CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN compartidos/088-2019 ANEXO … · Mantenimiento del Sistema de...
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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD
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CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD
Elaborado por: Secretaria General
Aprobado por: Comité Interno de Archivo
Contraloría General de Medellín 2017
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Contenido I. Aspectos Generales ................................................................................................................ 3
1. Introducción ........................................................................................................................... 3
2. Alcance .................................................................................................................................. 3
3. Propósito ............................................................................................................................... 4
4. Público al cual está dirigido .................................................................................................... 4
5. Requerimientos para el desarrollo del PGD ............................................................................ 5
6. Gestión del cambio: ............................................................................................................... 6
II. Lineamientos para los procesos de la gestión documental ...................................................... 8
1. Políticas del Programa de Gestión Documental ...................................................................... 8
2. Procesos de Gestión Documental ........................................................................................... 9
a. Planeación Documental: ................................................................................................... 10
b. Producción: ...................................................................................................................... 12
c. Gestión y trámite:............................................................................................................. 14
d. Organización: ................................................................................................................... 16
e. Transferencia: .................................................................................................................. 18
f. Disposición de documentos: ............................................................................................. 20
g. Preservación a largo plazo: ............................................................................................... 22
h. Valoración: ....................................................................................................................... 24
3. Fases de implementación del PGD ........................................................................................ 27
a. Elaboración: ..................................................................................................................... 27
b. Ejecución: ......................................................................................................................... 28
c. Seguimiento: .................................................................................................................... 28
d. Mejora: ............................................................................................................................ 28
III. Programas Específicos ...................................................................................................... 29
IV. Armonización con los Planes y Sistemas de Gestión de la Entidad ..................................... 30
V. Anexos ................................................................................................................................. 32
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I. Aspectos Generales
1. Introducción
El Programa de Gestión Documental – PGD de la Contraloría General de Medellín
está enmarcado en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de
Archivo, Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la
Información, de conformidad con lo establecido en Decreto 1080 de 2015 Libro II
Parte 8 Título II Capítulo V – Gestión de documentos.
Como instrumento archivístico le sirve a la Contraloría General de Medellín para
facilitar el control, acceso y administración de la documentación y preservación de
la memoria institucional, acorde con las buenas prácticas y la normativa vigente.
La estructura del PGD está basada en cada uno de los elementos establecidos por
el AGN en el “Manual implementación de un programa de gestión documental -
PGD año 2014” y describe cada uno de estos elementos, así como los demás
aspectos y actividades que desarrolla la Contraloría General de Medellín de
conformidad con su contexto y realidad misional, administrativa y legal.
2. Alcance
El PGD está encaminado al mejoramiento de la atención de los requerimientos
documentales de los usuarios de la Contraloría General de Medellín, la
racionalización y simplificación de los trámites, la reducción de copias
innecesarias, la conservación y preservación del patrimonio documental de la
entidad.
Este PGD establece los lineamientos de la gestión documental para todos los
documentos producidos y generados por la Contraloría General de Medellín en
todas sus dependencias, así como para la documentación conservada de años
anteriores, aplicable para todo tipo de documentación independientemente del
soporte en que se encuentre. Se aplicará también a la información de
(documentos de archivos de gestión, archivo central e histórico y los sistemas
corporativos de información de la Contraloría General de Medellín.
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3. Propósito
En general, el propósito del PGD es optimizar y estandarizar la totalidad de los procesos y procedimientos de la gestión documental de la Entidad, de los cuales encontramos la planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración, definidos por el Archivo General de la Nación en el Decreto 2609 de 2012, artículo 9, “Procesos de la gestión documental”, a fin de alcanzar los mayores niveles de eficiencia y transparencia en la protección de los recursos documentales, y conseguir un alto grado de difusión de su valor patrimonial.
Así mismo, permite administrar la documentación física y electrónica producida y recibida por la entidad, de acuerdo con el Plan Estratégico y el Plan de Acción Anual de la Contraloría General de Medellín, facilitando la toma de decisiones y el direccionamiento organizacional.
4. Público al cual está dirigido
El PGD está dirigido a los funcionarios de la Contraloría General de Medellín en el
desarrollo de sus funciones y obligaciones, a otras entidades en cuanto a los
procesos de reportes e informes, a usuarios externos, sujetos de control,
comunidades indígenas y afro descendientes que tengan que ver con la entidad,
entes de control y demás usuarios, en cuanto a requerimientos de radicación de
comunicaciones oficiales, el manejo de peticiones, quejas y reclamos, el envío de
comunicaciones oficiales, las consultas en los archivos de gestión, central e
histórico.
Este documento también está dirigido al Comité interno de Archivo, y a quienes
hagan parte de la entidad en la ejecución de sus funciones, con la finalidad de
llevar a cabo procesos de evaluación, aprobación y seguimiento a las estrategias,
procedimientos y metas que establece el Programa de Gestión Documental de la
Contraloría General de Medellín; a la alta dirección con el objeto de obtener la
asignación de los recursos financieros, administrativos, jurídicos y técnicos que
permitan la implementación del mismo.
