CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME...

GUATEMALA, MAYO DE 2018

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTO

MUNICIPALIDAD DE SAN MARTIN JILOTEPEQUE,CHIMALTENANGO

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017

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ÍNDICE Página

MUNICIPALIDAD DE SAN MARTIN JILOTEPEQUE,CHIMALTENANGO

1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD AUDITADA

2. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA PRÁCTICA DE AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, DELESPECIALISTA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS

6. CRITERIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO DE AUDITORÍA

7. TÉCNICAS, PROCEDIMIENTOS Y/O METODOLOGÍA

8. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

9. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

10. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS 1 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA AL SECTOR GOBIERNOS LOCALES YCONSEJOS DE DESARROLLO

MUNICIPALIDAD DE SAN MARTIN JILOTEPEQUE, CHIMALTENANGO

AUDITORÍA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTOPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017

a.

b. c. d.

e. f.

g. h. i.

j.

k.

l.

1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD AUDITADA Base legal Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. Función El municipio, para la gestión de sus intereses y en el ámbito de sus competenciaspuede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Las competencias propias del municipio son las siguientes:

Abastecimiento domiciliario de agua potable debidamente clorada;alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración decementerios y la autorización y control de los cementerios privados; limpiezay ornato; formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a larecolección, tratamiento y disposición final de desechos y residuos sólidoshasta su disposición final;Pavimentación de las vías públicas urbanas y mantenimiento de las mismas;Regulación del transporte de pasajeros y carga, y sus terminales locales;La autorización de megáfonos o equipos de sonido a exposición al públicoen la circunscripción del municipio;Administrar la biblioteca pública del municipio;Promoción y gestión de parques, jardines y lugares de recreación;Gestión y administración de farmacias municipales populares;La prestación del servicio de policía municipal;Cuando su condición financiera y técnica se los permita, generar la energíaeléctrica necesaria para cubrir el consumo municipal y privado;Delimitar el área o áreas que dentro el perímetro de sus poblaciones puedanser autorizadas para el funcionamiento de los siguientes establecimientos:expendio de alimentos y bebidas, hospedaje, higiene o arreglo personal,recreación, cultura y otros que por su naturaleza estén abiertos al público;Desarrollo de viveros forestales municipales permanentes, con el objeto dereforestar las cuencas de los ríos, lagos, reservas ecológicas y demás áreasde su circunscripción territorial para proteger la vida, salud, biodiversidad,recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; Las que mandato de ley, le sea trasladada la titularidad de la competencia en




l. el proceso de descentralización del Organismo Ejecutivo.

Materia controlada La Auditoría Financiera y de Cumplimiento comprenderá la evaluación de lagestión y del uso de los fondos asignados en el presupuesto general de ingresos yegresos de conformidad con las leyes, reglamentos, acuerdos gubernativos y otrasdisposiciones aplicables.

No.

Materia controlada

1 Gestión financiera en el uso y fondos disponibles.

2 Gestión financiera en los ingresos

3 Gestión financiera en los gastos

4 Contratación de obra pública

5 Contratación de servicios técnicos y profesionales

6 Procesos referidos al control interno

2. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA PRÁCTICA DE AUDITORÍA La auditoría se realizará con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 el Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores adaptadas aGuatemala -ISSAI.GT-. Nombramiento DAS-08-0320-2017 de fecha 28 de diciembre de 2017, emitido porel Director (a) de Auditoria al Sector de Gobiernos Locales y Consejos deDesarrollo de la Contraloría General de Cuentas, con el Visto Bueno delSubcontralor de Calidad del Gasto Público. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA General Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la LiquidaciónPresupuestaria de Ingresos y Egresos del Ejercicio Fiscal 2017.




Específicos

Verificar la razonabilidad de los saldos de las cuentas del Balance General,que por la materialidad y naturaleza sean significativos.Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos revelados en el Estado deResultados.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía,eficiencia y eficacia.Evaluar el adecuado cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y otrosaspectos legales aplicables. Evaluar la estructura de control interno, establecida por la entidad.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya efecutado deacuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con losclasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,reglamentos, normas y metodolgías presupuestarias aplicables.Comprobar que los registos presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicablesy se encuentren debidamente soportados con la documentación legalcorrespondiente.Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido alproceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos ymetas de la entidad.Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas,cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que lasrigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área financiera El examen comprendió la evaluación y la revisión selectiva de las operaciones,registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios yempleados de la entidad, correspondiente al período comprendido del 01 de eneroal 31 de diciembre de 2017, con énfasis en las áreas y cuentas consideradassignificativas cuantitativamente y de acuerdo a su naturaleza, determinadas comoáreas críticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe acontinuación:




Del Balance General las cuentas siguientes; Activo: 1112 Bancos, 1231 Propiedady Planta en Operación, 1232 Maquinaria y Equipo, 1238 Bienes de Uso Común y1241 Activo Intangible; Pasivo: 2113 Gastos del Personal a Pagar, y delPatrimonio: 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas. Del Estado de Resultados, las siguientes cuentas: Área de Ingresos,5111Impuestos Directos, 5112 Impuestos Indirectos, 5142 Venta de Servicios y 5172Transferencias Corrientes del Sector Público. En el Área de Egresos: 6111Remuneraciones y 6113 Depreciación y Amortización. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, las siguientes Clases: 10 Ingresos Tributarios, rubros10.01.41.10.01 IUSI 2/1000, 10.01.41.10.02 IUSI 6/1000, 10.01.41.10.03 IUSI9/1000 y 10.02.89.01.01 Valor Boleto de Ornato; 11 Ingresos no Tributarios, rubros11.04.10.02.04 Arrendamiento de Locales, 11.09.90.99.00 Otros Ingresos; Clase14 Ingresos de Operación, rubros 14.02.20.99.00 Otros Servicios de EnergíaEléctrica, 14.02.40.02.00 Piso de Plaza; Clase 16 Transferencias Corrientes, rubro16.02.10.01.00 Situado Constitucional para Funcionamiento y 16.02.10.05.00Impuesto al Valor Agregado (IVA-PAZ) para Funcionamiento y Clase 17Transferencias de Capital, rubros 17.02.10.01.00 Situado Constitucional ParaInversión, 17.02.10.05.00 Impuesto al Valor Agregado (IVA-PAZ) Inversión y17.02.20.02.01 CODEDE IVA PAZ. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 11Prevención de la Desnutrición Crónica, 13 Prevención de la Mortalidad, 14 Gestiónde la Educación Local de Calidad, considerando los eventos relevantes de losProyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto y renglonespresupuestarios siguientes: Del programa 01 Actividades Centrales, las actividades siguientes: 001 ConcejoMunicipal, Grupo 0 Servicios Personales, Renglón 062 Dietas para cargosRepresentativos; 002 Alcaldía Municipal, Grupo 0 Servicios Personales, Renglón011 Personal permanente y Grupo 1 Servicios no Personal, Renglón 196 Serviciosde atención y protocolo; 003 Secretaría Municipal, Grupo 0 Servicios Personales,Renglón 011 personal permanente; 004 Dirección de Administración FinancieraMunicipal, Grupo 0 Servicios Personales, Renglón 011 Personal permanente; 006Dirección Municipal de Planificación, Grupo 0 Servicios Personales, Renglón 011Personal permanente. Del Programa 11 Prevención de la Desnutrición Crónica, las obras siguientes: 675Construcción Pozo(S) Mecánico Y Equipamiento, Caserío San Francisco, AldeaChoatalún; 686 Construcción Pozo(S) Mecánico Y Equipamiento, Caserío La




Buena Esperanza, La Joya Don Eligio, Santa Rosa I y II, Los Cerritos, Tempiscal yLos Hornos, Aldea El Molino; 700 Construcción Pozo(S) Mecanico Y EquipamientoCaserio Varituc Centro, Aldea Varituc; 760 Construcción Pozo(S) MecánicoCaserío Pacoj, Pacoxpon, Los Elías, Las Escobitas Y Valle De Oro, AldeaChijocon; 697 Construcción Pozo(S) Mecánico Y Equipamiento CaseríoCandelaria, Aldea El Molino. Del programa 13 Prevención de la Mortalidad, las obras siguientes: 632Mejoramiento Camino Rural Entrada Principal Después Del Puente Caserío SanAntonio El Cornejo, Aldea Las Escobas; 690 Mejoramiento Camino Rural Hacia LaEscuela Primaria Del Caserío San Francisco, Aldea Choatalún; la actividad 010Conservación de Calles y Caminos Del Municipio de San Martín Jilotepeque,renglones 031 Jornales, 173 Mantenimiento y Reparación de Bienes Nacionalesde Uso Común. Del programa 14 Gestión de la Educación Local de Calidad, las obras siguientes:621 Mejoramiento Escuela Primaria Techado De Cancha Deportiva, Caserío ElCimarrón, Aldea Patzaj, Municipio De San Martín Jilotepeque, Departamento DeChimaltenango; 712 Mejoramiento Escuela Primaria Techado De Patio CaseríoChonoxte Aldea Estancia De San Martín San Martin Jilotepeque Chimaltenango;693 Mejoramiento Escuela Primaria Colocación De Losa Y Reforzamiento De DosAulas caserío Chiarmira Aldea Xejuyu Municipio De San Martín JilotepequeDepartamento De Chimaltenango; 713 Mejoramiento Escuela PrimariaConstrucción De Dos Aulas Caserío Las Ilusiones Aldea Las Escobas MunicipioDe San Martín Jilotepeque Departamento De Chimaltenango; 705 MejoramientoEscuela Primaria Caserio Chuisac Aldea Varituc Municipio De San MartínJilotepeque Departamento De Chimaltenango; la actividad siguiente: 001Seguimiento y Contribución a la Educación Primaria, grupo 0 ServiciosPersonales, Renglón 029 Otras remuneraciones del personal temporal. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual, así como el PlanAnual de Auditoría. Área de cumplimiento Comprendió la evaluación de la gestión y del uso de los fondos asignados en elpresupuesto general de ingresos y egresos de acuerdo con la muestra deauditoría del área financiera, de conformidad con las leyes, reglamentos, acuerdosgubernativos y otras disposiciones aplicables.




