RESUMO PARA ESTUDO

MARCELO ERISSON CAVALCANTE

Conhecimentos de administração

A administração é o processo de conjugar (ou seja juntar) recursos humanos e materiais de forma a atingir fins desejados, através de uma organização (empresa). A palavra administração vem do latim ad (direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência).

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Recursos humanos Recursos materiais

=

A Organização é uma associação de pessoas para atingir uma finalidade definida e predeterminada, ou seja, sua missão. As pessoas que compõem a organização são: seus sócios, dirigentes, funcionários e voluntários

Uma organizaçãoSegundo Maximiano, podemos definir que a ORGANIZAÇÃO é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos.

Portanto, uma organização é um sistema que transforma recursos em objetivos (ou seja produtos e serviços).

Esforços individuais Propósitos coletivos

Uma organização é definida por Bernardes e Marcondes (1999, p.14) como “uma unidade social artificialmente criada e estruturada, continuamente alterada para se manter no tempo, e com a função de atingir resultados específicos que são a satisfação das necessidades de clientes existentes na sociedade e, também, a de seus participantes.”

artificialmente criada e estruturada

para se manter no tempo

atingir resultados específicos

Definição que a comperve usou

organização

As organizações tem dois outros componentes importantes: processos de transformação e divisão do trabalho.

Processos de transformaçãodivisão do trabalho

Uma organização pode ser classificada: como pública, privada ou de terceiro setor. Por exemplo:

• Organização pública é aquela mantida pelo poder público, isto é, por qualquer nível de governo, federal, estadual ou municipal.

• Organização privada é a mantida pela iniciativa privada, isto é, por pessoas, sócias da organização.

• Organização de terceiro setor é a sem fins lucrativos e não governamentais, que tem como objetivo gerar serviços de caráter público.

pública privada terceiro setor

Funções OrganizacionaisAs funções organizacionais são as tarefas especializadas que as pessoas e os grupos executam, para que a organização consiga realizar seus objetivos. Segundo Maximiano, as funções mais importantes de qualquer organização são: produção (ou operações), marketing, pesquisa e desenvolvimento, finanças e recursos humanos. A coordenação de todas essas funções especializadas é o papel da administração geral.

Considerando a abordagem clássica da Administração, as quatro funções administrativas desempenhadas pelos administradores são:

O controle é a atividade mais importante, pois sem ela não existiria as demais.

Planejar – O planejamento, característica básica da empresa, é a função administrativa permanente, que inclui a definição de objetivos, diretrizes, planos, determinação de métodos e processos de trabalho, programação de tarefas, etc. Assim, planejar é determinar, antecipadamente, os resultados a serem alcançados e os meios pelos quais a empresa poderá alcançá-los.

Dirigir – Depois do planejamento e da organização, a etapa seguinte é a direção, função mediante a qual o administrador fará com que seus subordinados executem o que foi planejado.

Controlar – Controle significa verificação da execução. Significa também a avaliação dos resultados, comparando-os com os padrões estabelecidos e corrigindo as discrepâncias que tenham surgido.

Organizar – Organização no sentido de função administrativa pode ser definida como a construção da estrutura – de recursos e de operações – da empresa.Do ponto de vista de recursos, organização é obtenção de recursos humanos e materiais, necessários à execução dos planos previamente estabelecidos.

Planejamento Um instrumento no qual se estabelecem diretrizes, objetivos e metas da administração pública por um prazo de, pelo menos, quatro anos. Ele também é utilizado para destacar quais são os investimentos mais importantes dentro de um projeto de desenvolvimento nacional, regional ou municipal. (definição da comperve)

Organização Chiavenato (1995) define a organização como uma função administrativa através da qual a empresa reúne e integra os seus recursos, define a estrutura de órgãos que deverão administrá-los, estabelece a divisão de trabalho através da diferenciação, proporciona os meios de autoridade e de responsabilidade e, assim por diante.

DireçãoDo ponto de vista didático, a função administrativa direção vem após o planejamento e a organização. Assim, enquanto o planejamento estabelece o que fazer e como fazer e para quem, a organização estabelece a estrutura, os meios para

a execução, a direção se preocupa com a execução das operações propriamente ditas, tendo em vista o alcance dos objetivos.

Controle Os autores Koontz e O’Donnel (1998) especificam que controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de colaboradores para assegurar que os objetivos da empresa e os planos delineados para alcançá-los sejam realizados.

Departamentalização É uma divisão do trabalho por especialização dentro da estrutura organizacional da empresa.

É o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais.

É o processo organizacional de determinar como as atividades devem ser agrupadas. (definição da comperve)

Formas de Departamentalizar:

POR FUNÇÕES: A Departamentalização funcional agrupa funções comuns ou atividades semelhantes para formar uma unidade organizacional.

