Como Tener Control de Su Tiempo y de Su Vida

8/19/2019 Como Tener Control de Su Tiempo y de Su Vida

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FACULTAD DE INGENIERÍADIVISIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

COMO TENER CONTROL DE SUTIEMPO Y DE SU VIDA

Alan Lakein

FEBRERO 2003


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Como tener control de su tiempo yde su vida. Alan Lakein (1973).

Propósito. Describir experiencias,sugerencia y técnicas sobre el mejor uso deltiempo. El sistema propuesto es flexible yconsidera la voluntad de la persona.

CONTENIDO

1. ¿Por qué deberíamos cuidar eltiempo?

16. Cambie de estímulo para mantenerseinvolucrado.

2. El pago: control de su vida

3. Soñar, hundirse o decidir

4. El control empieza con planeación

5. ¿Qué quiere realmente de su vida?

6. Empiece ahora mismo

7. La programación ayuda

8. ¿Cómo encontrar tiempo que nosabíamos que teníamos?

9. Haciendo la mayoría de las prioridades

10. Actividades que mejor no hacemos

11. Acoplándonos con otras personas

12. ¿Cómo tener tiempo tranquilo?

13. La pregunta de Alan Lakein

14. El método del queso suizo

15. ¿Cómo encontrar tareas instantáneaspara enrolarse instantáneamente?.

17. Algunas veces paga el bajar el ritmo

18. No permita que el miedo entre en sucamino.

19. El precio real de retrasarse

20. Aprenda a estirar los beneficios

21. ¿Cómo regresar de un escape?

22. ¿Cómo ser mejor la próxima vez?

23. Haga su mejor esfuerzo y considéreloun éxito.

Anexo. ¿Cómo ahorro mi tiempo?.


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1. ¿Por qué deberíamos cuidar eltiempo?

El tiempo es vida. Es irreversible e

irremplazable. Desperdiciar el tiempo esdesperdiciar la vida. Manejar el tiempo esmanejar la vida.

El presente libro no es un organizador del"tiempo y el movimiento" para tratar dehacer todo lo que deseamos en el menortiempo posible. Este tipo de eficiencia lequita lo inteligente y creativo a unaactividad, reduciéndola a una serie derutinas mecánicas. Lo que se pretende es

que pensemos mas (en calidad) acerca decómo queremos usar el tiempo, trabajandomenos duro y haciendo lo que siemprequisimos hacer disfrutar la vida.

El libro no es acerca de la eficiencia deltiempo sino de la efectividad, entendiendopor esto la selección de la mejor actividaddentro de todas las posibles para procedera realizarla de la mejor manera.

Hacer la actividad adecuada, en términosde tiempo, es mejor que hacer una tareacualesquiera de manera eficiente. Laeficiencia tiene su lugar, pero la efectividades mucho mas importante.

El método que se propone le ayudará demanera sorprendente a tener control de suvida. Le ayudará a eliminar la posposiciónde actividades y mantener el ritmo quenecesita para realizar su trabajo. El

sistema propuesto pretende que ustedcontrole su propia vida y obtenga lo quequiere de ella. Se pretende que alcance susmetas.

Recuerde que no hay tal cosa como "mefalta tiempo". Todos tenemos suficientetiempo para hacer lo que realmentequeremos. Si piensa que está muy ocupado,recuerde que existen personas que estánaún más ocupadas y hacen todavía máscosas. El uso efectivo del tiempo es unahabilidad como manejar o nadar, y estelibro le proporciona las técnicas paramejorarla

2. El Pago: Control de su vida

Control es el concepto clave en este libro.

Una manera de entenderlo es como sigue:Si mantenemos la mano cerrada yfuertemente firme por unos minutos,notaremos que después de esta tensión nopodemos casi moverla. Si mantenemos lamano floja y sin fuerza por unos minutostampoco tendremos control de la misma.Lo ideal es que esté moviendo y podamossentir que los músculos responden.

El tipo de control que se recomienda en

este libro es análogo a un músculo queresponde. El control que debemos tener deltiempo (y la vida) no es ni demasiado tenso(i.e., compulsivo, obsesivo, restringido) nidemasiado flojo (i.e., apático, indiferente).Este tipo de control le ayudará a realizarcosas y también le permitirá ser flexible yespontáneo. Lo ideal es el balance.

Con el propósito de tener una idea de loque se pretende en este libro describiremostres tipos de personas a las que nodeseamos llegar a ser:

a. La persona sobreorganizada. Esla persona que siempre está haciendo listasy gastando el tiempo en detalles de laplaneación. Está más interesada en sentirse


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organizada en su cabeza que en llegar arealizar algo. Está tan organizada quefrecuentemente está ciega a los cambios,nuevas oportunidades y necesidades deotros.

b. La persona sobreocupada. Es lapersona que está tan ocupada que no tienetiempo para evaluar lo que hace. Es unapersona difícil de tratar. Le faltaespontaneidad y flexibilidad. Esterriblemente eficiente perofrecuentemente está subiéndose al árbolequivocado. No tiene tiempo de relajarse.

c. La persona sobrepreocupada. Esla persona que siempre está nerviosaconsigo misma y vuelve nerviosos a losdemás acerca de la posibilidad de perderun minuto. Es la persona que ahorra oncesegundos en el desayuno con un métodoespecial para comer su cereal.

Si usted piensa tener control de su tiempo ysu vida no debe caer en la trampa de sersuperorganizado, ocupado o preocupado.

Cada uno de estas personas está tan malcomo aquella que es totalmentedesorganizada y nunca sabe que hacer onunca planea o bien viaja de crisis encrisis.

Ningún extremo es deseable. Demasiadaorganización es tan inefectiva como cuandoexiste poca organización. Diferentespersonas requieren diversos grados deestructura y espontaneidad en sus vida.

Es más, una persona, en diferentes épocasde su vida o distintas situaciones, tienediversas necesidades. A los treinta añosexiste la necesidad de tener metas claras ysaber exactamente como usar el tiempo.

Sin embargo, puede que a los cuarentadeba romper esos planes, si desea crecer.

En el uso del tiempo usted es el juez. El usodel tiempo es una decisión personal y lassugerencias de este libro sólo servirán paracomplementar esta decisión. Lo que siconviene señalar es que usted puede lograrhacer esas actividades importantes quedesea aún cuando sean difíciles,desagradables o imposibles.

Aunque sea una contradicción decirlo, siusted lee el libro completo con reflexiónobservará que ganará control de su tiempoy de su vida con mayor libertad.

3. Soñar, hundirse o decidir

Suponga que cruza un eje vial y un trailerviaja a 100 km/hr hacia donde usted esta.Si le presentan las opciones a) correr o b)peinarse e investigar el número de placadel trailer, es obvio que la primera es lamejor. En este caso la decisión es sencilla.

Sin embargo, existen otras situacionesdonde la decisión no es tan fácil.

¿Qué hacer el día de hoy?. Visitar a unamigo, escribir una carta, hacer la tarea,escribir un poema. El tiempo es limitadopero la imaginación no. La mayoría de laspersonas pueden, en minutos de uso de laimaginación, generar actividades que nospueden mantener ocupados por días omeses. Por ello se dice que la imaginaciónes la loca de la casa (mente).

Si pensamos en el futuro, tenemos aún máscosas que hacer. Tenemos sueños querealizar. Muchos de estos estánconstantemente cambiando. Tenemosmucho que hacer y existe poco tiempo.


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Por otra parte, todos tenemos diferentesroles en la vida. Podemos ser el peatón, jefe, empleado, esposo (a), etc. y en cada rolalguien demanda tiempo. Existen muchasopciones y recomendaciones pero una soladecisión. Dicha decisión es resultado de loque queremos. Existen restricciones entodos aquellos que tienen que decidir.También existen distintas situaciones, perosi estamos en control de nuestra vida lasdecisiones son personales.

En el proceso de decisión es importanteseñalar que cada vez que ocurre un cambioo ajuste en nuestros roles básicos -ingresara la escuela, casarse, cambiar de trabajo,mudarse de ciudad- necesitamos ajustar ocambiar dicho proceso. Cambia el marcode referencia y lo mismo sucede con lasdecisiones.

¿Por qué decidir es difícil?

Las decisiones difíciles involucran factoreseconómicos, emocionales y requieren

satisfacer necesidades diversas y pococuantificables. Existe conflicto respecto ametas de corto y largo plazo cuandorealizamos ciertas actividades. El uso de sutiempo es resultado de miles de pequeñas ygrandes decisiones a lo largo de los años,meses, días y minutos. Las razonesprincipales detrás de estas decisiones son:

a. Hábitos. Existe muchas actividadespara los que hemos desarrollado

procedimientos en automático como mediode ahorrar tiempo.

b. Demandas de otros. Su esposo,pareja, amigo, el jefe le pide que lo invite acenar y usted accede, entre otros.

c. Escapismo. Usted se sienta en la salade su casa y deja volar la imaginaciónacerca de su trabajo o vida personal.

d. Pasar el momento. Usted decidesúbitamente ir al cine o invitar a cenar asus vecinos para platicar.

e. Default. Usted espera una visita o unamigo en el aeropuerto.

f. Decisiones conscientes. Usted sesienta en su oficina o casa y hace un plandetallado para una actividad o propósito.

En resumen, usted puede soñar, no hacernada y hundirse, o bien decidir.

4. El control empieza conplaneación

Las quejas típicas de las personas sincontrol del tiempo son: pierdo demasiadotiempo en cosas sin importancia. Tengo

mucho que hacer y no me alcanza eltiempo. Me siento cansado, tenso y tengomucho que hacer. Detrás de estas quejasestá un deseo: Si pudiera dominar mitrabajo. Si pudiera hacer lo que deseo. Situviera control de lo que hago.

El control empieza con la actividad deplanear. La planeación es traer el futuro alpresente y tratar de hacer algo. Es la tomaanticipada de decisiones.

Todo mundo hace planes. Algunos sonpequeños otros grandes. Unos soninstantáneos y otros necesitan toda la vida. ¿Cómo planear adecuadamente?. Aprenda


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de los profesionales. Para explicar estoconsidere la siguiente metáfora:

Considere la diferencia (de habilidades)entre un fotógrafo amateur y unprofesional. El primero solo se preocupapor llevar la cámara y esperar el momentode tomar una foto. Después descubre queno había luz, se movió la persona o bien elacercamiento era incorrecto. En cambio, elprofesional ya superó esta etapa deaprendizaje y va preparado física ymentalmente para realizar un trabajoserio. La diferencia entre ambos esplaneación. Lo mismo sucede con el uso deltiempo.

