CAPITULO I

1.1. INTRODUCCION

Dentro de cualquier organización sea público o privado, unos de los mayores

problemas que presentan es la documentación que se genera, empezando por su

revisión interna, autorización, envio y el gasto que representa la impresión de estos

para su validación y el método de resguardo empleado.

La documentación en papel es lenta y deficiente ya que depende de las personas que

intervienen en el proceso, provocando perdidas de tiempo, de información y daños

irrecuperables en los documentos.

Si una organización implementa un Sistema de Gestión de la Calidad, la generación de

documentación se ve aumentada por todos los registros y evidencias que por norma

este nos pide. Debido a esto se ha dado mayor importancia a la implementación de

tecnologías de información y su alineación con las estrategias de las organizaciones

A diferencia del papel, documentos electrónicos se pueden compartir con clientes,

colegas, etc... Se puede dar el acceso restringido a usuarios seleccionados y dar

permisos especiales como borrar, imprimir y otros que se pueden dar o no a los

diferentes usuarios.

El presente proyecto propone una solución para disminuir del uso del papel en lo que

respecta a la documentación dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad,

remplazando documentos en papel por documentos digitales, controlando sus

autorización, revisiones y resguardo, alcanzando la agilidad, eficiencia y disposición

mediante el desarrollo de un Sistema Informático de Control de Documentos en

plataforma web utilizando herramientas open source que no genera un costo pero

alineándose a los requisitos que estos indican

1

CAPITULO 2

2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La sociedad ha visto en numerosas ocasiones como las obras realizadas con inversión

pública no son confiables y apegadas a sus necesidades. Y su exigencia hacia el

Gobierno para dar la certeza al ciudadano de que las obras sean seguras, durables y

de calidad, que cumplan con estándares internaciones, apegados a normas y

lineamientos, lo cual les dará la tranquilidad de saber que la inversión pública es

aplicada eficientemente y no son derrochadas.

Las dependencias públicas tienen la necesidad de actualizar sus modelos de ejecución

de obras adoptando Sistemas de Gestión de la Calidad, que de la confianza de la

satisfacción al cliente, eficiencia en el uso de recursos financieros y humanos.

Un sistema de Gestión de la Calidad, es el conjunto de actividades que permite

planear, controlar y mejorar los elementos de una organización que influyen en el

cumplimiento de los requisitos y satisfacción del cliente y permita alcanzar la calidad de

los productos o servicios que esta proporciona.

La implementación de un sistema de Gestión de la Calidad dentro de una dependencia,

implica el establecimiento de políticas, objetivos, procesos de la realización del

producto o servicio, planes de calidad, formularios, registros y cualquier otra

documentación que sea necesaria y aplicable a la organización y al mismo sistema;

este nos pide tener un control de documentos, que regule las actualizaciones que se

realizan en ella; difundirla y controlarla para que la organización cuente con las

revisiones vigentes, sin que esto represente un gasto de recursos financieros y

humanos.

De ahí la necesidad de desarrollar e implementar un Sistema Informático de Control de

Documentos, que proteja la documentación que genera el Sistema de Gestión de la

Calidad utilizando la misma infraestructura de la dependencia permitiendo su

accesibilidad en toda la organización.

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2.2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

2.2.1. OBJETIVO GENERAL

Controlar la documentación que integra el Sistema de Gestión de la Calidad, por

medio de un Sistema Informático de Control de Documentos.

2.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Conocer la documentación que integran el Sistema de Control de la Calidad.

Determinar los controles que se deben realizar para el uso, verificación y

seguimiento de los documentos del Sistema de Control de la Calidad dentro de

la organización.

Analizar el alcance que debe tener un Sistema de Control de Documentos

dentro de la organización.

Desarrollar e implementar el Sistema de Control de Documentos.

Evaluar el funcionamiento del Sistema de Control de Documentos.

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2.3. JUSTIFICACIÓN

Toda organización que implementa un Sistema de Gestión de la Calidad está obligada

a utilizar un control de documentos, con la finalidad de salvaguardar la documentación

y dar fiabilidad de su uso.

Este control solo esta limitado por el tamaño de la organización y del alcance de los

procesos. En organizaciones grandes no pudiera realizarse de forma manual, ya que

provocaría deficiencias e inconsistencias en la implementación del Sistema de Gestión

de la Calidad.

Lo que nos lleva a desarrollar un Sistema Informático, que contenga la documentación

del Sistema de Gestión de la Calidad, con la finalidad que sea accesible a toda la

organización, que utilice los medios informáticos de la misma, que controle las

modificaciones en los procesos, que permita vigilar la distribución de la documentación,

evitando impresiones innecesarias representando un ahorro financiero, garantizando

que la información sea precisa y confiable, para alcanzar los objetivos de la

dependencia y resguardando toda las modificaciones y actualizaciones que se realicen

a la documentación del Sistema de Gestión.

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2.4. ALCANCES Y LIMITACIONES

2.4.1. Limitaciones

El sistema informático de control de documentos esta enfocado exclusivamente a la

documentación que integra el Sistema de Gestión de Calidad dentro de la

organización.

2.4.2. Alcances

El desarrollo e implementación del Sistema Informático de Control de Documentos

dentro de la organización, y su accesibilidad mediante el servicio de internet fuera de

esta y en los lugares donde no hubiera esta accesibilidad la impresión de copias

controladas identificadas por códigos únicos por usuarios.

