Consejos para el gestor
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CONSEJOS PARA EL GESTOR DE PROYECTOS
Debe ser proactivo y no reactivo
l Líder de Proyecto no debe ser como un bombero que anda por el
proyecto apagando incendios. Su misión es la de prevenir que algún
desastre ocurra, previendo las situaciones más diversas y estructurando
planes para enfrentarlas.
Ante una situación de riesgo o complicada, el buen Líder de Proyecto no
pregunta ¿Qué vamos a hacer?, sino que recurre a su plan de contingencias y
sigue los procedimientos allí consignados. Se requiere mucha experiencia para
identificar todos los riesgos que pueden afectar un proyecto al principio de éste,
es una labor que no debe ser menospreciada y estar constantemente con los
sentidos bien puesta para detectar la ocurrencia de una situación riesgosa.
Recompensar el esfuerzo
Los miembros del equipo de trabajo no son simples recursos que ejecutan unas
funciones asignadas, son personas que tienen una serie de expectativas ante la
labor que desarrollan. Como lo indican varias teorías del comportamiento
E
humano, un empleado no sólo trabaja por un salario, también lo hace por
garantizarse una seguridad social y un reconocimiento profesional.
Todo esfuerzo o labor realizada, merece una recompensa para quien se ha
dedicado con empeño a llevarla a cabo. El Líder de Proyecto debe inclinarse por
el crecimiento personal y profesional de los miembros de su equipo y una forma
de hacerlo es dando el reconocimiento adecuado a cada quien por los esfuerzos
realizados.
Responsabilidad
La responsabilidad es una cualidad inherente a cualquier persona que desempeña
un cargo determinado, sin embargo, para un Líder de Proyecto esta característica
se extiende a todos los elementos relacionados con la ejecución de un proyecto.
Es así como el Líder de Proyecto debe asumir la responsabilidad por las
equivocaciones o errores que puedan cometer los miembros del equipo de
trabajo, como una planeación inadecuada, fallas en la comunicación del estado
del proyecto, malos pronósticos, y otros muchos posibles eventos.
De igual forma, la calidad del producto o productos finales del proyecto están
bajo la responsabilidad del Líder de Proyecto. Es inaceptable que el máximo
responsable del proyecto desvíe su responsabilidad señalando a otras personas
de las posibles fallas que puedan presentarse, pues es su obligación tomar los
correctivos necesarios para evitar que tales situaciones sucedan.
Entregarse totalmente
Todo proyecto debe ser para el Líder de Proyecto como la obra maestra para un
artista, es decir, debe apasionarse con el proyecto, vivir el proyecto,
entusiasmarse con el proyecto, dar lo mejor de sí para lograr los objetivos y
entregar hasta la última gota de sudor para ver el proyecto concluido.
Todo lo anterior se logra con dedicación y entrega. Una frase muy popular
afirma que: “los grandes inventos se logran con un 1% de imaginación y un 99%
de transpiración”, dando a entender que el esfuerzo y el trabajo son los factores
que contribuyen en gran medida al resultado final. De alguna forma, ésta
sentencia puede ser aplicada a la Administración de Proyectos, pues sin trabajo
constante y comprometido por parte quienes laboran en la ejecución de un
proyecto, difícilmente podrían cumplirse las metas propuestas.
Metódico
Un Líder de Proyecto organizado tiene una metodología para cada una de las
actividades que desarrolla en función de su rol. Por ejemplo, tiene un método
para el discurrir de las reuniones de trabajo, se basa en métodos ya definidos que
le permitan crear el plan del proyecto, del mismo modo, sigue los parámetros
establecidos para informar sobre el estado del proyecto, también sigue un marco
de referencia para evaluar las propuestas de los proveedores y muchas otras
actividades que requieren el seguimiento de un proceso ordenado y definido.
Las metodologías y estándares adoptados son herramientas de gran utilidad en el
desarrollo de las funciones de un Líder de Proyecto, pues sirven de soporte y
guía, facilitando y agilizando los procesos a ejecutar.
