Mixed SourcesProductgroep uit goedbeheerde bossen en andere gecontroleerde bronnen

meer weten over de integratie van uw bedrijfsinformatie systemen? lees meer over klantvenster op: www.techxx.nl

De invoering van het nieuwe werkproces was het laatste project van Henk de

Vries, Hoofd IT bij Groninger Huis, voordat hij met pensioen ging.

Informeren van medewerkersDe organisatie van Woonstichting Groninger Huis heeft drie divisies, die elk verantwoordelijk waren voor hun statisch en lopend archief. In november 2010 is men gestart met een voorbereidende fase voor de invoering van een digitaal archief. “Vanaf het moment dat de keuze voor de invoering van een digitaal archief een feit was, hebben we iedereen goed voorgelicht wat de plannen waren en wat er ging gebeuren. Medewerkers moesten wennen aan veranderingen in het werkproces;

duidelijke communicatie in het adoptieproces van een nieuw systeem is daarbij heel belangrijk. Van elke afdeling zaten twee medewerkers in de werkgroep. Zo was voor iedereen duidelijke wat er ging gebeuren.”

Documenten altijd opvraagbaarEind maart is E-Archief al in gebruik genomen. “Het digitaal archief brengt gemak en comfort. Het lopen naar kasten en afdelingen voor documenten is niet meer nodig. Dossiers zoals

de lopende huurderscontracten zijn gedigitaliseerd. Het proces van factuurverificatie blijft door middel van papier rouleren door de organisatie. Getekende en goedgekeurde facturen worden vastgelegd in E-Archief. Voor jaarre-keningen vraag ik de gegevens zo op.”

Succesvol project“Het project is prima verlopen en we hebben een zeer prettige samenwerking gehad met de medewerkers van Techxx. Ik heb een korte kennismaking gehad

met E-Archief voor mijn afscheid bij Groninger Huis. Vooral onze afdeling pikte de opdrachten en de afhandeling van de taken en documenten goed op. Dat verliep vlekkeloos”.E-Archief is voor Henk de Vries in één zin omschreven: “Gemakkelijk te bedienen en documenten zijn snel en gemakkelijk terug te vinden. Ik laat de organisatie met een gerust hart achter.”

oor slimme integratie en ontsluiting van informatie uit uw onderliggende

informatiesystemen, kunt u vanaf uw iPad in één oogopslag documenten, contracten, gegevens, bedrijfsinformatie en contactmomenten inzien. Door middel van webservices ontsluit iVenster informatie uit uw informatiesystemen. Gegevens over huurders, eenheden, complexen en relaties kunnen direct worden geraadpleegd uit onder andere het primaire systeem, uw Document Management Systeem, financiële systemen en CRM.

Interactief en snelDoor de interactiviteit van de iPad is het bijvoorbeeld mogelijk aantekeningen in documenten te maken en formulieren van een handtekening te voorzien. Opzichters en projectleiders kunnen op locatie werkzaamheden uitvoeren. Veranderingen in

documenten en informatie zijn direct inzichtelijk voor de organisatie. iVenster is voorzien van een handige zoekfunctie, zodat u met een enkele handeling vindt wat u zoekt.

Wilt u iVenster inzetten in uw organisatie of wilt u de functionaliteit van iVenster ervaren? Neemt u dan contact met ons op ons op of bekijk iVenster op www.ivenster.nl

iVenster ondersteunt o.a:

Primaire systemen Financiele systemen Document Management Enterprise Content Management Internet Intranet Workflow CRM

De iPad wint snel terrein bij woningcorporaties. Medewerkers in de binnen- en buitendienst gebruiken de iPad steeds vaker voor hun dagelijkse werkzaamheden. Om organisaties ook op de iPad inzicht en overzicht te geven van alle relevante bedrijfsinformatie, heeft Techxx de innovatieve applicatie iVenster ontwikkeld.

nr 5 - september 2011 - 4e jaargang Informatiebulletin over de ontwikkelingen binnen de woningcorporatiemarkt op het gebied van ICT oplossingen.

inhoud

04

Woonstichting Groninger Huis beheert ca. 2650 woningen in het mooie Noordoost-Groningen, verspreid over 12 dorpen en 4 gemeenten. Om bedrijfsprocessen, dienstverlening en de communicatie te optimaliseren heeft Woonstichting Groninger Huis een digitaal archief geïmplementeerd.

