COMP 20101 Comptabilité informatisée Le module - Paie Novembre 2006.

COMP 2010 1

Comptabilité informatisée

Le module - Paie Novembre 2006

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Comptabilité informatisée – La paie

1. Rémunération

2. Périodes de paie

3. Retenues obligatoires

I. Cotisations à l’assurance-emploi (A-E)

II. Cotisations au régime de pension du Canada (R.P.C)

III. Retenues d’impôt sur le revenu

4. Calcul de la paie ( gains bruts et déductions)

5. Employés occasionnels1. Calcul de la paie – employés occasionnels

2. Comptabilisation de la paie

3. Comptabilisation du paiement aux employés

4. Comptabilisation de la contribution de l’employeur (A-E et R.P.C)

5. Remise des retenues sur la paie (employé + employeur)

Contenu du cours

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6. Employés permanents1. Calcul de la paie – employés permanents

2. Comptabilisation de la paie

3. Comptabilisation du paiement aux employés

4. Comptabilisation de la contribution de l’employeur (A-E et R.P.C)

5. Remise des retenues sur la paie (employé + employeur)

7. Année civile – préparation des feuillets T4

8. Remise des feuillets T4 aux employés

9. Préparation du T4 sommaire

10. Préparation par l’employé de sa déclaration de revenus T1

11. Feuillet T4 - Ajustement par rapport à une erreur ou une omission

12. Formulaires

Contenu du cours (suite)

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À salaire fixe ( par semaine, aux deux semaines , par mois, etc…)

À l’heure À l’unité de production À commission

1. Rémunération

Quelques méthodes de rémunération d’un employé:

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hebdomadaire ( 52 pp / année ) aux deux semaines ( 26 pp / année ) bimensuel ( 24 pp / année ) mensuel ( 12 pp / année )

2. Périodes de paie

Un employé peut être payé à différentes intervalles :

PP = période de paie . La période de paie est très importante lorsque vous utilisez les tables de retenues sur le paie relativement aux déductions A-E, R.P.C. , l’impôt fédéral et provinciale.

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3. Retenues obligatoires – i. Cotisations A-E

Cotisation de l’employé pour l’année 2005 maximum de la rémunération assurable 39 000$ taux de cotisation 1,95 % cotisation annuelle de l’employé 760,50 $

Cotisation de l’employeur pour l’année 2005 1,4 la cotisation de l’employé 1064,70 $

( 39 000 x 0,0195 x 1,4)

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3. Retenues obligatoires – ii. Cotisations R.P.C

Cotisation de l’employé pour l’année 2005 tout employé âgé de 18 à 70 ans maximum des gains 41 100 $ exemption annuelle de base ( 3 500 $) maximum de la rémunération 37 600 $ taux de cotisation 4,95 % cotisation annuelle de l’employé 1 861,20 $

Cotisation de l’employeur une part égale à celle de l’employé 1 861,20 $

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3. Retenues obligatoires – iii. Retenues d’impôt sur le revenu

Cotisation de l’employé L’impôt sur le revenu s’applique

seulement à l’employé. Les retenues d’impôt fédérales et provinciales seront inscrites sur le feuillet T4 et seront nécessaires à l’employé pour préparer sa déclaration de revenus fédérale ou provinciale.

Cotisation de l’employeur Aucune cotisation requise.

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3. Retenues obligatoires – iii. Retenues d’impôt sur le revenu (suite)

Lors de son embauche, l’employé doit normalement compléter les formulaires TD1 et TD1NB. Si l’employé ne remplit pas ces formulaires, l’employeur devra présumer que l’employé a inscrit le code 1 (célibataire). De plus, l’employeur ne pourra pas changer ce code à moins que l’employé lui fournisse un formulaire dûment complété et signé.

Signification de certains codes : Code 0 – une personne non-résidente Code 1 – une personne célibataire Code E – un étudiant

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Pour déterminer le montant d’impôt à retenir sur la paie de l’employé, il faut suivre les étapes suivantes :

Calcul du revenu imposable Rémunération pour la période de paie xxx $ Moins : déductions permises ( xx )

(RPA, Cot. syndicale, REER, etc) Revenu imposable pour la période de paie xxx $

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À partir du montant de revenu imposable et du code établi par le formulaire TD1 ou TD1NB, vous pouvez déterminer la retenue d’impôt (Féd. et Prov.) à partir : les tables de retenues sur la paie les tables des disquettes –TSD/TOD les formules mathématiques les logiciels comptables (Simple comptable,

