсэн баримт бичиг


хөтлөлт

Баримт бичиг зохиож бүрдүүлэх, тэдгээрийг хуулийн хүчинтэй болгоход зайлшгүй шаардлагатай, хууль тогтоомж, стандартаар тогтоосон мэдээллийн элементийг хэлнэ.

1.2 БАРИМТ БИЧГИЙН БҮРДЛИЙН ТУХАЙ ОЙЛГОЛТ:

01. Төрийн сүлд, соёмбо

02. Бэлгэдэл ба барааны тэмдэг

03. Байгууллагын нэр

04. Баримт бичгийн нэр

05. Байгууллагын хаяг

06. Улсын бүртгэлийн дугаар

07. Огноо

08. Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар

09. Баримт бичиг үйлдсэн газрын нэр

10. Хариутай бичгийн огноо, дугаарын тэмдэглэл

11. Баримт бичгийн нууцлалын тухай тэмдэглэл

12. Харилцагч байгууллагын нэр, хаяг

13. Удирдлагын заалт


14. Тэргүү15. Бичвэр16. Хавсралтын тухай тэмдэглэл17. Бичгийн хувийг илгээсэн тухай тэмдэглэл18. Гарын үсэг19. Тамга, тэмдэг20. Баталсан тэмдэглэл21. Зөвшөөрсөн тэмдэглэл22.Санал өгсөн тухай тэмдэглэл23. Хуулбар үнэн болох тухай тэмдэглэл24. Баримт бичиг боловсруулсан тухай тэмдэглэл25. Шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалсан тухай тэмдэглэл26. Баримт бичгийг байгууллагад хүлээн авсан тухай тэмдэглэл27. Санамжид байгаа мэдээллийг эрж хайх тэмдэглэл

Баримт бичгийн бүрдэл, тэдгээрт тавих шаардлага

Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар • Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарыг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд “№” гэсэн тэмдэг, захирамжлалын баримт

бичгийн хэвлэмэл хуудсанд “Дугаар” гэсэн үгийн дараа гараар бичнэ. 1-9 хүртэлх нэг оронтой тоог 01, 02 гэсэн байдлаар хоёр оронтой болгож бичнэ.

• Албан бичгийн бүртгэлийн дугаар нь зохион байгуулалтын нэгжийн индекс, бүртгэлийн дугаараас бүрдэнэ.

№02/106 • Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж нь индексжээгүй тохиолдолд зөвхөн бүртгэлийн дугаарыг бичнэ.

№106

• Зарим нэр төрлийн захирамжлалын баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарыг дараах байдлаар бичнэ. Дугаар А/103

Дугаар Б/58

• Хамтарсан Захирамжлалын баримт бичигт - Дугаар А-15/А-63

Албан бичигт - №106/151

• Хариутай бичгийн огноо, дугаар

Хариу өгөх албан бичгийн огноо, дугаарыг хэвлэмэл хуудсанд заасан тэмдэглэгээнд араб тоогоор, хар буюу хөх өнгийн бэхээр, гараар бичнэ.

Танай 2009.04.21-ний № 01/106 -т

• Баримт бичгийн нууцын зэрэглэлийн тухай тэмдэглэл

Нууцад хамаарах мэдээлэл агуулсан баримт бичгийн хуудасны баруун дээд өнцөгт, дээд захаас 10 мм, баруун захаас 15 мм зай авч, нууцын зэрэглэлийн тухай тэмдэглэгээ хийнэ.


Байгууллаг

ын нэр


Байгууллаг

ын бэлэгдэл тэмдэг

• ...-ХЭВЛЭМЭЛ ХУУДАС:

Стандартын бичгийн цаасан дээр баримт бичигт байх зарим бүрдлүүдийг урьдчилан тогтоосон байрлалд хэвлэлийн аргаар буулгасныг хэлнэ.

/Тамга, тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хийлгэх, хэрэглэх тухай. МУЗГ-ын 2001 оны 41 дүгээр тогтоол/


А4 хэмжээтэй захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас

А4 хэмжээтэй албан бичгийн хэвлэмэл хуудас

А5 хэмжээтэй албан бичгийн

хэвлэмэл хуудас

• ...-ХЭВЛЭМЭЛ ХУУДАС:• Аймаг, нийслэлийн төрийн захиргааны

байгууллагын хэрэглэх хэвлэмэл хуудсыг стандартын дагуу хэвлүүлэх зөвшөөрлийг орон нутгийн архив, албан хэрэг хөтлөлтийн Улсын байцаагч олгоно.

