Cómo no crear una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)

Alejandro Domínguez

Julio de 2012

www.slideshare.net/alexdfar

Una PMO: cada quien su definición Una PMO es una entidad organizacional cuyas responsabilidades están relacionadas con la administración centralizada y coordinada de aquellos proyectos bajo su dominio. Las responsabilidades de la PMO pueden ser desde proveer apoyo a la dirección de proyectos hasta la dirección de un proyecto (PMBOK)

Una PMO es un mecanismo administrativo a través del cual se provee un enfoque de la dirección de proyectos en una organización (Parviz, F. (2001) Is Your Organization a Candidate for Project Management Office (PMO)? AACE International Transactions, 2001, p7.1, 4p)

Una PMO es una entidad formal y centralizada de control entre el director y la dirección de proyectos (Martin, N. L.; Pearson, J. M; Furumo, K. (2007) IS Project Management: Size, practices and the project management office. Journal of Computer Information Systems, Vol. 47 Issue 4, p52-60

Una definición adicional de una PMO A Project Management Office (PMO) is a group or department within a business, agency or enterprise that defines and maintains standards for project management within the organization (http://searchcio.techtarget.com/definition/Project-Management-Office)

Una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) es un grupo de personas o un departamento dentro de un negocio, agencia o empresa que define y mantiene estándares para la dirección de proyectos dentro de la organización

Organización

Negocio, agencia o empresa

PMO: define y mantiene estándares para la

dirección de proyectos

Cómo crear una PMO

Crear una PMO es como desarrollar y dirigir un proyecto

Como si crear una PMO: especificación interna

PROCESOS/ FUNCIONES

INFORMACIÓN ESTRUCTURA/

PERSONAS

OBJETIVO Y SERVICIOS

INFRAESTRUCTURA/ TECNOLOGÍA

Una PMO requiere una especificación precisa de los componentes siguientes y su interrelación • El objetivo esencial y los servicios a proveer • Los procesos/funciones internas • La información que debe administrar/almacenar • La estructura funcional y características del personal • La infraestructura/tecnología a utilizar

Como si crear una PMO: alineación con la empresa

PROCESOS/ FUNCIONES

INFORMACIÓN ESTRUCTURA/

PERSONAS

OBJETIVO Y SERVICIOS

INFRAESTRUCTURA/ TECNOLOGÍA

Una PMO debe estar alineada con: • Las políticas internas de la empresa • Cultura interna de la empresa • Estructura organizacional interna de la empresa

Políticas internas

Estructura interna

Cultura internal

Como si crear una PMO: consideración de su entorno

Como si crear una PMO: comunicación permanente con su entorno

Una PMO debe definir su objetivo y servicios a proveer

OBJETIVO DE UNA PMO

Obtener beneficios por medio de la

estandarización y seguimiento de las políticas, procesos

y métodos de dirección de

proyectos

Una PMO debe

Ser la fuente principal para la guía, documentación y

métricas relacionadas con las prácticas para dirigir e

implementar proyectos dentro de la organización

Estar involucrada en la tareas propias del proyecto y el

seguimiento de las actividades

Reportar a los directores ejecutivos las actividades,

requerimientos y problemas del proyecto, con el fin de que

los implementadores y tomadores de decisiones estén orientados a cumplir las metas

y objetivos

Una PMO debe definir sus procesos/funciones

Modelo de Consultor de

Proyectos

Los procesos/funciones deben definirse con base a tres modelos de administración

básicos (o cualquier combinación de

ellos)

Una PMO debe definir la información que debe administrar/almacenar

Políticas y procedimientos propios para la dirección de proyectos (qué, quién,

cuándo, cómo, dónde, porqué)

Estándares de dirección de

proyectos (PMBOK, PRINCE2BOK, etc.)

Reportes y lecciones aprendidas de los proyectos dirigidos

Una PMO debe definir su estructura funcional y características del personal

Características principales de la estructura

• Dar respuesta rápida

• Actuar con conocimiento

Características del personal

• Conocimientos

• Habilidades

• Experiencia

• Orientado a la resolución de problemas

• Empático

Una PMO debe definir la infraestructura/tecnología a utilizar

Lugar

Espacio físico

Mobiliario

Hardware Software

Comunicaciones

Tecnología/equipo adicional

Conclusiones: cómo no crear una PMO en 10 pasos

1. No defina los objetivos y servicios a proveer 2. No defina los procesos/funciones 3. No defina la información a administrar/almacenar 4. No defina la estructura y características del personal 5. No defina la infraestructura/tecnología a utilizar 6. No considere las políticas internas de la empresa 7. No considere la estructura interna de la empresa 8. No considere la cultura de la empresa 9. No considere al entorno 10.No comunicarse con su entorno

Conclusiones: cómo no dirigir una PMO

Los 7 pecados capitales en la dirección de

una PMO

Lujuria

Desear dirigir todos los

proyectos de la empresa Gula

Dirigir proyectos más allá de su

capacidad

Avaricia

Acumular recursos e información en

exceso

Pereza

Ser incapaz de dirigir los proyectos

Ira

Dirigir proyectos con gritos y enojos y subestimando a

los equipos

Envidia

Hacer críticas negativas a

cualquier proyecto

Soberbia

No dar crédito al trabajo de los

demás