De igual manera, está dirigido a los ciudadanos, funcionarios, contratistas internos
y externos que tengan relación y/o interés en los servicios documentales de la
entidad.
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5. Requerimientos para el desarrollo del PGD
Normativos: La Contraloría General de Medellín cuenta con un normo-grama que
incluye la normatividad aplicable a su gestión documental y se encuentra
disponible en la página web.
Económicos: La Contraloría General de Medellín cuenta con recursos financieros
para la implementación y sostenimiento del PGD, acorde con el Plan Institucional
de archivos PINAR, en el cual está previsto su inversión a corto, mediano y largo
plazo. El Programa de Gestión Documental, ha sido desarrollado con recursos
proporcionados por la misma entidad de acuerdo con la asignación presupuestal
para cada vigencia definida y valorada por la entidad cada año.
En el Plan Anual de Capacitación de la contraloría se debe incluir recursos para
capacitar en el alcance y desarrollo del Programa de Gestión Documental a los
funcionarios de los diferentes niveles de la Entidad.
Administrativos: Para la implementación del PGD se cuenta con el Comité
Interno de Archivo, creado en el año 2013 mediante resolución 174 y actualizado
por la resolución 339 de 2016, con personal idóneo en gestión documental, a
cargo de los procesos archivísticos, también con instalaciones locativas, equipo y
mobiliario, y una política archivística clara para la Contraloría.
Así mismo, el Programa de Gestión Documental es liderado por la Secretaría
General a través del Archivo Central, donde se cuenta con personal y perfiles
acordes con su misión, quienes apoyarán de forma permanente los planes y
proyectos de Gestión Documental en todos sus componentes.
Tecnológicos: La Contraloría General de Medellín cuenta con una arquitectura
tecnológica escalable e interoperable con los demás sistemas de información que
inicia el uso de herramientas tecnológicas para la gestión de las comunicaciones
oficiales, el control del correo electrónico, el control de préstamos e inventarios
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documentales, bajo el cumplimiento de los requerimientos funcionales y no
funcionales de los aplicativos para la gestión documental expedidos por el AGN y
MINTIC y los requisitos exigidos por la estrategia de gobierno en línea.
La Contraloría General de Medellín, establecerá y determinará las condiciones
tecnológicas y definirá los ajustes necesarios en relación con la interoperabilidad
de los sistemas de información existentes en la Entidad, garantizando con ello el
cumplimiento de las características técnicas en cuanto a infraestructura
tecnológica, conectividad, soporte y prestación de servicios por medios
electrónicos.
Estos ajustes deben estar articulados con el cumplimiento de los lineamientos
definidos en la estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, para ello se estipulan diferentes parámetros
mínimos relacionados con las características del software tecnológico, los cuales
deben incluir:
Análisis de la infraestructura tecnológica.
Riesgos sobre el entorno y seguridad informática.
Crecimiento de la capacidad de la infraestructura.
Identificación en el mercado de herramientas tecnológicas y de infraestructura.
En cuanto a la implementación del Programa de Gestión Documental, la
contraloría requiere disponer de un soporte tecnológico que incluya:
Mantenimiento del Sistema de Seguridad de la Información - NTC ISO 27000.
Software de Gestión Documental que cumpla estándares como ISO 30301, Moreq
y CMIS.
Plataforma de interoperabilidad.
Repositorio de Archivos Digitales.
Seguridad Digital:
Usuarios, roles, niveles de acceso (ISO 27000)
Firmas Digitales, Alarmas Electrónicas
Certificación y pruebas de entrega digitales
Protección contra virus y demás
6. Gestión del cambio:
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Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementación del
PGD se realizarán acciones para informar, divulgar, capacitar e involucrar a los
funcionarios implicados.
Estas acciones estarán a cargo de los funcionarios de gestión documental y
talento Humano. La capacitación requerida por los funcionarios en materia de
gestión documental estará incluida en el plan de capacitación institucional.
Adicionalmente en los procesos de inducción y re inducción de funcionarios se
incluirán los temas relativos a la gestión documental.
