CONTROL DE REVISIONES -...
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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
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Fecha de Vigencia: 08/05/2015
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 Adopción del procedimiento.
2
Ajuste procedimiento en cuanto:
Inclusión de la Ley 1527 de 2012 en la base legal.
Modificación de la definición Libranza.
Inclusión de los registros GF-FO-94, GF-FO-95 y GF-FO-96.
Modificación de la observación de la actividad No. 2 e inclusión de la observación de la actividad No. 3 del flujograma Registro y Elaboración de Pagos (Pago nómina planta externa, prestaciones sociales exterior, personal local).
Actualización de la actividad No. 10 con su respectiva observación y de la actividad No. 13 en flujograma Pago de Impuestos.
Actualización de la observación de las actividades Nos.3 y 4 del flujograma Autorizaciones Cuentas Corrientes Misiones y Consulados.
Eliminación de los formatos GF-FO-82 Solicitud Información Personal y Tributaria – Persona Jurídica, GF-FO-86 Solicitud de Información Personal y Tributaria - Persona Natural, y GF-FO-87 Solicitud de Información Personal y Tributaria – Personas Naturales – Exfuncionarios (prima de instalación).
Inclusión de formato GF-FO-97 Solicitud de Información Personal y Tributaria.
Actualización de Registros y Políticas de Operación.
3 Actualización de la base legal
Actualización desarrollo de las actividades “pago de impuestos” y “recaudo por recibo de caja”
4 Actualización políticas de operación
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5 Actualización en el Desarrollo del procedimiento
6 Actualización Base Legal
Actualización en el Desarrollo del procedimiento
7 Inclusión de la actividad “Notificar pago de sentencia y/o conciliación” en el Registro y
elaboración de pagos (Pago de sentencias y/o conciliaciones)
CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
ANGELA CONSTANZA ACOSTA ECHEVERRIA Coordinadora Grupo Interno de Trabajo
Financiero 07/05/2015
JOHN JAIRO CARDOZO SUTACHÁN Funcionario asignado de las funciones de
Pagaduría - Pagador 07/05/2015
RAÚL GAITÁN GARCÍA Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior
07/05/2015
EDWIN PINEDA Funcionario asignado de las funciones de
Tesorería 07/05/2015
MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Secretario Ejecutivo 07/05/2015
REVISÓ CARGO FECHA
ANGELA CONSTANZA ACOSTA ECHEVERRIA Coordinadora Grupo Interno de Trabajo
Financiero 07/05/2015
ARAMINTA BELTRAN URREGO Directora Administrativa y Financiera 07/05/2015
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LIZ ALEXY JEREZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional 08/05/2015
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1. OBJETIVO
Establecer la secuencia de actividades requeridas para el registro de todas las operaciones relacionadas con la Pagaduría y Tesorería del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en lo competente.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepción de los documentos soportes para pago y finaliza con el pago al beneficiario ya sea en abono en cuenta, giro ó cheque.
3. BASE LEGAL
Ley 1527 de 2012: Por medio de la cual se establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones.
Ley 1231 de 2008: Por la cual se unifica la factura como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario, y se dictan otras disposiciones.
Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
Ley 100 de 1993: Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.
Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Ley 79 de 1988: Por la cual se actualiza la Legislación Cooperativa.
Ley 11 de 1984: Por la cual se reforman algunas normas de los Códigos Sustantivo y Procesal del Trabajo.
Decreto Ley 2663 de 1950: Sobre Código Sustantivo del Trabajo. Y sus modificatorias.
Decreto 1525 del 2008: Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales de orden nacional y territorial.
Decreto 728 de 2008: Por medio del cual se establecen las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes para pequeños aportantes e independientes.
Decreto 2674 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación.
Decreto 747 de 1996: por el cual se reglamenta el recaudo del impuesto de timbre en el exterior.
Decreto 630 de 1996: Por el cual se modifica el decreto 359 de 1995.
Decreto 111 de 1996: Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.
Decreto 359 de 1995: Por la cual se reglamenta la Ley 179 de 1994.
Decreto 1045 de 1978: El cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional.
Decreto 1848 de 1969: Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968.
Decreto 3135 de 1968: Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.
Resolución 3547 de 2011: Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 759 del 21 de febrero de 2011.
Resolución 759 de 2011: Por la cual se asignan unas funciones (Pagador).
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Resolución 758 de 2011: Por la cual se asignan unas funciones (relacionadas con Tesorería).
Resolución 5393 de 2010: Por la cual se delegan algunas funciones.
Resolución 4218 de 2010: Por la cual se reglamenta el Comité de Inversiones en el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para realizar operaciones en TES clase “B” y se deroga la Resolución 0948F del 15 de octubre de 2009.
Resolución 09149 de 2006: Por medio de la cual se señala el contenido, se adoptan las características técnicas de la información que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por parte de los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero y se fijan los plazos para su entrega.
Resolución 09148 de 2006: Por medio de la cual se señala el contenido, las características de la información que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por parte de los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero que realicen operaciones en zonas de frontera por montos inferiores a los quinientos dólares de los Estados Unidos de América (USD500.oo) o su equivalente en otras monedas y se fijan los plazos para su entrega.
Resolución 09147 de 2006: Por medio de la cual se señala el contenido y se adoptan las características técnicas de la información cambiaria y de endeudamiento externo que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por los intermediarios del mercado cambiario, los concesionarios de servicios de coreos que presten servicios financieros de correos y los titulares de cuentas de compensación y se fijan los plazos para su entrega.
Resolución Externa 08 de 2000: por la cual se compendia el régimen de cambios internacionales.
Circular del 14 de octubre de 2005 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional: sobre Inversiones Forzosas y Convenidas, y Venta de Títulos.
4. DEFINICIONES CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO O DESCUENTO: valor máximo permitido por la legislación colombiana para ser deducido del pago de nómina de los funcionarios.
CN: Documento donde se incluyen los valores descontados a los funcionarios por seguridad social.
DIVISA: Cualquier tipo de moneda extranjera puede estar representada en billetes de banco, letras de cambio, cheques, haberes en bancos extranjeros y en general, cualquier tipo de documento de giro o crédito extendido en moneda extranjera y a cargo de un deudor extranjero.
FONDOS ESPECIALES: Los ingresos creados y definidos en la Ley para la prestación de un servicio público especifico, así como los pertenecientes a fondos sin personería jurídica creados por el legislador.
IMPUESTO: Es un tributo caracterizado por hacer surgir obligaciones generalmente pecuniarias a favor del acreedor tributario regido por derecho público. No requiere contraprestación directa por parte de la Administración, y surge exclusivamente como consecuencia de la capacidad económica del contribuyente. INGRESOS CORRIENTES: Son de carácter no tributario e incluyen tanto las rentas propias provenientes de la venta de bienes y servicios.
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INGRESOS DE CAPITAL: Son todos los recursos de crédito externo e interno con vencimiento mayor a un año, el diferencial cambiario, los rendimientos por operaciones financieras, los excedentes financieros que el CONPES les reasigne y las donaciones.
LIBRANZA: Es la autorización dada por el asalariado o pensionado, al empleador o entidad pagadora, según sea el caso, para que realice el descuento del salario, o pensión disponibles por el empleado o pensionado, con el objeto de que sean giradas a favor de las entidades operadoras para atender los productos, bienes y servicios objeto de libranza.
NOVEDAD DE PAGO EN EL EXTERIOR: solicitud de ubicación de pago en la Pagaduría del Ministerio de Relaciones Exteriores.
OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR: El empleador será responsable del pago de su aporte y del aporte de los trabajadores a su servicio. Para tal efecto, descontará del salario de cada afiliado, al momento de su pago, el monto de las cotizaciones obligatorias y el de las voluntarias que expresamente haya autorizado por escrito el afiliado, y trasladará estas sumas a la entidad elegida por el trabajador, junto con las correspondientes a su aporte, dentro de los plazos que para el efecto determine el Gobierno. PAGO: Acto mediante el cual la entidad pública, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la autorización del pago efectuada por el funcionario competente liquidadas las deducciones de ley y/o las contractuales (tales como amortización de anticipos y otras) y verificado el saldo en bancos, desembolsa al tercero el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario o por abono en cuenta beneficiario final, extinguiendo la respectiva obligación. PILA: Planilla integrada de liquidación de aportes. POLÍGRAFO BANCO DE LA REPUBLICA: es la liquidación del Banco de la Republica por medio de la fiduciaria y valores de los Títulos TES Clase B a invertir a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. RECAUDOS: Toda operación de ingreso que se registra por concepto de actuaciones consulares, enajenación de activos y otros conceptos. SERVICIO PÚBLICO DE SEGURIDAD SOCIAL: La seguridad social es un servicio público obligatorio, cuya dirección organización y control están a cargo del Estado y que será prestado por las entidades públicas o privadas en los términos y condiciones establecidos en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios. TES CLASE B: Están conformados por el principal y cupones anuales, son títulos a la orden, no gozan de liquidez primaria antes de su vencimiento y son libremente negociables en el mercado secundario, devengan intereses periodos vencidos. TÍTULOS TES: Títulos de deuda pública emitidos por la Tesorería General de la Nación (en pesos, en UVR’s o en pesos ligados a la TRM), que son subastados por el Banco de la Republica.
