COMO ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO - Lic Alejandro Wald · 2015-12-29 · simplemente de organizarse,...

Lic. Alejandro Wald

COMO ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO

Diciembre 2015

Lic. Alejandro Wald “Cómo Administrar Mejor su Tiempo”

© 2015 Alejandro Wald. Derechos reservados.

Presentación ¡Bienvenido a este Manual de Administración del Tiempo! Antes de perder su precioso tiempo leyendo este manual, responda a las siguientes preguntas:

• ¿Tiene usted frecuentemente la impresión de que el tiempo no le alcanza?

• ¿Se enfrenta a urgencias con mayor frecuencia de la que usted querría?

• ¿Es usted de los que a veces no saben por dónde empezar?

• ¿Se siente sometido a presiones con demasiada frecuencia? Si ha respondido afirmativamente, probablemente este manual le será de ayuda. Todos nosotros atribuimos al tiempo (o mejor dicho, a su escasez) ser la causa de nuestros problemas. A veces nos parece que pasa demasiado rápido; otras veces, demasiado lento. El tiempo no puede dominarse. Pero sí es posible organizarse mejor, de modo tal que nuestro tiempo sea más productivo y podamos vivir de una manera más agradable y eficaz. Lic. Alejandro Wald Córdoba, Argentina Diciembre de 2015



INDICE Parte 1 CÓMO USAMOS NUESTRO TIEMPO - La importancia del tiempo. - ¿Qué hace usted con su tiempo? - Tomar las decisiones correctas para el “ahora” - El registro del tiempo. - Ser proactivo o reactivo. Parte 2 PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO A) Objetivos y actividades. - Descomponer los objetivos en tareas. B) Decidir prioridades. - La Regla del 80/20. - Prioridades ABC. - Procedimiento para establecer prioridades. C) Listas de cosas para hacer D) Tareas reactivas. E) LA AGENDA - Hacer las As. - Tiempo para usted. - Tareas C - Tareas rutinarias. Parte 3 INTERRUPCIONES Y OTROS LADRONES DE TIEMPO A) Interrupciones personales. - Tiempos aceptables. - ¿Tiene un minuto? - Interrumpir las interrupciones. - Prevención. - Interrumpir a los demás. B) Interrupciones telefónicas. - Cuándo se pueden aceptar. - Terminar las llamadas entrantes. - Llamadas en mal momento.



C) Lugar de trabajo. - Escritorios desordenados. - Sistema de archivo. D) Comunicaciones. E) Reuniones. F) Delegar. - Procedimiento para delegar una tarea. G) Otros ladrones de tiempo. H) Saber decir “no”.



Parte 1 CÓMO USAMOS NUESTRO TIEMPO



Administrar el tiempo... menudo problema. Habitualmente asignamos al tiempo la fuente de todos nuestros problemas. Según las circunstancias, nos parece que pasa demasiado rápidamente, o demasiado lentamente. En una palabra, generalmente nos invade la sensación de que el tiempo es difícil de dominar Administrar el tiempo no es estar mirando a cada rato el reloj. Tampoco significa cronometrar cada actividad con exactitud, al minuto. Se trata simplemente de organizarse, de administrar la propia vida más que el tiempo. Mejorar su administración del tiempo es un emprendimiento serio, y puede exigir de usted una modificación de sus actitudes con respecto a su vida y a su trabajo. Para empezar, una mejor administración del tiempo permite un mayor control sobre la propia vida. Por lo tanto, usted debe comenzar por diferenciar aquello que es importante para usted de aquello que no lo es.

“…diferenciar aquello que es importante de aquello que no lo es” Antes de empezar a aprender los principios y las técnicas para administrar su tiempo, usted debe preguntarse qué es lo más importante en su vida y en su trabajo, y darle a esto la prioridad absoluta. Seguramente va a enfrentar algunos obstáculos, pero su objetivo consiste justamente en reconocer esos obstáculos y dominarlos, ya que esa es la única forma en la cual usted podrá tomar el control de la situación.

Ahora intente responder a estas preguntas:

- ¿Qué es lo más importante para hacer hoy para usted? - ¿Qué es lo más importante para hacer en esta semana para usted? - ¿Qué es lo más importante para hacer este mes para usted?



Si puede responder a estas preguntas, usted ya está en el buen camino. ¿Existen técnicas para administrar mejor el tiempo? La respuesta es afirmativa. Esas técnicas se pueden aprender y dominar; son de aplicación sencilla, pero hay que perseverar para que lleguen a transformarse en hábitos. Probablemente tenga que abandonar viejos hábitos (lo cual nunca es tarea sencilla) e incorporar las nuevas técnicas que va a aprender en este curso a su forma de trabajar. La única forma en la que usted podrá administrar su tiempo de manera eficaz es haciendo que estas técnicas se transformen en nuevos hábitos. Usted debe estar reflexionando acerca de lo complicado que va a ser cambiar sus hábitos. Como consuelo, piense en estas tres cosas: 1. Usted no está solo en esto. Los estudios y estadísticas muestran unívocamente que las personas cada vez trabajamos más, y queremos cambiar este hábito. No se trata de trabajar más; se trata de trabajar mejor. 2. Usted no puede hacerlo todo. Concéntrese en hacer solamente lo más importante; si usted hace bien las cosas importantes, nadie le va a reprochar que deje de hacer las cosas insignificantes. 3. Cuando usted siente que tiene el control, el estrés se reduce. Al dominar las técnicas para administrar el tiempo, usted recupera el control.

Para establecer un punto de partida, le propongo que evalúe cómo está administrando usted su tiempo ahora mismo. Trate de completar el test que está en la página que sigue. Una vez que haya terminado este curso, y una vez que haya aplicado a lo largo de dos meses las ideas que aprenda en este curso, haga de nuevo el test. Su puntaje debería incrementarse en 10 o 20 puntos la segunda vez. Si logra aumentar 15 puntos, el resultado es muy importante.



TEST EVALÚE SU CAPACIDAD PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Póngase un puntaje para cada afirmación entre 0 (malo) y 5 (excelente).

Afirmación

Su puntaje

Tengo muy claro lo que es importante para mí y lo que no lo es.

Mis objetivos de rendimiento en mi trabajo están muy claros. Doy prioridad a mis objetivos profesionales. En mi trabajo tengo la sensación que controlo la situación.

Dedico tiempo para planificar cada día. En mi día de trabajo me dedico a hacer las tareas más importantes.

Me doy cuenta cuando una tarea no es verdaderamente importante, aún cuando sea urgente.

Me obligo a reservar tiempo para las cosas importantes. Trato de decir “no” a tareas que no son verdaderamente importantes, o que no forman parte de mis tareas.

Reconozco las tareas triviales, y las resuelvo rápidamente. Controlo bien las interrupciones, incluyendo las llamadas telefónicas.

Mi lugar de trabajo está bien organizado; encuentro las cosas sin problemas en el momento en que las necesito.

Mi trabajo y mi vida privada están bien equilibrados. Tengo presentes todos mis compromisos y cumplo con ellos. Cuando dedico mi tiempo a hacer algo, lo aprovecho bien. Mi agenda es una herramienta vital para mí. Vuelvo a mi casa a una hora razonable, y muy pocas veces me llevo trabajo a casa.