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II. Lineamientos para los procesos de la gestión documental
1. Políticas del Programa de Gestión Documental Los archivos de gestión, y los archivos centrales, deben clasificarse, ordenarse, identificarse, almacenarse y conservarse de tal manera que garantice el soporte al desarrollo administrativo, la toma de decisiones, base para la defensa jurídica de la entidad, protección de la memoria del conflicto, postconflicto y de derechos humanos y la salvaguarda del patrimonio histórico. El personal asignado a la función archivística de la Contraloría General de Medellín debe mantener continuidad en el cargo, constante capacitación y contar con un perfil de técnico, tecnológico o profesional en archivo, gestión documental, ciencias de la información o disciplinas afines. La aplicación del concepto de Cero Papel, para la Contraloría General de Medellín corresponde a la creación, gestión y almacenamiento de documentos mediante la utilización de medios y soportes electrónicos, utilizando tecnologías de la información y comunicaciones; articuladas con la Directiva Presidencial 04 de 2012, Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012 mediante el cual se reglamenta el artículo 7 de la ley 527 de 1999 sobre la firma electrónica. La Contraloría General de Medellín implementará todas las medidas y acciones de seguridad correspondientes al recibo de documentos, paquetes, sobres; así como el acceso de la documentación de carácter clasificado y reservado, misional y operacional cuyo contenido solo será conocido por el personal autorizado. La Contraloría General de Medellín incluirá en el presupuesto anual los recursos que permitan garantizar la ejecución de los planes, programas y proyectos concernientes a la gestión documental de la entidad. Las áreas de archivo y en general las áreas de la Contraloría General de Medellín están comprometidas con la protección del medio ambiente, por lo tanto, contribuirán con el ahorro en los servicios públicos domiciliarios, la utilización de residuos sólidos recuperables como: papel, cartón, plástico, cartuchos o tóner recargables y todo aquel material identificado como reciclable, los cuales estarán almacenados en los puntos de acopio dispuestos para tal fin. Los tipos de documentos generados en desarrollo e implementación de los procesos de gestión documental tales como manuales de procesos y procedimientos, instructivos, guías, cartillas, formatos, formularios deben tener el
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visto bueno del área de Gestión Documental y Archivo para ser aprobados según las políticas definidas por el Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General de Medellín. Todos los proyectos en materia de Gestión Documental son responsabilidad del área de Gestión Documental, las dependencias no podrán suscribir contratos de procesos técnicos, ni reproducción en otros medios (microfilmación o digitalización) sin el concepto de aprobación del área de Gestión Documental de la Contraloría General de Medellín.
2. Procesos de Gestión Documental
El Programa de Gestión Documental contempla cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos producidos o recibidos por la entidad, así mismo se presentan estrategias para la formulación e implementación de cada uno de los procesos de gestión documental acordes con el Decreto 1080 del 2015, articulo 2.8.2.5.9. Cada uno de los procesos de la gestión documental se diseña identificando los requisitos definidos en el Manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD del Archivo General de la Nación y las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de la función archivística de la Contraloría General de Medellín. Los requisitos para el diseño de los procesos se relacionan a continuación: Administrativo (A): Necesidades cuya solución implica actuaciones organizacionales propias de la entidad. Legal (L): Necesidades agrupadas explícitamente en normatividad y legislación.
Funcional (F): Necesidades que tienen los funcionarios en la gestión diaria de los
documentos.
Tecnológicos (T): Necesidades cuya solución interviene un importante
componente tecnológico.
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a. Planeación Documental:
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de
los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo,
legal, funcional y técnico, que comprende la creación y diseño de formas,
formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro
en los sistemas de gestión documental y de calidad.
Aspecto/Criterio Actividades a Desarrollar Tipo de
Registros
A L F T
Administración Documental
Contextualice la gestión documental de acuerdo con las disposiciones que regulen la entidad, la estructura orgánico-funcional, los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, la plataforma estratégica, las obligaciones y compromisos de la entidad. X
Administración Documental
Cree y mantenga actualizado el Registro de Activos de información. X X X X
Administración Documental
Adopte y difunda de manera amplia el Esquema de Publicación. X X X X
Administración Documental
Identifique los instrumentos archivísticos existentes en la entidad tales como: cuadros de clasificación documental- CCD, tablas de Retención Documental- TRD, inventarios documentales, mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad y elaborare o actualice los que sean requeridos para gestionar adecuadamente los documentos. X
Administración Documental
Establezca el Sistema Integrado de Conservación conformada por el Plan de Conservación Documental (Documentos análogos) y el Plan de Preservación Digital a largo Plazo (Documento digitales) de la entidad. X X X X
Administración Documental
Formule las directrices de la transferencia de documentos que deben ser preservados a largo plazo. X X
Administración Documental
Aplique las políticas de seguridad de la información de la entidad y defina las tablas de control de acceso (perfiles) requeridos para los procesos y actividades de la gestión documental. X X
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
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Todos los documentos de la Contraloría General de Medellín están precedidos de
un estudio que identifica la función que los genera, la información que deben
contener, el soporte a utilizar, la forma y formato, el tiempo que han de
conservarse, la clasificación documental, la clasificación de confidencialidad, los
metadatos asociados, los requerimientos de conservación y estarán aprobados y
registrados en el sistema de gestión de la calidad. Por lo cual se cuenta con:
Listado maestro de documentos de la Contraloría General de Medellín
Manual de funciones
Manual de procesos y procedimientos.
Manual de Identidad de Marca
TRD (Tablas de Retención Documental.
SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo)
CCD (Cuadro de clasificación documental)
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b. Producción:
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o
ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso
en que actúa y los resultados esperados.