Asumir la realidad
Aceptar hechos y circunstancias de la forma en que se presentan, con realismo,
sin perder el tiempo lamentando los errores del pasado o pensando que todo
hubiese sido mejor de tal o cual modo, son características de una persona realista
que sabe afrontar las situaciones en su justa medida. El Líder de Proyecto debe
aceptar la realidad tal cual ella es, sin fanatismos o especulaciones y con la mente
puesta en los objetivos del proyecto.
En la vida cotidiana de cualquier persona, siempre se presentarán hechos y
circunstancias que no son posibles remediar, sin embargo, aceptarlas en su
contexto real es un buen inicio para seguir adelante. Nadie está exento de crisis
familiares, personales, financieras, laborales o de cualquier tipo. El Líder de
Proyecto debe ser el faro y guía para superar cualquier dificultad que se presente
durante la ejecución del proyecto.
Sentir y mostrar optimismo hacia el proyecto
¿Qué pensaría usted de un Líder de Proyecto que no cree en los objetivos del
proyecto ni en las capacidades de los miembros de su equipo y que sólo espera
como resultado un fracaso?. Este Project Manager, prácticamente debería ser
relevado de su posición, pues si él como máximo responsable no tiene el grado
mínimo de confianza, el proyecto fracasará evidentemente.
El Líder de Proyecto siempre debe esperar lo mejor del proyecto y de los
miembros de su equipo de trabajo, por lo que debe confiar en las habilidades de
sus recursos y en el potencial de cualquier persona relacionada con el proyecto.
El optimismo trae consigo la energía necesaria para lograr los objetivos que se
pretenden alcanzar; así que es necesario contagiar a los miembros del equipo de
ese espíritu entusiasta, de tal forma que ellos también crean en sí mismos y en los
propósitos que han sido trazados.
Líder de Proyecto precavido vale por dos
El buen Líder de Proyecto no permite que ciertas situaciones o acontecimientos
que tienen alta probabilidad de ocurrencia lo tomen por sorpresa. Por tal razón,
siempre está analizando factores de riesgo y evaluando las medidas necesarias
que deben ser tomadas en el caso de ocurrencia de una situación fortuita.
Hay que reconocer que no es posible el evitar que algunas situaciones ocurran,
pues no está en las manos del Líder de Proyecto esa potestad, pero lo que si
debe ser posible, es el prever la forma de enfrentar esas situaciones una vez que
han sido detectadas y evaluadas.
Bajo ninguna circunstancia debe dejarse a la suerte a al azar el éxito de un
proyecto, son muchos los factores en juego para permitir que situaciones no
previstas den al traste con los resultados del mismo, acabando con recursos y
esfuerzos invertidos.
Tolerancia
Un Líder de Proyecto debe saber aceptar las diferencias culturales y de opinión
que puedan existir entre los miembros de su equipo o los interesados en el
proyecto, pues en primera instancia debe comprender que nadie es poseedor de
la verdad absoluta y el análisis de cualquier punto de vista es válido para
enfrentar una situación determinada.
La aceptación de la diversidad de opiniones que puedan existir respecto a un
tema, sin el portar el grado o nivel de quienes las expresan, se resumen en una
sola palabra: Tolerancia.
Es imposible que todas las personas relacionadas con un proyecto sean ajustadas
a un molde determinado y que todos piensen de la misma manera. Es necesario
que aquellas diferencias de cultura, opinión o personalidad contribuyan a
enriquecer los resultados el proyecto y no sean una carga pesada para el logro de
los objetivos.
Respeto por los demás
La Administración de Proyectos no es una ciencia fría que sólo esté limitada a
analizar, planear y controlar las actividades de los proyectos; es una actividad
que incluye muchos factores metodológicos y técnicos, sin embargo, son las
personas el componente más valioso de un proyecto.
Es por ello que el Líder de Proyecto debe interactuar con todas las personas de
una forma respetuosa, dándoles la dignidad y el trato educado que se merecen
como seres humanos, evitando hacer comentarios sobre defectos o
comportamientos de los ausentes y exaltando siempre las virtudes de cada cual.
Incluso al momento de tener una observación hacia algún integrante de su
equipo, obviamente debe hacérselo saber pero anteponiendo un
comportamiento respetuoso, sin necesidad de exponer o menoscabar la dignidad
del individuo.
Aunque los anteriores párrafos parezcan ser tomados de un tratado de moral,
hay que tomar en cuenta que también hacen parte del comportamiento que
debe tener un buen Líder de Proyecto, cuya demostración de ética debe estar
implementada en cada actividad que realiza.