Considero que mi estrés está razonablemente controlado.

Sé con bastante precisión cuales son mis objetivos. Cada día hago una lista de las cosas para hacer, y las ordeno según su prioridad.

Total Ahora: Total dentro de dos meses:



La mejora en la administración del tiempo exige perseverancia. Tiene que ver con pensar, pero más que nada con actuar. Es comparable a hacer dieta para adelgazar: usted sabe lo que tiene que hacer – un cambio permanente y duradero en su forma de alimentarse – pero aún cuando usted sabe lo que tiene que hacer, ¿lo hace?. Con la administración del tiempo es igual. Si aplica las técnicas que se explican en este curso, conseguirá que los cambios se vuelvan permanentes. Sea exigente con usted mismo, y no dé más vueltas: empiece cuanto antes. ¿Qué hace usted con su tiempo? Una semana tiene ciento sesenta y ocho horas, aunque muy habitualmente usted siente que son menos, o que no le alcanzan para todo lo que tiene que hacer. Hay cinco tareas básicas que usted tiene que llevar a cabo, y en el resto de este manual usted va a aprender cómo hacerlo. Esas cinco tareas son:

1. Desarrollar la conciencia de que su tiempo es importante y de cómo utilizarlo. 2. Tener perfectamente en claro qué es lo que usted realmente quiere lograr, en su vida privada y en su trabajo. 3. Dar prioridad absoluta a las actividades que lo ayudan a lograr aquello que usted quiere lograr, y hacerlo. 4. Dedicar el tiempo necesario a sus prioridades, al mismo tiempo que es amable con las demás personas y desempeñará adecuadamente el papel que le corresponde desempeñar en su equipo de trabajo. 5. Entender qué y quién le roban su tiempo, y enfrentarlos de manera correcta y efectiva.



Estas cinco tareas tienen relación con la actitud necesaria para mejorar la administración del tiempo. Sin una actitud de verdadero interés por mejorar su administración del tiempo, ninguna agenda ni ninguna lista de cosas por hacer podrá resolver sus problemas. La importancia del tiempo El primer paso para tomar conciencia de la importancia del tiempo es indagar acerca de cómo se lo usa. Esta indagación es, además, el primer paso para usarlo mejor. Contrariamente a lo que dice la famosa frase, el tiempo no es dinero. El dinero puede ir y venir; se puede ganar más o menos. El tiempo, por el contrario, se va y no vuelve; y es imposible conseguir más: siempre viene en la “misma cantidad”. Podemos pensar en un día de veinticuatro horas compuesto por cuatro clases de tiempo, que “compiten” entre sí: - Tiempo dedicado a la salud: es aquella parte del día que dedicamos al mantenimiento de una buena salud, es decir, comer, dormir, descansar, hacer ejercicio, etc. - Tiempo dedicado al trabajo: es el tiempo que usted “vende” o “regala” a una organización, lo que incluye a su trabajo pero también a cualquier actividad de participación comunitaria (por ejemplo, un voluntariado en una organización de beneficencia). - Tiempo dedicado a la familia: el tiempo que usted le dedica a la familia y a la vida de hogar. - Tiempo dedicado al ocio: tiempo que usted emplea discrecionalmente como quiere, en soledad o con otras personas, para distraerse, hacer deportes, leer, ver televisión, etc. Hay muchas personas que se sienten presionadas para trabajar más horas, llegando a veces a competir con colegas para ver quién es el último en irse de la oficina. Pero pasar más horas trabajando supone tener menos tiempo para la salud, para el ocio o para la vida familiar.



Habitualmente vemos que este problema empieza con pequeños recortes al tiempo de ocio o al tiempo que se pasa con la familia. Usted empieza a llegar cada vez más tarde a su casa, o empieza a salir de su casa más temprano. ¿Eso es bueno o malo? La respuesta es suya. ¿Es que usted de veras ha decidido pasar más tiempo trabajando y menos tiempo con su familia o sus amigos? ¿Se ha preguntado qué es lo que quiere hacer? Luego suelen venir las amenazas al tiempo que dedicamos al cuidado de nuestra salud. Usted pasa de largo el almuerzo, o come un sándwich en su lugar de trabajo a las apuradas. Pasa de largo los descansos y no duerme lo suficiente. Pero por esto mismo la calidad de su trabajo se ve resentida, al igual que su salud. El primer paso al infarto, a la crisis nerviosa o al desgaste irreversible de su vida familiar ya ha sido dado.

Nunca se escuchó a nadie decir, en su lecho de muerte, “debería haber

dedicado más tiempo a mi trabajo”



Que se entienda bien: las presiones en el trabajo son bien reales. Todos tenemos que ganarnos la vida. Los gastos hay que pagarlos. Y los trabajos con poca presión no existen o no están disponibles. Pero aún así, si su objetivo es tener un mayor control sobre su situación usted tiene que decidir, dentro de sus circunstancias particulares, qué cantidad de tiempo quiere dedicar a su salud, trabajo, familia y ocio. Piense en ello con detenimiento y establezca cuáles son sus verdaderas prioridades. Algunos directivos trabajan al menos quince horas por semana por encima de lo que sus condiciones de contratación les exigen. Lo que es igual a dos días extra por semana. ¿Usted le daría a un cliente un descuento extra del 40% cada semana? Tomar las decisiones correctas para el “ahora” Administrar bien su tiempo supone mejorar la efectividad haciendo las cosas importantes en el momento justo, a expensas de aquello que no tiene importancia. No estamos hablando de mejorar la eficiencia. Esto es un paso posterior. No tiene sentido demostrar ser muy eficiente haciendo rápido y bien aquellas cosas que no es necesario hacer. Usted toma muchísimas decisiones todos los días sobre lo que va a hacer en el momento siguiente, es decir, “ahora”. Su habilidad para asignar prioridad a lo importante en esas decisiones cotidianas es clave para su éxito. En su trabajo hay cuatro clases de eventos que se pelean por conseguir su atención a cada momento. Si usted controla estos cuatro tipos de eventos cada vez que tiene que decidir lo que va a hacer “ahora” no será necesario que trabaje quince horas de más cada semana. Esos cuatro tipos de eventos son:

• Tareas planeadas de manera proactiva • Tareas rutinarias • Eventos reactivos o “mini crisis” • Ladrones de tiempo



Las tareas planeadas de manera proactiva son todas aquellas cosas importantes que usted planea hacer. Se refieren a su trabajo y a sus objetivos profesionales. Son las actividades que hacen que usted y su organización progresen. Las tareas rutinarias sólo nos llevan unos minutos, y “ahora” puede ser un buen momento para hacerlas. Estas tareas no nos ayudan a avanzar, pero no hacerlas nos hace retroceder. Los eventos reactivos o “mini crisis” ocurren continuamente a lo largo de su día de trabajo. A veces ni siquiera están relacionados directamente con su trabajo, pero a usted le gusta ayudar y puede dar una mano. Los ladrones de tiempo nos tienden una trampa. Un colega se sienta en su escritorio a contarle todas las cosas que hizo el fin de semana, o no encuentra por ninguna parte ese maldito contrato que tanto necesita encontrar. La conclusión es evidente por sí misma: cuanto más tiempo dedique a las tareas rutinarias, los eventos reactivos o “mini crisis” y a los ladrones de tiempo, menos tiempo tendrá disponible para las tareas importantes planificadas proactivamente. Cada hora que usted pasa haciendo cosas de rutina, o solucionando imprevistos y mostrando lo útil que es usted en las emergencias, o escuchando chismes al lado de la máquina expendedora de café es una hora menos que usted tiene para dedicarse a las cosas verdaderamente importantes. Por supuesto que debe haber tiempo para todas esas cosas. Los trabajos rutinarios deben ser hechos. Tiene que colaborar cuando hay una crisis. Es imposible trabajar sin interactuar socialmente con sus colegas y compañeros. Usted debe hacer todas estas cosas, pero al mismo tiempo tiene que tener conciencia de la importancia de su tiempo. Aprenda a ser riguroso con el control del tiempo dedicado a cosas menos importantes.



