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INFORME ARQUEO DE CAJA MENOR DE FEBRERO DEL 2021

Proceso: Evaluación del Sistema Control Interno

Versión: 1 Código: F1.P2.ECI Fecha Publicación: 19/09/2019

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CONTENIDO:

PRESENTACIÓN ............................................................................................................................................... 2

1. OBJETIVO ................................................................................................................................................ 2

2. ALCANCE ................................................................................................................................................. 2

3. METODOLOGÍA ....................................................................................................................................... 2

4. MARCO LEGAL ........................................................................................................................................ 2

5. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ........................................................................................................... 3

5.1 Revisión de Acto Administrativo y Distribución Presupuestal ................................................................. 3

5.2 Indagación de los aspectos generales de la Caja Menor .......................................................................... 3

5.3 Desarrollo del Arqueo .............................................................................................................................. 4

Documentación Física............................................................................................................................. 4

Consulta Saldos, Bancos SIIF Nación ...................................................................................................... 8

Consulta de Movimientos SIIF ................................................................................................................ 8

Saldo Bancario Plataforma Bancolombia: .............................................................................................. 9

Análisis Fondos de la Caja Menor 2020 V/S 2021 ................................................................................ 10

Porcentaje de Ejecución de los Recursos Asignados ............................................................................ 10

6. RECOMENDACIONES ............................................................................................................................ 11




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PRESENTACIÓN

La Oficina de Control Interno presenta el Informe del Arqueo y seguimiento de la Caja Menor de la

Comisión al 25 de febrero de 2021, en el cual se verifica el cumplimiento razonable de la

normatividad, los actos administrativos y/o resoluciones de creación de la caja menor y los registros

de la Caja Menor para la vigencia 2021.

1. OBJETIVO

Verificar la conformación presupuestal, apertura y manejo de los recursos asignados a la caja menor

para la vigencia 2021, dando cumplimiento a la normatividad vigente.

2. ALCANCE

Realizar la verificación de la constitución de la Caja Menor y la puesta en operación de la misma,

de acuerdo con el procedimiento establecido para tal fin, entre el 01 y el 25 de febrero del 2021.

3. METODOLOGÍA

La metodología empleada es la siguiente:

Verificación de la normatividad: Revisión de Actos Administrativos

Comprobación verbal: Indagación y Aspectos Generales

Comprobación física: Desarrollo del arqueo a través de los medios digitales.

Comprobación SIIF Nación: Consulta

4. MARCO LEGAL

Decreto 1068 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector

Hacienda y Crédito Público”.

Decreto 2768 de 2012, por el cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas

menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las

entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones

Circular SIIF 058 del 29 de noviembre de 2013, cambios y mejoras en las cajas menores.

Procedimiento de Caja Menor P3.SA del 7 de febrero de 2020.

Resolución No. 004 del 19 de enero de 2021 constitución de la caja menor.




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5. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO

5.1 Revisión de Acto Administrativo y Distribución Presupuestal

De acuerdo a la información remitida por la cuentadante, se procedió a revisar los actos

administrativos para la conformación de la Caja Menor de la Dirección Administrativo y Financiera,

para la vigencia 2021 encontrando lo siguiente:

Resolución No. 004 del 19 de enero de 2021

En la citada Resolución, se señalan las responsabilidades del Cuentadante y el Ordenador del gasto

entre otros aspectos relacionados a la apertura, asignación, ausencias y/o cambio de responsables,

uso de los recursos, manejo de los recursos, rubros presupuestales, registro de operaciones,

procedimiento de reembolso, controles para el manejo de la caja menor, prohibiciones, legalización,

cancelación de la caja menor para la vigencia 2021.

Así mismo, se evidencia que la Resolución fue firmada por el Secretario General el 26 de enero del

2021.

Tabla No. 01 Distribución Presupuestal

Descripción Rubro Valor Actual CDP Compromisos

Pasta O Pulpa Papel Y Productos De Papel; Impresos Y Artículos Relacionados A-02-02-01-003-002 1.000.000

28221 21621

Productos De Caucho Y Plástico A-02-02-01-003-006 500.000

Vidrio Y Productos De Vidrio Y Otros Productos No Metálicos N,C,P, A-02-02-01-003-007 1.000.000

Productos Metálicos Elaborados (Excepto Maquinaria Y Equipo) A-02-02-01-004-002 2.000.000

