Como lograr una oficina sin papeles
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CONFIDENCIAL
Oficina sin Papeles
baufest. (del Aleman). bau: construcción / Fest: sólida
Objetivos de la charla
Conocer las posibilidades existentes para gestionar una empresa “con menos papeles”
Agenda
Beneficios de la Oficina sin Papeles
Mitos
Definición: “¿qué es una Oficina sin Papeles”
Beneficios
Nuestro enfoque
¿Cómo se logra una Oficina sin Papeles?
Nuestro proceso y la tecnología que recomendamos
Ejemplos de implementación
Propuesta para comenzar a transitar el cambio
Mitos de Oficina sin Papeles
La tecnología no está preparada para la Oficina sin Papel
El papel es mucho más seguro que una copia digital.
Vivir sin papel es demasiado caro
Leer en el monitor cansa demasiado la vista
Se hace uso inadecuado de las tecnologías …
. . . y el papel no desaparece.
Impresión masiva de documentos
Incremento del volumen de la documentación
Convivencia de diferentes soportes y formatos
Obsolescencia de los nuevos formatos
Incertidumbres en la gestión de la documentación.
Oficina sin papeles . . .
. . . es aquella en la que:
Toda información se genera en soportes digitales.
Toda documentación en papel se convierte a formatos digitales.
Toda la documentación se transmite por medios telemáticos.
El objetivo final es reducir el papel de los procesos de gestión, para lo cuál es necesario incrementar el grado de informatización de nuestros procesos y servicios.
¿Cómo se logra una Oficina sin Papeles?
Oficina sin Papel
Drivers
Marco JurídicoTecnología
Cambio Cultural
Oficina sin Papeles - Drivers
Disminuir el uso de papel (costos de impresión, mailing y despacho) … y el espacio que ocupa
Mejorar procesos (circuitos)– Mejorar la gestión administrativa
– Mejorar la calidad del servicio ofrecido a los clientes.
– Vigencia de la información
– Dashboards como herramienta para una mejora continua
Posibilitar un mayor control y seguridad de la documentación.
Green IT
Drivers
Tecnología
Oficina sin Papeles - Tecnología
Infraestructura de Base
– Herramientas
Repositorios
Digitalización
Captura de información
Firma digital
Sistemas amigables (UX)
– Incentivar a las personas a dejar el papel
– Lograr herramientas que permitan mejorar la productividad de las personas.
Intranet como punto de acceso
Gestión Documental
Drivers
Tecnología
Portal de acceso
Logo
Menú de áreas
Imagen del área / Animación informativa
Instructivos generales
Calendario de
Eventos
Vínculos a
aplicaciones
según el
usuario
Políticas y procedimientos
Anuncios
Buscador del
sitio
Cerrar
sesión
Quienes somos
Buscador de
personas
Mismo esquema conceptual para todas las áreas.
Colaboración
Búsqueda
Gestión Documental
Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de documentos.
Con el objetivo de:
Facilitar el trabajo con los documentos
Facilitar que la información se comparta
Conservar la memoria de la empresa, su “saber hacer” más allá de los individuos que trabajan en ella.
Oficina sin Papeles – Cambio Cultural
Cambio de hábitos
Política empresarial de uso de papel
Automatización de procesos de negocio
Drivers
Tecnología
Cambio Cultural
Oficina sin Papeles – Marco Jurídico
Factura electrónica
SOX
Regulaciones de la industria
Green IT
Drivers
Marco JurídicoTecnología
Enfoque baufest
Cultura Corporativa
• Análisis de circuitos de la compañía
• Costumbres
• Políticas
Diseño Conceptual
• Clasificación ¿Qué gestionamos?
• Búsqueda y recuperación
• Plazos de conservación y eliminación
Herramientas Informáticas
• Captura de la información
• Controles y Seguridad
Oficina sin Papeles
Enfoque baufest – Cultura Corporativa
Identificación de circuitos, pasos y roles de negocio
Análisis de un día de trabajo
Clasificación de tareas
Identificación de aplicaciones/sistemas involucrados
Identificación de colaboración y otras tareas sin soporte de sistemas transaccionales
Costumbres
Políticas
Cultura Corporativa
Enfoque baufest – Diseño Conceptual
Planificar:
¿qué gestionamos?
¿quién gestiona?
¿cómo se gestiona?
Clasificación
Captura de información
Controles y seguridad
Plazos de conservación y eliminaciónBúsqueda y recuperación
Diseño Conceptual
Enfoque baufest – Herramientas
Informáticas
: Portal de acceso y Gestión de Documentos
: Formularios para Captura de Información.
: Gestión de workflows y circuitos de negocio
: UX / Mejoras de Usabilidad
Herramientas Informáticas
Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
1 Buscar formulario
“Solicitud de Vacaciones” en la
Intranet o solicitarlo por mail a RRHH
2 Imprimir el
formulario, completarlo y
llevárselo al jefe para que lo firme.
3 Si es necesario, el
jefe consulta con RRHH los días disponibles de vacaciones.
4 El jefe da su
conformidad firmando el formulario.
5 Se envía el
formulario a RRHH por correo interno.
6 RRHH ingresa los
datos al sistema, indicando quien
autorizó las vacaciones.
7 Se guarda el
formulario en el Legajo físico de la
persona.
8 En la fecha
correspondiente, el sistema liquida el plus vacacional.