Limitaciones al alcance La Municipalidad no registra los ingresos y gastos devengados pendientes depercibir y cancelar del período fiscal 2017 en el Sistema de Contabilidad paraGobiernos Locales SICOINGL, debido a que este sistema no está diseñado con lanormativa legal para el registro de los gastos devengados no pagados en elejercicio fiscal 2017. Por lo que no logramos aplicar todos los procedimientos deauditoría para obtener certeza sobre la razonabilidad de estos registrospresupuestarios y contables reflejados en el Balance General, Estado deResultados y el Estado de Liquidación de Ingresos y Egresos al 31 de diciembrede 2017. La Resolución 13-2011 de fecha 20 de diciembre de 2011, de la Dirección deContabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas, norma el procedimientopara la reclasificación de la cuenta contable 1241 Activo Intangible Bruto, en lasmunicipalidades, por lo que el valor registrado al 31 de diciembre del 2016 porQ13,660,563.16, se registra contablemente en el ejercicio fiscal 2017 en el Estadode Resultados en la Cuenta de Gastos, específicamente en la cuentaDepreciación y Amortización. Así también los gastos del ejercicio fiscal 2017 no sereflejan en el Estado de Resultados al 31 de diciembre de 2017. Por lo que esteprocedimiento viola el principio contable del período fiscal, ya que las operacionesy eventos económicos, susceptibles a ser cuantificados, deben de identificarse enel período que ocurra. Por lo que no fue posible aplicar los procedimientos deauditoría en la Cuenta de Gastos Depreciación y Amortización, debido que losgastos no corresponden al ejercicio fiscal 2017 En el Balance General al 31 de diciembre de 2017, en la cuenta 1241 ActivoIntangible Bruto refleja el saldo de Q17,229,692.14, la cual no identifica cada unode los proyectos de Inversión Social, tampoco el ejercicio o ejercicios a quecorresponde, debido que no cuenta con las subcuentas contables para dichoregistro, solamente se registra en la cuenta de mayor sin identificación. Por lo queno fue posible aplicar todos los procedimientos de auditoría, debido que noobtuvimos la certeza de la información de cada uno de los Proyectos de InversiónSocial. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, DEL ESPECIALISTA YOTROS ASPECTOS EVALUADOS Información financiera y presupuestaria Balance General




De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO Bancos Al 31 de diciembre de 2017, la cuenta 1112 Bancos, presenta disponibilidades porun valor de Q468,426.47, integrada por dos cuentas bancarias, la primera comopagadora y la segunda como receptora; abiertas en el Sistema Bancario Nacional,siendo el saldo siguiente:

CUENTA NUMERO BANCO SALDO EN QUETZALES

3-066-00052-2 Banco de Desarrollo Rural, S. A. 468,426.47

3-066-03518-3 Banco de Desarrollo Rural, S. A. 0.00

TOTAL 468,426.47

El saldo de la cuenta bancaria según los registros contables de la municipalidad,fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 dediciembre de 2017; Sin embargo, se determinó que un libro fue autorizado por laContraloría General de Cuentas en forma posterior al registro de las operacionesen el mismo; asimismo, se estableció la falta de registros en el SICOIN GL, faltade libro y conciliaciones bancarias. Propiedad y Planta en Operación Al 31 de diciembre de 2017, la cuenta 1231 Propiedad y Planta en operación, delBalance General, registra un saldo acumulado por la cantidad deQ14,778,010.44 saldo que está conciliado y es razonable con el libro deinventarios que fuera autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Maquinaria y Equipo Al 31 de diciembre de 2017, la cuenta 1232 Maquinaria y Equipo, del BalanceGeneral, registra un saldo acumulado por la cantidad de Q6,178,426.71, saldo queestá conciliado con el libro de inventarios; sin embargo, respecto a las tarjetas deresponsabilidad de este rubro se estableció que los registros por alzas y bajas delperíodo fiscal 2017, se llevan en hojas no autorizadas por la Contraloría Generalde Cuentas. Bienes de Uso Común




Al 31 de diciembre de 2017, la cuenta 1238 Bienes de Uso Común del BalanceGeneral, registra un saldo acumulado por la cantidad de Q61,777,195.46, saldoque está conciliado y es razonable con el libro de inventarios que fuera autorizadopor la Contraloría General de Cuentas. Activo Intangible Bruto Al 31 de diciembre de 2017, la cuenta 1241 Activo Intangible Bruto, presenta unsaldo acumulado de Q17,229,692.14, en dicha cuenta se capitalizaron laserogaciones de fondos con destino específico para inversión, que corresponden aejecución de proyectos que no generan capital fijo; sin embargo, se evidencia enla limitación determinada que no fue posible aplicar todos los procedimientos deauditoría a esta cuenta contable, debido a que no obtuvimos certeza de lainformación para cada uno de los Proyectos de Inversión Social. PASIVO Gastos del Personal a Pagar Al 31 de diciembre de 2017, la cuenta contable 2113 Gastos del Personal a Pagarpresenta un saldo de Q104,927.81, integrada por las subcuentas auxiliares 118Plan de Prestaciones del Empleado Municipal por Q52,298.43; 122 Timbre y PapelSellado, por Q4,500.00; 201 Cuota Laboral I.G.S.S. por Q36,066.42; 206 ISRsobre Relación de Dependencia Q2,262.96; 211 Retenciones JudicialesQ9,800.00. Se verificó el cumplimiento del traslado a las instituciones respectivas, de lasretenciones realizadas en las nóminas de sueldos y salarios de los empleadosmunicipales, concluyéndose que existen retenciones del Plan de Prestaciones delEmpleado Municipal que no fueron trasladadas oportunamente a la entidadcorrespondiente. PATRIMONIO Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2017, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones deCapital Recibidas, presenta un saldo acumulado de períodos anteriores deQ214,913,381.16 y saldo correspondiente al período 2017 de Q30,773,015.61,dicho saldo está integrado por las fuentes de financiamiento siguientes: DePersonas y Unidades Familiares Q4,000.00, De Personas P/Proyectos y Obras deInversión Q148,000.00, Situado Constitucional Para Inversión Q10,232,697.89,




Impuesto Petróleo y sus Derivados para Inversión Q438,441.11, Impuesto deCirculación de Vehículos para Inversión Q1,505,771.00, Impuesto al ValorAgregado(IVA-PAZ) Inversión Q8,855,300.89, CODEDE IVA PAZ Q9,588,804.72.Concluyéndose que el saldo reflejado es razonable. Estado de Resultados o Estado de Ingresos y Egresos De acuerdo con el alcance de la auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos Impuestos Directos Los ingresos percibidos en la cuenta contable 5111 Impuestos Directos, durante elejercicio fiscal 2017, ascendieron a la cantidad de Q350,069.14; dichos ingresosse obtuvieron en concepto de: IUSI 6/1000, Multas IUSIIUSI 2/1000, IUSI 9/1000, 2/1000, Multas IUSI 6/1000, Multas IUSI 9/1000, de la cual se evaluó una muestradel saldo que asciende a Q335,662.29. Por lo que concluye que el saldo reflejadoes razonable; sin embargo, existen depósitos que no fueron realizadosoportunamente. Impuestos Indirectos Los ingresos percibidos en la cuenta contable 5112 Impuestos Indirectos, duranteel ejercicio fiscal 2017, ascendieron a la cantidad de Q265,468.00; dichos ingresosprincipalmente se obtuvieron en concepto de: Tiendas, Cafeterías, clínicasmédicas, valor boleto de ornato; de la cual se evaluó una muestra del saldo queasciende a Q138,296.00, por lo que se concluye que el saldo reflejado esrazonable; sin embargo, existen depósitos que no fueron realizadosoportunamente. Venta de Servicios Los ingresos percibidos en la cuenta contable 5142 Venta de Servicios, durante elejercicio fiscal 2017, ascendieron a la cantidad de Q2,654,087.76, dichos ingresosse obtuvieron en concepto de: Arrendamiento de Locales, Otros servicios deenergía eléctrica, Piso de Plaza, baños y sanitarios municipales, peaje, de la cualse evaluó una muestra del saldo que asciende a Q138,296.00, concluyendo quelas cifras se consideran razonables, excepto por a la deficiencia encontrada en elrubro de Otros servicios de energía eléctrica.




Transferencias Corrientes del Sector Público Al 31 de diciembre de 2017, la cuenta contable 5172 Transferencias Corrientes delSector Público, presenta un saldo de Q4,126,502.51, dicha se encuentra integradapor los siguientes rubros: Situado Constitucional para FuncionamientoQ1,136,966.44; Impuesto de Circulación de Vehículos para FuncionamientoQ37,769.10; Impuesto al Valor Agregado (IVA-PAZ) para FuncionamientoQ2,951,766.97; de la cual se evaluó una muestra del saldo que asciende aQ4,088,733.41. Por lo que se concluye que el saldo reflejado es razonable. GASTOS Remuneraciones Lo contabilizado en la cuenta contable 6111 Remuneraciones, correspondiente alejercicio fiscal 2017, asciende a la cantidad de Q5,456,197.44, evaluándose en lamuestra la subcuenta de Sueldos y Salarios por valor de Q5,153,891.76,concluyendo que las cifras se consideran razonables. Depreciación y Amortización Lo contabilizado en la cuenta contable 6113 Depreciación y Amortización,correspondiente al ejercicio fiscal 2017, asciende a la cantidad deQ13,660,563.16; sin embargo, se evidencía en la limitación determinada que nofue posible aplicar todos los procedimientos de auditoría a esta cuenta contable,debido a que los gastos no corresponden al ejercicio fiscal 2017. Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2017, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 13 dediciembre de 2016, según Acta No. 50-2016. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2017, asciende a lacantidad de Q28,562,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q23,809,689.44, paraun presupuesto vigente de Q52,371,689.44, ejecutándose la cantidadde Q39,287,162.97 (75% en relación al presupuesto vigente), en las diferentesClases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidadde Q615,537.14, 11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q943,880.26, 13 Venta




de Bienes y Servicios, la cantidad de Q881,603.60, 14 Ingresos de Operación, lacantidad de Q1,899,742.46, 15 Rentas de la Propiedad, la cantidad deQ46,881.39, 16 Trasferencias Corrientes, la cantidad de Q4,126,502.51 y 17Transferencias de Capital, la cantidad de Q30,773,015.61; esta última Clase es lamás importante, en virtud que representa un 78% del total de ingresos percibidos. El aporte de la asignación del Situado Constitucional y de las asignaciones deleyes especificas, correspondientes al mes de diciembre de 2017, fueronacreditadas por el Ministerio de Finanzas Públicas, durante el mes de enero delaño 2018, por un monto de Q2,265,966.18, según registro del Sistema deContabilidad Integrada de Gobiernos Locales -SICOIN GL-. Dicho aporte no fueevaluado en el proceso de la auditoría. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2017, asciende a lacantidad de Q28,562,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q23,809,689.44, paraun presupuesto vigente de Q52,371,689.44, ejecutándose la cantidad deQ40,459,994.41 (77% en relación al presupuesto vigente) a través de losprogramas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad deQ7,630,352.05, 11 Prevención de la Desnutrición Crónica, la cantidad deQ11,195,226.14, 13 Prevención a la Mortalidad, la cantidad de Q12,608,283.37,14 Gestión de la Educación Local de Calidad, la cantidad de Q4,752,035.92, 17Seguridad Integral, la cantidad de Q3,983,969.27, 20 Protección Social, lacantidad de Q67,131.00, 21 Apoyo a la Salud Preventiva, la cantidad deQ222,996.66, siendo el programa de Prevención de la Mortalidad el másimportante con respecto al total ejecutado, en virtud que representa un 31% delmismo. La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2017, fue aprobada conformeAcuerdo del Concejo Municipal según Acta No.004-2018 de fecha 23 de enero de2018. Modificaciones presupuestarias En el período auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias,mediante ampliaciones (y/o disminuciones) por un valor de Q23,809,689.44 ytransferencias por un valor de Q9,856,486.85, verificándose que las mismas estánautorizadas por el Concejo Municipal y registradas adecuadamente en Módulo dePresupuesto del Sistema Contable. Otros aspectos evaluados




Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo severificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General deCuentas, en el plazo establecido para el efecto. Convenios La Municipalidad de San Martín Jilotepeque, Departamento de Chimaltenango,reportó que al 31 de diciembre de 2017, tiene convenios vigentes con el ConsejoDepartamental de Desarrollo de Chimaltenango, siendo los siguientes: No. CONVENIO FECHA PROYECTO MONTO Q.

