CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD

Fecha de aprobación: XXX Página 1 de 32

CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN


Elaborado por: Secretaria General

Aprobado por: Comité Interno de Archivo

Contraloría General de Medellín 2017



Contenido I. Aspectos Generales ................................................................................................................ 3

1. Introducción ........................................................................................................................... 3

2. Alcance .................................................................................................................................. 3

3. Propósito ............................................................................................................................... 4

4. Público al cual está dirigido .................................................................................................... 4

5. Requerimientos para el desarrollo del PGD ............................................................................ 5

6. Gestión del cambio: ............................................................................................................... 6

II. Lineamientos para los procesos de la gestión documental ...................................................... 8

1. Políticas del Programa de Gestión Documental ...................................................................... 8

2. Procesos de Gestión Documental ........................................................................................... 9

a. Planeación Documental: ................................................................................................... 10

b. Producción: ...................................................................................................................... 12

c. Gestión y trámite:............................................................................................................. 14

d. Organización: ................................................................................................................... 16

e. Transferencia: .................................................................................................................. 18

f. Disposición de documentos: ............................................................................................. 20

g. Preservación a largo plazo: ............................................................................................... 22

h. Valoración: ....................................................................................................................... 24

3. Fases de implementación del PGD ........................................................................................ 27

a. Elaboración: ..................................................................................................................... 27

b. Ejecución: ......................................................................................................................... 28

c. Seguimiento: .................................................................................................................... 28

d. Mejora: ............................................................................................................................ 28

III. Programas Específicos ...................................................................................................... 29

IV. Armonización con los Planes y Sistemas de Gestión de la Entidad ..................................... 30

V. Anexos ................................................................................................................................. 32



I. Aspectos Generales

1. Introducción

El Programa de Gestión Documental – PGD de la Contraloría General de Medellín

está enmarcado en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de

Archivo, Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la

Información, de conformidad con lo establecido en Decreto 1080 de 2015 Libro II

Parte 8 Título II Capítulo V – Gestión de documentos.

Como instrumento archivístico le sirve a la Contraloría General de Medellín para

facilitar el control, acceso y administración de la documentación y preservación de

la memoria institucional, acorde con las buenas prácticas y la normativa vigente.

La estructura del PGD está basada en cada uno de los elementos establecidos por

el AGN en el “Manual implementación de un programa de gestión documental -

PGD año 2014” y describe cada uno de estos elementos, así como los demás

aspectos y actividades que desarrolla la Contraloría General de Medellín de

conformidad con su contexto y realidad misional, administrativa y legal.

2. Alcance

El PGD está encaminado al mejoramiento de la atención de los requerimientos

documentales de los usuarios de la Contraloría General de Medellín, la

racionalización y simplificación de los trámites, la reducción de copias

innecesarias, la conservación y preservación del patrimonio documental de la

entidad.

Este PGD establece los lineamientos de la gestión documental para todos los

documentos producidos y generados por la Contraloría General de Medellín en

todas sus dependencias, así como para la documentación conservada de años

anteriores, aplicable para todo tipo de documentación independientemente del

soporte en que se encuentre. Se aplicará también a la información de

(documentos de archivos de gestión, archivo central e histórico y los sistemas

corporativos de información de la Contraloría General de Medellín.



3. Propósito

En general, el propósito del PGD es optimizar y estandarizar la totalidad de los procesos y procedimientos de la gestión documental de la Entidad, de los cuales encontramos la planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración, definidos por el Archivo General de la Nación en el Decreto 2609 de 2012, artículo 9, “Procesos de la gestión documental”, a fin de alcanzar los mayores niveles de eficiencia y transparencia en la protección de los recursos documentales, y conseguir un alto grado de difusión de su valor patrimonial.

Así mismo, permite administrar la documentación física y electrónica producida y recibida por la entidad, de acuerdo con el Plan Estratégico y el Plan de Acción Anual de la Contraloría General de Medellín, facilitando la toma de decisiones y el direccionamiento organizacional.

4. Público al cual está dirigido

El PGD está dirigido a los funcionarios de la Contraloría General de Medellín en el

desarrollo de sus funciones y obligaciones, a otras entidades en cuanto a los

procesos de reportes e informes, a usuarios externos, sujetos de control,

comunidades indígenas y afro descendientes que tengan que ver con la entidad,

entes de control y demás usuarios, en cuanto a requerimientos de radicación de

comunicaciones oficiales, el manejo de peticiones, quejas y reclamos, el envío de

comunicaciones oficiales, las consultas en los archivos de gestión, central e

histórico.

Este documento también está dirigido al Comité interno de Archivo, y a quienes

hagan parte de la entidad en la ejecución de sus funciones, con la finalidad de

llevar a cabo procesos de evaluación, aprobación y seguimiento a las estrategias,

procedimientos y metas que establece el Programa de Gestión Documental de la

Contraloría General de Medellín; a la alta dirección con el objeto de obtener la

asignación de los recursos financieros, administrativos, jurídicos y técnicos que

permitan la implementación del mismo.

