Conservacion Preventiva y Plan de Gestion de Desastres en Archivos y Bibliotecas

7/26/2019 Conservacion Preventiva y Plan de Gestion de Desastres en Archivos y Bibliotecas

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Conservacin preventivay Plan de Gestin

de Desastres en archivosy bibliotecas

Ministerio

de Cultura


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Conservacin preventivay Plan de Gestin de Desastresen archivos y bibliotecas


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INTRODUCCIN...................................................................................................................................................8

Conservacin preventiva..............................................................................................................................13

Medioambiente.............................................................................................................................. 18Limpieza..........................................................................................................................................22Manipulacin..................................................................................................................................24Transporte y exposicin................................................................................................................27Depsito..........................................................................................................................................30Seguridad........................................................................................................................................33

Biodeterioro....................................................................................................................................36

Tipos de documentos.....................................................................................................................................45

Libros.............................................................................................................................................. 47Documentos de archivo................................................................................................................ 51Dibujos, grabados, planos y carteles........................................................................................... 53Sigilografa......................................................................................................................................56Fotografa........................................................................................................................................59Soportes mecnicos: discos y cilindros.......................................................................................65

Soportes magnticos......................................................................................................................70Soporte digital................................................................................................................................ 75

Proteccin de colecciones ante emergencias:

Plan de Gestin de desastres.....................................................................................................................79

Planificacin................................................................................................................................... 83Proteccin.......................................................................................................................................87Reaccin y recuperacin...............................................................................................................90

BIBLIOGRAFA..................................................................................................................................................95

ANEXO..................................................................................................................................................................98

Pg.

NDICE


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Espaa posee un importantsimo Patrimonio Bibliogrfico y Documental custo-diado en numerosas instituciones, algunas de gran importancia y complejidad,que disponen de todos los medios tcnicos y profesionales para su conser-

vacin. Pero, tambin encontramos documentacin de un valor incalculabledepositada en centros pblicos y privados, que no cuentan con tantos recursosy es, fundamentalmente, a estas entidades a las que va dirigido este manual,que adems queremos ofrecer a los diversos centros de Hispanoamrica, conproblemas de conservacin de sus fondos muy similares a los nuestros.

Todo archivo, biblioteca o museo, por pequeo que sea su presupuesto,debe establecer un Programa de Conservacin Preventiva, as como un Plande Gestin de Desastres. stos deben ser elaborados segn los objetivos con-cretos de cada institucin, teniendo en cuenta la situacin y caractersticas desus colecciones, as como sus posibilidades y necesidades presentes y futuras,en el convencimiento de que la perdurabilidad de los fondos est ntimamenterelacionada con el establecimiento de normas que palien la degradacin qu-mica, fsica y biolgica de los Bienes Culturales.

Pero la conservacin preventiva no slo incluye el control ambiental, sinotambin los sistemas de exhibir y almacenar sus fondos, el desarrollo de direc-trices, guas y procedimientos para proteger las colecciones en el depsito odurante su uso, la concienciacin y formacin de todo el personal de la insti-tucin, as como el desarrollo de proyectos cooperativos. Se debe considerarcomo un sistema global, ya que cada actividad desarrollada puede tener reper-

cusiones en el resto del patrimonio, siendo los protagonistas de estas accionesno son slo los archiveros, bibliotecarios, conservadores, restauradores etc.,sino tambin los usuarios.

Por ello, el Instituto del Patrimonio Cultural de Espaa consciente de laimportancia de conservar este patrimonio para generaciones futuras y de lanecesidad de difusin de la conservacin preventiva, ha decidido publicar estebreve manual en el que se recogen las pautas bsicas a tener en cuenta para lacustodia y preservacin del Patrimonio Documental y Bibliogrfico de nuestrosarchivos y bibliotecas. Adems, en la actualidad, a los responsables de estas

colecciones se les presentan nuevos retos al tener que afrontar no slo los pro-blemas inherentes a la conservacin de los soportes tradicionales, sino tambinlos de las grandes colecciones fotogrficas y, sobre todo, la conservacin de ladocumentacin en soporte magntico y digital, que, junto a su fragilidad ante

Introduccin

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el paso del tiempo, est sufriendo una continua evolucin que hace muchomas difcil programar unos criterios de conservacin eficaces.

Hemos intentado establecer unos criterios siguiendo las actuales normativas

internacionales, adaptados a unas actuaciones sencillas que creemos que sepueden llevar a cabo sin un alto coste, ni de medios ni de personal, con lasque queremos ayudar a decidir qu hacer, pero sobre todo qu no hacer cuan-do se custodian fondos documentales. Los consejos recogidos en este manualson fruto de la consulta de la abundante bibliografa recientemente publicadasobre este tema, pero sobre todo de la experiencia de los numerosos trabajosllevados a cabo por el Servicio de Conservacin y Restauracin de PatrimonioBibliogrfico, Documental y Obra Grfica y el rea de Laboratorios del IPCE yde la experiencia derivada de los trabajos realizados en el proyecto Leonardode la Comunidad Europea ConBeLib: Conservacin preventiva de documen-tos en soportes tradicionales y digitales (2004-2006), en el que participaroninstituciones de Finlandia, Francia, Italia, Reino Unido y Espaa.

El manual est estructurado en tres grandes apartados: Conservacin Pre-ventiva, criterios especficos para los diferentes materiales que encontramos enarchivos y bibliotecas y, finalmente, consejos para la elaboracin de un Plande emergencia especialmente diseado para archivos y bibliotecas, con el quese pretende establecer un conjunto de medidas aplicadas ante una situacinde crisis, que permitan evitar, o al menos reducir al mximo, el dao sobre losfondos.

Finalizamos este manual con una bibliografa bsica y los recursos web deutilidad actualizados as como un anexo en el que se recogen las diferentestipologas de los contenedores de conservacin.

Para dar mayor difusin a estas normas, y para que lleguen con facilidad anuestros compaeros hispanoamericanos y as poder aceptar de ellos todo tipode sugerencias para ediciones futuras, hemos incluido este texto en nuestrapgina web: www.mcu.es/patrimonio/MC/IPHE

M del Carmen Hidalgo BrinquisJefe del Servicio de Conservacin y Restauracin de Patrimonio Bibliogrfico,Documental y Obra Grfica. IPCE


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Segn la Ley 16/1985, de 25 de junio,

del Patrimonio Histrico Espaol

Se entiende por documento toda expresin en lenguaje natural o conven-cional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en

todo tipo de soporte material, incluso los soportes informticos (art. 49.1).

Son archivoslos conjuntos orgnicos de do cumentos o la reunin de

varios de ellos agrupados por las personas jurdicas pblicas o privadas en

el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilizacin para la investi-

gacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Asimismo, se

entiende por archivo la institucin cultural donde se renen, conservan,

ordenan y difunden, para los fines anteriormente mencionados, dichos con-

juntos orgnicos (art. 59.1).

Son bibliotecas las instituciones culturales donde se conservan, re-nen, seleccionan, inventaran, catalogan, clasifican y difunden conjuntos

o colecciones de libros, manuscritos y otros materiales bibliogrficos o re-

producidos por cualquier medio para su lectura en sala pblica o mediante

prstamo temporal al servicio de la educacin, la investigacin, la cultura y

la informacin (art. 59.2).

Forman parte del Patrimonio Documental:

Los documentos de cualquier poca generados, conservados o reuni-

dos, en el ejercicio de su funcin por cualquier organismo o entidad

de carcter pblico, por las personas jurdicas en cuyo capital partici-pe, mayoritariamente, el Estado u otras entidades pblicas y por las

personas privadas, fsicas o jurdicas, gestoras de servicios pblicos

en lo relacionado con la gestin de dichos servicios (art. 49.2).

Los documentos con una antigedad superior a los cuarenta aos,

generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus activida-

des por las entidades y asociaciones de carcter poltico, sindical o

religioso, y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y

educativas de carcter privado (art. 49.3).

Los documentos con una antigedad superior a cien aos, generados,

conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares

o personas fsicas (art. 49.4).

Forman parte del Patrimonio Bibliogrfico:

Las bibliotecas y colecciones bibliogrficas de titularidad pblica y las

obras literarias, histricas, cientficas o artsticas, de carcter unitario

o seriado, en escritura manuscrita o impresa, de las que no conste la

existencia de al menos tres ejemplares en las bibliotecas o servicios

pblicos (art. 50.1).

Los ejemplares producto de ediciones de pelculas cinematogrficas,

discos, fotografas, materiales audiovisuales y otros similares, cualquiera

que sea su soporte material, de las que no consten al menos, tres ejem-

plares en los servicios pblicos o uno en el caso de pelculas cinemato-

grficas (art.50.2).


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Conservacin preventiva


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La conservacin preventiva es una

disciplina que pretende evitar el

deterioro a travs la interrelacin de

los bienes culturales con su entorno.

Como mtodo de trabajo, se anticipa a

los procesos de degradacin de los bie-

nes culturales con el estudio sistemtico y

global de los objetos y colecciones, la re-

lacin con su entorno y su uso, el anlisis

de los riesgos de deterioro y los mtodos

para su control.