PRODUTO: É feito de acordo com as atividades inerentes a cada um dos produtos ou serviços da empresa.

TERRITORIAL: Algumas vezes mencionadas como regional, de área ou geográfica. É o agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde estão localizadas as operações. (comperve usou)

POR CLIENTE: A Departamentalização de cliente consiste em agrupar as atividades de tal modo que elas focalizem um determinado uso do produto ou serviço.

POR PROCESSO OU EQUIPAMENTO: É o agrupamento de atividades que se centralizam nos processos de produção ou equipamento.

POR PROJETO: Aqui as pessoas recebem atribuições temporárias, uma vez que o projeto tem data de inicio e término. Terminado o projeto as pessoas são deslocadas para outras atividades.

POR MATRIZ: é sustentada na responsabilidade compartilhada, exigindo nível de confiança mútuo e dinamismo (comperve usou essa definição).

Dois conceitos importantes

Eficiência significa realização de tarefas com a utilização adequada dos recursos.

Eficácia significa o alcance dos objetivos propostos, ou seja, está relacionada ao acerto nas soluções propostas.

Na administração de uma organização, existem 3 níveis:

institucional ou ESTRATÉGICO gerencial ou TÁTICO técnico ou OPERACIONAL

Nível institucional ou estratégico: é o nível organizacional mais elevado, neste nível a alta administração, na figura dos dirigentes ou altos funcionários são responsáveis por definir os principais objetivos e estratégias organizacionais. Geralmente, planejam para o longo prazo e para a organização como um todo, além de relacionar-se com o ambiente externo da organização.

Nível gerencial ou tático: é o nível intermediário abaixo do nível estratégico e acima do nível operacional, é responsável pela comunicação, relacionamento e integração desses dois níveis. Quando as decisões são tomadas no nível estratégico, o nível tático é o responsável pela sua transformação em planos e em programas (de médio prazo) para que o nível operacional os execute. O nível tático é responsável por relatar problemas, captar e alocar recursos na organização, bem como distribuir e alocar produtos e serviços.

Nível técnico ou operacional: é o nível no qual as tarefas são executadas, os programas são desenvolvidos e as técnicas são aplicadas, esse nível é responsável pela execução das operações e tarefas. É voltado ao curto prazo e segue programas e rotinas desenvolvidos no nível gerencial.

Organograma

Organograma é um gráfico que representa a estrutura formal, apresentando os diversos setores, suas posições e respectivas interdependências, via hierárquica, itinerário de comunicações, vinculação e subordinação.

Objetivos do Organograma:- Proporcionar a visualização da estrutura funcional da empresa e sua hierarquia;- Delegar autoridades e responsabilidades;- Trajetória de comunicação.

Os organogramas mais comuns são:

ESTRUTURAL CIRCULAR OU SETORIALRADIAL ou SOLARLINEAR DE RESPONSABILIDADEINFORMATIVO

Fluxograma Também chamado de FAP – Fluxo de Análise de Processos, é uma ferramenta gráfica que demonstra a seqüência operacional do desenvolvimento de um trabalho, processo informação ou comunicação.

Início

Os fluxogramas são construídos utilizando-se figuras com funções específicas que traduz cada passo da rotina representando não só a sequência do processo como também a circulação de dados e documentos. Para tanto é necessário que você saiba quais são as figuras utilizadas para a elaboração de um fluxograma.

Processo

doDocumento Vários Documento

Decisão

Princípio da Evidência: não aceitar nada como verdadeiro, enquanto não for convencido como tal, de modo a procurar evitar a precipitação e a prevenção contra determinados fatos.Princípio da Análise: fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessárias, de modo a facilitar a sua compreensão e seu entendimento.Princípio da Síntese: pensar ordenadamente, a partir dos fatos ou objetos mais simples até chegar aos mais complexos, admitindo existir entre eles uma certa ordem de execução.Princípio da Enumeração: fazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas, de modo a certificar-se de que nada foi omitido e esquecido.

Princípios de um Fluxograma

CronogramaCronograma é uma ferramenta de gestão de atividades normalmente em forma de tabela, que também contempla o tempo em que as atividades vão se realizar.

Manuais operacionaisExistem diversos tipos de manuais. A maioria dos produtos traz consigo algum tipo de guia para ajudá-lo no uso, operacionalização ou montagem, por exemplo. O manual do usuário, talvez, seja o mais comum. Todavia, ele é apenas um tipo dentre vários existentes. Há ainda os manuais organizacionais que contemplam as operações realizadas na empresa.

Diante disso, em uma visão ampla, nas palavras de Oliveira (2010)1, manuais são “todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.”