De igual manera, está dirigido a los ciudadanos, funcionarios, contratistas internos

y externos que tengan relación y/o interés en los servicios documentales de la

entidad.



5. Requerimientos para el desarrollo del PGD

Normativos: La Contraloría General de Medellín cuenta con un normo-grama que

incluye la normatividad aplicable a su gestión documental y se encuentra

disponible en la página web.

Económicos: La Contraloría General de Medellín cuenta con recursos financieros

para la implementación y sostenimiento del PGD, acorde con el Plan Institucional

de archivos PINAR, en el cual está previsto su inversión a corto, mediano y largo

plazo. El Programa de Gestión Documental, ha sido desarrollado con recursos

proporcionados por la misma entidad de acuerdo con la asignación presupuestal

para cada vigencia definida y valorada por la entidad cada año.

En el Plan Anual de Capacitación de la contraloría se debe incluir recursos para

capacitar en el alcance y desarrollo del Programa de Gestión Documental a los

funcionarios de los diferentes niveles de la Entidad.

Administrativos: Para la implementación del PGD se cuenta con el Comité

Interno de Archivo, creado en el año 2013 mediante resolución 174 y actualizado

por la resolución 339 de 2016, con personal idóneo en gestión documental, a

cargo de los procesos archivísticos, también con instalaciones locativas, equipo y

mobiliario, y una política archivística clara para la Contraloría.

Así mismo, el Programa de Gestión Documental es liderado por la Secretaría

General a través del Archivo Central, donde se cuenta con personal y perfiles

acordes con su misión, quienes apoyarán de forma permanente los planes y

proyectos de Gestión Documental en todos sus componentes.

Tecnológicos: La Contraloría General de Medellín cuenta con una arquitectura

tecnológica escalable e interoperable con los demás sistemas de información que

inicia el uso de herramientas tecnológicas para la gestión de las comunicaciones

oficiales, el control del correo electrónico, el control de préstamos e inventarios



documentales, bajo el cumplimiento de los requerimientos funcionales y no

funcionales de los aplicativos para la gestión documental expedidos por el AGN y

MINTIC y los requisitos exigidos por la estrategia de gobierno en línea.

La Contraloría General de Medellín, establecerá y determinará las condiciones

tecnológicas y definirá los ajustes necesarios en relación con la interoperabilidad

de los sistemas de información existentes en la Entidad, garantizando con ello el

cumplimiento de las características técnicas en cuanto a infraestructura

tecnológica, conectividad, soporte y prestación de servicios por medios

electrónicos.

Estos ajustes deben estar articulados con el cumplimiento de los lineamientos

definidos en la estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones, para ello se estipulan diferentes parámetros

mínimos relacionados con las características del software tecnológico, los cuales

deben incluir:

Análisis de la infraestructura tecnológica.

Riesgos sobre el entorno y seguridad informática.

Crecimiento de la capacidad de la infraestructura.

Identificación en el mercado de herramientas tecnológicas y de infraestructura.

En cuanto a la implementación del Programa de Gestión Documental, la

contraloría requiere disponer de un soporte tecnológico que incluya:

Mantenimiento del Sistema de Seguridad de la Información - NTC ISO 27000.

Software de Gestión Documental que cumpla estándares como ISO 30301, Moreq

y CMIS.

Plataforma de interoperabilidad.

Repositorio de Archivos Digitales.

Seguridad Digital:

Usuarios, roles, niveles de acceso (ISO 27000)

Firmas Digitales, Alarmas Electrónicas

Certificación y pruebas de entrega digitales

Protección contra virus y demás

6. Gestión del cambio:



Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementación del

PGD se realizarán acciones para informar, divulgar, capacitar e involucrar a los

funcionarios implicados.

Estas acciones estarán a cargo de los funcionarios de gestión documental y

talento Humano. La capacitación requerida por los funcionarios en materia de

gestión documental estará incluida en el plan de capacitación institucional.

Adicionalmente en los procesos de inducción y re inducción de funcionarios se

incluirán los temas relativos a la gestión documental.