Un planeador serio del tiempo hacebosquejos de diversos planes ygradualmente termina por delinear uno.Tiene una visión (o una foto) más clara desus metas y los planes para obtenerlas.

El planeador serio hace un seguimientodiario de sus planes. Busca eliminarproblemas y dificultades, así como falsassuposiciones. Hace los ajustes necesarios,igual que el fotógrafo profesional, parahacer mejores planes. Tiene sesionesperiódicas para preguntarse aprofundidad. ¿Estoy haciendo aquello quedeseo?. ¿Voy en rumbo?.

¿Cómo establecer prioridades?

La planeación y la toma de decisionesrequieren trabajo duro. Involucrandecisiones y un pensamiento cuidadoso.Nos fuerzan a establecer prioridades. ¿Qué es más importante en este momento?.Resolver una tarea, pagar el teléfono ovisitar a mi hermana. Diferentes criterios

implican diferentes prioridades y causandistintos conflictos de intereses.

Muchas personas tienen dificultad alplanear, pues consideran que solo consisteen pensar. Sin embargo, la actividad deplanear es mas "escribir" que pensar.

Las decisiones involucran responder alqué, cuándo y cómo. En toda planeacióndebe existir una lista de metas a corto,mediano y largo plazo para despuésestablecer prioridades. Ninguna lista estácompleta sin fechas límites y prioridades.

El sistema de prioridades ABC

En el sistema de prioridades ABC se asignauna A1, A2,...,A7, a las actividades másimportantes mientras que se asigna un B1,B2,..., B6, a las siguientes en importancia.Las menos importantes son señaladascomo C1, C2,...,C4.

La prioridad ABC puede cambiar a lo

largo del tiempo. Recuerde que usted es el juez. Usted es resultado de sus decisionesno de las condiciones. Las prioridadesapuntan a las metas y cambiaran si lasúltimas cambian.

5. ¿Qué quiere realmente de suvida?

Las preguntas que sirven de introducción a

esta sección son: ¿Cuáles son sus metas alargo plazo en esta vida? ¿Cómo legustaría usar el tiempo en los próximostres años? ¿Si supiera que va a morirdentro de seis meses a partir de hoy, cómole gustaría vivirla hasta ese día?.


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encontrar qué cosas son importantes parausted que no está haciendo o que requierenmas atención; use dos minutos paraescribir su respuesta y dos mas paraafinarla.

Use tres minutos mas para revisar lasrespuesta de sus tres preguntas. Si no harealizado el ejercicio, hágalo ahora mismo.Es un ejercicio importante y el hacerlo lereportará un beneficio.

Al observar los tres conjuntos derespuestas, usted puede encontrar que lasrespuestas a la pregunta 2 son unaextensión de la primera y esto es deseable.Algunas personas encuentran unadiscontinuidad con las respuestas de laspreguntas 1 y 3 debido a la escala detiempo. Corto plazo versus largo plazo.

Si usted encuentra un balance entre las tresrespuestas está muy bien. De otra maneraesto le permitirá ajustar lo que realmentequiere en la vida. Lo importante es quetiene una lista de metas y probablementetendrá que pensar más para decidir cómousar su tiempo.

Es usual que exista conflicto de metas en lalista. Esto lo puede estimular a aumentar lacalidad de tiempo que usa en cada meta yrealizarlas. Si aún se siente molesto coneste conflicto, use tiempo para pensar demanera más profunda y trate de resolverlo.

¿Cómo resolver conflictos demetas?

Los conflictos de metas se resuelvenestableciendo prioridades. Usted debedecidir qué metas son importantes.Algunos conflictos desaparecen en cuanto

los escribimos en el papel. Existen otrosque son más difíciles de resolver. Si estosucede recuerde que siempre puede ajustarprioridades. No están escritas en piedra.

No existe salida. Debemos enfrentar el retode decidir lo que es importante paranosotros y reflejarlo en nuestrasprioridades.

¿Cómo establecer prioridades?

En sus tres listas de metas de vida

seleccione los tres más importantes. Encada lista asigne A-1 a la meta másimportante, A-2 a la siguiente menosimportante y A-3 a la que le sigue.

En este momento usted tiene nueve metasque lograr.

Ahora escriba en un papel "mis tres metasmás importantes" en la vida son,...,".Escriba sus metas en el orden A-1, A-2, A3.

La tarea de escribir las metas másimportantes de la vida puede requerirvarios borradores y dos o tres semanas.También puede usted tratar de repetir elejercicio y encontrar metas distintas.Hágalo pues necesitamos establecer elrumbo antes de zarpar. Primero ladirección y después el momento.

Las metas deben revisarse de maneraperiódica, pues todo cambia. Siempredebemos de crecer ante el cambio. Hagauna revisión periódica cada tres meses o unaño.


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6. Empiece ahora mismo

El establecer metas de nuestra vida ayudaa traer el futuro al presente y nos

proporciona una visión más clara de lo queel futuro será. El segundo gran paso esdecidir sobre las actividades específicasque nos ayudan a lograr nuestras metas.

Recuerde que usted no "hace" una metasino que la logra por medio de actividades.Aquí es importante balancear laplaneación a largo plazo con la de cortoplazo. Cuando las actividades de estos tiposde planeación engranan a la perfección las

metas se podrán lograr.

¿Cómo listar actividades paralograr las metas tipo A?

Si usted desea alcanzar metas de felicidad,éxito o independencia financiera, unainmensa variedad de acciones son posibles.Para determinar las actividades adecuadasa) liste todas las posibles actividades que

pueden contribuir a una meta tipo A; b)establezca prioridades que le permitanseleccionar la mas efectiva a realizar ahoramismo.

En la operación de listado de actividadessea tan exhaustivo como pueda y no tratede evaluar tales actividades (tendremostiempo para esto). Manténgase escribiendoo perderá su tiempo. No ate supensamiento ni tenga miedo a las

actividades. Ninguna persona la va a forzara realizarlas. Manténgase escribiendo.

Una precaución es importante: Noconfunda metas con actividades. Una metaes un estado mientras que una actividad esalgo que podemos hacer.

Estamos listos y podemos empezar. Tometres hojas blancas y coloque en cada una sumeta tipo A en la parte superior. Ahoravamos a descomponer la meta enactividades. Use tres minutos para cadalista. Considere tres minutos adicionalespara revisarlas, modificarlas, alargarlas orefinarlas. Identifique tantas actividadescomo sea posible.

Ejercicio 1. Un estudiante quiere serfutbolista profesional y también realizaruna carrera de ingeniería. La primera

meta equivale a prepararse física ymentalmente para el deporte. La segundainvolucra un estudio mas largo. Elestudiante puede listar las actividades decada meta y posteriormente decidir cualesrealizar.

Ejercicio 2. Una persona casada desearegresar a trabajar de enfermera,actividad que realizó de soltera. También

tiene dos hijos pequeños que desea ayudara educar. Ella puede listar las actividadespara cada una de estas metas, en forma tanexhaustiva como sea posible.Posteriormente decidirá cuales actividadesrealizar.

Una anécdota viene al caso. Un vendedorde seguros decía que su trabajo no legustaba y que deseaba trabajar enrelaciones públicas. Decía que todos los

días que tenía un momento libre llamaba adiferentes personas para tratar de obtenertrabajo. El único problema es que laspersonas a las que llamaba eran siemprelas mismas cinco personas. Deseabaresolver su problema de trabajo pasándoloa otras personas.


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Es obvio que si esta persona deseabacambiar de trabajo, tenía una meta muyclara y que la actividad de búsqueda eratipo A, por lo que debía llamar a 20 o 30personas distintas cada mes. Debíaconsultar el periódico, tratar decapacitarse y tener una mentalidad de"encuentro trabajo". En este caso se notaque no existía un plan, solo la molestia deno agradarle el trabajo.

Elimine actividades de bajaprioridad

A llegado el momento de establecerprioridades; cambiar del modo creativo eimaginativo (hemisferio derecho) al modopráctico y realista (hemisferio izquierdo).Una manera de empezar es eliminandoactividades de baja prioridad.

Para cada actividad en las listas quedispone haga la pregunta: Mecomprometería a usar 10 minutos en estaactividad, los próximos siete días. Si la

respuesta es no, elimine la actividad. Notiene que sentirse mal pues tiene quetrabajar para lograr sus metas.

No importa que la lista de actividades sereduzca dramáticamente. Muchas de esasactividades pueden ser vueltas a considerarla siguiente semana. Recuerde que al iniciode cada semana usted planea como usar sutiempo.

Después de podar la lista de actividades deltipo A, combínelas en una lista quecontiene las actividades más importantesque contribuyen a la realización de susmetas de corto y largo plazo. Son lasactividades a realizar la próxima semana.

La siguiente etapa es establecerprioridades. Clasifique la actividad másimportante como A-1. Es la que representael mejor uso de su tiempo. Haga lo mismocon el resto de las actividades asignadas A-2, A-3, etc.

Seleccione una prioridad ahora

Ahora nos podemos mover a lograr lasmetas. Cada día ofrece una oportunidad.Seleccione una actividad tipo A cada día yhágala en tan poco tiempo como seaposible. Usted puede aplicar el principio de

la acción para lograr sus metas. Una vezque tiene una actividad, se haproporcionado una realización clara dealgo que contribuye a sus metas de vida.En las 16 horas que permanece despiertotiene usted la oportunidad de hacer algopor tal actividad. ¡Adelante! Construya sufuturo.

7. La programación ayuda

En este libro le hemos pedido que primeroestablezca las metas de su vida y despuésque liste las actividades que permiten estoslogros. Usted quiere realizar estasactividades pero también tiene muchascosas que hacer en la vida diaria. ¿Quéhacer?. La respuesta es programe susactividades todos los días. Haga su lista de"Hacer hoy" con su correspondienteprioridad. Para ello recuerde:

En la vida diaria existe una variedad deactividades esenciales como comer, dormir,vestirse, ir al trabajo, etc. También existenactividades rutinarias como hacerejercicio, limpiar la casa, leer el periódico,ver televisión, etc. Las actividades


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esenciales y rutinarias son tan normalesque no pensamos mucho en ellas y en eltiempo que nos llevan.

La vida actual hace que continuamente setenga comprometido el tiempo debido a lasactividades que estuvimos realizando lasemana o mes pasado. Asimismo, debemosconsiderar las interrupciones inesperadas ylas crisis que demandan nuestro tiempo.Usted espera llegar sólo diez minutos tardea una junta y descubre que su coche nocircula o se descompuso y llega una horatarde.

