Control de Documentos - Universidad Autónoma del Estado...

Versión Vigente No. 07

Fecha: 03/06/09

Control de Documentos PROCEDIMIENTO

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Procedimiento: Control de Documentos

Oficina de Rectoría Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo

Fecha: 03/06/09


Versión vigente No. 07 Fecha: 03/06/09

C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos

1) Instructivo para la elaboración de la documentación del SGC

2) Simbología e Instructivo para la elaboración de diagrama de bloque

3) Instructivo “Elaboración de procedimientos”

4) Formato “Lista Maestra de Documentos” (LMD)

5) Formato “Control de Documentos Obsoletos”

6) Formato “Procedimientos”

7) Formato “Tabla de Enfoque a Procesos” (TEP)

8) Formato “Tabla de Requisitos del Servicio” (TRS)

9) Formato “Tabla de Objetivos de la Calidad” (TOC)

10) Formato “Tabla de Servicio No Conforme” (TSNC)

11) Formato “Ficha de Control de Cambios”

12) Formato “Minuta”

13) Formato “Lista de asistencia”

9. Revisión Histórica

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1. Propósito

Controlar los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) en base a los lineamientos establecidos en este documento.

2. Alcance

Este procedimiento debe ser observado y aplicado por todas las Dependencias Administrativas de la Administración Central, planteles de la Escuela Preparatoria, Organismos Académicos, Centros Universitarios y Unidades Académicas Profesionales de la UAEM que formen parte del SGC.

3. Responsabilidad y autoridad

En la siguiente tabla se presenta a los responsables de elaborar ó actualizar, revisar y aprobar la documentación del SGC:

Documento Elabora/Actualiza Revisa Aprueba

Política de la calidad Alta Dirección Director de Organización y Desarrollo Administrativo

Rector

Objetivos generales Alta Dirección Director de Organización y Desarrollo Administrativo

Rector

Objetivos de la calidad Administradores de los

Procesos (AD) Representante del SGC (RD)

Comité del SGC

Manual de la calidad Jefe del Departamento

del SGC Director de Organización y Desarrollo Administrativo

Rector

Procedimientos requeridos por la norma ISO 9001:2008

Responsables de Procedimientos del SGC

Jefe del Departamento del SGC

Director de Organización y

Desarrollo Administrativo

Documentos requeridos para asegurarse de la eficaz

planificación, operación y control de sus procesos

Administradores (AD) y Responsables de los

Procesos (AP)

Representante del SGC

(RD)

Comité del SGC

Registros del proceso Personal Operativo Administradores (AD) y

Responsables de los Procesos (AP)

Director

Registros del SGC

Responsables de Procedimientos del SGC

(véase apartado VII del Manual de la Calidad

UAEM)

Jefe del Departamento del SGC

Director de Organización y

Desarrollo Administrativo

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4. Normatividad aplicable

Norma ISO 9000:2005. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario.

Norma ISO 9001:2008. Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos

Apartado 4.2.3 del Manual de la calidad de la UAEM. NOTA: en el apartado de

“políticas” del procedimiento, los requisitos declarados en la normatividad ISO 9001:2008 se escriben con “NEGRITAS” y declarándose a continuación el cumplimiento en la UAEM.

5. Políticas

Generalidades

1. Los Administradores de los procesos (AD), los Directores y el personal operativo del SGC (véase alcance), deberán dar cumplimiento a este procedimiento.

2. A través de la DODA se coordinarán reuniones de trabajo con los Comités del SGC de las áreas que integran el sistema (véase alcance), para capacitar en la aplicación de este procedimiento.

a. Aprobación de los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

1. Para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos se utilizarán los formatos de TEP, TRS, TOC, TSNC, LMD y procedimientos operativos, citados en los anexos de este procedimiento.

2. Antes de la emisión de los documentos del SGC, los responsables de la revisión y aprobación, se aseguran que sean adecuados para el propósito de la UAEM. (véase punto número tres Responsabilidad y Autoridad de este documento).

3. La elaboración de procedimientos se debe de realizar conforme a la secuencia establecida en el “Instructivo para la elaboración de procedimientos”.

4. Los Administradores de procesos, los directores y el personal operativo del SGC (véase punto número dos), deberán elaborar los documentos, a través de su identificación, utilizando para ello el “Instructivo para la elaboración de la documentación del SGC”.