1 98-2017 S/F

MEJORAMIENTO ESCUELA PRIMARIA CASERIOCHUISAC, ALDEA VARITUC, MUNICIPIO DE SANMARTIN JILOTEPEQUE, DEPARTAMENTO DECHIMALTENANGO

510,000.00

2 97-2017 S/F

AMPLIACION ESCUELA PRIMARIA CASERIO ELCARMEN, ALDEA VARITUC, MUNICIPIO DE SANMARTIN JILOTEPEQUE, DEPARTAMENTO DECHIMALTENANGO

510,000.00

3 143-2017 31/08/2017

CONSTRUCCION SISTEMA DE TRATAMIENTO AGUASRESIDUALES (PLANTA DE TRATAMIENTO) CASERIOEL SAUCE, ALDEA XEJUYU, MUNICIPIO DE SANMARTIN JILOTEPEQUE, DEPARTAMENTO DECHIMALTENANGO

850,000.00

4 113-2017 S/F

CONSTRUCCION SISTEMA DE AGUA POTABLESECTOR EL RODEO CASERIO SAN JOSE LASCANOAS, ALDEA PATZAJ, MUNICIPIO DE SANMARTIN JILOTEPEQUE, DEPARTAMENTO DECHIMALTENANGO

500,000.00

5 133-2017 S/F

CONSTRUCCION SISTEMA DE AGUA POTABLECASERIO LLANO GRANDE, ALDEA LAS ESCOBAS,MUNICIPIO DE SAN MARTIN JILOTEPEQUE,DEPARTAMENTO DE CHIMALTENANGO

800,000.00

6 82-2017 S/F

CONSTRUCCION SISTEMA DE AGUA POTABLECASERIO CUNCURUN, ALDEA ESTANCIA DE SANMARTIN, MUNICIPIO DE SAN MARTIN JILOTEPEQUE,DEPARTAMENTO DE CHIMALTENANGO

500,000.00

7 114-2017 S/F

MEJORAMIENTO ESCUELA PRIMARIA CASERIO ELJOCOTE, ALDEA PATZAJ, MUNICIPIO DE SAN MARTINJILOTEPEQUE, DEPARTAMENTO DECHIMALTENANGO

525,000.00

8 112-2017 S/F

CONSTRUCCION CENTRO DE CONVERGENCIACASERIO SAN BARTOLOME, ALDEA VARITUC,MUNICIPIO DE SAN MARTIN JILOTEPEQUE,DEPARTAMENTO DE CHIMALTENANGO

400,000.00

9 96-2017 S/F

CONSTRUCCION POZO(S) MECANICO YEQUIPAMIENTO CASERIO LA CUMBRE, ALDEAPATZAJ, MUNICIPIO DE SAN MARTIN JILOTEPEQUE,DEPARTAMENTO DE CHIMALTENANGO

1,500,000.00




10 121-2017 29/06/2017

CONSTRUCCION POZO(S) MECANICO YEQUIPAMIENTO CASERIO CANDELARIA, ALDEA ELMOLINO, MUNICIPIO DE SAN MARTIN JILOTEPEQUE,DEPARTAMENTO DE CHIMALTENANGO

1,500,000.00

11 120-2017 29/06/2017

CONSTRUCCION POZO(S) MECANICO YEQUIPAMIENTO CASERIO VARITUC CENTRO, ALDEAVARITUC, MUNICIPIO DE SAN MARTIN JILOTEPEQUE,DEPARTAMENTO DE CHIMALTENANGO

1,439,388.00

12 115-2017 S/F

CONSTRUCCION POZO(S) MECANICO CASERIOPACOJ, PACOXPON, LOS ELIAS, LAS ESCOBITAS YVALLE DE ORO, ALDEA CHIJOCON, MUNICIPIO DESAN MARTIN JILOTEPEQUE, DEPARTAMENTO DECHIMALTENANGO

955,763.00

Donaciones La Municipalidad de San Martín Jilotepeque, Departamento de Chimaltenango,reportó que durante el ejercicio 2017, no recibió donaciones. Préstamos La Municipalidad de San Martín Jilotepeque, Departamento de Chimaltenango,reportó que al 31 de diciembre de 2017, no adquirió préstamos, con ningunaentidad financiera. Transferencias La Municipalidad reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidadesu organismos, efectuadas durante el período 2017, siendo las siguientes:

No. DESCRIPCIÓN MONTO Q.

1 Cuotas ANAM 36,000.00

2 Aportes a Mankaqchikel 2,000.00

3 Aportes servicios funerarios personas de 66,500.00

4 Jubilaciones y/o Retiros 101,302.44

TOTAL 205,802.44

Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas; sin embargo, nose completó el procedimiento específico para la visualización de los informes deAuditoría en el Sistema de Auditoría Gubernamental para las Unidades deAuditoría Interna SAG UDAI.




Otros aspectos Sistemas informáticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada La Municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada de GobiernosLocales SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la Municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, adjudicó60 concursos, finalizados anulados 4 y finalizados desiertos 4 y se publicaron2,539 NPG, según reporte que correspondiente al período del 01 de enero al 31de diciembre de 2017. De la cantidad de NOG publicados, se seleccionó una muestra para su evaluación,siendo la siguiente: No. NOG Descripción Modalidad Monto Q. Estatus1 5615917 Mejoramiento Camino Rural

Entrada Principal Después DelPuente Caserío San Antonio ElCornejo, Aldea Las Escobas,Municipio De San MartinJilotepeque, Departamento DeChimaltenango.

Cotización Q496,597.80 TerminadoAdjudicado

2 6574572 Construcción Pozo(S) MecánicoCaserío Pacoj, Pacoxpon, LosElías, Las Escobitas Y Valle DeOro, Aldea Chijocon, MunicipioDe San Martín Jilotepeque,Departamento DeChimaltenango

Licitación Q985,000.00 TerminadoAdjudicado

3 5572452 Mejoramiento Camino RuralHacia La Escuela Primaria DelCaserío San Francisco, AldeaChoatalun, Del Municipio DeSan Martín Jilotepeque,Departamento DeChimaltenango

Cotización Q396,283.10TerminadoAdjudicado

4 6574807 Construcción Pozo(S)Mecánico Y EquipamientoCaserío Candelaria, Aldea ElMolino, Municipio De SanMartín Jilotepeque,Departamento DeChimaltenango.

Cotización Q1,528,700.00TerminadoAdjudicado




De la cantidad de NPG publicados, se seleccionó una muestra para su evaluación,siendo la siguiente: No. NPG Descripción Modalidad Monto Q. Estatus1 E34498516 Contratación De Servicios Básicos compra Directa,

casosexcepción

238,577.00TerminadoAdjudicado

2 E32329296 Pago por consumo de EnergíaEléctrica según facturas de laEmpresa Energuate.

compra Directa,casos

excepción

239,779.00 TerminadoAdjudicado

3 E37470590 Procedimientos regulados por elArtículo 44 LCE (Casos deexcepción) contratación de serviciosbásicos (art. 44 inciso g) Pago aEnerguate.


excepción


4 E37471503 Chimaltenango procedimientosregulados por el artículo 44 LCE(casos de excepción) contratación deservicios básicos (Art. 44 inciso g) pago de Energuate.


excepción


Respecto de dicha evaluación, se verificó que se publicaron los documentos en elportal de GUATECOMPAS, de acuerdo a la muestra seleccionada. Sistema Nacional de Inversión Pública La Municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de InversiónPública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo, por loque se consideran razonables dichas actualizaciones. 6. CRITERIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO DE AUDITORÍA Descripción de criterios Código Municipal, Ley de Presupuesto de Ingresos del Ejercicio Fiscal, Ley deProbidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, Ley deContrataciones del Estado y su Reglamento, Manual de Administración FinancieraIntegrada Municipal (MAFIM), Acuerdos Municipales, Acuerdos y Resoluciones elMinisterio de Finanzas Públicas, Reglamentos, Normas Internacionales de lasEntidades Fiscalizadoras Superiores adaptadas a Guatemala -ISSAI-GT-,Resoluciones y Acuerdos Internos aprobados por la Contraloría General deCuentas.