• Хэвлэмэл хуудас хариуцах хүнийг байгууллагын дарга томилон, байгууллага нь бүр төрлийн хэвлэмэл хуудсыг нэр төрлөөр нь ангилж, хэвлэмэл хуудасны баруун доод өнцөг /дороосоо10 мм-ийн зайтай/-т тус бүрийн дугаарыг тусгай дугаарлагчаар дугаарлана.

/Тамга, тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хийлгэх, хэрэглэх тухай. МУЗГ-ын 2001 оны 41 дүгээр тогтоолын 29,37,38 дугаар заалт/



Баримт бичгийн бүрдлийг хуудсанд байрлуулахдаа захын

хэмжээг

/Албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар. АЕГ-ын даргын 2009 оны 68 дугаар тушаал/

Цаасны хэмжээ:Дээд захаас 20 мм-ээс доошгүйДоод захаас 20 мм-ээс доошгүйЗүүн захаас 30 ммБаруун захаас 15 мм-ээс доошгүй

А4 /210х297мм/,А4 /297х210 мм/, А5 /148х210мм/


Баримт бичгийн бүрдлийг хуудсанд байрлуулахдаа захын хэмжээг

/Албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар. АЕГ-ын даргын 2009 оны 68 дугаар тушаал/

• БАРИМТ БИЧГИЙН НЭР/Бүрдлийн код-04 /

• Албан бичгээс бусад баримт бичигт тэдгээрийн нэрийг заавал бичнэ.


Захирамжлалын баримт бичгийн нэрийг хэвлэмэл хуудсанд төвийн

байрлалаар, төрийн сүлд, соёмбо,

бэлгэдэл тэмдгийн дор том үсгээр

хэвлэнэ

Захирамжлалын баримт бичиг


Зохион байгуулалт, мэдээлэл,

лавлагааны баримт бичгийн нэрийг

төвийн байрлалаар,

голлуулан дараах байдлаар бичнэ

Зохион байгуулалтын баримт

бичгийн нэр

Баримт бичгийн нэр нь:


Баримт бичгийн нэр нь:

Акт, дүгнэлт, илтгэл, илтгэх хуудас, танилцуулга,

зөвлөмж гэсэн нэр төрлийн баримт

бичгийг байгууллагын нэр, баримт бичгийн

нэр, тэргүү бүрдэлтэйгээр бичнэ

Баримт бичгийн нэр


БАРИМТ БИЧГИЙН ОГНОО/БҮРДЛИЙН КОД-07/

ЗАХИРАМЖЛАЛЫН БАРИМТ БИЧИГТ: 2012 ОНЫ 03 САРЫН 25 ӨДӨР

ГЭРЭЭ, САНХҮҮ, ХЯНАЛТ ШАЛГАЛТЫН ХОЛБОГДОЛТОЙ БАРИМТ БИЧИГТ:

2012 ОНЫ 03 ДУГААР САРЫН 25

АЛБАН БИЧГИЙН ОГНООГ ОН, САР, ӨДӨР ГЭСЭН ДАРААЛЛААР ДАРААХ БАЙДЛААР ГАРААР

БИЧНЭ.2012.03.05

1-9 ХҮРТЭЛ ТООГ 2 ОРОНТОЙ ТООГООР БИЧНЭ.


Зохион байгуулалт, мэдээлэл лавлагааны бусад баримт бичигт

огноог тоо, үсэг оролцуулан бичнэ

ХАРИЛЦАГЧИЙН НЭР, ХАЯГ/Бүрдлийн код-12/

• -Албан бичгийг байгууллага, түүний зохион байгуулалтын нэгж, албан тушаалтан болон хувь хүмүүсийн нэр дээр хаяглаж явуулна.

• -Албан бичгийг байгууллагад хаяглахдаа түүний албан ёсны нэрийг бүтнээр бичнэ.

