Comunicación Eficaz

Habilidades Interpersonales Laia Cortés/Goyo Prados

Master in Business Innovation 3ª Edición

PRESENTACIONES EN PÚBLICO EFICACES

Habilidades interpersonales 2 Hablar en Público Master in Business Innovation 3ª Edición

INTRODUCCIÓN Hoy en día con las nuevas herramientas informáticas y tecnológicas somos capaces de hacer cosas que años atrás eran impensables. Una de estas herramientas es el PowerPoint, conocida y usada por todas las empresas alrededor del mundo. Aunque PowerPoint ha abierto un nuevo horizonte a la hora de desarrollar las presentaciones, con dicha aplicación, también han crecido las expectativas de su uso a la hora de impactar a un público expectante. El siguiente manual se compone de los siguientes puntos:

Planificación

Que incluye: • Los 3 objetivos de una presentación con PowerPoint. • ¡Aléjate del ordenador!

Estructura y diseño

La parte de diseño incluye: • Menos es más. • No asumas que la audiencia sabe tanto como tú. • Asegurarnos que el texto sea legible. • Evitar el uso de las plantillas prediseñadas. • Test de la valla publicitaria.


Exposición

Esta parte se compone de:

• Principio: Aperturas clásicas de una presentación.

• Durante La voz. La mirada. Las pausas. Controlemos el movimiento. Los punteros láser: el Lado Oscuro de la presentación. Las muletillas. No des una charla, monta un show! La gestión del tiempo. No dejemos nada al azar.

• Final Conclusiones. Turno de ruegos y preguntas.


1. LA PLANIFICACIÓN Tan pronto como se conoce la fecha de una presentación, lo primero que deberemos hacer es planificarla. En este proceso de planificación, lo más importante es que nos cuestionemos a nosotros mismos, por ejemplo, acerca de nuestros conocimientos del tema que presentaremos, nuestras habilidades comunicativas o sobre nuestra audiencia. Estas “auto-preguntas”, pueden ayudarnos a planificar nuestra presentación. Un ejemplo de una batería de preguntas previa al proceso de planificación, podría ser la siguiente:

Al respondernos a estas cuestiones no debemos olvidar los tres objetivos de una presentación, ya que estos nos ayudarán a organizar nuestras respuestas en función de sus prioridades.

¿Cuál es el propósito de la presentación? ¿Informar, vender, convencer, defender…?

¿Cómo es la audiencia? ¿Cuál es su edad media, nivel de formación y conocimientos previos? ¿Qué espera la audiencia de la presentación?

¿De cuánto tiempo dispongo?

¿Cuál es la idea fundamental que deseo comunicar? En otras palabras, ¿cuál es el mensaje que deseo transmitir? ¿Cuál es la mejor estrategia para conseguirlo? ¿Qué puedo ofrecer a la audiencia?

¿Qué conocimiento necesito como ponente? ¿Sé todo lo que necesito o necesito aprender algo?


1.1. LOS TRES OBJETIVOS DE UNA PRESENTACIÓN CON POWERPOINT

¿Alguna vez nos hemos parado a reflexionar sobre cuáles son los objetivos de una presentación sea ésta del tipo que sea? Según la ocasión, podemos pensar que presentamos para convencer a un comprador potencial, o para explicar nuestras ideas a compañeros, o para proponer un proyecto con el fin de encontrar financiación…

Rememoremos, por ejemplo, la última presentación que hayamos realizado: ¿cuáles eran sus objetivos? Nos vendrán a la mente respuestas como:

Persuadir a inversores. Informar a usuarios. Vender a clientes. Inspirar a jóvenes estudiantes. ….

Esa clase de respuestas pueden ser el propósito inicial que nos animó a hacer la presentación, pero los objetivos reales, son otros. El objetivo fundamental es único: comunicar el mensaje.

Según los expertos existen tres objetivos que definen cualquier tipo de presentación (científica, comercial, financiera…), y que constituyen tres claves para el éxito de toda presentación.


CONECTAR CON LA AUDIENCIA Cuando preparamos una presentación debemos tener en cuenta el tipo de audiencia a quien está destinada. El mensaje debe conectar con sus objetivos e intereses. Sólo así resultará eficaz. Los conceptos, la jerga, el lenguaje y el nivel de profundidad deberemos adaptarlos a cada audiencia en particular. Un error común consiste en querer proporcionar tanta información como sea posible sobre el tema que exponemos, inundando con tablas, resúmenes, datos y estadísticas a la audiencia, pasando totalmente por alto lo qué realmente a ésta le interesa. Cuando uno es un experto del tema, resulta muy difícil ponerse en la piel de alguien que no comparte ese nivel de conocimientos. Este fenómeno se conoce como “la maldición del conocimiento”.

El resultado final es que uno termina hablando para sí mismo y no para la audiencia. Cuando se muestra la última transparencia con la lista de conclusiones, se tiene la sensación de haber comunicado las ideas, pero lo único que hemos hecho ha sido “vomitar” datos. El conocimiento previo de cómo es la audiencia y cuáles son sus expectativas, nos ayudará a conectar con ella y que ella no desconecte de nosotros.