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5. La diagramación de los procedimientos, se deberá realizar a través de diagrama de bloque utilizando la “Simbología e instructivo para la elaboración del diagrama de bloques” y si aplica a través de asesoría del personal de la DODA.

b. Revisión y actualización de los documentos cuando sea necesario y

aprobarlos nuevamente.

1. Los responsables de elaborar cada uno de los documentos, revisan, actualizan y aprueban nuevamente la información para garantizar su vigencia y el cumplimiento con los requisitos adoptados tomando en cuenta los lineamientos siguientes:

I. Cada tres años cuando el documento no ha sido modificado por algún otro motivo.

II. Cuando se requiera como resultado de una acción correctiva y/o preventiva, observaciones y/o hallazgos durante la capacitación, auditorías internas, auditorías externas etc.

III. Integración o eliminación de un nuevo servicio o proceso.

IV. Comentarios de partes interesadas.

V. Emisión de nueva disposición gubernamental o propia (Legal o reglamentaria).

VI. Integración o eliminación de información en el contenido y/o estructura del documento.

VII. y algunos otros no declarados.

c. Asegurarse de que se identifiquen los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos.

1. En la sección “Revisión Histórica” al final de los documentos (Niveles II a IV) se explica de manera clara y concisa los cambios que en cada una de las revisiones ha sufrido el documento.

2. En el encabezado del documento se indica el número de versión vigente del documento, la primera versión es “00”, a partir de la emisión del mismo, después de la primera revisión el número cambia a “01”, y así sucesivamente.

3. Adicionalmente el número de revisión es actualizado en la Lista Maestra de Documentos del SGC. Asimismo en la Lista Maestra de Documentos de cada Proceso que conforman el SGC.

4. En el caso de las tablas TEP, TRS, TOC, TSNC y LMD, la versión vigente la establece y mantiene la DODA en la página Web de la UAEM. Para los procesos, cada cambio en los datos de sus tablas, se deberá modificar la versión vigente y fecha en el recuadro que se encuentra en la parte superior izquierda de la primera página del documento.

5. Cuando se realicen cambios a los documentos, estos deben de ser marcados en color “AMARILLO”, para facilitar la lectura de los mismos por los usuarios.

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6. Los documentos del SGC registrados en la Página Web del SGC del portal de la UAEM pueden ser observados por los usuarios; de existir alguna sugerencia puede enviar su propuesta a la DODA, quien analizará y en su caso realizará las adecuaciones correspondientes.

d. Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.

1. La DODA, mantiene disponibles los documentos del SGC: Política de la Calidad, Objetivos generales, Manual de la Calidad, Procedimientos que indica la Norma ISO 9001:2008 y los documentos requeridos para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos (TEP, TRS, TOC, TSNC, LMD y procedimientos operativos), a través la Página Web del SGC del portal de la UAEM www.uaemex.mx/SGCUAEMex

2. Cuando los Administradores de los procesos tengan documentos que por razones justificadas (propiedad intelectual, confidencialidad, disponibilidad de los usuarios) decidan que no se publiquen en la página Web, deberán contar con disposiciones particulares con las que aseguren el control de dichos documentos.

e. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente

identificables

1. Todos los documentos utilizados en el SGC que se envíen a la DODA para su incorporación en el sitio Web, deberán ser entregados en medio electrónico (CD, USB, etc.) acompañado de la “Ficha de Control de Cambios”.

2. La DODA revisará que la documentación del SGC que haya sido modificada o generada, cumpla con lo establecido en el Instructivo para la elaboración de la documentación del SGC en un plazo no mayor de 10 días hábiles después de haber recibido dichos documentos.

3. La DODA protegerá los archivos de la documentación del SGC bajo los estándares definidos para su publicación en el sitio Web los cuales son protección en archivo PDF para la documentación que no debe ser modificada por los usuarios y en archivo de Microsoft Word para la documentación que permite la integración de datos correspondientes al usuario del mismo.

4. La DODA enviará los documentos en medio electrónico mediante un oficio o correo electrónico a la Dirección de Servicios de Cómputo (DSC) para su incorporación en el sitio Web en un plazo no mayor a 10 días hábiles después de revisar que la documentación cumpla con las especificaciones descritas en este documento.