Aspecto/Criterio Actividades a Desarrollar Tipo de
Registros
A L F T
Directrices para la creación y diseño de documentos
Identifique los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de
la entidad con el fin de ejercer el control de producción y elaboración de los documentos en forma fiable y autentica y en el formato que mejor responda a su disponibilidad, acceso
y preservación. X X
Directrices para la creación y diseño de documentos
Precise los tipos de información de la entidad para determinar cómo gestionar cada uno de ellos.
X X
Sistema de Gestión Documental Electrónicos de Archivo- SGDEA
Realice un análisis orientado a determinar la necesidad de optimizar y automatizar los procesos de la gestión documental e implantar el sistema de gestión de documentos electrónicos
de archivo-SGDEA. X X
Sistema de Gestión Documental Electrónicos de Archivo- SGDEA
Defina los mecanismos que permitan la integración de los documentos físicos y electrónicos, así como el modelo de
requisitos para la gestión de documentos electrónicos, conforme a lo dispuesto en las tablas de retención
documental- TRD de la entidad. X X
Sistema de Gestión Documental Electrónicos de Archivo- SGDEA
Normalice los procedimientos de digitalización acorde con los lineamientos dados por el AGN y los estándares de buenas
prácticas. X X
Mecanismo de Autenticación
Establezca los criterios relacionados con la autorización y uso de firmas electrónicas en la entidad, teniendo como referente
el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. X X
Asignación de Metadatos
Defina los metadatos mínimos de los documentos de archivo (contenido, estructura y contexto) que deben ser vinculados
durante todo el ciclo vital, acorde con la naturaleza de los tipos de información de la entidad. X X
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ACTIVIDADES A DESARROLLAR
La producción de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la Contraloría General de Medellín
en consonancia con los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y lo
establecido en el Manual de Identidad de Marca. Para ello se cuenta con un
procedimiento para la creación y recepción que incluye entre otros aspectos:
Para la impresión de documentos en papel se usará papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que así
lo requieran.
No se usaran fuentes menores de 850 puntos para aquellos casos de
documentos que requieran ser escaneados o microfilmados.
La impresión se realizará en doble cara.
La elaboración de los documentos se hará en soporte papel, formato carta y
oficio
Los elementos de diplomática documental que se usarán será el logo y pie de
página.
El control de versiones y actualizaciones de los formatos se realizará a través
del Área de calidad.
Los formularios deben tener su Instructivo para el diligenciamiento el cual debe
ser controlado de acuerdo con lo establecido en el sistema de gestión de la
calidad.
Solamente podrán firmar documentos los funcionarios autorizados de cada
área.
El registro y radiación se hará conforme a lo establecido en el Acuerdo 060 de
2001 del AGN.
Registro y captura del documento en el sistema de gestión documental
implementado.
Se contará con una sede electrónica para la centralización multicanal de
atención al usuario interno y externo.
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c. Gestión y trámite:
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la
distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos),
la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la solución de
los asuntos.
Aspecto/Criterio Actividades a Desarrollar Tipo de
Registros
A L F T
Estructura de los documentos
Defina la estructura, las condiciones diplomáticas (internas y externas), el formato de preservación, el soporte, el medio, las
técnicas de impresión, el tipo de tintas, calidad del papel y demás condiciones que se requieran para elaborar los
documentales de archivos. Para documentos a declarar en el SGDEA deben cumplir con los requisitos y características
mínimas de un documentos de archivo, establecidas en el Decreto 2609 de 2012. X X X
Estructura de los documentos
Describa las instrucciones para el diligenciamiento de formas, formatos y formularios de la entidad. X
Forma de producción o ingreso
Determine los mecanismos de control de versiones y aprobaciones de documentos para facilitar el trabajo
colaborativo y el mantenimiento de la trazabilidad desde su creación hasta el momento de su aprobación y firma. x x
Forma de producción o ingreso
Haga uso adecuado de la reproducción de documentos con el fin de reducir los costos derivados de su producción. x
Forma de producción o ingreso
Defina los lineamientos para uso de formatos abiertos en la producción de documentos electrónicos. x
Áreas competentes para el tramite
Diseñe los mecanismos (planillas, registros, entre otros) para la recepción de los documentos físicos o electrónicos
producidos por los ciudadanos para que sean incorporados a la sede electrónica o al sistema implantado por la entidad para
tal efecto. x x x
Áreas competentes para el tramite
Garantice el control unificado del registro y radicación de los documentos tramitados por la entidad independientemente
de los medios y canales disponibles y de acuerdo con los tipos de información definidos. x x
Áreas competentes para el tramite
Señale directrices encaminadas a lograr la simplificación de trámites de la entidad y facilitar su automatización. x x
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Áreas competentes para el tramite
Disponga de los dispositivos tecnológicos destinados al área de archivo para la digitalización de los documentos y poder
integrarlos al SGDEA. x
ACTIVIDADES A DESARROLLAR (Acuerdo 060 de 2001, Acuerdo 042 de 2002) La Contraloría General de Medellín tiene previsto definir los mecanismos que
aseguren el adecuado trámite, acceso y consulta de los documentos a sus
usuarios para lo cual implementará:
Registro de planillas de control y entrega. Verificación y confrontación de remitentes y destinatarios. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reglamento de acceso y consulta Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Control de seguimiento de trámites y tiempos de respuesta. Se establecerán mecanismos de trazabilidad y controles de alerta. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa.