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5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Manual pagaduría SIIF II. Cartilla cuentas de compensación del Departamento de Cambios Internacionales 2004.
6. REGISTROS
REGISTRO DE PAGOS EN SIIF II .
GF-FO-88 Listado de Cheques GF-FO-97 Solicitud de Información Personal y Tributaria
Orden de pago presupuestal. Oficio de remisión de transferencias para pagos al exterior. Relación de giro. Boletines diarios de tesorería. Comprobante de egreso. Planilla de radicación de cuentas. Planilla de pagos en SIIF II. Cotizaciones de compra y venta de divisas. Cheques. Soporte de las transferencias. Control de cheques en caja. Certificaciones bancarias. Ordenes de transferencia al banco. Notas débito. COMPRA DE DIVISA GF-FO- 07 Compra de Divisas del Ministerio de Relaciones Exteriores. GF-FO-08 Compra de Nomina Planta Externa. GF-FO-88 Listado de Cheques. Oficio dirigido a la entidad bancaria con sus respectivas instrucciones. Copia del cheque. Cotización Negociación de Divisas. Ofrecimiento de títulos. LIBRANZAS Y DESCUENTOS DE NÓMINA Hoja control de Libranzas y descuentos de nómina. ELABORACIÓN DE CERTIFICACIONES Y RECIBOS DE CAJA Recibos de caja y certificados. PAGO IMPUESTOS GF-FO-50 Retención en la fuente e impuesto de timbre a declarar y pagar.
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Oficios remisorios de los informes a los entes de control. Relación de depósitos judiciales. Cuadro consolidado de impuestos. Notas debito Declaración electrónica mensual de Retención en la Fuente y recibos de pago. Formulario físico de pago de impuestos. Planillas pago de sentencias. Planilla de aportes seguridad social. RECAUDOS Recibo de consignación de cuenta bancaria. Cheques. Reintegros. Recibos de Caja. Comprobantes de ingreso en los bancos. INVERSIÓN FORZOSA Cálculo de disponibilidades y suscripción de inversiones mensual. Ofrecimiento de los Títulos a la Dirección del Tesoro Nacional. Confirmación de la venta y orden de traslado de derechos de los títulos vendidos. Confirmación de la constitución. AUTORIZACIONES CUENTAS CORRIENTES MISIONES Y CONSULADOS GF-FO-94 Autorización Apertura Cuenta en el Exterior GF-FO-95 Información Cuenta Autorizada en el Exterior GF-FO-96 Solicitud de Cancelación Cuentas en el Exterior GF-FO-115 Venta de Divisas
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN REGISTRO DE PAGOS EN SIIF II El registro de la orden de pago debe realizarse bajo el cumplimiento de requisitos, documentos soporte completos y correctos. Se debe verificar que la cuenta bancaria del beneficiario de pago se encuentre en estado “activo” en el SIIF II. El pago de las obligaciones se debe tramitar de acuerdo a la fecha programada para su pago. Para generar orden de pago se debe recibir los documentos soporte de las obligaciones radicadas, los cuales son: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
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Registro Presupuestal del Compromiso. Comprobante de Obligación presupuestal. Certificación por parte del Supervisor (original). Fotocopia de la cédula del beneficiario. Copia del Contrato. Acta de Inicio y Terminación, si es del caso. Constancia de pago de parafiscales para personas Jurídicas (original y/o copia). Constancia de pago de Seguridad Social para personas naturales (original y/o copia). Planilla de pagos de Aportes de Seguridad Social y Parafiscales (PILA). Factura para personas declarantes original (copia si aplica). Copia del RUT. Oficio remisorio de Nómina y anexos (original). Certificación bancaria (original o copia). Certificación de la Dirección de Talento Humano y del Corredor de Seguros sobre el cumplimiento de la
prestación del servicio de salud a los funcionarios de la planta externa y locales en el exterior (original). Acto administrativo de pago de Prima de Instalación (copia). Acto administrativo de asignación de recursos del Ministerio a las misiones (Personal de Apoyo,
Honorarios, Personal Local) (copia). GF-FO-97 Solicitud de Información Personal y Tributaria GF-FO-110 Categoría Tributaria Copia de sentencia ó conciliación, y fallo ejecutoriado que preste mérito ejecutivo. Copia acto administrativo de reconocimiento del fallo ejecutoriado, liquidación y pago de la sentencia o
conciliación, cuando se requiera. Poder de representación del tercero. Comunicaciones de aclaración y solicitud de pagos. Comunicación de la DIAN (para pago de sentencias y conciliaciones). Informe de actividades de los contratistas. Constancia pago Administradora de Riesgos Laborales. Póliza y constancia de aprobación de la misma.
Los documentos soporte de las obligaciones para trámite de pago a Contratistas a partir del segundo pago, deberán ser:
Certificación por parte del Supervisor (original). Entrada de Almacén, (si aplica). Factura original (copia si aplica). Constancia de pago de parafiscales para personas Jurídicas (copia). Constancia de pago de Seguridad Social para personas naturales (copia). Constancia pago Administradora de Riesgos Laborales. Informe de actividades de los contratistas.
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COMPRA DE DIVISA Para realizar compra o venta de divisa la entidad debe estar inscrita ante la entidad intermediaria en el mercado cambiario. Cuando se va a comprar nómina de planta externa no se incluirá para cotizar a una entidad bancaria que entra por primera vez. La persona que firma la declaración de cambio debe estar inscrita ante la DIAN como firma autorizada. En caso de ser venta de divisa, por aviso de transferencia y cheques se debe negociar con la entidad financiera interesada; si es compra de divisa se deben realizar tres cotizaciones con entidades diferentes simultáneamente, siempre y cuando la Dirección del Tesoro Nacional no esté interesada en la compra. LIBRANZAS Y DESCUENTOS DE NÓMINA Las solicitudes de descuento por libranza, convenio de descuentos por nómina y otros, deben estar debidamente autorizadas por el funcionario solicitante. Sin este requisito no se procede a realizar los descuentos por nómina ni su pago a las entidades beneficiarias como cooperativas, fondos de empleados, entidades financieras, y otros. Todo descuento de nómina diferente a los establecidos por Ley, debe estar previamente autorizado por el Pagador, a excepción de las afiliaciones a cooperativas, sindicatos y fondos de empleados. REINTEGROS A LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL Se debe especificar en el formato del Banco de la República la vigencia presupuestal a afectar, teniendo en cuenta que las consignaciones se efectúan en dos cuentas bancarias según sea vigencia actual o vigencias anteriores. ELABORACIÓN DE CERTIFICACIONES Y RECIBOS DE CAJA Se debe certificar directamente al beneficiario del pago, de acuerdo a la información registrada en las bases de datos del programa de nómina. La información se debe ceñir a lo establecido por la norma tributaria. PAGO IMPUESTOS Se debe declarar lo causado para ser pagado.
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Se debe pagar lo informado en la PILA o en planilla de aportes, cuando se requiera. RECAUDOS Los documentos para registrar en el sistema un ingreso deben tener como soportes:
Extractos bancarios – reportes transacciones. Consignaciones bancarias. Comunicaciones enviadas por las Misiones Diplomáticas, Consulares de Colombia en el Exterior.
Se deben registrar todas las transacciones de ingresos y gastos en su última etapa, es decir, lo efectivamente recaudado o percibido y los pagos realizados en dinero o su equivalente por el Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior, independientemente de las vigencias presupuestales que se afecten. El recaudo en efectivo producto de reintegros, solo se deben recibir en dólares ó cheques en dólares o euros; en este último caso por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores se deben recibir cheques negociables en el mercado, para lo cual se elaborará un recibo de caja provisional hasta tanto se monetice. INVERSIÓN FORZOSA Los establecimientos públicos deben dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, suscribir TES, Clase B por el equivalente al 100% del respectivo promedio trimestral proveniente del ingreso de cuentas bancarias y títulos TES, deducidos el saldo en títulos TES Clase B valorizados en pesos del mercado. La entidad debe radicar en la Dirección del Tesoro Nacional, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, la información sobre los saldos y el promedio diario mensual de sus disponibilidades en caja, cuentas corrientes, depósitos de ahorros a termino o a cualquier otro depósito y títulos valores, incluidos los TES Clase B en su poder, durante el mes calendario anterior al reporte. Tal información debe estar suscrita por el representante legal. Los títulos de Tesorería TES Clase B, podrá liquidarse anticipadamente con el fin de atender compromisos de gasto, que deberán ser ejecutados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la liquidación de la inversión. Se debe reportar al Dirección del Crédito Público y del Tesoro Nacional, la información relacionada con su portafolio de inversiones con una periodicidad trimestral con corte a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año, la cual deberá presentarse ante la misma dirección, máximo un mes después de la fecha de corte. Dicha información debe contener como mínimo, fecha de inversión, fecha de vencimiento del instrumento, valor nominal y valor de giro al momento de la compra, tasa de rentabilidad efectiva anual para el inversionista y contraparte con la cual se realizo la operación. Igualmente se debe indicar las políticas de inversión que se han aplicado durante el periodo reportado para el manejo de los excedentes de liquidez. Solo se debe cotizar con tres entidades bancarias cuando la Dirección del Tesoro Nacional no esté interesada en la compra de títulos.