• -Баримт бичигт 4-өөс илүүгүй хаяг байна. Хэрэв олон байгууллагад албан бичиг явуулах бол тэдгээрийн нэрсийн жагсаалтыг тусад нь үйлдэх бөгөөд баримт бичиг дээр зөвхөн тухайн харилцагчийн нэрийг бичнэ.


• БАТАЛСАН ТУХАЙ ТЭМДЭГЛЭЛ/Бүрдлийн код -20/

Баримт бичгийг албан тушаалтан баталж байгаа бол баталсан тухай тэмдэглэлийг баримт бичгийн эхний хуудасны баруун дээд өнцөгт том үсгээр бичнэ.

“БАТЛАВ” бүрдэлд албан тушаал, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, огноо орно.


• БАТАЛСАН ТУХАЙ ТЭМДЭГЛЭЛ /үргэлжлэл/

Захирамжлалын баримт бичгээр баталж байгаа тохиолдолд баталсан тухай тэмдэглэлд тухайн байгууллагын нэр, баримт бичгийн он, сар, өдөр, дугаар, нэрийг зааж, дараах байдлаар бичнэ.


ТЭРГҮҮ/Бүрдлийн код-14 /

Тэргүүг баримт бичгийн агуулгыг товч, хураангуй илэрхийлсэн нэг өгүүлбэрт багтааж, үеэр таслахгүй, жижиг үсгээр бичнэ.

Баримт бичгийн тэргүүг бичвэрээс мөр хоорондын зайг 2,0-оор, Гарын үсгийг бичвэрээс мөр хоорондын зайг 3,0-5,0-аар авч бичнэ

Баримт бичигт хэд хэдэн асуудал тусгагдсан байвал тэргүүг ерөнхий байдлаар бичнэ.

Гадаадад илгээх болон А5 хэвлэмэл хуудсанд бичигдсэн албан бичигт тэргүү бичихгүй.


БИЧВЭР /бүрдлийн код-15/

Хэлбэр:1. Текстэн буюу бичвэр2. Хүснэгтэн гэсэн 2 хэлбэртэй байна. Баримт бичгийн утга санааг бүрэн зөв илэрхийлсэн байх, Товч тодорхой, ойлгомжтой, логик дэс дараалалтай байх, Үг үсгийн болон хэл найруулгын алдаагүй байх,• Баримт бичгийг зохион үйлдэхэд бичвэр боловсруулах Word программын 6.0-

гаас дээш хувилбарыг ашиглан Arial 10, 11, 12, Times New Roman 11, 12, 14, хэмжээтэй үсэг хэрэглэнэ.

• Баримт бичгийн бичвэрийг А4 хэвлэмэл хуудсанд бичихдээ мөр хоорондын зайг 1.0-1.5-аар, А5 хэвлэмэл хуудсанд бичвэрийн мөр хоорондын зайг 1-ээр авч бичнэ.

• Хоёр ба түүнээс дээш хуудастай баримт бичгийг хоёрдугаар хуудаснаас эхлэн араб тоогоор дугаарлана. Дугаарыг хуудасны дээд захаас 10мм зайд голлуулан байрлуулна.

• Шаардлагатай тохиолдолд баримт бичгийн хуудас бүрийг баталгаажуулна. /хуудас бүрт гарын үсгээ зурах, эсвэл байгууллагын тэмдгээр/


• Хоёр ба түүнээс дээш хуудастай баримт бичгийг хоёрдугаар хуудаснаас эхлэн араб тоогоор дугаарлана. Дугаарыг хуудасны дээд захаас 10мм зайд голлуулан байрлуулна.

• Шаардлагатай тохиолдолд баримт бичгийн хуудас бүрийг баталгаажуулна. /хуудас бүрт гарын үсгээ зурах, эсвэл байгууллагын тэмдгээр/



Бичвэр

ХАВСРАЛТЫН ТУХАЙ ТЭМДЭГЛЭЛ/Бүрдлийн код-16/

• Баримт бичигт хавсралтын тухай дурдсан бол бичвэрийн төгсгөлд сул мөр орхиод:

Хавсралт 5 хуудастай, 2 хувь

• Баримт бичигт хавсралтын тухай дурдаагүй бол хавсралтын нэр, хуудасны тоо, хувийн тоог дараах байдлаар бичнэ.