El don de saber delegar
Un Líder de Proyecto debe reconocer que él no es la estrella del equipo y que
sólo es un miembro más del grupo de trabajo, cuya misión es la de coordinar las
actividades propias del proyecto. El Líder de Proyecto que lleva a cuestas toda la
carga sin permitir que otras personas intervengan o contribuyan con su aporte,
está cometiendo un grave error.
No debe tomar todas las decisiones por sí solo, confiando únicamente en su
propio criterio, desechando las opiniones de otras personas con un mayor
conocimiento técnico y casi creando un culto a su persona.
El Líder de Proyecto que actúa con sensatez, sabe confiar en las personas que
pueden tomar decisiones con un mayor nivel de conocimiento técnico, y por tal
razón, sabe delegar ciertas funciones que otros pueden desempeñar de una mejor
manera. Lo anterior no significa que el Líder de Proyecto estará jugando un
papel pasivo en tales circunstancias, por el contrario, asume la responsabilidad
por los resultados derivados de una actividad delegada.
Implementación del auto aprendizaje
El auto estudio es la capacidad de aprender un tema específico por cuenta
propia, sin esperar a recibir la enseñanza por parte de alguien más. En nuestros
días existen muchas posibilidades de obtener información y conocimiento
haciendo uso de las modernas tecnologías disponibles. Si un Líder de Proyecto
no desea quedarse en el camino muy pronto, debe adquirir cierta auto
motivación por estudiar los temas en los que es necesario mejorar o adquirir el
conocimiento.
Pero ¿cómo auto motivarse?, ¿cómo y cuándo estudiar y qué temas? No existe
una única respuesta para éstas preguntas, pues depende de los vacíos y
expectativas de cada quien. Por lo tanto, hacer una lista de aquellos temas en los
cuales se tienen lagunas, o aquellos en los cuales se desea profundizar; sería de
gran utilidad, pues serían las asignaturas pendientes de aprobar. Como buenos
Líderes de Proyectos, podemos crear un “Plan de Carrera”, generar un proyecto
cuyos objetivos sean los de aprobar tales asignaturas, en lo posible, con metas
cuantificables. En cuanto a la disciplina de estudio, es recomendable proponerse
una hora diaria para estudiar, o el tiempo que nuestras obligaciones nos
permitan, lo más importante es permanecer en continuo crecimiento.
Investigador
La curiosidad forma parte de la naturaleza del hombre y ha permitido que el ser
humano adquiera el conocimiento necesario para evolucionar constantemente.
De igual forma el Líder de Proyecto está llamado a ser inquieto y tener la
capacidad de adquirir conocimiento nuevo y valioso que le permita estar a la
vanguardia de los temas más influyentes en su labor cotidiana. Evaluar nuevas
herramientas, investigar sobre nuevas tecnologías, indagar nuevos conceptos,
preguntar a los colegas sobre cómo trabajan, en fin, buscar aquel conocimiento
que permita replantearse continuamente su rol como Gerente de Proyectos.
No es fácil adquirir la disciplina de un investigador, y mucho menos, la
perseverancia necesaria para descubrir o apropiarse de un conocimiento, pero si
es posible forjarse una actitud de compromiso frente a lo novedoso y
desconocido.
El don del buen negociador
Haciendo un pequeño ejercicio de símil, podríamos decir que el Líder de
Proyecto es como aquella persona que está en un mercado en el medio de la
calle, realizando actividades de compra y venta de varios tipos de productos.
Con el patrocinador acuerda recursos para el proyecto; con los stakeholders
define el alcance, con los miembros del equipo valida tiempos y costos de las
actividades, participa en los procesos de selección de proveedores, entre otros.
Lo anterior obliga al Líder de Proyecto a aprender sobre tácticas y técnicas de
negociación, a saber exponer sus argumentos con suficiente criterio, a no
comprometerse con requerimientos imposibles de cumplir, a no permitir la
imposición de razonamientos no objetivos, a no permitir presiones para aceptar
ofertas o propuestas sin el suficiente análisis, en fin, aprender sobre todo aquello
que signifique ser un buen negociador para impedir que por algún descuido algo
salga mal en el proyecto.