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d. Organización:
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de
gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo debidamente.
Aspecto/Criterio Actividades a Desarrollar Tipo de
Registros
A L F T
Registro de Documentos
Implemente mecanismos para la entrega de los documentos a los respectivos usuarios internos y externos, previamente
caracterizados. x x x
Distribución Haga entrega de los documentos a las instancias internas y externas destinatarias siguiendo el procedimiento dispuesto
para tal fin. x x
Acceso y consulta Estructura servicios de archivo y haga uso de los medios tecnológicos para facilitar la interacción con los usuarios. x x x
Acceso y consulta Establezca las tablas de control de acceso y los formatos de préstamo de los documentos, así como los mecanismos de
consulta disponibles para los usuarios. x x x
Acceso y consulta Promueva el intercambio de información con otras instituciones haciendo uso del banco terminológico de tipos, series y sub-series documentales de la entidad con el fin de
facilitar la interoperabilidad entre los sistemas de información y garantizar la adecuada atención a los usuarios. x x x
Control y seguimiento Implemente el mapa de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de
la entidad, indicando los periodos de vigencia que tienen los funcionarios para dar respuesta. x x
Control y seguimiento Implemente controles para verificar la trazabilidad de los trámites y sus responsables. En entornos electrónicos esta se
hace a través de metadatos para la trazabilidad del documento. x x
Control y seguimiento Implemente controles para asegurar que los tramites que surten los documentos, se cumplan gasta la resolución de los
asuntos de manera oportuna. x x
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ACTIVIDADES A DESARROLLAR
(Folleto de foliación, cartilla de ordenación, cartilla de clasificación, Acuerdo 005
de 2013, Acuerdo 042 de 2002 del AGN)
La organización de los archivos de la Contraloría General de Medellín se
fundamenta en las tablas de Retención Documental TRD y en los
procedimientos o instructivos para cada caso en particular así:
Identificación de series y sub-series
Conformación de expedientes
Identificación de tipos documentales
Ordenación de los documentos en orden cronológico, numérico, alfabético
o mixto según sea el caso.
Ordenación de expedientes en forma cronológica, numérico, alfabético o
mixta según sea el caso.
Foliación.
Análisis de información y extracción de contenidos
Elaboración de inventarios documentales
Las anteriores actividades se desarrollarán de acuerdo a la Guía para la
organización de los archivos teniendo como referente el Acuerdo 005 de 2013 del
AGN.
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e. Transferencia:
Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos
durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de
generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos
técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
Aspecto/Criterio Actividades a Desarrollar Tipo de
Registros
A L F T
Clasificación Identifique y asigne cada uno de los documentos de la entidad en su respectivo expediente acorde con los CCD y las TRD,
manteniendo en todo momento su vínculo con el trámite y el proceso que le dio origen. Para los expedientes electrónicos
establezca las relaciones a través metadatos (requisito SGDEA) x
Ordenación Ubique cada uno de los documentos que componen un expediente, respetando el orden en que se produjeron y
realizando la foliación respectiva. x
Ordenación Para los expedientes electrónicos garantice su integridad mediante la producción y actualización del índice electrónico.
(Requisito SGDEA). x
Ordenación Especifique los parámetros que permitan desarrollar las actividades de ordenación documental, garantizando la
adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de archivo. x
Ordenación Determine los sistemas de ordenación para asegurar la secuencia numérica, alfabética o alfanumérica en cada agrupación documental, acorde con las necesidades y
requerimientos de la entidad. x
Descripción Implemente el programa de descripción documental mediante la utilización de normas, estándares y principios universales y sistemas informáticos basados en las normas de descripción adaptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) de manera que la estructura de los datos y la información sea
compatible con los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación y demás archivos generales territoriales. x x
El área de y Gestión Documental y de Administración y Mantenimiento de las TIC establecerán la planeación y metodología de información, datos o archivos a ser migrados y Verificarán las herramientas, instrumentos y equipos de migración de datos para proyectar el cronograma de migración o conversión de datos. ACTIVIDADES A DESARROLLAR
(Acuerdo 042 de 2002 AGN Transferencias Documentales)
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Cada Una de las dependencias de la Contraloría General de Medellín debe
preparar y transferir los documentos aI Archivo Central, teniendo en cuenta los
tiempos de retención estipulados en la TRD para cada serie y de acuerdo con la
programación e indicaciones establecidas por el área de Gestión Documental así:
Toda transferencia documental debe ingresar al Archivo Central mediante la
entrega física de la documentación debidamente registrada con el formato de
inventario único documental FUID. Para lo cual se debe:
Efectuar el proceso de selección natural. Es decir, retirar aquellos
documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o
publicaciones periódicas.
