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Conceptos básicos del método Kanban

Sergey [email protected]

El método Kanban

Mi colección …

Código Kanbanize (3 meses de prueba gratis): 1846416

Dolores RECURRENTES

Comunicación

Cumplimiento de plazos

Calidad del producto/servicio

Cambios de requisitos

Cambios de prioridades

Procesos e integraciónImprevistos

Burocracia

Visibilidad Previsibilidad

independientemente del estilo de gestión de la organización


¿Qué es Kanban?

• Kanban es un método para gestionar el trabajo de equipos, proyectos, servicios. multi-proyectos y portfolio.

• Su propósito fundamental consiste en responder a las expectativas de cliente de una maneraeficiente.

• La palabra Kanban viene del japonés y traducida literalmente quiere decir “tarjeta con signos”o “señal visual”

• El tablero más básico de Kanban está compuesto por tres columnas: “Por hacer”, “En proceso”y “Hecho”

• Un tablero Kanban es una fuente de información que demuestra dónde están los cuellos debotella en el proceso y qué es lo que impide que el flujo de trabajo sea continuo eininterrumpido


Kanban de TPS vs Kanban para trabajo de conocimiento

• Personas vs. maquinas• Requisitos fijos vs. requisitos cambiantes


Las 6 prácticas Kanban

1) Visualiza el flujo de trabajoCada columna del tablero representa un paso en su flujo de trabajo y cada tarjeta Kanban representa un elemento de trabajo

2) Limitar el trabajo en cursoEstablecer los límites del trabajo en proceso (límites WIP), tales restricciones ayudarán a reducir la multitarea, las interrupciones y los retrasos.

3) Gestionar el flujoFlujo rápido e ininterrumpido. El objetivo es minimizar los bloqueos, los re-trabajos y el coste de retraso

4) Hacer las políticas explícitas Establecer pautas y criterios claros y explícitos para unificar la toma de decisiones

5) Circuitos de retroalimentaciónCadencias de gestión que permitan adaptarse a los cambios en el contexto en base al feedback obtenido de la situación real.

6) Mejorar colaborando, evolucionar experimentando Todo el equipo participa en la identificación de oportunidades de mejora en el flujo de trabajo y soluciones apropiadas.


Visualizar el trabajo en un solo lugar


Limitar el trabajo en curso (con kanban)

1 A I

2 B II

3 C III

4 D IV

5 E V

6 F VI

7 G VII

8 H VIII

9 I IX

10 J X


Gestionar el flujo de trabajo

• Lead time (métricas) – tiempo en sistema vs. customer leadtime (cola)• Demanda vs. Capacidad• Resolución de cuellos de botella• Resolución rápida de dependencias• Clases de servicio• Bloqueos y retrabajos

Ley de Little

Tiempo de entrega =

TEC

Tasa de entrega

El tiempo entre que una unidad de trabajo entra

en el proceso y sale

Número de unidades de trabajo en curso

(Work In Process)

El número de unidades procesadas en un período de tiempo

Diagrama de flujo acumulado

TEC

Tiempo de entrega

Gestionar el tiempo de entrega y la previsibilidad

Estimación, si hay que cumplir el SLA en 95% de los casos

Observar la distribución del Tiempo de entrega. Entender el Tiempo de entrega por cada tipo de trabajo.

Estimación, si hay que cumplir el SLA en 80% de los casos

1st Quartile 0,1996

Median 1 ,71 25

3rd Quartile 12,3051

Maximum 18,6356

2,1527 8,2995

0,5793 10,5370

4,9941 9,5915

A-Squared 2,10

P-Value <0,005

Mean 5,2261

StDev 6,5669

Variance 43,1248

Skewness 1 ,05936

Kurtosis -0,42394

N 20

Minimum 0,0000

Anderson-Darling Normality Test

95% Confidence Interval for Mean

95% Confidence Interval for Median

95% Confidence Interval for StDev

60504030201 00

Median

Mean

1 086420

95% Confidence Intervals

Finanzas-Abr: Total con RepCategoria = ERROR


Analizar y resolver los asuntos bloqueantes

Largo tiempo de bloqueo

PersonasTecnologías Proceso

MétricasDatosProducto

Lead time(Ejemplo de un viaje Yerevan – Bilbao)

