Comultrasan multiactiva
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COOMULTRASAN MULTIACTIVA
MISIÓN
Comultrasan es una Cooperativa Multiactiva, que tiene como propósito satisfacer las
necesidades y expectativas de sus asociados a través de la comercialización de productos para el hogar y la construcción, la prestación de servicios de salud,
educación, recreación y crédito que mejoren su calidad de vida.
Orientan nuestra misión los principios y valores cooperativos, la calidad del servicio y el compromiso de ser un ente regulador de precios en el mercado. Nuestra acción está
basada en el desarrollo integral del talento humano, innovación tecnológica y responsabilidad social.
VISIÓN
En el 2015 seremos una Cooperativa Multiactiva posicionada a nivel regional y nacional
como modelo cooperativo socialmente rentable, focalizada en las necesidades de los asociados, dinámica, sostenible, competitiva y de amplia cobertura
PRINCIPIOS COOPERATIVOS
Adhesión Abierta y Voluntaria
En Comultrasan Multiactiva estamos abiertos a recibir a todas aquellas personas dispuestas a asociarse y a utilizar nuestros productos y servicios, sin discriminación de
género, raza, clase social, posición política o religiosa
Control Democrático
En Comultrasan cumplimos los procedimientos democráticos .Cada asociado tiene derecho a un voto y puede hacerse representar en el Consejo de
Administración quienes participan activamente en la definición de las políticas y lineamientos que la guían.
Participación Económica
Todo asociado a Comultrasan recibe una retribución sobre los aportes sociales y
beneficios en las transacciones que realice.
Autonomía e Independencia
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Somos una cooperativa autónoma e independiente, controlada en forma democrática por nuestros asociados.
Educación, Entrenamiento e Información
En Comultrasan Multiactiva brindamos educación y entrenamiento a
nuestros asociados, Dirigentes y empleados a fin de lograr el desarrollo eficaz. Informamos en forma permanente la naturaleza y beneficios del cooperativismo.
Cooperación entre Cooperativas
En Coomultrasan Multiactiva trabajamos de manera conjunta con organizaciones del
sector solidario para servir mejor a nuestros asociados.
Compromiso con la Comunidad
En Comultrasan trabajamos para el desarrollo sostenible de la comunidad en la
cual actuamos,
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Comultrasan Multiactiva tiene una estructura organizacional de tipo vertical,
en la cual la administración, vigilancia, control económico y social, están a cargo de:
La Asamblea General
El Consejo de Administración
La Revisoría Fiscal
La Gerencia General La Junta de Vigilancia
Igualmente, está compuesta por las Unidades de Negocio y las Unidades de Apoyo,
así:
Unidades de Negocio:
Programa de Hogar
Programa de Materiales para Construcción
Programa de Crediaportes
Programa de Salud Complementaria
Programa de IPS
Programa de Educación
Unidades de Apoyo:
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Departamento Administrativo
Departamento de Gestión Humana
Departamento de Tesorería
Departamento de Contabilidad
Departamento Jurídico y Cartera
Departamento de Mercadeo y Publicidad
Departamento Control Interno
Departamento de Planeación
Departamento de Servicios Generales
Departamento de Organización y Métodos
Departamento de Sistemas
PROCEDIMIENTOS
Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un Registro de préstamos y Libros de Entradas y Salidas.
Solicitar y devolver correctamente al Archivo Central los documentos, que siendo ya transferidos, su consulta sea necesaria para la unidad
administrativa.
Elaborar un Registro de las transferencias realizadas al Archivo Central.
PROCESO:GESTION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS MEDIANTE REGISTROS
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTOS : CONTROLAR LAS SALIDAS Y ENTRADAS DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES MEDIANTE REGISTROS DE PRESTAMOS Y
LIBROS DE ENTRADAS Y SALIDAS
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ALCANCE:
Toda la documentación de la empresa de las áreas, de tipo administrativo, contable, jurídica, financiera, Gestión Humana, Tesorería, Jurídico y Cartera, Mercadeo
y Publicidad, Control Interno, Planeación, Organización y Métodos
RESPONSABLES:
Responsables de los archivos de las diferentes dependencias. Coordinador de documentos de la dirección general y el equipo respectivo
PROCESO / PROCEDIMIENTO PROVEEDOR:
Coordinador de dependencia
Dirección general
PROCESO/ PROCEDIMIENTOS CLIENTE
Dependencias de la empresa
ENTRADAS:
Todos los documentos que ingresan y salen de la empresa que cumplan con las
norma técnica colombiana y las normas Icontec.
