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Consiglio Nazionale delle Ricerche

Dipartimento Materiali e Dispositivi

Istituto di Biofisica

DG - Ufficio Contabilità Generale e Bilancio

Pisa, 20 ottobre 2010

Dott.ssa Daniela Gregori


Corso di formazione “Procedure SIGLA, aggiornamenti utilizzo del software”


DG – Ufficio Contabilità Generale e Bilancio

2

Verifica anagrafica

moduli

PREDISPOSIZIONE PDGP

Prosecuzione/Termina/Nuova

proposta





3


Traslazione in SIGLA dei moduli attivi

PDGP“Previsione

Entrate/Spese”

Ripartizione costi del

personalePersonale a

tempo indeterminato

Personale a tempo

determinato





4


Personale a tempo

indeterminato

L’imputazione deve essere effettuata solo suGAE di natura 1 collegati a moduli scientifici.

ECCEZIONI:

La matricola termina il rapporto

nell’anno in corso

La matricola termina il rapporto nel corso dell’anno

oggetto di previsione





5


La matricola termina il rapporto


Tutto il costo dovrà essere

scaricato su altra UO 000.999



Per il periodo di permanenza dovrà essere

scaricato su GAE di natura 1

Per la rimanente

parte dovrà essere scaricato

su altra UO 000.999





6


Personale a tempo

determinato

La matricola dovrà gravare su GAE di

natura 1 se il costo è coperto dal contributo

ordinario


natura 2-3 se il costo è coperto da fonti

esterne





7

PREDISPOSIZIONE PDGPPersonale a

tempo determinato


natura 2-3 se il costo è coperto da fonti

esterne

Attenzione l’importo che è indicato nellatabella dei costi del personale èomnicomprensivo. In realtà alla UO000.403 viene trasferito (spesa accentratafonti esterne sottocategoria 1.02.02)l’importo decurtato del TFR (costofigurativo). L’importo del TFR dovrà essereindicato nella sottocategoria economica1.04.01 (Beni, servizi e prestazioni tecno-scientifici) al fine di inserirlo in fase digestionale nella voce 1.01.138(Accantonamento per nuove assunzioni dipersonale a tempo determinato). In corsodi gestione dovrà essere trasferito al CdR000.403.000

Per individuare l’importo del TFRè necessario andare su “Costi delpersonale” richiamare lamatricola evidenziare le due righee sommare gli importi della cella“Importo TFR”





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Personale a tempo determinato il cui costo è coperto

dal fondo ordinarioLa matricola

termina il rapporto








Per la rimanente


su altra UO 000.999





9


Personale a tempo determinato il cui costo è già stato coperto da fonti

esterneLa matricola termina il rapporto








Per la rimanente


su altra UO 000.999





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Personale a tempo determinato il cui costo è già stato coperto da

fonti esterne o sarà coperto dai residui

Il costo dovrà essere scaricato su GAE di natura

1





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Non sarà possibile effettuare lo scarico dei costi del personale su PDGP se tutte le matricole scaricate

verso altra UO non sono state accettate e le matricole non sono state scaricate al 100% per tutti e tre gli

anni. Si ricorda che dovrà essere comunque ripartito anche il costo “0”.

Per l’accettazione delle matricole scaricate all’UO 000.999 va effettuata la richiesta tramite l’help-desk indicando:matricola, nome e cognome, UO e motivazione dello scarico ad altra UO





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Previsione di entrata

Devono essere inserite solole entrate con un elevatogrado di attendibilitàimputando per ogni eserciziosolo la quota relativa

Previsione di spesa

Prestare la massimaattenzione nell’indicarela corretta categoriaeconomica per l’esattaimputazione delle vocidel piano nel gestionale

