conservazione del registro giornaliero di protocollo · regole tecniche per il protocollo...

conservazione del registro giornaliero di protocollo 10 settembre 2015

registro

13 ott 201

registro

12 ott 20

registro

11 ott

documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015


10 settembre 2015


10 settembre 2015


registro


registro

11 ott


11 ott

le nuove regole tecniche del protocollo informatico e del registro giornaliero di protocollo ...




del protocollo informatico e del


del protocollo informatico e del registro giornaliero di protocollo ...


registro giornaliero di protocollo ...

regole tecniche perchè sono cambiateil quadro normativo sulla gestione documentale della PA è finalmente completo, ha sancito

l’efficacia probatoria dei documenti informatici (CAD riformato e regole tecniche)

il principio in base al quale le PA formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici (art. 40 c.1 CAD)

010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111

010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111010101001010010111

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archivio pa

I DOCUMENTI GESTITI DALLA PA sono sempre più informatici e vanno trattati in modo diverso da quelli cartacei



regole tecniche documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015

regole tecniche il quadro normativo sulla gestione documentale della PA è finalmente


il quadro normativo sulla gestione documentale della PA è finalmente completo, ha sancito


completo, ha sancito

cacia probatoria dei documenti informatici (CAD riformato e


cacia probatoria dei documenti informatici (CAD riformato e

il principio in base al quale le PA formano gli originali dei propri


il principio in base al quale le PA formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici (art. 40 c.1 CAD)


documenti con mezzi informatici (art. 40 c.1 CAD)



sistema di gestione informatica dei

documenti

nuove regole nuova organizzazione

servizio per la tenuta del protocollo

informatico

servizio per la gestione dei flussi

documentali

servizio per la gestione degli archivi

DPCM 3 dicembre 2013 pubblicato in suppl.ord. n.20 GU S.G. n. 59 il 12 marzo 2014“regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”

e conservazione

servizio per la tenuta del protocollo informatico

gestione dei flussi documentali

archivi



nuove regole documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015


DPCM 3 dicembre 2013 pubblicato in suppl.ord. n.20 GU S.G. n. 59


DPCM 3 dicembre 2013 pubblicato in suppl.ord. n.20 GU S.G. n. 59


“regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-


“regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-


bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui


bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui








informatico




nuove regole quali nuovi adempimenti1. individuare AOO ed i relativi uffici di riferimento

(tipicamente ente PAL= unica AOO)(art. 3.c.1.lett.a)

2. nominare per ciascuna AOO IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE (RGD) e un suo vicario (art. 3.c.1.lett.b)

3. adottare il MANUALE DI GESTIONE (art. 3.c.1.lett.c)

4. definire, su indicazione del RGD, tempi-modalità-misure tecnico-organizzative per eliminare PROTOCOLLI DI SETTORE, DI REPARTO, MULTIPLI, TELEFAX ... in generale i protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal Testo Unico (art. 3.c.1.lett.e)

5. accreditarsi presso IPA (ndr - già fatto “a causa” di FatturaPA) avendo cura che siano specificate anche le seguenti informazioni:

5.1. proprio codice fiscale

5.2. articolazione dell’amministrazione per uffici

5.3. nominativo del referente dell’Ente per l’IPA

5.4. nominativo del RGD [art. 12.c.1.lett.b), e) ed f) e c.2 lett.d)]

6. avviare il sistema di protocollo informatico che COMPRENDE il nucleo minimo

7. acquisire o realizzare le funzionalità aggiuntive in base al rapporto tra costi e benefici nell’ambito dei propri obiettivi di miglioramento[art. 6 c.1 e 2]

l’ente PROVVEDE

A....




nuove regole

3. adottare il MANUALE DI


3. adottare il MANUALE DI (art. 3.c.1.lett.c)


(art. 3.c.1.lett.c)

4. definire, su indicazione del RGD, tempi-modalità-misure tecnico-organizzative per


4. definire, su indicazione del RGD, tempi-modalità-misure tecnico-organizzative per eliminare PROTOCOLLI DI SETTORE, DI REPARTO, MULTIPLI, TELEFAX ... in


eliminare PROTOCOLLI DI SETTORE, DI REPARTO, MULTIPLI, TELEFAX ... in generale i protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal Testo Unico


generale i protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal Testo Unico (art. 3.c.1.lett.e)