Ordenación de tipos documentales. Los documentos se van colocando uno
atrás del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal
manera que el último documento recibido sea el último que contenga la
carpeta.
En cada carpeta debe incorporarse un volumen adecuado de folios hasta
(200).
Ordenar los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y
la cronología en forma ascendente.
Recordar que todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará
oficial, mediante la entrega física de la documentación y su registro en el
formato único de inventario documental el cual también se debe enviar de
forma electrónica, según lo regulado en el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo
General de la Nación.
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f. Disposición de documentos:
Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a
su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con
lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de
valoración documental.
Aspecto/Criterio Actividades a Desarrollar Tipo de
Registros
A L F T
Preparación de la transferencia
Aplique los directrices y los procedimientos señalados por el AGN para la realización de las transferencias primarias y
secundarias, de conformidad con los tiempos establecidos en las TRD: x
Preparación de la transferencia
Tenga en cuenta lo establecido por el AGN para la transferencia de documentos electrónicos de archivo, de
forma que se asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo. x
Validación de la transferencia
Verifique la aplicación de los procesos de clasificación y ordenación de los expedientes, asi como las condiciones
adecuadas de empaque, embalaje para el traslado y entrega formal de las transferencias documentales mediante el
inventario firmado por las personas que intervienen en el proceso. x
Validación de la transferencia
Diligencia los inventarios de las transferencias en el Formato Único de Inventario Documental FUID, confome a los criterios
establecidos en el Acuerdo AGN 042 de 2002. x x
Migracion, refreshing, emulacion o conversión
Formule los métodos y la periodicidad de aplicación de las técnicas de migración, refreshing, emulación o conversión, con
el fin de prevenir cualquier degradación o perdida de información y asegurar el mantenimiento de las características
de contenido de los documentos. x x
Metadatos Incluya en la transferencia los metadatos que faciliten la posterior recuperación de los documentos físicos y
electrónicos de las series documentales transferidas al archivo central en soporte físico o en soporte electrónico en el SGDEA. x
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
(Manual de implementación de TRD)
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La Contraloría General de Medellín establece las siguientes directrices para la
disposición final de los documentos determinada en su TRD:
La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen
valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los
que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,
procedimientos y políticas de la empresa, convirtiéndose en testimonio
de su actividad y trascendencia.
Eliminación de documentos: Actividad aplicada para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
aplicación de lo estipulado en la TRD, según el Acuerdo 004 de 2013
levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.
Selección documental: Actividad para escoger una muestra de
documentos de carácter representativo, para su conservación
permanente, aplicación de método de muestreo.
Microfilmación/Digitalización, técnicas de reproducción de
documentos, incluye determinación de metodología, plan de trabajo,
control de calidad durante todo el proceso. Y selección de Digitalización
según la Guía 5 Cero papel AGN. (Digitalización con fines de control y
tramite, Digitalización con fines archivísticos y Digitalización con fines de
contingencia y continuidad del negocio).
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g. Preservación a largo plazo:
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión
para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y
forma de registro o almacenamiento.
Aspecto/Criterio Actividades a Desarrollar Tipo de
Registros
Directrices generales Aplique la decisión resultante de la disposición final, establecida en las TRD, TVD, apoyándose en procedimientos
documentados para normalizar y formalizar estas actividades. A L F T
Directrices generales Registre en el SGDEA los procedimientos de disposición final aplicados y los correspondientes metadatos que vinculen
dichos procedimientos. x x x x
Conservación total, selección y
microfilmación y/o digitalización
Determine la metodología, los estándares, las técnicas, los criterios y el plan de trabajo para la aplicación de la
conservación total, la selección, la microfilmación y/o la digitalización. x x x x
Eliminación Defina un procedimiento que garantice la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos y electrónicos. x x x x
Eliminación Formalice la eliminación de los documentos mediante actas aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo en las entidades del orden nacional o el Comité interno de Archivos en las entidades el orden territorial. x x x x
Eliminación Mantenga disponibles las actas de eliminación y el inventario correspondiente para dejar la trazabilidad de las actividades
realizadas. x x x x
Eliminación Garantice la publicación de los inventarios de los documentos eliminados en el sitio web de la entidad en cumplimiento del
Artículo 25 del Decreto 2578 de 2012 y el Articulo 15 del Acuerdo AGN 004 de 2013 x x x x
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Las diferentes dependencias de la Contraloría General de Medellín deben
garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los
documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el
archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
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En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del
Sistema Integrado de Conservación que conlleva las acciones establecidas en
el Acuerdo 006 de 2014 del AGN.
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h. Valoración:
Proceso permanente y continúo, que inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o
definitiva).
Este proceso se realiza antes de la producción, para identificar desde el inicio la importancia y los valores documentales (primarios y secundarios), asegurando así el tratamiento adecuado y su oportuna gestión.