DIRIGIR Y MANTENER LA ATENCIÓN La atención de la audiencia hay que atraparla desde el principio y conservarla hasta el final. Debemos conducir a la audiencia para que preste atención a lo que es realmente importante. Una buena estructura de la presentación, ayudada por un buen diseño del material multimedia que la acompaña (transparencias, vídeos, etc.), junto con anécdotas, historias y/o ejemplos, son como anzuelos que ayudan a captar y mantener el interés de la audiencia.

En primer lugar, podemos perder la atención de la audiencia en el muelle, porque los objetivos de la presentación no están claros, su idea fundamental no es evidente, se desconoce el nivel de conocimientos requerido para entenderla. En segundo lugar, podemos perderla en alta mar cuando la estructura y organización de nuestra presentación son débiles o confusas, la ahogamos en detalles irrelevantes que distraen el mensaje fundamental, utilizamos un diseño pobre de transparencias, nuestra exposición es monótona y aburrida... Por último, podemos perderla al llegar a tierra si no queda clara la idea o mensaje fundamental que deseábamos transmitir y todo se olvida al salir por la puerta.

“El buen presentador, como el buen patrón, siempre llega a buen puerto”.


FOMENTAR LA COMPRENSIÓN Y EL RECUERDO

La próxima vez que realicemos una presentación deberíamos plantearnos las siguientes preguntas:

¿Estoy conectando con la audiencia? ¿Estoy captando y dirigiendo su atención? ¿Comprenden y recordarán lo que les cuento?

Existe un límite de capacidad de datos que pueden asimilarse en un tiempo estipulado. Inundar a la audiencia con información no ayudará a que ésta la comprenda ni la recuerde. La psicología y las neurociencias acuden a nuestra ayuda en este aspecto. El conocimiento de cómo funcionan los procesos mentales de nuestro cerebro nos ayudará a crear presentaciones que permitan a la audiencia comprender y retener más fácilmente el material.


LÁPIZ Y PAPEL

Resulta útil para plasmar y aclarar las ideas.

Establece una conexión más fluida y natural con nuestra creatividad.

Permite un flujo y ritmo más espontáneos a la hora de visualizar y registrar las ideas.

1.2. ¡ALEJÉMONOS DEL ORDENADOR! Una de las cosas más importantes que podemos hacer en la preparación de una presentación, es mantenernos alejados del ordenador. Un error fundamental que la mayoría de nosotros cometemos es pasar la mayor parte del tiempo de preparación sentados frente al ordenador pensando en el contenido de la presentación. Debemos comprender que PowerPoint se trata de una herramienta para terminar presentaciones, no para empezarlas. Las mejores herramientas a la hora de preparar una presentación son un lápiz y papel o una gran pizarra. A pesar de lo maravillosa que es la tecnología, nada es tan fácil, rápido e inmediato como esbozar una idea usando el humilde lápiz y papel, y nada proporciona tanto espacio para expresar las ideas como una pizarra.


PIZARRA

Permite esbozar ideas a una escala mayor.

Puede utilizarse en pequeños grupos de trabajo para compartir mejor las ideas.

Facilita el dibujo de imágenes que luego se incluirán en la presentación y ayuda a estructurar con claridad el flujo de la misma.

Contribuye a que el mensaje se solidifique y simplifique.


2. LA ESTRUCTURA Y EL DISEÑO 2.1. ESTRUCTURA Este es el momento de pensar qué contenido irá en cada una de ellas y cuánto tiempo se les asignará. También es el momento para reflexionar acerca de qué materiales de apoyo pueden incluirse dentro de la presentación (anécdotas, historias, fotografías, ejemplos, etc.).

Una vez hemos respondido a los interrogantes anteriormente mencionados, conviene empezar a reunir el material y estructurarlo según la información obtenida. Normalmente, toda presentación se organiza en tres partes fundamentales:

Introducción En la que se destacarán los objetivos y puntos clave de la presentación.

Cuerpo Se desarrollarán cada unos de los puntos que habremos mencionado anteriormente. Esta parte suele dividirse en varias partes en función del concepto que deseemos transmitir.

Cierre Se mostrarán las conclusiones de nuestra presentación, que tienen como finalidad responder a las dudas iniciales.


2.2. DISEÑO Llegados a este punto de la elaboración de nuestra presentación, es hora de presentar nuestro material con un diseño atractivo y cautivador. En esta fase, deberemos prestar especial atención a los siguientes puntos:

¿Cómo se incluirá el texto en la presentación (elección de las fuentes, los títulos, las tablas...)? ¿Utilizaremos material multimedia (videos, audio, fotografías...)? Y si decidimos usarlo, ¿cómo lo haremos para causar un impacto

favorable a nuestra audiencia?

El objetivo que nos animará a lo largo de toda esta etapa, será conseguir un diseño sencillo pero atractivo para nuestras transparencias, huyendo de los clip art y gráficos de baja calidad. Deberemos hacer la reflexión a la hora de elaborar el diseño de cada una de las transparencias de nuestra presentación: cada una de ellas podría ser digna merecedora de figurar como anuncio en una valla publicitaria o una revista.