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AUTORIZACIONES CUENTAS CORRIENTES EMBAJADAS Y MISIONES La solicitud deberá justificar la apertura o cancelación de la cuenta bancaria. Si es apertura de cuenta bancaria se debe tener en cuenta los criterios establecidos en el artículo 20 del Decreto 359 de 1995. Las Embajadas y Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el Exterior pueden tener cuentas bancarias para los siguientes conceptos:
Gastos de funcionamiento e inversión. Nómina, y Recaudos.
En aquellos países en donde se requiera el manejo de recursos en moneda local, podrá, adicional a las anteriores, abrir una cuenta bancaria para el manejo de los gastos de funcionamiento en dicha moneda. No podrán existir dos o más cuentas para el manejo de recursos por el mismo concepto.
Cuando la solicitud sea de cancelación se debe enviar con antelación la solicitud para el trámite respectivo.
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8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Registro de pagos en SIIF II)
Dependencias Relacionadas
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Grupo Interno de Trabajo Financiero
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OBSERVACIONES
1
Inicio
Elaboración Comprobante
de Obligación
Presupuestal
Hay cumplimiento de
requisitos y documentos
soporte?
No
Si 3. Devolver obligación con documentos
soporte a la Coordinación del Grupo Interno
de Trabajo de Cuentas por Pagar
1. Recibir obligación con documentos soporte
2. Revisar el cumplimiento de los requisitos y
documentos soporte
La cuenta bancaria del beneficiario debe
estar en estado “activa”, de lo contrario
debe devolverse al Grupo Interno de
Trabajo de Cuentas por Pagar para el
nuevo trámite de la obligación.
No
Si
Funcionario Asignado - Tesorería
5. Crear instrucciones adicionales de pago
Son divisas?
El sistema asigna número de orden de
pago.
4. Efectuar solicitud de orden de pago
presupuestal a través del SIIF II
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Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
1
2
Si son deducciones tener en cuenta el
flujograma de deducciones.
6. Seleccionar obligación a pagar, registros de
valores de la obligación, confirmación de
deducciones, registro de datos
administrativos, beneficiario del pago y
solicitud de orden de pago
8. Autorizar Orden de Pago
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Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesorería
7. Crear orden de pago
No
Son recursos
propios?
Si
9. Crear orden bancaria y efectuar pago para
cada uno de los medios de giro establecidos
en la orden bancaria
Funcionario Asignado - Tesorería
Funcionario Asignado - Tesorería
10. Imprimir soportes y comprobantes de
egreso
11. Archivar en forma consecutiva por cada
cuenta corriente las obligaciones y sus
soportes
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Dependencias Relacionadas
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OBSERVACIONES
2
15. Identificar la causa por la cual la
transferencia no fue exitosa
No
Se recibio la
transferencia? 3Si
Si
No
Si
No
12. Generar reporte en SIIF II de la orden de
pago
Funcionario Asignado - Pagaduría
14. Verificar al siguiente día en la cuenta
bancaria del Ministerio de Relaciones
Exteriores ó Fondo Rotatorio el traspaso a
pagaduría tesorería
2
13. Identificar la causa por la cual el pago no
fue exitoso
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Es pago a
beneficiario final?
Fue exitoso el
pago?
No
3
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Registro de pagos en SIIF II)
Grupo Interno de Trabajo Financiero y de
Servicios al Exterior
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesorería
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesorería
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
No
Si
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesorería
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesorería
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesorería
Es necesario generar
una nueva orden de
pago?
3
Si es pago de sentencia y/o conciliación
solicitar Paz y Salvo.
16. Devolver al Grupo Interno de Trabajo de
Cuentas por Pagar para su anulación
3
2
19. Elaborar pagos
17. Enviar correo de notificación al beneficiario
final
1
18. Elaborar relaciones de giro
Son recursos
nación?
Si
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesorería
20. Generar orden de pago no presupuestal
ligada a una orden de pago presupuestal
No21. Autorizar orden de pago
4
3
Ver flujogramas de pago del Ministerio
de Relaciones Exteriores.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Registro de pagos en SIIF II)
Grupo Interno de Trabajo Financiero y de
Servicios al Exterior
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
1Fin
22. Generar orden bancaria
Funcionario Asignado - Tesorería
4
23. Pagar orden bancaria
Funcionario Asignado - Tesorería
No
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Deducciones de nómina)
Dependencias RelacionadasGrupo Interno de Trabajo Financiero OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Pagaduría
1. Verificar disponibilidad de recursos
Inicio
2. Verificar las deducciones de la obligación y
las deducciones de nómina
Funcionario Asignado - Pagaduría
Funcionario Asignado - Pagaduría
3. Solicitar aclaración al área correspondiente
Coinciden?
NoSi
Funcionario Asignado - Pagaduría
4. Efectuar solicitud de orden de pago no
presupuestal de las deducciones a través del
SIIF II
Funcionario Asignado - Pagaduría
5. Seleccionar cada uno de los terceros y sus
deducciones para efectuar solicitud
6. Autorizar orden de pago de las deducciones
Funcionario Asignado - Pagaduría
7. Verificar al siguiente día en la cuenta
bancaria del Ministerio el abono del dinero por
parte del a DTN
Funcionario Asignado - Pagaduría
1
Planta Interna y Planta Externa.
Ver flujograma Registro Pagos en SIIF II.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Deducciones de nómina)
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Funcionario Asignado - Pagaduría
Funcionario Asignado - Pagaduría
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Pagaduría
8. Identificar la causa por la cual la
transferencia no fue exitosa y dar solución
Se recibió la
transferencia?
No
Si
Funcionario Asignado - Pagaduría
9. Procesar en la entidad financiera
correspondiente las transferencias bancarias y
la solicitud de cheques de gerencia para el
pago de deducciones
Coordinador
11. Autorizar transferencias bancarias
12. Verificar transferencias
2
1
10. Generar reporte de transferencia por
autorizar
fueron exitosas?
No
Coordinador
13. Identificar la causa por la cual el pago no
fue exitoso y dar solución
Si
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Deducciones de nómina)
Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Pagaduría
17. Pagar a la entidad financiera
Funcionario Asignado - Pagaduría
18. Archivar documentos soporte
2
Fin
Planillas y formatos son los aportes AFC
y los embargos.
16. Diligenciar formatos y planillas, y entregar
a la entidad financiera
Funcionario Asignado - Pagaduría
15. Recoger los cheques de gerencia en la
entidad financiera
Funcionario Asignado - Pagaduría
Si
14. Generar notas débito de transferencia, si
se requiere
Funcionario Asignado - Pagaduría
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago de sentencias y/o conciliaciones)
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Funcionario Asignado - Pagaduría
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
6. Identificar plenamente al beneficiario
1
Funcionario Asignado - Pagaduría
1. Verificar disponibilidad de recursos
Funcionario Asignado - Pagaduría
2. Revisar la cuenta y soportes para giro
Funcionario Asignado - Pagaduría
3. Generar cheques de pagaduría
Funcionario Asignado - Pagaduría
4. Hacer firmar cheques por dos de los
funcionarios autorizados
Firmas autorizadas:
Pagador.
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo Financiero.
Director Administrativo y
Financiero.
Funcionario Asignado - Pagaduría
5. Colocar sellos de seguridad al cheque
Inicio
Ver flujograma Registro Pagos en SIIF II.
Cuando no es pago por beneficiario final
se generan cheques de pagaduría.
No, mediante poder autentificadoDocumentación requerida:
Poder autenticado (original).
Fotocopia de la cédula del
apoderado y del otorgante.
Paz y salvo del pago de la
sentencia y/o conciliación, si se
requiere.
7. Verificar la documentación requerida para
entregar el cheque
Es
personalmente?
Funcionario Asignado - Pagaduría
Si
1
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago de sentencias y/o conciliaciones)
Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Pagaduría
NoSi
9. Entregar cheque
Funcionario Asignado - Pagaduría
Se toma la huella y firma de recibido a satisfacción.
El poder autenticado (original) y paz y salvo del pago de la sentencia y/o conciliación, si se requiere, se anexan a la obligación como soporte.
1
10. Tomar huella, entregar cheque y tomar firma de recibido a satisfacción por parte del
beneficiario
Fin
11. Notificar pago de sentencia y/o conciliación
Funcionario Asignado - Pagaduría
Si8. Devolver documentación e informar el
motivo
Es correcta la información?