Aspecto/Criterio Actividades a Desarrollar Tipo de
Registros
A L F T
Sistema integrado de conservación
Implemente el Plan de Conservación Documental para los documentos analógicos, considerando los programas,
procesos y procedimientos relacionados con la conservación preventiva, conservación documental y restauración
documental. x x x x
Sistema integrado de conservación
Implemente el Plan de Preservación a Largo Plazo para los documentos electrónicos, considerando las estrategias,
procesos y procedimientos, garantizando la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de
los documentos electrónicos de archivo de acuerdo con las tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración
Documental. x x x x
seguridad de la información
Defina los mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos de manipulación o alteraciones en la
actualización, mantenimiento y consulta o por cualquier falla de funcionamiento del SGDEA. x x x
seguridad de la información
Asegure que el SGDEA mantenga las siguientes características de los documentos; autenticidad, integridad, inalterabilidad,
acceso, disponibilidad, legibilidad (visualización) y conservación. x x
requisitos para la preservación y
conservación de los documentos
electrónicos de archivo
Establezca los requisitos para la preservación de los documentos electrónicos de archivo desde el mismo momento
de su creación y verifique el cumplimiento de los mismos.
x x x
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requisitos para la preservación y
conservación de los documentos
electrónicos de archivo
Verifique que el SGDEA implementado en la entidad garantice la preservación de los documentos de acuerdo con lo
dispuesto en las TRD.
x x x
Requisitos para las técnicas de
preservación a largo plazo
Verifique que el SGDEA implementado en la entidad garantice la preservación de los documentos de acuerdo con lo
dispuesto en las TRD. x x x
El área de Gestión Documental conjuntamente con las diferentes dependencias analizan y establecen los valores administrativos, fiscales, contables, técnicos o históricos de los documentos de la entidad teniendo en cuenta el contexto social, cultural, funcional, político, jurídico y económico y este análisis queda plasmado en la TRD.
Revisan las actualizaciones a los procesos y procedimientos en cuanto a la generación o eliminación de documentos o registros.
Cuantifican y analizar los niveles de crecimiento o decrecimiento en volúmenes de archivo determinando las causas y efectos de las variaciones por medios de indicadores del proceso de Gestión Documental.
Atendiendo la orientación de los programas específicos a implementar en la Contraloría General de Medellín y como parte del PGD se analizará la frecuencia de consultas y préstamos de los documentos con el ánimo de medir el impacto que pueda generar en la investigación, la historia, la ciencia como base para determinar los valores secundarios de los documentos.
Valores primarios (Fase de Archivo de Gestión, Archivo Central)
Valores secundarios (Fase de Archivo histórico)
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
(Manual de implementación de las TRD, Circular externa 003 de 2015, Acuerdo 04
de 2013 y Acuerdo 02 de 2004 del AGN)
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La Contraloría General de Medellín cuenta con directrices generales para la
determinación de los valores de los documentos, este análisis permitió la
construcción de la TRD:
Valores primarios: se derivan del contexto funcional, administrativo, legal, técnico
de la contraloría y están sujetos al análisis permanente del cambio normativo que
le aplica a la entidad y a los cambios en la estructura orgánico-funcional, así como
a los procesos y procedimientos desarrollados para el cumplimiento de su misión.
A esto se le conoce actualización de TRD.
Valores secundarios: obedecen a determinar:
Criterios de las características internas de los documentos.
Criterios de las circunstancias externas
Criterios diplomáticos
Criterios de procedencia y evidencia
Criterios de contenido
Criterios normativos y directrices del AGN.
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3. Fases de implementación del PGD
Reúne los elementos que tendrán lugar y que influirán en la estrategia y/o en los
cambios que deben realizarse para su cumplimiento. Es posible nombrar aquellos
que se lograrán en el ámbito del conocimiento archivístico, los métodos para la
conservación de la documentación, la forma en que cambiará el concepto del
manejo de los archivos dentro de la Entidad, el cual genera un impacto, esta
cultura tendrá que involucrarse en el pensamiento colectivo de los funcionarios de
la Contraloría General de Medellín, mediante estrategias de promoción y
publicidad, y a través de formas lúdicas de aprendizaje.
Así mismo, las capacitaciones en materia de archivo programadas para las
diferentes dependencias por parte del responsable de Gestión Documental, y en
general a fin de dar a conocer el plan de modernización de los archivos de la
Entidad.
La implementación debe estar alineada con el Plan Estratégico Institucional y el
Plan de Acción y Táctico Anual acorde con las siguientes orientaciones:
a. Alineación con los objetivos estratégicos de la Entidad.
b. Establecer metas a corto, mediano y largo plazo.
c. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y los objetivos
definidos.
d. Articulación con otros programas y sistemas de la Entidad, de acuerdo con la
operación y la normatividad vigente.
a. Elaboración:
Corresponde a las actividades del PGD formulado como un proyecto. Para ello la
Contraloría General de Medellín debe:
• Verificar el cumplimiento de los prerrequisitos
• Ajustar el Plan Institucional de Archivos (PINAR)
• Revisar que se tenga claridad en los roles de los funcionarios encargados
• Garantizar la disponibilidad de recursos contemplados en el PINAR
• Adoptarlo por acto administrativo; previa aprobación del Comité Interno de
archivo.