Para establecer objetivos realistas es

necesaria la implicacin de todos los tra-

bajadores y la adopcin de una visin

integradora de las actividades, caracters-

ticas, necesidades y recursos del Centro.

La conservacin preventiva estudia

los documentos como elementos consti-

tutivos de las colecciones y a stas dentro

del conjunto de la institucin. Su aplica-

cin atae a todas las personas y a todas

las actividades desarrolladas en el Centro.

Plan de Conservacin Preventiva

Un plan escrito e integral de

conservacin preventiva es el mejor

aliado de las colecciones.

El Plan debe formar un conjunto coheren-

te con la misin de la institucin y la con-

servacin de sus colecciones. Es el mejor

instrumento para garantizar la proteccin

de los fondos, ya que trata de anticiparse

a los procesos de degradacin, detenin-

dose en el estudio pormenorizado de sus

causas: microclima, limpieza, depsito,

manipulacin, transporte, exposicin, se-

guridad, biodeterioro y siniestros.

La evaluacin de las causas que ame-

nazan la integridad de la coleccin y la

valoracin del riesgo, permite proyectar

estrategias eficaces de accin a corto, me-

dio y largo plazo, en funcin de la dispo-

nibilidad de recursos tcnicos, humanos y

econmicos.




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Conservacin preventiva en Archivos y Bibliotecas

Un Plan Integral de Conservacin Pre-ventiva facilita la programacin de todaslas actividades de la institucin respecto a

la conservacin de los fondos, as comoel establecimiento de rutinas de inspec-cin, seguimiento, control, reparto deresponsabilidades entre los miembros delpersonal y la asignacin adecuada de losrecursos necesarios.

El contenido del Plan debe ser, portanto, programar qu hay que hacer,cmo, cundo y quin tiene que llevarloa cabo.

El conocimiento de las colecciones

permite concretar sus necesidades de

preservacin.

El punto de partida para determinar losriesgos de deterioro es conocer la tipologay caractersticas materiales de los fondos

documentales, su estado de conservaciny el uso que se hace de los mismos.

Para establecer las prioridades es

necesario analizar el estado del edificioy de sus instalaciones, as como de losmedios de los que se dispone. La infor-macin debe detallarse de forma porme-norizada.

La identificacin y diagnstico de los

deterioros deben formar parte del da a

da del Centro.

Se deben desarrollar rutinas de traba-jo. Los formularios estandarizados puedenservir como gua prctica para el desarro-llo de las labores diarias del personal.

El Plan debe ser un instrumento dereferencia til, de fcil consulta y, per-manentemente, sujeto a actualizaciones ymejoras.


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La Conservacin preventiva es tarea

de todos.

Es responsabilidad de todo el personalde la institucin, as como de visitantes e

investigadores, y afecta a todas las activi-

dades relacionadas con el Centro.

Por ello, es necesario difundir los pro-

cedimientos y objetivos de la conservacin

preventiva entre los usuarios y los traba-

jadores, e involucrar activamente a todos.El reparto de cometidos y responsabi-

lidades se deber realizar segn el orga-

nigrama de la institucin.



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De forma general, las condiciones que

soportan las colecciones son el resultado

del clima exterior atenuado por la pro-

teccin del inmueble y alteradas por lasinstalaciones y su uso.

La funcionalidad y la durabilidad de

los documentos se ven afectadas por la

luz, temperatura y humedad relativa inco-

rrectas, por agentes atmosfricos contami-

nantes y por ataques biolgicos.

Controlar las condiciones ambientales

requiere contemplar a la institucin

como un ecosistema: todas las

variables son interdependientes.

El entorno y el clima exterior son las

condiciones naturales que, en la mayora

de los casos, afectan al ambiente interior.

Se debe realizar un estudio del clima, ca-

ractersticas geolgicas de la regin, tipo

de suelo y de las fuentes de humedad,

ndices de contaminacin, orientacin del

edificio o la presencia de jardines que pue-

dan atraer insectos y microorganismos.

Las rutinas de mantenimiento general del

edificio ayudarn a controlar la temperatu-

ra y humedad relativa de salas y depsitos.

Medioambiente

Control medioambiental

Edificio

-

pecciones de mantenimiento del edificio,

de su estructura y de sus instalaciones:

estado de cubiertas, muros y vanos, ca-

nalizaciones de agua y gas, sistemas de

drenaje, instalaciones elctricas, equipos

de seguridad, etc.


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de forma coherente, mejorando las co-

rrientes de aire naturales y la estanquei-

dad de los vanos del edificio.

-

bados que puedan enmascarar problemas

de filtracin de humedades, que liberen

sustancias txicas o sean susceptibles de

un ataque biolgico.

las condiciones de los espacios interio-

res: calidad del aire, humedad relativa,temperatura, iluminacin, presencia de

plagas, etc.

Humedad relativa y temperatura

La temperatura (T) y la Humedad Relativa

(HR) estn interrelacionadas y el cambio

en una de ellas supone la modificacin

de la otra. Los niveles ptimos de HR y T

no son universales ni deben extrapolarsea todos los materiales.

Actualmente, se tiende a considerar

que lo ptimo es lograr unos valores de

T y HR estables, evitando las fluctuacio-

nes acusadas, que son las ms perniciosas

para los materiales que componen el Pa-

trimonio Bibliogrfico y Documental.

Cuando sea necesario crear microcli-

mas especiales para el almacenamiento

o exposicin de materiales inestables o

frgiles, se puede recurrir a contenedoreso vitrinas con control climtico.

Ventilacin

Una ventilacin constante es el mejor ins-

trumento para reducir las fluctuaciones de

humedad relativa y temperatura. Bajando

la humedad ambiental se disminuye el

riesgo de los procesos de condensacinproducidos en superficies fras.

Adems, evita la acumulacin de ga-

ses voltiles y partculas de polucin de

los contaminantes atmosfricos, elimina

los depsitos de polvo y es esencial para

reducir el crecimiento microbiano y la

germinacin de esporas.

La eficacia de los sistemas de venti-

lacin depende de su limpieza y del n-

mero de renovaciones de aire por hora(RA/h) establecido, que se calcula en fun-

cin de su flujo y del volumen de la sala.

Tambin deben tenerse en cuenta los me-

tros lineales ocupados por los documen-

tos, las caractersticas de los materiales o

la existencia de obstculos que obstruyan

el paso de las corrientes de aire.



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Sistemas de aire acondicionado

La instalacin y el mantenimiento de los

equipos de aire acondicionado y filtrado

del aire externo suponen una considera-ble inversin, por lo que debe valorarse

su viabilidad.

Para evitar que la implantacin de estos

sistemas de control climtico pueda causar

un impacto daino sobre el edificio, los

fondos y las personas, es imprescindible

realizar un detallado estudio previo.

Los sistemas de aire acondicionado no

siempre son necesarios.

Sistemas de ventilacin mecnica

y pasiva

Constituyen una alternativa al aire acondi-

cionado, son mtodos seguros y de bajo

coste en climas hmedos y clidos.

La ventilacin mecnica se basa en

la aireacin a partir de la instalacin de

rejillas, generalmente situadas a distin-

tas alturas, que aseguren la circulacinconstante del aire reforzada por sistemas

mecnicos como ventiladores y extrac-

tores con sensores de temperatura y

humedad. El sistema introduce aire del

exterior al interior del edificio a travs

de filtros y trabaja en funcin de las con-

diciones ambientales del exterior. Asi-

mismo, se pueden establecer parmetrosadecuados de renovacin de aire, que

minimizan las oscilaciones de los niveles

de humedad relativa y temperatura sin

necesidad de instalar costosos sistemas

de aire acondicionado.

La ventilacin pasiva aprovecha la cir-

culacin del aire del edificio sin instala-

cin de elementos mecnicos.

Iluminacin

Los documentos que custodian archivos y

bibliotecas son especialmente sensibles a

la luz. Por ello se debe:

con filtros para la radiacin UV, o lumi-

narias incandescentes suficientemente

separadas de los fondos para que el calorno les afecte.

de salas y depsitos para filtrar la luz solar.


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entre la necesidad de consulta de fondosy el mantenimiento de bajos niveles de

iluminacin.

Contaminacin

Es necesario realizar un seguimientoconstante de la calidad del aire.

son imprescindibles el mantenimiento y

la limpieza de los equipos de humidifi-cacin, deshumidificacin o ventilacin(filtros, tubos y cubetas de agua), juntocon una correcta ventilacin y limpiezageneral.

-riales que desprendan compuestos vo-ltiles nocivos y el uso de productostxicos.

En regiones con elevada contamina-cin atmosfrica se debe prescindir dela ventilacin natural, procurando unabuena renovacin del aire a travs desistemas de ventilacin forzada con fil-tros adecuados al tipo de contaminantede la zona.

Recomendaciones generales

-

ben dotarse de unos niveles mnimos deconfort, compatibles con las necesidadesde conservacin de los fondos.

-les de forma sostenible es necesario op-timizar las posibilidades arquitectnicasdel edificio, mejorando el aislamiento delos cerramientos y manteniendo una ven-tilacin adecuada.