Maquinaria Para Uso General A-02-02-01-004-003 2.000.000

Maquinaria De Oficina Contabilidad E Informática A-02-02-01-004-005 1.500.000

Alojamiento; Servicios De Suministros De Comidas Y Bebidas A-02-02-02-006-003 1.500.000

Otros Servicios Profesionales Científicos Y Técnicos A-02-02-02-008-003 1.500.000

Servicios De Mantenimiento Reparación E Instalación (Excepto Servicios De Construcción) A-02-02-02-008-007 3.000.000

Fuente: SIIF Nación febrero 25 del 2021

5.2 Indagación de los aspectos generales de la Caja Menor

Mediante memorando, la Oficina de Control Interno, el día 25 de febrero de 2021, en cumplimiento

de lo establecido en el Plan de Auditoría, se procedió a realizar el arqueo de la Caja Menor de la

Dirección Administrativo y Financiera, de manera virtual evidenciado los siguientes aspectos:

El responsable de la caja menor de Dirección Administrativo y Financiera es el Analista 6 de la

Dirección Administrativa y Financiera/Área de Recursos Físicos y Apoyo Logístico. Así mismo

se establece que en caso de vacaciones, esta será remplazada por la Asesora Experta del Área

Recursos Físicos y Apoyo Logístico.




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El amparo es realizado a través de la póliza de seguro de responsabilidad civil para servidores

públicos No. 8001483024 que se encuentra vigente, adquirida con la Aseguradora AXA

Colpatria Seguros S.A.

El valor de Constitución de la caja menor es de catorce millones de pesos $14.000.000.

La cuenta corriente habilitada es No, 03194820255 de Bancolombia la caja menor, en la cual se

realizarán todas las operaciones.

5.3 Desarrollo del Arqueo

Con el objetivo de realizar la validación de los registros, transacciones y operaciones efectuadas,

la oficina de control interno relaciona las siguientes actividades:

Documentación Física

Al presente arqueo se generaron dos egresos relacionados a continuación:

El egreso 121, por valor de $200.000, correspondiente a la compra de diez (10) libros que

requirió el Pleno de Comisionados, los cuales solamente son comercializados por la Universidad

EAFIT.

Imagen No. Compra Libros




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Las responsabilidades del proveedor de acuerdo a lo registrado en el RUT, contempla la

facturación electrónica, la cual fue solidada por el Área Financiera, sin embargo, no se evidencia

dentro de los soportes remitidos, para el presente arqueo.

Imágen No. Contingencia DIAN




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Sin embargo, de acuerdo a las contingencias declaradas por la Dian, la situación presentada

por el por el proveedor puede estar relacionada con esta eventualidad.

El registro del Egreso 221, por valor de $192.780, sin embargo, fue anulado dado que, por un

error involuntario, inicialmente no se registró las deducciones respectivas.

La situación presentada respecto a la anulación, conlleva a que se deban realizar una serie de

actividades, en el aplicativo SIIF Nación, con el fin de evidenciar la trazabilidad de la deducción

por la retención en la fuente a nivel de la cadena básica presupuestal por valor de 6.480.

El Egreso 321, el cuentadante efectúa la corrección de la transacción por valor de $192.780, al

cual se le generó deducción por Rete Fuente de $6.480, correspondiente al mantenimiento de

aire acondicionado de propiedad de la Comisión, en la Casa de la Verdad de Arauca.




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De acuerdo a lo reportado por la cuentadante, los soportes físicos se encuentran en el Área

Financiera, con el objeto de que los mismos sean reembolsados según el acto administrativo

proferido el cual contempla los siguientes rubros:

Imagen No. Acto Administrativo

Fuente: 02 Resolución 008 el 23 de febrero del 2021




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Consulta Saldos, Bancos SIIF Nación

A continuación, se validan la ordenación del gasto, el monto total de constitución, responsable,

saldos de bancos y en caja según el aplicativo SIFF Nación:

Grafico No. 01 Saldos Bancos SIIF Nación

Fuente: SIIF Nación al 25 de febrero del 2021

Consulta de Movimientos SIIF

De acuerdo a los moviminetos consultados en el Aplicativo SIIF Nacion, se han generado tres

Egresos 121, 221, 321.

Imgen No. 03 Movimiemtos Caja Menor

Fuente: SIIF Nación al 25 de febrero del 2021

Llama la atención la anulación efectuada al Egreso en el sistema por valor de $192.780, con fecha

posterior a la expedición del Acto Administrativo, para lo cual se solicitó la aclaración respecto a la

situación presentada, la cual fue generada por la no aplicación de las deducciones.