II. Lineamientos para los procesos de la gestión documental

1. Políticas del Programa de Gestión Documental Los archivos de gestión, y los archivos centrales, deben clasificarse, ordenarse, identificarse, almacenarse y conservarse de tal manera que garantice el soporte al desarrollo administrativo, la toma de decisiones, base para la defensa jurídica de la entidad, protección de la memoria del conflicto, postconflicto y de derechos humanos y la salvaguarda del patrimonio histórico. El personal asignado a la función archivística de la Contraloría General de Medellín debe mantener continuidad en el cargo, constante capacitación y contar con un perfil de técnico, tecnológico o profesional en archivo, gestión documental, ciencias de la información o disciplinas afines. La aplicación del concepto de Cero Papel, para la Contraloría General de Medellín corresponde a la creación, gestión y almacenamiento de documentos mediante la utilización de medios y soportes electrónicos, utilizando tecnologías de la información y comunicaciones; articuladas con la Directiva Presidencial 04 de 2012, Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012 mediante el cual se reglamenta el artículo 7 de la ley 527 de 1999 sobre la firma electrónica. La Contraloría General de Medellín implementará todas las medidas y acciones de seguridad correspondientes al recibo de documentos, paquetes, sobres; así como el acceso de la documentación de carácter clasificado y reservado, misional y operacional cuyo contenido solo será conocido por el personal autorizado. La Contraloría General de Medellín incluirá en el presupuesto anual los recursos que permitan garantizar la ejecución de los planes, programas y proyectos concernientes a la gestión documental de la entidad. Las áreas de archivo y en general las áreas de la Contraloría General de Medellín están comprometidas con la protección del medio ambiente, por lo tanto, contribuirán con el ahorro en los servicios públicos domiciliarios, la utilización de residuos sólidos recuperables como: papel, cartón, plástico, cartuchos o tóner recargables y todo aquel material identificado como reciclable, los cuales estarán almacenados en los puntos de acopio dispuestos para tal fin. Los tipos de documentos generados en desarrollo e implementación de los procesos de gestión documental tales como manuales de procesos y procedimientos, instructivos, guías, cartillas, formatos, formularios deben tener el



visto bueno del área de Gestión Documental y Archivo para ser aprobados según las políticas definidas por el Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General de Medellín. Todos los proyectos en materia de Gestión Documental son responsabilidad del área de Gestión Documental, las dependencias no podrán suscribir contratos de procesos técnicos, ni reproducción en otros medios (microfilmación o digitalización) sin el concepto de aprobación del área de Gestión Documental de la Contraloría General de Medellín.

2. Procesos de Gestión Documental

El Programa de Gestión Documental contempla cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos producidos o recibidos por la entidad, así mismo se presentan estrategias para la formulación e implementación de cada uno de los procesos de gestión documental acordes con el Decreto 1080 del 2015, articulo 2.8.2.5.9. Cada uno de los procesos de la gestión documental se diseña identificando los requisitos definidos en el Manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD del Archivo General de la Nación y las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de la función archivística de la Contraloría General de Medellín. Los requisitos para el diseño de los procesos se relacionan a continuación: Administrativo (A): Necesidades cuya solución implica actuaciones organizacionales propias de la entidad. Legal (L): Necesidades agrupadas explícitamente en normatividad y legislación.

Funcional (F): Necesidades que tienen los funcionarios en la gestión diaria de los

documentos.

Tecnológicos (T): Necesidades cuya solución interviene un importante

componente tecnológico.



a. Planeación Documental:

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de

los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo,

legal, funcional y técnico, que comprende la creación y diseño de formas,

formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro

en los sistemas de gestión documental y de calidad.

Aspecto/Criterio Actividades a Desarrollar Tipo de

Registros

A L F T

Administración Documental

Contextualice la gestión documental de acuerdo con las disposiciones que regulen la entidad, la estructura orgánico-funcional, los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, la plataforma estratégica, las obligaciones y compromisos de la entidad. X


Cree y mantenga actualizado el Registro de Activos de información. X X X X


Adopte y difunda de manera amplia el Esquema de Publicación. X X X X


Identifique los instrumentos archivísticos existentes en la entidad tales como: cuadros de clasificación documental- CCD, tablas de Retención Documental- TRD, inventarios documentales, mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad y elaborare o actualice los que sean requeridos para gestionar adecuadamente los documentos. X


Establezca el Sistema Integrado de Conservación conformada por el Plan de Conservación Documental (Documentos análogos) y el Plan de Preservación Digital a largo Plazo (Documento digitales) de la entidad. X X X X


Formule las directrices de la transferencia de documentos que deben ser preservados a largo plazo. X X


Aplique las políticas de seguridad de la información de la entidad y defina las tablas de control de acceso (perfiles) requeridos para los procesos y actividades de la gestión documental. X X

ACTIVIDADES A DESARROLLAR



Todos los documentos de la Contraloría General de Medellín están precedidos de

un estudio que identifica la función que los genera, la información que deben

contener, el soporte a utilizar, la forma y formato, el tiempo que han de

conservarse, la clasificación documental, la clasificación de confidencialidad, los

metadatos asociados, los requerimientos de conservación y estarán aprobados y

registrados en el sistema de gestión de la calidad. Por lo cual se cuenta con:

Listado maestro de documentos de la Contraloría General de Medellín

Manual de funciones

Manual de procesos y procedimientos.

Manual de Identidad de Marca

TRD (Tablas de Retención Documental.

SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo)

CCD (Cuadro de clasificación documental)



b. Producción:

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o

ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso

en que actúa y los resultados esperados.