Fortune 1000, Accpac Plus, etc)

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Il y a 4 niveaux d’imposition pour l’année 2005 16 % ( 0 $ à 35 595 $ revenu imposable) 22 % ( 35 595,01 $ à 71 190 $ revenu imposable) 26 % ( 71 190,01 $ à 115 739 $ revenu imposable) 29 % ( + que 115 739 $ revenu imposable)

IMPÔT FÉDÉRAL

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Il y a 4 niveaux d’imposition pour l’année 2005 9,68 % ( 0 $ à 32 730 $ revenu imposable) 14,82 % ( 32 730,01 $ à 65 462 $ revenu imposable) 16,52 % ( 65 462,01 $ à 106 427 $ revenu imposable) 17,84 % ( + que 106 427 $ revenu imposable)

IMPÔT PROVINCIAL

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Premièrement, il faut déterminer les gains bruts pour la période de paie.

Ensuite, il faut calculer les déductions (cotisations ou retenues) relatives à la paie pour l’employé en fonction de ses gains bruts.

4. Calcul de la paie

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Rémunération par PP + Paie de vacances (optionnelle) _______________________________

Gains bruts

4. Calcul de la paie – gains bruts

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Paie de vacances

4 % = 2 sem. de congé / 50 sem. de travail


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Employé occasionnel ou saisonnier La paie de vacances sera versée à toutes les

périodes en plus de sa rémunération par période de paie.


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Employé permanent La paie de vacances sera versée seulement

lorsque l’employé aura gagné ses vacances.

La paie de vacances s’accumule pendant 50 semaines et l’employé sera en congé pendant la semaine 51 et 52. C’est à ce moment que l’employeur versera la paie de vacances.


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Employé permanent Le montant relatif à la paie de vacances représente

une charge de Salaires pour l’entreprise même si le versement de la paie de vacances est reporté à la 51e et 52e semaine. La dette a pris naissance aussitôt que l’employé a gagné sa paie de vacances, donc il faut comptabiliser cette somme au compte «Indemnités de vacances à payer» et ce à chaque période de paie.


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Projet de simulation comptable

À des fins pratiques, la paie de vacances sera comptabilisée à la fin du mois en passant une écriture de régularisation au journal général.


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Employé permanent Pour l’employé, la paie de vacances ne peut être

incorporée à ses gains bruts parce qu’elle n’est pas versée. N’oublions pas que l’employée est taxable selon la méthode de caisse, ce qui veut dire qu’il sera seulement imposé sur les sommes reçues au cours de l’année civile.


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Employé permanent Lorsque l’employé recevra sa paie de vacances,

l’employeur effectuera les retenues salariales et débitera le compte de passif «Indemnités de vacances à payer» au lieu du compte Salaire.

La charge de salaire aura été comptabilisée au cours des semaines 1 à 50.


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4. Calcul de la paie - déductions

Les déductions optionnelles : cotisations syndicales assurance-vie ou invalidité assurance-médicaments et dentaire R.E.E.R. R.P.A. Etc…

Les déductions obligatoires : A-E R.P.C. impôt sur le revenu

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5.1 Calcul de la paie – employés occasionnels

Les entreprises XYZ Ltée

pour la période de paie du 1 janvier au 7 janvier 2005

Gains Déductions Paie nette

Nom de l’employé

Gains

Bruts

Paie de vacances

Gains totaux

A-E R.P.C. Impôt (Féd.)

(code 1)

Impôt (Prov.)

(code 1)

Total (déd.)

Salaires à payer

Employé 1 300,00 12,00 312,00 6,08 12,11 21,80 13,95 53,94 258,06

Employé 2 480,00 19,20 499,20 9,73

21,38 49,50 30,70 111,31 387,89

Total 780,00 31,20 811,20 15,81 33,49 71,30 44,65 165,25 645,95

R.P.C A-E312- (67,30 (3 500 /52)) x 4,95 % = 12,11265 312 x 1,95 % = 6,084

499,20 – (67,30 (3 500/52)) x 4,95 % = 21,37905 499,20 x 1,95 % = 9,7344

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5.2 Comptabilisation de la paie

Dt Ct

510 Salaires 811,20

210 A-E à payer 15,81

215 R.P.C à payer 33,49

220 Impôt fédéral à payer 71,30

221 Impôt provincial à payer 44,65

230 Salaires à payer 645,95

Comptabiliser la paie pour la semaine se terminant le 7 janvier 2005

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5.4 Comptabilisation de la contribution de l’employeur (A-E et R.P.C)