REQUISITOS BÁSICOS DE UTILIZAÇÃO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Com base na análise das vantagens e desvantagens da utilização dos manuais, pode-se deduzir que alguns dos requisitos aos quais eles devem atender são:- necessidade real e efetiva da empresa;- diagramação estruturada e adequada para suas finalidades;- redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível, com bom índice ou sumário;- instruções autênticas, necessárias e suficientes;- distribuição a todos os funcionários que dele necessitam;- racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários dos sistemas abordados no manual;- um processo contínuo de revisão, centralização e distribuição;

Orçamento A maioria dos orçamentos preocupa-se em antever as receitas e despesas da entidade. Quando escreve-se DESPESAS, leia-se todos os CUSTOS E DESPESAS.

Qualquer orçamento, salvo os orçamentos iniciais de uma entidade (quando meras projeções de um negócio ou atividade futura) baseia-se em dados históricos, fatos ocorridos no passado que permitem um mínimo de previsibilidade.

Como a contabilidade é o registro histórico das operações econômicas e financeiras, obviamente que é o principal elemento na formação de premissas orçamentárias. Assim, a elaboração do orçamento é de acordo com o exercício contábil, que pode ser qualquer período de doze meses escolhido pela empresa. Porém esse período deve ser mantido, pois, mudá-lo dificultaria a comparação dos resultados entre um ano e outro.

Tipos de custos.

O Custo de Mercadorias Vendidas e as Despesas Operacionais contêm componentes de

custos operacionais fixos e variáveis. Em alguns casos, os custos específicos podem ter

tanto elementos fixos como variáveis. São eles:

 

i) Custos fixos: são medidos em função do tempo, não das vendas. Exemplo:

aluguel.

ii) Custos variáveis: dependem do volume de vendas. Exemplo: custos de produção

ou de entrega.

iii) Custos semivariáveis: contêm parte fixa e outra variável. Exemplo: comissões

de venda, que remuneram o vendedor a nível fixo até verto volume e variável depois.

 

Fluxo de caixa

É o montante de caixa gasto e recebido durante um período de tempo.

Três informações devem ser consideradas:

• O investimento inicial que pode ser: capital fixo ou de giro

• Fluxo de caixa livre: que é o saldo entre as RECEITAS RECEBIDAS os CUSTOS E DESPESAS gastos.

• Fluxo de caixa terminal: resultante da venda dos ativos empregados.

Técnicas para a análise de investimento As mais conhecidos são:

Payback, VPL e TIR.

O que é Payback?É o tempo necessário para se recuperar o valor investido.

O que é VPL?O valor presente líquido (VPL), também conhecido como valor atual líquido (VAL) ou método do valor atual, é a fórmula matemático-financeira capaz de determinar o valor presente de pagamentos futuros descontados a uma taxa de juros apropriada, menos o custo do investimento inicial

O que é TIR?A Taxa Interna de Retorno (TIR), vem do inglês Internal Return Rate (IRR), e é uma fórmula matemática-financeira utilizada para calcular a taxa de desconto que teria um determinado fluxo de caixa para igualar a zero seu Valor Presente Líquido.

Administração de Materiais

Toda produção depende de três fatores: natureza, trabalho e capital. A natureza fornece os insumos necessários à produção, como matérias-primas, energia, terra etc. O capital fornece o dinheiro necessário para adquirir os insumos e pagar o pessoal, permitindo comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de produção. O trabalho é constituído pela mão de obra, que processa e transforma os insumos e matérias primas em produtos acabados ou serviços prestados.

Administração de Materiais

A Administração de Materiais é caracterizada por um conjunto de atividades que tem por finalidade o abastecimento de materiais para a organização no tempo certo, na quantidade certa, na qualidade solicitada e ao menor custo possível. Para cumprir com esse papel, cabe, ao administrador de materiais, adquirir matérias-primas para o abastecimento da organização, por meio da realização de algumas atividades.

As grandes funções da administração de materiais são:

- Compra;- Transporte;- Armazenagem e conservação;- Manipulação e;- Controle de estoques.

Logística

É o processo de planejamento, implementação e controle efetivo e eficiente do fluxo e armazenagem de bens e serviços relacionados, bem como da correspondente informação desde o ponto de origem até ao ponto de consumo com o objetivo de satisfazer os requisitos/necessidades dos consumidores.

engloba o suprimento de materiais e componentes, a movimentação e o controle de produtos e apoio ao esforço de vendas dos produtos finais, até a colocação do produto acabado no consumidor.

Modais de transportes

Marítimo: 1º modal mais barato; Pluvial;Ferroviário: 2º modal mais barato;Dutoviário: 3º mais barato;Rodoviário: modal mais utilizado no Brasil sendo o mais problemático; Aéreo: modal mais caro.

Logística

Principais atividades logísticas:- Compras, aquisição e suprimentos;- Administração de materiais, gestão de estoques e armazenagem;- Programação, planejamento e controle da produção;- Distribuição, transportes e administração de tráfego;- Gestão das informações.