(art. 3.c.1.lett.e)

5. accreditarsi presso IPA (ndr - già fatto “a causa” di FatturaPA) avendo cura che


5. accreditarsi presso IPA (ndr - già fatto “a causa” di FatturaPA) avendo cura che siano specificate anche le seguenti informazioni:


siano specificate anche le seguenti informazioni:

proprio codice fiscale


proprio codice fiscale

articolazione dell’amministrazione per u


articolazione dell’amministrazione per u

nominativo del referente dell’Ente per l’IPA


nominativo del referente dell’Ente per l’IPA

COMPRENDE


COMPRENDE

in base al rapporto tra costi e


in base al rapporto tra costi e benefici nell’ambito dei propri obiettivi di miglioramento


benefici nell’ambito dei propri obiettivi di miglioramento

l’ente


l’ente PROVVEDE


PROVVEDE

nuove regole nuova organizzazione

utentefruisce del servizio di conservazione

RGD

RSI

RSS

ENTEè Responsabile della Conservazione

RSSCRA

RTP

RSIRSM

RSCconservatoreè Responsabile del Servizio di Conservazione

RCRC

utenti




nuove regole

fruisce del servizio di conservazione


fruisce del servizio di conservazione






RTP


RTP





compiti del RGD cosa si aggiunge

1. predisporre lo schema di manuale di gestione

2. proporre tempi, modalità e misure tecnico-organizzative per eliminare i protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal Testo Unico

3. d’intesa con il Responsabile della Conservazione ed Responsabile dei Sistemi Informativi, predisporre il piano di sicurezza informatica relativo a formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime previste dal Codice in materia di dati personali

il responsabile della gestione documentale

(RGD) PROVVEDE

A....



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compiti del RGD

3. d’intesa con il


3. d’intesa con il Conservazione


ConservazioneSistemi Informativi


Sistemi Informativipiano di sicurezza informatica


piano di sicurezza informaticarelativo a formazione, gestione,


relativo a formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e


trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici


conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime previste


nel rispetto delle misure minime previste dal Codice in materia di dati personali


dal Codice in materia di dati personali

il responsabile


il responsabile della gestione


della gestione

manuale di gestione a cosa serve

descrive il sistema di gestione(ndr informatica) dei documenti informatici anche ai fini della conservazione

fornisce istruzioni per il corretto funzionamento di:


gestione flussi documentali

gestione archivi

deve essere pubblicato sul sitoistituzionale dell’Ente



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funzionamento


funzionamento






informatico




gestione archivi


gestione archivi

pubblicato sul sito


pubblicato sul sito


manuale di gestione dove va rivisto1. pianificazione, modalità e misure per l’eliminazione dei protocolli diversi dal

protocollo informatico previsto dal Testo Unico

2. piano della sicurezza dei documenti informatici

3. modalità di utilizzo di strumenti informatici per

3.1.la formazione dei documenti informatici in conformità alle regole tecniche DPCM 13 novembre 2014;

3.2.la formazione di eventuali documenti informatici di formato diverso da quelli previsti nel 3.1, in relazione a specifici contesti operativi esplicitati e motivati

3.3.lo scambio di tali documenti informatici all’interno ed all’esterno dell’Ente

4. trascrizione dell’indirizzo PEC associato al registro di protocollo (art. 18 c.2) e degli indirizzi PEC e/o PEO da utilizzare per particolari tipi di documenti anche oggetto di registrazione particolare (es. FatturaPA) (art. 18 c.3) (ndr - le stesse devono comparire su IPA e su sito istituzionale)

5. descrizione dell’insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare ed eventuali ulteriori metadati rilevanti




manuale di gestione 1. pianificazione, modalità e misure per l’eliminazione dei protocolli diversi dal


1. pianificazione, modalità e misure per l’eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal Testo Unico


protocollo informatico previsto dal Testo Unico







formazione dei documenti informatici


formazione dei documenti informaticiDPCM 13 novembre 2014;