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2.5. MARCO REFERENCIAL

Plan Estatal de Desarrollo de Campeche

Para tener un gobierno exitoso se requiere contar con un eficaz instrumento rector para

orientar la gestión gubernamental a soluciones directas de la problemática del estado.

Conforme a lo dispuesto por la Ley Estatal de Planeación se genera el Plan Estatal de

Desarrollo 2009-2015 del Estado de Campeche.

El Plan ha sido integrado por el Comité de Planeación para el Desarrollo del Estado de

Campeche (COPLADECAM), que es la instancia que, a su vez, articula los Programas

Sectoriales y Especiales.

El Plan es expresión de la consulta popular, sectorial y especializada; y refleja la gran

tarea por mandato constitucional y por la convicción de que es posible situar a

Campeche en niveles más altos de progreso mediante la orientación de la acción de

gobierno hacia ese fin superior.

Programa Sectorial

Es un documento que contiene objetivos, metas y líneas de estrategia para alcanzarse

en un período de 6 años, específico para una actividad o sector, como educación,

salud, energía, medio ambiente, etcétera. Estos elementos se obtienen a partir de un

diagnóstico sobre la situación actualizada de tal o cual sector.

El programa puede estar bajo la tutela de alguna dependencia gubernamental o

entidad pública, y una de éstas puede tener uno o varios programas, dependiendo de

la visión organizativa del sector público.

Los programas sectoriales no contienen una estimación de los recursos que se van a

ejercer, ya que eso corresponde la Presupuesto de egresos de la Federación que

anualmente aprueba la Cámara de Diputados.

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Sistema de Gestión de Calidad

Es la manera cómo la organización dirige y controla las actividades de sus procesos

asociadas con la calidad. Se debe hacer un sistema no sólo para certificación.

Este sistema comprende la estructura organizacional, conjuntamente con la

planificación, los procesos, los recursos, los documentos que necesitamos para

alcanzar los objetivos de la organización para proveer mejoramiento de productos y

servicios y para cumplir los requerimientos de nuestros clientes.

Un SGC no es sólo para las grandes empresas, puede ser manejado para todo tipo de

negocio y en todos los aspectos de la gestión así como mercadeo, en las actividades

de ventas y gestión financiera. Sin embargo, es decisión de cada organización, el

alcance del SGC y que procesos incorpora.

Es importante que este sistema, no resulte en una burocracia excesiva o en exceso de

papelería, tampoco debería impedir la flexibilidad de las organizaciones.

Todas las organizaciones ya tienen una estructura de gestión y esta debería ser la

base en la que el SGC es construido. Muchas veces podemos encontrar que ya

cumplimos con los requerimientos de los estándares pero que no sabíamos que lo

hacíamos.

Se debe aplicar un SGC para:

El mejoramiento de un rendimiento en la productividad.

Enfrentar más claramente a los objetivos de la organización y a las expectativas

de nuestros clientes.

Alcanzar y mantener la calidad de nuestros productos y servicios.

Mejorar la satisfacción del cliente.

Tener confianza que la calidad está siendo alcanzada y mantenida.

Proveer evidencia a nuestros clientes actuales y potenciales de que nuestra

organización está haciendo bien las cosas.

7

Historia de la gestión de documentos

Comenzando en la década de los 80, un gran número de fabricantes comenzó a

desarrollar sistemas para gestionar documentos de papel. Estos sistemas gestionaban

documentos de papel, lo cual incluir no sólo documentos impresos y publicados, sino

también fotografías, impresiones, etc.

Más tarde, un segundo sistema fue desarrollado para gestionar documentos

electrónicos; por ejemplo, todos estos documentos, o archivos, creados en

computadoras y frecuentemente archivados en la computadora local del usuario. Los

primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos fueron desarrollados para

gestionar archivos de tipo propietario, o un número limitado de formatos de

documentos.

Muchos de estos sistemas fueron más tarde conocidos como sistemas de creación de

imágenes o copias, porque sus principales habilidades eran capturar, almacenar,

indexar y recuperar archivos en formatos de imagen. Estos sistemas permitían a una

organización capturar faxes y formularios, guardar copiar de los documetos como

imágenes, y guardar los archivos de imagen en un disco por seguridad y rápida

recuperación (la recuperación era posible porque el sistema manejaba la extracción del

texto del documento mientras era capturado, y el indexador de textos brindaba

funcionalidades de recuperación de texto).

Los sistemas de Gestión de Documentos evolucionaron hasta que los sistemas fueron

capaces de manejar cualquier tipo de formato que pudiera ser guardado en una red.

Las aplicaciones crecieron y maduraron conforme fueron creciendo y madurando los

documentos electrónicos, las herramientas de colaboración, seguridad y

funcionalidades de auditoría.

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Sistemas electrónicos de control documental

Un sistema de control de Documentos es un programa informático utilizado para

rastrear y archivar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos de papel

escaneados.

La idea principal es minimizar el uso de documentos impresos permitiendo el acceso a

la versión vigente y aprobada de cada documento a petición de quien la necesite,

manteniendo su integridad. La integridad significa que el documento aprobado es

realmente el que la gente está usando y que éste no pueda ser alterado. Esto es

especialmente importante en un ambiente electrónico, donde los documentos son

fácilmente modificables.

