CONTROL DE INVENTARIOSAbastecimientos y Almacén de A y B

OBJETIVOAnalizar la importancia del control de inventarios como parte fundamentalen el proceso de compras, así como las demandas cíclicas de la producción y las demandas inesperadas por ventas, de tal forma que identifique su participación dentro del control de inventarios.

Un inventario se define como la verificación, registro y control físico que realiza el área o departamento de almacén para cuantificar o contabilizar las existencias de todos los materiales o artículos, que pueden ser materia prima, productos semi-terminados o terminados, refacciones y suministros en general.

La función y utilidad que tiene el control de inventarios es evitar la acumulación excesiva de materiales o productos que ocasione una sobrecarga de gastos de forma innecesaria, así como el deterioro, mermas, obsolescencia, robo, entre otras.

Por consiguiente la importancia de conocer las políticas generales sobre las áreas de la empresa con las cuales los inventario mantienen un contacto permanente:

VENTAS: Es importante mantener los inventarios elevados y disponibles para hacer frente a las exigencias y cambios del mercado.

PRODUCCION: Se necesitan mantener elevados y actualizados los inventarios de materias primas, pues éstas garantizan la eficiencia en la fabricación, y una base de productos terminados para estabilizar los niveles de producción.

COMPRAS: Las compras al por mayor minimizan los costos por unidad y los gastos de compras a nivel general.

FINANCIACION: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión y disminuyen los costos de mantener inventarios.

SíNTOMAS DE UNA POLíTICA DE EXISTENCIA DEFICIENTE

La deficiencia en la previsión y control de existencias suele presentarse por una serie de síntomas determinados, como son:

•Contraordenes severas y periódicas

•Aumento continuo de las existencias

•Altas quejas y reclamaciones por los clientes o anulación de pedidos

•Paros de maquinaria por causa de escacés de material o recursos

•Falta de espacio en los almacenes en tiempo de temporadas o promociones

•Falta de ventas, eliminación de existencias antiguas o de poco movimiento, etc.

DEFINICION DE LOS OBJETIVOS DEL CONTROL DE EXISTENCIAS

Cada empresa según su actividad, su dimensión y sus necesidades de trabajo, crean y ajustan los objetivos aplicados hacia el control de existencias, partiendo de la base de varios objetivos característicos de las empresas en general, entre ellos tenemos:

•Mantener las inversiones en las existencias al nivel mínimo siendo coherente con las necesidades de fabricación, venta y financiación de la empresa.

•Afirmar y asegurar el suministro adecuado de los materiales y recursos, para ser eficiente en el trabajo.

•Distinguir y separar los suministros anticuados, defectuosos o lentos en salir.

•Impedir las pérdidas causadas por hurtos, deterioros por negligencia y desperdicios o derroches.

•Afirmar la existencia real de las cantidades y los valores registrados de los inventarios.

•Señalar y pronosticar la situación de las existencias con relación a la demanda actual, prevista y futura.

CONTROL Y STOCK DE ARTICULOS TERMINADOS

El control de stock es el medio de determinar la cantidad correcta de stock para varios producto y/o categorías, siendo necesaria para brindar un excelente servicio al cliente, proporcionando al mismo tiempo un balance adecuado entre el mercado y el área de suministro (stock fabricado o comprado).

Razones elementales para crear y mantener un stock de productos terminados:

Proporcionar a los clientes un servicio desde el anaquel (estanteria o armario)

Satisfacer la demanda futura, por medio de pronósticos de venta exactos, donde nos ubicaremos en el nivel deseado para satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

Como un muelle para la incertidumbre en los valores de la demanda.

Para nivelar un aumento en las áreas que tienen una demanda por temporadas.

Para encontrarse preparado en caso de un incremento en la demanda, a cargo de ofertas especiales, promociones, o aumentos anticipados en los precios.

El almacén siempre tendrá como consigna poder contar con la seguridad de tener los materiales o productos disponibles cuando éstos se requieran, obligándose así a proteger adicionalmente con existencias de reserva, para que cuando se necesite cubrir una demanda extraordinaria de producción, ésta pueda resultar satisfactoriamente.

La clave es contar con un buen empleado de almacén que no permita que sus existencias se agoten por completo antes de solicitar o comprar los materiales nuevamente.Por otra parte, es importante mencionar que el comprador no deberá enviar una requisición con demasiada anticipación, ya que los materiales se pueden deteriorar o dañar antes de ser utilizados, además de que con toda seguridad ocuparán un espacio innecesario por el que la empresa se vea afectada en este sentido.

Algunos requisitos que pueden resultar ideales para que un sistema de control deinventarios asegure un funcionamiento perfecto son los siguientes:• Sencillez• Flexibilidad• Exactitud• Oportunidad• Confiabilidad

Control estadístico de consumos

Para llevar a cabo un control estadístico de consumos de forma adecuada se requiere y se sugiere que se registren los movimientos de salidas por producto a través delalmacén, además de realizar estudios y control estadístico de la frecuencia de uso que tiene cada uno de los materiales

El nivel óptimo de inventarios es aquel que se mantiene y regula entre un límite mínimo de existencias adecuado, que garantice la continuidad de las operaciones (producción) y un máximo determinado por el volumen de ventas de la organización, así como por la capacidad productiva, por las limitaciones de espacios dentro del almacén, del capital de trabajo y por los gastos que genere el manejo físico (maniobras para su traslado) de los materiales de un lado a otro.

Por consiguiente, se debe procurar no caer en

obsolescencias o cambios de moda.

La inversión que toda empresa deberá considerar y

destinar para que ésta resulte la más apropiada

para mantener los inventarios controlados,

dependerá en gran medida de las condiciones que

prevalezcan y marquen el mercado consumidor, así

como de los resultados que arrojen los estudios

para el control de inventarios.

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