DPCM 13 novembre 2014;

formazione di eventuali documenti informatici di formato diverso


formazione di eventuali documenti informatici di formato diversoquelli previsti nel 3.1, in relazione a specifici contesti operativi esplicitati e


quelli previsti nel 3.1, in relazione a specifici contesti operativi esplicitati e




4. trascrizione dell’indirizzo PEC associato al registro di protocollo (art. 18


4. trascrizione dell’indirizzo PEC associato al registro di protocollo (art. 18 c.2) e degli indirizzi PEC e/o PEO da utilizzare per particolari tipi di


c.2) e degli indirizzi PEC e/o PEO da utilizzare per particolari tipi di documenti anche oggetto di registrazione particolare (es. FatturaPA) (art.


documenti anche oggetto di registrazione particolare (es. FatturaPA) (art. (ndr - le stesse devono comparire su IPA e su sito istituzionale)


(ndr - le stesse devono comparire su IPA e su sito istituzionale)

insieme minimo dei metadati associati ai documenti


insieme minimo dei metadati associati ai documentisoggetti a registrazione particolare ed eventuali ulteriori metadati rilevanti


soggetti a registrazione particolare ed eventuali ulteriori metadati rilevanti

manuale di gestione dove va rivisto6. descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, includendo anche

6.1.le regole di registrazione se pervenuti secondo particolari canali quali6.1.1. fax6.1.2. raccomandata6.1.3. assicurata6.1.4. canali diversi rispetto a PEC, PEO e cooperazione applicativa con

altri sistemi di gestione documentale di altre PA6.2.regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti6.3.criteri per inoltro dei documenti ricevuti verso altre PA

7. modalità di formazione, implementazione e gestione di 7.1.fascicoli informatici relativi ai procedimenti7.2.aggregazioni documentali informatiche

completi dell’insieme minimo di metadati8. indicazione delle unità organizzative, interne all’Ente, responsabili delle attività di

8.1.registrazione di protocollo8.2.organizzazione e tenuta dei documenti




manuale di gestione 6. descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, includendo anche


6. descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, includendo anche 6.1.le regole di registrazione se pervenuti secondo particolari canali quali


6.1.le regole di registrazione se pervenuti secondo particolari canali quali

6.1.2. raccomandata


6.1.2. raccomandata

6.1.4. canali diversi rispetto a PEC, PEO e cooperazione applicativa con


6.1.4. canali diversi rispetto a PEC, PEO e cooperazione applicativa con altri sistemi di gestione documentale di altre PA


altri sistemi di gestione documentale di altre PA6.2.regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti


6.2.regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti6.3.criteri per inoltro dei documenti ricevuti verso altre PA


6.3.criteri per inoltro dei documenti ricevuti verso altre PA

7. modalità di formazione, implementazione e gestione di


7. modalità di formazione, implementazione e gestione di 7.1.fascicoli informatici relativi ai procedimenti


7.1.fascicoli informatici relativi ai procedimenti

8. indicazione delle unità organizzative, interne all’Ente, responsabili delle attività di


8. indicazione delle unità organizzative, interne all’Ente, responsabili delle attività di

manuale di gestione dove va rivisto9. elencazione dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo (art. 53 c.5 T.U.) 10. elencazione dei documenti soggetti a registrazione particolare e relative modalità di

trattamento11. indicazione dei registri particolari definiti per il trattamento delle registrazioni

informatiche12. indicazione degli albi, elenchi e ogni altra raccolta di dati relativi a stati, qualità e

fatti prodotti come documenti informatici13. descrizione del sistema di classificazione (con specifica delle modalità di aggiornamento)

integrato con 13.10.le informazioni relative ai tempi, ai criteri ed alle regole di selezione e conservazione13.11.le procedure di scarto

14. modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico; vanno descritte le soluzioni tecnologiche e organizzative adottate per garantire

14.10.l’immodificabilità della registrazione di protocollo14.11.la contemporaneità della registrazione di protocollo con l’operazione di segnatura14.12.la modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate per ogni

sessione di attività di registrazione




manuale di gestione 9. elencazione dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo (art. 53 c.5 T.U.)