Circuito de partida Cultura Corporativa
Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
» Disponible para todos los empleados
» Chequeos automáticos
Diseño Conceptual
Herramientas Informáticas
» Formulario InfoPath
» Visualización de días disponibles
» Control de días solicitados vs. días disponibles
Formulario de Solicitud de Vacaciones
» Conformidad por sistema
» Registro de novedades en el sistema
» Alertas / Notificaciones
» Consultas de Vacaciones y Licencias pendientes aprobación
» Mail a quien debe autorizar
» Mail recordando autorizaciones pendientes
» Circuito de aprobación con registro de novedades en el ERP
» Mail notificando vacaciones otorgadas
Autorización
Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
» Todos solicitan licencias por sistema
» Aprobación por el Jefe directo
» Los datos de legajos son confidenciales, aún para el Jefe
Diseño Conceptual
Herramientas Informáticas
» Autenticación
» Conversión Usuario – Nro. Legajo
» Validación de roles / Organigrama
Acceso a datos controlado
» Mis solicitudes
» Mis aprobaciones pendientes
» Interfaz rica
» Indicador gráfico de estado.
» Involucrados con indicador de presencia.
» Posibilidad de disparar proceso de autorización masiva.
Consultas
Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
1 Realizar la “Solicitud de
Vacaciones” en la Intranet.
2 El jefe da su
conformidad también en la Intranet.
3 En la fecha
correspondiente, el sistema liquida el plus
vacacional.
Circuito final
Oficina con menos Papel y un poco más eficiente
Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
Caso: Solicitud de Anticipos y Rendición de
Gastos
Punto de Partida
La aplicación soporta solo una pequeña porción del proceso
Acceso desde entorno host (pantalla verde)
2 pantallas para captura de información de la rendición
Usuario necesariamente conectado al mainframe
Navegación vía opciones y comandos natural
Centro de Costos requiere el código legacy, llevando en ocasiones a consulta en SAP y posterior ingreso manual en host
Caso: Solicitud de Anticipos y Rendición de
Gastos
Solución
Formularios InfoPath accesibles desde la Intranet y el
Outlook
Acceso desde Windows y Outlook, entornos al que todos los usuarios acceden de manera natural
Front end web más amigable, no es necesario conocer los comandos del host
Look & feel mejorado
Facilidades de integración con herramientas de escritorio y servicios de backend
Flexibilidad tecnológica para incorporar mejoras de usabilidad
Por dónde empezar
Alcances y Planificación Elaboración ImplementaciónAdopción General
Assessment
• Identificar Escenarios de Negocio
•Definir Visión (hoy vs. futuro)
•Selección de componentes
•Elección Proyecto Piloto
Piloto
- Primer Caso -
•Definir estrategia Tecnológica
•Definir Metodología
•Modificar Arquitecturas
•Construir Piloto
•Validar
•Documentar
Incorporar otros circuitos
•Ajustar Metodología
•Definir mejores prácticas
•Definir métricas
• Incorporar otros circuitos de trabajo
Gestionar Implementación
•Capacitación
•Evaluación de métricas
•Mejora continua
• Incorporación de otros circuitos
Primer Caso
Cultura Corporativa
• Elegir un circuito, analizarlo (y mejorarlo)
• Costumbres
• Políticas
Diseño Conceptual
• Representarlo
• Definir métricas
• Cálculo ROI
Herramientas
Informáticas
• Relevar tecnología existente en la compañía
• Recomendar tecnología
• Hacer el piloto
Resultados
• Ponerlo en práctica
• Medir resultados
• Recomendar próximos pasos
Oficina sin Papel
Por dónde empezar
Ejemplos:
Solicitud de Vacaciones y Licencias
Anticipo de Sueldos
Solicitud de Préstamos
Solicitud de Capacitaciones
Evaluaciones de Desempeño
Declaraciones Juradas
Solicitud de Anticipos y Rendición de Gastos
Gestión de Proveedores (Gestión de Horas)
Asignación de inventarios (hardware)
Políticas y Procedimientos
Knowledge Base
Resumen
El estado del arte actual permite gestionar una empresa con “menos papeles”.
Una adecuada gestión documental puede suponer importantes beneficios económicos para la empresa.
Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, puede abordar un proyecto “Oficina sin Papeles”.
¡Baufest los puede ayudar a dar los primeros pasos!
¡Muchas gracias!
[email protected] | www.baufest.com
Argentina
Tel.: +54 (11) 4807-8080
Fax: +54 (11) 4801-6146
Av. Las Heras 3257
(C1425ASJ) Buenos Aires
España
Tel.: +34 91 745-2763
Fax: +34 91 561-5626
c/ Francisco Giralte, 2
(28002) Madrid
México
Tel.: +52 1 55 5284-2842
Fax: +52 1 55 5284-2803
Monte Pelvoux 111, 2do Piso
Col. Lomas de Chapultepec
(11000) Del. Miguel Hidalgo
México D.F.
EE.UU
Tel - +1 (617) 273_ 8095
470 Atlantic Avenue, 4th floor
Boston, MA 02210
United States of America
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Microsoft InfoPath
Herramienta para crear formularios y recopilar datos
Pensado para usuarios avanzados y programadores
Principales características
– Es una aplicación de Office
– Poco tiempo de aprendizaje
– Creación de formularios sofisticados sin escribir código
– Formularios Web
– Se integra con SharePoint, fáciles de publicar
– Mejorarlos con código
– Diferentes vistas de un mismo formulario
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Nintex
Extiende las capacidades de los workflows de MS SharePoint 2007 / 2010
Permite
– diseñar, publicar, administrar y recolectar los resultados de los workflows desde una interfaz gráfica web
– acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento
– compartir y reutilizar flujos.
– “Si”, “No”, “Ok”, …
– visualizar progreso y generar reportes
Provee
– Conectores para AD, BizTalk, MOSS BDC, Web Services, OleDB, fuentes ODBC
– SDK para desarrollos de nuevas acciones y conectores
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