-ambientales se deben registrar, con medicio-nes fiables, los niveles previos de T y HRen el interior y exterior del edificio ya quepuede ser ms beneficioso para la conserva-cin de los fondos no alejarse, en exceso, deesos valores medioambientales, tratando deevitar los cambios bruscos en vez de inten-tar crear unos parmetros ideales de T y HR.

stos deben automatizarse eliminando, as,decisiones subjetivas sobre su utilizacin.

-tinuos las 24 horas del da, a lo largo detodo el ao.



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Limpieza

El polvo puede contener partculas metli-

cas y grasas, y retiene humedad, constitu-

yendo un medio idneo para el desarrollo

de insectos y microorganismos que repre-

sentan un serio peligro para la salud de

las personas. Adems, asociado a factores

ambientales, como la alta humedad relati-

va y temperatura elevadas, provoca reac-

ciones qumicas que destruyen los mate-

riales que componen los bienes culturales.

La limpieza ayuda a conocer el estado

de las colecciones y prolonga su vida

til.

-

te de limpieza, organizando las tareas y

registrando las incidencias. Es necesario

adecuarlo a la velocidad a la que la sucie-

dad se acumula en el edificio.

-

redes y suelos, mobiliario y a los propios

fondos.

para el correcto desempeo de su labor y

facilitarle medios de proteccin personal.

Edificio y mobiliario

rodean al edificio deben limpiarse dia-

riamente y proceder a la retirada de las

basuras.

-

quetas y alfombras, que retienen polvo

difcil de eliminar, en espacios con co-

lecciones. Las plantas, en el interior del


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ben guardarse fuera del depsito de las

colecciones.

Fondos

formado, podr acometer la eliminacin

del polvo depositado sobre las cajas de

proteccin o el exterior de los libros.

ser realizada por restauradores.

-

chas o elementos incrustados, ni limpiar

materiales muy deteriorados: se protege-

rn en cajas de conservacin, sealizados

y documentados convenientemente, en-

cargndose su tratamiento a restauradores.

-

cin son de uso exclusivo. No deben alma-

cenarse junto con aquellos que se empleenpara la limpieza general.

Avisar al responsable de cualquier

anomala producida durante las tareas

de limpieza

edificio, pueden atraer microorganismos

e insectos.

con aspiradores o mopas.

aconseja utilizar fregonas o trapos hu-

medecidos, siendo necesario secar a

continuacin las superficies.

cerca de los documentos.

que se encuentren durante la limpieza y

enviarlos al responsable para determinar

si se trata de una plaga.

por tramos, con gamuzas electroestti-

cas o trapos de algodn. Se debe hacer

siempre de arriba abajo y del fondo al

frente. Utilizar siempre un carrito detransporte o mesa auxiliar donde colo-

car los documentos mientras se realiza

esta operacin.

-



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La manipulacin es un factor de mximo

riesgo para los documentos y una de las

causas de deterioro ms habitual en bi-

bliotecas y archivos, pudiendo llegar a ser

el principal enemigo de la conservacin

de las colecciones.

El compromiso entre la necesidad de

acceso a los fondos documentales y su

conservacin puede resolverse recurrien-

do a dos medidas:

Reducir al mnimo la manipulacin

a travs de las siguientes acciones:

actualizados con regularidad.

-

necesarias, se deben anotar todos los datos

que se desprendan de la observacin direc-

ta de las piezas e incorporarlos al catlogo.

frgiles.

-

cin o microfilmacin de los documen-

tos.

-

rrir al original para su reproduccin.

reproduccin comunes (fotocopiadoras y

escneres) producen deterioros mecni-cos, debido a la manipulacin, y qumi-

cos, por el calor y la luz de las lmparas.

Evitar prcticas de manipulacin in-

correctas a travs de:

para el personal y los usuarios.

-

sito y consulta.

conservacin en salas y depsitos.

Manipulacin


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Todo tratamiento de restauracin,

por sencillo que parezca, debe

ser realizado por profesionalesespecializados

Principios de la manipulacin

necesidad de manipulacin e indican la

existencia de copias de los fondos que se

desea consultar. Si stas existen se debe

fomentar su uso.

ejemplares muy deteriorados y sealarlos

convenientemente.

prescindir de anillos o relojes que puedan

araar o dejar marcas en la superficie de

las obras. Utilizar guantes de ltex bajo

los de algodn, para evitar que el sudortraspase la tela y pueda mancharlos.

para revisarlos y ordenarlos.

algodn o ltex para consultar materiales

que lo precisen: encuadernaciones hist-ricas e importantes, mapas, fotografas,

etc.

-

les de gran formato. Equipar las salas de

lectura e investigacin con soportes auxi-

liares adecuados e incentivar su uso.

Los usuarios deben ser copartcipes

del cuidado de las colecciones.

informacin necesaria a travs de carteles

o folletos. No olvidar difundir las normas

o pautas ms elementales como:

de lectura.

manos limpias.

no tirar de la cabezada, sino empujar sua-



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vemente los contiguos y tomarlo por lastapas. Recolocar despus la fila en po-sicin vertical con ayuda de los apoya-

libros.

apoyarse sobre ellos.

-

naciones y cerrarlas cuando cese la con-sulta.

pginas.

cerca de los documentos. Utilizar lpiz yno colocar las notas o folios sobre el libro

cuando se est escribiendo.

clips, ni doblar las esquinas de las pginascuando se est consultando una obra.

pgina.

de libros y documentos en mal estado,o cuando se trate de libros intonsos (conhojas total o parcialmente cerradas).


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En los ltimos aos el nmero de exposi-

ciones temporales en instituciones cultu-

rales ha aumentado considerablemente.

El Patrimonio Bibliogrfico y Documen-

tal es objeto de un renovado inters tan-to como bienes culturales merecedores

de mostrarse al pblico por sus carac-

tersticas histricas, tcnicas o estticas,

como por su valor documental. Cada vez

son ms los archivos y bibliotecas que

Transporte y exposicin


deciden crear pequeos espacios don-

de exhibir sus fondos, o prestarlos para

exposiciones de otras instituciones. Tam-

poco debemos olvidar el prstamo in-

terbibliotecario que exige el traslado delibros y documentos, proceso durante el

cual pueden producirse deterioros. Por

ello es conveniente tomar una serie de

medidas que aseguren su conservacin

durante el transporte y la exposicin.


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Transporte

ubicacin, asegurarse de disponer de sufi-ciente espacio libre sobre las mesas de tra-

bajo. Nunca se deben depositar en el suelo.

del edificio, emplear elementos protecto-

res (sobres, cajas, carpetas, etc.).

manipuladas y trasladadas entre dos per-

sonas, colocndolas sobre un soporteauxiliar y ayudndose de carritos de di-

mensiones adecuadas, provistos de un re-

borde redondeado que impidan su desli-

zamiento y cada.

institucin deben hacerlo dentro de em-

balajes apropiados, acolchados con ma-

teriales inertes que amortigen posibles

golpes y vibraciones. Se debe acudir aempresas especializadas en el traslado de

bienes culturales.

Exposicin

Las exposiciones representan un importan-

te factor de riesgo por lo que, en muchas

ocasiones, es preferible renunciar a la exhi-

bicin del original y utilizar reproducciones.

nicamente las obras que se encuentren

en buenas condiciones de conservacin,

tomando las medidas pertinentes para

evitar cambios ambientales que puedan

perjudicarlas.

movimientos, las caractersticas fsicas y

el estado de conservacin de la obra, as

como las condiciones de exposicin.

y el microclima de las vitrinas, la adecua-

cin de los soportes y enmarcados, la se-

guridad, la manipulacin y el transporte.

-

riales de distinta naturaleza, se debe tomar

como valor de referencia las condiciones

ambientales ptimas para el ms sensible.

-

tentes, seguras frente a los robos, capaces

de proteger del polvo y la suciedad, y de

mantenimiento sencillo. Los materiales

en contacto o en el entorno de los obje-tos debern ser inertes o estar protegidos

con barreras eficaces.

traseras debern separarse unos milme-

tros de la pared, para evitar las conden-

saciones y la absorcin de la humedad

de los muros.

el original y proporcionarle un apoyo su-

ficiente. Evitar elementos cortantes, pun-

zantes, adherentes o abrasivos.

-

cia de visitantes puede alterar los valores

de temperatura y humedad de las salas.

a la luz con unos niveles de iluminanciabajos. Conviene usar luz indirecta y man-

tenerla apagada fuera del horario de ex-

posicin pblica.

-

ladas durante las horas que permanezcan

abiertas, y revisadas antes de su apertura y

al cierre, para detectar posibles anomalas.

Prstamo

El Patrimonio Documental o Bibliogrfi-

co no puede salir de la institucin que lo


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custodia sin la autorizacin expresa del

organismo que ostente la titularidad.

El prstamo est regido por un vn-

culo contractual que establece la acepta-cin del pliego de prescripciones tcnicas

para la exposicin. En l, la institucin

prestadora fija los requisitos de embalaje,

transporte, seguridad en salas, derechos

de reproduccin, etc.