Dt Ct

520 Charges sociales 55,62

210 A-E à payer 22,13

215 R.P.C à payer 33,49 Comptabiliser les contributions de l'employeur à A-E et R.P.C.

Dt Ct


110 Encaisse 645,95 Comptabiliser le paiement aux employés

5.3 Comptabilisation du paiement aux employés

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5.5 Remise des retenues sur la paie (contribution : É + EUR)

Dt Ct

210 A-E à payer 37,94

215 R.P.C à payer 66,98



221 Encaisse 220,87Comptabiliser la remise des retenues à l’Agence du revenu du Canada PD7A

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Les deux prochaines diapos contiennent un exemple du PD7A. La partie 1 est complétée par l’Agence du revenu du Canada

afin de fournir un sommaire des remises que l’entreprise a effectué les mois précédents.

La partie 2 doit être complétée par l’entreprise lorsqu‘elle effectue sa remise mensuelle. Dans l’exemple, le total de la remise s’élève à 220,87$, donc un chèque du même montant doit être préparé et envoyé à l’Agence du revenu du Canada avant le 15e jour du mois suivant que les retenues furent prélevées sur les salaires.

Le versement des remises peut être effectué dans les banques. Si c’est le cas, il faut s’assurer de présenter les deux parties du formulaires PD7A à la caissière afin qu’elle estampille la partie 1 qui servira de preuve que le versement a été effectué dans les délais prescrits et éviter une pénalité de 5% pour remise tardive.


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Comptabilité informatisée – La paie6.1 Comptabilisation de la paie – employés permanents

Les entreprises XYZ Ltée

pour la période de paie du 1 janvier au 7 janvier 2005

Gains Déductions Paie nette

Nom de l’employé

Gains

Bruts

Paie de vacances

Gains totaux

A-E R.P.C. Impôt (Féd.)

(code 1)

Impôt (Prov.)

(code 1)

Ass. vie

Total (déd.)

Salaires à payer

Employé 1 300,00 12,00 300,00 5,85 11,52 20,00 12,85 3,25 53,47 246,53

Employé 2 480,00 19,20 480,00 9,36 20,43 46,80 29,10 3,25 108,94 371,06

Total 780,00 31,20 780,00 15,21 31,95 66,80 41,95 6,50 161,66 617,59

R.P.C A-E

300 –(67,30 ((3 500 /52)) x 4,95 % = 11,51865 300 x 1,95 % = 5,85

480 – (67,30 ((3 500/52)) x 4,95 % = 20,42865 480 x 1,95 % = 9,36

La zone grise est optionnelle, elle sert SEULEMENT à calculer le montant

de paie de vacances qui sera imputé au compte « Indemnités de vacances à payer ».

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6.2 Comptabilisation de la paie

Dt Ct

510 Salaires (780 + 31.20) 811,20

210 A-E à payer 15,21

215 R.P.C à payer 31,95



225 Croix Bleue à payer 6,50

226 Indemnités de vacances à payer 31,20

230 Salaires à payer 617,59Comptabiliser la paie pour la semaine se terminant le 7 janvier 2005

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Les diapositives suivantes expliquent lorsque l’entreprise utilise un

compte courant ou un compte spécial (Banque-Paie) pour payer

ses employés.

Peu importe la situation l’écriture ci-dessus, qui sera inscrite au

journal des décaissements-dessus, sera la même dans les deux cas.

Dt Ct


110 Encaisse 617,59 Comptabiliser le paiement aux employés


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Situation 1 - Si l’entreprise utilise le compte courant

(un seul compte) pour payer ses employés, elle émettra

deux chèques au montant de 246,53 $ et 371,06 $


Situation 2 - Si l’entreprise utilise le compte spécial

(Banque-Paie) pour payer ses employés, la situation

sera différente.

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6.3 Comptabilisation du paiement aux employés (Situation 2)

L’entreprise émettra deux chèques (246,53 $ et 371,06 $) du compte de Banque–Paie. Le responsable de la paie va préparer le document «Demande d’envoi de chèque» afin de demander au trésorier d’émettre un chèque à l’ordre de Banque –Paie. Par la suite, le chèque au montant de 617,59 $ sera déposé dans le compte Banque-Paie afin de couvrir les deux chèques en circulation dans ce compte.