Voy a ser insistente: conseguir sus objetivos, es decir, las cosas que realmente le importa conseguir, es lo que determina su progreso profesional y sus logros, no las tareas rutinarias o los chismes.

Dedicar demasiado tiempo a cosas poco importantes implica trabajar hasta tarde para poder hacer las cosas más importantes.

El registro del tiempo Por lo tanto, ¿qué hace usted con su tiempo? Mídalo. Trate de controlar la forma en la que usa su tiempo durante un cierto período. Los resultados podrían ser sorprendentes, pero al menos va a tener una información precisa a partir de la cuál usted podrá basar sus decisiones. No calcule el tiempo al final del día; será mucho más preciso si va tomando notas cada media hora o cada hora a lo largo del día.. Muy posiblemente usted se sorprenderá de los resultados de esta medición. Una vez que tenga en sus manos los hechos, podrá examinarlos críticamente y estará en condiciones de decidir qué tiene que cambiar. Esa decisión le corresponde únicamente a usted. Ser reactivo o proactivo . Nuestro trabajo nos requiere que reaccionemos a los eventos que ocurren a nuestro alrededor, pero también se requiere de nosotros que seamos generadores de eventos, es decir, que seamos proactivos. Para ser más proactivo y menos reactivo usted debe concentrarse en las actividades planeadas, dedicándoles más tiempo, y menos a los acontecimientos, ladrones de tiempo, tareas y trabajos rutinarios. Establezca un compromiso para ser más proactivo en el uso de su tiempo, de aquí a dos meses. .



Parte 1: ejercicios Ejercicio 1 ¿Cuáles son los obstáculos que usted enfrenta para administrar más eficazmente su tiempo? Escriba a continuación cuáles son los obstáculos que usted enfrenta para poder organizar mejor su tiempo. Luego asigne a cada uno de esos obstáculos un orden de importancia (al más importante asígnele el número 1 y así sucesivamente). Ejercicio 2 ¿Cuáles son sus actividades de “alto rendimiento”? Todos nosotros hacemos distintas actividades durante nuestro día de trabajo. Algunas de ellas son importantes y las denominamos “de alto rendimiento”, porque contribuyen a que usted y la organización avancen. Otras no son importantes. Escriba a continuación cuáles son las actividades importantes que usted lleva a cabo, y cuáles son las menos importantes.

Mis actividades importantes o de “alto rendimiento”

Mis actividades poco importantes o de “bajo rendimiento”



Parte 2 PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

EFICAZ DEL TIEMPO



Muchos trabajos importantes se hacen demasiado rápido porque nos falta tiempo. La verdad es que tenemos tiempo, ciento sesenta y ocho horas a la semana. Lo que pasa es que no somos eficaces a la hora de establecer prioridades. Si otras cosas se sitúan delante de sus objetivos personales o profesionales, entonces usted tiene que usar una técnica de planificación que asigna a las cosas importantes el lugar que les corresponde. La mayor parte de las personas se deja influir por el curso de los acontecimientos y se dedica a hacer aquello que cree que los demás esperan que haga o a lo que parece urgente, aunque no sea particularmente importante. Muchas personas hacen su lista de “cosas para hacer”, pero al cabo de un rato dejan de prestarle atención ya que son los acontecimientos los que “ordenan” sus días. La planificación no es un proceso complicado, pero tiene que convertirse en un hábito.

• Decida qué es importante para usted, es decir, sus objetivos. • Ordene esos objetivos según su prioridad y determine plazos para

alcanzarlos. • Descomponga cada objetivo en una serie de tareas menores, con

una fecha límite para cada una de ellas. • Programe la realización de todas esas tareas en meses específicos. • Haga su lista de “cosas para hacer” para cada día, incluyendo

temas proactivos y otras tareas rutinarias. • Al empezar cada día, dedique cinco minutos a planificar su tiempo. • Programe cada semana y cada día, dejando algún hueco libre por si

aparece algún imprevisto. Objetivos y actividades Los objetivos son aquellas cosas importantes que usted aspira a conseguir, ya sea en su trabajo o en su vida privada. La mayoría de estos objetivos son demasiado complicados para conseguirlos ahora mismo. Usted tendrá que descomponerlos en porciones (las tareas) y decidir cuándo va a ocuparse de todas las tareas.



Hay gente a la que no le gusta hablar de objetivos. Consideran que los objetivos requieren de una excesiva organización, y que limitan la espontaneidad. Si bien esto es parcialmente cierto, normalmente se trata de una concepción equivocada. Si a usted no le gusta la palabra “objetivos”, denomínelos de otra manera. Para hacerlo más simple, los objetivos son las cosas más importantes para usted. Pero si quiere conseguirlas, tiene que tener claro cuáles son esas cosas, y ponerse un plazo para obtener cada una. Dentro de cinco años, ¿qué habrá logrado? Esta es la pregunta clave acerca de sus objetivos. Piense en ello usando las siguientes preguntas. Revise las respuestas.

• En su vida privada, ¿cuáles son las cosas importantes que quiere conseguir en los próximos años?

• En su vida profesional, ¿cuáles son las cosas importantes que quiere conseguir en los próximos años?

• En su vida privada, ¿cuáles son las cosas importantes que quiere conseguir en los próximos meses?

• En su vida profesional, ¿cuáles son las cosas importantes que quiere conseguir en los próximos meses?

Responda a estas cuatro preguntas, y contraste las respuestas. ¿Es cierto todo lo que ha respondido? ¿Va a dedicarse a lograrlo? Combine las listas de respuestas y decida las prioridades. Guarde esta lista definitiva en algún lugar seguro, preferentemente su agenda.

Hábito clave: saber qué quiere hacer – sus objetivos – y planificar cómo y cuando lo va

a hacer.



Descomponer los objetivos en tareas Considere su objetivo más importante como si fuera un proyecto profesional o laboral. Después haga lo mismo para los demás objetivos.

• Defina el objetivo lo más específicamente posible.

• Decida cuándo quiere conseguirlo.

• Descomponga cada objetivo en una serie de tareas necesarias para conseguirlo.

• Ordene las tareas de acuerdo a su orden de realización.

• Determine el plazo para cada tarea.