Las actividades esenciales y rutinarias asícomo los compromisos pasados einterrupciones inesperadas puede hacer aun lado nuestras metas de vida, por unosminutos, pero no por siempre. Paraaumentar la posibilidad de lograr nuestrasmetas debemos planear nuestro tiempotodos los días.

¿Quién tiene tiempo para planear?

No importa que tan ocupado se encuentreusted, debería usar tiempo para planear.Entre menos tiempo tenga mas necesidadestiene de planear. Use de 10 a 15 minutos alempezar el día o bien al fin del mismo. Estetiempo se paga solo. Se lo aseguro. Estamoshablando del proyecto más importante desu vida: Usted.

Si usted no planea entonces realiza susactividades en desorden y esto no impactaen las metas de su vida. Usted puede lograralgo mejor si decide como usa su recursomas precioso: el tiempo, en las actividadesque apoyan el logro de las metas de suvida.

La planeación del uso del tiempo es mejoral inicio de la mañana, pues directamentepodemos empezar a realizar la tarea A-1.La ventaja de planear la noche anterior esque tenemos una mejor perspectiva puespodemos considerar lo que deseamos, y alsiguiente día podemos modificarlo, esto es,producir una segunda respuesta.

Una sugerencia del autor es planee en lamañana y vuelva a planear en la noche. Silogra formar este hábito los beneficios deluso del tiempo serán evidentes. Como undato interesante se sabe que las personasefectivas en el uso del tiempo empleanmenos de cuatro horas a la semana para laplaneación de este recurso y producenRESULTADOS.

También hacen un plan semanal y unomensual de sus actividades para tener unamayor perspectiva de cómo usar el tiempopara lograr las metas.

Apartar bloques de tiempo A

Una de las principales herramientas parala planeación del tiempo es suprogramación, pero no en horas, sino enlas actividades que debemos hacer, esto es,actividades tipo A. Lo ideal es siempretrabajar en estas actividades.

En la programación semanal es adecuadoapartar bloques bien definidos de tiempopara la realización de la actividad A másimportante. Usted puede reservar díasespeciales para proyectos en los que se


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concentra profundamente y sininterrupciones.

En la programación del tiempo trate deencontrar la combinación de actividadesmás adecuada. Una ama de casa sequejaba de tener poco tiempo para unaactividad personal, pues después de las11:00 A.M. que terminaba las labores de sucasa se sentía tan cansada que no teníaenergía para poner su costura sobre lamesa y empezar a trabajar. El autor lepidió que empezara mas temprano -auncuando la casa no estuviese completamentelimpia- y después limpiara la casa.Funcionó. La solución fue obvia cuando seobservó pero no lo era para la ama de casa.

Lo interesante en el uso del tiempo es quesiempre existe suficiente tiempo pararealizar las cosas importantes. Laspersonas más ocupadas encuentran tiempopara lo que quieren haciendo unaprogramación adecuada.

Recuerde que hacer la misma actividadtodos los días a la misma hora ahorraenergía pues nos corta la indecisión sobreuso del tiempo y se desarrollan hábitos deacción y eficiencia.

Dos tipos de tiempo valioso

Existe en la programación dos tipos detiempo que debemos identificar: tiempointerno que está relacionado con la hora enque desarrollamos mejor nuestro trabajo.Tiempo externo que se relaciona con lahora en que mejor podemos atender a laspersonas, juntas, vida social, en general,interaccionar con el mundo exterior.

Use su tiempo interno para la realizaciónde sus proyectos más importantes.Recuerde que un uso adecuado -y concalidad del tiempo- le permitirá no invadirotras áreas de su vida personal. Lo usual esque la tarde sea el tiempo más adecuadopara el tiempo interno mientras que lamañana sea más apropiada para las juntasy reuniones con subordinados. Sinembargo, es una sugerencia. Lo importantees identificar y usar convenientementeestos tipos de tiempo: uno personal y otrointerpersonal.

Finalmente conviene señalar que en laprogramación diaria debemos dejar almenos una hora de tiempo sincomprometer. Esto permite la flexibilidadadecuada para eventos inesperados.

8. ¿Cómo encontrar tiempo que nosabíamos que disponíamos?

Muchas personas destruyen sus vidas en elcamino hacia el "éxito". El trabajo se

vuelve tan importante que arrastran suvida personal. Un estudio de las personasque fracasan demostró que la mayoría notenía un balance entre la vida personal yprofesional.

Una anécdota interesante es la de aquelarquitecto que trabajaba 60 horas a lasemana y se enfermo de úlcera por losproblemas personales que tenía. El autordel libro le dijo que dejase de trabajar

después del medio día del viernes hasta elsiguiente lunes. Hizo esto y empezó adisfrutar de tiempo con su familia.


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Después de seis semanas observó que eramás eficiente durante sus horas de trabajoy que los momentos de descanso leproporcionaban nuevas ideas y energíapara trabajar más intensamente. Se volviómás creativo como resultado del balance deactividades.

Hacer más no haciendo nada

Si usted arregla sus actividades de manerade encontrar tiempo para relajarse y "nohacer nada", logrará mejores resultados enlo que hace.

Esto nos recuerda a un ingeniero espacialque todo el tiempo estaba haciendo algo.En su tiempo "libre" jugaba ajedrez, leíarevistas científicas. Se le recomendó quehiciese el experimento de "desperdiciar eltiempo". Lo hizo y logro sentarse en unsillón para dejar volar la imaginación, estoes, soñar despierto. Una vez realizada estaactividad durante dos semanas reconociólo divertido de no hacer nada. Años más

tarde encontró que este hábito leproporcionaba nuevas ideas. Nuevamentese probo la necesidad del balance en el usodel tiempo.

Otra anécdota es la de una persona queestaba sobrecargada de trabajo y pidió unayudante y durante dos años se lo negaron.Tenía tanto trabajo que no veía a sufamilia. Un día se harto y busco otrotrabajo. Entonces se dieron cuenta, en sutrabajo anterior, de contratar otrapersona. Lo interesante de esto es que si élhubiese pensado más rápido pudo haberseahorrado dos años de miseria.

El problema de las amas de casa

El trabajo de una ama de casa estraumático. Tiene demandas que satisfacer

las veinticuatro horas. Deben hacercomida, arreglar la ropa, escuchar a losniños, vestir bien a la hija que va a unafiesta, ir de compras y mantenerseatractiva, entre otras actividades.

Lo que se recomienda en este caso esapartar una mañana o tarde para ellasmisma. Esto puede ser salir de la casa obien no cocinar, estar en una atmósferarelajada o bien asistir a una clase. Si la

ama de casa analiza sus actividades esseguro que existe por ahí algún espacio detiempo para que ella desarrolle sus propiasmetas.

También es importante señalar que unaama de casa pasa por diferentes etapas, deacuerdo a la edad de los hijos, y que debese flexible con sus metas y el uso de sutiempo.

Haga uso del tiempo de transición

Un clase importante de tiempo queusualmente se relega es el tiempo de pasode una actividad a otra. Por ejemplo, sabíaque las personas más ocupadas usualmentese levantan a las 5:00 A,M. y que desde esahora hasta el tiempo del desayuno lograntener por lo menos una hora y media paraactividades tipo A-1 o eventos inesperados.

Hay personas que en el tiempo queemplean para ir al trabajo escuchan uncasete motivacional o bien de aprendizajede un idioma extranjero.


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¿Cómo usar el tiempo de lacomida?

Lo conveniente es tener una comida ligera

y sin bebidas alcohólicas si es que deseaseguir trabajando en buenas condiciones.También es conveniente sentarse unmomento y relajarse antes de seguirtrabajando.

¿Cómo hacer que el sueño trabajepara usted?

Lo primero que debemos hacer es

identificar cuantas horas de sueñorequerimos. Está comprobado que paramuchas personas son suficientes entre 6 y 7horas. Claro existen los días de fin desemana en donde usted se proporciona undescanso extra.

Por otra parte, si usted lo desea puedeponer a trabajar al subconsciente antesdormir. Recuerde que el subconscientetrabaja mientras dormimos. Usted puede

de manera deliberada buscar la respuestaa un problema y a la mañana siguientetener algunas respuestas. Practique estehábito y obtendrá grandes resultados.

¿Cómo evitar la ley de Parkinson?

Según Parkinson todas las personastienden a ocupar todo el tiempo que se leasigne a una actividad. si es pococompletan la actividad y si es muchotambién. Para evitar esta ley usted debeestar motivado y ser creativo con sutiempo.

Recuerde usted decide que debe hacer yuna vez decidido realiza la actividad en elmenor tiempo posible.

La próxima vez que usted diga no tengotiempo lo más seguro es que estábromeando.

9. Haciendo la mayoría de lasprioridades.

El principal secreto para lograr hacer mascosas -importantes-, tipo A-1 es escribiruna tarjeta diaria de lo que vamos a

realizar y empezar por la actividad quetiene mayor prioridad. Las personas másefectivas -y ocupadas- en la historiapertenecen a la clase de personas quehacen una lista de lo que hay que hacercada día con sus prioridades. Esta lista estárelacionada con el plan semanal y mensualque se lleva para lograr las metas denuestra vida.

Solo una lista diaria puede ayudar

Las personas altamente eficaces usan unalista de actividades a realiza para hacer unmejor uso del tiempo. La lista debe estar enlugar visible y servir de guía para lo quevamos a realizar. En la lista debemosponer aquellas actividades tipo A-1 y susconsecuentes. Lo más importante esempezar por la actividad A-1. Realice susactividades por prioridades no importa

que no las termine, siempre estaráhaciendo un uso adecuado de su tiempo.


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Arregle su lista en términos funcionales obien por bloques y empiece. Seasuficientemente flexible en sus actividades.No deje que la lista lo esclavice. Es solo unrecordatorio de lo que usted consideraimportante. Usted decide

10. Actividades que mejor nohacemos

Es frecuente que estemos impulsados arealizar trabajo de rutina (para obtener lasatisfacción de hacer algo eficientemente) yevitemos actividades importantes que nos

producen un sentimiento de incapacidad oineficiencia. Es natural arreglar elescritorio o hacer una tarea trivial paraobtener satisfacción temporal en lugar deatacar tareas importantes y de alto valorpero frustrantes.

Es ridículo que exista personas que pierdenel avión para un viaje de negocios de dossemanas (actividad A-1) por realizar tareasde rutina (actividad C-4) de última hora.