7. TÉCNICAS, PROCEDIMIENTOS Y/O METODOLOGÍA Las técnicas utilizadas en la práctica de la auditoría fueron la inspección física,observación, certificación, cálculo, confirmación con terceros, entre otros. Comoprocedimientos de auditoría se utilizaron cédulas narrativas, sumarias, analíticas,centralizadoras, para determinar la razonabilidad de las diferentes cuentasevaluadas. Como metodología se planificó la auditoría de acuerdo a lamaterialidad y a la evaluación de control interno. 8. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA




Estados financieros




Notas a los estados financieros




Hallazgos relacionados con el cumplimiento a leyes y regulacionesaplicables Área financiera y cumplimiento Hallazgo No. 1 Incumplimiento del uso del Sistema para Unidades de Auditoria Interna -SAGUDAI- CondiciónAl realizar la Auditoría Financiera y de Cumplimiento, correspondiente al períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2017, según la muestraseleccionada se determinó que el Auditor Interno Municipal, contratado bajo elRenglón presupuestario 184 “Servicios económicos, contables y de auditoría”, nocumplió con ingresar y gestionar por medio del Sistema de AuditoriaGubernamental para las Unidades de Auditoría Interna, (SAG-UDAI), los informesde auditoría, de conformidad con en el Plan Anual de Auditoría correspondiente alperíodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2017. CriterioEl Acuerdo Número A-119-2011 de la Contraloría General de Cuentas, en elArtículo 1. Utilización obligatoria del Sistema SAG-UDAI, establece: “Se estableceel uso obligatorio del Sistema de Auditoría Gubernamental para las Unidades deAuditoría Interna -SAG UDAI-, en todas las Unidades de Auditoría Interna de lasentidades del sector público no financiero sujetas a fiscalización por parte de laContraloría General de Cuentas, que incluye a los organismos del Estado y susunidades ejecutoras, los fideicomisos constituidos con fondos públicos, entidadesdescentralizadas, autónomas, las municipalidades y sus empresas, dicho sistemacomprende los módulos que permiten la planificación, ejecución y comunicaciónde resultados de todas las actividades llevadas a cabo por las Unidades deAuditoría Interna.”. El Artículo 2. Inicio del Uso Obligatorio, establece: “El uso delSistema de Auditoría Gubernamental para las Unidades de Auditoría Interna –SAGUDAI- se hace obligatorio a partir del 01 de Enero del año 2012, por tanto el PlanAnual de Auditoría para ese ejercicio, su ejecución e informes correspondientes adicho plan, se realizarán por medio del Sistema de Auditoría Gubernamental paralas Unidades de Auditoría Interna -SAG UDAI-. Las autoridades superiores de lasentidades fiscalizadas, como responsables del control interno institucional y defortalecer la función de las Unidades de Auditoría Interna, deberán apoyar y darlas facilidades necesarias a dichas Unidades para la adopción de este Sistema.”.




CausaEl Auditor Interno Municipal, no cumplió con ingresar y realizar en el sistemaSAG-UDAI, los informes de auditoría indicados en el Plan Anual de AuditoríaInterna. EfectoLa Contraloría General de Cuentas, no cuenta con información oportuna de lasactividades del Auditor Interno Municipal, por medio del sistema SAG-UDAI para lafiscalización correspondiente. RecomendaciónEl Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Auditor Interno para que cumplacon los procedimientos que establece la Contraloría General de Cuentas comoórgano rector del control gubernamental, con respecto al uso del Sistema deAuditoria Gubernamental para las Unidades de Auditoría Interna, (SAG-UDAI), yse cumpla con ingresar y gestionar por medio de los módulos puestos adisposición, la información correspondiente a las etapas de planificación, ejecucióny comunicación de resultados de las auditorias especificadas en el Plan Anual deAuditoría. Comentario de los responsablesEn nota sin número de fecha 08 de mayo de 2018, Alvaro René HernándezArévalo, quien fungió como Auditor Interno, por el período comprendido del 01 deenero al 15 de agosto de 2017, manifiesta: "Derivado del hallazgo mencionado esmenester indicar que durante el tiempo que fungí como Auditor Interno de laMunicipalidad de San Martín Jilotepeque estaban programadas siete Auditorias,las que aparecen en el Cronograma como medio de prueba, de las cuales dos deellas se llevaron a cabo siguiendo las Normas de Auditoría InternaGubernamental, metodología, guías y procedimientos, las mismas se identificabande la siguiente manera: 1. CUA 65815 ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS:planificada para llevarse a cabo del 02-01-2017 al 30-04-2017, en donde seplanifico dar acompañamiento y capacitación en general a las diferentes Unidadesque integran la Municipalidad, para fortalecer el Control Interno y verificar aspectosde cumplimiento, hasta llegar a la comunicación de resultados por medio delinforme final, el cual se hizo entrega en fecha 17 de mayo de 2017; 2. CUA 67124AUDITORIA DE GESTIÓN: planificada para llevarse a cabo del 02-01-2017 al30-04-2016, donde se planificó verificar la calidad del gasto y el registro adecuadode los ingresos, así como injerencia de las modificaciones presupuestarias en lasmetas de la Municipalidad, hasta llegar a la comunicación de resultados por mediodel informe final, el cual se hizo entrega en fecha 15 de agosto de 2017." En oficio número UDAIM05 Jacobo/2018 de fecha 08 de mayo de 2018, José Luis




Hernández, quien fungió como Auditor Interno, por el período comprendido del 16de agosto al 31 de diciembre de 2017, manifiesta: "Expongo que luego de obtenerconocimiento de la entidad y su entorno conocí el plan anual de Auditoría del año2017 y del respectivo cronograma el cual se le dio seguimiento a las actividadespendientes y se utilizó el Sistema de Auditoria Gubernamental para las Unidades

SAG-UDAI de Auditoría Interna, ( ) en el cual se ingresaron y se realizaron en elSAG-UDAI sistema , los informes de auditoría indicados y se presentaron al

secretario municipal para que los remitiera a donde corresponda, al consultar a Contraloría SAG-UDAI General de Cuentas en el área de del porque no esposible consultar dichos informes comentaron que se tuvo el inconveniente de novalidar la información generada como Director de la Auditoría." Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo para los responsables en el cargo de Auditor Interno,debido a que no utilizaron adecuadamente el sistema SAG-UDAI, ya que laContraloría General de Cuentas, no dispone de la información relacionada con losInformes de Auditoría Interna Municipal , en forma inmediata para efectos de

en dicho Sistema; asimismo los responsables no gestionaron ante lafiscalización Contraloría General de Cuentas la validación del usuario como Director deAuditoría, para poder generar y visualizar los informes de Auditoría programadosdentro Sistema para Unidades de Auditoría Interna SAG-UDAI, durante el períodode enero a diciembre de 2017. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 25, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesAUDITOR INTERNO JOSE LUIS JACOBO HERNANDEZ 10,000.00AUDITOR INTERNO ALVARO RENE HERNANDEZ AREVALO 10,000.00Total Q. 20,000.00

Hallazgo No. 2 Incumplimiento de las recomendaciones de auditoría anterior CondiciónDurante el proceso de revisión, al verificar el cumplimiento de lasrecomendaciones de la auditoría financiera y presupuestaria del ejercicio fiscal2016, se estableció que no se atendieron todas las recomendaciones contenidasen el informe de la Contraloría General de Cuentas, relacionadas con loshallazgos notificados a los responsables, siendo los siguientes:




Hallazgos relacionados con el Control Interno: Hallazgo número 4. Falta de depósitos diarios e íntegros al banco: "El AlcaldeMunicipal debe girar instrucciones al Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal para que este exija y supervise el cumplimiento de efectuarlos depósitos de los ingresos íntegros y oportunamente." Hallazgo número 5. Cuentas Bancarias no canceladas: "El Alcalde Municipal,deben girar instrucciones al Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal, para que en forma conjunta sean depurados los saldos bancariosexistentes y solicitar la cancelación de las cuentas ante la entidad bancariarespectiva y enviar los saldos a la cuenta única pagadora vigente." Hallazgo número 6. Deficiencias en Registros Contables. "El Alcalde Municipaldebe girar instrucciones al Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal y al encargado de Contabilidad a efecto de realizar los registroscontables, para que cumplan con lo que establece la normativa legal vigente,especialmente en lo que respecta al proceso de las etapas de lo devengado,pagado y percibido. Verificando que todo ingreso sea registrado contablemente enla fecha que corresponde a efecto de eliminar las deficiencias en la presentaciónde información contable y presupuestaria." Hallazgos relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables: Hallazgo número 4. Fraccionamiento en la Adquisición de Bienes y Servicios. "ElConsejo Municipal gire instrucciones al Alcalde Municipal, y al Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, quien a su vez, instruirá al Jefe deCompras, a efecto que la contratación de los bienes y servicios sea planificada yadquirida de acuerdo al cumplimiento de la normativa que regula el procedimientode los Regímenes que corresponden." CriterioEl Acuerdo Gubernativo Número 9-2017 del Presidente de la República,Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 65Seguimiento a las Recomendaciones de Auditoría, establece: “Lasrecomendaciones de auditoría, deben ser aplicadas de manera inmediata yobligatoria por la autoridad administrativa superior de la entidad auditada; suincumplimiento es objeto de sanción según el artículo 39 de la Ley. El auditorinterno de la entidad auditada tendrá diez días hábiles contados a partir del díasiguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidadauditada, para verificar si se atendieron las recomendaciones, debiendo informarpor escrito a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada y a laContraloría. La Contraloría a través de su dependencia específica le dará




seguimiento a las auditorías realizadas por los auditores gubernamentales, lasunidades de auditoría interna de las entidades del sector público, firmas deauditoría y profesionales independientes, para comprobar que se han atendido lasrecomendaciones respectivas." CausaEl Alcalde Municipal, el Director de Administración Financiera Integrada Municipal,Encargada de Contabilidad, Encargada de compras, no le dieron seguimiento a lasrecomendaciones emitidas por la Contraloría General de Cuentas, y el AuditorInterno no dió seguimiento, ni verificó que se atendieran dichas recomendaciones. EfectoRiesgo que se sigan realizando procedimientos en forma incorrecta, al no observarlas recomendaciones, vertidas por la Contraloría General de Cuentas, en losInformes de Auditoría Gubernamental e incumplimiento del Auditor Interno. RecomendaciónEl Concejo Municipal, debe girar sus instrucciones, al Alcalde Municipal, Directorde Administración Financiera Integrada Municipal, Encargada de Contabilidad,Encargada de Compras, a efecto le den cumplimiento a las recomendaciones delos Informes de Auditorías realizadas por la Contraloría General de Cuentas, aefecto de minimizar o desvanecer las deficiencias sancionadas, y al AuditorInterno para que de seguimiento a las recomendaciones dejadas en informes deauditoría de la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los responsablesEn oficio número UDAIM05/2018 de fecha 08 de mayo de 2018, José Luis JacoboHernández, Auditor Interno, manifiesta: "Hago constar que en el momento de lanotificación de los Hallazgos del período del 01 de enero al 31 de Diciembre de2016 con fecha quince de mayo del 2017, mi persona no fungía como AuditorInterno, así mismo en el momento de toma de posesión se le dio seguimiento a lasdeficiencias encontradas informando a las autoridades superiores en los informesmensuales de las mejoras a realizar para el cumplimiento de las leyes yregulaciones aplicables." En nota sin número de fecha 8 de mayo, Héctor Rolando Hernández Cumar,Alcalde Municipal; Luis Fernando Morales Barrios, Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal; Aura Cristina Gámez Esquit, Encargada deCompras y Lesvi Candelaria Patzán Xil, Encargada de Contabilidad, manifiestan:"Hallazgo Numero 4. Falta de Depósitos diarios e íntegros al Banco. En LaMunicipalidad se realizó el cambio de sistema de SIAF MUNI a SERVICIOS GL,por lo tanto como ustedes sabrán dicho proceso conlleva un tiempo, y por talmotivo, habían días en los que no se podía depositar, o no se podía realizar el