Flexibilidad
Aquella figura filosófica que enseña que un roble puede ser arrancado de tajo
ante un viento fuerte por estar erguido y no someterse a la fuerza con que el éste
le golpea puede ser aplicable a la forma como recibimos los acontecimientos que
se presentan en nuestra vida cotidiana.
El Administrador de Proyectos siempre estará expuesto a las modificaciones de
las condiciones en cualquier aspecto, ya sea laboral, de mercado, familiar o
personal. Ante cualquier cambio que represente un atentado a la denominada
“zona de comodidad”, en donde se siente tan a gusto, es necesario adaptarse a
con la mayor rapidez y flexibilidad posible, pues no es viable estar remando en
contra de la corriente cuando se presentan circunstancias que definitivamente no
se pueden controlar.
En la tarea de coordinar el equipo de trabajo también es necesario ser flexibles
ante las situaciones propias de los miembros del equipo, por ejemplo, permisos
para estudiar o diligencias personales, obviamente, sin que esto altere o afecte el
curso normal del proyecto.
Actualización y profesionalización permanente
El Líder de Proyecto debe estar siempre en la cresta de la ola de las nuevas
tecnologías, las metodologías y de todo aquello que represente un avance en la
disciplina de la Administración de Proyectos. En los tiempos modernos la
volatilidad es el pan nuestro de cada día y cada vez se definen más estándares y
los existentes son sometidos a una constante revisión, por lo que es
imprescindible que el Director de Proyectos busque una constante actualización
de sus conocimientos.
Los miembros del Project Management Institute tienen acceso a una gran
cantidad de documentos y libros que permiten estar al tanto de las últimas
tendencias en las diversas vertientes que forman parte de esta disciplina. Cientos
de Project Managers alrededor del mundo comparten sus experiencias y
conocimientos con la comunidad de socios del PMI, lo cual resulta ser una
herramienta muy valiosa para el desarrollo profesional de un Líder de Proyecto.
De igual forma, es muy recomendable la participación en cursos, seminarios y
simposios relacionados con el tema, pues es la gran oportunidad de interactuar
con otros colegas y recoger de viva voz las enseñanzas y experiencias que afloran
en tales eventos.
Además de estar actualizado en cuanto a temas relacionados con la
Administración de Proyectos, dentro de su permanente capacitación, el Líder de
Proyecto también debe estar al tanto de los últimos acontecimientos
relacionados con el tipo de negocio en el que se desenvuelve o de la legislación
relacionada con la empresa u organización a la que presta sus servicios.
El Project Manager es entonces una especie de esponja que debe tener la
habilidad de absorber los conocimientos que sean necesarios para garantizar su
éxito como Líder de Proyecto.
Amplia visión
Aunque no se trata de ser brujo o adivino, el Líder de Proyecto debe ser capaz
de visualizar el término del proyecto antes de que éste inicie, lógicamente todos
sus pensamientos y acciones están dirigidos a la entrega del producto, pero sin
descuidar el presente pues reconoce que el día a día irá conformando la
estructura para acabar con éxito determinado proyecto.
De forma metafórica, el Líder de Proyecto es el dueño de un telescopio que le
permite observar cualquier situación futura con todos los detalles.
Esta visión de largo plazo es una habilidad muy importante que debe desarrollar
el Líder de Proyecto, pues le permitirá anticiparse a los hechos, corregir
desviaciones futuras y tomar decisiones con suficiente criterio. Es una búsqueda
permanente del porvenir, teniendo en cuenta circunstancias y situaciones futuras
que permiten remover obstáculos del camino antes de tropezarse con éstos.
Un buen Líder de Proyecto sabe anticiparse a los hechos y tiene todo preparado
para afrontar las situaciones futuras; sabe qué pasará mañana, qué sucederá la
próxima semana, qué se espera para el próximo mes. No se trata de adivinar el
futuro en una bola de cristal o de consultar el destino con un charlatán, es un
análisis serio y detallado de todo aquello que podría llegar a presentarse durante
el curso del proyecto.