Logística reversa e sustentabilidade

A implantação do sistema de logística reversa é um elemento rumo ao desenvolvimento sustentável do planeta, pois possibilita a reutilização e redução no consumo de matérias-primas. 

Armazenagem

A armazenagem nada mais é do que um conjunto de funções que tem nele a recepção, descarga, carregamento, arrumação e conservação de matérias – primas, produtos acabados ou semiacabados. Este processo envolve mercadorias, e apenas produz resultados quando é realizado uma operação com o objetivo de lhe acrescentar valor.

As atividades que compõem a armazenagem são:

Recebimento: é o conjunto de operações que envolvem a identificação do material recebido, analisar o documento fiscal com o pedido, a inspeção do material e a sua aceitação formal.

Estocagem: é o conjunto de operações relacionadas à guarda do material. A classificação dos estoques constitui-se em: estoque de produtos em processo, estoque de matéria – prima e materiais auxiliares, estoque operacional, estoque de produtos acabados e estoques de materiais administrativos.

Distribuição: está relacionada à expedição do material, que envolve a acumulação do que foi recebido da parte de estocagem, a embalagem que deve ser adequada e assim a entrega ao seu destino final. Nessa atividade normalmente precisa-se de nota fiscal de saída para que haja controle do estoque.

ArquivoO Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo. Esses documentos são fontes das informações utilizadas para a execução de tarefas/atividades. São documentos reunidos por acumulação ao longo das atividades e isso ocorre independentemente do suporte ou da natureza, sejam em atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em geral.

O conjunto de operações de acondicionamento e armazenamento de documentos é o ARQUIVAMENTO.

Classificação

É o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código aos documentos.

Correspondência oficial

Os tipos de correspondência oficial são: RELATÓRIO, OFICIO, ATA, MEMORANDO, REQUERIMENTO, DESPACHO, EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS e E-MAL.

RELATÓRIO

ATA

MEMORANDO

OFICIO

REQUERIMENTO

AtendimentoAtendimento é acolher, receber, ouvir o cliente, de forma com que seus desejos sejam resolvidos dispondo de todos os recursos que se fizerem necessários, para atender ao desejo e necessidade do cliente. O COMPROMETIMENTO e PROFISSIONALISMO são importantes para um bom atendimento.

Atender significa:- Acolher com atenção, ouvir atentamente;- Tomar em consideração, deferir;- Atentar, ter a atenção despertada para; Receber.

O atendimento de sucesso ocorrerá se além de priorizar e estiver preparado para:

1. A recepção2. Ouvir as necessidades do cliente3. Fazer perguntas de esclarecimento4. Orientar o cliente5. Demonstrar interesse e empatia6. Dar uma solução ao atendimento7. Fazer o fechamento8. Resolver pendências quando houver.

Os Princípios para o bom atendimento na gestão da qualidade:1. Foco no Cliente

As empresas privadas buscam reduzir os custos dos produtos, aumentar os lucros, mas não podem perder de vista a qualidade e satisfação dos clientes.

2. O serviço ou produto deve atender a uma real necessidade do usuário

Um serviço ou produto deve ser exatamente como o usuário espera, deseja ou necessita que ele seja.

3. Manutenção da qualidade

O padrão de qualidade mantido ao longo do tempo é que leva à conquista

ComunicaçãoComunicação: é Ação de transmitir uma mensagem e, eventualmente, receber outra mensagem como resposta. E o atendimento ao cliente não poderia ser realizado se não fosse por meio da comunicação!!

A chave para o sucesso do bom atendimento depende muito da boa comunicação.

O ruído interferemUma mensagem

Elementos da comunicação

Emissor – qualquer ser capaz de produzir e transmitir uma mensagem.

Receptor – qualquer ser capaz de receber e interpretar essa mensagem.

Mensagem – trata-se do conteúdo que será transmitido (pelo emissor), as informações que serão transmitidas ao (s) receptor (es).

Ruído – são elementos que interferem na compreensão da mensagem que está sendo transmitida, podem ser ocasionados pelo ambiente interno ou externo. Pode ser tanto barulhos de uma maneira geral, uma palavra escrita incorretamente, uma dor de cabeça por parte do emissor como do receptor, uma distração, um problema pessoal, gírias, neologismos, estrangeirismos, etc.

Retroalimentação ou Feedback (retorno) – é o processo onde ocorre a confirmação do entendimento ou compreensão do que foi transmitido na comunicação.

feedback

processo de comunicação em uma organização, o elemento que propicia uma melhor compreensão da mensagem enviada, mediante o retorno do que foi recebido como interpretação do que foi transmitido, ou mesmo um questionamento para esclarecer a mensagem enviada

ComunicaçãoExiste dois tipos de comunicação: A interna e Externa

Os clientes internos são as pessoas de dentro da organização, os colegas de trabalho, os executivos

Os clientes externos, são os clientes que adquirem produtos ou serviços da empresa.