cierre de caja debido a errores informáticos que no está en nuestra manossolucionar, o inconvenientes como falta de energía eléctrica, por lo tanto es algoque esta fuera de nuestro alcance y por lo tanto pido se desvanezca este hallazgoya que lo único que se quiso fue mejorar en actualización los servicios que prestala municipalidad. Hallazgo Numero 5. Cuentas Bancarias No Canceladas. Lamunicipalidad no tiene ninguna cuenta abierta con saldo en ninguna instituciónbancaria, dirigimos nota al Banco de América Central ..., pero el Gerente nosmanifestó que no había respuesta por escrito ya que la cuenta es de 8 dígitos ypor tal motivo no existe y no cuenta con un registro contable dentro de lainstitución. Hallazgo Numero 6 Deficiencias en Registros Contables. En ladirección de Administración Financiera existe la segregación de funciones tal ycomo lo indica el MAFIM por lo tanto la responsabilidad del buen registro contablees la encargada de contabilidad. Fraccionamiento en la Adquisición De Bienes YServicios. Durante el proceso de compras de un bien o servicio se ha realizadoconforme a la ley, habiendo existido más de 25 eventos en el sistemaGUATECOMPRAS, por lo tanto solicito se tome en cuenta ya que no se hizo demala fe." Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo para el Auditor Interno, en vista que si bien es cierto nofungía en el cargo al momento en que se le notificó a la municipalidad el informeoficial en el mes de mayo de 2017, debió informar a las autoridades superiores dela municipalidad, mediante sus respectivos informes de auditoría los cualesdebieron contener: nombre y número de hallazgo, seguimiento que se le dio,recomendaciones y acciones planteadas relacionadas con los hallazgosdeterminados en el período anterior tales como: Cuentas Bancarias a nombre dela municipalidad, Deficiencia en los Registros Contables y Fraccionamiento en laAdquisición de Bienes y Servicios. Se confirma el hallazgo para Alcalde Municipal, Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, Encargada de Compras y Encargada deContabilidad, debido a que los depósitos efectuados fuera del tiempo establecido,no tuvieron seguimiento y se volvieron a suscitar en el presente período. Asimismola existencia de cuentas bancarias a nombre de la municipalidad de San MartínJilotepeque fueron confirmadas por el Banco de Guatemala, de lo cual el AlcaldeMunicipal y Director Financiero no presentaron evidencias de la gestión decancelación en el Banco de América Central, ni evidencia por escrito de larespuesta proporcionada por la institución bancaria, relacionada a la inexistenciade dicha cuenta bancaria y el saldo de la misma; Además la Encargada deContabilidad no presentó evidencia de las acciones tomadas para darleseguimiento a las recomendaciones por Deficiencias en los Registros Contables;Adicionalmente la Encargada de Compras no presenta evidencia que demuestrelas acciones correctivas aplicadas para no incurrir en fraccionamiento, al efectuar




compras al mismo proveedor efectuadas en el mismo cuatrimestre, por el mismoproducto y que superen los montos establecidos en la Ley en la modalidad decompras directas. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 2, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesENCARGADA DE CONTABILIDAD LESVI CANDELARIA PATZAN XIL 750.00ENCARGADA DE COMPRAS AURA CRISTINA GAMEZ ESQUIT 875.00AUDITOR INTERNO JOSE LUIS JACOBO HERNANDEZ 2,500.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL

LUIS FERNANDO MORALES BARRIOS 4,000.00

ALCALDE MUNICIPAL HECTOR ROLANDO HERNANDEZCUMAR

4,250.00

Total Q. 12,375.00

Hallazgo No. 3 Falta de autorización de libros contables y auxiliares CondiciónAl evaluar la cuenta contable 1112 Bancos, en la revisión del libro de bancos de laCuenta Unica del Tesoro número 3066000522 del mes de junio de 2017, sedeterminó que fue autorizado por la Contraloría General de Cuentas en formaposterior al registro de las operaciones en el mismo, según folios números 201 y202, registro número 7148-2017, de fecha 7 de septiembre de 2017. Asimismo el libro de Inventarios de Activos, fue autorizado por la ContraloríaGeneral de Cuentas en forma posterior a los registros efectuados en el mismo, yaque corresponden al mes de diciembre de 2017, según folios números 1 y 2,registro número 7303-2018, de fecha 12 de enero de 2018. CriterioEl Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas, Artículo 4.Atribuciones, literal k), establece: "Autorizar y verificar la correcta utilización de lashojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual,electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas afiscalización;". El Decreto Número 2084, del Presidente de la República, Autorización de libros delas Oficinas Públicas, Sociedades, Comités, etc., que estén sujetos a la




fiscalización del Tribunal de Cuentas (*) donde aparece Tribunal de Cuentas, léaseContraloría de Cuentas, el Artículo 2, establece: “Los libros de contabilidad (entrelos cuales quedarán comprendidas las hojas sueltas, las tarjetas y todas fórmulasque se utilicen para llevar las cuentas); los libros de Actas y todos aquellos quetengan importancia por servir de base a las operaciones contables, o que puedanutilizarse como comprobantes de las mismas, así como los libros que disponga laSecretaria de Hacienda y Crédito Público o el Tribunal de Cuentas, deberánsometerse, antes de ponerse en uso, a la autorización de las dependencias que seindican…”. CausaEl Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no solicitó en formaoportuna la autorización de los Libros Contables de Bancos e Inventario deActivos, realizando registros contables en libros no autorizados por la ContraloríaGeneral de Cuentas. EfectoRiesgo de alteración de los registros contables en los libros municipales y falta dedisponibilidad de la información financiera y presupuestaria, para consulta yfiscalización. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, a efecto se efectúen los procedimientoscorrespondientes para solicitar ante la Contraloría General de Cuentasoportunamente la autorización de los libros contables necesarios, esto con el fincumplir con la normativa legal vigente y fortalecer los controles internos que sedeben tener en la Municipalidad y para que la información presentada seaconfiable y oportuna. Comentario de los responsablesEn nota sin número de fecha 8 de mayo, Luis Fernando Morales Barrios, Directorde Administración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: "El libro deinventarios fue autorizado el 12 de enero de 18 para mandar a las respectivasinstituciones el inventario 2017, por lo tanto no es que se haya autorizadoposteriormente si no que ya no se contaba con hojas para la impresión delinventario 2017 y se envió el 15 de enero a las instituciones por lo tanto seencontraba en la fecha aceptable de entrega de inventario. no se puede tener unaautorización de libros de contraloría con fecha de diciembre 2017 si nosencontrábamos en enero 2018. y por tanto el responsable es el encargado deinventarios. y a su vez el responsable del libros auxiliares es el encargado debancos por lo tanto solicito se deje el hallazgo a la persona encargada."




Comentario de auditoríaSe confirma el presente hallazgo al Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal, en virtud que los comentarios presentados afirman laexistencia de la deficiencia detectada. Adicionalmente el Director Financieroautorizó, firmó y gestionó las solicitudes de los libros auxiliares, con fechaposterior al vencimiento posterior a la que debió gestionarse; cabe mencionar quelos procedimientos aplicados por las Unidades de Administración Financiera de lasinstituciones que conforman la Administración Pública, deben implementarmecanismos de control, monitoreo y supervisión permanente, en la ejecución delas operaciones y registros, para el cumplimiento de las normas administrativas,legales y técnicas conforme a lo programado; en el presente caso el DirectorFinanciero no presentó evidencia de los documentos en donde los responsableshagan constar y den aviso sobre el control de existencias de los folios autorizados;asimismo no presentó evidencia de los documentos en donde se les designe dichafunción a las personas responsables. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 19, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL LUIS FERNANDO MORALES BARRIOS 16,000.00Total Q. 16,000.00

Hallazgo No. 4 Falta de registros en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- CondiciónAl evaluar la cuenta contable 1112 Bancos, se estableció que no se registró en elSistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales (SICOIN GL), la cuentabancaria número 20116623 denominada “Municipalidad de San MartínJilotepeque, Caserío Chiarmira”, del Banco de América Central, S. A., con unsaldo al 31 de diciembre de 2017 de Q1,383.28, y no cuenta con Libro Contable niconciliación respectiva; además no se ha solicitado la cancelación ante dichaentidad bancaria correspondiente ni la recuperación de los fondos. CriterioEl Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto, en el Artículo 29 Bis. Responsables de la EjecuciónPresupuestaria-Autorizadores de Egresos, establece: “Las autoridades superiores




de las entidades públicas son responsables de la ejecución presupuestaria deingresos y egresos de su entidad. Para el efecto registrarán en el Sistema deContabilidad Integrada (SICOIN), las transacciones presupuestarias y contables,que tendrán efectos contables de pago y financieros. El archivo y custodia de loscomprobantes de las transacciones presupuestarias y la documentación desoporte, quedarán a cargo de cada entidad, quien será responsable de sucustodia, así como del cumplimiento de los procesos legales y administrativos quese deriven de la emisión de los mismos.” El Decreto Número 12-2002, del Congreso de la República de Guatemala, CódigoMunicipal y sus Reformas vigentes, en el Artículo 98. Competencia y funciones dela Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, establece: “LaDirección de Administración Financiera Integrada Municipal tendrá las atribucionessiguientes:…j) Mantener una adecuada coordinación con los entes rectores de lossistemas de administración financiera y aplicar las normas y procedimientos queemanen de éstos;…”. El Acuerdo número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 6.15 Control de Cuentas Bancarias,establece: “El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacionalcomo ente rector del Sistema de Tesorería, debe emitir normas y crearmecanismos, que le permitan ejercer el control sobre todas las cuentas bancariasdel sector público. Las autoridades superiores de las entidades del sector público,velarán porque las unidades ejecutoras reporten a la unidad especializada en lasfechas y forma establecidas en la normativa interna, las cuentas bancarias queutilizan para la administración de la disponibilidad de efectivo. Además deben velarporque las unidades especializadas cumplan con la normativa y losprocedimientos establecidos por la Tesorería Nacional, en lo relativo al estatus ymovimiento de las cuentas bancarias entre otros.” CausaEl Alcalde Municipal y el Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal, no efectuaron los debidos procedimientos de control o circularización alas instituciones bancarias, con el fin de registrar oportunamente los saldos de lascuentas bancarias existentes a nombre de la Municipalidad, para conciliar saldosen libros autorizados por la Contraloria General de Cuentas. EfectoRiesgo de inadecuado uso, destino y pérdida de los fondos específicos deproyectos municipales, además de no contar con la disponibilidad económica dedichos saldos bancarios, así como la falta de registro y presentación dentro de losEstados Financieros de la Municipalidad.