Ir al aeropuerto

20 min

1,5 h

6 h

6,5 h

2 h

15 min

30 min

Tiempo total del viaje = 17 horasTiempo de valor = 9 horas

Eficiencia = 53%Más de 47% del tiempo es espera



Establecer políticas explícitas

• Prioridades• Límites WIP (Work in Progress)• Espera y bloqueos • Criterio de trabajo terminado

Circuitos de retroalimentación

Reunión diaria

diaria

Reunión de

realimentaciónquincenal

Planificación de

entregasegún necesidad

Gestión de

estrategia

trimestral

Revisión de

producto/servicioquincenal

Revisión

OperativaGestión de

riesgos

información

cambio

mensual

quincenal


Reunión de realimentación (semanal)


Mejorar colaborando y evolucionar experimentando


Principios de Kanban para gestión de servicio

1. Entender las necesidades y expectativas de tus clientes y focalizarse en ellas

2. Gestionar el trabajo: dejar que la gente se auto-organice alrededor de las tareas

3. Evolucionar las políticas para mejorar los resultados hacia el cliente y el negocio

1. Empezar con lo que estés haciendo ahora:• Entender los procesos actuales tal y como están siendo realizados en

la actualidad • Respetar los roles actuales, las responsabilidades de cada persona y los

puestos de trabajo

2. Acordar buscar la mejora a través del cambio evolutivo

3. Fomentar el liderazgo en cada nivel de la organización

Principios de Kanban para gestión del cambio


STATIK (Systems Thinking Approach to Introducing Kanban)

1. Entender las fuentes de insatisfacción interna y externa2. Analizar la demanda y la capacidad

Identificar tipos de trabajo & patrones de demanda

3. Modelar el flujo de trabajo4. Descubrir las clases de servicio5. Diseñar el sistema kanban6. Usar el sistema

Este proceso es iterativo

Por cada servicio (equipo):


Elementos clave para diseñar un sistema kanban

• Tipos de elementos de trabajo• Estado del flujo de trabajo• Límites de trabajo en curso• Políticas explícitas• Clases de servicio• Compromiso de entrega del

producto/servicio• Visualización del trabajo (tablero y

tarjetas)• Métricas y estudio de datos

Código Kanbanize (3 meses de prueba gratis): 1846416 www.kanbanize.com


Publicado el 18/03/2019

http://microfinancepost.com/2019/03/18/kanban-software-market-report-forecast-by-market-outlook-capital-investment-opportunities-trends-2024/

Key Players in this Kanban Software market are:

1. LeanKit

2. Kanbanize

3. SwiftKanban

4. One2Team

5. Kanbanflow

6. Targetprocess

7. Kanbanchi

8. Trello

9. Aha!

10. Kanban Tool

11. Smartsheet

12. Scrumwise

13. Kanbanery

14. ZenHub


¿Por qué necesitas Kanbanize?

• Los tableros físicos son difíciles de mantener.Muchas tarjetas en el tablero o tableros físicos en diferentesdepartamentos, equipos o lugares de trabajo se convierten enalgo imposible de mantener actualizado.

• A los Tableros Kanban en línea se pueden accederdesde cualquier lugar con Internet. Fácil acceso paramiembros remotos. Actualizaciones en vivo para todos.

Esto permite el seguimiento del flujo de trabajo incluso fuera dela oficina física. El equipo está sincronizado en todo momento.

• Los tableros físicos no pueden proporcionar datoshistóricos de rendimiento.

Kanbanize recopila automáticamente métricas y datos parapoder compararlos con períodos anteriores de tu flujo detrabajo y apoyar así la idea de mejora continua.

¿Por qué necesitas Kanbanize?

• Toda la información se guarda en un mismo lugar y de forma segura

Los tableros kanban digitales tienen la opción para un acceso basado en roles ; cada usuario podría tener derechos y restricciones específicos en un mismo tablero.

• Análisis de flujoUno de los más útiles es el diagrama de flujo acumulativo (CFD), que nos permite realizar un seguimiento de la estabilidad del proceso.

• Integraciones con otras herramientasPodemos integrar Kanbanize con las herramientas de tu organización como CRM, ERP, correo…

• Automatización con reglas de negocioPuedes explorar combinaciones de automatización en Kanbanize y estimar cuál sería útil para implementar a tu proceso.


Ejemplo de un tablero Kanban básico

• Un tablero básico como este puede servir a aquellos equipos que empiezan con Kanban.

• Este tablero Kanban simplificado es una excelente manera para que los usuarios visualicen su trabajo yestablezcan las bases de un flujo de trabajo eficiente.