¿Por qué las personas tienen una tendenciaa empantanarse con actividades C's?. Unarazón es que muchas de las actividades degran valor, por su propia naturaleza, no serealizan perfectamente. Sin embargo, partede ese valor en la actividad es que nuncaantes se han realizado.

Ejemplos típicos son: introducir un nuevoproducto, escribir un libro, publicar un

reporte, etc. Otro ejemplo es aquella amade casa que coleccionaba recetas. Tenía 500y empleaba tiempo para obtener algunasmas. Estaba tan ocupada que no haciacomida y se olvidaba de proporcionar unaalimentación mínima adecuada a sufamiliar. Su excusa era que se estaba

"preparando" para ser buena cocinera. Lomismo sucede con los atletas yprofesionistas. Siempre se estánpreparando y se olvidan de competir.

Usted no debería esperar a hacer lasactividades A de forma perfecta a laprimera. Recuerde que tal actividad esusualmente nueva, desconocida o incierta.Hacerla implica riesgo, que calculado o no,puede llevar a eventos no exitosos. Laactividad A puede ser compleja odesgastante o bien requerir el resumir ycompatibilizar diferentes puntos de vistade personas en conflicto.

Con todo lo anterior en contra de unaactividad A es fácil (y cómodo) escapar auna actividad (B o C) que podemos hacerbien (para sentirnos temporalmente bien).Deje de bromear consigo mismo: Ustedhace una actividad B o C como pantallapara no realizar una actividad A.

La regla 80/20

Un paso hacia atrás que puede ayudarle aevitar demasiadas actividades C es la regla80/20. Dicha regla establece que encualquier lista de actividades o proyectosordenados en jerarquía de importancia secumple que 80% del valor total de losmismos está concentrado en 20 de ellos.Ejemplos típicos son:

- 80% de las ventas proviene de 20% de

los productos.- 80% de la producción está basada en

20% de los productos de línea.

- 80% del uso de archivos se concentra en20% de los mismos.


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- 80% de los lugares donde se comeafuera se realiza en 20% de losrestaurantes favoritos.

Es por ello importante recordar noempantanarnos en actividades de pocovalor y enfocarnos en ese 20% deactividades que tienen 80% del valor totalde lo que hacemos.

El autor del libro (Alan Lakein) refiere laanécdota de un candidato a un puestopolítico que se sentía abrumado con lasactividades que debía realizar. El autor lepidió que se concentrara en ese 20% depresentaciones o reuniones que le darían80% de los votos. Así lo hizo y ganó.También menciona que en 1960, Nixonempleó los últimos días de su campañavisitando doce ciudades mientras queKennedy se concentró en los principalesestados americanos y ganó.

Otra anécdota es la de aquella dama ricaque deseaba ayudar al prójimo en formadesinteresada y se sentía abrumada por lasactividades que realizaba. Se le pidió que jerarquizara sus actividades y querealizase únicamente ese 20% que leproducía el 80% de satisfacción total. Lohizo y tuvo tiempo para emprender otrastareas importantes.

¿Cuando no hacer una actividadC?

Una de las mejores formas de tener tiempopara la realización de actividades A esreducir el número de actividades C.

¿Cuándo no hacer una actividad C?.Bueno, piense en la gran satisfacción dedibujar una línea en una actividad C de su

lista "hacer hoy" -sin tener que hacerla.Para ello forme el hábito de pensar: Quizásno tengo que hacer esta tarea C.

Como se dice usualmente, "lave" su listade actividades de tareas C, no haciéndolas.No permita que actividades irrelevantesaparezcan en su lista y menos que le quitentiempo. Recuerde que tiene una misión enla vida: realizar su meta producto de sussueños en acción.

¿Cuándo una C se convierte encrisis?

Algunas actividades -como llenar el tanquede gasolina- que son del tipo C se puedenvolver una crisis si son pospuestasindefinidamente. Sin embargo, puedenposponerse por un tiempo pequeño paradar lugar a las actividades tipo A.Jerarquice sus actividades y tenga un cajónde actividades C. Recuerde que es raro queuna actividad C pase repentinamente acrisis. Lo usual es que la actividad C escale

gradualmente a B y posteriormente aactividad A o crisis. También considereque muchas actividades C mueren por sisolas.

Un cajón de actividades C

Establezca un lugar para guardar susactividades ABC. En lugar de tenermezcladas las actividades A con las C's,

reserve un espacio especial -un cajón C-donde los pendientes no importantes sepuedan amontonar. Una forma demantener separadas las actividades A, B yC es usar folders.


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Conviene por un momento enfocar laatención en los cajones de algunas amas decasa donde se guardan: correo, recados,revistas, recibos de luz, teléfono, libreta decitas del dentista, notas de un curso dehistoria de la India, y tarjetas defelicitación por un cumpleaños. El día quealgo urgente se necesita se tiene que revisartodo el cajón y esto implica tiempoperdido.

La solución a las amas de casa es tener unarchivo con varias separaciones que lepermita tener en orden todos sus papelesen alguna jerarquía. Un paso adelante en elcaso de las amas de casa es que dispongande un escritorio para ellas. Después de todoson las que responden a muchas "crisis deinformación" en la casa.

Manténgase encima del montón depapeles de trabajo.

Cuando se dice "nunca maneje un papelmas de una vez" no se quiere decir

textualmente que solo se toca una vez. Laidea es motivarlo a tomar decisionesrápidas y tener el trabajo listo, usandonotas informativas, decidiendo o tirando ala basura. Tal vez deberíamos cambiar elconsejo anterior por "Maneje cada pedazode papel solo una vez", entendiendo poresto que "Hacemos algo" al respecto. Talvez se requiere una llamada difícil o iniciarun proyecto. Bien, si no puede dar un granpaso, efectuamos uno pequeño, pero haga

algo que cuente.

Maneje la sobrecarga deinformación

En la actualidad nos vemos atacados por

un mar de información: periódicos,revistas, reportes, informes, libros,panfletos, anuncios, etc. Dado lo limitadodel tiempo usted se pone a pensar: ¿Cuáles la proporción de tiempo que deboemplear en cada periódico, libro o revista.Bueno, la decisión es suya y debe estarrelacionada con el balance de actividadesque desarrolla para cumplir sus metas. Nohay respuesta correcta. Algunas veces,conviene leer el periódico y otras un buen

libro.

Muchos ejecutivos se quejan que no tienensuficiente tiempo para leer libros quepodrían ser útiles para su trabajo. Sinembargo, se proporcionan varias horas almes para leer periódicos. Quizás porqueestos están mas cerca, más disponibles,cuestan menos y se pueden leer en formaentretenida. Por otra parte, los librosrequieren esfuerzo para conseguirse,

cuestan más, requieren concentración y seleen "seriamente".

Lea libros como periódico

Si usted siente que necesita leer mas librospara su trabajo, trate de leerlos como sifuesen periódicos. Téngalos cerca, lea concuidado el prefacio, el resumen y laintroducción. Formese una

idea de lo que se pretende y genere muchaspreguntas que el libro debería contestar (sino para que le sirve). No emplee mástiempo que el que asigna a un periódico.


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Muchos de los libros actualmente seescriben bajo un enfoque que permite allector conocer el objetivo y principalesideas -que después son desarrollados endetalle. El trabajo de leer un libro ya sea de200 o 500 hojas es encontrar las ideas clavey entender su aplicación. La lectura dedetalles se efectúa si es necesario.

Por otra parte, recuerde que cuando máslibros se lee más amplía el panorama deltema y resulta mas sencillo abordarlos. Enlos primeros libros no se desespere, pagueel precio del aprendizaje. Es el precio deléxito.

Muchas personas olvidan lo que han leído.Es por ello que conviene releer o -comodice un conocido autor- repensar elcontenido de lo que se supone conocemos.Señale las ideas claves y haga un mapaconceptual que le permita recordar o bienordenar sus ideas. Tenga un archivo dondeusted guarde un resumen o notas de losdiferentes libros que ha leído. Uno nuncasabe cuando le servirá.

Use cualquier otra técnica de libros que leacomode. El autor de libros señala que suesposa y él leen libros en voz alta. Es unaforma ineficiente de leer pero una manerade pasar el tiempo en familia.

11. Acoplandonos a otras personas

Algunas veces la manera en que usemos eltiempo va a molestar a otras personas.Todo mundo quiere atención. Dar estaatención requiere tiempo y no podemossatisfacer a todos. No tenemos tiempo paratodo lo que se nos demanda. Debemos estar

preparados para observar la molestia envarias personas.

Aprenda a decir "NO" Algunas veces la mejor solución es decir"NO". Dicha palabra, usada conpropiedad y cortesía nos puede ahorraruna gran cantidad de tiempo. Esimportante no permitir que otras personasdesperdicien nuestro tiempo y entoncesdecir con firmeza NO, aunque esto parezcarudo o inapropidado. Todo mundo sabe lodifícil que es esto.

Usted puede decirle a las personas quedemandan su tiempo lo importante que essu actividad pero si se encuentrademasiado ocupado -en una actividad A-1-no puede distraerse. Pida disculpa si lodesea o bien explíqueles lo importante desu actividad y espere que la otra personapida disculpas por haber interrumpido.

Una educada dama, la señora Filmore,

encontró que la mayoría de su tiempo lapasaba resolviendo las prioridades de otraspersonas. Tenía dificultad para decir NO.Su problema es que venia de una familia depadres dominantes que siempre lalimitaron e hicieron que ella obedeciera,aprendió a decir SI a todo. Una vezreconocido su problema trabajo en ello yaprendió a decir NO.

Existen otros casos de personas que debenaprender a oír un NO a lo que piden. Ellosson: el asistente o colaborador que llegacon una petición "urgente", el amigo quenunca nos visita y se aparece porque tieneun problema o bien el que solo pasa a"informarse" como va el mundo.


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Compromisos que trabajan

¿Qué sucede si la persona que pide suatención es la esposa(o), hijo(a) o familiar,

y usted no puede decir NO?. Bien,usualmente podemos satisfacer estaspeticiones y también las asociados anuestras prioridades.

Cuando otra persona nos pide hacer algode manera inmediata, lo mas seguro es queesté interesada en la rapidez y no en laperfección. Si usted piensa que suspeticiones son razonables, busque atajossea elegante y creativo en su respuesta.

Otras personas que demanda su tiemposon aquellas que ha entrenado para untrabajo y buscan la seguridad de surespuesta. A estas personas debemos tratarde motivar a no usar este canal y pedirlesque maduren.