Imagen No. 03 Egreso 321

13.613.700

386.300

14.000.000

SALDO EN BANCO EGRESOS TOTAL ARQUEO

Nro Caja Menor:

Ordenador Gasto:

No. Cheque Valor

14.000.000,00

200.000,00

192.780,00

192.780,00

186.300,00

Movimiento de Bancos o Caja de una caja menor Usuario Solicitante: MHcprincon CLAUDIA PATRICIA RINCON RUIZ

Unidad ó Subunidad

Ejecutora Solicitante:

44-02-00 COMISION PARA EL ESCLARECIMIENTO DE LA VERDAD, LA CONVIVENCIA Y

LA NO REPETICION

Fecha y Hora Sistema: 2021-02-25 15:11:36

Movimientos Caja Menor

121 Nro CDP: 28221 Responsable: CLAUDIA RINCON

DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO-JUAN ORTEGA Valor Total: 14.000.000,00

Valor Saldo en Bancos: 13.613.700,00 Valor Saldo en Caja: 0,00

Vr Movimiento en Bancos: 13.613.700,00 Vr Movimiento en caja

Fecha Movimientos Desde: 2021-02-01 00:00:00 Hasta: 2021-02-25 00:00:00

Movimientos

Tipo Documento Nro Documento Fecha Mov.Medio de

Pago/RecaudoSaldo Afectado

Fondeo Caja /

Traslado recursos a Signo

No +

Egreso 121 2021-02-12 Abono en cuenta Bancos No -

Ingreso 121 2021-02-01 Cuenta Bancos

No -

Anulado Egreso 221 2021-02-24 Abono en cuenta Bancos No +

Egreso 221 2021-02-19 Abono en cuenta Bancos

No -

Valor Total Movimientos 13.613.700,00

Egreso 321 2021-02-24 Abono en cuenta Bancos




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Saldo Bancario Plataforma Bancolombia:

La consulta de la Cuenta Corriente No, 03194820255, arroja un valor consolidado de $ 13.613.700

Imagen No. 01 Arqueo No. 01

Fuente: Plataforma Bancaria Bancolombia




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De lo anterior se evidencia el pago de las transacciones el 18 de febrero por valor de $200.000

y el 23 de febrero por valor de $192.780 y el reintegro del valor de la deducción por valor

de $6.480 el día 25 de febrero del 2021.

Análisis Fondos de la Caja Menor 2020 V/S 2021

Para la vigencia 2021 la asignación de la Caja Menor es de $14.000.000, es decir aumento en

$3.000.000 con relación a la vigencia 2020, la cual ascendía a $11.000.000.

Grafico No Fondos de la Caja Menor 2020 V/S 2021

Fuente Propia: Profesional de Control Interno

Porcentaje de Ejecución de los Recursos Asignados

La Ejecución de la Caja Menor al mes de febrero asciende al 2,76%; y los recursos disponibles en

banco representan el 97,24% del disponible.

Gráfico No. 01 Fondos de la Caja Menor según Arqueo No. 01

Fuente Propia: Arqueo No. 01

Series1

-

5.000.000

10.000.000

15.000.000

2.020 2.021 Variación

11.000.000

14.000.000

3.000.000

14.000.000 13.613.700

386.300

100,00%

97,24%

2,76%

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

-

2.000.000

4.000.000

6.000.000

8.000.000

10.000.000

12.000.000

14.000.000

16.000.000

Total Apropiacion Saldo Banco Egresos

Valor % Ejecucion




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6. RECOMENDACIONES

Realizar la socialización a las dependencias de la comisión sobre el manejo de caja menor, con

la finalidad de promover su utilización, bajo los lineamientos establecidos en la Resolución 04

de 2021.

Previo al registro de las necesidades, verificar las deducciones aplicables, según corresponda,

de acuerdo a la naturaleza de los proveedores, tener en cuenta la Resolución 000042 de 05 de

mayo de 2020, la Resolución 000012 de 2021 por la cual se modifican y adicionan unos artículos

se establecen otras disposiciones referentes a los sistemas de facturación, los proveedores

tecnológicos y el registro de la factura electrónica.

Planear de manera previa, el cierre de la Caja Menor, con el fin de realizar todos los procesos

administrativos, presupuestales y bancarios que permitan culminar el proceso de manera

anticipada a la terminación del mandato del Comisión de la Verdad previsto para el 28 de

noviembre de 2021.