Ejemplo: mejorar en natación y pasar más tiempo con mis hijos. Objetivo: Hacer veinticinco largos seguidos dentro de doce meses, en mayo de 2009. Tareas: Nadar cada semana los jueves por la tarde y llevar a mis hijos haciendo que sea un plan familiar. Hacer que me animen. Mañana: llamar al club para pedir información sobre los horarios de las clases de natación. Anotarme en las que me interesan. Final del mes 1: hacer dos largos seguidos. Final del mes 2: hacer cuatro largos seguidos. Final del mes 3: hacer seis largos seguidos. Mes 12: hacer veinticuatro largos seguidos.



Decidir prioridades Decidir prioridades es uno de los hábitos más importantes que es necesario adquirir. No es cierto que todas las cosas tienen la misma prioridad, como suponemos a veces. No todas las cosas son igualmente importantes. Fácilmente dedicamos demasiado tiempo a hacer cosas simplemente porque son urgentes, o porque alguien grita demasiado fuerte, no porque sean importantes. Por lo que muchas veces los asuntos urgentes, que en el esquema general de las cosas no son especialmente importantes, se colocan por delante de aquellas cosas que son realmente importantes. Hay escalas de importancia y de urgencia. Algunas tareas son importantes y otras no. Algunas tareas son urgentes y otras no lo son. El sentido de urgencia, con sus demandas de acción inmediata, distorsiona la impresión de importancia y nos lleva a dedicar demasiado tiempo a hacer ciertas cosas simplemente por su urgencia. Un ejemplo: si se está quedando sin combustible es urgente que llene el tanque, pero no es importante la estación de servicio en la que cargue. Es una tontería recorrer 20 kilómetros de más para sumar puntos, sobre todo si se está quedando sin combustible.

Que algo sea urgente no nos dice nada sobre su importancia. Mantener separados los conceptos de urgente e importante es fundamental.



Para establecer prioridades considere tanto la importancia como la urgencia:

• Importante y urgente: hay que hacerlo y usted se beneficia si lo hace. Hágalo ahora y dedíquele todo el tiempo necesario.

• Urgente pero no importante: ¿es importante para alguien más? ¿Es el problema de otra persona? Hágalo pronto, pero dedíquele el menor tiempo posible. ¿puede delegarlo en otra persona?

• Importante pero no urgente: Esta es la forma en la que debería ser su vida y su trabajo. Planee cuándo lo va a hacer, y hágalo con toda la calma posible.

• Poco importante y no urgente: Entonces, ¿para qué hay que hacerlo? ¿Quién lo dice? ¿Por qué perder tiempo que podría utilizar para otras cosas más importantes? Si no encuentra respuestas satisfactorias a estas preguntas, no lo haga.

En el siguiente cuadro usted puede ver algunos ejemplos:

Importante y urgente - Una visita inesperada de un cliente muy importante. - Se ha descompuesto una máquina y la producción está detenida. - Lo llaman del colegio de su hijo porque no se siente bien. Urgente pero no importante - Una visita inesperada de un proveedor poco importante. - Una reunión rutinaria. - Un colaborador le pregunta si mañana puede tomarse medio día para unnnos trámites personales. Importante pero no urgente - Prevenir problemas de producción en el futuro. - Su hijo quiere que usted le enseñe a jugar al ajedrez. - El presupuesto para el año próximo. Poco importante y no urgente - Evitar los chismes entre compañeros de trabajo. - Perfeccionar una planilla que funciona bien. - Corregir hasta el mínimo detalle un informe que acaba de escribir.



La regla del 80/20 La verdad es que no dedicamos a las tareas más importantes la mayor parte de nuestro tiempo. La regla del 80/20 indica que aproximadamente el 20 por ciento de lo que hacemos produce aproximadamente el 80 por ciento de los resultados importantes. Esta regla se aplica a todo tipo de actividades:

• 80 por ciento de las ventas corresponden al 20 por ciento de los clientes.

• 80 por ciento de nuestro tiempo libre lo pasamos con el 20 por ciento de nuestros amigos.

• 80 por ciento de los problemas son generados por el 20 por ciento de los clientes.

Piense cómo esta regla general se aplica a su vida y a su trabajo:

• ¿Qué 20 por ciento de sus tareas genera el 80 por ciento de sus resultados?

• ¿Qué 20 por ciento del tiempo que pasa en casa mejora más su vida familiar?

Prioridades ABC Este es un método de asignación de prioridades. Es un sistema muy simple pero efectivo y ampliamente usado, que da prioridad a las tareas de acuerdo con tres niveles. Estos niveles corresponden a cosas que tiene que hacer, que debería hacer o que podría hacer. A esas prioridades se las denomina A, B y C.

Hábito fundamental: establecer un orden de prioridades. A = Tengo que hacer. Prioridad máxima. Las cosas más importantes para usted. B = Debería hacer. Prioridad media. C = Podría hacer. Prioridad baja.



Piense en sus tareas que tienen prioridad A. Decida cuál es la más importante de todas ellas y asígnele el nombre A1. La siguiente tarea más importante será la A2, y así sucesivamente. Numerar las tareas B y C es una pérdida de tiempo. Pocas veces usted podrá terminar todas sus tareas A; si lo consigue, entonces podrá numerar sus B.

Procedimiento para establecer prioridades

Fije sus objetivos para un período

determinado

Haga una lista de

actividades a prever

Evalúe el tiempo necesario para ejecutar

cada actividad

Precise la fecha límite para cada actividad

Tenga en cuenta a las personas involucradas



Listas de cosas para hacer Si se utilizan inteligentemente, las listas de cosas para hacer constituyen la mejor ayuda posible para tomar el control de la situación y hacer las cosas importantes. Las listas de cosas para hacer son sencillas. En lugar de tratar de acordarse de todo lo que quiere hacer hoy, escríbalo, ordénelo según su importancia y vaya tildando todo lo que vaya haciendo. Esto es una lista de cosas para hacer. Escribir las listas de cosas para hacer es clave para pasar de la planificación a la ejecución de lo planificado. Muchas personas usan estas listas pero no les sacan el máximo provecho. Algunos retienen la lista mentalmente, olvidando, en muchos casos, algunos puntos de la lista. Otros agregan tantas cosas que la lista se va haciendo más y más larga. Para usar bien una lista de cosas para hacer:

• Haga una lista nueva al empezar cada día.

• Escriba siempre la lista en el mismo sitio, puede ser su agenda o un cuaderno de notas.

• Sea riguroso al establecer prioridades en su lista, agrupando las tareas en A, B y C, según su importancia.

• Empiece por la tarea más importante A1, luego siga con la A2 y así sucesivamente.

• No espere poder completar todas las tareas de la lista.

• Vaya marcando con un tilde las tareas que vaya completando, o ponga una cruz y páselas a otra lista de tareas para hacer el día siguiente.

Hábito fundamental: Use una lista de cosas para hacer nueva, escrita y ordenada por orden de importancia cada día. Mírela para saber qué tiene que hacer.