Funcionario Asignado - Pagaduría
1
12. Archivar documentos soporte
Funcionario Asignado - Pagaduría
Se notifica a la Oficina Asesora Jurídica Interna y a la Dirección de Talento Humano, si es el caso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago de nómina planta interna)
Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Pagaduría
5. Generar en DOS archivos de beneficiarios y pagos para enviar a la entidad financiera
Funcionario Asignado - Pagaduría
Funcionario Asignado - Pagaduría
8. Generar reporte de transferencias desde el portal web de la entidad financiera
3. Generar archivo plano desde ell SIAD para la mensualidad correspondiente a planta
interna beneficiarios y pagos
Funcionario Asignado - Pagaduría
6. Preparar archivos en el portal web de la entidad financiera para su autorización
Inicio
1
Funcionario Asignado - Pagaduría
1. Verificar disponibilidad de recursos
Funcionario Asignado - Pagaduría
2. Confirmar novedades en el SIAD de cuentas y formas de pago a los funcionarios
4. Imprimir resumen de pagos desde SIAD
Funcionario Asignado - Pagaduría
7. Autorizar los pagos en el portal web de la entidad financiera
Funcionario Asignado - Pagaduría
Ver flujograma Registro Pagos en SIIF II.
Adjuntar la certificación sobre el estado activo de la cuenta bancaria.
GF-FO-53.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago de nómina planta interna)
Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Pagaduría
Funcionario Asignado - Pagaduría
Funcionario Asignado - Pagaduría
1
Funcionario Asignado - Pagaduría
9. Generar en el SIAD los volantes de nómina y enviarlos al correo electrónico de cada
funcionario
Funcionario Asignado - Pagaduría
10. Los cheques para pago se recogen en la oficina de la entidad financiera
Se envían los volantes de nómina en la fecha estimada de pago, previa confirmación de las transacciones realizadas.
Tomar fotocopia del cheque como soporte para la firma de recibido a satisfacción.
11. Identificar plenamente al beneficiario
12. Verificar la documentación requerida para entregar el cheque
Es personalmente?
No, mediante poder autentificado
Si
Documentación requerida:
Poder autenticado (original).
Fotocopia de la cédula del apoderado y del otorgante.
Paz y salvo del pago de la sentencia y/o conciliación, si se requiere.
2
Es correcta la información?
NoSi
13. Devolver documentación e informar el motivo
14. Entregar cheque
Funcionario Asignado - Pagaduría
1 Se toma la huella, fotografía y firma de recibido a satisfacción.El poder autenticado (original) se anexa a la obligación como soporte.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago de nómina planta interna)
Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
2
15. Tomar huella, fotografía, entregar cheque
y tomar firma de recibido a satisfacción por
parte del beneficiario
Fin
Funcionario Asignado - Pagaduría
Si
1
Funcionario Asignado - Pagaduría
16. Archivar documentos soporte, nómina y
reporte de transferenciaSi es cheque se archiva el recibido a
satisfacción.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago nómina planta externa, prestaciones sociales exterior,
personal local)
Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Pagaduría
Funcionario Asignado - Pagaduría
Funcionario Asignado - Pagaduría
Es personal local?
No; es nómina o prestaciones
Si
4. Entregar reportes SIAD de resúmenes de liquidación de nómina de las monedas de pago a funcionario asignado posterior a la negociación y una vez hecha la conversión
5. Generar archivos planos Personan y Nómina en SIAD
6. Preparar archivos Personan y Nómina en DOS para generar reportes
Inicio
Funcionario Asignado - Pagaduría
1. Verificar disponibilidad de recursos
Funcionario Asignado - Pagaduría
2. Validar novedades para identificar si el pago es por transferencia bancaria al exterior,
cheque en pagaduría ó pago en pesos colombianos
Ver procedimiento Compra de Divisas del Ministerio de Relaciones Exteriores en las actividades Nos. 1 a 7.
El pago en pesos colombianos aplica únicamente para prestaciones sociales, cuando se requiera.
1
Ver flujograma Registro Pagos en SIIF II.
Funcionario Asignado - Pagaduría
3. Registrar en SIAD la tasa negociada para los dólares y hacer proceso de conversión de
los valores de nómina liquidados en pesos
Verificar que el valor en dólares del reporte de SIAD coincida con el valor de la divisa negociada.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago nómina planta externa, prestaciones sociales exterior,
personal local)
Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Pagaduría
Coordinador
1
10. Validar novedades de pago, revisar y firmar instrucciones de transferencia y listado
de cheques, y firmar oficio remisorio a la entidad financiera
Si
12. Generar en el SIAD los volantes de nómina y enviarlos al correo electrónico de
cada funcionario
2
1
7. Imprimir reportes y enviar por correo electrónico a funcionario asignado y pagador
Se detalla el valor a transferir a cada misión por concepto de nómina.
Funcionario Asignado - Pagaduría
8. Preparar archivos de instrucciones de transferencia y de listado de cheques
Funcionario Asignado - Pagaduría
Se diligencia el formato GF-FO-88. Si es nómina de personal local no se genera listado de cheques.
Pagador
9. Validar novedades de pago, revisar y firmar las instrucciones de transferencia y listado de cheques, y firmar oficio remisorio a la entidad
financiera
Se valida la información de solicitud de novedad para pago, negociación y documentos soporte.
Adicional, se envía por correo electrónico dicha información a la entidad financiera.
En caso de prestaciones sociales cuando el exfuncionario reporta la novedad de pago en Colombia o se le ha pagado la prima de instalación, se consigna en pesos colombianos a la cuenta bancaria relacionada por el mismo en Colombia.
Se envía correo electrónico a cada misión informando los valores transferidos únicamente para pago de nómina de personal local, para su posterior archivo.
Funcionario Asignado
11. Procesar la información en el SISE para que las misiones conozcan los valores de
pago y las novedades
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago nómina planta externa, prestaciones sociales exterior,
personal local)
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Funcionario Asignado - Pagaduría
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Si
2
14. Identificar plenamente al beneficiario
Es
personalmente?
No, mediante poder autentificado
Documentación requerida:
Poder autenticado (original).
Fotocopia de la cédula del
apoderado y del otorgante.Funcionario Asignado - Pagaduría
15. Verificar la documentación requerida para
entregar el cheque al autorizado
3
Es cheque en
pagaduría?
Si, es cheque en pagaduría ó
pago en pesos colombianos
Si
No, es pago en pesos
colombianos
Los cheques en pagaduría son aquellos
emitidos por la entidad financiera y
solicitados mediante formato GF-FO-88.
2
13. Recibir mensajes swift de la entidad
financiera
Es cheque en divisa ó pago
en pesos colombianos de
prestaciones?
Funcionario Asignado - Pagaduría
Se verifica la recepción de todos los
mensajes swift de las instrucciones de
las transferencias enviadas a la entidad
financiera.
No
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago nómina planta externa, prestaciones sociales exterior,
personal local)
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Funcionario Asignado - Pagaduría
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
3
17. Tomar huella, entregar cheque y tomar
firma de recibido a satisfacción por parte del
beneficiario
Si
No, es pago en pesos
colombianos
1
19. Generar reporte de transferencia por
autorizar
Funcionario Asignado - Pagaduría
18. Procesar en la entidad financiera
correspondiente las transferencias y la
solicitud de cheques de gerencia
Funcionario Asignado - Pagaduría
4
Se toma la huella y firma de recibido a
satisfacción.
El poder autenticado (original) se anexa
a la obligación como soporte.
16. Entregar cheque 1
Funcionario Asignado - Pagaduría
Si 15. Devolver documentación e informar el
motivo
Funcionario Asignado - Pagaduría
Es correcta la
información?
No
2
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago nómina planta externa, prestaciones sociales exterior,
personal local)
Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
4
26. Archivar documentos soporte 1
Funcionario Asignado - Pagaduría
Fin
Funcionario Asignado - Pagaduría
Funcionario Asignado - Pagaduría
22. Generar notas débito de transferencia, si
se requiere
Funcionario Asignado - Pagaduría
23. Recoger los cheques de gerencia en la
entidad financiera para entregar al beneficiario
24. Diligenciar formatos y planillas, y entregar
a la entidad financiera
SiNo
Coordinador
21. Identificar la causa por la cual el pago no
fue exitoso y dar solución
fueron exitosas?
20. Autorizar transferencias
21. Verificar transferencias al siguiente día
hábil de la autorización
Funcionario Asignado - Pagaduría
Coordinador
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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OTROS GIROS AL EXTERIOR
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Funcionario Asignado - Pagaduría
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Inicio
1. Verificar la situación de recursos en cuenta
bancariaVer flujograma de Registro de Pagos en
SIIF II.
Funcionario Asignado - Pagaduría
2. Cotizar y comprar las divisa
3. Preparar archivos de instrucciones de
transferencia
Funcionario Asignado - Pagaduría
Ver flujograma compra de divisas.