En los puntos siguientes mostraremos conceptos y elementos que facilitan el camino del diseño tanto de las diapositivas como de la presentación en conjunto. Estos puntos son:

Menos es más. No asumas que la audiencia sabe tanto como tú. Texto legible. Evitar el uso de plantillas prediseñadas. Test de la valla publicitaria.

Cuando una transparencia es simple, su contenido puede captarse en unos pocos segundos. A partir de ese momento, la atención se centra en el ponente y la audiencia abandona la pantalla. Si la transparencia es muy compleja, la audiencia pasará el tiempo intentando desentrañarla en lugar de escucharnos. Simplificando las diapositivas atraeremos la atención de la audiencia.

Demasiada información en la presentación puede llegar a confundir y desorientar a nuestra audiencia. Las transparencias deben ser sencillas, sin incluir demasiados elementos, eliminando lo superfluo y escribiendo un texto corto que incluya la idea o mensaje clave del tema que desarrollaremos. Si una transparencia contiene demasiada información, entonces ésta debería repartirse entre dos, tres o más transparencias, de manera que alcance un equilibrio. No por incluir mucha información en una transparencia se verán claramente las relaciones entre los datos. Cada transparencia debería ser simple y no contener más de una sola idea.

Menos es más


Otra opción para la buena visibilidad del texto, sería jugar con los contrastes de colores entre la letra y el

fondo. Por ejemplo, fondo blanco y letras negras. Aunque si escogemos esta opción, deberemos evitar los colores chillones, tanto para el fondo como para el texto, ya que cansa la vista.

Si no nos ponemos en la piel de la audiencia, nos resultará difícil sintonizar con sus conocimientos y expectativas. Como consecuencia, la presentación no conectará con ella y acabará en fracaso. Cuando sabemos mucho sobre un tema, puede resultarnos casi imposible imaginarnos que otras personas no sepan tanto como nosotros. Esto, como hemos comentado anteriormente, se conoce como “la maldición del conocimiento”. Deberemos encontrar cuál es lenguaje de la audiencia y hablarlo. Nosotros podemos ponernos a su nivel, no debemos esperar que la audiencia se eleve al nuestro.

Asegurarnos que el texto sea legible Un error común en muchas presentaciones es elegir un tamaño de letra demasiado pequeño.

Seguramente, a los pocos minutos de la exposición, escucharemos un murmullo de los oyentes ubicados al fondo de la sala. “¿Qué dice ahí?” se preguntarán. Para evitar estas situaciones, el cuerpo de letra no deberá ser menor de 20 y la tipografía debe ser legible por todos los asistentes desde todos los puntos.

Otro elemento que interfiere en la visualización de una diapositiva es el color de fondo de imagen. Siempre es preferible que éste sea blanco o de color claro, ya que de esta manera, el contenido de la diapositiva, será visible desde todos los ángulos de la sala.


Evitar el uso de las plantillas prediseñadas

En la sociedad de hoy en día se exigen productos adaptados y personalizados al consumidor.

Lo mismo ocurre en las presentaciones con PowerPoint. Por este motivo, deberemos prestar atención y ser concientes que el mensaje de nuestra presentación deberá ir acorde con nuestro diseño personal. De esta manera, la audiencia podrá reconocer la innovación en nuestra presentación y resultará más fácil que se acuerden de las ideas clave.

Por el contrario, si utilizamos plantillas predeterminadas por el programa, nuestra presentación puede parecerle a la audiencia monótona, ya que tal vez hayan visto una presentación con dichas diapositivas o que las conozcan de ser usuarios de la herramienta.

Test de la valla publicitaria

Es conveniente que, cuando hayamos terminado de diseñar nuestra presentación, realicemos el siguiente “test”.

Imaginemos que vamos circulando por una carretera a 100km/h y de repente aparece nuestra transparencia en una valla publicitaria. ¿Seríamos capaces de comprender su totalidad en 3 o 4 segundos?

Si la respuesta es negativa, evidenciará que todavía podemos reducir información superflua de nuestras transparencias.


3. EXPOSICIÓN

Esta fase de la presentación hemos decidido dividirla, teniendo en cuenta y basándonos en los puntos anteriormente mencionados, en los siguientes apartados:

Principio: ¿Cómo empezar con fuerza nuestra presentación? Durante: Lenguaje verbal y no verbal. Final: ¿Cómo concluir eficazmente?

Por fin llegamos a la última y más temida etapa de la presentación, aquella en la que culmina todo nuestro trabajo anterior: la exposición delante de la audiencia.

Para que la exposición sea un éxito, debemos tener en cuenta:

El lenguaje verbal: lo que se dice, es decir, el contenido que pondríamos en una transparencia.

El lenguaje no verbal: lo que no se registraría en nuestra presentación, pero se percibiría.

A su vez, dentro del lenguaje no verbal se incluirían dos categorías:

El lenguaje paraverbal: cómo se dice el mensaje (entonación, tono, énfasis, pausas, etc.).