5. Una vez que los archivos electrónicos de los nuevos documentos o documentos actualizados del SGC sean entregados al Departamento de Desarrollo de Sistemas de la DSC, éste deberá publicarlos en el sitio Web, restableciendo el banner de “Últimas Actualizaciones” en un plazo no mayor a 10 días hábiles informando a la DODA su cumplimiento.

http://www.uaemex.mx/

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6. El Administrador del proceso deberá verificar la publicación actualizada de sus documentos en el sitio Web con base en los plazos establecidos notificando al Representante del SGC de su espacio.

f. Asegurarse de que los documentos de origen externo, que los procesos determinen que son necesarios para la planificación y la operación del SGC, se identifican y que se controle su distribución.

1. Los documentos de origen externo deberán de identificarse en la LMD de cada proceso (nombre y edición vigente), indicando en la lista (cuando aplique) la dirección electrónica (Link) para accesar al documento.

g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles

una identificación adecuada en el caso que se mantengan por cualquier razón

1. El Administrador del proceso deberá capacitar respecto a las actualizaciones de los documentos publicados al personal operativo (véase punto número dos).

2. Los documentos del SGC que se impriman para consulta o capacitación se considerarán documentos no controlados y no serán objeto de auditoría.

3. Los Administradores de los procesos (véase punto número dos de este procedimiento), deberán identificar y controlar los documentos a través de la “Lista Maestra de Documentos”.

4. La DODA se asegura que los documentos que dejen de ser vigentes sean eliminados del sitio Web previniendo su uso no intencionado. Lo anterior lo realizará por conducto de la DSC.

5. En el caso de que por alguna razón se conserven las revisiones anteriores de los documentos del SGC, serán controlados por los Administradores de los Procesos identificándolos como documentos obsoletos (palabra “OBSOLETO” en marca de agua).

6. La documentación emitida o modificada a partir de la publicación de estas disposiciones, en la página Web, quedan sujetas a su observancia.

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6. Diagrama de bloque del procedimiento

Identifica la necesidad de elaborar o actualizar un documento;

analiza y determina los datos que deben incluirse o modificarse.

Turna el documento a la persona que revisa, con base en la

tabla de autoridad y responsabilidad. (Ver punto 3 de este

procedimiento)

1

INICIO

Responsable de elaborar o actualizar la

documentación del SGC

Responsable de revisar y aprobar

la documentación del SGC

2

Revisa si es conveniente, adecuado y eficaz el

documento y determina su aprobación o no.

Si el documento tiene observaciones lo regresa al

responsable de elaborar o actualizar la documentación

del SGC para su corrección.

Si el documento no tiene observaciones, se turna al

responsable de aprobar la documentación del SGC.

Observaciones

Recibe documento aprobado, genera archivo electrónico del

documento, firma la Ficha de Control de Cambios y los remite

mediante oficio (O-1) o correo electrónico a la DODA.

Archiva para su control el documento del SGC y el oficio de

entrega con acuse de recibido.

No

3

Obtiene el documento con las observaciones, corrige y lo

turna nuevamente al responsable de revisar y aprobar la

documentación del SGC.

Si

4

A

Conecta con paso 2

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Recibe archivo electrónico del

documento junto con los comentarios

y observaciones; realiza las

adecuaciones correspondientes y lo

remite nuevamente a la DODA.

DODA

Recibe archivo electrónico del

documento del SGC aprobado, junto

con oficio o correo electrónico y la

Ficha de Control de Cambios; revisa el

documento conforme a lo establecido

en el instructivo para la elaboración de

la documentación del SGC y

determina:

Responsable de elaborar o

actualizar

la documentación del SGC

No

DSC

Recibe archivo

electrónico del nuevo

documento o del

documento

actualizado del SGC,

así como oficio de

envío (O) y turna al

Departamento de

Desarrollo de

Sistemas.

A

5

Si

6

8

Convierte el archivo electrónico a

formato PDF y lo envía mediante oficio

(O-1) o correo electrónico a la DSC

para que sea publicado en el sitio Web

de la UAEM.

Archiva para su control oficio de

entrega (O) así como oficio de envío

(1), una vez que recaba en este último

la firma o sello de recibido por parte de

la DSC.

7

¿Cumple con lo

establecido?

B

Conecta con

paso 5

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DSC Departamento de

Desarrollo de Sistemas

Obtiene archivo electrónico del

nuevo documento o del

documento actualizado del SGC

y oficio de envío (O) verifica la

lectura y copia del archivo

electrónico y realiza las

acciones pertinentes para su

incorporación al Sitio Web de la

UAEM.