Si la compra de divisa se realizó con el
Citibank no aplica esta actividad, sin
embargo se elabora el formato GF-FO-07 y
se envía a dicha entidad financiera.
Pagador
4. Validar y firmar información de archivos de
instrucción de transferencia, y firmar oficio
remisorio a la entidad financiera
5. Validar y firmar información de archivos de
instrucción de transferencia, y firmar oficio
remisorio a la entidad financiera
Coordinador
Funcionario Asignado - Pagaduría
6. Recibir mensajes swift de la entidad
financiera
Se verifica la recepción de todos los
mensajes swift de las instrucciones de las
transferencias enviadas a la entidad
financiera.
7. Enviar comunicación a la misión
beneficiaria del pago informando de la
transferencia
Funcionario Asignado - Pagaduría
Fin
Funcionario Asignado - Pagaduría
8. Archivar documentos soporte
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 31 de 61
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
COMPRA Y VENTA DE DIVISAS
Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al Exterior
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Pagador
Tesorero
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Inicio
1
Pagador - Tesorero
Pagador - Tesorero
7. Comparar costos de las propuestas
Bajo la supervisión del Coordinador del
Grupo Interno de Trabajo Financiero ó
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero y de Servicios al Exterior,
según sea el caso, o Director
Administrativo y Financiero.
4. Preparar el archivo para realizar
negociación
6. Registrar datos de las cotizaciones en el
archivo Mínimo dos rondas de consulta.
5. Llamar a tres entidades financieras
telefónicamente, para realizar las cotizaciones
Pagador - Tesorero
1. Enviar solicitud de compra o venta a la DTN
La DTN está
interesada?
Si
NoTesorero
2. Comprar o vender divisa a la DTN
1
Tesorero
3. Enviar oficio de aceptación a la DTN y oficio
a la entidad financiera para el traslado de
recursos
Firmas autorizadas:
Tesorero.
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo Financiero y de Servicios
al Exterior, y/o
Director Administrativo y
Financiero.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 32 de 61
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
COMPRA Y VENTA DE DIVISAS
Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al Exterior
Grupo Interno de Trabajo FinancieroDependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Pagador - Tesorero
1
Pagador - Tesorero
10. Imprimir y firmar cotización
9. Dar visto bueno a la negociación
Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero ó Coordinado Grupo Interno de
Trabajo Financiero y de Servicios al ExteriorDirector Administrativo y Financiero
11. Imprimir y firmar declaración de cambio y oficio de instrucciones dirigido a la entidad
financiera a quien se le compró
Declaración de cambio firmada por el Pagador ó Tesorero según sea el caso.Oficio de instrucciones firmado por el Pagador y Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero, ó Tesorero y Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior, según sea el caso.
Funcionario Asignado
13. Enviar vía electrónica a la entidad financiera a quien se le compró la divisa mientras es recogido el oficio incluido el
cheque de pago
12. Generar y firmar cheque de pago o nota débito
Funcionario Asignado
El cheque es firmado por dos de las personas autizadas.
Funcionario Asignado
14. Recibir mensaje Swit de transferencias de divisas
15. Archivar documentos soporte
Funcionario Asignado
Fin
8. Escoger la mas económica siempre y cuando se ajuste al monto de la obligación
Pagador
Validando que no supere lo obligado por cada rubro presupuestal.
Formato GF-FO-08.
1
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 33 de 61
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
REINTEGROS A LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL (pesos colombianos y venta de divisa)
Grupo Interno de Trabajo Financiero y de
Servicios al Exterior
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Funcionario Asignado
Funcionario Asignado
Funcionario Asignado
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Inicio
1
3. Solicitar a la entidad financiera
correspondiente la generación del cheque a
nombre de la DTN
Está incluido en
nómina?
Si
No
Los documentos fuente para realizar esta
actividad son el memorando recibido del
Grupo Interno de Trabajo de Nómina y
Prestaciones Sociales sobre nómina y sus
anexos.
Esta actividad se realiza con las
deducciones de nómina.
4. Diligenciar formatos de consignación
Para llevar acabo esta actividad es
necesario contar con la información del
origen del reintegro.
Formato Consignación BR-3-477-0 del
Banco de la República.
Se debe incluir la vigencia, el número de la
obligación presupuestal y de la orden de
pago.
5. Imprimir formato de consignación y entregar
al Grupo Interno de Trabajo de
Correspondencia
1
Para consignar en el Banco de la
República.
Antes de enviar la información se debe
validar por parte del Pagador.
Es por negociación
de divisa?
Funcionario Asignado
1. Verificar que la negociación esté cerrada
Si
No2. Generar y sellar cheque de la pagaduría
Funcionario Asignado
Cuando es por negociación de divisa el
reintegro se genera por diferencial
cambiario.
Firmas autorizadas:
Pagador.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero.
Director Administrativo y Financiero.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
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REINTEGROS A LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL (pesos colombianos y venta de divisa)
Grupo Interno de Trabajo Financiero y de
Servicios al Exterior
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Fin
1
La información
es correcta?
No
Funcionario Asignado
11. Realizar reintegro en SIIF II con base en el
cuadro control enviado por Presupuesto
Si
Funcionario Asignado
10. Requerir aclaración a Presupuesto
No
2
Funcionario Asignado
9. Verificar en SIIF II el reintegro para su
aplicación
8. Recibir cuadro control de reintegros enviado
por Presupuesto
Funcionario Asignado
Funcionario Asignado
7. Generar fotocopia para Funcionario
Asignado de Pagaduría, Presupuesto y
Contabilidad junto con los recibos de caja
6. Recibir del Grupo Interno de Trabajo de
Correspondencia la copia sellada de la
consignación por el Banco de la República
Funcionario Asignado
El original de la copia sellada por el Banco
de la República debe ser conservada en el
archivo del área de Pagaduría.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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REINTEGROS A LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL (pesos colombianos y venta de divisa)
Grupo Interno de Trabajo Financiero y de
Servicios al Exterior
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Dependencias
Relacionadas OBSERVACIONES
2
No,
Consignación
en pesos
Si
Funcionario Asignado
14. Consignar en la cuenta del Ministerio de
Relaciones Exteriores
Funcionario Asignado
15. Confirmar el canje del cheque 1
Funcionario Asignado
16. Verificar el abono en la cuenta 1
Previa comunicación con el concepto
correspondiente.
Es cheque en
pesos?
Es cheque
en pesos ó
consignación
en pesos
13. Dar instrucción y confirmar el abono de
fondos a la cuenta destinada por el Ministerio
de Relaciones Exteriores
1
Pagador
No
Es cheque en divisa, divisas ó aviso de transferencia
Cuando es memorando del Grupo Interno
de Trabajo de Nómina y Prestaciones
Sociales, y la nómina no se ha pagado se
ordena la generación de un cheque a la
entidad financiera con el valor del
reintegro.
Previa comunicación con el concepto
correspondiente.
Es cheque en pesos ó divisa,
consignación en pesos,
divisas ó aviso de
transferencia, o memorando
de nómina?
Pagador
12. Negociar en la mesa de dinero
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
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ELABORACIÓN Y REGISTRO DE RECIBOS DE CAJA
Grupo Interno de Trabajo Financiero y de
Servicios al Exterior
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Inicio
1
Funcionario Asignado
Es divisa?
2. Preparar información para elaboración del recibo de caja Se utiliza el formato GF-FO-06 en
Pagaduría y tesorería ó en el aplicativo SIIF II si es Tesorería.Funcionario Asignado
3. Registrar datos del tercero, conceptos y vigencia presupuestales
Funcionario Asignado -Pagaduría
4. Registrar datos del tercero, conceptos y vigencia presupuestales en el recibo de caja
provisional
Funcionario Asignado -Pagaduría
5. Registrar en el libro provisional
Si
Funcionario Asignado -Pagaduría
6. Entregar cheque, efectivo ó avisos de transferencia al Pagador para efectuar la
negociación
Pagador
7. Entregar a Funcionario Asignado los documentos soporte de la negociación para la
elaboración del recibo de caja definitivo
No
1. Disponer de valores y fuente
Funcionario Asignado
Las fuentes para elaborar el recibo de caja son:
Cheque ó consignación.
Anexos nómina.
Comunicaciones u oficios.
Efectivo.
Avisos de transferencia.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
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ELABORACIÓN Y REGISTRO DE RECIBOS DE CAJA
Grupo Interno de Trabajo Financiero y de
Servicios al Exterior
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Fin
1
Se entrega fotocopia según el caso al:
Grupo Interno de Trabajo Financiero -
Presupuesto,
Grupo Interno de Trabajo de Nómina
y Prestaciones Sociales.
Funcionario Asignado de Pagaduría.
A solicitud del tercero.