El lenguaje corporal: lo que el cuerpo transmite a través de los gestos, posturas, mirada, desplazamientos, etc.


3.1. PRINCIPIO El inicio y el final resultan los dos momentos clave de nuestras presentaciones. La aplicación de este principio implica que la premisa o idea fundamental de nuestra presentación debe quedar claro en estos dos momentos. Es una gran idea llevar perfectamente formuladas, memorizadas y ensayadas la fase inicial con la que abriremos nuestra presentación y la frase final con la que la cerramos. Tristemente, son las dos fases que nadie suele preparar, hecho que provoca arranques pobres y finales decepcionantes. Por otro lado, se ha demostrado que la atención de la audiencia va desminuyendo a medida que avanza el tiempo de la presentación. La forma de cómo empecemos resultará crucial para captar la atención y transmitir un mensaje positivo que anuncie que nuestra presentación es diferente. A continuación, os presentamos una serie de aperturas clásicas que podremos adaptar a nuestro discurso en función de nuestras necesidades y nuestra audiencia.


Aperturas clásicas para empezar con fuerza nuestra presentación

Pregunta dirigida a los miembros de la audiencia

Es mejor romper el hielo con una pregunta retórica significativa y provocativa a la que proporcionemos respuesta rápidamente. Si la pregunta está bien elegida y resulta relevante para el tema tratado, evocará una respuesta inmediata, involucrará a la audiencia, eliminará barreras y hará reflexionar acerca de cómo se les aplica el mensaje personalmente.

Hecho poco conocido o estadística sorprendente

Debe estar íntimamente relacionado con el mensaje central de nuestra presentación. Cuanto más sorprendente, inesperado o desconocido, mayor será su efecto.

Los aficionados al ajedrez conocen bien la importancia de una buena apertura. Tal y como define Wikipedia al explicar las aperturas de ajedrez:

“Un mal comienzo de la apertura puede implicar un resultado catastrófico, que nos lleve a perder la partida antes de tiempo. Para evitar esto es necesario seguir estrictamente una serie

de principios para asegurarnos un buen comienzo de la partida.”

En relación a la presentación, normalmente, durante los primeros segundos de la presentación, juzgando por las transparencias y por nuestro lenguaje verbal y corporal, la audiencia ya sabe instintivamente cómo somos, cómo será la charla y si les interesará o les aburrirá.

Las aperturas clásicas para abrir una presentación son las siguientes:


Retrospectiva/Prospectiva

Permite captar la atención del público arrancándolo del presente y llevándolo hacia delante o hacia atrás en el tiempo. Mediante este contraste, podemos dejar patente el valor de nuestro producto o servicio. Anécdota

Mejor que empezar por un chiste (ya que puede resultar catastrófico especialmente si no somos chistosos), recomendamos contar una buena anécdota, que no tiene que ser divertida, aunque si entretenida y relevante para el tema tratado. Las anécdotas crean inmediatamente empatía con la audiencia. Poseen la capacidad y virtud de hacer que un tema abstracto y potencialmente aburrido, cobre forma en la imaginación de nuestros oyentes.

Cita de una fuente reconocida

No tenemos que recurrir a grandes personajes históricos. Basta que se trate de una fuente autorizada, de prestigio en nuestro campo, que hable sobre nuestro trabajo o sobre nuestro tema. Una buena cita puede captar el interés de la audiencia y darnos credibilidad desde el inicio de la presentación.

Aforismo, dicho o refrán popular

Si nos decantamos por un aforismo, proverbio o refrán, debemos asegurarnos de que guarda relación directa con el tema de nuestra presentación y, especialmente, con el mensaje que deseamos transmitir. Utilizados con inteligencia y mesura, permitirán profundizar en los temas, de manera sencilla, ingeniosa y rápida.


Analogía o metáfora

Una analogía bien discurrida será capaz de explicar con claridad meridiana un concepto arcano, oscuro o complicado. Cuanto más sencilla y clara sea, mejor para la audiencia. Una buena analogía sirve para hilvanar toda nuestra presentación. Nada nos impide que utilicemos alguna combinación ocurrente de las aperturas clásicas mencionadas. Lo más importante que debemos recordar es: la apertura utilizada debe guardar relación con la idea central de tu presentación. Y, por supuesto, la apertura no es sino el principio. Aún queda por jugar toda la partida.


3.2. DURANTE Tal y como hemos comentado al inicio de este mismo punto, la comunicación verbal y la no verbal son la espina dorsal de una presentación de éxito. Los elementos que componen tanto la comunicación verbal como la no verbal se evidencian a lo largo del tiempo que disponemos para realizar nuestra presentación. Aunque muchas veces tengamos la sensación de usar correctamente estos elementos (voz, gesticulación, pausas, posición corporal y desplazamiento por el auditorio, el tono del discurso, etc.), podemos estar seguros que siempre podremos mejorar su gestión. Seguidamente os presentamos los elementos que son imprescindibles para la buena comunicación verbal y no verbal durante nuestra presentación, y su correcta utilización.