Debe establecerse un plazo mnimo

para cursar la peticin, de forma que pue-

dan realizarse la reproduccin, fotografa o

restauraciones pertinentes, y el informe de

estado de conservacin (refrendado con lafirma del prestatario), que refleje los even-

tuales deterioros, alteraciones o prdidas.

La solicitud de prstamo justificar la

exposicin de las obras solicitadas, in-

cluir una identificacin precisa de las

mismas, y detallar las condiciones am-

bientales y de seguridad de las salas de

exposiciones.

En caso de que la exposicin sea en

el extranjero, incluida la Unin Europea,hay que solicitar el permiso de exporta-

cin temporal a la Subdireccin de Pro-

teccin del Patrimonio Histrico, del Mi-

nisterio de Cultura (www.mcu.es).

Es imprescindible la contratacin de

una pliza de seguros clavo a clavo, que

debe realizarse de acuerdo con la tasa-

cin fijada por el prestador.

La institucin debe reservarse el dere-

cho de inspeccionar o solicitar las grficasde las condiciones ambientales, designar

un correo que supervise las condiciones

de traslado y exposicin, y la posibilidad

de anulacin del contrato.

Los gastos ocasionados por la expo-

sicin corren a cargo de los prestatarios.


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Depsito

El almacenamiento inadecuado tiene unefecto directo en la vida til de los mate-riales. El descuido, la desorganizacin y elamontonamiento pueden producir gravesdaos.

El depsito es el corazn de la

biblioteca o archivo

del edificio, en zonas susceptibles de sufriruna mayor fluctuacin trmica e higrosc-pica (como paredes exteriores o ticos), ouna inundacin (como stanos). Tampocodebern situarse en reas de difcil accesoy complicada maniobrabilidad o anexas abaos, cafeteras o cuarto de basuras.

-dores y de maquinaria pesada estn situa-

das cerca del depsito, prestando especialatencin a todas las instalaciones elctricasy tuberas de agua o gas que pasen por l.

-rarse por muros y puertas cortafuegos, quepermanecern cerradas, sin ningn obst-culo que les impidan cumplir su funcin.

-ceso evitar corrientes con acarreo de pol-vo del exterior. Las grandes puertas, que fa-cilitan la entrada de vehculos para carga ydescarga de los fondos, ocasionan cambiosbruscos en las condiciones ambientales.

para los materiales de archivos y bibliote-cas, por lo que las ventanas en los dep-sitos debern protegerse adecuadamen-te. La iluminacin artificial debe ser pormdulos y permanecer encendida slocuando se trabaje en el depsito. Debeninstalarse indicadores que eviten que per-manezca conectada por descuido.

independiente, bien iluminado, que dis-ponga de mobiliario adecuado para lainspeccin, recepcin y desembalaje delas obras cuando lleguen al depsito.

Recomendaciones generales

Mobiliario

-se. En el mercado hay gran variedad demodelos y sistemas de almacenaje, quepermiten elegir el ms adecuado. stedebe ser slido y estable, que no retengahumedad ni desprenda compuestos vo-ltiles perjudiciales. Se recomiendan losacabados en aluminio anodinado, o acerocon esmalte en polvo, al horno, con su-perficies lisas, no abrasivas, bordes romosy sin piezas que sobresalgan, para evitarque puedan daar los documentos.


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adecuado. Hay que evitar que los do-

cumentos sobresalgan de los bordes del

mueble, para que no reciban golpes o

sean rozados.

-

niente evitar estanteras de madera, ya

que es menos resistente al peso, ms sus-

ceptible de sufrir ataque biolgico y alta-

mente combustible.

adecuados, se puede recurrir a mtodos

de barrera, como los recubrimientos conpinturas epoxdicas o el laminado con pe-

lcula metlica inerte (tipo Marvelseal),

as como a realizar orificios de ventilacin

provistos de filtros para el polvo.

hayan sido tratados con pintura, barniz o

adhesivos, debern aislarse hasta que de-

jen de emanar vapores.

depsito tendr una separacin suficien-

te, para facilitar el acceso cmodo a los

fondos.

paredes, no deben llegar al techo del de-

psito y los entrepaos inferiores deben

contar con una separacin del suelo de,

al menos, 15 cm. De esta manera se evi-tarn las humedades procedentes de los

muros y suelos, y se facilitar el flujo de

aire a su alrededor.

muebles cerrados ya que en su interior

pueden producirse condensaciones. Es

recomendable que las estanteras no ten-

gan fondo para evitar dicho problema.

ahorrar espacio, aunque presentan el

inconveniente de la dificultad de venti-

lacin y generan vibraciones al despla-

zarlos. Antes de su instalacin asegurar-

se de que el forjado del edificio soporta

su peso.

Elementos de proteccin

y materiales

La proteccin individual es imprescindible

para la preservacin de los documentos

ms frgiles o valiosos. Su eleccin depen-

de de las caractersticas del documento, de

su estado de conservacin y de las alte-

raciones que padezca. Hay que tener encuenta que el uso generalizado de estos

elementos protectores aumenta las necesi-

dades de espacio de almacenamiento.

Los materiales de proteccin, espe-

cialmente aquellos que estn en contac-

to directo y permanente con los objetos,

deben ser estables y no contaminantes o

estar aislados de las obras por materiales

de barrera eficaces como:

Cajas, carpetas o envoltorios de pa-

pel, cartn o cartn pluma, de celu-

losa pura sin lignina, libre de cido,

con reserva alcalina y un pH aproxi-

mado de 8,5.

Metales inoxidables como refuerzo

de cajas o carpetas.

Encapsulados, etiquetas o sobres

de materiales inertes (como el po-

lister), qumicamente estables, sinplastificantes o revestimientos super-

ficiales.

Material amortiguador en lechos y

cajeados de espumas de polietileno

o policarbonato celular.

Tejidos de algodn descrudado sin

aprestos para la confeccin de so-

portes y pesas.

Laminados de aluminio o espumas

de polietileno puro como barrera

contra los contaminantes en anaque-

les y muebles.

Metacrilato para su uso en soportes

permanentes como atriles de vitrina.


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dio de controles de escaneo, arcos detec-

tores antihurto y personal de seguridadlas 24 horas. Controlar el aforo.

el depsito de bolsos y objetos persona-les de los usuarios. -dadas de acceso a los depsitos.

-

teccin de intrusin y hurto: detectoresde rotura de vidrio, de movimiento, cir-cuito cerrado de cmaras TV, etc.

salas de lectura, pasillos y exteriores, yconectarlos a una central de alarmas vi-gilada de forma ininterrumpida por unaempresa de seguridad contratada, o per-sonal propio, y por la polica.

juegos de llaves de todas las dependen-cias. Establecer procedimientos para elcierre de las puertas al final de la jornadade trabajo.

Prstamo y consulta

la base de datos informtica de los prsta-mos. Crear una base de datos de consultaen sala destinada al registro de solicitudesde ejemplares valiosos.


La seguridad es una parte fundamental de

la conservacin preventiva. Cualquier acti-vidad que se realice en un archivo o bi-blioteca debe partir de la seguridad de susfondos. La necesidad de mostrar y haceraccesible al investigador el Patrimonio Do-cumental y Bibliogrfico, debe ser compati-ble con la pervivencia del mismo y con suconservacin para las futuras generaciones.

La institucin deber contar con losobligatorios Planes de Emergencia y de

Autoproteccin que marca la ley. Deber,como se seala en otros captulos, asegu-rar la informacin contenida en inventa-rios y catlogos, haciendo duplicados yprotegindolos especialmente.

La vigilancia humana, junto con dife-rentes recursos tcnicos, permitir garan-tizar la seguridad del Patrimonio que seconserva en archivos y bibliotecas.

Recursos tcnicos contra actos

antisociales

Robo, hurto y vandalismo

con luces exteriores de seguridad, cerra-mientos firmes, rejas y contraventanas enlos vanos de los primeros pisos.

personal y los usuarios. Vigilar la entraday salida de personas y materiales por me-

Seguridad


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para detectar anomalas (mutilacin, ano-taciones, etc.) y registrarlas en los formu-

larios de incidencias de las rutinas de ins-peccin del plan de gestin de desastres

y en la ficha informtica del usuario. Enfuncin de la gravedad del caso, procedera la activacin de la cadena de comunica-cin, de forma que el conservador respon-sable sea informado o puedan aplicarselas sanciones oportunas.

del fondo antiguo. Exigir una solicitudpor escrito con el motivo de la consulta.No entregar ms de un ejemplar a la vezsalvo en casos especficos y justificados

en los que se requiera la consulta simul-tnea de varios.

las salas de consulta de ejemplares delfondo antiguo, permitiendo nicamenteel empleo de folios y lpices de grafito.

lectura al finalizar la jornada laboral paraasegurarse de que no se eliminan, porerror, documentos pertenecientes a la co-leccin.

-tral de localizacin topogrfica que reflejelos movimientos internos y externos delos fondos, e inventariar peridicamentelas colecciones.