Otros veces existe conflicto entre lasactividades de grupo que realizan variaspersonas y entonces debemos sentarnos adiscutir las áreas de responsabilidad. Tal

vez yo piense que usted debe hacerdeterminada tarea y la verdad escompletamente al revés

Cuando se trabaja con colaboradores muycercanos puede existir la necesidad decomparar las listas "Hacer hoy" para fijarprioridades en conjunto, basado enhabilidades, importancia y recursosdisponibles.

Tiempo compartido

Cuando existen varias personas quedemanda nuestro tiempo y atención almismo tiempo, lo adecuado es poner lasreglas de uso del tiempo claras. Se debe

satisfacer prioridades y al mismo tiempoevitar conflictos.

El denominado tiempo compartido trabajade manera adecuada para los hijos. Esconveniente recordar que el propósito delos padres es que sus hijos obtengan laeducación adecuada: valerse por sí mismosen forma responsable.

El autor recomienda que cada padre asigneun tiempo con un hijo y que lo usen comose desee. Este tiempo puede ser 15 minutospor niño al día, especialmente a la hora dedormir o bien asignar una tarde con unhijo (a) y platicar en forma amigable. Estetiempo de amistad y compañerismo es unaverdadera inversión emocional ysentimental a largo plazo.

En resumen, considere el tiempo que lepiden los demás y también el que ustednecesita para lograr sus metas.

12. ¿Cómo tener tiempo

tranquilo? Suponga que ha reservado sus bloques detiempo para pensar en forma profunda. Lapregunta ahora es: ¿Podré permanecersolo sin interrupciones?. Recuerde queexiste el teléfono, las urgencias, las visitasinesperadas y aquellas que tocan la puertay dicen ¿puedo interrumpir un minuto?.

Es conveniente tener respuestas. Por

ejemplo, a las personas que dicen

¿puedointerrumpir un minuto? debemos decirles:claro, si es sólo un minuto y no más, o bien,decir, un minuto ahora, pero si es mástiempo, después.


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Una persona usa la estrategia de nocontestar sus llamados y pedir a laspersonas que dejen recado. Cuando revisalas mismas encuentra que la regla 80/20 secumple, esto es, 80% de las interrupcionesprovienen de las mismas personas: Suasistente y un subordinado. Habló con ellosy estableció un horario para reunión ydiscusión de tópicos y lineamientosgenerales y logró ahorrar su tiempo.

Es importante ubicar un tiempo detranquilidad de manera frecuente parapensar sobre nuestro proyecto de vida y lamanera en que usamos el tiempo.

Cuando el interruptor de tiempo esun niño de cinco años.

La señora Jones es escritora y seencontraba a la mitad de su novela. Nopodía avanzar por las interrupcionesconstantes de su hijo de cinco años. Ellasoñaba en que al año siguiente iría alKinder y tendría más tiempo para escribir.

La señora Jones permitía que el niñoentrara a su privado y empezara a pedircosas. La señora lo permitía pensando enque su hijo debía desarrollarse de esamanera. Sin embargo, no podía trabajar.

Un día se armó de coraje y llevó al hijo a sucuarto llevando consigo un reloj. Le dijo:Todos los días voy a jugar contigo de 10:00a 10:30 en la mañana y de 5:00 a 5:30 en la

tarde. En ese tiempo te leeré cuentos oharemos lo que quieras. El resto del tiempomamá se pondrá a trabajar.

El primer día hubo un gran lloriqueo peroal cabo de dos semanas el niño se había

acostumbrado y como consecuencia laseñora Jones terminaba su novela.

Tiempo de contacto versus tiempopara pensar.

Si usted encuentra que 80% de lasinterrupciones se deben a personas oclientes nuevos, obviamente no puedeevitarlos. Necesita estar en contacto ytambién necesita tiempo para pensar. Porlo tanto debe balancear las demandas detiempo.

Una primera sugerencia es establecerhoras de disponibilidad para las personas.Observe que los médicos establecen sushoras de consulta en determinados días ytienen tiempo para el estudio y cirugías. Lomismo puede hacer usted. No se requiereser tremendamente importante paradefinir horas de disponibilidad y horas deestudio profundo. Dése a respetar ytriunfe.

13. La pregunta de Alan Lakein

La lista de metas de vida, las actividadesque las sustentan y la programación de lasmismas le proporcionan control sobre lamanera en que usará su tiempo. Cada unade estas es una herramienta valiosa deplaneación.

Sin embargo, cuando nos encontramos en

el ajetreo de la vida diaria, entonces esdifícil tener en mente las listas anteriores yes ahí donde necesitamos hacer la preguntade Alan Lakein: ¿Cuál es el mejor uso demi tiempo ahora?.


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Es conveniente adquirir el hábito de haceresta pregunta cada vez que perdemoscontrol de lo que estamos haciendo o biencuando estemos empantanados enactividades tipo C. Puede ser después deque se va una visita o cuando terminamosuna conversación telefónica.

También es conveniente poner signos de ¿cuál es el mejor uso de mi tiempo ahora?en lugares visibles de la casa u oficina.Ponga este letrero en su escritorio.

Hacer un trabajo o tarea rápidamente esuna fortaleza. Sin embargo, es adecuadoverificar si estamos haciendo un buentrabajo y para ello podemos hacer lapregunta de Lakein periódicamente.

Cuando ayuda el perfeccionismo ycuando no.

El perfeccionismo tiene cabida cuando80% del valor del mismo proviene delúltimo 20% de esfuerzo. Ejemplos típicos

son: recordar la fecha del aniversario debodas o cumpleaños de una persona cadaaño, la incorporación de detallesimportante de una presentación o losdulces favoritos de la familia.

El perfeccionismo es una pérdida detiempo en tareas como: planchar la últimaarruga de una falda o pantalón. Revisaruna carta de baja prioridad varias veces.

Una forma de combatir este deseo deperfeccionismo es asignarse tiempos límitespara terminar un tarea. Si no hemosterminado, nos asignamos un tiempoadicional, ese mismo día. Lo importante esque eliminamos dicha actividad.

Si tiene dificultad para terminar una tareay el tiempo avanza, hágase la pregunta deAlan Lakein. Recuerde, usted debe tenercontrol de su tiempo (vida) todo el tiempo.Mantener una mente clara y dirigida anuestros objetivos de vida no solo es valiosoes fundamental.

14. El método del queso suizo.

Un plan bien pensado y definido en cuantoa metas y actividades es un paso gigante enel control del tiempo (y su vida). Sinembargo, muchos planeadores

olvidan un detalle: Un plan al igual quecualquier herramienta es de utilidad si seusa. Los mejores planes pueden ser solosueños si no los llevamos al mundo de laacción.

En el caso de tareas de rutina -comocomer, manejar, copiar, etc.- la planeaciónconduce directamente a la acción. Puesbien, la planeación y la acción están tanrelacionados que son una misma cosa.

Un buen plan tiene la propiedad dehacernos "saltar a la acción" por el simplehecho de estar frente a nosotros. Es el planque al terminar de diseñarlo queremosempezar con las actividades de altaprioridad. Es el plan que esta metido ennuestra piel. Se siente y se desea realizar.

Existen ocasiones en que la transición de laplaneación a la acción se lleva a cabo demanera lenta. Suponga que como resultadode su planeación. (Establecer metas,prioridades, etc.) hemos seleccionado unaactividad A-1 como: arreglar el cubículo,empezar un curso de francés, escribir unreporte, investigar un método dematemáticas, etc. Sin embargo, no me


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centro en la tarea A-1 y en lugar ello meinvolucro en actividades C's. ¿Qué mesucede? ¿Por qué no empiezo ya?.

Miles de personas responden alcomportamiento anterior diciendo: Nopuedo evitarlo, me es imposible empezar atrabajar en lo que considero importante(actividad A-1). Una de las explicaciones aesto es el hábito de posposición quebloquea a las personas y no les dejarealizar sus metas a corto y largo plazo.

¿Hemos escogido correctamente la

actividad A-1? Una vez que usted decidió realizar unaactividad A-1 se debe encontrar en laposición "hacerla ahora mismo". Sipospone esta actividad, puede que no sea lacorrecta. Recuerde que si la estamosposponiendo, la intuición nos dice que noes la más adecuada y entonces debemoscambiarla.

Por otra parte, puede suceder que laactividad A-1 es la correcta pero existe uncambio de condiciones o bien surgeneventos que no teníamos considerados.Bien, en este caso, es de esperar quetengamos una resistencia justificada a larealización de la actividad A-1.

Un vendedor se negaba a realizar laactividad de presentación de nuevosservicios a una gran compañía. La

posposición se debía no a la pocaimportancia de la actividad sino a la grancantidad de trabajo que debía realizar y alhecho que se sentía tremendamentecansado en esta temporada. El autor lesugirió que capacitara a otra persona para

ese trabajo y lo hizo inmediatamente, conlo cual regresó a atacar la actividad A-1.

La posposición es..... El hábito de posposición se presentacuando tenemos una actividad A-1 quehemos seleccionado y estamos seguros quedebe realizarse y la cambiamos por unaactividad B o C de menor valor. ¿Quédiablos nos está sucediendo?.

Una primera explicación es que somoshumanos y lo que existe detrás de esa

actividad es algo a) desagradable o b)abrumador y desgastante. Las personasevitan las tareas largas y abrumadorasporque consumen mucho tiempo (comoredecorar la casa, bajar 20 kgs. de peso,dejar de fumar, aprender francés, etc). Lastareas desagradables son mas manejablespero implican una asociación emocionalque no queremos (como disciplinar a unempleado, admitir un error, etc).

Estas dos categorías de obstáculos no sonmutuamente exclusivos.

¿Cómo lograr hacer una actividadabrumadora A-1?

Suponga que se encuentra en casa yterminó sus quehaceres. Su hijo regresa enmedia hora de la escuela. Usted debeempezar a pintar un cuadro pero en lugar

de hacerlo limpia la cocina o arregla ellibrero, o bien lee un periódico de noticiaspasadas.

Suponga que ha terminado unaconversación telefónica y le llamarannuevamente en 15 minutos. Usted piensa


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en su actividad A-1 pero la pospone (porfalta de tiempo) y arregla los papeles delescritorio.

La mejor respuesta para empezar arealizar un proyecto A-1 que es abrumador-cuando no hay tiempo- es posponerlo. Sinembargo, veamos la realidad. No existengrandes bloques de tiempo sininterrupción. Continuamente estamossiendo interrumpidos por el teléfono, loscolaboradores o las horas de comida.