8. Elaborar recibo de caja definitivo en pesos
especificando la tasa de cambio de conversión
Funcionario Asignado - Pagaduría
Funcionario Asignado
9. Imprimir recibo de caja definitivo y registrar
en libro de caja
10. Generar fotocopia y entregar a los
interesados
Funcionario Asignado
Funcionario Asignado
11. Archivar recibo de caja definitivo con
documentos soporte
No
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
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ELABORAR, ENTREGAR CERTIFICACIONES Y COMPROBANTES SIIF II DE PAGOS
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Funcionario Asignado
Funcionario Asignado
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Inicio
1. Recibir la solicitud de certificación
2. Preparar datos de la información solicitada
y elaborar certificación
Pagador
3. Revisar y firmar certificación
Funcionario Asignado
4. Entregar al solicitante y tomar firma de
recibido
Fin
Si
Es para
funcionario?
No,
contratista
6. Archivar copia de certificación con recibido
a satisfacción y documentos soporte
Funcionario Asignado
Funcionario Asignado
5. Generar comprobante de orden de pago
SIIF II
Los comprobantes de ordenes de pago se
generan en formato Pdf y se envían vía
correo electrónico al solicitante.
Si el contratista solicita el certificado de
retención en la fuente se genera por el
área.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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LIBRANZAS Y DESCUENTOS DE NÓMINA
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Funcionario Asignado - Pagaduría
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Pagaduría
2. Registrar la solicitud de libranza o convenio
en hoja control y generar la capacidad de
endeudamiento del funcionario solicitante para
su aprobación ante el pagador
Funcionario Asignado - Pagaduría
3. Enviar al pagador la solicitud para
aprobación y revisión junto con la hoja control
Inicio
Funcionario Asignado - Pagaduría
1. Recibir de las diferentes entidades o
funcionarios la libranza para su aprobación o
los convenios de descuento
Funcionario Asignado - Pagaduría
5. Rechazar la solicitud de libranza o
autorización de descuento
Si
Pagador
6. Firmar la libranza o autorización de
descuento
7. Entregar al funcionario solicitante o a la
entidad
El solicitante tiene
capacidad de
endeudamiento?
No
Pagador
4. Recibir solicitud y hoja control para revisión
y validación
Se debe tener en cuenta que la solicitud
debe estar numerada, con valores y datos
correctamente diligenciados.
Adicional adjuntar el desprendible de pago;
si se trata de compra de cartera adjuntar la
solicitud de compra o correo electrónico de
la entidad.
1
1
Generar copia de la libranza aprobada
para el archivo de la Pagaduría.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
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LIBRANZAS Y DESCUENTOS DE NÓMINA
Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Fin
Funcionario Asignado - Pagaduría
11. Archivar los documentos soporte
8. Validar que el valor de los descuentos
informados por libranza o autorización de
descuento estén incluidos en la liquidación de
la nómina del mes y sean los autorizados
Pagador
1
Si
10. Reintegrar el valor de los descuentos no
autorizados a los funcionarios
Funcionario Asignado - Pagaduría
9. Descontar del valor a pagar a las entidades
los descuentos no autorizados
Los descuentos por
libranza o convenio
son los autorizados?
Funcionario Asignado - Pagaduría
No
1
Esta actividad se realiza una vez este la
preliquidación de la nómina por parte del
Grupo Interno de Trabajo de Nóminas y
Prestaciones Sociales.
Los aportes a cooperativas, sindicatos y
fondos no requieren autorización, sin
embargo se verifica la capacidad de
descuento del funcionario.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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EMBARGOS
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Pagaduría
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Pagaduría
3. Determinar la cuantía del descuento por
embargo
Funcionario Asignado - Pagaduría
2. Diligenciar hoja control con el ingreso del
nuevo embargo
Inicio
Funcionario Asignado - Pagaduría
1. Recibir oficio de embargo del juzgado
Pagador
6. Enviar comunicación con los datos de valor
mensual a descontar y número de cuotas al
Grupo Interno de Trabajo de Nóminas y
Prestaciones Sociales
Funcionario Asignado - Pagaduría
5. Devolver a Funcionario Asignado para
corrección
7. Validar que el valor de los descuentos
informados por embargos estén incluidos en la
liquidación de la nómina del mes
Verificar sobre qué pagos recae (factores
salariales) y determinar número de cuotas
y su valor.
Es correcto?
Si
Funcionario Asignado - Pagaduría
4. Enviar al Pagador para su verificación
Se recibe el documento original.
1
No
Esta actividad se realiza una vez se cuente
la preliquidación de la nómina por parte del
Grupo Interno de Trabajo de Prestaciones
Sociales.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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EMBARGOS
Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Pagaduría
9. Adicionar este descuento a los pagos a
realizar por embargos en el mes
correspondiente
Funcionario Asignado - Pagaduría
8. Descontar del valor de la nómina a pagar al
funcionario la cuota no descontada por el
Grupo Interno de Trabajo de Nóminas y
Prestaciones Sociales
Fin
1
Está incluido?
No
Si
Se requiere revisión de los descuentos
previo al pago de la nómina.
Ver flujograma Depósitos Judiciales.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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DEPÓSITOS JUDICIALES
Grupo Interno de Trabajo Financiero
Funcionario Asignado
Funcionario Asignado
Funcionario Asignado
Funcionario Asignado
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Inicio
2. Generar registro en base de datos (hoja
control) realizando la conversión a pesos, si
es de nómina externa, y confrontar los anexos
de nómina con la información de juzgados y
valores
1. Revisar los anexos correspondientes a
embargos incluidos en la nómina general
enviados por el Grupo Interno de Trabajo de
Nóminas y Prestaciones Sociales, y los que se
requiera incluir
Fin
Funcionario Asignado
3. Registrar información en software de
embargos
4. Generar reporte del software y validar
información con hoja control
Funcionario Asignado
5. Guardar información en medio magnético
para entregar a la entidad financiera
respectiva
Funcionario Asignado
6. Diligenciar formatos de la entidad financiera
para pago, entregar los cheques y archivo
magnético para mensajería
7. Recibir reporte de pago con sello de la
entidad financiera
Funcionario Asignado
8. Archivar reporte
Para realizar esta actividad, previamente
las deducciones de nómina deben estar
disponibles en bancos y generados lo
cheques para el pago de embargos; los
cheques solicitados a la entidad financiera
deben coincidir en la confrontación.
Aplicativo DOS.
Nómina general Planta Interna y Nómina
general Planta Externa.
Semestralmente se informa a los diferentes
juzgados los pagos realizados.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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PAGO DE IMPUESTOS
Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al Exterior
Grupo Interno de Trabajo FinancieroDependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Contabilidad
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesoreria
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesorería
Inicio
4. Verificar las deducciones de retención en la fuente correspondientes al periodo a declarar
en SIIF II y solicitar a la DTN el situado
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesorería
5. Verificar al siguiente día hábil en la cuenta bancaria del Ministerio o del Fondo Rotatorio
el abono del dinero por parte de la DTN
6. Identificar la causa por la cual el situado no fue exitoso y dar solución
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesoreria
7. Generar los cheques de la entidad para los respectivos pagos
Se recibió la transferencia?
NoSi
1
Si corresponde a gastos generales o transferencias una vez se confirme el situado de fondos de la DTN se generará cheque de la entidad de pagaduría y tesorería.
La verificación se efectúa con la base de datos del área.
1. Causar el Impuesto de Timbre en el caso del Fondo Rotatorio
Funcionario Asignado - Tesorería
2. Monetizar el Impuesto Timbre
Funcionario Asignado - Tesorería-Pagaduría
3. Reportar Impuesto de Timbre a pagar con el auxiliar enviado por Contabilidad
El pago del Impuesto de Timbre corresponde únicamente al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Tener en cuenta el procedimiento de Contabilidad en los actividades de Declaración Tributaria a Secretaría de Hacienda y DIAN.
Para llevar a cabo estas actividades se debe recibir el formato GF-FO-37 Cuadro de negociación impuesto timbre en el exterior.
Con base en la información registrada y enviada por Contabilidad en el formato GF-FO-50 Retención en la fuente e impuesto timbre a declarar y pagar.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
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PAGO DE IMPUESTOS
Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al Exterior
Grupo Interno de Trabajo FinancieroDependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Pagador-Tesorería
9. Declarar por medio electrónico en la página web de la DIAN
Es de impuestos nacionales?