9. elencazione dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo (art. 53 c.5 T.U.) 10. elencazione dei documenti soggetti a registrazione particolare e relative modalità di


10. elencazione dei documenti soggetti a registrazione particolare e relative modalità di

11. indicazione dei registri particolari definiti per il trattamento delle registrazioni


11. indicazione dei registri particolari definiti per il trattamento delle registrazioni

12. indicazione degli albi, elenchi e ogni altra raccolta di dati relativi a stati, qualità e


12. indicazione degli albi, elenchi e ogni altra raccolta di dati relativi a stati, qualità e fatti prodotti come documenti informatici


fatti prodotti come documenti informatici13. descrizione del sistema di classificazione (con specifica delle modalità di aggiornamento)


13. descrizione del sistema di classificazione (con specifica delle modalità di aggiornamento)

13.10.le informazioni relative ai tempi, ai criteri ed alle regole di selezione e conservazione


13.10.le informazioni relative ai tempi, ai criteri ed alle regole di selezione e conservazione

14. modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico; vanno


14. modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico; vanno descritte le soluzioni tecnologiche e organizzative adottate per garantire


descritte le soluzioni tecnologiche e organizzative adottate per garantire

14.11.la contemporaneità della registrazione di protocollo con l’operazione di segnatura


14.11.la contemporaneità della registrazione di protocollo con l’operazione di segnatura14.12.la modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate per ogni


14.12.la modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate per ogni

manuale di gestione dove va rivisto15. descrizione funzionale ed operativa del componente “sistema di protocollo

informatico” e descrizione delle modalità di utilizzo dello stesso;16. indicazione dei criteri e modalità di rilascio delle credenziali di accesso alle informazioni

documentali per utenti interni e/o esterni17. descrizione dell’utilizzo del registro di emergenza e della modalità di recupero dei dati

protocollati manualmente




manuale di gestione 15. descrizione funzionale ed operativa


15. descrizione funzionale ed operativa e descrizione delle modalità di utilizzo dello stesso;


e descrizione delle modalità di utilizzo dello stesso;16. indicazione dei criteri e modalità di rilascio delle credenziali di accesso alle informazioni


16. indicazione dei criteri e modalità di rilascio delle credenziali di accesso alle informazioni documentali per utenti interni e/o esterni


documentali per utenti interni e/o esterni17. descrizione dell’utilizzo del registro di emergenza e della modalità di recupero dei dati


17. descrizione dell’utilizzo del registro di emergenza e della modalità di recupero dei dati

conservazione del RGP perchè e quando secondo la norma cogente ...




perchè e quando secondo la norma


perchè e quando secondo la norma

perchè... requisiti minimi di sicurezza del p.i.1. sicurezza degli accessi

1.1. identificazione e autenticazione univoca degli utenti1.2. protezione delle informaizoni relative a ciascun utente nei confronti degli altri1.3. garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati1.4. controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti 1.5. registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente in modo da

garantirne l’identificazione2. sicurezza delle registrazioni

2.1. tracciamento di qualsiasi eveto di modifica delle informazioni trattate e individuazione del suo autore

2.2. il tracciamento (2.1) le registrazioni delle attività rilevanti (1.5) devono essere protette da modifiche non autorizzate;

2.3. per ciascun documento associato alla registrazione di protocollo va calcolata l’impronta 2.4. il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa

successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto

3. sicurezza dei dati3.1. il sistema rispetta le misure di sicurezza previste dagli artt. da 31 a 36 e dal

disciplinare tecnico allegato B D.Lgs. 196/2003

1.2. protezione delle informaizoni relative a ciascun utente nei confronti degli altri

DPCM 3 dicembre 2013 ART.5



perchè... documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015

perchè... 1. sicurezza degli accessi


1. sicurezza degli accessi1.1. identificazione e autenticazione univoca degli utenti


1.1. identificazione e autenticazione univoca degli utenti1.2. protezione delle informaizoni relative a ciascun utente nei confronti degli altri


1.2. protezione delle informaizoni relative a ciascun utente nei confronti degli altri1.3. garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati


1.3. garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati1.4. controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti


1.4. controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti 1.5. registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente in modo da


1.5. registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente in modo da

2.1. tracciamento di qualsiasi eveto di modifica delle informazioni trattate e individuazione del suo