Verificare l’esatta corrispondenza tra l’oggetto dell’entrata il contraente e il

capitolo scelto

PREDISPOSIZIONE PDGP FONTI ESTERNE





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La maschera “Piano Riparto Spese Accentrate” viene automaticamente aggiornata dallaprocedura, una volta avviato l’inserimento dei dati (sia nel folder “Previsioni di Impegno”che in quello “Costi Generali e Figurativi”), indicando l’importo già ripartito sui moduli dicommessa e la differenza ancora da ripartire.A tal proposito, si evidenzia che:a) se la colonna “Importo assegnato” riporta un valore > 0, alla conclusione degliinserimenti, la colonna “Importo da ripartire” dovrà contenere solo valori pari a zero;b) se la colonna “Importo assegnato” riporta un valore = 0, nessun dettaglio relativo aspese/costi a gestione accentrata può essere creato nella funzione “ContrattazioneSpese”.





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PREDISPOSIZIONE PDGPCHIUSURA del PDGP

Scarico costi del Personale su PDGP

Ripartizione spese accentrate

Quadratura entrate /spese fonti esterne

Ripartizione contributo ordinario

Cambio stato modulo

Cambio stato PDGP





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PREDISPOSIZIONE PDGPCOMPILAZIONE DEL GESTIONALE

In questa fase per ogni dettaglio modulo/sottocategoria economica dovranno essere individuati il CdR il GAE e la voce del piano. Per tutti i dettagli tranne “Trattamento

economico a tempo indeterminato” e “Trattamento economico a tempo determinato” l’importo previsto dovrà essere uguale a quello ripartito (parte

entrate) o gestionale (parte spese)

Gestionale entrate

Gestionale spese

La scelta del GAE è guidata dal capitolo indicato nella fase

precedente

La scelta della voce del Piano è guidata dalla categoria

economica indicata nella fase precedente

GAE natura 1 per spese accentrate/decentrate

fonti interne

GAE natura 2-3 per spese

accentrate/decentrate fonti esterne





Prima di procedere alla registrazione di un impegno

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GestioneSpese

Verificare la disponibilità sia in c/residui che in

c/competenza per ogni combinazione GAE/Voce del

Piano al fine di esaurire prima la disponibilità sui residui

Dopo la liquidazione IVA, nel caso di IVA a debito ricordarsi di

cambiare l’imputazione finanziaria dell’impegno generato in

automatico dal sistema dal GAE C0000020 al GAE pertinente

In caso di impegno in c/competenza su GAE di natura 2-3 verificare che

sia stato registrato il corrispondente accertamento





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Dopo aver registrato il documento amministrativo

Verificare che la data della scadenza dell’impegno sia compatibile con la data in cui sarà effettuato il pagamento

al fine di consentire l’emissione del mandato di accreditamento da parte dell’Ufficio Bilancio

GestioneSpese





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GestioneSpese

Documenti amministrativi

Anticipo di missione deve essere legato alla relativa

missione o effettuato il rimborso entro e non oltre il 28/02 dell’anno successivo a quello in cui è stato pagato

Il compenso non deve mai essere pagato tramite fondo economale o

utilizzando il modello 1210

La fattura intra UE/ extra UE/ San Marino (con – senza IVA) non deve mai essere pagata

tramite fondo economale

Nel caso di pagamento tramite il modello 1210 inserire sempre,

prima della trasmissione in banca, i relativi documenti amministrativi e

dare il comando “crea lettera pagamento estero”

Tutte le spese pagate tramite fondo economaledevono essere precedentemente registrate in SIGLA (usa fondo economale) e subito dopo il

pagamento su “Spese fondo economale”





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GestioneSpese

Controlli da effettuare periodicamente

“Stampa dello scadenziario impegni” e verificare in caso di presenza di

impegni non ancora pagati, relativi agli anni precedenti, la ragione della

sussistenza degli stessi.