La voz es la herramienta utilizada para comunicar nuestro mensaje. La voz mal utilizada dificulta la comprensión de un discurso y transmite una mala imagen de nosotros como oradores.

Para poder pintar un discurso rebosante de color, deberemos prestar atención a los siguientes elementos: Subir y bajar el volumen

Nos servirá para realzar los elementos importantes de nuestra presentación, siempre y cuando utilicemos este recurso de forma esporádica.


Articular correctamente

Articularemos cada palabra de nuestras frases claramente, manteniendo siempre el contacto visual con la audiencia. Deberemos evitar mascullar, cuchichear y terminar las frases subiendo o bajando la voz excesivamente sin que se oiga bien la última palabra. Para hablar con claridad, podemos practicar con un lápiz atravesado en la boca.

Utilizar cambios de ritmo

Deberemos tomarnos nuestro tiempo y no hablar más rápido de lo que lo hacemos normalmente. Tanto la velocidad como la lentitud tienen su momento justo.

Entonación de las frases

El tono de nuestra voz dibuja el sentido de nuestras palabras. En todas las frases deberíamos enfatizar las palabras más relevantes, hecho que nos dará autoridad como oradores y transmitirá confianza en nuestro discurso.

Cuando nos dirigimos a la audiencia, se entabla un juego de miradas cuya influencia sobre el discurso empieza mucho antes de tomar la palabra. Conviene, por tanto, que nuestra primera expresión sea amable, abierta y optimista. La mirada nos servirá para allanar el camino hacia una buena comunicación.

El hecho de mirar directamente a la audiencia confiere el mensaje de que le estamos hablando a ella y no simplemente delante de ella. Como consecuencia, la audiencia se sentirá parte de la presentación, devolverá la mirada y se concentrará en nuestro discurso.


La mirada no debería fijarse en un solo individuo

Si nos centramos en una sola persona, la habremos “secuestrado visualmente”: Se sentirá obligada a devolvernos la mirada, a asentir cuando afirmamos o a sonreír cuando sospeche que hemos dicho algo gracioso. Del resto de la audiencia se adueñará la sensación de estar de más en la sala, ya que considerarán que son espectadores de un diálogo entre dos personas, del que se sienten excluidos. Como consecuencia, se perderá el interés de estos oyentes. No expondremos nuestro discurso al suelo o a la pared del fondo

Por timidez o inseguridad, a veces se es incapaz de mirar a los ojos. Es en ese momento cuando la indiferencia se hará plausible para todos los asistentes de la sala. Los primeros en sentirse ignorados, serán los oyentes de las primeras filas, aunque esta sensación se irá extendiendo hasta los ocupantes de las últimas filas. Como resultado, la presentación resultará un fracaso. Abarcaremos con la mirada a toda la sala

Repartiremos la mirada por todos los rincones de la sala, deteniéndonos alternativamente en cada uno de los asistentes, salvo que se trate de una audiencia excesivamente numerosa, en cuyo caso, concentraremos la mirada entre los oyentes más cercanos. De esta manera, conseguiremos involucrar a todos los asistentes.


No leeremos nuestras transparencias

Cuando asistimos a una presentación o conferencia, deseamos encontrar a una persona viva que, con entusiasmo y convencimiento, nos transmita un mensaje que nos pueda interesar. Si como oradores leemos nuestras propias ayudas visuales dando la espalda a la audiencia, debemos tener en cuenta que:

Transmitiremos inseguridad a la audiencia. ¿Tan mal se sabe su discurso y tan bajo es su conocimiento del tema, que no se puede desviar de la letra escrita?

Desconectaremos de la audiencia. Mientras nosotros leemos, ellos leen más rápido y aprovecharán el tiempo que les reste para consultar el correo electrónico con el teléfono, hablar entre ellos, etc. No nos prestarán atención.

Podemos llegar a aburrir.

Haremos que la audiencia se irrite. Cuando la audiencia tiene la sensación de que les estamos haciendo perder su tiempo y su dinero, necesariamente la irritamos. Fuera cual fuera el propósito de nuestra presentación, no nos podemos extrañar si no se cumple.

Desgraciadamente, asistimos a demasiadas presentaciones en las que el orador habla tan rápido que no nos da tiempo a asimilar sus ideas. Las transparencias pasan volando: no hemos terminado de interpretar un gráfico o de captar un concepto, cuando ya aparece la siguiente transparencia con nuevas ideas, textos y diagramas. Como consecuencia de este “estrés”, terminamos desconectando del discurso.

Debemos aprender a intercalar pausas dentro de nuestras presentaciones. Algo aparentemente tan sencillo como guardar silencio durante más de tres segundos, resulta, sin embargo, de una dificultad apabullante cuando nos subimos a un escenario. Sin embargo, las pausas son tan valiosas y mejoran tanto el discurso, que debemos esforzarnos para incluirlas con naturalidad.


Los silencios son elocuentes. Crean un vínculo entre el orador y la audiencia. Añaden énfasis a las palabras.