Хавсралт: Архивын ерөнхий газрын 2010 оны 03 сарын 05-ны өдрийн №1/09 дүгээр албан бичиг, хавсралтын хамт бүгд 5 хуудас

• Захирамжлалын баримт бичиг хавсралттай бол эхний хуудасны баруун дээд өнцөгт:

Хууль зүй, дотоод хэргийн

сайдын

2010 оны 03 сарын 05-ны өдрийн

9 дүгээр тушаалын хавсралт


ГАРЫН ҮСЭГ/Бүрдлийн код- 18/

Гарын үсгийн бүрдэлд гарын үсэг зурж буй хүний

Албан тушаалын нэр, Гарын үсэг, Гарын үсгийн тайлал орно.


ГАРЫН ҮСЭГ/Бүрдлийн код- 18/

• Ижил албан тушаалын хэд хэдэн хүн хамтарч гарын үсэг зурах тохиолдолд хэвлэмэл хуудас хэрэглэхгүй

• Байгууллагын даргын эзгүйд орлож буй албан тушаалтны болон үүрэг гүйцэтгэгчийн албан тушаалын нэрийг албан бичигт бичнэ

• Захирамжлалын баримт бичигт байгууллагын дарга гарын үсэг зурна.

• Төлөвлөгөө, тайлан, удирдамж, танилцуулга зэрэг мэдээлэл лавлагааны баримт бичигт зохион байгуулалтын нэгжийн болон албан тушаалын нэр, боловсруулсан ажилтны нэр, гарын үсэг байна.

БОЛОВСРУУЛСАН:

МЭРГЭЖЛИЙН УДИРДЛАГЫН ХЭЛТСИЙН МЭРГЭЖИЛТЭН гарын үсэг Д.БАТЖАРГАЛ

• Байгууллагын даргыг үүрэг гүйцэтгэгч орлож байгаа тохиолдолд албан тушаал, гарын үсэг, гарын үсгийн тайллыг үүрэг гүйцэтгэгч буюу албан ёсоор орлож байгаа албан тушаалтны нэрээр бичнэ.

• Нэг байгууллагаас боловсруулан гаргаж буй баримт бичигт хэд хэдэн албан тушаалтан гарын үсэг зурах тохиолдолд албан тушаалын эрэмбээр дарааллуулж, том үсгээр бичнэ. Жишээ нь:

ДАРГА гарын үсэг О.БАТМӨНХ

ЕРӨНХИЙ НЯ-БО гарын үсэг Г.АНХБАЯР

• Гадаадын байгууллагад илгээх албан бичигт гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, албан тушаалын нэр гэсэн дарааллаар бичнэ. Жишээ нь:

гарын үсэг

D.ULZIIBAATAR GENERAL DIRECTOR

Баримт бичигт эрх бүхий албан тушаалтныг орлож, “ыг” гэсэн тийн ялгалын үг хэрэглэж гарын үсэг зурахгүй


ТАМГА, ТЭМДЭГ/Бүрдлийн код-18/

Гарын үсэг зурагдсан хэсгийг оролцуулж, бүрэн, тод, тэгш дарна.

/Тамгыг байгууллагын дарга, тэмдгийг зохион байгуулалтын нэгжийн даргын гарын үсэг зурсан албан бичиг дээр дарна/


Удирдлагын заалт/Бүрдлийн код-13/

А4 хэвлэмэл хуудсанд “Харилцагчийн нэр, хаяг” бүрдлийн дор

А5 хэвлэмэл хуудсанд Бичвэрийн сул зайд гараар бичигдэнэ.


Санамжид байгаа мэдээллийг эрж хайх

тэмдэглэл/Бүрдлийн код-27/

Баримт бичгийн үлдэх хувийн эхний хуудсаны баруун доод хэсэгт хадгалсан файлын нэрийг бичнэ.

Тэмдэглэлийг баримт бичгийн эхний хуудасны баруун доод хэсэгт, доод захаас 15 мм, баруун захаас 15 мм зайтай

байхаар тохируулна.


Хариутай бичгийн огноо, дугаар

/Бүрдлийн код-10/

Энэ бүрдэл нь зөвхөн хариу шаардсан албан бичигт хамаарна.