Suponga que debe escribir un reporte yque esta tarea involucra 50 horas. Supongaque sólo tiene 30 minutos antes de ir acomer. Lo más sencillo es posponer la tareay empezar en la tarde o mañana. Sinembargo, en la tarde o mañana no tienedisponible las 50 horas y tenemos el mismoproblema.

La clave para lograr hacer una tareaabrumadora A-1 es empezar en cuanto lahemos identificado. Una manera de lograrrealizarla es usar el método del quesosuizo, esto es, identificar "hoyos" que elautor asocia con tareas instantáneas quedeben realizarse.

Una tarea instantánea es aquella querequiere de 5 a 15 minutos y contribuye ala realización de la actividad A-1. Debemoshacer una lista de todas estas tareas yasignarles prioridades. Esto equivale adescomponer la gran tarea en pequeñastareas independiente.

Un ejemplo de este método al problema deescribir un reporte consistirá en realizarlas siguientes actividades: conseguir lainformación asociada, artículos, reportessimilares, discutir el contenido con loscolaboradores o jefe, establecer los

experimentos o pruebas y quien los va arealizar, etc.

Lo que 5 minutos pueden lograr La suposición básica del método del quesosuizo es que es posible hacer algo en 5minutos. Lo más interesante es que si iniciauna actividad se proporciona laoportunidad de seguir con ella. Se iniciacon algo que no compromete y se terminauno por involucrar completamente. Así esla naturaleza humana y debemos aprendera manejarla en forma positiva.

Bien, si el primer esfuerzo falla seapaciente y piense en otra actividadinstantánea que pueda iniciar o ensayar.No trate de trabajar en el mismo hoyo dosveces. Si trata de iniciar una actividadinstantánea y no funciona ensaye otradiferente. Puede que intente variasactividades. Una de ellas lo conducirá alograr el "momentum" necesario parainvolucrarse en serio.

Una parte agradable del método de quesosuizo es que no importa que tareainstantánea seleccione mientras que secumpla: 1) sea fácil -entre más fácil mejor-y 2) este relacionado con la actividad A-1.En cuanto empiece seguro que podrárealizar varias de ellas.

El método del queso suizo permite laconstrucción de amplios caminos en larealización de proyectos complejos. Unavez que usted realice diez o doce "hoyos"descubrirá que puede cerrar un ciclo y latarea ya no le parecerá tan difícil yabrumadora. En este proceso es típico queencuentre atajos insospechados o sucedeque el trabajo se hace agradable y sencillo.


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Quizás lo que usted necesitaba eradescomponer la actividad en pequeñastareas que fuesen manejables. Loimportante es que empezó

Un esfuerzo adicional

Si no puede lograr empezar una actividadA-1 quizás debería negociar consigomismo. Suponga que piensa escaparse de laactividad A-1. Bien, antes de ir a otraactividad haga un intento adicional deinvolucrarse. Use cinco minutos en A-1 ydespués termine por el día ¿Seguro que

usted puede emplear sólo 5 minutos!. Es untrato que no podemos rechazar.

Piense que está de vacaciones en el veranoy que frente a usted se encuentra unaalberca de agua fría. Usted pregunta a laspersonas que están nadando y le dicen queel agua está fría. Se acerca y toca el aguacon los dedos, después mete un pie y, pocoa poco, el resto del cuerpo. Es claro que loque está haciendo es torturarse lentamente.

Sin embargo, si usted piensa estar en laalberca solo cinco minutos tiene un mejorrecurso. Párese enfrente de la alberca ysalte o échese un clavado. Nade cincuentametros y, si no le gusto, sálgase y váyase a jugar ping-pong o lo que sea.

Lo interesante es que después de estar en elagua lo más seguro es que le agrade ypuede que permanezca hasta una hora omas jugando o disfrutando el agua fría.Use esta metáfora para iniciar susejercicios matutino y mantenersefísicamente bien. También la puede usar ensus proyectos o actividades A-1. Haga elhábito de tener bloques de una hora cadadía para estas actividades. El método ha

sido probado por muchas personas ycuriosamente trabaja.

Use cualquier otra técnica de lectura delibros que le acomode. El autor del libroseñala que su esposa y él leen libros en vozalta. Es una forma ineficiente de leer perouna manera de pasar el tiempo en familia.

15. ¿Cómo encontrar tareasinstantáneas para enrolarseinstantáneamente?

Suponga que tiene problema para

involucrarse en una actividad A-1.Pregúntese: ¿Estoy apuntando a lo querealmente quiero hacer?. Si este es suproblema, lo más probable es que necesiterealizar una planeación más detallada.Recuerde que entre más detallado esté unplan mejores son las posibilidades deempezar a trabajar. Equivalentemente,planear es decidir de manera anticipada.

Describiremos algunas técnicas que nos

inducen a centrar la atención en unaactividad A-1 y empezar a realizarla.

Coloque una hoja en blanco sobre suescritorio y ponga como título "hedecidido", y registre todas las decisionesque lleguen a su mente. Especifiquediversos aspectos como cuándo empezaruna actividad, qué hacer primero, cuántotiempo asignar, etc. Entre más detalladasestén las decisiones, más sencillo será

realizarlas y eventualmente estarátrabajando en la actividad A-1.

Si todavía tiene problemas use la actitudmágica "si pudiese.....". Para lograr estaactitud empiece por admitir el postulado"No puedo planear" y, a continuación,


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dígase a si mismo: "si pudiese planear ¿cuál sería el plan?. La ventaja de laexpresión "No puedo...., pero si pudiese...",es que nos releva temporalmente de todaslas limitaciones y problemas queenfrentamos. Desbloquea los músculosmentales.

O bien, imagine que ha sido relevado detodas responsabilidad para efectuar laactividad A-1. En lugar de ello, sólo tendráque escribir el plan para que alguien máslo realice. Proporcione un consejo valioso. ¿Qué recomendaría a esta persona?.Estamos conscientes que existen algunospasos que a usted le resultan difíciles, perootra persona es la encargada de realizarlos.

Una vez que tengan el plan en el centro desu escritorio, tómese un descanso. Relájesey cuando regrese- pensando de maneradiferente- al escritorio, vea el plan que otrapersona va a realizar y pregúntese si hayalgo en lo que usted puede colaborar.Hasta que la otra persona llegue ustedpodría hacer algo. ¿Qué tal si empieza poraquello que más le agrade?. En resumenestaríamos trabajando en la actividad A-1.

Es impresionante lo que la técnica anteriorproduce en resultados. ¡úsela!

Obtener más información

Algunas veces no podemos empezar unproyecto o actividad, independientemente

de nuestro esfuerzo. En este caso debemosbuscar otra respuesta. Esta puede serobtener más información. Es común entrara la cadena de no saber mucho acerca de loque queremos hacer y llegar a una puertacerrada.

El viejo adagio de desprecio por lo familiares frecuentemente falso. La no-familiaridad también conduce a una faltade interés y un desprecio al aprendizaje.En un experimento sobre objetos noconocidos de un museo, se preguntó a losalumnos que asignasen una calificación de1 a 5 para reflejar aquéllos objetos sobrelos que desearían información. Seproporcionaba información y losorprendente es que existía una tendenciasignificativa a tener mayor curiosidad porobjetos que aparecían varias veces.

La evidencia experimental demuestra que,en Estados Unidos, las personas que ven lasnoticias de las 6:00 PM también ven los delas 11:00 P.M. En México, las personas queven el partido de foot-ball también ven lasnoticias sobre deportes y la repetición delos "goles". Equivalentemente, lainformación sobre un evento o actividadgenera necesidad de tener másinformación.En computación, la persona que conoce unprocesador de textos, desea conocer otrospara compararlos. ¿Quién lee revistas depasatiempos?. Pues las personas que tienendistintos pasatiempos. Las personas que notienen un pasatiempo encuentran difícil deentender que se vendan grandes cantidadesde estos.

En resumen, se requiere cierto nivel defamiliaridad para promover un mayornivel de curiosidad e interés sobre lo quehacemos. Una vez adquirido este nivel,existen grandes posibilidades de

involucrarnos en lo que hacemos. Estosucede en el amor, la política, lasmatemáticas y el deporte, entre otros.

Otra manera de obtener información esplaticar con personas en el trabajo o lafamilia sobre lo que hacemos y a donde


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queremos llegar si realizamos la actividadA-1.

Muchas veces, personas alejadas de lo quehacemos nos pueden proporcionar unpunto de vista diferente sobre lo quehacemos y más importante un apoyo ocompromiso.

Realice una tarea inductiva

Cuando no pueda empezar con su tarea A-1 pero tenga posibilidad de mover unamano o alguna parte del cuerpo, Ud. puede

empezar a realizar un paso físico que lepermita hacer su trabajo. A esta técnica sele denomina la tarea inductiva.

Una tarea inductiva es aquella en la quenecesitamos escribir una carta y noslevantamos y empezamos a sacarle puntaal lápiz. No es broma pero hacer esto nosinduce a querer escribir la carta. Quiereleer una libro, pues póngalo cerca de sulugar favorito de descanso. La presencia

física del libro motiva a empezar.Una persona decía que le gustaba el tenispero su raqueta estaba guardada en elsótano debajo de muchas cosas que nosirven. Es evidente que si desea jugar tenisdebería tener la raqueta y todo su equipoen la cajuela del coche. Cualquier día sepresentaría la oportunidad y jugaría tenis.

Una persona adopta el hábito de levantarseuna hora mas temprano para iniciar unnuevo pasatiempo. ¿Por qué no usamosesa hora para lo que nos agrade onecesitamos a largo plazo?. Piénselo. Estoes como dar la primera mordida a un buenplatillo. Una vez empezado no paramos

hasta terminar. La mayoría de las tareasinductivas toman un momento.

Otra tarea inductiva es "seleccionar elcanal mental adecuado". Si tiene queescribir una carta en la computadora,enciéndala y escriba "No puedo pensar ennada" o lo que desee. Empiece a escribircualquier cosa y, de pronto, estarárealizando su tarea A-1.

Lo importante de todo esto es convencerseque en muchas ocasiones una simple acciónfísica conduce a involucrarse de manerasignificativa en la tarea A-1.

Use su estado de ánimo

Una razón por la que las personas tienendificultades para involucrarse en una tareaA-1 es que no están emocionalmentepreparadas para ellas. en este caso tieneusted dos opciones: Olvidarse de A-1 yempezar a hablar con las personas decualquier cosa, o bien, usar su estado de

ánimo e ir a realizar la tarea A-1.La idea es revisar su estado de ánimo y verla manera en que puede conectarlo con latarea A-1. Una de ellas es hablar con otraspersonas de la tarea A-1 y decirles "nopuedo empezar" para que le digan, nobromees, si puedes hablar de la actividadA-1 puedes realizarla. Otra forma esarreglar todos los papeles o cosasrelacionadas con A-1 y después pregúntese ¿No sería mejor empezar con A-1 en lugarde hacer cosas triviales?.