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesorería
10. Imprimir declaración y recibos oficial de pago para su trámite
1
Pagador-Tesoreria
11. Diligenciar formulario en la página Web
Si
No
Funcionario Asignado - Pagaduría
8. Generar y adjuntar reporte de deducciones a declarar de acuerdo a la cuenta
presupuestal y concepto de retención
2
El reporte de deducciones es generado desde el aplicativo SIIF II.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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PAGO DE IMPUESTOS
Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al Exterior
Grupo Interno de Trabajo FinancieroDependencias Relacionadas OBSERVACIONES
2
13. Recibir reporte de pago con sello de la entidad financiera
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesoreria
14. Archivar documentos soporte
12. Pagar a la entidad financiera correspondiente, entregar recibos oficiales de
pago y/o formulario físico junto con los cheques para mensajería
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesoreria
Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesoreria
Fin
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
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PAGO DE PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIÓN DE APORTES - PILA
Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Pagaduría
2. Recibir del Grupo Interno de Trabajo de
Nóminas y Prestaciones Sociales la PILA y los
valores de CN del mes a pagar de
Contabilidad
Funcionario Asignado - Pagaduría
3. Confrontar el valor de las obligaciones + CN
los cuales deben ser iguales a la PILA
Inicio
Funcionario Asignado - Pagaduría
1. Verificar que las deducciones de nómina y
valores de obligaciones (a cargo del
empleador) correspondientes a la seguridad
social, se encuentren situadas en las cuentas
del Ministerio de Relaciones Exteriores
Funcionario Asignado - Pagaduría
4. Devolverlo a Contabilidad
Si
Funcionario Asignado - Pagaduría
5. Entrar al operador con el cual el Grupo
Interno de Trabajo de Nóminas y Prestaciones
Sociales validó la PILA
6. Imprimir comprobante de pago electrónico
Funcionario Asignado - Pagaduría
Del área de Presupuesto del Grupo Interno
de Trabajo Financiero se recibe hoja
control en el cual se detalla el valor a pagar
a cada Fondo, EPS, ARP y Parafiscales.
El valor es igual?
No
7. Archivar documentos soporte
Funcionario Asignado - Pagaduría
Fin
El detalle de los aportes realizados por
PILA a cada una de las entidades
beneficiarias se archiva electrónicamente.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 48 de 61
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
RECAUDOS POR BANCO (Transferencia)
Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Tesorería
Funcionario Asignado - Tesorería
Funcionario Asignado - Tesorería
Inicio
2. Elaborar comprobante de ingresos provisional
Por concepto de venta de pasaportes, apostilla y visas.
3. Confrontar con extracto bancario los valores consignados en la cuenta bancaria por
embajadas, misiones, concepto, gobernaciones y sedes Bogotá
1. Recibir consignaciones en cuentas bancarias (dólares, y pesos)
Funcionario Asignado - Tesorería
6. Registrar el valor del ingreso al SIIF II, teniendo en cuenta los datos del beneficiario,
concepto y cuenta bancaria
El usuario se acercó a la ventanilla de la
Tesorería?
Si
No
Funcionario Asignado - Tesorería
4. Analizar el valor de recaudo, oficina expedidora, tipo de recaudo, comisiones
bancarias, etc
5. Verificar por oficina expedidora el valor recaudado y concepto
Funcionario Asignado - Tesorería
Funcionario Asignado - Tesorería
7. Imprimir comprobante de ingreso definitivo y revisar que el concepto, beneficiario y valor
fueron registrados correctamente
1
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 49 de 61
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
RECAUDOS POR BANCO (Transferencia)
Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al Exterior
Funcionario Asignado - Tesorería
Funcionario Asignado - Tesorería
Funcionario Asignado - Tesorería
Funcionario Asignado - Tesorería
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Fin
10. Generar cierre diario
11. Archivar una copia y enviar otra copia a
Contabilidad
9. Anexar documentos soporte al boletín de
bancos
8. Generar boletín diario de bancos y
confrontar con saldo bancario
1
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 50 de 61
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
RECAUDOS POR RECIBOS DE CAJA
Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Tesorería
Inicio
1. Recepcionar recibos de caja
Funcionario Asignado - Tesorería
Funcionario Asignado - Tesorería
4. Analizar y seleccionar el concepto al cual corresponda
Funcionario Asignado - Tesorería
5. Generar comprobante de caja
No
Fin
Es efectivo?
Funcionario Asignado - Tesorería
3. Revisar conceptos reintegros, recursos e imputación
6. Revisar y dar visto bueno al comprobante de ingreso a caja o bancos
7. Expedir recibos de caja
Funcionario Asignado - Tesorería
Si
Si es divisa para vender ver flujograma de Compra y Venta de Divisa.
En caja se recibe: Efectivo (Dólares), por concepto de
viáticos..Ingresar en formato GF-FO-06 Recibo de caja.
Los reintegros se realizan por:
Vigencias anteriores
Vigencia actual
Viáticos vigencia anterior
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 51 de 61
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
INVERSIÓN FORZOSA (Compra de Títulos TES, Clase B)
Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Funcionario Asignado - Tesorería
Funcionario Asignado - Tesorería
Tesorero
Tesorero
Funcionario Asignado - Tesorería
Tesorero
Inicio
1
5. Adjuntar lista de títulos posibles a invertir de la DTN
1. Recibir información del MHCP y realizar valorización TES
4. Revisar en comité de inversión los informes y elaborar acta
Se puede invertir?
3. Verificar con contabilidad y elaborar acta de verificación
Suscripción de la respectiva inversión acordando el monto, la tasa de interés y el titulo que se va a adquirir
1No
Si
2. Elaborar informes de cálculo de disponibilidad y suscripción de inversiones
Tesorero
6. Decidir la emisión en la cual se invertirá
7. Enviar oficio de confirmación a la Entidad Financiera que tiene la custodia del depósito central de valores, sobre la suscripción de la
inversión
Una vez se tome la decisión se informa telefónicamente a la DTN sobre la emisión en la cual se invertirá.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 52 de 61
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
INVERSIÓN FORZOSA (Compra de Títulos TES, Clase B)
Grupo Interno de Trabajo Financiero y de
Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Contabilidad
Tesorero
Tesorero
Fin
1
11. Enviar oficio a la DTN solicitando instrucciones para cumplimiento
8. Registrar la operación en SIIF II
10. Imprimir los soportes correspondientes y archivarlos
1
12. Rotar portafolio
Tesorero
Es aprobado?
Si
No
Funcionario Asignado - Tesorería
9. Radicar informe definitivo en la DTN
Sigue en el flujograma “Inversión forzosa (Venta de Títulos TES, Clase B)”
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 53 de 61
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
INVERSIÓN FORZOSA (Venta de Títulos TES, Clase B)
Dependencias Relacionadas Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al Exterior
Tesorero
Tesorero
Tesorero
Tesorero
Tesorero
OBSERVACIONES
Inicio
4. Solicitar tres cotizaciones adicionales a
entidades financieras de los Títulos a ofrecer
La Dirección del
Tesoro Nacional
entra a comprar los
títulos?
5. Citar Comité de inversión
1. Enviar oficio de oferta y recibir respuesta
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
para verificar las tasas de venta
3. Confirmar con la DTN los Títulos a vender
2. Establecer el monto que se requiere
NoSi
1
Es aprobada?
No
SiTesorero
6. Decidir títulos TES a vender
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
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NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
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INVERSIÓN FORZOSA (Venta de Títulos TES, Clase B)
Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al Exterior
Tesorero
Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES
Fin
1
8. Enviar a la entidad financiera
correspondiente para efectuar el traslado de
los títulos
Tesorero
9. Registrar el ingreso de los pesos a la
entidad financiera
7. Enviar a la DTN oficio de confirmación
Tesorero
Si
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
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AUTORIZACIONES CUENTAS CORRIENTES MISIONES Y CONSULADOS
Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas
Coordinador
Dirección Administrativa y Financiera
Coordinador
OBSERVACIONES
Inicio
4. Enviar al solicitante los formatos a
diligenciar y firmar
1. Recibir solicitud formal de la Embajadas y
Misiones Diplomáticas y Consulares de
Colombia en el Exterior
3. Asignar consecutivo de acuerdo con el libro
de registro
La solicitud debe justificar la apertura o
cancelación de la cuenta bancaria.
Si es apertura de cuenta bancaria se debe
tener en cuenta los criterios establecidos
en el artículo 20 del Decreto 359 de 1995.
Las Embajadas y Misiones Diplomáticas y
Consulares de Colombia en el Exterior
pueden tener cuentas bancarias para los
siguientes conceptos:
Gastos de funcionamiento.
Nómina, y
Recaudos.
En aquellos países en donde se requiera el
manejo de recursos en moneda local,
podrán adicional a las anteriores, abrir una
cuenta bancaria para el manejo de los
gastos de funcionamiento en dicha
moneda.
No pueden existir dos o más cuentas para
el manejo de recursos por el mismo
concepto.
Cuando la solicitud sea de cancelación se
debe tener en cuenta que la cuenta
bancaria haya sido abierta con una
anterioridad de por lo menos un año.
La solicitud es
aprobada?Si
No
Director Administrativo y Financiero
2. Informar al solicitante que su solicitud no
fue aceptada por el no cumplimiento de los
requisitos
1
Los formatos a diligenciar y firmar son:
GF-FO-94 Autorización Apertura
Cuenta en el Exterior.
GF-FO-95 Información Cuenta
Autorizada en el Exterior,
GF-FO-96 Solicitud de Cancelación
de Cuenta en el Exterior.
Si
Es de
autorización de
apertura?