Registros

A L F T

Directrices para la creación y diseño de documentos

Identifique los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de

la entidad con el fin de ejercer el control de producción y elaboración de los documentos en forma fiable y autentica y en el formato que mejor responda a su disponibilidad, acceso

y preservación. X X

Directrices para la creación y diseño de documentos

Precise los tipos de información de la entidad para determinar cómo gestionar cada uno de ellos.

X X

Sistema de Gestión Documental Electrónicos de Archivo- SGDEA

Realice un análisis orientado a determinar la necesidad de optimizar y automatizar los procesos de la gestión documental e implantar el sistema de gestión de documentos electrónicos

de archivo-SGDEA. X X


Defina los mecanismos que permitan la integración de los documentos físicos y electrónicos, así como el modelo de

requisitos para la gestión de documentos electrónicos, conforme a lo dispuesto en las tablas de retención

documental- TRD de la entidad. X X


Normalice los procedimientos de digitalización acorde con los lineamientos dados por el AGN y los estándares de buenas

prácticas. X X

Mecanismo de Autenticación

Establezca los criterios relacionados con la autorización y uso de firmas electrónicas en la entidad, teniendo como referente

el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. X X

Asignación de Metadatos

Defina los metadatos mínimos de los documentos de archivo (contenido, estructura y contexto) que deben ser vinculados

durante todo el ciclo vital, acorde con la naturaleza de los tipos de información de la entidad. X X




La producción de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)

corresponde al desarrollo de las actividades de la Contraloría General de Medellín

en consonancia con los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y lo

establecido en el Manual de Identidad de Marca. Para ello se cuenta con un

procedimiento para la creación y recepción que incluye entre otros aspectos:

Para la impresión de documentos en papel se usará papel de 75 gramos y tinta

negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que así

lo requieran.

No se usaran fuentes menores de 850 puntos para aquellos casos de

documentos que requieran ser escaneados o microfilmados.

La impresión se realizará en doble cara.

La elaboración de los documentos se hará en soporte papel, formato carta y

oficio

Los elementos de diplomática documental que se usarán será el logo y pie de

página.

El control de versiones y actualizaciones de los formatos se realizará a través

del Área de calidad.

Los formularios deben tener su Instructivo para el diligenciamiento el cual debe

ser controlado de acuerdo con lo establecido en el sistema de gestión de la

calidad.

Solamente podrán firmar documentos los funcionarios autorizados de cada

área.

El registro y radiación se hará conforme a lo establecido en el Acuerdo 060 de

2001 del AGN.

Registro y captura del documento en el sistema de gestión documental

implementado.

Se contará con una sede electrónica para la centralización multicanal de

atención al usuario interno y externo.



c. Gestión y trámite:

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la

distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos),

la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el

control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la solución de

los asuntos.


Registros

A L F T

Estructura de los documentos

Defina la estructura, las condiciones diplomáticas (internas y externas), el formato de preservación, el soporte, el medio, las

técnicas de impresión, el tipo de tintas, calidad del papel y demás condiciones que se requieran para elaborar los

documentales de archivos. Para documentos a declarar en el SGDEA deben cumplir con los requisitos y características

mínimas de un documentos de archivo, establecidas en el Decreto 2609 de 2012. X X X

Estructura de los documentos

Describa las instrucciones para el diligenciamiento de formas, formatos y formularios de la entidad. X

Forma de producción o ingreso

Determine los mecanismos de control de versiones y aprobaciones de documentos para facilitar el trabajo

colaborativo y el mantenimiento de la trazabilidad desde su creación hasta el momento de su aprobación y firma. x x


Haga uso adecuado de la reproducción de documentos con el fin de reducir los costos derivados de su producción. x


Defina los lineamientos para uso de formatos abiertos en la producción de documentos electrónicos. x

Áreas competentes para el tramite

Diseñe los mecanismos (planillas, registros, entre otros) para la recepción de los documentos físicos o electrónicos

producidos por los ciudadanos para que sean incorporados a la sede electrónica o al sistema implantado por la entidad para

tal efecto. x x x


Garantice el control unificado del registro y radicación de los documentos tramitados por la entidad independientemente

de los medios y canales disponibles y de acuerdo con los tipos de información definidos. x x


Señale directrices encaminadas a lograr la simplificación de trámites de la entidad y facilitar su automatización. x x




Disponga de los dispositivos tecnológicos destinados al área de archivo para la digitalización de los documentos y poder

integrarlos al SGDEA. x

ACTIVIDADES A DESARROLLAR (Acuerdo 060 de 2001, Acuerdo 042 de 2002) La Contraloría General de Medellín tiene previsto definir los mecanismos que

aseguren el adecuado trámite, acceso y consulta de los documentos a sus

usuarios para lo cual implementará:

Registro de planillas de control y entrega. Verificación y confrontación de remitentes y destinatarios. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reglamento de acceso y consulta Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Control de seguimiento de trámites y tiempos de respuesta. Se establecerán mecanismos de trazabilidad y controles de alerta. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa.



d. Organización:

Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de

gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y

describirlo debidamente.


