¿CÓMO ADMINISTRAR EL FLUJO DE CAJA DE LA

EMPRESA?

CONOZCAMONOS

Saludo, bienvenida, presentación del facilitador y los asistentes

OBJETIVOSAl finalizar la asesoría grupal, usted estará en capacidad de:

• Identificar la información necesaria para preparar el flujo de caja de la empresa.

• Preparar el flujo de caja proyectado de su empresa bajo el esquema de flujo clasificado.

• Separar los conceptos del flujo de caja personal de los del flujo de caja de la empresa.

• Reflexionar sobre la importancia de separar las finanzas personales de las finanzas empresariales.

• Entender los beneficios que representa para la empresa la apropiación de la práctica de proyectar periódicamente el flujo de caja y analizar la ejecución del mismo.

• Conocer y utilizar la herramienta “Proyección del flujo de caja”.

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

EN SU NEGOCIO…

Empresa comercial Empresa manufacturera Empresa de servicios

Movimiento permanente de entradas y salidas de dinero

MOVIMIENTO DEL DINERO EN LA EMPRESA

Entradas de $$$ Salidas de $$$

Ventas de contado

Pagos de deudores

Venta de activos fijos

Préstamos obtenidos

Rendimientos de inversiones

Compra de materia prima

Compra de inventario

Pago a proveedores

Pago a trabajadores

Pago de préstamos

Compra de activos fijos

REFLEXIONES…

¿Cómo se administra el dinero en su

empresa?

¿Alguna vez no ha contado con el dinero suficiente para pagarle a los trabajadores?

¿Alguna vez no ha contado con el dinero suficiente para pagarle a los proveedores?

¿Sabe si la empresa necesita

endeudarse?

¿Sabe cuál es el presupuesto mensual de la empresa?

¿Qué acaba con una empresa? ¿La falta de

dinero o la falta de ventas?

¿CÓMO CONTROLAR EL DINERO?La herramienta que le permite planear, administrar, organizar y controlar el movimiento de dinero en su negocio

El Flujo de Caja

¿PARA QUÉ SIRVE PROYECTAR EL FLUJO DE CAJA DE LA EMPRESA?

• Para coordinar y controlar la administración del efectivo.

• Para prever necesidades de efectivo.

• Para administrar liquidez.• Para planear financiamiento.

ESTRUCTURA DEL FLUJO DE CAJA

¿CÓMO SE ESTABLECE EL FLUJO DE CAJA?

Entradas de efectivo

Salidas de

efectivo

Flujo

neto de

caja

ENTRADAS DE DINERO

Relacionadas con la operación del negocio

Ventas de contado

Recaudo de cartera

Anticipos de clientes

Relacionadas con las inversiones fijas, temporales y

diferidas

Venta de activos fijos

Liquidación de inversiones

Rendimientos de inversiones

Relacionadas con la financiación del negocio

Recaudo de préstamos a terceros

Préstamos nuevos

Nuevos aportes de socios

SALIDAS DE DINERORelacio

nadas con la

operación

• Pagos a proveedores (materias primas, insumos, mercancías, servicios, etc.)

• Pagos a trabajadores

• Pagos de arrendamientos y servicios

• Pagos de impuestos

Relacionadas

con las inversi

ones tempor

ales, fijas o

diferidas

• Pago a proveedores de activos fijos

• Pago de nuevas inversiones

• Realización de préstamos a terceros

Relacionadas con la

financiación

del negoci

o

• Atención del servicio de deuda

• Pago de dividendos o distribución de utilidades a socios

FLUJO DE CAJA DE OPERACIÓNPERIODO PERIODO 1 … PERIODO N

Recaudo por ventas del periodoRecaudo ventas de periodos anterioresAnticipos de clientes…

Total entradas de operación

Pagos compra materia prima e insumos para fabricación / servucciónPagos por compra mercancía para comercilizaciónPagos de personal de producción / servucción / prestación del servicioPagos arrendamientos bodega de producciónPagos arrendamientos seguridad, administarción, y servicios de bodega de producciónHonorarios profesionales Pagos personal de administraciónPagos de arrendamientos oficinasPagos de administración y servicios públicos de oficinasPagos de persoanl de ventasPagos de arrendamiento de locales comercialesPagos de administración y servicios píublicos de locales comercialesPago de ICA y Rete ICAPago de IVASPago de Retenciones en la FuentePago de impuestos de renta, prediales y vehículos …