Si la respuesta a lo anterior es NO, dejeque su mente divague un poco y mientrasesté conectada haciendo algo relacionadocon A-1 no hay problema, eventualmente


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se centrará de manera seria en esaactividad. Algunas veces lo mejor esesperar a estar en el estado de ánimocorrecto para empezar a realizar algo. Untrabajo personal es identificar estos estadosde ánimo.

También puede preguntarse de la tarea A-1: ¿Qué es lo más tolerable que puedehacer en relación con A-1?. Encuentre esaparte y realícela. Manténgase en control desu vida y realice sus sueños. ¡Usted valemucho!.

Platique consigo mismo Quizás la falta de involucración en unaactividad es debido a la ausencia demotivación. En este caso unos minutos demotivación son una buena inversión.

Estudios experimentales han demostradoque las personas no inician trabajos quecreen no terminar. Recíprocamente, laspersonas intentan la mayoría de cosas que

creen fáciles aunque puedan serimposibles. La base de esta voluntad radicaen la estimación subjetiva de laprobabilidad de éxito.

Recuerde, si usted siente que algo es difícilo imposible, lo más seguro es que nointente hacerlo con pasión. Pero recuerdeque esto es solo su estimación sentimental.No es un hecho. Y dado que no es un hechomejor suponga que es una tarea sencilla.

Tendrá mas probabilidades de tener éxito.Si usted piensa que va a tener éxito,trabajará más duro para realizar la tareaA-1. Recuerde lo que dicen losentrenadores a sus jugadores: ¡Tú puedeshacerlo! ?Deja de tenerte lástima!

¡Nunca sabrás que sucede hasta que lointentes!.

Estas palabras ayudarán a disminuir lossentimientos negativos que aparecen alrealizar una tarea A-1.

Haga compromiso con alguien

Algunas veces usted dice: Usaré dos horasen este trabajo en la oficina y cuando llegaa la misma hace otra cosa. Sin embargo, siusted ha hecho una cita o compromiso conuna persona no se distrae en otra cosa. Es

por ello que es necesario comprometernoscon nosotros mismos y nuestra autoestima.

Suponga que prometió a su esposa limpiarel coche durante la mañana del sábadopara asistir a una boda. Entonces estaactividad A-1 debe realizarse.

Una fecha límite es frecuentementedesagradable pero es una fuerza de acción.La promesa de cumplir en una fecha límite

en lugar de "lo hago después" es un buenhábito.

Una advertencia sobre las reuniones detrabajo es que si no están planeadasrepresentan una verdadera pérdida detiempo.

16. Cambie de estímulo paramantenerse involucrado.

Una vez que se involucra en algo,manténgase así hasta el final. Este esespecialmente recomendable en tareas queno nos agradan. Usted conoce que el mejoruso de su tiempo es continuar trabajandoen la actividad A-1. No existe tiempo para


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la posposición. Usted debe mantenerseinvolucrado.

Existen ocasiones en que nos perdemos enlo que hacemos. Aquí la solución espreguntarse ¿Cuál es el siguiente paso?.Lo usual es que hayamos perdido lasecuencia de lo que sigue.

No necesita aburrirse

En muchas actividades el deseo de cambioes natural. La variedad no solo es "elpicante de la vida" es un ingrediente

esencial.Un experimento interesante es aquel endonde se colocó a varias personas encuartos obscuros y separados con unacama confortable y todos los alimentosnecesarios. Se le dejó ahí sin hacer nadadurante cinco días. Al final de la prueba,las personas sufrían de histeria o fantasía.Como dato adicional diremos que les tomómeses recuperarse de esta prueba. Esto

confirma que el cambio de estímulo esnecesario.

El hombre de las cavernas dependía de suhabilidad para detectar y responder alcambio. Equivalentemente, el cambio deestímulo era una necesidad para nuestrosantepasados. Sin embargo, el hombremoderno se ha llenado de comodidades quele han cortado ese radar biológico que sealimenta del cambio de estímulo.

La evolución natural de un proyectogenera muchas tareas. Mantenga una listade "hacer hoy" y elija a aquélla que leproporciona un cambio de estímulo. Enocasiones la tarea que realizamos se vuelverutinaria y usted se siente aburrido. Siente

la necesidad de una distracción o cambio.Sin embargo, si usted quiere tener controlde su vida, proporcionese el estímuloadecuado.

Descanso de relajamiento o detrabajo

Una cosa que frecuentemente hacemos estomar un descanso para estirar el cuerpo,caminar o socializar para despuéscontinuar trabajando una o dos horas más.

Usted también puede tomar descansos de

trabajo. Realice otra tarea diferente. Lorecomendable que ésta le proporcione uncambio de estímulo dentro del marco de laactividad A-1.

Existe una variedad de tareas instantáneasque ayudan a lograr un cambio deestímulo. Usted puede planear, hablar conotra persona o darse una platica demotivación. Puede reunir información oescribir notas sobre lo que hace. Puede

imaginarse lo que hará en cuanto terminela actividad A-1. Siempre existenoportunidades de cambio dentro de unmismo proyecto.

Cambie su posición de trabajo. Si lo haceen su escritorio vaya a la mesa de trabajo ola biblioteca, lea sentado en el sillón osimplemente camine. Identifique loscambios físicos que trabajan para usted.

¿Demasiada o poca información?

Empecemos con la recolección deinformación. Se ha dicho que el nivel deinterés de una actividad o tarea crece amedida que nos movemos de poca o no


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información a suficiente información. Espor ello que si usted necesita mantenerseinvolucrado en un proyecto seleccioneaquella área donde existe poca informacióny aumente su conocimiento sobre la misma.

Existe el caso opuesto donde uno tienemucha información. Muchas personas sesienten invadidas de información y de ideasque no saben que hacer. Existe un nivelóptimo de conocimientos para cadaproyecto o actividad. Demasiada o pocainformación pueden disminuir el interés.

17. Algunas veces paga el bajar elritmo.

En algunas situaciones, las técnicas detareas instantáneas y cambio de estímulono logran pasar la posposición de unatarea. Existen tareas que sondesagradables como hacerse una revisiónmédica anual, ir a ver al profesor de suhija, etc. Esto hace que siempre cambiemosuna actividad desagradable A-1 por

cualquier actividad agradable que nosproporcione beneficio inmediato.

En este caso es necesario reconocer queestamos en un punto crucial. Hacer unaactividad A-1 (desagradable) o evitarla. Eneste momento lo recomendable es irse concalma. No decida inmediatamente pueselegirá evitar la tarea A-1. Dése unaoportunidad para ver los aspectos positivosde la actividad A-1 y actúe, realice lo que

tenga que hacer.

En resumen cuando está usted en el puntode la decisión recuerde que a) es necesarioenfrentar lo desagradable de maneradirecta; b) reconozca lo incómodo deretrasar los resultados; c) cree el

entusiasmo necesario que permitabalancear lo desagradable.

Estos tres pasos se tratan en detalle en lassiguientes secciones.

18. No permita que el miedo entreen su camino.

¿Cuántas veces ha usted evitado hacer algoimportante por miedo al fracaso, lahumillación o el sentimiento deculpabilidad?. Muchas veces estamosseguros, pues bien nos sucede a todos. Sin

embargo, existen técnicas que nos permitentrabajar en esos aspectos o actividadesimportantes sin tener en cuenta la raíz delproblema, el miedo. Si conquista el miedopodrá ayudarnos a realizar actividadestipo A-1.

No permita que sus emociones bloqueensus capacidades intelectuales o sushabilidades manuales. Mantener el controlde la persona es base del éxito.

Si sospecha que el miedo le evita realizaralgo, pregúntese seriamente: ¿A que letengo miedo?. Haga una lista de lasposibilidades e identifique aquella aversióno dificultad que produce el mayor miedo. Acontinuación, enfréntelo con la mirada fijaen el problema. Rompa ese miedo enpedazos. Nada puede parar a una personadecidida.

¿Cómo extinguir el miedo?.

Si tiene miedo por alguna cosa, repítaseperiódicamente ¿Puedo hacerlo puedolograrlo!. Sólo necesito pensar de manera


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clara. Este es un problema pequeño. Nadame detendrá.

Se dice que un fuego pequeño es sencillo deextinguir. Si el fuego es mayor lo mejor estratar de acotarlo. Lo conveniente es hacerun círculo y elegantemente decir: puedesquemar lo que quieras dentro de estecírculo pero no puede cruzar esta línea.

Recuerde que la mayoría de veces nuestromiedo está fundado en nuestras propiassuposiciones, donde exageramosindebidamente las debilidades. En estassuposiciones consideramos que las otraspersonas son muy fuertes -no humanas- yterminamos por atormentarnos sin ningúnsentido.

Limpie su cabeza de tonterías y úsela paralo que está diseñada; para realizar trabajocreativo y consolidar sus sueños en estavida.

19. El precio real de retrasarse

Suponga que se encuentra en el punto deuna decisión y sospecha que está a puntode posponer una tarea A-1 que resultadesagradable. Entonces, tómese un instantepara contemplar las consecuencias deretrasar la actividad A-1. El retraso es unapenalización sobre algo que ya de por sí esdesagradable.

Analice con cuidado las consecuencias delretraso y pregúntese: ¿Si no hago la tareaA-1 ahora, lo haré después?, ¿Cuándo?.Estoy dispuesto apagar el precio delretraso. ¿Vale la pena pagar esto?.

En esta respecto conviene recordar lossiguientes lineamientos:

a. Si la tarea no desaparece, el tiemponecesario para realizarla aumenta.

b. El impacto o resultado de la tarea esdistinto si lo realiza hoy que dentro de unosmeses o años.

En resumen, la próxima vez que pospongauna actividad A-1, cálmese. ¿Por quésufrir un dolor innecesario asociado conesta tarea y no obtener un beneficio?. Lomás seguro es que usted haya sobrevivido apeores situaciones. ¿No será cierto queestas experiencias son tolerables y aunplacenteras?.

Considere los riesgos

¿Puede usted soportar el riesgo de retrasarun proyecto grande e importante?. ¿Cuáles el estado de sus nervios en el últimominuto antes de entregar el proyecto?.Cuando usted retrasa el proyecto hasta elúltimo minuto existe el riesgo de algo

inesperado que conduzca a un trabajoinadecuado o bien no cumplir con la fechalímite.