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Comptabilité informatisée – La paie6.3 Comptabilisation du paiement aux employés (Situation 2)

Le responsable du journal des décaissements enregistrera le chèque de 617,59 $ comme paiement de la dette relative aux salaires. C’est pourquoi que le compte débité sera Salaires à payer.

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Comptabilité informatisée – La paie6.3 Comptabilisation du paiement aux employés (Situation 2)

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6.3 Comptabilisation du paiement aux employés (Situation 2)

Il faut noter que les registres de l’entreprise ne contiendront aucune écriture relative aux deux chèques du compte Banque-Paie et le compte du grand livre affichera toujours un solde de ZÉRO.

L’état de compte de la banque confirmera que le transfert de fonds a été effectué et que les deux chèques furent encaissés par les employés. Normalement, le compte bancaire affichera aussi un solde à ZÉRO jusqu’à la prochaine période de paie.

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6.4 Comptabilisation de la contribution de l’employeur (A-E et R.P.C)

Dt Ct

520 Charges sociales 53,24

210 A-E à payer 21,29

215 R.P.C à payer 31,95 Comptabiliser les contributions de l'employeur à A-E et R.P.C.

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Comptabilité informatisée – La paie6.5 Remise des retenues sur la paie (contribution : É + EUR)

Dt Ct

210 A-E à payer 36,50

215 R.P.C à payer 63,90



222 Encaisse 209,15Comptabiliser la remise des retenues à l’Agence du revenu du Canada - PD7A

Dt Ct

225 Croix Bleue à payer 6,50

110 Encaisse 6,50Comptabiliser la remise des déductions relatives à l'assurance-vie

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7. Année civile – préparation des feuillets T4

À la fin de chaque année civile ( 1 janvier au 31 décembre), l’employeur doit préparer un feuillet T4, qui résumera les gains bruts et retenues salariales pour chaque employé.

Ce feuillet est complété en quatre copies. Deux copies sont remises à l’employé, une copie est envoyée à l’Agence du revenu du Canada avec le sommaire T4 et l’autre copie est conservée par l’entreprise.

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L’employeur doit remettre les feuillets T4 à ses employés au plus tard le 28 février. L’employeur est passible d’une amende s’il ne respecte pas la date d’échéance du 28 février.

8. Remise des feuillets T4 aux employés

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De plus, l’employeur doit préparer un T4 sommaire en deux copies.

Une copie est envoyée à l’Agence du revenu du Canada en date du 28 février avec une copie de chaque feuillet T4.

L’employeur doit conservée l’autre copie.

9. Préparation du T4 sommaire à RCI

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Pour chaque année civile, toute personne (appelé un contribuable) qui a gagné et encaissé un revenu doit préparer une déclaration de revenus T1 afin que le gouvernement fédéral puisse vérifier si ce contribuable a payé suffisamment d’impôt par rapport aux revenus qu’il a gagnés au cours de l’année qui vient de se terminer.

Au Nouveau-Brunswick, l’impôt provincial est géré par le gouvernement fédéral.

Cette déclaration de revenus T1 doit être envoyée à l’Agence du revenu du Canada au plus tard le 30 avril.

10. Préparation par l’employé de sa déclaration T1

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11. Feuillet T4 - Ajustement si erreur ou omission

L’Agence du revenu du Canada emmagasine toutes les informations contenues sur le T4 sommaire et chaque feuillet T4 fournis par les employeurs dans un ordinateur.

Lorsque qu’un contribuable produit sa déclaration de revenu T1, tous les feuillets T4 sont entrées dans l’ordinateur et une vérification est effectuée afin de s’assurer que chaque contribuable a inclus tous les feuillets T4 à sa déclaration de revenus T1.

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11. Feuillet T4 - Ajustement si erreur ou omission

S’il y a des erreurs ou des omissions, l’Agence du revenu du Canada les corrigera automatiquement et le contribuable devra payer des impôts supplémentaires.

D’autre part, un remboursement sera envoyé au contribuable s’il en a trop payé d’impôt.

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TD1 et TD1NB Table des retenues sur la paie R.P.C, A-E, Impôt

Les tables sont disponibles le 1re janvier. En date du 1re juillet, des mises à jours sont effectuées pour les impôts fédérales

et provinciales. Les tables du 1re janvier demeurent les mêmes pour les retenues de A-E et du

R.P.C. pour la période de juillet à décembre. Formulaire de remise et état de compte mensuel (PD7A) Feuillet T4 T4 sommaire Déclaration de revenus T1

12. Les formulaires

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Fin

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