“Stampa della situazione analitica per GAE in c/residui” al fine di verificare la

presenza di disponibilità ancora da assumere relativa agli anni precedenti

Presenza di anticipi di missione non legati e/o

rimborsati

Stampa “Situazione Pagamenti all'Estero” per verificare che i

modelli 1210 siano stati tutti legati al relativo sospeso e

successivamente al mandatoVerificare che tutti i

mandati trasmessi in banca siano stati riscontrati

”Stampa fondo economale” per

verificare la quadratura della disponibilità del

fondo





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GestioneSpese

Controlli da effettuare prima della chiusura dell’anno

Registrare tutte le fatture pervenute entro l’anno

Il compenso non pagato entro la data ultima prevista per il

pagamentodovrà essere eliminato

Le missioni in stato provvisorio dovranno essere rese definitive o eliminate in quanto non saranno ribaltate all’esercizio successivo

Gli impegni in competenza e sui residui impropri in stato provvisorio dovranno

essere resi definitivi o eliminati in quanto non consentono il ribaltamento

all’esercizio successivo

Prima di effettuare il chiudi spese (comando non annullabile) del fondo

economale verificare tramite la “Stampa del fondo economale” la quadratura tra

quanto risulta dalla colonna “residuo fondo” e la somma tra le disponibilità

liquide e il saldo presente sul c/c





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GestioneEntrate

Prima di procedere alla registrazione di un accertamento

Verificare la compatibilità tra il codice terzo ed il capitolo di entrata al fine di poter individuare l’esatto codice SIOPE

al momento dell’emissione della reversale a regolamento sospeso





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GestioneEntrate

“Stampa dello scadenziario accertamenti” e verificare in caso di

presenza di accertamenti non ancora incassati, relativi agli anni precedenti, la ragione della sussistenza degli stessi e procedere alla regolarizzazione degli

stessi.

Controlli da effettuare periodicamente

Emissione di mandati e reversali di regolarizzazione

“Stampa sospesi cnr associati a cds” per verificare la presenza di sospesi assegnati ancora da

chiudere con reversale

“Stampa sospesi da assegnare” per cercare di individuare sospesi

di competenza del CdS

Richiedere all’Ufficio Bilancio l’attribuzione

del sospeso





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GestioneEntrate

Controlli da effettuare prima della chiusura dell’anno

“Stampa della situazione analitica per GAE in c/competenza Entrate” al fine di verificare che il totale previsto sia uguale al totale accertato per

ogni combinazione GAE/Voce del piano

Se il totale accertato è inferiore al totale previsto procedere a

una variazione per minori entrate /spese

“Stampa della situazione analitica per GAE in

c/competenza Entrate” e “Stampa entrate in c/residui”

per verificare che tutti gli accertamenti siano liquidati

Se il totale accertato è superiore al totale previsto

procedere a una variazione per maggiori entrate /spese





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Ripartizione costi del personale gestionali (mensili)

La situazione “anagrafica” dei dipendenti riportata nel previsionale dell’anno n+1 è quella relativa alla situazione sul sistema informativo del personale al mese di

SETTEMBRE dell’anno 1 . Poiché nel corso dell’anno n+1 possono verificarsi delle modifiche rispetto alla fotografia del previsionale è data la possibilità di effettuare

mensilmente la ripartizione dei costi del personale. I costi del personale mensili provengono dal sistema informativo del personale e vengono acquisiti in SIGLA e messi a disposizione per la ripartizione in percentuale sulle GAE. L’importo che

viene visualizzato è il totale lordo effettivamente pagato ogni mese.





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REPORTISTICA SIGLA

Stampe e consultazioni supporto attività

Distribuzione su GAE dei Costi del personale

Preventivi Consultazioni Personale Costi del personale previsioneCosti del personale mensili

Le variazioni in c/competenza effettuate a favore dell’area ?

Preventivi Consultazioni Variazioni oVariazioni al PdG Area/Istituto entrate spese o Variazioni al PdG per Istituto/Area entrate spese





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REPORTISTICA SIGLA


Documenti contabili Impegni Consultazioni Scadenziario impegni

Volete conoscere le date di scadenze di impegno, quelle

ancora da liquidare e da pagare?