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Equipos de proteccin contra

el fuego

Los edificios pblicos deben contar conun sistema efectivo de deteccin y extin-

cin de incendios. Para ello se debe:

Instalar detectores en todo el edifi-

cio. Los ms eficaces, para la detec-

cin temprana, son los pticos o de

haces lineales (registran el humo)

y los inicos (detectan el gas y el

humo generados en la primera fase

del incendio).Conectar los detectores a la central

de alarma y a los servicios de bom-

beros y polica.

Repartir, por todo el edificio en lu-

gares visibles, pulsadores de alarma

y extintores manuales para extinguir

los conatos de incendio. El personal

debe saber manejarlos. Los diversos

tipos de extintores manuales estn

concebidos para un uso especficoapropiado a la tipologa del fuego:

elctrico, relacionado con lquidos

inflamables, madera, etc.

Para proteger la documentacin

frente a incendios de mayores pro-

porciones, son recomendables los

sistemas de rociado de agua de co-

lumna seca, que evitan el riesgo de

derrames de agua en las tuberas, y

los rociadores de agua nebulizada,con gran capacidad de enfriamien-

to.

Los sistemas automticos de gases

inertes tienen el inconveniente de

su alto coste y constituyen un ries-

go para las personas y el medio am-

biente.

El edificio debe estar equipado con

bocas de incendio que los bomberos

utilizarn en caso de que la magni-

tud del siniestro sea importante.

Las instalaciones deben seguir el man-

tenimiento prescrito por empresas au-

torizadas y archivar los registros.

El alumbrado de emergencia debe

revisarse peridicamente.

La sealizacin de las salidas facili-

tar la evacuacin del personal encaso necesario y permitir la inter-

vencin de la brigada de salvamento

una vez que el peligro haya pasado.

Instalar mecanismos automticos de

desconexin de los equipos tcnicos

en presencia de fuego.

Limitar el uso de mobiliario y mate-

riales constructivos combustibles.

Revisar y sustituir las instalaciones

elctricas defectuosas.Sectorizar los espacios interiores con

muros, puertas ignfugas, etc., para

detener la propagacin del fuego.

Reforzar la estructura de las salas de

calderas y maquinaria.



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La alteracin indeseada de laspropiedades fsicas y qumicas de

un material debida a la accin de

organismos biolgicos se conoce

como biodeterioro

La intensidad de las alteraciones y su ti-pologa se producen en funcin de loscomponentes de los soportes y del im-pacto de las condiciones ambientales.

Los materiales de archivos y bibliote-cas ofrecen a los microorganismos, hon-gos y bacterias, una rica diversidad deelementos nutritivos para su desarrollo, yatraen a diversas especies de insectos.

hongosson organismos pluricelu-lares que proliferan en ambientes pocoventilados y con acumulacin de polvoy suciedad. El contenido de humedad delos sustratos es el factor que determinala germinacin y la expansin de las es-poras. Se desarrollan fcilmente en papelcon pH 4-6, HR superior al 60% y tempe-raturas entre 22 y 38 C.

Los hongos excretan cidos orgnicos,enzimas y pigmentos que degradan lossoportes. Adems provocan manchas irre-versibles. El foxing, o moteado, se debeal impacto de los hongos. Su aspecto esel de una mancha con un ncleo de colormarrn cuya intensidad se difumina haciala periferia. Afecta preferentemente a lasfibras celulsicas cidas.

bacteriasson organismos unicelu-lares. Generalmente se desarrollan a pH

7-8, HR superiores al 85% y temperatu-ras entre 25 y 38 C. Producen asimismo,pigmentos, enzimas y cidos orgnicosque alteran las propiedades fsico-qumi-cas de los materiales celulsicos, pudien-do ocasionar roturas y reblandecimiento.

Un aumento de la humedad de los so-portes (en papel superior al 7%), tempera-turas superiores a 20 C, oscuridad y unaescasa ventilacin son suficiente para des-encadenar una infeccin en pocos das. Lapresencia de una masa aterciopelada y gri-

Biodeterioro


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scea, blanca o negra, manchas de colores

sobre los documentos o el olor a moho/

humedad en las reas de depsito son

evidencias de ataque microbiolgico.Determinados hongos y bacterias re-

presentan un riesgo para la salud de las

personas.

Crear un programa especfico de

inspeccin de alteraciones de origen

microbiolgico y de deteccin de

insectos

Las actuaciones contra hongos y bac-terias no deben basarse en el uso de pro-

ductos txicos biocidas para la esterili-

zacin del material, sino en mtodos de

control y prevencin que eviten su multi-

plicacin celular, mantenindolos por de-

bajo de su umbral de tolerancia.

En el caso de los insectos, se debe

realizar:

Identificacin del insecto detectado

en el edificio o en los objetos.

En el edificio: evaluacin y mapeo

de humedades, grietas y fisuras. Ins-

talar trampas de captura.

En los objetos: anlisis de los deterio-

ros, galeras, orificios, presencia de de-

yecciones y de fragmentos de insectos.

El tipo de deyecciones sobre objetoso suelos tambin alerta sobre la presencia


de roedores o aves en las inmediaciones

del local.

Programa de control del biodeterioro

Mantenimiento e inspecciones

del edificio. Se deben tapar los huecos y

hendiduras en los muros, y reparar los

sistemas de drenaje, fisuras o goteras en

el tejado, para evitar filtraciones de agua.

-

sacin, a consecuencia de las fluctuacio-

nes de temperatura o al uso de lmparas

incandescentes o calefacciones en locales

mal ventilados.

-

dan propiciar la entrada de insectos o pe-

queos roedores. La colocacin de grava

alrededor del edificio dificulta su entrada.

(principalmente para aves e insectos).

depsitos y objetos histricos, para detectar

la presencia de microorganismos y posibles

plagas. Asociarlas a las tareas de limpieza.

-calizar por dnde entran y dnde se esta-

Contaminacin microbiolgica en paginado Alteraciones por insectos


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blecen los insectos. Evaluar los riesgos ysu amenaza potencial.

-ciones infectadas (microorganismos) einfestadas (insectos) hasta que hayan re-cibido tratamiento.

Medioambiente

Un buen control ambiental trata de evitarel uso de biocidas de forma masiva o lo-

cal. Para ello es necesario:

En caso de instalaciones de aireacondicionado, revisar los equipospara detectar fallos y posibles con-taminaciones. Los filtros deben serrenovados peridicamente y limpia-dos de forma segura (utilizando so-luciones desinfectantes de etanol al70% en agua destilada) o renovados.

Tambin requieren limpieza los de-psitos de humectacin del aire.Recurrir a la ventilacin mecnica y op-

timizar la ventilacin natural, como m-todo alternativo al aire acondicionado.

Es importante que el mobiliario noest fabricado con materiales sus-ceptibles de ataque biolgico.

Limpieza

-crobiano y a la atraccin de insectos,

aves y roedores, se requiere el cuida-do continuo del entorno y el manteni-miento de unas condiciones generales

de higiene, como son prohibir la intro-duccin de alimentos en el edificio yevitar la manipulacin de los fondos singuantes.

-cin para el personal de limpieza quemanipula objetos contaminados me-diante el uso de guantes dobles (de al-godn en contacto con la piel y sobre

ste el de ltex), mascarillas de poroaproximado a 0,4 e indumentaria ade-cuada.

Respuesta ante el biodeterioro:

Microorganismos

La primera respuesta para evitar el

desarrollo de los microorganismos es

la reduccin y estabilizacin del gradode humedad en el ambiente y en los

documentos

Es importante realizar un seguimiento delas condiciones ambientales y, en cadapoca estacional, efectuar un anlisis delaire para comprobar la concentracin dehongos y bacterias tanto en el ambientecomo en los objetos.

La ventilacin y renovacin del airees la mejor herramienta de conservacinpreventiva para luchar contra el biodete-rioro.

Mascarilla para protegerse del polvo y de los disolventes. Mascarilla para protegerse del polvo y de los

microorganismos.


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muy delicados (dibujos de pastel o car-

boncillo, etc.), es eficaz la aspiracin con

sistema hmedo-seco y filtros que reten-

gan los microorganismos (como los filtrosHEPA, High Efficiency Particulate Absorp-

tion). Es preciso trabajar con campanas

de extraccin de vapores y usar protec-

cin personal durante el proceso.

-

tarse bajo mayas de fibra de vidrio para

evitar desprendimientos.

-ben depositarse en espacios bien ventilados.

Respuesta ante el biodeterioro:

Insectos

Afectan al edificio y a los objetos. Hallar

insectos en algn estado de su ciclo bio-

lgico (larvas, pupas), detritus, en forma

de polvo o columna, orificios y galerasen los libros o documentos, no necesaria-

mente indica la presencia de una plaga.

Sin embargo, debemos extremar las pre-

cauciones para su deteccin ya que pue-

den ser evidencias de infestacin.

termitas (orden Isptera) son di-

fciles de erradicar y muy destructivas.

Destruyen todo tipo de material orgnico,

especialmente si est hmedo y contami-nado por microorganismos.

La termita subterrnea (familia Rhino-

termitidae) tiene sus nidos principales en

el exterior y accede al interior a travs de

tuberas y otras conducciones. Actualmen-

te se erradican con productos qumicos no

txicos para las personas, que inhiben el

desarrollo del exoesqueleto de la termita

impidiendo que llegue a la fase adulta. La

erradicacin de las humedades elimina la

presencia de termitas subterrneas evitando

la necesidad de aplicar productos qumicos.