Хариу өгөх албан бичгийн огноо, дугаарыг хэвлэмэл хуудсанд заасан тэмдэглэгээнд араб тоогоор, хар буюу хөх өнгийн бэхээр, гараар бичнэ.


Захирамжлалын баримт бичиг “Тушаал ” хэрхэн үйлдэх вэ?

Тушаалын бичвэр: Тэмдэглэх Захирамжлах гэсэн 2 хэсгээс бүрдэнэ.

1.Уг баримт бичгийг зохиож бүрдүүлсэн үндэслэл, авах арга хэмжээний зорилт, шаардлагын тухай бичнэ. Хэрвээ тушаал гаргах үндэслэл ямар нэг хууль тогтоомж, дээд газрын шийдвэртэй холбоотой бол тэмдэглэх хэсэгт уг эрхзүйн актын нэр, огноо, гарчиг, дугаарыг зааж өгнө.

2.Тушаалын захирамжлах хэсэгт авах арга хэмжээ, хариуцах эзэн, гүйцэтгэх хугацааг тогтоосон заалтууд орно.

Захирамжлах хэсгийн заалт бүрийг араб /1, 2 гэх мэт /тоогоор дугаарлана.

Тушаалын хавсралтыг баталгаажуулж байгууллагын ТАМГА дарна.


1.Тэмдэглэх

2.Захирамжлах

Тушаалын заалт

Хуралдааны тэмдэглэл

хэрхэн хөтлөх вэ?

Байгууллагаас зохион байгуулж байгаа бүх төрлийн хурал, зөвлөгөөн, ажил хэргийн уулзалтанд хуралдааны тэмдэглэл хөтлөнө.

Хурлын тэмдэглэлийг холбогдох ажилтан гараар тэмдэглэн авах бөгөөд түүнийг стандартын бүрдлийн дагуу компьютерт шивж хурлын дарга, нарийн бичгийн дарга гарын үсэг зурж тэмдгээр баталгаажуулсны дараа хүчин төгөлдөр болно.

• ХЭЛЭЛЦСЭН НЬ:• СОНССОН НЬ• ШИЙДВЭРЛЭСЭН НЬ: гэсэн дараалалтай

бичнэ.


БАЙГУУЛЛАГЫН АРХИВ

• Байгууллагын архив гэдэг нь албан хэрэгт хөтлөгдөж дууссан хэргийг зохион байгуулалтын нэгжээс хүлээн авах, хадгалах, ашиглуулах үүрэг бүхий бие даасан зохион байгуулалтын нэгж юм.

• Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж, нөхөн бүрдүүлэлтийн бусад эх үүсвэрээс архивын баримт хүлээн авах, хадгалах, ашиглуулах болон байнгын хадгалалтанд шилжүүлэхэд бэлтгэх зорилгоор байгууллагын архивыг байгуулна.

• Төрийн албан хаагч ажлаас өөрчлөгдөх буюу өөр ажилд шилжвэл хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу холбогдох бүх баримт бичгээ цаасан болон цахим файл байдлаар эмхлэн цэгцэлж актаар хүлээлцэнэ.


Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт

Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжид хөтлөх хэргийг нэр төрөл, асуудал сэдвээр ангилсан, хадгалах хугацааг заасан тоо бүртгэлийн баримт бичгийг Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт гэнэ. • Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт нь зориулалт, хамрах хүрээнээс

шалтгаалж:• -салбарын үлгэрчилсэн,• -байгууллагын гэсэн 2 төрөл байна. • Нэг салбарын, үйл ажиллагааны чиглэл нь ижил байгууллагуудад

үүсч хөтлөгддөг хэргийн нэрийг үлгэрчлэн зөвлөмж болгох зорилгоор үйлдсэн жагсаалтыг салбарын үлгэрчилсэн хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт гэнэ.

• Байгууллагын үйл ажиллагааны онцлогийг тусгасан, тухайн оны албан хэрэг хөтлөлтийн явцад үүсч хөтлөгдөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг байгууллагын хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт гэнэ.