Probablemente el aspecto más importante respecto a la integridad de los documentos

es cómo son controlados los archivos electrónicos (documentos, imágenes, datos, etc).

Una vez que un archivo ha sido creado y guardado en un medio electrónico, se dificulta

su control. Cualquiera con acceso al archivo podría verlo, copiarlo, borrarlo o cambiarlo

a su gusto.

Existen básicamente dos métodos de tratar este problema

El primero es el uso de la seguridad que la misma red ofrece. Esto incluye la creación

de directorios con acceso limitado a sólo unas personas. Usar este método requiere

que alguien coloque los documentos en dichos directorios. Esa persona debe estar

siempre disponible para asegurarse de que la revisión adecuada está en el lugar

correcto y en el momento que se le necesita. Este método crea un cuello de botella al

acceso de los documentos porque los trabajadores dependen de otra persona para

obtener la información que requieren para desempeñar sus labores. Otro problema con

este método es que no se puede controlar al 100% lo que las personas harán con los

documentos una vez que han tenido acceso a ellos.

La segunda forma de tratar el problema de la integridad de los documentos es usar un

software especializado para control documental. El software debe resguardar los

archivos originales y los usuarios sólo deben tener acceso a copias que el mismo

sistema les preste. Una vez que los privilegios han sido configurados, los usuarios

pueden consultar los documentos en cualquier momento, sin necesitar la intervención

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de alguien más. Además, una vez que tienen acceso al documento, sólo pueden llevar

a cabo las funciones a las que se les ha autorizado.

La segunda opción es muy superior a la seguridad a través de la red. El software para

control de documentos administra el acceso de los usuarios en todos los niveles,

mientras mantiene la integridad de los documentos. En un ambiente electrónico de red,

esto es crítico para cumplir con los requisitos establecidos por ISO.

Para que el sistema siempre tenga la versión vigente y aprobada del documento

controlado, el software debe tener algún método para actualizar los documentos tan

pronto como son aprobados. Por lo tanto, debe contener una función para la

aprobación electrónica.

Las aprobaciones electrónicas de los documentos pueden ser seriales, paralelas o

combinadas. Un proceso de aprobación serial es secuencial por naturaleza. Conforme

un paso es completado, el siguiente se inicia. Un proceso paralelo es aquel en el que

todos los aprobadores pueden ver y aprobar un documento simultáneamente. Un

proceso combinado permite a cierta gente aprobar de manera secuencial y a otros

hacerlo simultáneamente.

Un elemento clave del software es que debe ser capaz de actualizar automáticamente

la versión una vez que ésta ha sido aprobada y resguardar la versión obsoleta para su

posible consulta en el futuro.

Características que deben contener el software

Las secciones precedentes han tratado del control documental electrónico en general.

Esta sección ofrece una lista de verificación con las características que debe tener un

software para control de documentos. Las características serán divididas en tres áreas:

1. Características en cuanto al control documental.

Control de acceso: El software debe ser capaz de controlar quién tiene acceso

a cada documento y qué puede hacer con él; negar el acceso a usuarios no

autorizados, incluso si tratan de llegar a los archivos por "la puerta trasera"; por

ejemplo, a través del entorno de red.

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Control de revisiones: Esto incluye la habilidad de controlar quién puede

proponer cambios a los documentos, así como la metodología para dicho cambio. Un

buen sistema debería permitir a ciertos usuarios obtener una copia del documento para

hacer las modificaciones necesarias, y luego regresarla para su aprobación. Además,

el software debe ser capaz de distinguir los documentos en revisión de los vigentes.

Organizado: El software debe ofrecer una manera sencilla de distribución para

que los usuarios encuentren fácilmente los documentos que necesiten.

Visualización: Es indispensable que los usuarios puedan ver documentos

elaborados en cualquier software y que éstos se vean sin ninguna alteración y sin que

se necesite que éstos sean modificados.

Aprobación electrónica. Esta es una característica fundamental que debe

tener un programa para control de documentos. El software debe soportar un número

ilimitado de procesos de aprobación.

Accesibilidad: Una vez que un documento ha sido aprobado, el sistema debe

ser capaz de notificar automáticamente acerca del cambio que se llevó a cabo.

Rastreo. El sistema debe poder rastrear, en cualquier momento, dónde está un

documento durante el proceso de aprobación.

Información histórica. Esta información debe permanecer disponible para

cualquiera que tenga los privilegios necesarios. La información no sólo incluye la

historia de revisiones de los documentos, sino también los documentos en sí mismos.

Seguridad individual. El sistema debe establecer tanto derechos de acceso

como de funcionalidad (encontrar, ver, aprobar, etcétera) en forma individual.

2. Características en cuanto a infraestructura informática.

Red: El control documental debe ser compatible con todas las redes. El

software trabaja con la red que la organización cuenta.

Base de datos: El estándar a nivel mundial para manejo de información es la

tecnología cliente/servidor (MySQL, Microsoft SQL Server y Oracle), ya que ésta es

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robusta y rápida, además de escalable desde un solo usuario hasta un nivel

corporativo con múltiples oficinas y plantas.