Algunas personas dicen que trabajanmejor bajo presión. Si usted estáconvencido de esta idea, perfecto. paraalgunos la presión es un alimento y paraotros es una fuerza devastadora.

El precio de trabajar bajo presión serefleja en fatiga física y mental. Lasemociones pueden emplear un tiempovalioso. Es sencillo cambiar de carácter contanta presión tal vez lo mas peligroso esque no nos demos la oportunidad de hacerun trabajo de calidad y agradable encondiciones favorables.


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Los inconvenientes de la presión enel trabajo.

La necesidad de realizar diversas

actividades en un proyecto cuando cadaminuto cuenta hace que podamos perder laoportunidad de delegar tareas. Supongaque está por terminar un proyecto y quenecesita servicios secretariales y copiado,pero son las 3:00 A.M.

Aquí cabe preguntar ¿Le gusta trabajarbajo presión?. ¿Le agrada el últimominuto de pánico para terminar elproyecto?. ¿Siente control de su vida?.

¿Hace feliz o miserables a los que lerodean?. recuerde que las personas van apensar que el proyecto es más importanteque ellas.

Si usted siente que las demandas de trabajose acumulan y le crean una presiónexagerada tal vez debería pensar si está enel trabajo adecuado. Si la presión esoriginada por su hábito de posposiciónentonces usted puede hacer algo por su

vida. Modifique sus hábitos y triunfe.

Suponga que usted trabaja bajo presión. ¿Qué pasa cuando termina un trabajo?. Sesiente cansado y desinflado. No lograreponerse. Pues bien, y si no piensa conclaridad dentro de poco estará en otraactividad con mucha presión. Sin embargosi usted está vivo puede empezar a planearel uso de su tiempo.

Una sugerencia para evitar el hábito devivir bajo la fecha límite es: No esperedemasiado y enrólese en lo que tiene quehacer. Proporcionese un tiempo determinación antes de la fecha limite. Seaelegante en lo que realiza. Hágalo concalidad. Disfrute su trabajo. Haga valer su

voluntad. Esto le proporcionará un sentidode libertad y autoconfianza. Se sentirá másrelajado y tendrá control sobre su tiempo(vida).

20. Aprenda a estirar los beneficios

Una técnica que resulta adecuada paraasimilar entusiasmo en el punto de unadecisión se describe a continuación:

Suponga que tiene una idea que puedebeneficiar a su organización. Sin embargo,la idea involucra también consecuencias

negativas. En este caso haga un diagnósticode lo positivo y lo negativo de la actividadA-1. Una vez que conozca con mayorprofundidad las consecuencias actúe. Otratécnica es la basada en proporcionarse unaretribución por lo que está usted haciendo.Dígase a sí mismo, si termino mi trabajoantes de las 6:00 P.M., me tomaré el restodel día en visitar a un amigo y tener unaplatica agradable. Imagínese lo que va alograr si termina su actividad A-1.

Sea positivo y concentrese en los beneficiosde su actividad y estírelos.

21. ¿Cómo regresar de un escape?.

Todos tenemos alguna tendencia aposponer nuestras actividades tipo A. Siusted no hace una actividad A-1 hace"algo" independientemente de su valor.

Sin embargo, es un escape. Cada uno denosotros tiene sus escapes favoritos. Puedeser una tarea tipo B o C o bien revisarrevistas o simplemente dejar volar a la locade la casa: la imaginación. En las oficinasprivadas o en el hogar los escapes son


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diferentes podemos llegar hasta tomar unasiesta.

Siete errores comunes.Algunos de los escapes más comunes quetiene uno para no seguir en una tareaimportante tipo A-1 son:

Gratificarse. Hacer algo que nos agradacomo premio adelantado o justificado pornuestro trabajo.

Socializar. Visitar a otras personas.

Realizar pequeñas charlas con los amigossin ningún propósito.

Lectura de revistas. Leer libros operiódicos que tenemos olvidadas por ahí.

Hacerlo nosotros mismos.Transcribir tres hojas de un libro en lugarde sacar una copia. Hacer algo quepodríamos delegar.

Extralimitarse. Revisar a los empleadosen forma cercana. Arreglar la oficina paraque luzca como modelo.

Salirse. Si estamos en la oficina querer ira casa y si estamos en casa querer ir a laoficina. Tomar un café con mucha platica.

Soñar despierto. Planear lo que va ahacer el fin de semana. Preocuparse por

cosas que no ha terminado. Pensar comogastar el dinero si le diesen un aumento.

No dudamos que existen otros escapes yalgunos de ellos muy personales. Sinembargo, recuerde no haya nada malo congratificarse, socializar, leer revistas, etc. la

dificultad es cuando usted estádesarrollando actividades A-1. Se escapade la línea para lograr sus metas.

Existen otros escapes más sutiles y menosreconocidos que están en la periferia deuna actividad A-1, como usar demasiadotiempo en detalles irrelevante en lugar deatacar el meollo del problema. Tratar deentender demasiado el problema en lugarde hacer algo.

Finalmente existen lo que podríamosllamar escapes emocionales como sentirnosenojados, preocupados o culpables;preguntarnos si tenemos el trabajoerróneo, la esposa equivocada o habercomprado la casa menos indicada. Cuandotenga estos pensamientos consulte la listade preguntas de Lakein (Apéndice).

Identifique cuando esta perdiendoel tiempo

Algunos escapes de la tarea A-1 tienen uncierto valor. Por ejemplo, organizarse,

hacer listas de trabajo, descansar, etc. Sinembargo, no estamos haciendo el mejoruso del tiempo. Recuerde que usted mismodecidió establecer una prioridad sobre eluso del tiempo y está asociado a laactividad A-1.

El autor menciona que uno de sus clientes,un investigador posponía continuamente eltrabajo en un proyecto difícil de altaprioridad. Lo primero que él mismo

investigador observó es que detrás de estaposposición estaba un sentimiento detensión que lo hacía sentirse incómodo.Para remediar esto revisaba los resultadode un proyecto que le era familiar y en elcual había tenido éxito. Tenía un escapeemocional de la actividad A-1.


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La recomendación de Alan Lakein es quecuando esto sucediese se repitieramentalmente "estoy perdiendo mi tiempo".Esto le servia para recordarle que estabaidentificando su escape y que tenía quehacer algo. El beneficio de estarecomendación vino tres meses después enque pudo realizar proyectos aún másdifíciles. Reprogramó su mente para evitarescaparse de la actividad tipo A.

¿Cómo cortar las rutas de escape?

Otra manera de concentrarse en la

actividad A-1 es cortar todas las rutas deescape. El principio es simple y es el mismousado por aquellos que desean bajar peso,dejar de fumar o beber. Primero debemosquitar todo lo que nos induzca a escapar obien hacer difícil, paulatinamente, elquerer escapar.

El gran escape es la televisión. Olvídese deella y camine con paso majestuoso hacia suactividad A-1. Si ve televisión pregúntese

¿cómo podría usar mi tiempo?.

22. ¿Cómo ser mejor la próximavez?

El desarrollo de un programa para lafuerza de voluntad es como un programade levantamiento de pesas. No empezamostratando de levantar 100 kg. sino quetrabajamos de manera gradual.

Para obtener el mayor beneficio de lassugerencias y técnicas descritas se requiereejercer nuestra fuerza de voluntad.Específicamente, usted necesita fuerza devoluntad para:

a. Planear cuando se siente presionado oabrumado.

b. Mantenerse involucrado en un

proyecto aunque algunas de las tareasque realiza conduzcan a caminoscerrados.

c. Evitar sus escapes favoritos.

d. Mantener una actitud positiva a pesarde sus fracasos anteriores.

e. Hacer algo cada día por sus metas.

f. Vencer el miedo real o imaginario.

g. Resistirse a realizar una tarea fácilenfrente de usted.

Todo mundo sabe que donde existevoluntad existe un camino. Todo mundotiene fuerza de voluntad. Sin embargo, ¿cómo desarrollar la fuerza de voluntad?.Esto lo enseñaremos a continuación.

Ejercicios para la construcción dela fuerza de voluntad.

Los buenos maestros saben que los niñosaprenden mejor cuando trabajan a supropio nivel de capacidad. Por lo tantousted debe empezar a aumentar su fuerzade voluntad practicándola en situaciones

pequeñas y sencillas antes de aplicarla asituaciones difíciles.

La voluntad es como un caballo salvaje. Sideseamos domarlo para hacer un trabajoproductivo, necesitamos mantenernos encontacto.


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Existe una sola forma de tener éxito:montar el caballo y mantenernos en él.Trate de domarlo. Algunas veces morderáel polvo, pero debe continuar. La idea espermanecer, aún si el caballo va endirección contraria.

La clave es avanzar en etapas graduales.Tenemos que empezar por identificarcuando actuamos por impulso haciendouna decisión equivocada. Es necesariodesarrollar el hábito de decir, sentir y verque hacemos lo que decidimos hacer.

¿Como safarse de la TV?.

El primer paso aquí es vencer el reflejocompulsivo a mirar televisión. Esimportante pensar en qué desea ver opodría ver. Si no lo encuentra olvídese, nopierda el tiempo.

Si prende la TV levántese a bajar elvolumen cada vez que aparece un anuncio

repetidamente hasta que se canse y apagueel aparato. Otra manera es lea algointeresante entre anuncios y no pongaatención hasta que termine una idea dellibro que lee. Repítase a usted mismo ¿noexiste algo mejor que hacer?, seguro que si,apague el aparato y póngase a usarcorrectamente su tiempo.

23. Haga su mejor esfuerzo y

considérelo un éxito. ¿Estaría dispuesto a usar todas las tardesde esta semana en alcanzar una meta de suvida, aunque el éxito de la misma no estegarantizado?. Si usted no trata, garantizasu fracaso. Si usted trata, tiene

oportunidad de lograr el éxito, aunque elfracaso sea todavía una posibilidad. ¿Quéhacer?.

Muchas personas emplean su vidaminimizando costos en lugar maximizarbeneficios. Muchas personas usan untiempo precioso para evaluar los pros ycontras de fallar. Sin embargo, fallar esmuchas veces una forma de ahorrartiempo.

Usted encuentra que trabaja y que no. Seevita metas utópicas. En cierta forma elfracaso tiene un aspecto constructivo:permite establecer o reconocer puentes queeventualmente nos llevan a dondequeremos.

Est

Como Tener Control de Su Tiempo y de Su Vida

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