2.1. tracciamento di qualsiasi eveto di modifica delle informazioni trattate e individuazione del suo

2.2. il tracciamento (2.1) le registrazioni delle attività rilevanti (1.5) devono essere protette da


2.2. il tracciamento (2.1) le registrazioni delle attività rilevanti (1.5) devono essere protette da

2.3. per ciascun documento associato alla registrazione di protocollo


2.3. per ciascun documento associato alla registrazione di protocollo 2.4. il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa


2.4. il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del


successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del

3.1. il sistema rispetta le misure di sicurezza previste dagli artt. da 31 a 36 e dal


3.1. il sistema rispetta le misure di sicurezza previste dagli artt. da 31 a 36 e dal

perchè... requisiti minimi di sicurezza del p.i.requisiti minimi di sicurezza del p.i.DPCM 3 dicembre 2013

ART.19

LEGAME INDISSOLUBILE TRA

REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO E

DOCUMENTO INFORMATICO

impone il calcolo dell’impronta di ciascun documento informatico associato alla registrazione di protocollo



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perchè...

INDISSOLUBILE


INDISSOLUBILEREGISTRAZIONE DI


REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO E


PROTOCOLLO E DOCUMENTO


DOCUMENTO INFORMATICO


INFORMATICO

impone il calcolo


impone il calcolo dell’impronta di


dell’impronta di documento informatico


documento informatico

registrazione di protocollo


registrazione di protocollo

come ... documento informaticonoi lo vediamo in tanti

formati...

il computer sempre così !



come ... documento documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015

come ... documento documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015














noi lo vediamo in tanti


noi lo vediamo in tanti noi lo vediamo in tanti


noi lo vediamo in tanti

il computer sempre così !

documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015il computer sempre così !

come ... documento informatico, impronta

• sequenza di lunghezza fissa di simboli binari ottenuta applicando una funzione matematica (detta funzione hash) alla sequenza originaria.

• Si tratta di una stringa di caratteri alfanumerici a cui corrisponde in maniera univoca un solo documento.

• La trasformazione è realizzata in modo tale che

• risulti di fatto impossibile, a partire dall’”impronta digitale”, determinare una sequenza di simboli binari che la generi,

• ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi “impronte digitali” uguali

documento(sequenza binaria originaria, lunghezza variabile in funzione del contenuto)

impronta del documento(sequenza binaria di lunghezza fissa)



come ... documento informatico, documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015

come ... documento informatico,

lunghezza fissa


lunghezza fissasimboli binari ottenuta applicando


simboli binari ottenuta applicando una funzione matematica (detta


una funzione matematica (detta



impronta


impronta(sequenza binaria di lunghezza fissa)


(sequenza binaria di lunghezza fissa)


perche’ ... immodificabilità del contenuto rgpDPCM 3 dicembre 2013

ART.7 comma 5

preservare i dati di registrazione ed il legame

indissolubile con il documento informatico

è necessario garantire l’immodificabilità del contenuto del registro giornaliero di protocollo



perche’ ... documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015

perche’ ...

registrazione ed il legame


registrazione ed il legame indissolubile con il


indissolubile con il documento informatico


documento informatico

è necessario


è necessario garantire


garantirel’immodificabilità del


l’immodificabilità del contenuto del registro


contenuto del registro giornaliero di protocollo


giornaliero di protocollo

perche’ ... immodificabilità del rgpDPCM 3 dicembre 2013

ART.7 comma 5

al giorno d’oggi,il sistema che garantisce questo risultato è la CONSERVAZIONE A NORMA perchè le regole tecniche (altro DPCM 3 dicembre 2013) assicurano ...