Facilidad de instalación e implantación: El sistema debe ser fácil de instalar

para que empiece a ser usado de inmediato.

3. Otros aspectos que deben ser considerados.

Licencia libre: este tipo de licencia no genera un costo por uso siempre y

cuando el material se mantenga bajo los términos de esta misma licencia

Capacitación: El sistema debe ser lo mas intuitivo posible, pero eso no elimina

la necesidad de capacitación que se realizará a los operadores, de acuerdo a los

privilegios que estos presente dentro del mismo sistema.

Cargos y costos adicionales: Utilizar la misma infraestructura que la

organización cuenta y minimizar los costos indirectos que pudieran requerirse.

Muchas compañías se sienten tan cargadas por los trámites necesaria para obtener la

certificación ISO que sacrifican lo verdaderamente importante: reducción de costos,

aumento de productividad, mejora continua, etcétera. Es decir, todo aquello que

realmente produce un beneficio económico para la empresa. Comúnmente, cometen el

error de pensar que es mejor seguir con el papel mientras implantan su sistema de

calidad. Tienen planificado cambiar a la opción electrónica una vez que hayan

implantado su sistema y pulido todas las posibles fallas ("algún día lo haremos"). Lo

que en realidad pasa es que terminan atrapados en una montaña de papeleo que se

incrementa sin fin y que los hace cada vez menos productivos. Además, una vez

implantado el sistema en papel es más difícil revertir los malos hábitos.

Los beneficios de usar un sistema electrónico para control documental se ven

inmediatamente. La gente que estaba acostumbrada a hacer impresiones y distribuir

documentos tiene tiempo para realizar tareas que agregan mucho más valor tanto para

ellas como para la empresa: analizar y mejorar el sistema de gestión de la calidad, en

lugar de repetir una y otra vez los mismos errores. Por otro lado, el tiempo necesario

para aprobar y distribuir los documentos disminuye dramáticamente, ayudando así a

mantener el sistema de calidad más rápido y a menor costo. La gente dentro de la

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compañía dedica menos tiempo a buscar la información que requiere para realizar sus

actividades y lo hace con la seguridad de que los documentos que consultan contienen

la información correcta y aprobada. Por lo tanto, mientras más rápido es implantado un

sistema electrónico de control documental, más rápido se dan los beneficios.

Seguridad de la Información

La información es sin lugar a dudas uno de los activos más importantes de cualquier

organización y requiere de una protección adecuada. La seguridad de la información

protege a su organización de una amplia gama de amenazas y riesgos, busca

garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de su información.

La información es la columna vertebral de la que dependen las organizaciones y existe

en muchas formas y medios. Está impresa en papel, se almacena, envía y transmite en

medios electrónicos y redes de comunicaciones (como Internet), se tiene en video o

audio y se maneja en nuestras conversaciones diarias. En un ambiente tan competido

es un activo muy valioso y está expuesta constantemente a distintas amenazas, las

cuales pueden ser internas, externas, accidentales o deliberadas. Al utilizar cada vez

más tecnología, se han abierto las puertas al número y tipos de amenazas.

El control de documentos informático

1 La interfaz: Un gestor de contenido empresarial adecuado al tamaño de la empresa y

la complejidad de los procesos es mejor que tener una serie de carpetas con archivos

en un disco duro que nadie controle.

2 WorkFlow ; El flujo del documento debe ser claro y sencillo; un ejemplo de workflow

para documentos puede ser así: elaboración; revisión; aprobación; publicación ; para

esto la interfaz ayuda mucho.

3 Perfiles de usuarios; la interfaz debería ser capaz de dar de alta usuarios, definir

permisos de acceso, roles de edición y publicación; hay que recordar que no todos los

usuarios tienen las mismas autoridades y responsabilidades dentro de la interfaz

informática.

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4 Los documentos: En una interfaz adecuada se puede controlar los roles de privilegios

a los documentos. Todo lo que este dentro de la interfaz es documento controlado, lo

que este fuera no lo es

5 Control de versiones: La interfaz electrónica que decidas debería tener capacidad

para controlar y diferenciar las versiones más recientes de las obsoletas, así como el

registro histórico de los cambios que se van dando en el documento.

6 Manual de usuario: procedimiento y políticas: Define reglas operativas de uso, que te

ayude a generar un orden. En este caso un manual de usuario es indispensable para

todos incluso será bueno para los auditores externos. Un manual bien hecho envía el

mensaje al auditor de que casi todo está bajo control.

7 Normas, guías y directrices relacionadas: Orientación sobre los requisitos de

Documentación de la norma ISO 9001:2008.

Cero papeles

Es el uso de menos papel cada día para correos, documentos, envió de información,

facturas, contratos, etcétera.

Oficina Cero Papel está especialmente pensada para satisfacer las necesidades de los

servicios públicos, permitiéndoles gestionar tanto el flujo de documentación interna,

como los flujos de documentación de entrada o salida de la institución.