ДАРХАН-УУЛ АЙМГИЙН ДАРХАН СУМЫН 9 ДҮГЭЭР СУРГУУЛИЙН 2015 ОНЫ ХӨТЛӨХ ХЭРГИЙН НЭРИЙН ЖАГСААЛТ

2015 он Дархан-Уул аймаг

Хэргийн

индексХэргийн агуулга, гарчиг

Хадгалах хугацаа

Хариуцах албан тушаалтан

Тайлбар

1 2 3 4 5

01Ерөнхий менежерийн үр дүнгийн гэрээ биелэлт, тайлан

ҮЖ 94 -байнга Захирал

02 Захирлын тушаал

а. Үндсэн үйл ажиллагааны 1А

ҮЖ-6а байнга Бичиг хэргийн ажилтан

б. Боловсон хүчний 1Б ҮЖ-6б 70 жил Бичиг хэргийн ажилтан

03 Ирсэн бичиг ҮЖ-12 15 жил

НШБичиг хэргийн ажилтан

04 Явуулсан бичиг ҮЖ-12 15 жил

НШБичиг хэргийн ажилтан

05 Байгууллагын дотоод журам, дүрэм ҮЖ 13 - байнга Бичиг хэргийн

ажилтан

06Байгууллагын гэрчилгээ, тусгай зөвшөөрөл, бусад

ҮЖ-14 байнгаБичиг хэргийн

ажилтан

07 Өргөдөл гомдол ҮЖ 48б,в - 5

жил Бичиг хэргийн

ажилтан

08 Захирлын тушаалын бүртгэлийн дэвтэр ҮЖ 62б,е - 10


ажилтан

09 Ирсэн бичиг бүртгэх дэвтэр ҮЖ 62б,е - 10


ажилтан

10 Явуулсан бичиг бүртгэх дэвтэр ҮЖ 62б,е - 10


ажилтан

11 Өргөдөл гомдол бүртгэх дэвтэр ҮЖ 54 - 10 жил Бичиг хэргийн

ажилтан

12 Гэрээ, хэлэлцээрийн бүртгэлийн дэвтэр ҮЖ-206 байнгаБичиг хэргийн

ажилтан


13 Гэрээ, хэлэлцээр ҮЖ-172 10 жил Бичиг хэргийн ажилтан

14 Архивын лавлагаа хуулбар, хэсэгчилсэн хуулбар олгосон бүртгэл ҮЖ-69 10 жил Бичиг хэргийн ажилтан

15 Байгууллагын хэтийн, стратеги төлөвлөгөө, зорилтот хөтөлбөр ҮЖ-72 байнага Бичиг хэргийн ажилтан

16 Хяналт, шалтгалттай холбоотой баримт бичиг /акт, тайлан, илтгэл, илтгэх хуудас/ ҮЖ-41 байнга Бичиг хэргийн ажилтан

17 Боловсон хүчний хувийн хэрэг ҮЖ 321 - 70 жил Бичиг хэргийн ажилтан

18 Хурлын тэмдэглэл, тогтоол, шийдвэр, зөвлөмж

а. Захиргаа ҮЖ-5а байнга Бичиг хэргийн ажилтан

в. Хамт олны ҮЖ-5г байнга Сургалтын менежер

19 Төлөвлөгөө, тайлан

а. Жилийн ҮЖ-72 байнга Сургалтын менежер

б. Улирал, сарын ҮЖ-5 жил Сургалтын менежер в. ЗАН, Багшийн жилийн ажлын тайлан ҮЖ-5 жил Сургалтын менежер

20 Ангийн журнал 20 жил Сургалтын менежер

21 Хичээлийн хуваарь 1 жил Сургалтын менежер

22 Хичээлийн календарчилсан төлөвлөгөө 1 жил Сургалтын менежер

23 Улс, бүс, аймгийн төрөлжсөн олимпиадын тайлан байнга Сургалтын менежер

24 Бага, суурь, бүрэн дунд боловсролын стандарт хангалт байнга Сургалтын менежер

25 Багшлах эрх олгох тухай баримт бичиг 70 жил Сургалтын менежер

26 Багш нарын цагийн тооцоо 10 жил Сургалтын менежер

27 Улсын шалгалтын комиссын тогтоола. Төгсөх ангийн байнга Сургалтын менежер

б. Анги дэвших 5 жил Сургалтын менежер

28 Улсын шалгалтын билет, тест 1 жил Сургалтын менежер


31 Төгсөх ангийн А,Б маягт, төгсөлтийн гэрчилгээний хуулбар 20 жил Сургалтын менежер