La termita de la madera seca (f. Kaloter-

mitidae) tiene sus nidos en el interior del


- Desinfeccin con productos qumicos

Cuando el volumen y los daos de los

materiales afectados son importantes,debe buscarse asistencia profesional.

Muchos productos qumicos bacteri-

cidas y fungicidas (timol, formaldehdo,

pentaclorofenol, ortofenilfenol) resultan

altamente txicos para las personas, indu-

cen el deterioro de los materiales tratados y

su eficacia es relativa. Su empleo debe ser

cuidadosamente valorado y aplicado nica-

mente por profesionales autorizados. El uso

de estos productos para materiales histri-cos est siendo prohibido progresivamente.

El tipo de material y el grado de con-

taminacin determina la eleccin del pro-

ducto. Sus efectos sobre los materiales

dependen del principio activo y de sus

disolventes. La nebulizacin con fungici-

das o bactericidas en medio acuoso pue-

de retardar el secado de los materiales y

provocar manchas permanentes. Los so-

lubles en disolventes orgnicos son losms empleados, tambin los ms txicos

y con mayores efectos secundarios.

- Limpieza

prximos deben aislarse en bolsas plsti-

cas y ser trasladados a las salas prepara-

das para la recuperacin.

-

radores cualificados una vez que los ma-

teriales se encuentren estabilizados.

puede aplicarse a las reas daadas de los

documentos una solucin de etanol al 70%

pulverizado o aplicado localmente con to-

runda o hisopo; es un procedimiento ade-

cuado siempre que no existan pigmentos

solubles en los materiales tratados.


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edificio, instalndose en muros y vigas demadera, estanteras y mobiliario diverso. Esms difcil de eliminar que la subterrnea

ya que, para ello, se precisa de productostxicos para las estructuras del inmueble.

carcomas (o. Coleptera) son in-sectos muy frecuentes. Abarcan nume-rosos grupos. Sus larvas representan laamenaza ms importante puesto que sonlas que comen, mientras que los adultosslo tienen funcin reproductora. Puedenpresentar varias generaciones al ao si las

condiciones son favorables. Los dermsti-dos (f. Dermestidae) destruyen principal-mente materiales de naturaleza proteica:sedas, cueros, pergaminos, etc. La carcomapequea, anbidos (f. Anobiidae), afecta

al papel, cartn, madera de encuaderna-ciones y mobiliario. Sus galeras contienenserrn de tacto granuloso y sus larvas tie-

nen forma de C. Los orificios son circularesde 1-2 mm. Los lictidos, f Lyctidae, atacanmadera y papel. Los orificios son peque-os y circulares de 1mm y el serrn tieneun tacto similar al del talco. La carcomagrande, cerambicidos, (f. Cerambicydae)produce orificios ovales de 0,5 a 1cm. Porsu tamao y largo ciclo de vida (2-8 aos),puede destruir por completo las piezas. Elserrn es granuloso. Prefiere la madera.

polillas(o. Lepidptera). Comunesen edificios. Su desarrollo se ve muy in-fluenciado por la temperatura. Afectan atejidos y papel.

Dermstidos. Anthrenus sp. Adulto y larva. Lepidpteros. Polilla, domstica parda.

Hofmannophila sp.

Anobium punctatum. Adulto y larva. Lictidos. Lyctus bruneus (adulto y larva).


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piojo del libro (o. Psocptera, f.Liposcelidae) produce orificios muy pe-queos. Atacan el paginado y las encua-

dernaciones. Son de apariencia casi trans-parente, siendo necesario observarlos conmicroscopio estereoscpico.

pececillo de plata (o. Thysanura,f. Lepismatidae). Posee largas antenas ytres apndices en la zona apical del cuer-po, cubierto de escamas grisceas. Pre-cisa humedad, temperatura moderada yausencia de luz. Deteriora el papel con

erosiones irregulares dndole un aspectode raspado. Supone un peligro para elmaterial fotogrfico, ya que la gelatinaes un nutriente apropiado para su de-sarrollo.

- Tratamientos de densinsectacin

Deben realizarse consultando a expertos

y en el marco de un programa integralde control de plagas, coordinndolo conel Plan de Conservacin Preventiva. Sedisean en funcin del tipo de objetoshistricos, daos, equipos necesarios ypersonal disponible.

Insecticidas.Su eficacia depende delas condiciones de humedad y tempera-tura, de la especie de insecto, de la hi-

groscopicidad del material y del mtodode aplicacin. Nunca se deben emplearproductos que puedan provocar altera-ciones en los materiales, ni dejar resi-duos txicos.


Deterioros en papel producidos por lepismas. Equipo para desinsectacin por anoxia.

Lepismatidos. Lepisma adulto. Tratamiento de desinsectacin por anoxia utilizando

gases inertes.


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En el edificio pueden aplicarse insecti-cidas de barrera, en forma de lacas o geles,en paredes, puertas, estantes y recovecos.

La colocacin de madera de cedro en pe-queos espacios cerrados previene el ata-que de insectos, acta como repelente yposee baja toxicidad. El piretro, pesticidanatural, y las piretrinas sintticas derivadas,son productos de moderada toxicidad quepueden utilizarse por nebulizacin o porimprimacin en forma de gel.

Los productos gaseosos son los mseficaces ante el establecimiento masivo

de insectos por su mayor penetrabilidad,pero suelen ser los ms txicos. La CEEha prohibido gran parte de los hidrocar-buros aromticos (bromuro de metilo,bendiocarbono, lindano, paradicloroben-ceno, dicloruos, naftaleno, etc.). La fosfi-na es muy cuestionable.

choque trmicosomete bruscamen-te a los materiales depositados en bolsa

de plstico a temperaturas extremas. Lasaltas temperaturas conllevan problemasde deshidratacin, dilatacin y envejeci-miento de los materiales. La utilizacin debajas temperaturas implica pasar de tem-peratura ambiente a -25C. La desconge-lacin del objeto, despus del tratamien-to, debe efectuarse lentamente.

rayos gammano deben utilizar-

se para tratar materiales orgnicos puestoque el riesgo de alteracin es alto. Losmateriales celulsicos son vulnerables,dependiendo de la proporcin de ligninay humedad presentes. Adems ocasionanenvejecimiento de los materiales.

microondasrequierenuna mayor investigacin para resolver losproblemas derivados del calentamiento decomponentes metlicos, tintas y pigmentos.

gases inertes representan una al-ternativa segura tanto para la pieza comopara los manipuladores, y logra un 100% de

mortalidad en todos los estadios de desa-rrollo de los insectos. Consiste en aislar losobjetos en cmaras o bolsas hermticas en

las que se elimina casi por completo el ox-geno (O2), el cual es sustituido por un gasinerte (nitrgeno), creando as una atmsfe-ra incompatible con la vida de los insectosy que, a HR controlada, evita las alteracio-nes de los materiales. El sistema puede seraplicado tambin al secado de materialesinundados mediante tneles de secado.

La mejor estrategia para evitar los

insectos se circunscribe a inspeccionesperidicas y mantenimiento del edificio

y de las colecciones de libros y

documentos

Salud y prevencin

Las personas que trabajan o estn en con-tacto con el Patrimonio Bibliogrfico y

Documental pueden verse afectadas porenfermedades de tipo alrgico y micosisproducidas por infecciones microbianas.

En los edificios con escasa ventilaciny, por tanto, con una inadecuada renova-cin del aire, se forman condensaciones dehumedad y como consecuencia desarrollosmicrobianos. Tambin los nuevos mate-riales como las juntas de silicona, algunosadhesivos modernos o ciertas pinturas, se

contaminan frecuentemente por microor-ganismos y desarrollan micelios de hongos.Una amplia variedad de hongos, fre-

cuentes en nuestros archivos y bibliote-cas, producen sustancias txicas denomi-nadas micotoxinas.

stas sobreviven en los soportes mstiempo que los hongos y pueden penetraren el organismo humano por va drmica,fijndose en tejidos ricos en grasas.

Las bacterias pueden producir toxinasque penetran a travs de la piel o por in-halacin, absorbindose por las mucosas.

Muchas esporas de microorganismos(de entre 2 y 10) pueden penetrar en el


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sistema respiratorio. Slo partculas ma-yores de 10 quedan en las membranasmucosas de la nariz y en la garganta. Las

enfermedades ms frecuentes relaciona-das con hongos y bacterias son la derma-titis, rinitis, bronquitis, asma, aspergilosisbronco-pulmonar (producida por el hon-go Aspergillus), actinomicosis (producidapor la bacteria Actinomyces), pneumoni-tis hipersensitiva y alergias diversas.

Actuar para prevenir

-sis de la contaminacin del aire, tanto enel interior como en el exterior del edificio.

los materiales, al menos de los ms hi-groscpicos. Controlar la entrada de do-

cumentos u objetos que puedan introdu-cir contaminacin.

ser controlado.