Oficina Cero Papel, mediante medios tecnológicos, busca eliminar el flujo de

documentación en papel, reemplazándolo por un memo electrónico, lo que además de

traer consigo los importantes ahorros en papel, permite realizar labores de control y

seguimiento de manera más eficiente

Mejor calidad de vida

Cero papel significa mejor calidad de vida

Mejores ambientes de trabajo para los servidores públicos

Servicios más eficientes para los ciudadanos

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Mejor ambiente para las futuras generaciones

Pues permiten:

Incrementar la productividad

Aprovechar mejor los espacios de trabajo / almacenamiento

Ampliar y mejorar el acceso a la información

Facilitar el trabajo en equipo

Fortalecer los mecanismos de control y seguridad de la información

Brindar mejores herramientas para la toma de decisiones

Reducir el impacto en el ambiente

La Oficina del Futuro o la Oficina Cero Papel es un concepto que capturó la

imaginación de muchísimos profesionales a nivel mundial cuyos escritorios están

parcialmente sepultados por montones de papeles procesados y sin procesar.

Hace algunos años, la idea de la oficina totalmente computarizada, dejo de ser

producto de la imaginación y se popularizó como un ideal para alcanzar dentro de las

organizaciones. El concepto es uno de los métodos más nuevos que pretende

revolucionar por completo la eficiencia en la oficina y además de otras cosas reducir

costos, sin dejar de mencionar los beneficios al medio ambiente por la reducción de la

tala de bosques y la altísima demanda de agua, recursos actualmente muy

comprometidos que influyen directamente en la fabricación del papel.

En la era digital en la que nos encontramos, la habilidad de manejar adecuadamente la

información a nivel corporativo se ha convertido en un requisito para el éxito, es por

eso que ahora se están adoptando tanto las herramientas tecnologías que tienden a

mejorar considerablemente su distribución y publicación, reduciendo en un amplio

porcentaje el uso del papel.

Los Nuevos Productos de la Tecnología, son un avance que ninguna organización que

pretenda estar a la vanguardia puede desconocer, sobre todo en una economía tan

globalizada, en la que hay cada vez menos barreras, y donde la comunicación oral,

escrita, visual o por cualquier elemento multimedia debe ser entendida como el soporte

y el empuje de nuestro desarrollo tanto intelectual, personal y social.

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Con esta idea, se busca el desarrollo de nuevas tendencias para llevar a las

organizaciones, empresas y corporaciones hacia “Oficinas Cero Papel”, centralizando

el flujo de información, facilitando a los usuarios el acceso de una forma inmediata,

agilizando los procesos, reduciendo el uso del papel y mejorando la productividad.

Hasta hace poco tiempo y todavía, el intercambio de información en la gestión

documental de la mayoría de las compañías, se hace a través de medios tradicionales,

tales como carteleras, publicaciones impresas, entregas personales, boletines y

memorandos. Esto trae como consecuencia que el empleado pierda gran parte de su

tiempo productivo preguntando donde esta la información solicitada, dirigiéndose al

sitio, sacando copias, devolviendo el material y regresando a su puesto, porque no se

trata de fomentar la negligencia, si no de ahorrar tiempo y avanzar terreno en otros

asunto mas importantes.

A continuación algunas de las diferentes razones por las cuales se pierde gran parte

del tiempo en una compañía donde las nuevas tecnologías no se han adoptado como

herramienta de comunicación.

Buscando información

Consultando manuales impresos ubicados en algún lugar de la oficina

Sacando copias

Procesos complicados

Esperando firmas de aprobación

Llenando solicitudes en papel

Es por eso que el desarrollo que promuevan las nuevas tendencias para llevar a las

organizaciones, empresas y corporaciones hacia “Oficinas Cero Papel”, debe ser

bienvenido en pro del máximo aprovechamiento de los recursos tecnológicos

existentes dentro de las mismas, haciendo que los costos de inversión sean poco

considerables y permitiendo, a su vez, la integración de diferentes tecnologías de

Hardware y Software, sistemas operativos, la utilización de la Intranet y la Internet

como plataforma de desarrollo, logrando así, la sustitución de todos los pasos

anteriores de los métodos tradicionales por tan solo un clic del mouse.

La vida laboral sin papel no es una idea salida de un libro de ciencia ficción sino una

realidad que cada día gana más poder en América Latina y en el mundo entero.

Gracias a la ayuda de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, ya

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hay muchas empresas que han logrado disminuir su consumo de papel en hasta el 80

por ciento en sus actividades, porque además del simple concepto de ahorrar papel en

beneficio del medio ambiente, esta práctica ayuda a disminuir los niveles de

corrupción, a aumentar la transparencia de los procesos, a hacer mucho más, con

menos empleados y a aprovechar mejor los recursos económicos de las empresas y

gobiernos, en problemáticas internas mas importantes como el hambre y la pobreza.

Se conoce que en el momento, muchísimas empresas a nivel global, ya casi no usan

medios físicos para el manejo, la producción y el tramite de la documentación, gracias

a que sus empleados han sido entrenados para hacer todas sus operaciones sin

moverse de sus escritorios, ahorrando papel y dinero en todos los procesos

administrativos.

Entre las operaciones más frecuentes que ya no requieren papel figuran la confección

de planillas de gastos, las compras y ventas, los pedidos de visas, las transferencias

bancarias y los depósitos de sueldos. También se están ahorrando toneladas de papel

que antes se destinaban a la contabilidad, transacciones, contratos, formularios de

todo tipo, presupuestos, memorandos, informes, archivos, compra de boletos para

viajar y hasta las reservas de hoteles.