RecomendaciónEl Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y éste a su vezal Director de Administración Financiera Integrada Municipal a efecto identifiquenlos fondos monetarios registrados en cuentas que figuren a nombre de laMunicipalidad, para iniciar el proceso de recuperación, registro y la adecuadautilización de dichos fondos dentro de la administración municipal actual, yprocedan a su cancelación y traslado a la cuenta del fondo común, si dichosfondos no estan comprometidos. Comentario de los responsablesEn nota sin número de fecha 8 de mayo, Héctor Rolando Hernández Cumar,Alcalde Municipal y Luis Fernando Morales Barrios, Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, manifiestan: "La municipalidad no tiene ningunacuenta abierta con saldo en ninguna institución bancaria, dirigimos nota al bancode américa central, pero el gerente nos manifestó que no había respuesta porescrito ya que la cuenta es de 8 dígitos y por tal motivo no existe y no cuenta conun registro contable dentro de la institución." Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo para el Alcalde Municipal y el Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, en virtud que en el presente período no se tuvo eldebido control específicamente respecto a las gestiones para dar de baja en lasdistintas instituciones bancarias, a las cuentas aperturadas y que figuran a nombrede la Municipalidad de San Martín Jilotepeque, de acuerdo a la información oficialproporcionada por el Banco de Guatemala, durante el período del 01 de enero al31 de Diciembre de 2017; asimismo no presentaron documentos proporcionadospor la institución bancaria que confirmen la inexistencia de la cuenta y saldorespectivo; y no presentó evidencia de los registros contables en el sistema decontabilidad de la municipalidad y del libro de bancos de dicha cuenta bancaria. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL



17,000.00

Total Q. 33,000.00

Espacios luego de Acciones Legales




Hallazgo No. 5 Tarjetas de responsabilidad con deficiencias CondiciónAl evaluar la cuenta contable 1232 Maquinaria y Equipo, específicamente lorelacionado a las Tarjetas de Responsabilidad de los Empleados y FuncionariosMunicipales, se estableció que los registros por alzas y bajas del período fiscal2017, se llevan en hojas adicionales a cada tarjeta no autorizadas por laContraloría General de Cuentas; asimismo, todos los registros efectuados en lastarjetas autorizadas no presentan la fecha de ingreso o período mensual en el quese efectuaron los registros. CriterioEl Decreto Número 12-2002, del Congreso de la República de Guatemala, CódigoMunicipal y sus Reformas vigentes, en el Artículo 98. Competencia y funciones dela Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, establece: “LaDirección de Administración Financiera Integrada Municipal tendrá las atribucionessiguientes:…j) Mantener una adecuada coordinación con los entes rectores de lossistemas de administración financiera y aplicar las normas y procedimientos queemanen de éstos; …”. La Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado, Departamento deContabilidad, indica en lo referente a Tarjetas de Responsabilidad, lo siguiente:“Con el objeto de poder determinar en cualquier momento los útiles a cargo decada empleado, se abrirán tarjetas individuales de responsabilidad, en las cualesdeben registrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en elinventario, los bienes por los cuales responde cada funcionario o empleadopúblico, agregándose al final y por separado el detalle de los artículos que por sunaturaleza fungible no hayan sido incluidos en el inventario. Para mayor facilidaden su identificación, todos los objetos se numerarán correlativamente,consignados tales números en inventarios y tarjetas”. El Acuerdo Ministerial 86-2015 del Ministro de Finanzas Públicas, Manual deAdministración Financiera Integrada Municipal, en el Capítulo III Marco Operativoy de Gestión, numeral 11 Inventario, establece: “Es el registro de todos los bienestangibles propiedad de los Gobiernos Locales que conforman su activo fijo. Todoslos bienes, deben ser registrados en el Libro de Inventario, en el que se anotarántodos los ingresos y las bajas de bienes que se autoricen, con fecha de ingreso oegreso, número de factura o acta de descargo, proveedor, descripción del bien




con todas sus características, y valor del mismo. Alzas al Inventario: Para elcontrol del Inventario corresponde al Encargado asignado realizar el registro de unalza por la compra o adquisición de activos fijos y producto de donaciones enespecie en el Libro de Inventario, así mismo el registro en la o las respectivastarjetas de responsabilidad de los empleados o funcionarios quienes losutilizarán…Tarjetas de Responsabilidad. Para el registro, control y ubicación de losbienes, se hace necesario implementar tarjetas de responsabilidad, en las que seanotará el nombre del empleado, puesto que ocupa, útiles y bienes que poseebajo su cargo, monto de cada bien, fecha de ingreso, y firma de responsable. Seagregará al final y por separado el detalle de los artículos que por su naturalezafungible no se hayan incluido en el Inventario. Todos los objetos se numeraráncorrelativamente, consignados tales números en Inventarios y Tarjetas. Alrenunciar o ser destituido cada empleado o funcionario, debe entregar todos losbienes que tiene bajo su responsabilidad, para que le sean pagadas susprestaciones o su liquidación…11.2 Normas de Control Interno a) Corresponde alEncargado de Inventarios, llevar actualizadas todas las tarjetas de responsabilidaddel personal de la unidad administrativa en que esté asignado, verificar ademásque los bienes estén bajo la responsabilidad de la persona asignada…e) Las alzaso bajas en las tarjetas de responsabilidad de los bienes de Activo Fijo e Inventariodeben contar con la aprobación de la Autoridad Superior de los GobiernosLocales.” El Decreto número 31-2002 Del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 4, literal k) establece:“Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principalesy auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medioslegalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización; …”. CausaLa Encargada de Contabilidad y el Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal, no aplicaron en forma oportuna y adecuada los procedimientosnecesarios en la actualización datos en las tarjetas de responsabilidad, así comoen la autorización de las formas oficiales correspondientes. EfectoRiesgo de pérdida de bienes, que conlleve al menoscabo de los intereses de laMunicipalidad, y que los bienes municipales se destinen para uso particular sinque exista responsabilidad por la persona que los usa. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal y este a su vez a la Encargada de Contabilidad, aefecto que cumpla con llevar un adecuado control y registro del Inventario en las




tarjetas individuales de responsabilidad, de acuerdo la normativa legal vigente. Comentario de los responsablesEn nota sin número de fecha 8 de mayo de 2018, Luis Fernando Morales Barrios,Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Lesvi CandelariaPatzán Xil, Encargada de Contabilidad, manifiestan: "Para mejor control interno selleva en hojas moviles las alzas y bajas de cada tarjeta y no se pudieron autorizarya que la contraloria argumento que unicamente se autorizan las tarjetas deresponsabilidad, por lo tanto al final de año se realizan las alzas y bajas en cadatarjeta correspondiente debidamente autorizadas por el concejo municipal con elvisto bueno del auditor interno." Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo para el Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal y para la Encargada de Contabilidad, debido a que los argumentosplanteados en los comentarios de responsables no desvanecen el mismo, envirtud de que el Director Financiero no efectuó labor de supervisión y no verificó elcumplimiento de la normativa legal vigente, al utilizar hojas simples para llevarcontroles oficiales de la municipalidad, como lo son las tarjetas de responsabilidadde bienes; ya que estas deben ir firmadas y autorizadas por el DirectorFinanciero. Asimismo la encargada de contabilidad no informó por escrito sobre elestado del uso, disponibilidad y existencias físicas de hojas autorizadas por laContraloría General de Cuentas, y no dio aviso a su jefe inmediato superior parapara gestionar con tiempo sus respectivas autorizaciones de forma oportuna, paracontar con disponibilidad inmediata de hojas autorizadas por la ContraloríaGeneral de Cuentas. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 22, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADA DE CONTABILIDAD LESVI CANDELARIA PATZAN XIL 3,000.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL LUIS FERNANDO MORALES BARRIOS 16,000.00Total Q. 19,000.00

Hallazgo No. 6 Retenciones no pagadas oportunamente CondiciónAl evaluar la cuenta contable 2113 Gastos del Personal, se estableció que lasretenciones efectuadas en concepto de cuotas al Plan de Prestaciones del




Empleado Municipal, por la cantidad de Q.35,442.48, correspondientes a losmeses de octubre y noviembre de 2017, registradas al 31 de diciembre de 2017,no fueron trasladadas oportunamente a la entidad correspondiente, según detallesiguiente:

PLAN DE PRESTACIONESCUENTA 2113 Fecha Descripción Saldo Contable

SUB 118 Octubre2017

Descuento plan de Prestaciones mesoctubre 2017

16,218.50

SUB 118 Noviembre2017

Descuento plan de Prestaciones mesnoviembre 2017

19,223.98

TOTAL 35,442.48

CriterioEl Decreto número 44-94, del Congreso de la República, Ley Orgánica del Plan dePrestaciones del Empleado Municipal. Artículo 19. Establece: “Financiamiento. ElPlan de Prestaciones a que se refiere esta ley, se financiará de la manerasiguiente… b) Aportación de las municipalidades de la República, a excepción dela municipalidad de Guatemala, conforme lo determina el reglamento respectivo.Para el cumplimiento de esta obligación, queda encargado el Instituto de FomentoMunicipal INFOM, de efectuar los descuentos a cada una de las municipalidadesafectas por este Plan, del monto que dicho Instituto traslada a talesmunicipalidades en concepto de recaudación de arbitrios municipales. Los fondosrecaudados serán trasladados mensualmente al Departamento de Contabilidad delPlan. c) Aportes de los trabajadores de las municipalidades afectas, personaladministrativo del plan, y alcaldes municipales que optativamente se acojan alPlan de Prestaciones, en lo que les beneficie. El monto de las contribucionesmensuales que corresponda pagar a los trabajadores municipales conforme alreglamento respectivo, se deducirá de los salarios de dichos trabajadores por elrespectivo Tesorero Municipal. Los fondos recaudados deben operarse en caja deconformidad con la clasificación presupuestaria y remitirse al Departamento deContabilidad del Plan, dentro de los diez primeros días siguientes del mes quecorresponda, la falta de cumplimiento dará motivo para que se deduzcan al alcaldey Tesorero Municipales, las responsabilidades penales que corresponda. LaContraloría General de Cuentas velará por el estricto cumplimiento de estadisposición…” CausaEl Alcalde Municipal y el Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal, incumplieron con la obligación de reportar y pagar a la institución




correspondiente, los valores monetarios retenidos a los empleados municipales. EfectoRiesgo de la inadecuada utilización de los fondos de las rentas consignadasretenidas a los empleados municipales; asimismo, riesgo de que los dichosempleados se vean afectados en el reclamo de sus derechos en determinadomomento. RecomendaciónEl Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y este a su vezal Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que se trasladeen forma oportuna las rentas consignadas a las instituciones correspondientes deacuerdo a lo establecido por la ley. Comentario de los responsablesEn nota simple de fecha 8 de mayo de 2018, Héctor Rolando Hernández Cumar,Alcalde Municipal y Luis Fernando Morales Barrios, Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, manifiestan: "No se pagaron las cuotas del plandel mes de octubre y noviembre, ya que se contacto al encargado de cobros delplan de prestaciones y el manifesto que se encontraba de vacaciones y que nopodia recoger el pago y mucho menos extender el debido recibo de pago, como esde conocimiento de ustedes en el sicoingl para realizar un pago se necesitadocumento de soporte." Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo al Alcade Municipal y el Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, debido a que los comentarios de los responsablesno desvanecen el mismo, derivado a que no observaron la normativa legal vigente,lo cual afecta los intereses individuales de los trabajadores, si en determinadomomento se requiere hacer uso de los beneficios otorgados por el plan deprestaciones, siempre y cuando el traslado de rentas que fueron descontadas,sean trasladadas en forma oportuna; asimismo el hecho que el delegado por partedel Plan de Prestaciones estuviere de vacaciones, no exime a los responsablesdel cumplimiento de trasladar dichas rentas descontadas, por otros medios haciala institución correspondiente. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en