Registros

A L F T

Registro de Documentos

Implemente mecanismos para la entrega de los documentos a los respectivos usuarios internos y externos, previamente

caracterizados. x x x

Distribución Haga entrega de los documentos a las instancias internas y externas destinatarias siguiendo el procedimiento dispuesto

para tal fin. x x

Acceso y consulta Estructura servicios de archivo y haga uso de los medios tecnológicos para facilitar la interacción con los usuarios. x x x

Acceso y consulta Establezca las tablas de control de acceso y los formatos de préstamo de los documentos, así como los mecanismos de

consulta disponibles para los usuarios. x x x

Acceso y consulta Promueva el intercambio de información con otras instituciones haciendo uso del banco terminológico de tipos, series y sub-series documentales de la entidad con el fin de

facilitar la interoperabilidad entre los sistemas de información y garantizar la adecuada atención a los usuarios. x x x

Control y seguimiento Implemente el mapa de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de

la entidad, indicando los periodos de vigencia que tienen los funcionarios para dar respuesta. x x

Control y seguimiento Implemente controles para verificar la trazabilidad de los trámites y sus responsables. En entornos electrónicos esta se

hace a través de metadatos para la trazabilidad del documento. x x

Control y seguimiento Implemente controles para asegurar que los tramites que surten los documentos, se cumplan gasta la resolución de los

asuntos de manera oportuna. x x




(Folleto de foliación, cartilla de ordenación, cartilla de clasificación, Acuerdo 005

de 2013, Acuerdo 042 de 2002 del AGN)

La organización de los archivos de la Contraloría General de Medellín se

fundamenta en las tablas de Retención Documental TRD y en los

procedimientos o instructivos para cada caso en particular así:

Identificación de series y sub-series

Conformación de expedientes

Identificación de tipos documentales

Ordenación de los documentos en orden cronológico, numérico, alfabético

o mixto según sea el caso.

Ordenación de expedientes en forma cronológica, numérico, alfabético o

mixta según sea el caso.

Foliación.

Análisis de información y extracción de contenidos

Elaboración de inventarios documentales

Las anteriores actividades se desarrollarán de acuerdo a la Guía para la

organización de los archivos teniendo como referente el Acuerdo 005 de 2013 del

AGN.



e. Transferencia:

Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos

durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de

generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos

técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.


Registros

A L F T

Clasificación Identifique y asigne cada uno de los documentos de la entidad en su respectivo expediente acorde con los CCD y las TRD,

manteniendo en todo momento su vínculo con el trámite y el proceso que le dio origen. Para los expedientes electrónicos

establezca las relaciones a través metadatos (requisito SGDEA) x

Ordenación Ubique cada uno de los documentos que componen un expediente, respetando el orden en que se produjeron y

realizando la foliación respectiva. x

Ordenación Para los expedientes electrónicos garantice su integridad mediante la producción y actualización del índice electrónico.

(Requisito SGDEA). x

Ordenación Especifique los parámetros que permitan desarrollar las actividades de ordenación documental, garantizando la

adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de archivo. x

Ordenación Determine los sistemas de ordenación para asegurar la secuencia numérica, alfabética o alfanumérica en cada agrupación documental, acorde con las necesidades y

requerimientos de la entidad. x

Descripción Implemente el programa de descripción documental mediante la utilización de normas, estándares y principios universales y sistemas informáticos basados en las normas de descripción adaptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) de manera que la estructura de los datos y la información sea

compatible con los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación y demás archivos generales territoriales. x x

El área de y Gestión Documental y de Administración y Mantenimiento de las TIC establecerán la planeación y metodología de información, datos o archivos a ser migrados y Verificarán las herramientas, instrumentos y equipos de migración de datos para proyectar el cronograma de migración o conversión de datos. ACTIVIDADES A DESARROLLAR

(Acuerdo 042 de 2002 AGN Transferencias Documentales)



Cada Una de las dependencias de la Contraloría General de Medellín debe

preparar y transferir los documentos aI Archivo Central, teniendo en cuenta los

tiempos de retención estipulados en la TRD para cada serie y de acuerdo con la

programación e indicaciones establecidas por el área de Gestión Documental así:

Toda transferencia documental debe ingresar al Archivo Central mediante la

entrega física de la documentación debidamente registrada con el formato de

inventario único documental FUID. Para lo cual se debe:

Efectuar el proceso de selección natural. Es decir, retirar aquellos

documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o

publicaciones periódicas.

Ordenación de tipos documentales. Los documentos se van colocando uno

atrás del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal

manera que el último documento recibido sea el último que contenga la

carpeta.