Tareas reactivas Si durante el día aparece algo nuevo (y le aseguro que va a aparecer) agréguelo a su lista de cosas para hacer y evalúe su orden de importancia en relación al resto de las tareas que ya figuran en su lista. No lo convierta en A1 sólo porque es algo nuevo o porque alguien le ha dicho que es urgente. Si realmente es la nueva A1 trátela como tal. Si no lo es, colóquela en el sitio que le corresponda según su importancia. Usar la agenda La programación de su agenda está directamente relacionada con el trabajo que usted tiene. Si su trabajo incluye muchas reuniones y visitas, entonces necesitará programar su agenda con el máximo detalle. Por otro lado, si su trabajo consiste en tareas que siguen una rutina fija, su necesidad de programar la agenda será menor. Intente equilibrar su lista de cosas para hacer y su agenda. Es imposible hacer todas las cosas de una larga lista de cosas para hacer si su día está lleno de reuniones. Si su día de trabajo está lleno de reuniones y visitas, es mejor que piense en su lista de cosas para hacer como si fuera para mañana, no para hoy. De esa manera, todo lo que logre hacer hoy será un plus.

Consejo práctico Cuando programe lo que tiene que hacer en su agenda, escriba a qué hora empieza y a qué hora termina. Si tiene que asistir a reuniones convocadas por otras personas, pregunte siempre a qué hora terminan.



Hacer las As Cuando haya preparado su lista de cosas para hacer, empiece el día siempre haciendo su A1, porque usted mismo ha decidido que es su mayor prioridad. Casi todas las personas tienden a empezar por las Cs, las cosas menos importantes, porque son las que parecen más sencillas y “me va a llevar un ratito, nada más”. Habitualmente estos “ratitos” se transforman en medias horas. Empezar el día haciendo las cosas más triviales es una forma absurda de trabajar. No tener tiempo para las cosas B y las cosas C es completamente normal. Si algún día se transforman en cosas A, es decir, cosas de máxima prioridad, entonces se harán, sin ninguna duda. Tiempo para usted Las personas cuya agenda está muy llena encuentran difícil encontrar tiempo incluso para hacer sus cosas A. Por lo general, para completar eficazmente las tareas A se necesitan períodos largos de concentración. Puede ocurrir que su A1 le requiera hasta dos horas de esfuerzo, o incluso más. Si usted dedica a esta tarea cinco minutos ahora y cinco minutos más tarde, su manera de abordar esta tarea será muy poco efectiva. Necesita un período concentrado, es decir, consolidar su tiempo. Y esto es realmente difícil de lograr, ya que nuestro día de trabajo se van entre interrupciones, llamadas telefónicas, gente que entra a hacernos preguntas, mensajes de correo electrónico, reuniones, etc. Así las cosas, puede resultarle imposible disponer del tiempo necesario para dedicarse a las tareas importantes, aquellas que le hacen progresar a usted y también a su organización. Por lo tanto resulta fundamental que usted reserve tiempo para las tareas A. Se usan distintos nombres para referirse a este tiempo: tiempo exclusivo, tiempo discrecional, tiempo para uno mismo. El nombre que usted le ponga no tiene importancia. Lo que es fundamental es que usted disponga de ese tiempo y lo cuide. Programe este tiempo para usted mismo en su agenda. De esta manera, cuando alguien lo llame por teléfono para ver si usted está disponible, usted se verá obligado a detenerse y pensar. ¿Qué es más importante? ¿Dedicarle ese tiempo a su A1 o que le conceda ese tiempo a la persona que llama? Trate de ver su tiempo para usted mismo como una reunión con su A1. Prográmelo como programaría cualquier otra reunión importante. Proteja ese tiempo. Recortar una o dos horas en una agenda demasiado cargada hace maravillas en la productividad personal.



Hábito fundamental: programe el tiempo para usted mismo en su agenda como si fuera una reunión con su A1 Consejo práctico: si sabe que en determinado momento del día (a primera hora o a última hora, por ejemplo) rinde más, transforme ese momento en tiempo para usted mismo, siempre que pueda. Tareas C Siempre va a tener muchas tareas C. La vida está llena de cosas insignificantes que parecen importantes y que nos llevan a desorganizarnos. Sea precavido: la vida es demasiado importante para dedicarse a las tareas C. Pero tenga cuidado: algunas tareas C se pueden convertir en A casi sin que usted se dé cuenta. En este campo usted tiene que aplicar la regla del 80/20:

• El 20 por ciento de las tareas C se van a tener que hacer en algún momento, ya que si las ignoramos definitivamente terminarán convirtiéndose en un problema. Planifique cuándo va a hacerlas.

• El 80 por ciento de las tareas C no tienen que hacerse. Olvídese de ellas.

• Identifique las tareas repetitivas que no son útiles y que solamente se hacen por tradición, y elimínelas.



Tareas rutinarias Parte de nuestro tiempo está dedicado a trabajos rutinarios, cosas que no lo harán avanzar, pero que si las deja de lado lo harán retroceder. Decida si es necesario hacerlas, y si es usted el responsable de hacerlas. ¿Puede pedirle a otra persona que las haga? Planifique hacer un poco de estas tareas cada día, pero sea flexible. Mantenga el sentido de la importancia: hágalas en aquellos momentos en los que se sienta más cansado o menos efectivo.



Parte 2: actividades Actividad 1 Importante y urgente Indique a continuación cuáles son las actividades importantes y las actividades urgentes que usted realiza. Siguiendo el ejemplo que aparece en la exposición, consigne tanto actividades profesionales como actividades de su ámbito “personal”. Actividad 2 Su A1 de mañana Describa con detalle cuál es su actividad A1 para mañana. Estime cuánto tiempo exclusivo va a necesitar para hacer esa A1. Escriba ese tiempo y consigne a continuación en esta misma hoja qué horas del día de mañana va a bloquear en su agenda para llevarla a cabo.



Parte 3 INTERRUPCIONES Y OTROS

LADRONES DE TIEMPO



Las interrupciones son una parte de nuestra vida laboral, y a menos que pueda manejarlas, van a obstaculizar su trabajo. Una investigadora descubrió que típicamente un jefe de área es interrumpido 60 veces al día (un promedio de una vez cada 8 minutos) y algunos aún más veces. También averiguó que una gran parte de esas interrupciones podrían haber esperado al menos una hora. Interrupciones personales En cualquier trabajo las relaciones con los demás son una parte esencial, tanto desde el punto de vista de las comunicaciones para realizar el trabajo como desde el punto de vista social. Pero si pasa demasiado tiempo comunicándose, y especialmente “haciendo sociales”, usted va a terminar haciendo mal su trabajo. Usted tiene que encontrar un camino intermedio que le permita manejar la situación. Para eso usted deberá tomar el control sobre dos cosas: 1) cuándo es posible aceptar ser interrumpido; 2) cuánto deben durar esas interrupciones.

Hábito fundamental: controle las interrupciones, especialmente las no deseadas. Tiempos aceptables Las interrupciones personales tienen lugar cuando otra persona viene, asoma la cabeza por su puerta y le dice: “¿Tenés un minutito?” La traducción habitual de esta pregunta es “¿Tenés media hora?” Estar disponible y ser accesible es fundamental, pero no todo el tiempo. Muchas personas están orgullosas de tener siempre su puerta abierta. Esta es una forma muy noble de trabajar con los demás, pero en ciertas oportunidades y durante algunos períodos de tiempo es necesario cerrar la puerta para poder adelantar con las tareas A1. Estar constantemente disponible de tal modo que usted pueda ser interrumpido en cualquier momento implica renunciar totalmente a organizar su tiempo. Si su despacho tiene puerta, tenga presente que una de las cualidades de las puertas es que pueden cerrarse. Si resulta necesario, hágalo.