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Lenguaje de Programación

Software Libre

El software respeta la libertad de los usuarios y la comunidad. En términos generales,

los usuarios tienen la libertad de copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el

software. Con estas libertades, los usuarios (tanto individualmente como en forma

colectiva) controlan el programa y lo que hace.

Un programa es software libre si los usuarios tienen las cuatro libertades esenciales:

La libertad de ejecutar el programa para cualquier propósito.

La libertad de estudiar cómo funciona el programa, y cambiarlo para que haga

lo que usted quiera. El acceso al código fuente es una condición necesaria para

ello.

La libertad de redistribuir copias para ayudar a su prójimo.

La libertad de distribuir copias de sus versiones modificadas a terceros. Esto le

permite ofrecer a toda la comunidad la oportunidad de beneficiarse de las

modificaciones. El acceso al código fuente es una condición necesaria para

ello.

También debe tener la libertad de hacer modificaciones y usarlas en privado

para su propio trabajo o pasatiempo, sin siquiera mencionar que existen. Si

publica sus cambios, no debe estar obligado a notificarlo a nadie en particular,

ni de ninguna manera en particular.

La libertad de ejecutar el programa significa que cualquier tipo de persona u

organización es libre de usarlo en cualquier tipo de sistema de computación, para

cualquier tipo de trabajo y finalidad, sin que exista obligación alguna de comunicarlo al

programador ni a ninguna otra entidad específica. En esta libertad, lo que importa es el

propósito de los usuarios, no el de los programadores. Usted como usuario es libre de

ejecutar el programa para alcanzar sus propósitos, y si lo distribuye a otra persona,

también esa persona será libre de ejecutarlo para lo que necesite; usted no tiene

derecho a imponerle sus propios objetivos.

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«Software libre» no significa que «no es comercial». Un programa libre debe estar

disponible para el uso comercial, la programación comercial y la distribución comercial.

La programación comercial de software libre ya no es inusual; tal software libre

comercial es muy importante. Puede haber pagado dinero para obtener copias de

software libre, o puede haber obtenido copias sin costo. Pero sin tener en cuenta cómo

obtuvo sus copias, siempre tiene la libertad de copiar y modificar el software, incluso de

vender copias.

PHP

PHP (Hypertext Preprocessor) es un lenguaje script (no se compila para conseguir

códigos máquina si no que existe un intérprete que lee el código y se encarga de

ejecutar las instrucciones que contiene éste código), para el desarrollo de páginas web

dinámicas del lado del servidor, cuyos fragmentos de código se intercalan fácilmente

en páginas HTML, debido a esto, y a que es de Open Source (código abierto), es el

más popular y extendido en la web.

PHP es capaz de realizar determinadas acciones de una forma fácil y eficaz sin tener

que generar programas programados en un lenguaje distinto al HTML. Esto se debe a

que PHP ofrece un extenso conjunto de funciones para la explotación de bases de

datos sin complicaciones. Es por esto, que levanta un mayor interés con respecto a los

lenguajes pensados para los CGI.

PHP fue desarrollado originalmente por Rasmus Ledford en 1994 como un CGI escrito

en Perl que permitía la interpretación de un número limitado de comandos. El sistema

fue denominado Personal Home Page Tools y consiguió relativo éxito gracias a que

otras personas pidieron a Rasmus que les permitiese utilizar sus programas en sus

propias páginas. Cuando Rasmus tuvo la necesidad de crear páginas dinámicas que

trabajasen con formularios, creó una serie de etiquetas a las que denominó “Form

Interpreters”, y lo sacó al público con el nombre de PHP/FI en 1995. Luego salió la

versión mejorada, llamada PHP/FI 2.0.

PHP es un lenguaje de programación muy potente que, junto con HTML, permite crear

sitios web dinámicos. PHP se instala en el servidor y funciona con versiones de

Apache, Microsoft IIS, Netscape Enterprise Server y otros.2

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La forma de usar PHP es insertando código PHP dentro del código HTML de un sitio

web. Cuando un cliente visita la página web que contiene éste código, el servidor lo

ejecuta y el cliente sólo recibe el resultado. Su ejecución, es por tanto en el servidor, a

diferencia de otros lenguajes de programación que se ejecutan en el navegador.

PHP permite la conexión a numerosas bases de datos, incluyendo MySQL, Oracle,

ODBC, etc. Y puede ser ejecutado en la mayoría de los sistemas operativos (Windows,

Mac OS, Linux, Unix).

MySQL

Es un Sistema Gestor de Bases de Datos relacionales en SQL, el cual permite la

gestión de los datos de una base de datos relacional mediante un lenguaje de consulta

estructurado. A través de esta operación, MySQL lleva a cabo una determinada acción

sobre la base de datos.

El software MySQL proporciona un servidor de base de datos SQL (Structured Query

Language) veloz, multi-hilo, multiusuario y robusto. El servidor esta proyectado tanto

para sistemas críticos en producción soportando intensas cargas de trabajo como para

empotrarse en sistemas de desarrollo masivo de software. El software MySQL tiene

licencia dual, pudiéndose usar de forma gratuita bajo licencia GNU o bien adquiriendo

licencias comerciales de MySQL AB en el caso de no desear estar sujeto a los

términos de la licencia GPL. MySQL es una marca registrada de MySQL AB.