Documenti contabili Impegni Stampe Scadenziario impegni





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REPORTISTICA SIGLA


Volete conoscere per ogni GAE gli impegni: assunti/liquidati/pagati in

c/competenza, in c/residui?

Documenti contabili Consultazioni GAE Impegni GAE

Documenti contabili Impegni Stampe Stampe impegni per GAE





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REPORTISTICA SIGLA


Dovete assumere un impegno verificate la disponibilità voce del piano/GAE sia

in c/residui che in c/competenza

Documenti contabili Consultazioni GAE • GAE Competenza/GAE ResiduiSpese

Consuntivi Piano di gestione in gestione Situazione analitica per GAE Stampa entrate/spese in c/competenzaStampa uscite in c/residui





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REPORTISTICA SIGLA

Stampe e consultazioni supporto attivitàDovete effettuare una variazione verificate la disponibilità voce del piano/GAE sia in c/residui che in

c/competenza


Consuntivi Piano di gestione in gestione Situazione analitica per GAE Stampa entrate/spese in c/competenzaStampa uscite in c/residui





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REPORTISTICA SIGLA


Volete conoscere per ogni GAE le Variazioni effettuate, gli impegni

assunti e i mandati pagati?


Consuntivi Piano di gestione in gestione Situazione analitica per GAE Stampa uscite in c/residuiStampa dettaglio impegni in c/residui

Volete conoscere la composizione dei

vostri residui





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REPORTISTICA SIGLA


Volete conoscere le date di scadenze dell’accertamento,

quelle ancora da liquidare e da incassare?

Documenti contabili Accertamenti Stampe Scadenziario accertamenti

Volete conoscere per ogni GAE le Variazioni effettuate, gli accertamenti

assunti e le reversali incassate?

Documenti contabili Consultazioni GAE • GAE Competenza/GAE ResiduiEntrate





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REPORTISTICA SIGLA

Consuntivi Piano di gestione in gestione Situazione analitica per GAE Stampa entrate/spese in c/competenza


Dovete parificare le entrate?



Dipartimento Materiali e Dispositvi


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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONEDOVE TROVARLI IN SIGLA





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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONETIPOLOGIE DI VARIAZIONE IN C/COMPETENZA

Storno di entrata all’interno dello stesso Istituto/SAC/Area

Storno di entrata tra diversi Istituti/SAC

Storno di spesa all’interno dello stesso Istituto/SAC/Area

Storno di spesa tra diversi Istituti/SAC

Variazioni per maggiori entrate/spese all’interno dello stesso Istituto(Area)/SAC

Variazioni per maggiori entrate/spese tra diversi Istituti/SAC

Variazioni per minori entrate/spese all’interno dello stesso Istituto(Area)/SAC

Variazioni per minori entrate/spese tra diversi Istituti/SAC





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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE

VARIAZIONE PER MAGGIORI ENTRATE/SPESE

E’ possibile effettuare tale tipologia di variazione solo dopo aver registrato, almeno,l’accertamento dell’entrata il cui numero di registrazione dovrà essere indicato nelcampo riferimenti. Altro presupposto è che la previsione di entrata sulla combinazionevoce del piano/GAE sia inferiore rispetto al totale accertato (parificazione importiprevisto/accertato vedere stampa Analitica per GAE in c/competenza)

Nel caso in cui la maggiore entrata sia riferita a un rimborso è necessario che l’entratasia anche stata incassata. L’unica eccezione è l’attivazione della funzione “Rimborso”(nell’anno n+1) per un anticipo di missione erogato nell’anno n (da effettuarsi entro il28/02), in tal caso sarà sufficiente indicare nel campo riferimenti il numero del sospesodi entrata.





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Se la maggiore o nuova entrata contempla l’emissione di una fattura attiva ricordarsi divalorizzare, in parte spesa, il capitolo 1.01.452 (Imposta sul valore aggiunto) per averela possibilità di modificare l’imputazione finanziaria dell’impegno, originato dalsistema, in seguito alla liquidazione dell’IVA relativa al mese di emissione della fattura.