El rol de conciliador
En cualquier actividad del quehacer humano es inevitable que surjan conflictos
por razón de criterios encontrados, choques culturales, temperamentos,
diferencias personales y por un sinnúmero de circunstancias que se entretejen en
las relaciones humanas. El Líder está llamado a evitar que este tipo de situaciones
afecten al proyecto tratando de conciliar posiciones contrarias.
Lo anterior no significa que el Líder de Proyectos sea un mediador o un árbitro
para resolver diferencias personales, pues los problemas deben ser solucionados
por las partes interesadas; sin embargo, siempre deben procurarse las vías y
soluciones para que el proyecto no se vea afectado por éste tipo de
circunstancias.
Por otro lado, el Líder de Proyectos debe estar en la capacidad de armonizar las
expectativas, requerimientos y deseos de los stakeholders con lo que el proyecto
puede ofrecer. Por ejemplo, si un cliente propone un requerimiento que va más
allá de los recursos asignados al proyecto, o si existe una solicitud por parte de
un miembro del equipo de trabajo que no es posible satisfacer, éstas deben ser
consideradas con argumentos creíbles y razonables de tal forma que el interesado
o el miembro del equipo de trabajo puedan comprender la posición del Líder del
Proyecto.
No improvises
Un Director de Proyectos experimentado sabe que la improvisación es sólo para
los trovadores y no está dispuesto a tomar decisiones sin labores de análisis y
planeación previas; sin investigar sobre el impacto y los riesgos generados por
cualquier acción u omisión. Un buen Gerente de Proyectos no piensa que “las
cargas se arreglan por el camino” como solían decir los antiguos arrieros.
Cuando un Director de Proyectos decide improvisar, simplemente está creando
un mayor nivel de riesgos, atentando contra los objetivos y metas del proyecto,
pues acciones no medidas y sopesadas generan incertidumbre, contribuyen al
caos y pueden terminar por hacer no viable el proyecto.
Es necesario tener mucho cuidado con la improvisación y no permitir que
miembros del equipo u otros stakeholders vayan por la vida improvisando sin
ninguna clase de responsabilidad, es nuestra obligación como Directores de
Proyectos el evitar que estas situaciones se presenten y tomar todas las medidas
necesarias para lograr éste objetivo.
Comunícate eficientemente con tus stakeholders y colaboradores:
Un Gerente de Proyectos pasa la mayor parte del tiempo en comunicación con
los stakeholders, con los miembros del equipo, con el sponsor, con los customers
y con agentes externos al proyecto; pues una de sus funciones principales es
convertir los datos relativos al proyecto en información útil para cualquier
persona interesada en el desarrollo del mismo. Por esto, una virtud del Gerente
de Proyectos es la de ser un buen comunicador que sabe expresar y transmitir las
ideas y resultados, con facilidad de expresión y dominio de herramientas que le
sirven de ayuda en este propósito.
De igual forma, el Gerente de Proyectos sabe interpretar el lenguaje verbal y no
verbal, conoce el significado de gestos y modos de expresión, es claro y sin
ambigüedades, con buena redacción y ortografía, incluso, con capacidad de
sostener conversaciones en otros idiomas (por lo menos en inglés).
El Gerente de Proyectos debe saber transmitir al equipo de trabajo los
requerimientos y necesidades de la alta dirección de la empresa, y de igual
forma, informa a la alta dirección sobre las inquietudes del equipo de trabajo.
La relación con los stakeholders debe ser de manera abierta, clara y concisa, con
mucha cordialidad y espíritu de trabajo en equipo.
Estar atento en la elección del equipo
Si no intervienes en la elección de la gente que formará tu equipo tienes más
riesgo de pagar los platos rotos. Siempre que se puede procura involucrarte en
esta decisión.
Aprende a decir que no.
Es imposible quedar bien con todos y cada uno de los stakeholders. Ofrecerles
"las perlas de la virgen" y decir que sí a todo sólo te meterá en problemas.
Recomendaciones al ejecutar un proyecto
Para todos los desarrolladores de software dedicados a la administración de
proyectos, aquí les traemos unas breves recomendaciones que deben tener en
cuenta a la hora de ejecutar un proyecto:
Considerar siempre el calendario y los eventos significativos o de
trascendencia.
Considerar siempre el esfuerzo de trabajo, el presupuesto real, y el
espacio.
Considerar siempre las metas, los requerimientos y los entregables.