El sistema de base de datos operacional MySQL es hoy en día uno de los más

importantes en lo que hace al diseño y programación de base de datos de tipo

relacional. Cuenta con millones de aplicaciones y aparece en el mundo informático

como una de las más utilizadas por usuarios del medio. El programa MySQL se usa

como servidor a través del cual pueden conectarse múltiples usuarios y utilizarlo al

mismo tiempo.

La historia del MySQL (cuya sigla en inglés se traslada a My Structured Query

Language o Lenguaje de Consulta Estructurado) se remite a principios de la década de

1980. Programadores de IBM lo desarrollaron para contar con un código de

programación que permitiera generar múltiples y extendidas bases de datos para

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empresas y organizaciones de diferente tipo. Desde esta época numerosas versiones

han surgido y muchas de ellas fueron de gran importancia. Hoy en día MySQL es

desarrollado por la empresa Sun Mycrosystems.

Una de las características más interesantes de MySQL es que permite recurrir a bases

de datos multiusuario a través de la web y en diferentes lenguajes de programación

que se adaptan a diferentes necesidades y requerimientos. Por otro lado, MySQL es

conocida por desarrollar alta velocidad en la búsqueda de datos e información, a

diferencia de sistemas anteriores. Las plataformas que utiliza son de variado tipo y

entre ellas podemos mencionar LAMP, MAMP, SAMP, BAMP y WAMP (aplicables a

Mac, Windows, Linux, BSD, Open Solaris, Perl y Phyton entre otras).

Se están estudiando y desarrollando nuevas versiones de MySQL que buscan

presentar mejoras y avances para permitir un mejor desempeño en toda aquella

actividad que requiera el uso de bases de datos relacionales. Entre estas mejoras

podemos mencionar un nuevo dispositivo de depósito y almacenamiento, backup para

todos los tipos de almacenamientos, replicación segura, planificación de eventos y

otras más.

INTRANET

Red propia de una organización, diseñada y desarrollada siguiendo los protocolos

propios de Internet, en particular el protocolo TCP/IP. Puede tratarse de una red

aislada, es decir no conectada a Internet.

Una red de equipos que es interna a una organización y es compatible con

aplicaciones de Internet, especialmente el WWW. La mayoría de las intranets están

configuradas de forma que sus usuarios puedan tener acceso a Internet sin permitir

que los usuarios de Internet tengan acceso a los equipos de la Intranet.

Red entre computadoras montada para el uso exclusivo dentro de una empresa u

hogar. Se trata de una red privada que puede o no tener acceso a Internet. Sirve para

compartir recursos entre computadoras.

Una Intranet es una red privada empresarial o educativa que utiliza los protocolos

TCP/IP de Internet para su transporte básico. Los protocolos pueden ejecutar una

21

variedad de Hardware de red, y también, pueden coexistir con otros protocolos de red,

como IPX. Aquellos empleados que están dentro de una Intranet pueden acceder a los

amplios recursos de Internet, pero aquellos en Internet no pueden entrar en la Intranet,

que tiene acceso restringido.

Una Intranet se compone frecuentemente de un número de redes diferentes dentro de

una empresa que se comunica con otra mediante TCP/IP. Estas redes separadas se

conocen a menudo como sub - redes. El software que permite a la gente comunicarse

entre ella vía e-mail y tablones de mensaje públicos, y colaborar en la producción

usando software de grupos de trabajo, está entre los programas de Intranets más

poderoso. Las aplicaciones que permiten a los distintos departamentos empresariales

enviar información, y a los empleados rellenar formularios de la empresa (como las

hojas de asistencia) y utilizar la información corporativa financiera, son muy populares.

La mayoría del software que se utiliza en las Intranets es estándar: software de Internet

como el Netscape, Navigator y los navegadores Explorer para Web de Microsoft. Y los

programas personalizados se construyen frecuentemente usando el lenguaje de

programación de Java y el de guión de CGI.

Las Intranets también se pueden utilizar para permitir a las empresas llevar a cabo

transacciones de negocio a negocio como: hacer pedidos, enviar facturas, y efectuar

pagos. Para mayor seguridad, estas transacciones de Intranet a Intranet no necesitan

nunca salir a Internet, pero pueden viajar por líneas alquiladas privadas. Son un

sistema poderoso para permitir a una compañía hacer negocios en línea, por ejemplo,

permitir que alguien en Internet pida productos. Cuando alguien solicita un producto en

Internet, la información se envía de una manera segura desde Internet a la red interna

de la compañía, donde se procesa y se completa el encargo. La información enviada a

través de una Intranet alcanza su lugar exacto mediante los enrutadores, que

examinan la dirección IP en cada paquete TCP(IP y determinan su destino. Después

envía el paquete al siguiente direcciónador. Si este tiene que entregarse en una

dirección en la misma sub - red de la Intranet desde la que fue enviado, llega

directamente sin tener que atravesar otro enrutador. Si tiene que mandarse a otra sub

– red de trabajo en la Intranet, se enviará a otra ruta. Si el paquete tiene que alcanzar

un destino externo a la Intranet a la Intranet en otras palabras, Internet se envía a un

enrutador que conecte con Internet.