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Actividades para el recibo de documentos
Recepción
Clasificación
Apertura
Revisión
Radicación
Registro
Reparto
Dependencia
Actividades para el despacho de documentos
Elaboración
Firma
Traslado
Verificación
Numeración y fechado
Registro
Reparto
Envió
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Registrar la documentación con el cuño de tinta que indicaba la fecha del día y
el espacio para anotar a mano el código de registro. Una vez registrada la documentación con el código, se anotaba en el libro de
registro la documentación recibida. Con todo el registro realizado, se procedía a realizar las fotocopias, archivar los
originales en el archivo general y distribuir las copias de los documentos a los destinatarios
Al indicar los destinatarios de los documentos, éstos reciben un aviso, a través
del correo electrónico, indicándoles la llegada de un documento a su nombre para que puedan acceder a él.
Al indicar los destinatarios de los documentos, éstos reciben un aviso, a través del correo electrónico, indicándoles la llegada de un documento a su nombre
para que puedan acceder a él.
SALIDAS:
Los envíos u objetos que se adjunten a sus documentos de remisión. Las Quejas y Sugerencias llevarán la tramitación que expresamente se le
asigne en virtud del Reglamento
Órgano destinatario del documento original y extracto del objeto del
procedimiento o actuación para cuya tramitación se aporta. La salida se hará mediante acta de entrega del archivo de la entidad remitente
y deberá ajustarse al modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
OBJETIVOS DE PROCEDIMIENTO: SOLICITAR Y DEVOLVER CORRECTAMENTE
AL ARCHIVO CENTRAL LOS DOCUMENTOS, QUE SIENDO YA TRANSFERIDOS, SU CONSULTA SEA NECESARIA PARA LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.
ALCANCE:
Toda la documentación de la empresa, de tipo administrativo
RESPONSABLES:
Los jefes de las Dependencias son los responsables de las transferencias documentales Primarias.
Auxiliares administrativa Gestión Documental
PROCESO / PROCEDIMIENTO PROVEEDOR:
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Funcionario responsable de la oficina
PROCESO/ PROCEDIMIENTOS CLIENTE:
Coordinador o jefe de archivo de la empresa
ENTRADAS:
Documentos recibidos y producidos en sus diferentes medios de soportes
Correspondencia interna y externa
Solicitudes
Inventarios documentales
Procedimientos mejora continua
Tablas de retención documental
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Construcción y aprobación del Plan Anual de Transferencias primarias
La aplicación del Cronograma de transferencias
Organización de los documentos a transferir en las unidades de conservación
marcadas y rotuladas con la información en ellas impresas de tal forma que permita su ubicación y recuperación.
La Dependencia debe transferir al Archivo Central, solamente aquellas Series y Subseries Documentales contempladas en las Tablas de Retención Documental
que hayan cumplido el tiempo estipulado en ellas para el Archivo de Gestión. La Coordinación suministra las unidades de conservación para las
transferencias documentales, teniendo en cuenta el volumen de documentos a transferir; previa solicitud escrita de las dependencias.
Los jefes de las diferentes unidades porque podrán evaluar objetivamente el
desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos
SALIDAS:
Formato único de inventario
Planillas de correspondencia
Indicadores analizados
Cronograma de trasferencias
Actas de comité de archivo
Base de datos de radicación
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PROCESOS : gestión documental
PROCEDIMIENTO : Registro de las transferencias
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar un Registro de las
transferencias realizadas al Archivo Central.
ALCANCE:
Toda la documentación de la empresa
RESPONSABLES:
Responsable Archivo de Gestión
Auxiliares administrativos de Gestión Documental
PROCESO / PROCEDIMIENTO PROVEEDOR:
El funcionario responsable de cada dependencia
PROCESO/ PROCEDIMIENTOS CLIENTE:
Coordinador de archivo
ENTRADAS:
Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y
servicios de todos los archivos de una entidad. Remisión de documentos de los archivos de las distintas dependencias.
Disponer del formato único de inventario documental.
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Se verifica la preparación física del archivo y su correspondencia con lo registrado en el Inventario Documental elaborado por la oficina productora.
Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. .
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
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Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se
relacionarán las series, Subseries y unidades documentales.
Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo
General de la Nación, cuando sea del caso.
SALIDAS:
El envío oportuno de la documentación a la instancia competente, previa aprobación del Comité de Archivo de la entidad.
Nombre y teléfono del responsable de los documentos que se transfieren
La responsabilidad de la aplicación del Catálogo recae sobre el cliente.
Firma correspondiente del formato único de inventario documental por parte del
funcionario responsable de la preparación de la transferencia, del funcionario responsable de la oficina y del jefe de archivo.
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