Archiva para su control oficio de

envío (O) junto con el archivo

electrónico del documento del

SGC.

La DSC notifica a la DODA su

incorporación al Sitio Web de la

UAEM

Verifica la

disposición de la

documentación en

el sitio Web y

comunica al

Representante del

SGC

Responsable de elaborar

o actualizar la

documentación del SGC

Se entera de la

disposición de la

documentación,

el AP capacita al

RP y al personal

operativo y lo

aplica conforme

a lo estipulado.

9

B

10

12

AP, RP y

Personal

perativo

FIN

RD del SGC

Informa al

Comité del

SGC y al AP

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7. Glosario

Actualizar: Característica que se le otorga a la renovación continua de los trabajos de una organización o sistema.

Aprobar: Característica de consentimiento que se le da a una actividad o trabajo realizado. Visto bueno.

Centros Universitarios: Son formas desconcentradas de la Universidad que ofrecerán estudios profesionales y avanzados, adoptarán las modalidades de multidisciplinarios o interdisciplinarios.

Dependencias Administrativas de la Administración Central: Unidades congruentes y coherentes de apoyo administrativo para ejecutar las decisiones, dictamenes, acuerdos y ordenes de autoridad de quién depende, despachando los asuntos de su competencia. Estarán dotadas de facultades y funciones necesarias para el ejercicio de su encargo, y serán competentes para toda la Universidad.

DODA: Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo

Documento: Información y su medio de soporte.

NOTA 1. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

NOTA 2. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan “documentación”.

NOTA 3. Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).

Documentos externos: Documentos elaborados en un ámbito distinto al de la UAEM.

Documentos internos: Documentos elaborados dentro del ámbito de la UAEM.

Documentación del SGC:

Procedimientos operativos

TEP: Tabla de Enfoque a Procesos

TRS: Tabla de Requisitos del Servicio

TSNC: Tabla de Servicio No Conforme

TOC: Tabla de Objetivo de Calidad

LMD: Lista Maestra de Documentos

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DSC: Dirección de Servicios de Cómputo

Formato: Es el documento que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable.

Información: Datos que poseen significado.

Legible: Fácil comprensión de un documento. Que cumple con las características esenciales para que se pueda leer.

Manual de la calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización.

NOTA Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización en particular.

Organismos Académicos: son los ámbitos de organización y funcionamiento establecidos para la atencion particularizada, simultánea y concomitante de los tres fines asignados a la Universidad. En el nivel superior.

Planteles de la Escuela Preparatoria: son los ámbitos de organización y funcionamiento establecidos para la atencion particularizada, simultanea y concomitante de los tres fines asignados a la Universidad. En el nivel medio superior.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

NOTA 1. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.

NOTA 2. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

Unidades Académicas Profesionales: Son los ámbitos de organización y funcionamiento establecidas por la administración universitaria para la atención, preponderante, de uno de los tres fines asignados a la Universidad, en una o más áreas del conocimeinto afines o no.

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8. Anexos

1) Instructivo para la elaboración de la documentación del SGC

2) Simbología e Instructivo para la elaboración de diagrama de bloque

3) Instructivo “Elaboración de procedimientos”

4) Formato “Lista Maestra de Documentos” (LMD)

5) Formato “Control de Documentos Obsoletos”

6) Formato “Procedimientos”

7) Formato “Tabla de Enfoque a Procesos” (TEP)

8) Formato “Tabla de Requisitos del Servicio” (TRS)

9) Formato “Tabla de Objetivos de la Calidad” (TOC)

10) Formato “Tabla de Servicio No Conforme” (TSNC)

11) Formato “Ficha de Control de Cambios”

12) Formato “Minuta”

13) Formato “Lista de asistencia”

9. REVISION HISTORICA.

Número de

revisión

Fecha de revisión

Revisó (Puesto)

Reaprobado (Puesto)

Descripción del cambio

06 29/05/07 Jefe del

Departamento del SGC

Dirección DODA

Se adecuó el procedimiento en apartados 4,5, 7, 8, 9

07 03/06/09 Jefe del

Departamento del SGC

Dirección DODA

Se modificó la Normatividad aplicable y el texto en el que se hacía referencia a la norma ISO 9001:2000, para quedar en ISO 9001 vigente. Por la actualización de la Norma ISO 9001:2008. Se adecuó el procedimiento en general para ser más entendible. Puntos 1 al 8.

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