En cada carpeta debe incorporarse un volumen adecuado de folios hasta

(200).

Ordenar los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y

la cronología en forma ascendente.

Recordar que todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará

oficial, mediante la entrega física de la documentación y su registro en el

formato único de inventario documental el cual también se debe enviar de

forma electrónica, según lo regulado en el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo

General de la Nación.



f. Disposición de documentos:

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a

su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con

lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de

valoración documental.


Registros

A L F T

Preparación de la transferencia

Aplique los directrices y los procedimientos señalados por el AGN para la realización de las transferencias primarias y

secundarias, de conformidad con los tiempos establecidos en las TRD: x

Preparación de la transferencia

Tenga en cuenta lo establecido por el AGN para la transferencia de documentos electrónicos de archivo, de

forma que se asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo. x

Validación de la transferencia

Verifique la aplicación de los procesos de clasificación y ordenación de los expedientes, asi como las condiciones

adecuadas de empaque, embalaje para el traslado y entrega formal de las transferencias documentales mediante el

inventario firmado por las personas que intervienen en el proceso. x

Validación de la transferencia

Diligencia los inventarios de las transferencias en el Formato Único de Inventario Documental FUID, confome a los criterios

establecidos en el Acuerdo AGN 042 de 2002. x x

Migracion, refreshing, emulacion o conversión

Formule los métodos y la periodicidad de aplicación de las técnicas de migración, refreshing, emulación o conversión, con

el fin de prevenir cualquier degradación o perdida de información y asegurar el mantenimiento de las características

de contenido de los documentos. x x

Metadatos Incluya en la transferencia los metadatos que faciliten la posterior recuperación de los documentos físicos y

electrónicos de las series documentales transferidas al archivo central en soporte físico o en soporte electrónico en el SGDEA. x


(Manual de implementación de TRD)



La Contraloría General de Medellín establece las siguientes directrices para la

disposición final de los documentos determinada en su TRD:

La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen

valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los

que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,

procedimientos y políticas de la empresa, convirtiéndose en testimonio

de su actividad y trascendencia.

Eliminación de documentos: Actividad aplicada para aquellos

documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,

aplicación de lo estipulado en la TRD, según el Acuerdo 004 de 2013

levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

Selección documental: Actividad para escoger una muestra de

documentos de carácter representativo, para su conservación

permanente, aplicación de método de muestreo.

Microfilmación/Digitalización, técnicas de reproducción de

documentos, incluye determinación de metodología, plan de trabajo,

control de calidad durante todo el proceso. Y selección de Digitalización

según la Guía 5 Cero papel AGN. (Digitalización con fines de control y

tramite, Digitalización con fines archivísticos y Digitalización con fines de

contingencia y continuidad del negocio).



g. Preservación a largo plazo:

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión

para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y

forma de registro o almacenamiento.


Registros

Directrices generales Aplique la decisión resultante de la disposición final, establecida en las TRD, TVD, apoyándose en procedimientos

documentados para normalizar y formalizar estas actividades. A L F T

Directrices generales Registre en el SGDEA los procedimientos de disposición final aplicados y los correspondientes metadatos que vinculen

dichos procedimientos. x x x x

Conservación total, selección y

microfilmación y/o digitalización

Determine la metodología, los estándares, las técnicas, los criterios y el plan de trabajo para la aplicación de la

conservación total, la selección, la microfilmación y/o la digitalización. x x x x

Eliminación Defina un procedimiento que garantice la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos y electrónicos. x x x x

Eliminación Formalice la eliminación de los documentos mediante actas aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo en las entidades del orden nacional o el Comité interno de Archivos en las entidades el orden territorial. x x x x

Eliminación Mantenga disponibles las actas de eliminación y el inventario correspondiente para dejar la trazabilidad de las actividades

realizadas. x x x x

Eliminación Garantice la publicación de los inventarios de los documentos eliminados en el sitio web de la entidad en cumplimiento del

Artículo 25 del Decreto 2578 de 2012 y el Articulo 15 del Acuerdo AGN 004 de 2013 x x x x


Las diferentes dependencias de la Contraloría General de Medellín deben

garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los

documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el

archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.



En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del

Sistema Integrado de Conservación que conlleva las acciones establecidas en

el Acuerdo 006 de 2014 del AGN.



h. Valoración:

Proceso permanente y continúo, que inicia desde la planificación de los

documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y

secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del

archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o

definitiva).

Este proceso se realiza antes de la producción, para identificar desde el inicio la importancia y los valores documentales (primarios y secundarios), asegurando así el tratamiento adecuado y su oportuna gestión.