AUTENTICITA’

INTEGRITA’

AFFIDABILITA’

LEGGIBILITA’

REPERIBILITA’



perche’ ... documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015

perche’ ...

al giorno d’oggi


al giorno d’oggiil sistema che garantisce


il sistema che garantisce questo risultato è la


questo risultato è la CONSERVAZIONE A


CONSERVAZIONE A perchè le regole


perchè le regole


LEGGIBILITA’


LEGGIBILITA’

REPERIBILITA’


REPERIBILITA’

quando ... una storia lunga 17 anni1998DIC29

1999 2000 2001MAR

5

2001MAR

6

2006GEN

1

2011GEN25

...2012 2014APR11

2015FEB11

2015OTT10

2015OTT11

2015OTT12

entra in vigore il DPR 20 OTT 1998 428 regolamento recante

norme per la gestione del protocollo informatico







entra in vigore il TESTO UNICO in materia di documentazione amministrativa DPR 28 dic 2000 n. 445,

decade DPR 428/1998


decade DPR 428/1998


decade DPR 428/1998


decade DPR 428/1998


decade DPR 428/1998


decade DPR 428/1998


decade DPR 428/1998


decade DPR 428/1998


decade DPR 428/1998

entra in vigore il DPCM 31 ottobre 2000

regole tecniche per il protocollo informatico















entrano in vigore idue DPCM 3 dicembre 2013,

nuove regole tecniche per il protocollo informatico e regole tecniche per la conservazione









entra in vigore ilD.Lgs. 7 marzo 2005 n.82

il codice per l’amministrazione digitale















entra in vigore ilD.Lgs. 30 dicembre 2010 n. 235

il nuovo codice per l‘amministrazione digitale













entra in vigore il DPCM 13 novembre 2014

nuove regole per i documenti informatici







versare in conservazione il

RGP del 11/10/2015



quando ... una storia documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015

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2000


2000MAR


MAR5


5






il codice per l’amministrazione digitaleil codice per l’amministrazione digitale



D.Lgs. 30 dicembre 2010 n. 235


D.Lgs. 30 dicembre 2010 n. 235il nuovo codice per l‘amministrazione digitale


il nuovo codice per l‘amministrazione digitaleil nuovo codice per l‘amministrazione digitale










nuove regole per i documenti informaticinuove regole per i documenti informatici



conseguenze del mancato adempimento• violazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico

(art. 7 DPCM 3 dicembre 2013, regole tecniche del CAD)

• violazione del principio di tutela dei beni culturali (D.Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42, Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio .10 comma 2 lettera b) Sono inoltre beni culturali ... gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonchè di ogni altro ente ed istituto pubblico - e ancora -art.30 comma 1Lo Stato, le regioni, gli altri enti pubblici territoriali nonchè ogni altro ente ed istituto pubblico hanno l’obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione dei beni culturali di loro appartenenza)

• il RGP risponde di ...

(art. 12, c.1-ter CAD) osservanza ed attuazione delle disposizioni del CAD nei limiti della responsabilità dirigenziale (art. 21 D.Lgs. 165/2001) e disciplinare (art. 55 D.Lgs. 165/2001)

ferme restando le eventuali responsabilità penali, civili e contabili previste dalle norme vigenti.



conseguenze del mancato adempimentodocumento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015

conseguenze del mancato adempimentoviolazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico


violazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico (art. 7 DPCM 3 dicembre 2013, regole tecniche del CAD)


(art. 7 DPCM 3 dicembre 2013, regole tecniche del CAD)

violazione del principio di tutela dei beni culturali (D.Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42,


violazione del principio di tutela dei beni culturali (D.Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42, Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio .10 comma 2 lettera b)


Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio .10 comma 2 lettera b)archivi


archivi e i


e i altri enti pubblici territoriali, nonchè di ogni altro ente ed istituto pubblico - e


altri enti pubblici territoriali, nonchè di ogni altro ente ed istituto pubblico - e ancora -art.30 comma 1Lo Stato, le regioni, gli altri enti pubblici territoriali


ancora -art.30 comma 1Lo Stato, le regioni, gli altri enti pubblici territoriali nonchè ogni altro ente ed istituto pubblico


nonchè ogni altro ente ed istituto pubblico sicurezza e la conservazione dei beni culturali


sicurezza e la conservazione dei beni culturali

osservanza ed attuazione delle disposizioni del CAD nei


osservanza ed attuazione delle disposizioni del CAD nei (art. 21 D.Lgs. 165/2001) e