Quetzales




DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL



4,250.00

Total Q. 8,250.00

Hallazgo No. 7 Falta de registros contables y presupuestarios por tasa municipal poralumbrado público CondiciónAl evaluar la clase 14 Ingresos de Operación, de acuerdo a la muestra de auditoríarubro 14.02.20.99.00 Otros Servicios de Energía Eléctrica, se verificó que no seregistró contablemente y no se consideró dentro del presupuesto, la totalidad delos ingresos obtenidos en concepto cobro de tasa municipal incluida en lafacturación del suministro de Energía Eléctrica; registrando únicamente ladiferencia o remanente entre el monto recaudado por tasa municipal menos elmonto ocasionado por la facturación de consumo de Energía Eléctrica. Deacuerdo a los estados de cuenta de recaudación y consumo no se registraron enel Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales SICOIN GL, lassiguientes cantidades:

Detalle de Recaudación de Tasa Municipal Distribuidora deElectricidad de Occidente, Sociedad Anónima

(Cifras en Quetzales)Período 2017 Tasa municipal

recaudadaConsumo

municipal deenergía eléctrica

Remanente deingresos

registrados

Ingresos noregistrados en el

sistema

Abril 468,835.08 436,391.00 32,444.08 436,391.00Septiembre 466,112.55 362,448.00 103,664.55 362,448.00

Noviembre 505,348.17 361,152.00 144,196.17 361,152.00

Total 1,440,295.80 1,159,991.00 280,304.80 1,159,991.00 CriterioEl Decreto Número 101-97, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto, Articulo 7 Bis. Proceso Presupuestario, establece: “Seentenderá por proceso presupuestario, el conjunto de etapas lógicamenteconcatenadas tendientes a establecer principios, normas y procedimientos queregirán las etapas de: planificación, formulación, presentación, aprobación,ejecución, seguimiento, evaluación, liquidación y rendición del presupuesto delsector público, asegurando la calidad del gasto público y la oportuna rendición de




cuentas, la transparencia, eficiencia, eficacia y racionalidad económica”; el ArtículoContenido, establece: “El presupuesto de cada uno de los organismos y entesseñalados en esta ley será anual y contendrá, para cada ejercicio fiscal, latotalidad de las asignaciones aprobadas para gastos y la estimación de losrecursos destinados a su financiamiento, mostrando el resultado económico y laproducción de bienes y servicios que generarán las acciones previstas.”; elArtículo 11 Presupuestos de ingresos, establece: “Los presupuestos de ingresoscontendrán la identificación específica de las distintas clases de ingresos y otrasfuentes de financiamiento, incluyendo los montos estimados para cada uno deellas”; el Artículo 14, Base Contable del Presupuesto, establece: “Lospresupuestos de ingresos y de egresos deberán formularse y ejecutarse utilizandoel momento del devengado de las transacciones como base contable.” El Acuerdo Ministerial 86-2015 del Ministerio de Finanzas Púbicas, Manual deAdministración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- versión III, numeral 3 Áreade Contabilidad, numeral 3.6 Registro Contable de Ingresos y Gastos, establece:“…el presupuesto de ingresos y de egresos deberá formularse y ejecutarseutilizando el momento del devengado de las transacciones como base contable. ElSistema de Contabilidad Integrada Municipal contempla una serie de matrices quevinculan las transacciones presupuestarias, contables y financieras en lasdiferentes etapas de registro, que facilita la integración automática a través de unComprobante Único de Registro (CUR).” CausaEl Director de Administración Financiera Integrada Municipal y el Encargado deContabilidad, no registraron de forma oportuna la totalidad de los ingresosdevengados por la Tasa Municipal por Alumbrado Público, en el Sistema deContabilidad Integrada de Gobiernos Locales SICOIN GL. EfectoRiesgo en la toma de decisiones por parte de las autoridades municipales, al nocontar con la presentación de los saldos presupuestarios reales de ingresospropios recaudados por la municipalidad. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal y este a su vez al Encargado de Contabilidad, aefecto se registren oportunamente los ingresos municipales devengados, en elSistema de Contabilidad de Gobiernos Locales SICOIN GL. Comentario de los responsablesEn nota sin número de fecha 8 de mayo de 2018, Luis Fernando Morales BarriosDirector de Administración Financiera Integrada Municipal, y Lesvi Candelaria




Patzán Xil, Encargada de Contabilidad, manifiestan: "Lo único que lamunicipalidad puede presupuestar como ingreso es lo del remanente, pero no sepuede establecer una cantidad estimada debido a que el ingreso del remanentedepende del pago de los contribuyentes y la tasa de alumbrado público, lamunicipalidad no puede cobrarlo debido a que no existe un convenio, debido alinonveniente que sucedió en años anteriores donde la Contraloría denuncio a losalcaldes que firmaron dicho convenio." Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo para el Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal y para la Encargada de Contabilidad, derivado que los comentarios delos responsables no desvanecen el mismo, debido a que los registros contablesdeben efectuarse por principios de contabilidad generalmente aceptados y conbase a la documentación de soporte proporcionada por la empresa proveedora deservicios de recaudación de la tasa municipal y observando el método decontabilidad de la municipalidad, que corresponde a lo devengado; se deberegistrar la totalidad de los ingresos devengados, así como el total de los gastosincurridos por pagar por consumo de energía eléctrica, y no registrar únicamenteel saldo percibido resultante de la compensación entre ambos estados de cuentaproporcionados por el proveedor de energía eléctrica. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADA DE CONTABILIDAD LESVI CANDELARIA PATZAN XIL 3,000.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL LUIS FERNANDO MORALES BARRIOS 16,000.00Total Q. 19,000.00

Hallazgo No. 8 Depósitos bancarios no realizados oportunamente CondiciónAl realizar la Auditoría Financiera y de cumplimiento, correspondiente al períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2017, al revisar los cierres decaja diarios de las formas oficiales 7B, se comprobó que no realizan los depósitospor ingresos percibidos diariamente a la cuenta bancaria No. 3066000522, CuentaÚnica del Tesoro Municipalidad de San Martin Jilotepeque, del Banco deDesarrollo Rural, S. A., como se demuestra en cuadro siguiente:

Fecha de Cierre de Caja Valor Fecha de Depósito No.de Boleta de Deposito Días de Atraso




19/05/2017 51,619.34 31/05/2017 79457286 7

23/05/2017 14,708.70 19/06/2017 80188198 17

26/06/2017 17,084.70 31/07/2017 97820459 22

13/07/2017 5,958.20 28/07/2017 97819961 9

29/08/2017 14,240.10 22/09/2017 20656954 16

31/08/2017 58,372.85 08/09/2017 14226212 4

CriterioEl Decreto 12-2002 del Congreso de República, Código Municipal, CódigoMunicipal y sus reformas vigentes, artículo 98 Competencia y funciones de laDirección de Administración Financiera Integrada Municipal, inciso j) Establece:“Mantener una adecuada coordinación con los entes rectores de los sistemas deadministración financiera y aplicar las normas y procedimientos que emanen deéstos;...” El Acuerdo Ministerial Número 86-2015 del Ministerio de Finanzas Públicasaprueba el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal (MAFIM), IIMarco Conceptual, numeral 4. Área de Tesorería, 4.1 Normas de Control Interno,inciso b) Depósitos Intacto de los Ingresos, establece: “Los ingresos recaudadosdeben depositarse por cada cierre de caja efectuado en forma íntegra e intacta enla Cuenta Única Pagadora que el Gobierno Local posea en un banco del sistemaautorizado por la Superintendencia de Bancos, de ser posible el mismo día o mástardar, al día siguiente de dicho cierre.” CausaIncumplimiento a la normativa legal vigente por parte del Encargado de Receptoríay el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, al no realizar yverificar que los depósitos se efectuen el mismo día o a más tardar el día siguientedel cierre de caja. EfectoRiesgo de pérdida del efectivo proveniente de los ingresos recibidos, así como lafalta de información oportuna de los ingresos propios municipales. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal y este a su vez al Encargado de Receptoría, paraque todos los ingresos que se recauden diariamente sean depósitos ese mismodía o al día siguiente del cierre de caja.