Registros

A L F T

Sistema integrado de conservación

Implemente el Plan de Conservación Documental para los documentos analógicos, considerando los programas,

procesos y procedimientos relacionados con la conservación preventiva, conservación documental y restauración

documental. x x x x

Sistema integrado de conservación

Implemente el Plan de Preservación a Largo Plazo para los documentos electrónicos, considerando las estrategias,

procesos y procedimientos, garantizando la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de

los documentos electrónicos de archivo de acuerdo con las tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración

Documental. x x x x

seguridad de la información

Defina los mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos de manipulación o alteraciones en la

actualización, mantenimiento y consulta o por cualquier falla de funcionamiento del SGDEA. x x x

seguridad de la información

Asegure que el SGDEA mantenga las siguientes características de los documentos; autenticidad, integridad, inalterabilidad,

acceso, disponibilidad, legibilidad (visualización) y conservación. x x

requisitos para la preservación y

conservación de los documentos

electrónicos de archivo

Establezca los requisitos para la preservación de los documentos electrónicos de archivo desde el mismo momento

de su creación y verifique el cumplimiento de los mismos.

x x x



requisitos para la preservación y

conservación de los documentos

electrónicos de archivo

Verifique que el SGDEA implementado en la entidad garantice la preservación de los documentos de acuerdo con lo

dispuesto en las TRD.

x x x

Requisitos para las técnicas de

preservación a largo plazo

Verifique que el SGDEA implementado en la entidad garantice la preservación de los documentos de acuerdo con lo

dispuesto en las TRD. x x x

El área de Gestión Documental conjuntamente con las diferentes dependencias analizan y establecen los valores administrativos, fiscales, contables, técnicos o históricos de los documentos de la entidad teniendo en cuenta el contexto social, cultural, funcional, político, jurídico y económico y este análisis queda plasmado en la TRD.

Revisan las actualizaciones a los procesos y procedimientos en cuanto a la generación o eliminación de documentos o registros.

Cuantifican y analizar los niveles de crecimiento o decrecimiento en volúmenes de archivo determinando las causas y efectos de las variaciones por medios de indicadores del proceso de Gestión Documental.

Atendiendo la orientación de los programas específicos a implementar en la Contraloría General de Medellín y como parte del PGD se analizará la frecuencia de consultas y préstamos de los documentos con el ánimo de medir el impacto que pueda generar en la investigación, la historia, la ciencia como base para determinar los valores secundarios de los documentos.

Valores primarios (Fase de Archivo de Gestión, Archivo Central)

Valores secundarios (Fase de Archivo histórico)


(Manual de implementación de las TRD, Circular externa 003 de 2015, Acuerdo 04

de 2013 y Acuerdo 02 de 2004 del AGN)



La Contraloría General de Medellín cuenta con directrices generales para la

determinación de los valores de los documentos, este análisis permitió la

construcción de la TRD:

Valores primarios: se derivan del contexto funcional, administrativo, legal, técnico

de la contraloría y están sujetos al análisis permanente del cambio normativo que

le aplica a la entidad y a los cambios en la estructura orgánico-funcional, así como

a los procesos y procedimientos desarrollados para el cumplimiento de su misión.

A esto se le conoce actualización de TRD.

Valores secundarios: obedecen a determinar:

Criterios de las características internas de los documentos.

Criterios de las circunstancias externas

Criterios diplomáticos

Criterios de procedencia y evidencia

Criterios de contenido

Criterios normativos y directrices del AGN.



3. Fases de implementación del PGD

Reúne los elementos que tendrán lugar y que influirán en la estrategia y/o en los

cambios que deben realizarse para su cumplimiento. Es posible nombrar aquellos

que se lograrán en el ámbito del conocimiento archivístico, los métodos para la

conservación de la documentación, la forma en que cambiará el concepto del

manejo de los archivos dentro de la Entidad, el cual genera un impacto, esta

cultura tendrá que involucrarse en el pensamiento colectivo de los funcionarios de

la Contraloría General de Medellín, mediante estrategias de promoción y

publicidad, y a través de formas lúdicas de aprendizaje.

Así mismo, las capacitaciones en materia de archivo programadas para las

diferentes dependencias por parte del responsable de Gestión Documental, y en

general a fin de dar a conocer el plan de modernización de los archivos de la

Entidad.

La implementación debe estar alineada con el Plan Estratégico Institucional y el

Plan de Acción y Táctico Anual acorde con las siguientes orientaciones:

a. Alineación con los objetivos estratégicos de la Entidad.

b. Establecer metas a corto, mediano y largo plazo.

c. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y los objetivos

definidos.

d. Articulación con otros programas y sistemas de la Entidad, de acuerdo con la

operación y la normatividad vigente.

a. Elaboración:

Corresponde a las actividades del PGD formulado como un proyecto. Para ello la

Contraloría General de Medellín debe:

• Verificar el cumplimiento de los prerrequisitos

• Ajustar el Plan Institucional de Archivos (PINAR)

• Revisar que se tenga claridad en los roles de los funcionarios encargados

• Garantizar la disponibilidad de recursos contemplados en el PINAR

• Adoptarlo por acto administrativo; previa aprobación del Comité Interno de

archivo.



b. Ejecución:

Puesto en marcha el PGD y desarrollo y actualización de los procesos en el corto,

mediano y largo plazo. Para esto la Contraloría General de Medellín debe:

Desarrollar acciones tendientes a la divulgación de la implementación del PGD.