Nunca hacer cambios en los requerimientos sin ajustar el tiempo, costo y
alcance.
Identificar riesgos y realizar planes de respaldo.
Nunca saltar la etapa de diseño, esta ahorrará tiempo en el futuro.
Realizar una buena documentación de código.
Conservar el equipo, ventas y clientes enlazados.
Regularmente evaluar y mejorar la productividad.
Trabajar en equipo es una habilidad, apréndela, enséñala y mejórala.
Cuando estés estancado en algo, para ahorrar tiempo, pregunta a otros
para obtener ayuda.
Probar tu implementación antes de que la liberes al equipo de pruebas.
Realizar un documento de lecciones aprendidas del proyecto y
mantenerlo actualizado.
Cuando el riesgo en el Proyecto es la ausencia
imprevista del Project Manager
Una de las actividades que realiza el Project Manager junto a su equipo es
identificar aquellos eventos que puedan ser una amenaza u oportunidad para
alcanzar los objetivos del proyecto (costos, tiempo, calidad). Las actividades para
identificar, calificar, seleccionar y mitigar riesgos son constantes durante todo el
proyecto. Desde el inicio hasta el final. Pero es usual que dentro de esos
escenarios eventuales no se prevea la ausencia imprevista del Project Manager.
Pues si… el PM también es un riesgo.
En días pasados un colega PM se ausentó de manera sorpresiva y obviamente no
planificada. El PM se convirtió en un riesgo no identificado. Tampoco sabíamos
cuando se reincorporaría. Urgentemente el PM seleccionado, para hacerse
responsable, debe obtener información de manera rápida sobre:
¿Qué es el proyecto?
¿Quién es el cliente?
¿Cuál es el estatus actual?
¿Quién está en el equipo y qué está haciendo?
¿Qué compromisos hay con el cliente? ¿Qué se le debe entregar?
¿Cuáles son las fechas importantes?
La situación anterior se logra mitigar en gran medida tomando algunas acciones
prioritarias, tales como:
1. Tener un back up: En el caso de que falle el PM asignado, alguien pueda
asimilar la situación y tomar decisiones. (En una organización donde existe
una PMO es un poco más fácil porque se puede delegar.)
2. Estatus del Proyecto a la mano: Con un documento que indique cuales
son las actividades realizadas, las próximas, los hitos por concluir y el
avance del proyecto, el PM que tome el mando podrá tener una idea de
qué sucedió y deberá suceder en las próximos días.
3. Folder físico: actas de reunión, aprobaciones, documento de Alcance, etc.
4. Los archivos digitales ordenados: Saber donde están los archivos,
documentos aprobados, información del proyecto, etc. ayudará a
identificar cualquier fuente de información necesaria. (Algún documento
de apoyo que describa esta organización será de ayuda)
5. Mails accesibles: Tener acceso a los mails del proyecto para poder verificar
la información vital del proyecto, comunicaciones, aprobaciones, etc.
6. Cronograma público: Teniendo acceso al cronograma se podrá saber qué
se ha hecho, que se está haciendo y cuáles son los hitos.
7. Confianza en el equipo: Este tema es vital. El equipo sabe perfectamente
qué está haciendo y que mejor que ellos para ayudar dentro de la
organización. Una reunión con el equipo para evaluar la situación y
tomar medidas solucionará muchos inconvenientes.
8. Actitud del PM: El PM debe saber que en algún momento puede faltar y
debe organizar las cosas de tal forma que puedan ser accesibles y
entendibles por alguien más.
Cómo conducir entrevistas para reclutar (o traer a bordo)
nuevos recursos humanos
Regla número uno: detectar a aquella persona que tenga el perfil “Lista, y hace
las cosas” (smart, and gets things done). Joel Spolsky, desde su página Joel on
Software (¡todo un homenaje a Nueva York!), nos da su guía para conducir estas
entrevistas: “The Guerrila Guide to Interviewing”. He aquí la liga hacia la versión
original.
La buena noticia: ya hay un proyecto para traducir a Joel al castellano, y lo que
ya está traducido puede encontrarse en la siguiente wikipágina.
La mala noticia: la mayor parte de los artículos sólo son fragmentos, y la guía
para entrevistar no está traducida todavía.