Se con la nuova o maggiore entrata si intende effettuare la copertura del costo di una opiù unità di personale a tempo determinato si può valorizzare contestualmente, inparte spesa, il capitolo 1.01.052 in modo da trasferire immediatamente la disponibilitàal CdR 000.403.000





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Se la maggiore o nuova entrata prevede un’erogazione a favore di più cdr è possibileattribuire direttamente in parte spese le disponibilità spettanti a ciascun cdr utilizzandola tipologia di variazione “Variazione per Maggiore Entrate/Spese tra diversi Istituti/Sac”.





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VARIAZIONI A FAVORE “Stato giuridico etrattamento economico del personale”

variazione agli stanziamenti di

competenza

variazione agli stanziamenti

residui

Occorre distinguere





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competenza

La tipologia di variazione da scegliere è “Storno di spesa all’interno dello stessoistituto/SAC” Per tale tipo di variazione è previsto al momento della scelta dellavoce del piano 1.01.052 o 1.01.056 un automatismo che consente, all’approvazionedella variazione, il trasferimento direttamente al CdR 000.403.000. Si ricorda chedeve essere preventivamente registrato il relativo accertamento e indicare ilnumero nei riferimenti.Si richiama l’attenzione sulla necessità di inserire delle descrizioni accurate ecomplete (Matricola, Nome e Cognome, periodo di copertura) al fine di rendereagevoli all’ufficio Stato giuridico e trattamento economico del personale gliopportuni controlli.





40




residui

La tipologia di variazione da scegliere è “Storno tra CdS diversi ”. Non vi è alcunautomatismo, pertanto dovrà essere indicato tra i cdr abilitati a concorrervi sia il propriocdr (con importo negativo pari alla somma da trasferire) che quello del cdr “Stato giuridicoe trattamento economico del personale”. Sarà cura dell’apposito ufficio del ServizioRagioneria provvedere a ripartire la quota di spesa assegnata sulla pertinente voce delpiano/GAE. Successivamente si potrà procedere ad approvare la variazione aglistanziamenti residui.Si richiama l’attenzione sulla necessità di inserire delle descrizioni accurate e complete(Matricola, Nome e Cognome, periodo di copertura) al fine di rendere agevoli all’ufficioStato giuridico e trattamento economico del personale gli opportuni controlli.





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VARIAZIONI A FAVORE “Area di ricerca”


competenza


residui

Occorre distinguere





42




competenza

Area di Ricerca di Afferenza

Altre Aree

Occorre distinguere





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competenza

Area di Ricerca di Afferenza

la tipologia di variazione da scegliere è “Storno di spesa all’interno dello stessoistituto/Sac” Per tale tipo di variazione dopo aver indicato nel record “AREA” ilcodice corrispondente all’area di afferenza, un automatismo consentirà,all’approvazione della variazione, il trasferimento direttamente alla stessa.





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competenza

Altre Aree

la tipologia di variazione da scegliere è “Storno di spesa tra diversi Istituti/Sac” . Non vi è alcun automatismo, pertanto dovrà essere indicato tra i cdr abilitati a concorrervi sia il proprio cdr (con importo negativo pari alla somma da trasferire) che quello di un cdrafferente all’area a cui dovranno essere attribuite le risorse da trasferire all’area. Sarà cura di quest’ultimo attribuire tali risorse all’area.





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residui

La tipologia di variazione da scegliere è “Storno tra CdS diversi ”. Non vi è alcunautomatismo, pertanto dovrà essere indicato tra i cdr abilitati a concorrervi sia ilproprio cdr (con importo negativo pari all’importo da trasferire) che quello del cdr“Area”. Sarà cura del segretario amministrativo dell’area provvedere a ripartire laquota di spesa assegnata sulla pertinente voce del piano/GAE. Successivamente sipotrà procedere ad approvare la variazione agli stanziamenti residui.

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