Posibles señales de “no interrumpir”:

• Un asistente que bloquee el paso y tome mensajes;

• horas “para consultas”;

• una puerta cerrada;

• un cartel de “no molestar” o “tiempo exclusivo” en la puerta de su despacho;

• una bandera roja en la puerta del despacho. Para ser efectivas estas señales deben entenderse por todos. Tiene que indicar a los demás qué está haciendo y por qué, y animarlos a organizarse de manera similar.

Consejo: Si no tiene secretaria, pida a sus colegas más cercanos que tomen los mensajes para usted durante su tiempo exclusivo. Haga lo mismo para ellos.

Las interrupciones no pueden eliminarse del todo, pero si pueden controlarse. El secreto para esto es la determinación en el control. Recuerde cuáles son sus prioridades. Considere a su tiempo como el recurso valioso que es. ¿Tiene un minuto? ¿Y si a pesar de todo siguen intentando interrumpirle? Seguramente lo harán menos que antes, pero siempre alguna interrupción habrá. Si alguien viene y le pregunta “¿Tiene un minuto?” y usted anda escaso de tiempo, ¿qué hacer? Una solución muy recomendada y que funciona es decir: “Precisamente ahora no tengo tiempo porque estoy ocupado con ... que tengo que entregar a las ...Si es realmente importante que hablemos ahora puedo concederte solamente cinco minutos. Si no terminamos en ese tiempo, podemos ver cuándo encontramos un rato para seguir”.



Las ventajas de esta técnica son las siguientes:

• Concede que la interrupción es importante para la persona que la ocasiona.

• Frena sus expectativas al hablarle de lo que usted está haciendo y del plazo que tiene para terminarlo.

• Establece tiempos límite.

• Hay temas que, si se los manejan bien, pueden resolverse en cinco minutos.

• Cuando tenga más datos sobre la cuestión que ocasionó la interrupción, podrá decidir si quiere ampliar el tiempo de cinco minutos concedidos originalmente: tal vez sea una nueva A1.

• Es una técnica honesta y directa. Interrumpir las interrupciones Más de una vez nos ha pasado que hemos querido que la gente se fuera y nos permitiera seguir con nuestras tareas interrumpidas. ¿Cómo puede persuadir educadamente a alguien para que se vaya? ¿Cómo terminar una reunión, de forma diplomática? La técnica más simple y más útil es la apelación directa, tradicional y franca: “Juan, lo lamento pero voy a tener que dar por terminada nuestra conversación. Tengo muchas cosas que hacer y varios trabajos pendientes para presentar. Igualmente ya tocamos todos los temas que teníamos que hablar, pero si te parece que tendríamos que seguir conversando podemos buscar un hueco para hacerlo más tarde”.



Consejos - Frene las expectativas de quien lo visita desde el inicio de la conversación, avisándole que sólo dispone de algunos minutos. - Quédese de pie junto a su mesa de trabajo. - Mire el reloj. - Proponga seguir en otro momento. - Si pese a todo el otro no se va y la situación ya es desesperante, agarre sus cosas y váyase usted. Vuelva al cabo de unos minutos; es probable que la visita se haya retirado. Prevención Si usted ya sabe que algunas personas son un problema:

• Averigüe por qué lo hacen. Solucione el problema y las interrupciones innecesarias dejarán de ocurrir.

• Tome nota de sus visitas y de los hechos: fechas, tiempos y causas. Reúnase luego con ellos, explíqueles por qué en algunas ocasiones sus interrupciones son un problema y hable acerca de cómo podrían solucionar el problema.

• Reúnase en el lugar de trabajo de ellos. Así usted podrá controlar la situación, ya que va a ser usted el que se vaya.

Interrumpir a los demás Mucha gente se queja de que le interrumpen, pero al mismo tiempo interrumpen a los demás sin preguntar si molestan:

• Pregunte si le pueden dedicar unos minutos.

• Explique el motivo y cuánto tiempo va a necesitar.

• Decidan juntos si van a reunirse ahora o en otro momento.



Las interrupciones telefónicas Los mismos principios que se aplican para las interrupciones personales se aplican para las interrupciones telefónicas: controle cuándo se pueden aceptar y su duración. Cuándo se pueden aceptar Usted no puede adivinar cuándo va a sonar el teléfono, pero puede proteger su tiempo exclusivo. En esos momentos desvíe las llamadas a un colega. A cambio, usted va a recibir las llamadas de él cuando él lo necesite. Cuide que siempre le pasen los mensajes. Permita que sus colegas determinen si una llamada es lo suficientemente importante como para interrumpirlo. Terminar las llamadas entrantes Hay veces en que resulta difícil terminar algunas llamadas entrantes no deseadas o que ya han cumplido con su objetivo. Para dar por finalizada una llamada sin ofender a su interlocutor, usted debe dejarle la impresión de que ha comprendido y que tomará las medidas adecuadas.

• Determine qué necesita el que llama; tome notas en su cuaderno de notas o en su agenda.

• Informe al que llama que usted está tomando notas. Eso le hará asegurarse de que usted lo está escuchando.

• Finalice la llamada haciendo un resumen de la misma. Explique qué va a hacer, y cuándo lo hará.

• Agradezca la llamada.



Llamadas en mal momento Si una llamada llega en un momento inoportuno:

• Pida disculpas al que llama y explíquele que es un mal momento, y por qué lo es.

• Ofrezca devolver la llamada y proponga una hora aproximada.

• Llame a la hora acordada, aunque solamente sea para avisarle que no ha podido avanzar. No devolver una llamada que se había prometido devolver es sumamente perjudicial para la imagen de su organización.



FICHA PRÁCTICA PARA USAR BIEN EL TELEFONO Y GANAR TIEMPO Si usted lo usa bien, el teléfono es una herramienta de trabajo que le va a permitir ahorrar esfuerzos y ganar tiempo. Sepa tomar, hacer tomar o dejar mensajes telefónicos.

• Fecha y hora de la llamada

• ¿Quién llamó? Nombre, organización, número de teléfono.

• Motivo de la llamada. Escriba toda la información útil.

• Defina cuál es el mejor momento para devolver la llamada.

• ¿Quién tomó el mensaje? Nombre o iniciales de la persona que recibió la llamada.

• No olvide que, para ser eficaz, el mensaje tiene que ser legible. Delegue la respuesta a los mensajes telefónicos siempre que sea posible.

• Escriba sus directivas para los mensajes para la persona que va a devolver las llamadas.

• Seleccione a la persona más apta para responder a cada mensaje. Planifique sus llamadas

• Concentre sus llamadas para determinados momentos del día.

• Pregúntese: ¿en qué momento del día hay más posibilidades de encontrar a mi interlocutor?

• Prepare una lista escrita de los puntos que quiere tratar.

• Prepare y tenga a mano toda la documentación necesaria para la llamada.

Comuníquese con eficacia

• Precise con quién quiere hablar, de parte de quién y sobre qué tema.

• Asegúrese de hablar con la persona más apropiada para responderle.

• Use las fórmulas de cortesía y, de inmediato, explique el motivo de su llamada.