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b. Ejecución:
Puesto en marcha el PGD y desarrollo y actualización de los procesos en el corto,
mediano y largo plazo. Para esto la Contraloría General de Medellín debe:
Desarrollar acciones tendientes a la divulgación de la implementación del PGD.
Programar las actividades de socialización, capacitación y sensibilización.
Diseñar y publicar materiales e instructivos que faciliten la compresión de los
procesos.
c. Seguimiento:
Verificación del cumplimiento del PGD.
Validar el cumplimiento de las metas y objetivos
Realizar controles periódicos.
Supervisar y evaluar el funcionamiento y conformidad de los recursos.
d. Mejora:
Ajustar el PGD y proponer nuevos programas. Para esto la Contraloría General de
Medellín debe:
• Promover el desarrollo y aplicación las acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
• Establecer un plan de mejoramiento orientado a reducir los riesgos.
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III. Programas Específicos
Los programas específicos permitirán lograr las metas y objetivos, haciendo la
distribución correspondiente a cada programa, asegurando que la entidad cuente
con la documentación necesaria, buscando evidenciar su actuación y permitiendo
cumplir con la política de desarrollo y eficiencia administrativa, mientras se
considera la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los
trámites, los procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y
recuperación de la información, para garantizar a su vez la disponibilidad y acceso
a los documentos.
La Contraloría General de Medellín elaboró, aprobó y aplicará permanentemente
los siguientes planes y programas contemplados en su PGD y que hacen parte
integral del mismo:
Programa de documentos vitales o esenciales
Programa de gestión de documentos electrónicos
Programa de archivos descentralizados
Programa de reprografía
Programa de documentos especiales
Plan institucional de capacitación
Programa de auditoría y control
Programa De Normalización De Formas Y Formularios Electrónicos
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IV. Armonización con los Planes y Sistemas de Gestión de la
Entidad
PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD
ARMONIZACIÓN EN:
GESTIÓN DOCUMENTAL
Índice de Gobierno en línea (normatividad vigente).
Formulario del Índice de Gobierno Abierto
Plan estratégico de la
Contraloría General de
Medellín
Adoptar un modelo
integral de gestión de la
información que permita
apoyar de manera
eficiente los procesos
Institucionales.
Meta: A diciembre 31 de 2019 la
Institución contará con un
modelo integral de gestión
de la información
Plan de Inversión -Plan de compras
Presupuesto asignado para el mobiliario y adecuación de la infraestructura física.
Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR
Los recursos destinados para el desarrollo de las actividades y buenas prácticas de gestión documental
Plan táctico de Capacitación
La capacitación para buen desempeño de los funcionarios responsables de las actividades de la Gestión documental y archivo.
Otros sistemas de gestión
Sistema Integrado de Gestión de Calidad. Sistema Financiero Sistema de Gestión
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electrónica de Archivos
Metodología La información que permitió identificar las necesidades en gestión documental de la entidad, fue recopilada a través de un diagnóstico integral de archivos, basado en las siguientes fuentes:
Diagnóstico integral de archivo.
Seguimiento a los Archivos de Gestión.
Directiva 04 de 2012 eficiencia en la Administración Pública y lineamientos cero papel.
Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG).
Información recolectada durante las entrevistas realizadas para la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD).
El Programa de Gestión Documental (PGD) será publicado en la página web de la
Contraloría General de Medellín, de igual modo se realizará la divulgación interna
de los resultados del plan de implementación del PGD.
Grupo de Trabajo
AREA INTEGRANTE CARGO
Secretaria General Carlos Fernando Borja Jiménez
Secretario General
Planeación Sebastián López Valencia
Jefe OA de Planeación
Jurídica Luis Alfonso Barrera Sossa
Jefe OA Jurídica
CA Desarrollo Tecnológico
Diana Milena Escobar Contralora Auxiliar
Control Interno Efigenia Suescun Vega Jefe OA de Control Interno
Talento Humano Leticia Orrego Pérez Contralora Auxiliar
Archivo Luz Dary Pulgarin Barrera
Técnico Operativo
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V. Anexos
1. Diagnóstico de gestión documental 2. Mapa de procesos de la entidad 3. Cronograma de implementación del PGD 4. Presupuesto anual para la implementación del PGD 5. Instructivo de Implementación de TRD. 6. Programa de documentos vitales o esenciales
Programa de gestión de documentos electrónicos Programa de archivos descentralizados Programa de reprografía Programa de documentos especiales Plan institucional de capacitación Programa de auditoría y control Programa De Normalización De Formas Y Formularios Electrónicos
7. Instructivos de Gestión Documental Planeación Producción Gestión y trámite Organización de documentos Transferencias Documentales Disposición Final de Documentos Preservación a largo plazo Valoración