Durante la pausa, se obliga a la audiencia a prestar atención y también se le permite digerir la última información.

Después de cada idea y antes de pasar a la nueva, una pausa nos da tiempo para ordenar nuestros pensamientos. Pausas cortas entre frases largas proporcionan también ese respiro para reorganizar, mentalmente, nuestras próximas palabras.

Un uso muy eficaz es la doble pausa: se efectúa una antes de la frase importante que se desea enfatizar y otra al finalizarla. La primera

pausa anticipa que una información importante está por llegar, mientras que la segunda permite digerirla. El aislar la frase dentro del mismo discurso, equivale a destacar dentro de un cuadro llamativo una frase en un documento escrito.

Dominar el uso de la pausa es difícil y requiere una gran confianza en uno mismo, ya que la pausa atrae la atención del público y obliga que las primeras miradas se centren en nosotros. Es en ese momento, cuando debemos aprovechar para mantener el contacto visual con la audiencia.

CCCooonnntttrrrooollleeemmmooosss eeelll MMMOOOVVVIIIMMMIIIEEENNNTTTOOO

En ocasiones, muchos ponentes parecen leones enjaulados, moviéndose a ritmo nervioso por la tarima, cubriendo todo el espacio, hacia adelante y hacia atrás, de izquierda a derecha. Acompañan su discurso de movimientos espasmódicos sin sentido ni control, que distraen y marean a la audiencia. Para ganar expresividad y cercanía con nuestra audiencia, podemos acompañar nuestro discurso con el movimiento de nuestro cuerpo. De esta manera no tendremos la sensación de parecer fieras enjauladas y ganaremos en expresividad y naturalidad.

Controlar el movimiento supone todo un desafío. Pero para poder superar este reto os mostramos, a continuación, 7 pautas para que podamos comportarnos como los reyes del escenario y no como reyes de nuestras jaulas. Éstas son las siguientes:


1. Nos moveremos por el escenario, siempre y cuando la idea que estemos exponiendo lo exija.

2. Deberemos tener cuidado de no interponernos ante el haz del proyector ni tropezar con cables ni el mobiliario de la sala. Conviene que organicemos nuestro espacio antes de empezar la presentación.

3. Evitaremos movimientos espasmódicos y dar paseos por el escenario. Aunque es recomendable cambiar de postura de vez en cuando, no debemos parecer ni estatuas ni animales enjaulados.

4. Evitaremos cualquier brusquedad: pisotones, saltos, ademanes enfáticos, giros repentinos, etc. Se trata de dar naturalidad a nuestro discurso y no de asustar a la audiencia.

5. Nos moveremos con suavidad y, mientras nos movemos, seguiremos hablando intentando dar la espalda a la audiencia el menor tiempo posible.

6. Combinaremos movimientos laterales con desplazamientos hacia delante y hacia atrás. Deben ser naturales.

7. Cuando terminemos un movimiento, la posición perfecta para no balancearse con los pies, es anclarlos en el suelo con las piernas abiertas a la altura de los hombros.


LLLooosss pppuuunnnttteeerrrooosss lllááássseeerrr

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Pocas herramientas resultan tan explotadas como las “minúsculas espadas” de los punteros láser.

Seguidamente os mostraremos y argumentaremos el porqué su uso puede arruinar nuestra presentación.

Debido a su facilidad de uso, nos sentimos tentados a utilizar el puntero para señalar cada elemento que aparece en la pantalla de nuestra presentación. La consecuencia de este uso indebido es que le provocaremos tedio y fatiga a nuestra audiencia.

Si nos tiembla la mano, debido a los nervios, lo amplificará.


Cuando estamos señalando constantemente la proyección, pasamos de ser ponentes a transformarnos en una simple voz en off. Le cedemos todo el protagonismo a la pantalla, ya que terminamos por darles la espalda a los oyentes, limitándonos a leer y señalar lo que aparece en la proyección. El puntero ata al ponente y a la audiencia a la proyección, destruyendo la naturalidad de la presentación.

Resulta casi imposible no caer en la tentación de jugar con los objetos que tenemos entre las manos, sobre todo si estamos nerviosos. Debemos evitarlo, ya que la audiencia podría estar más pendiente de lo que hacemos con el objeto que de lo que les estamos contando.

Para terminar, si a la hora de exponer nuestra presentación, necesitamos un puntero para señalar las diferentes partes de una

transparencia, entonces es que ésta es demasiado complicada y no hemos tenido en cuenta la simplicidad, la animación u otros elementos básicos de la fase de diseño que garantizan la rápida y fácil comprensión de nuestras transparencias.

LLLAAASSS MMMUUULLLEEETTTIIILLLLLLAAASSS

Muchos de nosotros cuando exponemos en público, sin darnos cuenta, intercalamos entre frase y frase un “Bueno”, “o sea” o “un poco”. Otras veces rematamos finales de frases con un “¿no?”, “¿está claro?”,”eh”, “vale” o el clásico e irritante “¿entiendes?”.