Comentario de los responsablesEn nota sin número de fecha 8 de mayo de 2018, Luis Fernando Morales Barrios,Director de Administración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: "En lamunicipaldidad se realizó el cambio de sistema de SIAF-MUNI a SERVICIOS GL,por lo tanto como ustedes sabran dicho proceso conlleva un tiempo, y por talmotivo, habian días en los que no se podía depositar, o no se podía realizar elcierre de caja debido a errores informáticos que no está en nuestras manossolucinar, o inconvenientes como falta de energía eléctrica, por lo tanto es algoque está fuera de nuestro alcance." En nota sin número de fecha 8 de mayo de 2018, Silvio Teodoro Cumatzil Tacén,Encargado de Receptoría, manifiesta: "El día laboral en la municipalidad es de 8de la mañana a 5 de la tarde y cuando se realiza el cierre y se hace el cuadre delingreso contra el sistema conlleva mas de 1 hora siendo aproximadamente las 6de la tarde horario en que ya no se encuentra abierta la institución bancaria, y aldía siguiente a veces por afluencia de personas que requieren de algún trámite enreceptoría es dificil dirigirse al banco por cuestión de tiempo ya que la prioridad esla atención de las personas, habiendo habitantes que recorren 25 kilómetros parallegar a la municipalidad y a veces ocurren errores informáticos cosa que no está ami alcance de solucionar." Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo para el Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal y para el Encargado de Receptoría, debido a que los comentarios deresponsables no representan razones técnicas y legalmente justificadas como

derivado que nopara ser consideradas a fin de desvanecer el hallazgo notificado,cumplieron con observar la normativa legal vigente respecto a la realización de losdepósitos de forma oportuna en los plazos legalmente establecidos, alcanzandoentre 4 y 22 días hábiles de atraso para efectuar los depósitos respectivos, y lafalta de seguimiento y debido control al momento de autorizar y avalar dichasoperaciones asimismo no presentaron documentos de soporte queen el sistema;respalden los inconvenientes generados por el sistema utilizado para registrar losingresos municipales. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 17, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADO DE RECEPTORIA SILVIO TEODORO CUMATZIL TACEN 7,000.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL LUIS FERNANDO MORALES BARRIOS 32,000.00Total Q. 39,000.00




Hallazgo No. 9 Fraccionamiento en la adquisición de bienes y/o servicios CondiciónComo resultado del examen a las compras efectuadas, se determinó que duranteel período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2017, se efectuaron pagos poractuaciones artísticas con cargo al renglón 187 Servicios por ActuacionesArtísticas y deportivas; y pagos por compra de combustible con cargo al renglón262 combustibles y lubricantes; ambos sin cumplir con los procesos de cotizacióncorrespondiente, evidenciándose el fraccionamiento en las compras, como sedetallan a continuación: CUATRIMESTRE DE SEPTIEMBRE A DICIEMBRE DE 2017 GENESIS MARIA DEL MAR CANCINOS CALDERON NIT: 83533052

Descripción No. deexpediente

Serie No. deFactura

Fecha Renglón Monto Q.

Pago de PAGO POR ACTUACIONESARTISTICAS POR MOTIVO DE FERIA TITULAR

EN EL MUNICIPIO DE SAN MARTINJILOTEPEQUE, DEPARTAMENTO DE

CHIMALTENANGO.

4041 B1 12 13/10/2017 187 79,100.00

Pago de PAGO POR ACTUACIONESARTISTICAS EN FERIA TITULAR DEL

MUNICIPIO DE SAN MARTIN JILOTEPEQUE,DEPARTAMENTO DE CHIMALTENANGO.

4088 B1 13 25/10/2017 187 23,000.00

TOTALES CON IVA 102,100.00

COMBUSTIBLES DE SAN MARTIN, SOCIEDAD ANONIMA NIT: 96782366

Descripción No. deexpediente

Serie No. deFactura

Fecha Renglón Monto Q.

Pago de PAGO POR COMPRA DECOMBUSTIBLE PARA USO DE LOS VEHICULOS

DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN MARTINJILOTEPEQUE, DEPARTAMENTO DE

CHIMALTENANGO.

4994 A 2278 20/12/2017 262 76,197.00

Pago de PAGO POR COMPRA DECOMBUSTIBLE PARA VEHICULOS DE LA

MUNICIPALIDAD DE SAN MARTINJILOTEPEQUE, DEPARTAMENTO DE

CHIMALTENANGO.

4985 A 2255 17/11/2017 262 65,971.00

TOTALES CON IVA 142,168.00

CriterioEl Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado y sus Reformas, Artículo 4. Programación deNegociaciones, establece: “Para la eficaz aplicación de la presente ley, lasentidades públicas, antes del inicio del ejercicio fiscal, deberán programar las




compras, suministros y contrataciones que tengan que hacerse durante el mismo.”El Artículo 38 Monto. Establece: “Cuando el precio de los bienes, de las obras,suministros o remuneración de los servicios exceda de noventa mil quetzales(Q.90,000.00); y no sobrepase los siguientes montos, la compra o contrataciónpodrá hacerse por el sistema de cotización así: Para las municipalidades, que noexceda de novecientos mil quetzales (Q.900,000.00); ..." Artículo 81.Fraccionamiento. Establece: “Se entenderá que existe fraccionamiento, cuandouna misma unidad ejecutora realice varias adquisiciones con el propósito de evadirla cotización y licitación públicas. Se incurrirá en fraccionamiento cuando unamisma unidad ejecutora realice compras directas de baja cuantía o comprasdirectas del mismo bien o servicio, durante un mismo cuatrimestre del ejerciciofiscal, cuya suma exceda el monto a partir del cual la cotización pública esobligatoria. También se incurrirá en fraccionamiento cuando una misma unidadejecutora realice varias cotizaciones de un mismo bien o servicio, dentro de unmismo ejercicio fiscal, cuya suma exceda el monto a partir del cual la licitaciónpública es obligatoria. El funcionario o empleado público que haya autorizadoadquisiciones que incurrieron en fraccionamiento; será sancionado con una multaequivalente al cinco por ciento (5%) del valor total de la negociación, sin perjuiciode las responsabilidades administrativas, civiles y penales derivadas del acto.” El Acuerdo Gubernativo Número 122-2016, Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado y sus reformas, Artículo 61. Fraccionamiento,establece: “Se entenderá por fraccionamiento, además de lo establecido en la Ley,cuando una misma unidad ejecutora realice compras de baja cuantía del mismobien o servicio, en un mismo cuatrimestre, cuya suma exceda el monto a partir delcual la compra directa con oferta electrónica es obligatoria. Sin embargo y paraefectos de la aplicación del artículo 81 de la Ley, se entenderá que no existepropósito de evadir las modalidades de licitación y cotización y, por lo tanto nodeberán considerarse fraccionamiento los siguientes casos: a. Cuando lasentidades realicen contrataciones por la modalidad de compra directa o bajacuantía para cubrir la necesidad del bien o servicio, justificando la urgencia y quela carencia del mismo afecte su funcionamiento, comprobando que se realizarontodos los actos necesarios e indispensables para contratar mediante licitación ocotización, en los cuáles por razones no imputables a la entidad contratante nohaya podido realizar la contratación. En todo caso deben demostrar que previo alas contrataciones realizadas, existe un evento de licitación, cotización o subastaelectrónica inversa en proceso. b. Cuando las compras se hagan por producto.Para este efecto, se debe tomar en cuenta que conforme al Manual deClasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, el renglónde gasto que corresponda aplicar puede englobar una diversidad de productos. c.Cuando las instituciones adquieran, alimentos no preparados y otros productosperecederos, que presentan dificultad para almacenamiento, pues sudescomposición es acelerada. d. El arrendamiento de bienes inmuebles.”




CausaEl Alcalde Municipal, el Director de Administración Financiera Integrada Municipaly la Encargada de Compras, realizaron compras sin cumplir con el proceso decotización. EfectoFalta de transparencia en la adquisición y contratación de bienes y servicios,evadiendo los procesos legales vigentes, ocasionado fraccionamiento en lacompras. RecomendaciónEl Concejo Municipal deberá girar instrucciones al Alcalde Municipal y este a suvez al Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Encargada deCompras, para coordinar adecuadamente los procesos de adquisiciones deservicios, con la finalidad de evitar el fraccionamiento y sobrevaloración en lasadquisiciones y contrataciones, de las cuales se puedan beneficiar a proveedoresespecíficos. Comentario de los responsablesEn nota sin número de fecha 8 de mayo de 2018, Héctor Rolando HernándezCumar, Alcalde Municipal; Luis Fernando Morales Barrios, Director deAdministración Financiera Integrada Municipal y Aura Cristina GámezEsquit, Encargada De Compras, Manifiestan: "Todos los eventos fueron subidos alsistema publicados y adjudicados conforme a la ley, y en cuanto al control decombustible también se realizó dicho evento conforme a la ley y hubo dos eventosdebido a que la empresa cambió de nombre." Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo para el Alcalde Municipal, Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal y Encargada De Compras, debido a que loscomentarios de responsables no desvanecen el mismo, derivado que noobservaron los procedimientos de acuerdo a las funciones respectivas de cadapuesto, tales como: informar sobre las compras efectuadas al mismo proveedor ymontos que sobrepasen los Q90,000.00 para compras directas, y por lo tantocorresponde efectuar un evento de cotización por parte del departamento decompras; asimismo la verificación, seguimiento y supervisión de las operacionesen un mismo cuatrimestre, por la Dirección Financiera, así como las firmas deautorización y aprobación de dichas adquisiciones del mismo bien o servicio, porparte de la autoridad superior; evadiendo así la obligación de realizar un evento decotización, incurriendo en fraccionamiento.




Acciones legalesSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado,Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, y sus reformas Decreto9-2015, Artículo 81, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesALCALDE MUNICIPAL HECTOR ROLANDO HERNANDEZ

CUMAR10,904.82

ENCARGADA DE COMPRAS AURA CRISTINA GAMEZ ESQUIT 10,904.82DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL


Total Q. 32,714.46

9. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anteriorcorrespondientes al ejercicio fiscal 2016, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose queparcialmente se le dio cumplimiento. 10. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO El (Los) funcionario (s) y empleado (s) responsable (s) de las deficienciasencontradas, se incluyen en el (los) hallazgo (s) formulado (s), en el apartadocorrespondiente de este informe, así mismo a continuación se detalla el nombre ycargo de las personas responsables de la entidad durante el período auditado. No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 HECTOR ROLANDO HERNANDEZ

CUMARALCALDE MUNICIPAL 01/01/2017 - 31/12/2017

2 LUIS ANTONIO MARTIN ZET SINDICO PRIMERO 01/01/2017 - 31/12/20173 ANTONIO (S.O.N) PATZAN LUIS SINDICO SEGUNDO 01/01/2017 - 31/12/20174 JULIO ENRIQUE BALAN CHOCOJ CONCEJAL PRIMERO 01/01/2017 - 31/12/20175 MARCO TULIO ZAMORA POPOL CONCEJAL SEGUNDO 01/01/2017 - 17/04/20176 JUAN (S.O.N) ESTRADA BOROR CONCEJAL SEGUNDO 18/04/2017 - 31/12/20177 SERGIO ROBERTO NAVAS ROCA CONCEJAL TERCERO 01/01/2017 - 31/12/20178 GILDA REINA DUARTE AVILA DE LUIS CONCEJAL CUARTO 01/01/2017 - 31/12/20179 JULIO ROBERTO NAVAS MARTINEZ CONCEJAL QUINTO 01/01/2017 - 31/12/201710 PAULINO (S.O.N) CUSANERO

YUCUTECONCEJAL SEXTO 01/01/2017 - 31/12/2017

11 HECTOR MOISES SUT GARCIA CONCEJAL SEPTIMO 01/01/2017 - 31/12/201712 JOSE MAURO AJSIVINAC SANUM SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2017 - 31/12/201713 LUIS FERNANDO MORALES BARRIOS DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA

MUNICIPAL01/01/2017 - 31/12/2017

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME...

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