• Concluya con un resumen de lo conversado.

• Escriba las informaciones conseguidas, así como las directivas resultantes de la llamada.



Haga filtrar las llamadas entrantes

• Precise a sus colaboradores los momentos durante los cuales no recibirá llamadas.

• Asegúrese que la persona que recibe las llamadas sepa a quién trasmitirlas.

• Sepa antes de responder quién lo llama y por qué asunto.

• Haga pasar la llamada a otra persona que conoce más del tema que usted.

• Pídale a su secretaria que conteste directamente siempre que le sea posible.

• No reciba ninguna llamada cuando se encuentre en una reunión. Responda con eficacia

• Si su interlocutor es reiterativo, haga que trate de ser concreto.

• No alargue una conversación para lo cual no cuenta con toda la información necesaria. Tome nota y vuelva a llamar a su interlocutor cuando se encuentre preparado para responderle.

• Concluya cortésmente una conversación que se prolonga demasiado resumiendo lo acordado con su interlocutor.



Ser organizado Conozco personas que parecen tener un don natural para organizarse, mientras que otras viven en un desorden constante. Veamos ahora las causas de esa desorganización. Lugar de trabajo Su lugar de trabajo influye en su efectividad. Para ganar tiempo distribuya el equipamiento y el mobiliario de tal modo que las rutas usadas con mayor frecuencia sean cortas y directas. Facilite el acceso al mobiliario y al equipamiento más utilizado. Escritorios desordenados Los escritorios desordenados provocan distracciones que nos obligan a interrumpirnos a nosotros mismos y nos obligan a buscar papeles que no encontramos. Cualquier cosa que esté en su mesa de trabajo que no tenga nada que ver con la tarea en la que está trabajando puede distraerlo de su A1. Los únicos papeles que tiene que haber en su escritorio son aquellos necesarios para el proyecto en el que está trabajando. Saque cualquier cosa que pueda distraerle, guarde los demás papeles en archivadores, cajones o armarios. Coloque todo lo que es necesario ahora en otro lugar, donde no pueda verlo. De esta forma nada distraerá su concentración. Ya es bastante difícil permanecer concentrado como para además agregar cosas que molesten.

Hábito clave: limpie su escritorio de todo lo que no tenga que ver con su trabajo inmediato. Archive o guarde.



Sistema de archivo Su forma de archivar, ¿contribuye a su efectividad, o la daña? ¿Puede organizarse mejor? Normalmente las cosas que más necesita tienen que ser las más fáciles de encontrar. Aquellas que raramente necesita pueden guardarse mejor. Aplique el principio ABC a su sistema de archivo:

• Artículos A: acceso inmediato. Cosas de uso corriente que necesita todo el tiempo. Archivar en los cajones del escritorio.

• Artículos B: rápido acceso. Accesibles con facilidad en un archivador cercano.

• Artículos C: acceso lento. Raramente necesarios, pero hay que conservarlos. Guardar un poco más lejos (incluso en el depósito).



FICHA PRACTICA PARA ORGANIZARSE CON EL PAPELEO Y GANAR TIEMPO Clasifique de forma práctica

• Disponga un sistema de clasificación de fácil acceso.

• Organizado por orden alfabético o por tipo de actividad.

• Que permita ubicar rápidamente los documentos.

• Hágalo conocer a sus colaboradores. Ordene periódicamente sus carpetas y archivos

• Tire los papeles inútiles.

• Guarde los documentos de poca utilidad en un cajón.

• Revise si es necesario su sistema de clasificación. Haga filtrar los documentos que le envíen

• Instruya a sus colaboradores inmediatos sobre los documentos que no quiere recibir más, o aquellos que deben ser dirigidos a otras personas.

• Dé de baja su dirección de correo electrrónico de las listas de envío de documentos que no desea seguir recibiendo.

Use el sistema ABCD para el correo y los expedientes

• A prioritario: determine un plazo para ocuparse de estos.

• B para delegar en otras personas.

• C poco importante: para colocar en el fichero de pendientes.

• D inútil: arrójelo sin demorar en el cesto de papeles. No permita la acumulación de los asuntos pendientes

• Dedique regularmente tiempo para revisar esos expedientes.

• Elija ocuparse de los asuntos poco importantes en los momentos en los que no está especialmente en forma.



Use un método eficiente para contestar el correo

• Cuando sea posible, responda por correo electrónico o por teléfono.

• Use formularios del tipo memorando o escriba mensajes breves en sus tarjetas de visita.

• Use cartas con fórmulas estándar para las respuestas repetitivas.

• Sea lo más breve y preciso posible. Evite las fórmulas de cortesía demasiado largas y las licencias poéticas.

Las comunicaciones Las malas comunicaciones dentro de la organización merecen el premio “reloj de lata” a la pérdida de tiempo.

Consejos - Dar instrucciones claras, evitando la ambigüedad. Pida a sus interlocutores que las repitan con sus propias palabras, para verificar la comprensión. - Concéntrese al escuchar. Verifique el sentido. Repita las partes más importantes para verificar que ha entendido correctamente. - En la comunicación escrita, use párrafos breves, frases cortas y un lenguaje claro y sencillo. Pida a un colega que compruebe la claridad del significado.



Reuniones Evite que las reuniones se transformen en una pérdida de tiempo.

Consejos - Establezca un temario de la reunión y hágalo circular con antelación entre los participantes. Rechace la inclusión de temas nuevos a último momento. - Comience la reunión a la hora establecida. - Determine una hora límite para terminar la reunión, y respétela. - Celebre de pie las reuniones cortas. - Cuide que la discusión sea precisa; impida que los participantes se “vayan por las ramas”. - Redacte actas que plasmen los planes de acción a medida que la reunión vaya avanzando.



FICHA PRACTICA PARA ORGANIZAR LAS REUNIONES Y GANAR TIEMPO Si se pregunta a los directivos cuánto tiempo dedican a reuniones, seguramente responderán “demasiado”. Pero siempre es posible hacer reuniones más productivas. Limite la cantidad de reuniones

• Pregúntese si es necesario convocar a una reunión.

• Considere formas alternativas para comunicarse.

• Considere si se puede espaciar las reuniones de rutina sin afectar al mismo tiempo los resultados.

Limite la cantidad de asistentes

• Piense quiénes deben asistir realmente a la reunión.

• Analice quién puede reemplazarlo adecuadamente en la reunión. Elija el mejor momento

• Elija la fecha más conveniente.

• Elija la hora que permite perder menos tiempo: comienzo a mitad de la mañana o de la tarde.

Prepare el orden del día

• Defina los objetivos de la reunión.

• Defina los temas que deben ser tratados.

• Prevea márgenes de maniobra, pero reducidos, para no extender la reunión más de lo estrictamente necesario.

Organice su reunión con antelación

• Verifique la preparación de la sala y del equipamiento necesario.

• Envíe a los participantes el orden del día y la documentación pertinente varios días antes.



Respete el horario previsto

• Comience a la hora fijada aunque algunos asistentes no hayan llegado.

• Termine a la hora establecida para respetar el uso del tiempo de los participantes.

• Si no es usted el que ha convocado a la reunión, pida poder abandonar la reunión si dura más tiempo del previsto.