Estas expresiones, sin sentido, son las llamadas muletillas. Recurrimos a ellas como mecanismo retardatorio para ganar ese medio segundo durante el cual pensamos en nuestras siguientes palabras.

Sin embargo, para esto están las pausas. Una pausa posee un efecto balsámico tanto para el oyente como para el ponente, mientras que una muletilla, al estar vacía de significado, no aporta nada y entrecorta y entorpece nuestro discurso.

Existen dos técnicas que nos pueden ayudar a eliminar las muletillas de nuestro discurso:


Hablar más lentamente y hacer pausas entre frases

Al principio resultará forzado, pero con el tiempo saldrá con naturalidad. Cada vez que hablemos deberemos realizar el esfuerzo consciente de ralentizarnos. Grabarnos en vídeo o simplemente la voz

No es necesario que sea una presentación formal. Basta con que narremos una historia o le contemos a un pequeño auditorio nuestro proyecto. Después, repasaremos la grabación en busca de muletillas repetitivas y, una vez localizadas, seremos inflexibles con ellas. Cuanto mayor grado de consciencia tomemos de ellas, más rápidamente desaparecerán.

Los oradores más cautivadores son aquellos a quien les apasiona su tema y lo conocen a fondo. Si no estamos interesados en nuestro propio tema sobre el cual gira la presentación y no nos entusiasmamos con él, ¿cómo podemos esperar que a la audiencia le interese?

Un ponente puede mostrar verdadero entusiasmo de muchas maneras:

Un tono de voz sincero y natural, demuestra conocimiento y entrega. Un contacto visual sostenido. Gestos y movimientos relajados y naturales. Materiales de presentación cuidadosamente escogidos y preparados.

Hay que decir, también, que el entusiasmo no mejora el contenido, pero es contagioso.


Aunque a menudo escuchemos la excusa de que ciertos temas son poco atractivos para hacer de ellos una buena exposición, debemos recordar que, a priori, no existen temas aburridos, sino presentadores aburridos. Sí es cierto que ciertos temas requieren un mayor esfuerzo de preparación, más exhaustivo y meticuloso para poder captar a la audiencia, por ejemplo, balances, análisis, estadísticas, etc. Teniendo en cuenta los puntos que ya hemos tratado en el presente manual, podremos amenizar estas exposiciones con anécdotas personales, videos originales, etc. De esta manera, le transmitiremos a la audiencia toda nuestra dedicación, interés y entusiasmo en hacer de nuestra exposición. Teniendo en cuenta esto, siempre que presentemos deberemos preguntarnos lo siguiente: si al terminar la exposición le preguntaran al público si el ponente sentía pasión por el tema que estaba exponiendo, ¿qué respondería la audiencia? Debemos ser conscientes que no sólo comunicamos con nuestras palabras, lo hacemos con todo nuestro cuerpo y nuestras expresiones.

Pasarse del tiempo establecido representa una falta de respeto que un ponente puede tener hacia su audiencia y hacia otros ponentes. Tengamos en cuenta que cuando nos pasamos de tiempo ocurre lo siguiente:

El público se inquieta y empieza a preguntarse cuándo va a terminar la presentación, mientras miran el reloj.

Al siguiente orador (si lo hay), le estamos robando su tiempo y tal vez, tenga que reducir su presentación.

Todo el programa se retrasa. No queda tiempo ni para despedirnos de nuestra audiencia ni para el turno de ruegos y preguntas. Este

último es uno de los aspectos más importantes de toda presentación en público, ya que se establece un diálogo directo con la audiencia.

No nos tenemos que angustiar si nuestra presentación es más corta que el resto o si no apuramos el tiempo asignado.


¿Qué estrategias podemos usar para gestionar correctamente nuestro tiempo? Debemos dimensionar adecuadamente la presentación. El problema de la mayoría de las presentaciones es que se pretende decir

demasiado en poco tiempo y la consecuencia es que nos pasamos del tiempo que se nos ha otorgado para nuestro discurso. Esto nos ocurre cuando, de entre tanta información, no somos capaces de destilar la idea o mensaje fundamental que queremos transmitir.

Una estrategia de gran eficacia para mantenernos dentro de los límites, consiste en realizar ensayos. Sólo así sabremos cuánto tiempo

nos llevará nuestra presentación. Por ensayar no se entiende pensar en lo que diremos en cada transparencia, sino ponerse cronómetro en mano y hacer una presentación en toda regla, aunque sea en una sala vacía o en el comedor de nuestra casa.

También podemos utilizar recordatorios de tiempo durante la presentación. Un colega puede avisarnos discretamente del tiempo que nos va quedando mediante señales convenidas. Otra opción más profesional sería el uso de un dispositivo vibrador, el cual habremos programado anteriormente para que vibre (desde el bolsillo de la chaqueta, pantalón, etc.), cuando queden 5 minutos para terminar, y haga lo mismo cuando queden 2 minutos.