Programar las actividades de socialización, capacitación y sensibilización.

Diseñar y publicar materiales e instructivos que faciliten la compresión de los

procesos.

c. Seguimiento:

Verificación del cumplimiento del PGD.

Validar el cumplimiento de las metas y objetivos

Realizar controles periódicos.

Supervisar y evaluar el funcionamiento y conformidad de los recursos.

d. Mejora:

Ajustar el PGD y proponer nuevos programas. Para esto la Contraloría General de

Medellín debe:

• Promover el desarrollo y aplicación las acciones correctivas, preventivas y de

mejora.

• Establecer un plan de mejoramiento orientado a reducir los riesgos.



III. Programas Específicos

Los programas específicos permitirán lograr las metas y objetivos, haciendo la

distribución correspondiente a cada programa, asegurando que la entidad cuente

con la documentación necesaria, buscando evidenciar su actuación y permitiendo

cumplir con la política de desarrollo y eficiencia administrativa, mientras se

considera la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los

trámites, los procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y

recuperación de la información, para garantizar a su vez la disponibilidad y acceso

a los documentos.

La Contraloría General de Medellín elaboró, aprobó y aplicará permanentemente

los siguientes planes y programas contemplados en su PGD y que hacen parte

integral del mismo:

Programa de documentos vitales o esenciales

Programa de gestión de documentos electrónicos

Programa de archivos descentralizados

Programa de reprografía

Programa de documentos especiales

Plan institucional de capacitación

Programa de auditoría y control

Programa De Normalización De Formas Y Formularios Electrónicos



IV. Armonización con los Planes y Sistemas de Gestión de la

Entidad

PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

ARMONIZACIÓN EN:

GESTIÓN DOCUMENTAL

Índice de Gobierno en línea (normatividad vigente).

Formulario del Índice de Gobierno Abierto

Plan estratégico de la

Contraloría General de

Medellín

Adoptar un modelo

integral de gestión de la

información que permita

apoyar de manera

eficiente los procesos

Institucionales.

Meta: A diciembre 31 de 2019 la

Institución contará con un

modelo integral de gestión

de la información

Plan de Inversión -Plan de compras

Presupuesto asignado para el mobiliario y adecuación de la infraestructura física.

Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR

Los recursos destinados para el desarrollo de las actividades y buenas prácticas de gestión documental

Plan táctico de Capacitación

La capacitación para buen desempeño de los funcionarios responsables de las actividades de la Gestión documental y archivo.

Otros sistemas de gestión

Sistema Integrado de Gestión de Calidad. Sistema Financiero Sistema de Gestión



electrónica de Archivos

Metodología La información que permitió identificar las necesidades en gestión documental de la entidad, fue recopilada a través de un diagnóstico integral de archivos, basado en las siguientes fuentes:

Diagnóstico integral de archivo.

Seguimiento a los Archivos de Gestión.

Directiva 04 de 2012 eficiencia en la Administración Pública y lineamientos cero papel.

Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG).

Información recolectada durante las entrevistas realizadas para la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD).

El Programa de Gestión Documental (PGD) será publicado en la página web de la

Contraloría General de Medellín, de igual modo se realizará la divulgación interna

de los resultados del plan de implementación del PGD.

Grupo de Trabajo

AREA INTEGRANTE CARGO

Secretaria General Carlos Fernando Borja Jiménez

Secretario General

Planeación Sebastián López Valencia

Jefe OA de Planeación

Jurídica Luis Alfonso Barrera Sossa

Jefe OA Jurídica

CA Desarrollo Tecnológico

Diana Milena Escobar Contralora Auxiliar

Control Interno Efigenia Suescun Vega Jefe OA de Control Interno

Talento Humano Leticia Orrego Pérez Contralora Auxiliar

Archivo Luz Dary Pulgarin Barrera

Técnico Operativo



V. Anexos

1. Diagnóstico de gestión documental 2. Mapa de procesos de la entidad 3. Cronograma de implementación del PGD 4. Presupuesto anual para la implementación del PGD 5. Instructivo de Implementación de TRD. 6. Programa de documentos vitales o esenciales

Programa de gestión de documentos electrónicos Programa de archivos descentralizados Programa de reprografía Programa de documentos especiales Plan institucional de capacitación Programa de auditoría y control Programa De Normalización De Formas Y Formularios Electrónicos

7. Instructivos de Gestión Documental Planeación Producción Gestión y trámite Organización de documentos Transferencias Documentales Disposición Final de Documentos Preservación a largo plazo Valoración

CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN

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