22

Para proteger la información corporativa delicada, y para asegurar que los piratas no

perjudican a los sistemas informáticos y a los datos, las barreras de seguridad

llamadas firewalls protegen a una Intranet de Internet. La tecnología firewall usa una

combinación de enrutadores, servidores y otro hardware y software para permitir a los

usuarios de una Intranet utilizar los recursos de Internet, pero evitar que los intrusos se

introduzcan en ella. Mucha Intranets tienen que conectarse a "sistemas patrimoniales":

el hardware y las bases de datos que fueron creadas antes de construir la Intranet. A

menudo los sistemas patrimoniales usan tecnologías más antigua no basada en los

protocolos TCP/IP de las Intranets. Hay varios modos mediante los que las Intranets se

pueden unir a sistemas patrimoniales. Un método común es usar los guiones CGI para

acceder a la información de las bases de datos y poner esos datos en texto HTML

formateado. Haciéndolos asequibles a un navegador para Web.

Lo que distingue una Intranet de cualquier otro tipo de red privada es que se basa en

TCP/IP: los mismos protocolos que se aplican a Internet. TCP/IP se refiere a los dos

protocolos que trabajan juntos para transmitir datos: el Protocolo de Control de

Transmisión (TCP) y el Protocolo Internet (IP). Cuando envías información a través de

una Intranet, los datos se fragmentan en pequeños paquetes. Los paquetes llegan a su

destino, se vuelven a fusionar en su forma original. El Protocolo de Control de

Transmisión divide los datos en paquetes y los reagrupa cuando se reciben. El

Protocolo Internet maneja el encaminamiento de los datos y asegura que se envían al

destino exacto.

TCP/IP

Es el protocolo estándar utilizado para la comunicación sobre Internet el cual está

conformado por un stack o pila de otros protocolos y se encarga del control de

transporte de paquetes de datos.

FTP

Se emplea para transferir archivos vía Internet. A través de este protocolo, podemos

“subir” o “descargar” archivos de un servidor, del mismo modo se puede eliminar,

modificar o sustituir dichos archivos.

23

HTTP

Es el protocolo usado en la transacción de la Web. Define la sintaxis y la semántica

que utilizan los elementos Software de la arquitectura Web (clientes, servidores y

proxies) para comunicarse. Es un protocolo orientado a las transacciones y sigue el

esquema de cliente-servidor.

WWW

Es un medio de comunicación de texto, gráficos y otros objetos multimedia a través de

Internet, es decir, es un sistema de hipertexto que utiliza Internet como su mecanismo

de transporte o desde otro punto de vista, una forma gráfica de explorar Internet.

URL

Está diseñado para identificar con mayor facilidad el servicio, medio o clase de recurso

al cual se ingresa.

24

Capitulo 3

Metodología

Análisis de requisitos de la norma ISO 9001:2008 en cuanto a control de

documentos:

El requisito 4.2.3 de la norma establece que:

Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios

para:

a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión;

b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos

nuevamente;

c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual

de los documentos;

d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se

encuentran disponibles en los puntos de uso;

e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente

identificables;

f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se

controla su distribución;

g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una

identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles

necesarios para cumplir con el requisito mencionado, este debe definir claramente las

áreas donde son aplicables los diferentes documentos, así como las distintas

responsabilidades asociadas a la generación, revisión, control y mantenimiento de los

mismos. La documentación debe estar disponible y accesible cuando sea requerida.

25

Observación de un sistema ya en funcionamiento:

Para el desarrollo del Sistema Informático de Control de Documentos, se tomo la

iniciativa de observar un sistema en funcionamiento en alguna organización que cuente

con certificado en ISO 9001:2008. El sistema que se tomo como muestra es Achiever

Plus

ACHIEVER PLUS

Es un sistema electrónico interactivo para la administración de calidad en las empresas

que enlaza a todos los actores de la calidad de una manera amigable y dinámica.

Su creador es Triangle Group Ltd en Reino Unido. Archiever Plus es ganador del

Beacon Award en 1997 en Europa y en Estados Unidos, cuenta con más de 100 mil

usuarios en todo el mundo, está traducido a 17 idiomas y se utiliza en más de 1000

compañías

El Achiever Plus consta de los módulos:

Control de Documentos,

Auditorías,

Contactos,

Incidentes y Equipo.

Al ser un software comercial, su uso es general, y la organización se debe adaptar al

sistema. En si el módulo que nos interesa en el de Control de Documentos, por ello nos

dimos a la tarea de aprender de él y tomar solo lo que a nuestra organización es útil, es

decir, crear un programa de acuerdo a nuestras necesidades.

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Diseño a la medida del sistema

Del análisis que se obtuvo del sistema antes mencionado y siguiendo los requisitos que

la norma nos pide para la correcta aplicación del control de documentos, se delimito la

creación de los módulos siguientes para la elaboración del Sistema Informático de

Control de Documentos:

Creación y actualización de los documentos.

Revisión del documento

Autorización del documento

Documentos vigentes

Historial de documentos

Control de copias controladas

Lenguaje de Programación

El sistema se desarrolló en una plataforma web,

Resultados

Conclusiones y recomendaciones

http://es.scribd.com/doc/67806267/9/JUSTIFICACION-DE-LA-INVESTIGACION

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