NNNOOO DDDEEEJJJEEEMMMOOOSSS NNNAAADDDAAA AAALLL AAAZZZAAARRR Si nuestra presentación incluye elementos multimedia o demos, es muy importante que los probemos todo antes: si los vídeos funcionan, si el audio se oye correctamente, si los programas se ejecutan bien, si el cuerpo de letra se lee sin ninguna dificultad, etc. Si llevamos aparatos para las demos (cámaras de vídeo, portátil, etc.), es fundamental que comprobemos si estos funcionan correctamente antes de su uso.


3.3. FINAL Llegamos a la parte final de nuestra exposición. Esta parte, a su vez, está compuesta por dos elementos clave: la conclusión de nuestra presentación y el turno de ruegos y preguntas de la audiencia. Acto seguido os mostramos como debería concluir correctamente una presentación con PowerPoint y como gestionar eficazmente las preguntas de nuestra audiencia.

Aunque la inmensa mayoría de las presentaciones terminen con una transparencia de “Gracias”, es mucho mejor darlas verbalmente, ya que la transparencia que muestre la conclusión debería delimitar, con toda claridad, el final de la presentación.

Otro fin de la presentación nada recomendable, es despedirnos de nuestra audiencia con expresiones del estilo “Bueno, y eso es todo” o “Bueno, y con esto he terminado, espero que lo hayan entendido”. Son poco enfáticas y desafortunadas.

Deberemos contemplar la última transparencia como una oportunidad de oro para reforzar la transmisión de nuestro mensaje. Pondremos en ella aquella frase que resuma nuestra presentación, con un mensaje cuidadosamente seleccionado.

Esta frase debe expresarse con entusiasmo. Como hemos visto en un punto anterior, si el énfasis debe estar presente en nuestra presentación para comunicar eficazmente, en la conclusión es el elemento y el momento clave por antonomasia.

Para ello recurriremos a nuestras mejores armas para transmitir dicho entusiasmo, por ejemplo, nos podremos acercar al público, sonriendo sinceramente, mediante un gesto abierto de los brazos.


Ya sea por timidez, nerviosismo o por intentar evitar preguntas que no sabemos si las sabremos responder, aquí os mostramos una serie de claves para que podamos salir victoriosos de este momento. Dictaremos las reglas desde el inicio de la presentación, aclarando si nos pueden interrumpir, si haremos una pausa a mitad para

preguntar o si esperaremos hasta el final de la exposición para abrir el turno de preguntas.

Limitaremos el tiempo asignado a las preguntas.

Escucharemos la pregunta entera del oyente sin interrumpirle, aunque ya imaginemos qué nos va a preguntar.

TTTUUURRRNNNOOO DDDEEE RRRUUUEEEGGGOOOSSS YYY PPPRRREEEGGGUUUNNNTTTAAASSS

Hecha la conclusión y finalizada nuestra presentación, empieza el turno de ruegos y preguntas de la audiencia.

Deberemos tener en cuenta que, dependiendo del tipo de público y del tema de nuestra presentación, la gran mayoría de las veces tendremos que invitar a los oyentes a realizar preguntas. Expresiones del estilo “¿Quién se anima ha hacer la primera pregunta?”, acompañada de una sonrisa afable, puede abrirnos más puertas que simplemente diseñar una transparencia y proyectarla.

Aunque este momento es temido por muchos oradores, debemos interpretarlo como una oportunidad, ya que en él podremos reforzar y esclarecer nuestro mensaje mediante las preguntas de nuestros oyentes.


Reformularemos la pregunta con nuestras palabras, ya que así, tanto nosotros como el oyente, nos aseguraremos de haberla entendido correctamente. Al repetir la pregunta, haremos partícipe a toda la audiencia, ya que dependiendo de las dimensiones de la sala, puede que algunos oyentes no la hayan podido oír.

Dejaremos que todos los oyentes interesados participen de las preguntas. No debemos dejar que un solo oyente monopolice el tiempo. Nos dirigiremos primero a quién nos ha formulado la pregunta y luego, con el contacto visual, involucraremos al resto de la audiencia.

Evitaremos la ironía, sarcasmo, crítica mordaz, etc. Como ponentes nos harán tanto preguntas buenas como no tan buenas. Debemos ser corteses con los oyentes y agradecerles las preguntas, independientemente si su duda nos sirve para reforzar nuestro mensaje.

Responderemos a las preguntas con brevedad. Todas aquellas que requieran una explicación más larga o laboriosa, las pospondremos para el final o para resolver en privado al final de la presentación.

Si no sabemos la respuesta, es mejor admitirlo abiertamente e invitar a otros oyentes a que la respondan. No transmitiremos a nuestra audiencia una imagen de desconocimiento. Otra manera de actuar en esta situación, es comunicarle al oyente que le mandaremos la respuesta por correo electrónico. Hay que tener en cuenta que, si finalmente nos decantamos por esta opción, deberemos cumplirla.


A MODO DE RESUMEN Teniendo en cuenta todo lo que hemos explicado en el presente manual, os dejamos, a modo de ejemplo visual, dos modelos de presentaciones de dos personajes que seguro conoceréis. Ahora que habéis ampliado los conocimientos, juzgad vosostros mismos.

Comunicación Eficaz

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