Total salidas de operación

FLUJO DE CAJA DE INVERSIÓNPERIODO PERIODO 1 … PERIODO N

Venta de activos fijosVenta de inversiones temporalesLiquidación otros activos…

Total entradas por venta inversiones

Pagos por inversión en inmueblesPagos inversión en computadores y equipos de oficinaPagos inversión maquinaria y equipo de operación / servucciónPagos compra muebles y enseresPagos compra equipos de transportePago compra otros activosPago impuestos sobre inversiones predial / vehículos…

Total salidas por inversión

Flujo de Caja Neto de Inversión

FLUJO DE CAJA DE FINANCIACIÓN

PERIODO PERIODO 1 … PERIODO N

Desembolso préstamos nuevos Incrementos de capital

Total entradas por financiación

Amortizaciones a capital pasivos actualesPago de intereses sobre pasivos actualesAmortización capital nuevos préstamosPago intereses nuevos préstamosReadquisición de acciones / aportesPago de dividendos / reparto de utilidades

Total pagos por financiación

Flujo de Caja Neto de Financiación

UN ESQUEMA DE PRESENTACIÓNFlujo de caja de operación

Flujo de caja de inversión

Flujo de caja de financiación

Flujo neto de caja

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

Definición del periodo de proyección

Revisión y análisis de información disponible

Definición de conceptos de ingresos del negocio

Definición de conceptos de egresos del negocio

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

• En función de la actividad de su negocioDefinición del periodo de proyección

• Análisis financiero del negocio• Políticas de la empresa• Proyecciones macroeconómicas, indicadores y tendencias del

sector• Composición y condiciones de la cartera• Composición y condiciones de los pasivos

Revisión y análisis de información disponible

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

Definición de conceptos de ingresos del negocio

• Recaudo por ventas del periodo • Recaudo ventas de periodos anteriores • Anticipos de clientes • Venta de activos fijos • Venta de inversiones temporales • Liquidación otros activos • Desembolso préstamos nuevos • Incrementos de capital • …

Tenga en cuenta las condiciones de su negocio

• Ejemplo:

• Se venden $10 millones al mes y pagan de la siguiente forma:

• El 10% de contado.• El 20% a 30 días. • El 40% a 60 días.• El 30% a 90 días.

• Los ingresos operativos por concepto de ventas se registran de la siguiente forma:

Tenga en cuenta las condiciones de su negocio

Concepto

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5

I ngresos operativos Ventas de contado 1.000.000 Ventas a 30 días 2.000.000 Ventas a 60 días 4.000.000 Ventas a 90 días 3.000.000 Total ingresos operativos

1.000.000 2.000.000 4.000.000 3.000.000

Si todos los meses se vendiera lo mismo, entonces: Concepto

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5

Ingresos operativos ventas de contado 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 ventas a 30 días 2.000.000 2.000.000 2.000.000 2.000.000 ventas a 60 días 4.000.000 4.000.000 4.000.000 ventas a 90 días 3.000.000 3.000.000 Total ingresos operativos

1.000.000 3.000.000 7.000.000 10.000.000 10.000.000

Aunque la venta es igual en todos los meses, solo se registra el efectivo que realmente se espera ingrese a la empresa en el período respectivo.

Ventas• Establezca el presupuesto de ventas

con base en el mercado y en el comportamiento histórico de los últimos años.

• Defina qué parte de las ventas se hace de contado y qué parte a crédito.

• Tenga en cuenta las temporadas.

Tenga en cuenta las condiciones de su negocio

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

Definición de conceptos de pagos en el negocio

• Pagos a proveedores de compra materia prima, mercancías, insumos y servicios para el proceso de fabricación / servucción

• Pagos de personal de producción / servucción / prestación del servicio / ventas / administración• Honorarios profesionales• Pagos arrendamientos• Pagos de administración y servicios públicos de oficinas • Pago de impuestos nacionales y distritales• Compra de activos • Atención del servicio de deuda (capital e intereses sobre obligaciones)• Pago de dividendos / reparto de utilidades • …

Refleje las condiciones de su negocio

Ejemplo:

Suponga que para vender 10 millones de pesos se requieren 2 millones en materia prima, que se compra de la siguiente forma:

• El 10% se paga de contado.• Al 30% el proveedor otorga un plazo de 30 días.• Al 40% el proveedor otorga un plazo de 60 días.• Al 20% el proveedor otorga un plazo de 90 días.