(art. 21 D.Lgs. 165/2001) e

ferme restando le eventuali responsabilità penali, civili e contabili previste dalle


ferme restando le eventuali responsabilità penali, civili e contabili previste dalle

conservazione del RGP metodo e organizzazione




metodo e organizzazione


metodo e organizzazione

metodo di versamento in conservazione1. per versare in conservazione un documento è necessario “prepararlo”

2. la “preparazione” consiste nel generare un “pacchetto di versamento” (art. 9 comma 1 lett. d) regole tecniche altro DPCM 3 dicembre 2013); tipicamente :

2.1. si genera un “contenitore” digitale (es. file ZIP) contenente il file da conservare

2.2. gli si associa un file di indice (cioè XML di metadati relativi alle informazioni che servono a posizionarlo nel sistema di conservazione con certezza di poterlo recuperare all’occorrenza): queste informazioni devono essere concordate con il conservatore

2.3. il responsabile della conservazione dell’Ente firma digitalmente il tutto, a significare la conferma di avvio in conservazione ma anche la “cristallizzazione” del documento e dei suoi metadati

3. il pacchetto di versamento va consegnato al Conservatore secondo le modalità convenzionate con esso

4. il Conservatore effettua delle verifiche di congruità e se tutto va a buon fine, “deposita” il documento nel proprio sistema di conservazione; per farlo, genera egli stesso (con modalità simili a quelle utilizzate dall’Ente) un “pacchetto di archiviazione” che viene firmato digitalmente e marcato temporalmente dal proprio responsabile del servizio di conservazione;

5. il Conservatore restituisce all’Ente una ricevuta di avvenuto versamento

versamento

archiviazionecontrollo superatoricevuta di

avvenutoversamento



metodo di versamento in conservazionedocumento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015

metodo di versamento in conservazione1. per versare in conservazione un documento è necessario “prepararlo”


1. per versare in conservazione un documento è necessario “prepararlo”

” consiste nel generare un “pacchetto di versamento” (art. 9 comma 1 lett. d) regole tecniche


” consiste nel generare un “pacchetto di versamento” (art. 9 comma 1 lett. d) regole tecniche




2.2. gli si associa un file di indice (cioè XML di metadati relativi alle informazioni che servono a posizionarlo nel sistema di


2.2. gli si associa un file di indice (cioè XML di metadati relativi alle informazioni che servono a posizionarlo nel sistema di conservazione con certezza di poterlo recuperare all’occorrenza): queste informazioni devono essere concordate con


conservazione con certezza di poterlo recuperare all’occorrenza): queste informazioni devono essere concordate con

2.3. il responsabile della conservazione dell’Ente firma digitalmente il tutto, a significare la conferma di avvio in


2.3. il responsabile della conservazione dell’Ente firma digitalmente il tutto, a significare la conferma di avvio in conservazione ma anche la “cristallizzazione” del documento e dei suoi metadati


conservazione ma anche la “cristallizzazione” del documento e dei suoi metadati

va consegnato al Conservatore


va consegnato al Conservatore

ettua delle verifiche di congruità e se tutto va a buon fine, “deposita” il documento nel proprio sistema


ettua delle verifiche di congruità e se tutto va a buon fine, “deposita” il documento nel proprio sistema di conservazione; per farlo, genera egli stesso (con modalità simili a quelle utilizzate dall’Ente) un “


di conservazione; per farlo, genera egli stesso (con modalità simili a quelle utilizzate dall’Ente) un “

dal proprio responsabile del servizio di conservazione;


dal proprio responsabile del servizio di conservazione;

ricevuta di avvenuto versamento


ricevuta di avvenuto versamento






organizzazione1.nominare il RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE (altro DPCM 3 dicembre 2013 art.

7 comma 3: “nelle pubbliche amministrazioni il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato”)

2.affidare il servizio di conservazione ad un conservatore abilitato a conservare i documenti della PA (conservatore accreditato ai sensi art. 44-bis D.Lgs. 82/2005): con l’affidamento

2.1.si accettano le modalità generali di gestione del servizio di conservazione esposte nel manuale di conservazione del conservatore e

2.2.va condiviso anche un DOCUMENTO CONGIUNTO che definisce la prassi di conservazione del registro giornaliero di protocollo

3. fornire al RC strumenti informatici che gli consentano di produrre e firmare il pacchetto di versamento