No
Embajador ó Jefe de Misión
5. Diligenciar, firmar y enviar formatos según
correspondan
6. Efectuar el registro o modificaciones de las
cuentas bancarias en el sistema
Tesorero
Fin
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MANEJO CUENTAS DE COMPENSACIÓN
Grupo Interno de Trabajo Financiero y
de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas
Funcionario Asignado - Tesorería
OBSERVACIONES
Inicio
3. Preparar mensual la información para el
diligenciamiento del formulario No.10 del
Banco de la República
Fin
Se transmite la información con firma
electrónica respaldada con certificación
digital.
4. Transmitir la información a través del
sistema de información del Banco de la
República
Funcionario Asignado - Tesorería
Funcionario Asignado - Tesorería
2. Registrar el usuario operador con el perfil
asignado
Representante Legal
1. Suscribir en el sistema de información del
Banco de la República el convenio para
utilizar el servicio electrónico
6. Imprimir el reporte de envío
Funcionario Asignado - Tesorería
Fue exitosa?
No
Funcionario Asignado - Tesorería
5. Identificar la causa y dar pronta solución
Si
Tener presente la cartilla de Cuentas de
Compensación para el diligenciamiento
electrónico en el sistema de información
del Banco de la República.
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8. PUNTOS DE CONTROL REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Registro pagos en SIIF II)
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2 Adulteración de un poder o autorización falsificado
Exigir el poder original cada vez que empiece el periodo.
Cada vez que se venza la vigencia del
poder Pagador Poder original
9
Invertir cifras en las actividades de transferencia o en la elaboración de cheques. Recursos Propios.
Realizar verificación en tres instancias:
Giros
Firmas autorizadas
Caja
Cada vez que se presente
Funcionario Asignado Tesorería
Ajuste en el sistema y
generación de un nuevo pago si hay saldo pendiente
15 Transferir o consignar el pago a una cuenta errada.
Validar cada una de las transferencias.
Cada vez que se realice consignación o
transferencia
Funcionario Asignado
Certificación bancaria ó
comunicación escrita
REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Deducciones de nómina)
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
17 Pagos extemporáneos en las deducciones de nómina
Seguimiento al cronograma de pagos
Cada vez que se presente (cada mes)
Pagador Cronograma de
pagos
REGISTRÓ Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Sentencias y conciliaciones)
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
7 Adulteración de un poder o autorización falsificado
Exigir el poder original. En el evento que
corresponda Pagador Poder original
REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (pago de nómina planta interna)
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
12 Adulteración de un poder o autorización falsificado
Exigir el poder original cada vez que empiece el periodo
Cada vez que se venza la vigencia del
poder Pagador Poder original
3 y 5 Generar los archivos incorrectos para el proceso para la entidad financiera
Validar los reportes y listados de SIAD y de la entidad financiera
Cada vez que se presente pago de
nómina
Funcionario Asignado
Reportes y listados de SIAD y entidad
financiera
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
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REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (pago nómina planta externa, prestaciones sociales en el exterior, personal local)
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
5 a 8 Generar los archivos incorrectos para el pago
Validar los reportes y listados de SIAD
Cada vez que se ordene pago
Funcionario Asignado
Reportes y listados de SIAD
15 Adulteración de un poder o autorización falsificado
Exigir el poder original cada vez que empiece el periodo
Cada vez que se venza la vigencia del
poder Pagador Poder original
13 El giro no llegue correctamente al beneficiario del pago.
Verificar el valor y el beneficiario del pago del mensaje Swift con las instrucciones enviadas a la entidad financiera
Cada vez que se ordene pago
Funcionario Asignado
Mensaje Swift e instrucciones
OTROS GIROS AL EXTERIOR
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
6 El giro no llegue correctamente al beneficiario del pago.
Verificar el valor y el beneficiario del pago del mensaje Swift con las instrucciones enviadas a la entidad financiera
Cada vez que se ordene pago
Funcionario Asignado
Mensaje Swift e instrucciones
COMPRA DE DIVISAS
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
8 Sobrepasar el monto máximo de obligación en los rubros presupuestales
Controlar costos por rubro presupuestal mediante
hoja control
Cada vez que se negocie
Pagador Archivo de
negociación
5 Existe discrepancia entre la tasa de negociación y la escrita
Verificar los valores antes del cierre de la
negociación con la entidad bancaria
Cada vez que se negocie
Pagador Cotización
Todo el procedim
iento
Registrar en moneda que no corresponde.
Verificar: que la moneda de cambio sea la correcta
Cada vez que se presente
Funcionario Asignado Tesorería
Documentos soporte del
sistema
REINTEGROS A LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
5
Efectuar un reintegro que no proceda o efectuarlo en la cuenta bancaria de vigencia equivocada
Disponer de la información completa para continuar con el procedimiento
Cada vez que se efectúe un reintegro
Funcionario Asignado
Pagador
Consignación de reintegro y soportes
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TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
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ELABORACIÓN Y REGISTRO DE RECIBOS DE CAJA PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
1
No detallar los conceptos presupuestales correctamente por omisión, y error en su elaboración o documentación soporte
Cotejar soportes con información fuente.
Cada vez que se presente
Funcionario Asignado
Pagador
Recibo de caja y soportes
ELABORAR, ENTREGAR CERTIFICACIONES Y COMPROBANTES SIIF II DE PAGOS PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2 Generar una certificación con información errada.
Confrontar la certificación y la solicitud antes de la
firma
Cada vez que se presente
Funcionario Asignado
Pagador
Certificación y solicitud
5 Generar comprobante de orden de pago presupuestal SIIF II incorrecto.
Confrontar la solicitud y el comprobante de orden de pago presupuestal SIIF II
antes de la firma
Cada vez que se presente
Funcionario Asignado
Pagador
Comprobante de orden de pago
presupuestal SIIF II y solicitud
LIBRANZAS Y DESCUENTOS DE NÓMINA
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2, 3 y 4
Aprobar y autorizar libranzas y descuentos en nómina a funcionarios que no tengan capacidad de endeudamiento.
Validar libranzas y descuentos en nómina con hojas control antes de su
aprobación
Cada vez que se presente
Funcionario Asignado
Pagador
Hojas control de libranzas y descuentos
8 No identificar un descuento o una libranza no autorizada en la liquidación de nómina.
Validar las libranzas y descuentos en nómina con hojas control antes de su
pago
Cada vez que se presente
Pagador Hojas control de
libranzas y descuentos
EMBARGOS
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
8
No identificar que un descuento por embargo no esté incluido en la liquidación de nómina.
Validar los embargos y las hojas control antes de su
pago
Cada vez que se presente
Pagador Hojas control de
libranzas y descuentos
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
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DEPÓSITOS JUDICIALES PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
1
Que en las novedades de nómina no se incluya la totalidad de los descuentos por embargos.
Validar la información de embargos frente a los descuentos por este concepto.
Cada vez que se presente
Pagador Cuadro control
validado
4 Generar reporte de depósitos judiciales con información errada.
Validar la información de los depósitos y cuadro control.
Cada vez que se presente
Pagador Depósito Judicial
PAGOS DE IMPUESTOS
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
11 Declarar valores incorrectos.
Validar información antes de declarar por las
instancias correspondientes
Cada vez que se presente
Pagador Hoja control
13 Diligenciamiento incorrecto de los formularios.
Verificar la información de la declaración y el
formulario diligenciado antes de la firma.
Cada vez que se presente
Pagador
Tesorero Formulario
14 Pagar inoportunamente por incumplimiento de las fechas establecidas.
Revisar calendario, fecha límite de pago
Cada vez que se presente
Pagador
Tesorero N.A.
PAGO PILA
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2
Pagar inoportunamente por incumplimiento de las fechas establecidas o por fallas en el operador PILA.
Efectuar el pago de la PILA con anticipación de
acuerdo a las fechas establecidas para detectar y solucionar los posibles
eventos
Cada vez que se presente
Pagador Pago PILA
RECAUDOS POR BANCO (Transferencia)
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
Todo el procedim
iento
Ingresar cifras invertidas al sistema
Verificar y revisar los boletines de Tesorería o
registros
Cada vez que se presente
Funcionario Asignado Tesorería
Boletines con soportes
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 61 de 61
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
RECAUDOS POR RECIBOS DE CAJA PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
Todo el procedim
iento
Ingresar cifras invertidas al sistema
Verificar y revisar los boletines de Tesorería o
registros
Cada vez que se presente
Funcionario Asignado Tesorería
Boletines con soportes
INVERSIÓN FORZOSA (Compra y Venta)
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
Todo el procedim
iento Incumplimiento de la norma.
Llevar a cabo las actividades propias del
Comité de Inversión
Cada vez que se presente
Comité de Inversión Actas de Comité e
Informes
MANEJO CUENTAS DE COMPENSACIÓN PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
Todo el procedim
iento No presentar el informe.
Tener en cuenta las fechas establecidas para
la presentación del informe
Cada vez que se presente
Tesorero Informe de cuentas de compensación