Continuar con la realización de la conciliación mensual.

Firma,

Anexo: Acta de Caja menor No. 01 del 25 de febrero del 2021

Validación Nombre Cargo Fecha

Elaboró Deisy Milena Peña Núñez Analista 6 Oficina de Control Interno 25 de febrero del 2021

Revisó Alba Azucena Gómez Asesora Experta - Oficina de Control Interno 25 de febrero del 2021

Aprobó Alba Azucena Gómez Asesora Experta - Oficina de Control Interno 25 de febrero del 2021




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DENOMINACIÓN $ CANTIDAD TOTAL

50.000 65 $ -

20.000 3 $ -

10.000 2 $ -

5.000 $ -

2.000 $ -

1.000 $ -

1.000 $ -

500 2 $ -

200 $ -

100 $ -

50 $ -

$ -

$ 13.613.700,00

$ -

$ 13.613.700,00

$ -

$ -

$ -

NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: CARGO:

CEDULA: CEDULA:

Analista 6 - Área de Recursos Físicos y Apoyo Logístico Analista 6 - Oficina de Control Interno

1.026.263.988 52.281.901

Total transacciones en curso

OBSERVACIONES

* Dadas las medidas de aislamiento obligatorio implementadas por el Gobierno Nacional y atendiendo a las recomendaciones

recibidas en la vigencia anterior por la Oficina de Control Interno, para el presente año, no se realiza fondeo de Caja, toda vez

que, se continúa con los reconocimientos por medio del retiro por ventanilla.

* En el período del presente arqueo se generaron dos egresos por un valor total de $ 392.780: 1. Egreso 121, por valor de

$200.000, correspondiente a la compra de diez (10) libros que requirió el Pleno de Comisionados, los cuales solamente son

comercializados por la Universidad EAFIT. 2. Egreso 321, por valor de $192.780, al cual se le generó deducción por Rete

Fuente de $6.480 (4% por Servicios Generales a Declarantes), correspondiente al mantenimiento de aire acondicionado de

propiedad de la Comisión, en la Casa de la Verdad de Arauca.

* El 22 de enero, se inicia el proceso de Reembolso No. 1, por valor de $ 392.780, correspondientes a los dos movimientos

indicados en el punto anterior.

* Se remiten por correo electrónico la resolución de apertura, la resolución de reembolso, los soportes del aplicativo SIIF y el

reporte de la plataforma bancaria para la verificación respectiva.

FIRMA RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR FIRMA QUIEN REALIZA EL ARQUEO

Claudia Patricia Rincón Ruiz Deisy Milena Peña Núñez

Pendiente por Legalizar en SIIF

TOTAL EFECTIVO

VERIFICACIÓN SIIF

Saldo En Bancos

Saldo en Caja (Efectivo)

VERIFICACIÓN BANCOS

Saldo En Bancos

VERIFICACIÓN TRANSACCIONES

Pendiente Retiro por Ventanilla

MONEDAS

CONCEPTO VALORES $

BILLETES

SALDO EN BANCO $ 13.613.700,00

EFECTIVO $ -

EGRESOS $ 386.300,00

TOTAL ARQUEO (2) $ 14.000.000,00

DIFERENCIA (3) = (1-2) $ -

Numero de cuenta

corriente:031-948-202-55 Entidad Bancaria: Bancolombia

VERIFICACIÓN EFECTIVO RESUMEN

Área: Área de Recursos Físicos y Apoyo Logístico Ordenador del Gasto:Juan Carlos Ortega Bermúdez.

Resolución 060 del 04 de julio de 2019

Póliza: Póliza 8001483024Periodo de

ejecución:01 de febrero de 2021 - 25 de febrero de 2021

Responsable de la Caja

Menor:Claudia Patricia Rincón Ruiz Hora de Inicio: Modalidad online - 3:15 p.m.

Cargo: Analista 6 Hora de Finalización: Modalidad online - 4:15 pm.

Valor (1): $ 14.000.000 Fecha del Arqueo: 25 de febrero de 2021

Calificación de la información Pública

Constitución Caja menor

Resolución No.Resolución 004 del 19 de enero de 2021

Ciudad: Bogotá D,C

Arqueo No. No. 1

ARQUEO DE CAJA MENORCódigo F3.P.4.SA.

Versión 1

Proceso de Gestión de Servicios AdministrativosFecha de publicación 18/07/2019

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