4.aggiornare il manuale di gestione con il metodo di conservazione del registro giornaliero di protocollo



organizzazionedocumento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015

organizzazioneRESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE


RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONEnelle pubbliche amministrazioni il ruolo del responsabile della conservazione è


nelle pubbliche amministrazioni il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato


svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato

dare il servizio di conservazione


dare il servizio di conservazionedella PA (conservatore accreditato ai sensi art. 44-bis D.Lgs. 82/2005): con l’a


della PA (conservatore accreditato ai sensi art. 44-bis D.Lgs. 82/2005): con l’a2.1.si accettano le modalità generali di gestione del servizio di conservazione esposte nel


2.1.si accettano le modalità generali di gestione del servizio di conservazione esposte nel manuale di conservazione del conservatore e


manuale di conservazione del conservatore e

2.2.va condiviso anche un DOCUMENTO CONGIUNTO che definisce la prassi di


2.2.va condiviso anche un DOCUMENTO CONGIUNTO che definisce la prassi di conservazione del registro giornaliero di protocollo


conservazione del registro giornaliero di protocollo

3. fornire al RC strumenti informatici che gli consentano di produrre e firmare il pacchetto di


3. fornire al RC strumenti informatici che gli consentano di produrre e firmare il pacchetto di

con il metodo di conservazione del registro giornaliero


con il metodo di conservazione del registro giornaliero

conservare con APSer.Archivio

1.nominare il RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

2.affidare il servizio di conservazione ad a.p.systems (conservatore accreditato AgID)

3. integrare il manuale di gestione (già aggiornato alle regole DPCM 3 dicembre 2013) con il metodo di conservazione del registro giornaliero di protocollo; a.p.systems fornisce un testo da inserire nel vostro manuale

4.si accede ad APSer.Archivio tramite cloud (pagina internet) da hyperSIC.Protocollo oppure direttamente da browser, con credenziali che ne autorizzano l’uso,

4.1.si indicano le informazioni richieste (che APSer.Archivio utilizzerà per comporre i metadati)

4.2.si esegue l’upload del file “registro giornaliero di protocollo” prodotto dal sistema di protocollo informatico

4.3.si firma digitalmente il pacchetto di versamento composto da APSer.Archivio

5.si ottiene la ricevuta di avvenuto versamento o la richiesta di integrazione/correzione per completare l’operazione

registro giornaliero di protocollo

APSer.Archivioa.p.systems è conservatore accreditato



conservare con documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015

conservare con

3.


3. integrare il manuale di gestione


integrare il manuale di gestione DPCM 3 dicembre 2013) con il metodo di conservazione del


DPCM 3 dicembre 2013) con il metodo di conservazione del registro giornaliero di protocollo; a.p.systems fornisce un testo da


registro giornaliero di protocollo; a.p.systems fornisce un testo da inserire nel vostro manuale


inserire nel vostro manuale

4.si accede ad APSer.Archivio tramite cloud (pagina internet) da


4.si accede ad APSer.Archivio tramite cloud (pagina internet) da hyperSIC.Protocollo oppure direttamente da browser, con


hyperSIC.Protocollo oppure direttamente da browser, con credenziali che ne autorizzano l’uso,


credenziali che ne autorizzano l’uso,

4.1.si indicano le informazioni richieste (che APSer.Archivio


4.1.si indicano le informazioni richieste (che APSer.Archivio utilizzerà per comporre i metadati)


utilizzerà per comporre i metadati)

4.2.si esegue l’upload del file “registro giornaliero di protocollo”


4.2.si esegue l’upload del file “registro giornaliero di protocollo” prodotto dal sistema di protocollo informatico


prodotto dal sistema di protocollo informatico

4.3.si firma digitalmente il pacchetto di versamento composto da


4.3.si firma digitalmente il pacchetto di versamento composto da

5.si ottiene la ricevuta di avvenuto versamento o la richiesta di


5.si ottiene la ricevuta di avvenuto versamento o la richiesta di integrazione/correzione per completare l’operazione

documento redatto da ufficio marketing di a.p.systems - tutti i diritti riservati - vietata la riproduzione senza preventivo consenso di a.p.systems - settembre 2015integrazione/correzione per completare l’operazione


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