Dirija la reunión con método

• Disponga que cada participante tenga una copia del orden del día y de la documentación necesaria.

• Presente los objetivos, el orden del día y la manera en la que va a conducir la reunión.

• Comience por los asuntos más importantes.

• Deje para el final los temas más conflictivos.

• Evite que las discusiones “se vayan por las ramas”

• Haga respetar el tiempo acordado para cada asunto del orden del día.

• Concluya la reunión resumiendo los puntos acordados. Redacte o haga redactar un breve resumen

• ¿Qué decisiones se tomaron?

• ¿Qué informaciones se intercambiaron?

• ¿Qué acciones deben emprenderse, por quién, cuándo y cómo? Haga llegar ese resumen a todas las personas interesadas

• Confeccione la lista de distribución

• Determina a qué otras personas hay que informar.



Delegar La delegación no produce resultados mágicos, pero si se la utiliza adecuadamente, es un medio excelente para liberar una parte de su tiempo y contribuir al desarrollo de sus colaboradores. Utilice a sus colaboradores al máximo, pero no los sobrecargue de trabajo, ya que todos estamos escasos de tiempo.

Consejos - Explique qué hay que hacer y por qué. - Fije una fecha límite y respétela. - No de instrucciones detalladas para hacer las cosas. - Déjeles hacer, absténgase de interferir constantemente. - Revise el progreso con regularidad y prevenga posibles desastres. - Cuando sea necesario enséñeles con amabilidad. - Elogie cuando se haga bien el trabajo. Sea prudente cuando le traen un problema. A veces un colaborador viene y le dice: “¡Jefe, tenemos un problema!”. Esa frase suele generar la respuesta: “Está bien, déjemelo que ya me ocupo.” ¿De quién es el problema ahora? La alternativa adecuada es preguntar por el problema, escuchar con atención y pedir posibles soluciones. Discuta el problema, pero deje el mismo en el lugar donde debe estar, con sus colaboradores. Si usted se ocupa de las tareas de los demás, dispondrá de menos tiempo para sus propias tareas. Ciertamente habrá ocasiones en que tendrá que hacerse cargo de los problemas, pero estas ocasiones deberían ser muy pocas.



Procedimiento para delegar una tarea

Elija la persona en la que va a delegar la tarea

Seleccione en función de las fortalezas, las debilidades y las responsabilidades

Prepare la reunión de delegación

Determine de antemano los resultados a lograr, la planificación del período, la

información a comunicar, los medios de control considerados.

Reúnase con la persona en quien va a

delegar la tarea Prevea el tiempo necesario para delegar bien, transmita el contenido de la tarea, pida que le confirmen la comprensión de

la tarea transmitida.

Asegure el seguimiento

Respete los controles acordados



Otros ladrones de tiempo

• Mal uso de los programas informáticos: aprenda a usar bien la computadora, y ahorrará tiempo para usted y para los demás.

• Viajes: organice siempre el itinerario óptimo.

• Perfeccionismo: muy habitualmente la perfección es enemiga de la eficacia. No siempre todo tiene que ser perfecto.

• Falta de decisión: aprenda a reconocerla cuando le toca; le evitará enfrentar situaciones difíciles.

Decir “no” Muchas veces nuestros jefes nos piden que hagamos determinadas cosas y la respuesta correcta, habiendo evaluado las prioridades, debería ser “lo lamento pero no”. Pero muy pocos de nosotros creemos que podemos contestar así a nuestros superiores. ¿Cómo tendríamos que contestar? Una forma de responder “no” conservando la imagen de buen empleado es contestar algo así como: “podría hacerlo, pero me preocupan las consecuencias. No podría terminarlo en el plazo comprometido y le hemos garantizado al cliente que estaría listo en ese plazo. Además tendría que atrasarme en la preparación del informe que me pidió ayer.” ¿Podría responder de esa manera? Respondiendo así usted hace recaer sobre ellos la responsabilidad de decidir y de asumir las consecuencias. Ahora bien, ¿qué pasa si su jefe le dice “Lo lamento, pero tendrás que hacer todo”? Su respuesta es simple. Si realmente usted está seguro de que es imposible hacerlo todo con la calidad requerida y en los tiempos comprometidos, entonces:

1) Ofrezca una explicación completa mostrando que usted está absolutamente dispuesto a hacer lo que pueda, pero que lo imposible sigue siendo imposible, más allá de la voluntad. Ofrezca alternativas, como ayudar en lo que pueda.

2) Use el triángulo calidad-costo-tiempo. Cuando uno de ellos se modifica, afecta al menos a uno de los otros dos. Si recortan su tiempo entonces o el costo o la calidad aumentan, porque necesitará la ayuda de alguien o porque la calidad bajará.



Es más fácil decir “no” a los compañeros de trabajo que a los jefes. En todos los casos aplique el principio del establecimiento de prioridades. Sugiera alternativas, pero manténgase fiel a su objetivo de ser más efectivo haciendo las cosas más importantes a costa de dejar de hacer las cosas menos importantes.



Parte 3: actividades Actividad 1 Evite las interrupciones Escriba a continuación qué método sería el más efectivo en su caso para prevenir las interrupciones no deseadas. Actividad 2 Delegar con eficacia Señale a continuación cuáles son los obstáculos con los que usted se enfrenta para delegar con eficacia en su trabajo, y qué medidas prácticas podría tomar de inmediato para remover esos obstáculos.



BIBLIOGRAFÍA SUGERIDA COVEY, Stephen R., “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, WEBBER, R. A., “Guía para la administración del tiempo”, Norma, Colombia. MCCAY, James, “Administración del tiempo”, Prentice Hall, México. HAYNES, Marion, “Administración del Tiempo”, Trillas, España. HINDLE, Tim, “Administración del Tiempo”, Grijalbo, España. SALGUEIRO, A. “Cómo ser eficaz y administrar su tiempo”, Díaz de Santos, España. GAMONNET, Francois, “Cómo administrar mejor su tiempo”, Granica, España. GAEDEMANN, G., “Cómo organizar mejor su tiempo”, Elfos.



GLOSARIO AGENDA: Libro o cuaderno en que se apunta, para no olvidarlo, aquello que se ha de hacer. ARCHIVO: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. EFECTIVIDAD: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. EFICIENCIA: Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. ESTRÉS: Tensión provocada por situaciones agobiantes que originan reacciones psicosomáticas o trastornos psicológicos a veces graves. HABITO: Modo especial de proceder o conducirse adquirido por repetición de actos iguales o semejantes, u originado por tendencias instintivas. IMPORTANCIA: Cualidad de lo importante, de lo que es muy conveniente o interesante, o de mucha entidad o consecuencia. INTERRUMPIR: Cortar la continuidad de algo en el lugar o en el tiempo. OBJETIVO: Fin o intento a que se dirige o encamina una acción u operación. PERSEVERAR: Mantenerse constante en la prosecución de lo comenzado, en una actitud o en una opinión. PLANIFICAR: Hacer plan o proyecto de una acción o serie de acciones. PRIORIDAD: Anterioridad de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden. URGENTE: Que urge. Aquello de lo que hay que ocuparse de inmediato.

COMO ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO - Lic Alejandro Wald · 2015-12-29 · simplemente de organizarse,...

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