Los gastos de ventas son por comisiones del 7%.

Los egresos operativos por concepto de ventas se registran de la siguiente forma:

Refleje las condiciones de su negocio

Egresos operativos

Materia prima contado 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000

Materia prima 30 días 600.000 600.000 600.000 600.000

Materia prima 60 días 800.000 800.000 800.000

Materia prima 90 días 400.000 400.000

Gastos de venta 70.000 70.000 70.000 70.000 70.000

Concepto

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5

Compras

Materia prima, en empresas manufactureras.Mercancía e inventarios, en empresas comerciales.

Costo de la mano de obra

Como egreso en el flujo. Lo que realmente se paga dentro del período.

Refleje las condiciones de su negocio

Gastos de administración y de ventasSe deben considerar los que se pagan dentro del período como gastos de personal, honorarios, impuestos, servicios, etc.

Recordar: la depreciación y las amortizaciones de gastos diferidos no son salidas de efectivo.

Refleje las condiciones de su negocio

¿Realmente se necesita el activo?

¿Necesita comprar o se puede arrendar?

¿Es necesario comprar ahora?

¿Es ese el activo que conviene comprar?

EN CUANTO A LAS INVERSIONES EN ACTIVOS

… Reflexione …

LOS COMPROMISOS FINANCIEROS

Constituyen una salida de efectivo.Se debe identificar el momento del pago, de acuerdo con los compromisos y con la tabla de amortización de créditos.

En el flujo de caja deben considerarse todos los pagos, ya sean abonos a capital o pagos de intereses

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

Observe y analice los resultados

• Aprovechar los posibles descuentos de los proveedores por pagos de contado.

Realizar inversiones de corto plazo.

Cubrir las obligaciones de largo plazo.

• Costo de oportunidad.

FRENTE A LOS SALDOS FINALES POSITIVOS

Negociar un plazo para pagar a los proveedores.

• Planear promociones y descuentos que permitan lograr un mayor recaudo por ventas de contado.

Realizar compras conjuntas (cadenas productivas).

• Controlar el inventario.

Acudir al factoring.

• Recurrir al leasing (arrendar en vez de comprar).

FRENTE A LOS SALDO FINALES NEGATIVOS

¿Qué no hacer?

• Proyecciones sin mostrar acciones específicas a realizar para obtener determinados resultados.

• Ignorar los factores económicos.

¿Qué hacer? Confirmar que las

proyecciones sean creíbles.

Basar las proyecciones en hechos, no en conjeturas.

Tener en cuenta posibles imprevistos.

AL ELABORAR LA PROYECCIÓN

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

Ajuste sus proyecciones

Considere otros escenarios

EJERCICIO PRÁCTICO

REFLEXIÓN

¿Cómo se sintieron en el desarrollo del ejercicio? ¿Qué les aportó? ¿Fue útil?

¿Qué opinan en este momento sobre la herramienta del flujo de caja? A partir de

ahora, ¿van a administrar de mejor manera el flujo de dinero en sus

empresas?El flujo de caja es una herramienta

práctica, sencilla de manejar y de mucha utilidad para hacer una mejor gestión de

la empresa.

PLAN DE ACCIÓN A SEGUIRUna vez ha trabajado en aspectos relacionados con el desarrollo de las habilidades empresariales…

…continúe tomando los servicios para el crecimiento de empresas en edad temprana del Programa “Región Empresaria”:

- Cómo desarrollar las habilidades empresariales- Cómo Hacer de la Contabilidad una Herramienta

Gerencial- Cómo Vender Más- Cómo Participar con Éxito en Ferias y Ruedas de

Negocios- Cómo Conseguir Recursos de Financiamiento- Rueda de Soluciones Financieras- Encuentro Empresarial: Cara a Cara Empresarial- Encuentro Empresarial: Diálogos Empresariales

EVALUACIÓN DEL SERVICIO