32 Сурагчдын хувийн хэрэг

а. сургууль төгсөөд өөрт нь өгөөгүй буюу аваагүй бол

70 жил

Сургалтын менежер Анги удирдсан багш

нар

б. тухайн сурагч төгссөн бол нэгдсэн бүртгэл нь

Сургалтын менежер Анги удирдсан багш

нар

33 Элсэлт, цугларалтын мэдээ /Статистик мэдээ/ байнга Сургалтын менежер

34 Эцэг эхийн зөвлөлтэй холбогдох баримт бичиг 5 жил Нийгмийн ажилтан

35 Сурагчдын зөвлөлийн холбогдолтой баримт бичиг 5 жил Нийгмийн ажилтан

36 Сургалт хүмүүжлийн ажлаар харилцсан бичиг 5 жил Нийгмийн ажилтан

37 Хичээлээс гадуур зохиох сургалт хүмүүжлийн ажлын хуваарь, төлөвлөгөө, холбогдох баримт бичиг 5 жил Нийгмийн ажилтан

38 Сурагчдын ирцийн бүртгэлийн дэвтэр 5 жил Нийгмийн ажилтан

39 Сурах бичиг, багш нарын гарын авлага байнга Номын санч

40 Үдийн цайны хоолны цэс, Үдийн цай хөтөлбөрийн тайлан 5 жил Эмч

41 Байгууллагын жилийн батлагдсан төсөв, төсвийн төсөл ҮЖ-93 байнга Нягтлан бодогч

42 Ажилтнуудын НД-ын шимтгэлийн тайлан ҮЖ-93 байнга Нягтлан бодогч

43 Цалингийн карт ҮЖ 140 - 70 жил Нягтлан бодогч

44 Нягтлан бодох бүртгэлийн тайлан, тэнцэл

а. жилийн ҮЖ-126 байнга Нягтлан бодогч

б. улирлын 10 жил Нягтлан бодогч

45 Татварын тайлана. жилийн ҮЖ-155 байнга Нягтлан бодогч

б. улирлын ҮЖ-155 5 жил Нягтлан бодогч


46 Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт /Ерөнхий дэвтэр/ ҮЖ-135 10 жил Нягтлан бодогч

47 НББ-ийн анхан шатны бүргэлийн баримт бичиг /касс харилцахын бүртгэл, няравын баримт, материалын тайлан/ ҮЖ-137 10 жил Нягтлан бодогч

48 Тойрох хуудас ҮЖ 331 - 5 жил Нягтлан бодогч

49 Үндсэн хөрөнгийн тооллогын бүртгэл ҮЖ 153 -байнга Нярав

50 Эд хөрөнгийн тооллогын бүртгэл ҮЖ 153 - 10 жил Нярав

51 Цагийн бүртгэл ҮЖ 265 - 1 жил Нярав

52 Жижүүрийн рапортын дэвтэр ҮЖ 62г - 3 жил Нярав

53Байгууллага түүний зохион байгуулалтын нэгжийн түүхэнд холбогдох баримт бичиг /түүхчилсэн лавлах, хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэлд зориулан бэлтгэсэн баримт, видео хальс, СD бичлэг/

ҮЖ 32 -байнга Хариуцах албан тушаалтан

54Санхүүгийн үйл ажиллагаанд хийсэн төрийн болон орон нутгийн хяналтын байгууллагын шалгалт аудиторын дүгнэлт /ҮЖ-132 дугаар зүйлд заасан нягтлан бодох бүртгэлийн ажиллагаанд тогтмол хийгдэх шалгалт хамаарахгүй/

ҮЖ 42 -байнга Нягтлан бодогч

55Байгууллагын албан хэрэгт хөтлөгдөж буй баримт бичгийн бүрэлдэхүүн зохион байгуулалт, хадгалах хугацааны холбогдолтой баримт бичиг /хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт, баримт бичиг хадгалах хугацааны жагсаалт/

ҮЖ 57 -байнга Бичиг хэргийн ажилтан

АНХААРАЛ ТАВЬСАНД БАЯРЛАЛАА


Copy of архив,албан хэрэг хөтлөлт

Documents

Transcript of Copy of архив,албан хэрэг хөтлөлт