¿Qué conseguiré con mi tablero Kanban?

1) Su tablero Kanban le mostrará los cuellos de botella en el flujo de trabajo de su equipo

2) Su tablero Kanban lo ayudará a enfocarse en su trabajo

3) Su tablero Kanban le ahorrará el tiempo perdido en reuniones innecesarias

4) Su tablero Kanban visualizará los bloqueos en el trabajo

5) Su tablero Kanban reunirá las métricas clave del flujo de trabajo


¿Cómo empezar con Kanbanize?

• Vamos a empezar viendo la herramienta, su usabilidad y opciones

• Puedes editar tu tablero en unos pocos clics en “Editar Flujo de Trabajo”

• Las columnas se podrán editar en cualquier momento para poder abordar los cambios que sucedan en el proceso

• Un ejemplo que puede servir para crear las diferentes columnas de nuestro tablero es este:

*Ejercicio: crea tu propio tablero Kanban



• Puedes poner toda la información que necesitas dentro de una tarjeta Kanban y dejar comentarios dentro para mantener la comunicación entre las partes interesadas. Además, podrás establecer fechas tope, eligiendo entre una amplia variedad de colores de tarjeta para distinguir tareas, registro de historial, etc.

*Ejercicio: añadir la primera tarjeta en tu tablero Kanban




• Introduce carriles a tu flujo de trabajo, uno de ellos suele ser el carril para tareas urgentes y los demás se crean en función de la temática de las tareas.

• Los límites del trabajo en proceso (WIP) restringen la cantidad máxima de elementos de trabajo en las diferentes etapas (columnas del tablero Kanban) del flujo de trabajo.

*Ejercicio: edita tu tablero creando carriles

*Ejercicio: limitar WIP en nuestro tablero



• ¿Qué son las Iniciativas?

• Tarjetas hijas, predecesoras, sucesoras…

*Ejercicio: crea en tu tablero varias iniciativas de las que saldrán las tarjetas correspondientes.

*Ejercicio: crea varias tarjetas de distintos tipos que salgan de una iniciativa (padre)



Ejemplo de tablero en un departamento de Marketing

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T: 944 742 115

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“Llevamos vuestra agilidad al siguiente nivel”

Business Agility with Kanban

Formación

Coaching

H Integración de herramientas de gestión

• Cursos certificados de Kanban University• Gestión de proyectos con Kanban• Talleres

• Desarrollo de la agilidad organizacional• Gestión de proyectos con Kanban

Integración de herramientas con Kanbanize para un flujo de información ininterrumpido.

C

F

¿Te gustaría saber más sobre Kanban?

Visita nuestra web para conocer las fechas de nuestros cursos en abierto o contacta con nosotros para organizar cursos en tu empresa

Recibiendo los cursos KMP I y KMP II obtendrás la certificación Kanban Management Professional que afirmará tu capacidad de gestionar con éxito servicios en un entorno dinámico.

El objetivo principal de estos talleres es ayudarte a adaptar mejor las prácticas Kanban a la casuística particular de tu organización con el fin de conseguir una entrega de resultados de valor, previsible y rápida.

Cursos certificados deLean Kanban University

• Team Kanban Practitioner• KMP I: Kanban System Design• KMP II: Kanban Management Professional

Talleres Berriprocess

• Cómo hacer el trabajo fluir• Gestión de proyectos con Kanban

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Sergey ErofeevExpert Solution Designer, Integración de herramientas

• Socio Director en Berriprocess Agility S.L.

• Experto en integración de sistemas que permiten automatizar el flujo de trabajo de principio a fin, reducir las operaciones manuales necesarias para su gestión y obtener rápidamente información de seguimiento

• Ha llevado a cabo la integración de sistemas complejos en diferentes sectores: distribución y logística, salud pública, telecomunicaciones…

• Algunas de las empresas en las que ha realizado integraciones de sistemas complejos: AENA, Mercadona, Somabe, Ekide, Modular Medical Systems…

• Desde el 2013 está diseñando e implementando soluciones de gestión efectiva del flujo de información en las empresas integrando sus herramientas de gestión como ERP, CRM, herramientas de diseño y herramientas de planificación con Kanbanize

• Kanban Management Professional certificado por Lean Kanban University, experimentado en diseños de sistemas kanban con dependencias

¡Muchas gracias!


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