-blemas de condensacin.

de poro 0.4/, bata y doble guante de al-godn y de ltex en la manipulacin demateriales contaminados. El ltex impide

el paso de las esporas, y el algodn sirvede barrera contra las micotoxinas.

la ventilacin del edificio.

trabajadores.


Efecto de las condensaciones. Desarrollo de hongos en

techos. Contaminacin microbiolgica por el impacto de

la humedad y de la escasa ventilacin.

Microorganismos aislados del aire en reas con escasa

ventilacin.

Desarrollo de microorganismos sobre papel.

Manipulacin con doble guante, algodn y latex y gafas

protectoras


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Tipos de documentos


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Medioambiente

En la elaboracin de los libros se utilizanmateriales de diversa naturaleza para lasdistintas partes que componen el cuerpodel libro y la encuadernacin. Los msutilizados, tradicionalmente, han sido elpergamino, el papel, la piel, la madera yel cartn.

El hecho de que los libros estn com-

puestos por materiales tan diferentes, dedistinta naturaleza orgnica y que res-ponden de manera diversa ante las con-diciones medioambientales, dificulta elestablecimiento de unos parmetros con-cretos de HR y T para su conservacin.

Adems, est demostrado que las osci-laciones bruscas de dichos parmetrosresultan altamente perjudiciales, ya que

producen contracciones y dilataciones enlos materiales, dando lugar a tensionesque pueden afectar a su integridad fsica.

Hay que sealar que el pergamino esespecialmente sensible a la sequedad am-biental, por lo que es conveniente que laHR de los depsitos nunca sea inferior al45-50%.

Manipulacin

-bros depende de su estado de conserva-cin y del tipo de encuadernacin. Sueleoscilar entre 90 y 120. Sin embargo, enlibros con encuadernaciones antiguas ofrgiles nunca se debe forzar la aperturams de 90.

Libros

Tipos de documentos

Manera incorrecta de extraer un libro de la estantera. Forma correcta de extraer un libro del estante.


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cartn neutro o almohadillas suaves relle-nas con espuma o bolitas de poliestireno

expandido, que se acomoden bajo cadatapa del libro hasta conseguir un ngulode apertura adecuado. Asimismo se reco-mienda el uso de pesas acolchadas y sua-

ves para mantener abiertas las pginas.

conjuntos de libros en carritos fcilmentemanejables, estables y de tamao sufi-ciente para que no sobresalgan. Este tipo

de trasporte necesita suelos lisos que evi-ten las vibraciones.

para libros modernos o contemporneos,stas deben ser adecuadas para la repro-duccin de materiales bibliogrficos, demanera que no haya que forzar la apertu-ra de los libros durante el proceso.

de reproduccin son acumulativos, por loque se programarn las reproduccionesde textos teniendo en cuanta los riesgosque el material corre segn la frecuenciacon que sea consultado.

-cin mas idnea segn la finalidad de la

reproduccin y sobre todo de la estructu-ra y condiciones del documento.

Nunca abrir el libro ms de 140 gradosya que si no sufrira daos graves en suestructura.

Cuando se use una tcnica en la quela ptica est bajo el plano del libro (es-cner o fotocopia) debemos seguir las si-guientes indicaciones:

Reproduzca las pginas de una enuna.

Gire el volumen con cuidado.Apoye la hoja que va a reproducir

sin hacer presin.Sostenga la otra mitad del libro fuera

del plano evitando la deformacindel lomo.

Cuando se reproduzca un documento conla ptica puesta encima, se recomiendacolocar el volumen sobre un soporte blan-

do para no daar la encuadernacin, re-duciendo el ngulo de apertura con unascuas de gomaespuma o cartn forradode tela, de las dimensiones apropiadas.

Si el volumen no mantiene de formanatural la posicin de apertura deseada,no se debe poner encima un cristal sinoque se debe sujetar con pequeas tirasde polietileno o pesas forradas de tejido.

Estuche de cartn libre de cido hecho para libro encuadernado en seda.

Estuche casi cerrado, se adapta perfectamente a la obra.


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colocar materiales de barrera entre stosy la obra.

la medida de las posibilidades de la ins-titucin, con fundas de materiales inertes(Mylar, Melinex etc.).

-tucin de la encuadernacin original delibros deteriorados o con cubiertas muydbiles, es un tratamiento que en ocasio-nes puede resultar necesario, especial-

mente en el caso de libros modernos yde consulta frecuente. En libros antiguossolamente se sustituir la encuadernacinoriginal cuando los restauradores consi-deren inviable su restauracin.

procurando que los estantes queden lle-nos (no apretados) o empleando apoya-libros lisos y romos. Ordenarlos en fun-

cin de su tamao, en progresin de

Si durante la fotorreproduccin se in-terrumpe el trabajo, aunque sea por unespacio muy bre-ve de tiempo, debe ce-

rrarse el libro.

-rioro del libro.

Depsito y proteccin

-giles o con encuadernaciones flexibles de

pergamino (que se deforman fcilmente)de cajas de conservacin.

libros con broches, bollones u otros ador-nos en las encuadernaciones para im-pedir que estos elementos se pierdan, opuedan daar a los ejemplares contiguos.

cartn cido y no es posible sustituirlos,

Tipos de documentos

Libro y camisa de tereftalato de polietileno (mylar o melinex).


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Camisa de tereftalato medio extrada del libro.

menor a mayor, asegurando as un apoyo

correcto para cada volumen.

horizontal sin apilar ms de tres volmenes.

Marcas de control

-

teriales, por lo que deben colocarse so-

bre camisas, cajas de conservacin o bien

colgando de la cabezada de los libros en

forma de etiqueta.

2B blando en la hoja de guarda.

Limpieza

baja potencia, con la boquilla provista de

cepillo suave. Cuando no se disponga de

ellos, desempolvar las cubiertas de los li-

bros con suaves gamuzas electro electroes-tticas y limpiar los cortes con brocha, su-

jetndolos siempre firmemente cerrados.

limpieza y se proceder a su proteccin

en una caja, y a su sealizacin como

mal estado, o deteriorado, documen-

tndose posteriormente.

-nen aplicaciones se deben utilizar brochas

de cerdas suaves, en direccin contraria a

los cortes, evitando que entre polvo entre

las hojas.

-

ductos nutrientes para las encuadernacio-

nes en piel.


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Medioambiente

Los soportes materiales que constituyen

los documentos de archivos son, en su

mayora, los mismos que los utilizados enlos libros, por lo que remitimos al aparta-

do de libros en lo referente a las pautas

medioambientales. Igualmente, en todo

lo referente a sellos vinculados a docu-

mentos, remitimos al apartado de sigilo-

grafa.

Dejando a un lado los documentos so-

bre papel, que se tratan ms ampliamente

a lo largo de todo este manual, debemos

hacer mencin a otros materiales que,aunque en mucha menor medida, tam-

bin pueden estar presentes en los archi-

vos y que, por sus caractersticas intrnse-

cas, requieren una especial atencin:

La humedad relativa recomendada

para la conservacin del pergamino

se establecer en torno al 50%, ya

que cuando es inferior al 35% ste

adquiere una gran rigidez con peligro

de rotura en las zonas de plegado.

En el caso que sea necesario humi-

dificar el ambiente, no se efectuar

con demasiada rapidez, pues puede

causar una dilatacin desigual en el

material, otorgndole una apariencia

ondulada.

Los documentos en papiro y amatledeben conservarse sobre soportes rgi-

dos con una HR recomendada en torno

al 50%. Su manipulacin puede producir

prdidas de pigmentos, en estos casos se

debe contactar con tcnicos especialistas

para proceder a su consolidacin.

Manipulacin

Los documentos de archivo debern en-

tregarse al investigador de uno en uno, en

bandeja, dentro de una caja, encapsula-

dos o intercalados en una carpetilla.

Depsito y proteccin

-

jugarse con el principio archivstico de

respeto al orden original y al principio de

procedencia.

-

Tipos de documentos

Documentos de archivo


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nados debern ordenarse en carpetas ocajas protectoras. stas debern abrirsepor tres de sus lados, y sern algo ms

amplias que la documentacin para evitarroces en su manipulacin y garantizar sufcil acceso.

las cajas normalizadas se colocarn enposicin horizontal, protegidos con en-voltorios de material neutro, y convenien-temente identificados.

documentos sueltos de archivo consisteen introducirlos en sobres de materialinerte transparente (milar o melinex). Laapertura debe ser en forma de L, es decir,abierto por dos de sus lados, facilitandola extraccin de la obra y la renovacindel aire en el interior.

Posteriormente deben ser guardados yordenados en archivadores.

(como peridicos) deben guardarse encarpetas o sobres de papel con reserva

alcalina o materiales inertes. Si estabanasociados a otros documentos, deben seralmacenados junto a stos.

amenaza de incendio, consiste en dis-poner la documentacin en las estan-teras y armarios sin dejar huecos entreellos. Al haber menos oxgeno, en casode producirse la combustin, sta ser

ms lenta.

Limpieza

retirar de los fondos elementos agresivoso inestables siempre que no constituyanparte del documento (clips, grapas, post-it, etc.).

Proteccin para documentos de archivo, compuesta de cartn libre de cido y tereftalato de polietileno.


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-cin regulable con filtro para el polvo yboquilla con cepillo para los documentosespecialmente sucios.

Depsito y proteccin

-nos originales, ya que este proceso debi-lita, desgasta y, finalmente, rompe la fibradel papel.

-

miento del espacio es muy til ordenarlas obras por formatos.

-dores ms adecuados para la conservacinde obra grfica plana. Es preferible elegirmuebles de cajones poco profundos paraque, al acumularse menos documentos, seejerza presin sobre los situados en la parteinferior, facilitando su retirada y colocacin.

Es conveniente dotarlos de una proteccinindividualizada. Si se superponen variasobras, es necesario tener en cuenta el estadode conservacin de las mismas.

Los planeros con frentes abatiblespermiten extraer el contenido por desli-zamiento. Aquellos con cajones provistosde rodamientos a bolas facilitan el des-plazamiento.

-tes, se deben emplear carpetas rgidas dematerial neutro, capaces de proporcionaruna solidez y estabilidad apropiadas.

albergar los grandes formatos, stos debenser protegidos con pliegos de papel suavede materiales inertes y enrollardos con la

cara impresa hacia fuera. Los rollos se intro-ducirn en cilindros protectores o se cubri-rn con un material protector (inerte o telade algodn descrudada). Posteriormente secolocarn en instalaciones especficamentediseadas para ellos, de forma que puedaextraerse cada uno de ellos sin manipular elresto ni provocar riesgos de cada.

soportes de papel de arroz, pergamino,con pigmentos como la tmpera, el car-boncillo, el pastel, o aquellos en mal esta-do de conservacin.

-teccin individualizada que cubra toda lasuperficie. sta debe ser translcida, decalidad de archivo y, en caso necesario,con soportes semirrgidos.

mismo envoltorio varios documentos dedistintas dimensiones, pues dificulta suconsulta y aumenta el riesgo de que losde menor tamao se desplacen, pudien-do deteriorarse en sus bordes o producirabrasiones en los obras de mayor tamao.

evita la presin sobre las obras cuandolos montajes se encuentran apilados. Elhueco ha de dejar a la vista la huella degrabados y litografas y el soporte com-pleto de los dibujos.

Tipos de documentos

Dibujos, grabados,

planos y carteles


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Cpsula de tereftalato de polietileno abierta por dos lados para la proteccin de obra grfica.

Soporte circular para conservacin de documentos de grandes dimensiones.

En caso de albergar obra con pigmen-

tos no ligados al soporte (carboncillo,

pastel, etc.), la ventana tendr una pro-

fundidad mayor y una cubierta que eviteproblemas de electricidad esttica.

-

ble el uso de papel con reserva alcali-

na, salvo en el caso de los diazotipos

que requieren envoltorios de pH neu-tro.


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Manipulacin y exposicin

manipularn la documentacin provistosde guantes.

-

ginales se deben realizar reproducciones

digitales por medio de cmaras o escner

cenital.

de los investigadores una obra, deber

transportarse en una carpeta de cartnno cido y, si es posible, en un sobre de

polister.

carteles deben tener la misma altura que

la superficie de la mesa de trabajo, de

manera que stos puedan ser fcilmente

deslizados de una superficie a otra.

en rollos deben ser desplazados en hori-

zontal.

-

lir de la institucin enmarcada y con la

trasera precintada para evitar que pueda

manipularse libremente. Los soportes de

materiales inertes, debido a su baja hi-

groscopicidad, son ms adecuados que el

cartn pluma para su uso en traseras.

emplear esquinas o pestaas de polister o

papel neutro, que evitan utilizar colas o au-

toadhesivos inestables y permiten extraer y

volver a montar las obras sin daarlas.

Limpieza

La limpieza ha de realizarse por especia-

listas ya que una manipulacin incorrectapuede acarrear trgicas consecuencias.

Marcas de control

mina blanda HB o 2B en la cara posterior.

Tambin se colocarn las signaturas e ins-

trumentos de descripcin en los envoltorios.

de tinta para marcar las obras, pero en el

caso que su uso resulte imprescindible,

stos deben ser de tinta permanente (dis-

ponible en comercios especializados en

materiales de conservacin), que impida,

en caso de accidente por humedad, un

corrimiento de las tintas.

Carpeta compuesta por trasera, ventana y tapa para la

conservacin de obras de carboncillo, grafito y pastel.

Carpeta para la conservacin de obras con

representacin por las dos caras.

Tipos de documentos


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Sigilografa

El sello, como instrumento de autentica-cin y validacin del documento escrito,es una impronta obtenida por la presinde una matriz sobre un soporte, fijada al

documento por diversos procedimientos.Las tipologas ms comunes son lossellos de placa sobre cera u oblea y lossellos pendientes de cera o de metal.

Medioambiente

Hay que buscar un equilibrio entre los so-portes del documento (pergamino y papel)y el material con que estn realizados lossellos y los enlaces. No debera sobrepasar-se un 45% de HR en el entorno de los docu-mentos con sellos de plomo. Para sellos encera no conviene la HR que supere el 55%.

Manipulacin

de la misma institucin, se debe hacer so-

bre soportes rgido, y con sus envoltoriosindividuales.

debern transportarse con una proteccinintegral del documento, atadura y sello.

Depsito y proteccin

-mente en horizontal, sin superponer de-masiado peso, en archivadores planerosy protegidos por carpetas de calidad ar-chivo.


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Tipos de documentos

Proteccin individual cerrada con el sello dentro.

Proteccin individual para sellos.


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un sello pendiente, o stos sean de cera,

se deben proteger individualmente para

evitar que se produzcan roces.

se pueden montar en soportes rgidos,

que ofrecen proteccin a sus distintos

componentes: pergamino, ataduras y

sellos. Cuando no sea posible realizar

un montaje integral se proceder a pro-

teger los sellos como en el apartado an-

terior.

sueltos en bandejas con cajeados de es-

pumas inertes (tipo plastazote), con la

misma forma y tamao que el objeto.

calidad de los materiales que se utilizan

en contacto directo con los sellos ya que

si son muy absorbentes reducirn los

aceites de la cera, en el caso de que seande cartn elaborado con pasta de madera,

pieden alterar el plomo.

Marcas de control

siglado que en el caso de grabados y di-

bujos, para el soporte del documento.Soporte de conservacin para documentos enpergamino con sello pendiente, realizado en cartn

pluma y cubierto con una lmina de tereftalato depolietileno.

Bandeja con reproducciones de sellos en resina y

moldes de silicona con sus improntas numeradas.


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Depsito del Archivo Moreno (IPCE) con mobiliario

adaptado a los diferentes formatos de placas que lo

Tipos de documentos

Fotografa

Los materiales fotogrficos tradicionales(analgicos) son especialmente frgilese inestables debido a la variedad de suscomponentes, estructura en capas y ori-gen fruto de reacciones foto-qumicas.

Medioambiente

Una HR muy alta favorece el desarrollo

de microorganismos, reblandece emulsio-nes y activa los procesos de oxidacin dela plata, as como el efecto de los residuosdel procesado. Una HR muy baja provocala desecacin de emulsiones y soportes,producindose la contraccin y curvaturade los materiales. Las altas T empalidecenlos colorantes.

En archivos mixtos, con gran diversi-dad de formatos y tcnicas fotogrficas,se recomienda unos parmetros de HR entorno al 45% y una T entre 18 y 21 C,y mantener estables los mismos, siendoprimordial que la T no sobrepase los 30Cy la HR el 60% y no sea inferior al 30%.

En la iluminacin artificial de depsi-tos, salas de consulta y de trabajo es nece-sario el filtrado de los rayos UV del espec-tro de radiacin emitido por las lmparas.

Durante su exposicin pblica las fo-tografas deben iluminarse con lmparasde luz fra e iluminancia mxima de 50luxes.

Es importante mantener el ambientede los depsitos libre de partculas sli-

das en suspensin, y exento de sustanciasqumicas nocivas para la estabilidad de laplata fotogrfica.


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Manipulacin

nmero de manipulaciones por muy cui-dadosas que sean. stas deben ser pau-sadas y seguras, evitando as aumentar elriesgo de dao que en s conlleva.

-tex. Tomar los positivos por el borde, lasplacas por las esquinas y manipular laspiezas frgiles o de formato grande sobreun soporte auxiliar. No tocar la emulsin.

-sas, secas y limpias.

material fotogrfico. Si excepcionalmentehubiese que hacerlo, los negativos sobrevidrio nunca se superpondrn en nme-ro mayor a 5 10 placas, en funcin delpeso de las mismas.

Depsito y proteccin

-

den original y su procedencia.

hecho con materiales estables, libres decidos, ligninas, plastificantes, perxidos,sulfuros u otros agentes nocivos.

-ger los fondos de la luz mediante mobiliarioy/o contenedores secundarios cerrados.

para ahorrar espacio, facilitar una mani-pulacin segura y evitar presiones inne-cesarias.

-ciar claramente del conjunto de los fon-dos los materiales de

Conservacion Preventiva y Plan de Gestion de Desastres en Archivos y Bibliotecas

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