Optimalisatie van communicatie door digitalisering bij Groninger Huis

colofon

Techxx World is een uitgave van Techxx BV en is bestemd voor alle klanten en relaties in de woningcorporatiebranche. Techxx World verschijnt viermaal per jaar.

D

Communicatie

LEES vERDER oP PagIna 3

PRoCESoPtIMaLISatIE MEt DMS

MICRoSoFt InnovatIE

HoofdredactieTechxx BV

EindredactieCarlijn Hoogvliet

Concept en realisatieTechxx BV

Vormgeving en illustratiesSimeon Hulsman

DrukDrukkerij Palteam

Website www.techxx.nl

ContactPostbus 92130 AAHoofddorpT 023-5574400E info@techxx.nl

BezoekadresSiriusdreef 17-272132 WTHoofddorp

H

SharePoint 2010 laat Wonen Limburg efficiënt en flexibel werken

techxxfacts

productiviteit verhogen door duidelijke communicatie

techxx message

huisstijl - meer dan een logo en een lettertype

web content management binnen sharepoint 2010 techxx tip

lync - de volgende generatie voor communicatie

samenwerken met linked people

p2

p2

p2

p3

p3

p3

p4

p4

Ook de basis van Business Intelligence ligt in heldere communicatie. Zowel in de maatschappij als in

het bedrijfsleven is de roep naar transparantie steeds groter. De oorsprong van Business intelligence, en afgeleide vormen als competitive intelligence. en corporatie intelligence, ligt in

Japan. Hier weet men als geen ander dat de beschikking over informatie van levensbelang is.

ebruikers zoeken communicatietools die hun werk vereenvoudigen en altijd

en overal beschikbaar zijn, ook binnen andere toepassingen. Microsoft Lync 2010 is de geavanceerde clienttoepassing die mogelijkheden voor aanwezigheidsgegevens, chatberichten, spraak, ad-hoc samenwerking en onlinevergaderingen biedt via één interface.

Integratie office toepassingenHet instantmessenger-programma

biedt een frisse, intuïtieve gebruikerservaring rechtstreeks vanuit Microsoft Office-toepassingen, zoals Microsoft Outlook, Microsoft Word en Microsoft SharePoint. Door de integratie met alle Office applicaties en Microsoft SharePoint is vanuit elke applicatie te zien wie een document heeft gemaakt, wie heeft meegewerkt en of hij/zij beschikbaar is. Lync combineert de verschillende communicatiemethoden tot één interface, wordt geïmplementeerd als gemeenschappelijk platform

en wordt bestuurd via één beheerinfrastructuur.

verbonden ervaringLync biedt een nieuwe, verbonden gebruikerservaring doordat elke communicatie verandert in een interactie die meer mogelijkheden voor samenwerking biedt.Communicatie wordt op deze wijze een stuk gemakkelijker!

Chat en beschikbaarheid

Help gebruikers op het juiste moment contact te maken via de juiste programma’s.

audio-, web- en videoconferencing

Schakel over op geïnte-greerde audio-, web- en videoconferencing.

groepschat

Benut kennis binnen de organisatie door goede verbindingen tussen alle gebruikers.

Lync - de volgende generatie voor communicatie

G

Microsoft Lync, de opvolger van de Microsoft Office Communicator, verbindt gebruikers op nieuwe manieren, ongeacht hun fysieke locatie.

Productiviteit verhogen door duidelijke communicatie Interview met Jeroen Jansen van

Microsoft

LEES vERDER oP PagIna 2

Kennis maken met de nieuwste oplossingen Bezoek onze kennissessie over

SharePoint 2010 om 12:45u

LEES vERDER oP PagIna 2

Optimalisatie van communicatie door digitalisering bij Groninger Huis

LEES vERDER oP PagIna 4

Samenwerking met Linked People

at kan gaan om interne processen, zoals de invoering van Het Nieuwe

Werken of om externe toepassingen, zoals communicatie met bewoners, Wijkbeheer2.0, bewonersparticipatie of versterking van de sociale cohesie. Kortom, slimmer en leuker werken met behulp van internet en sociale media!

goede ICt ondersteuning Veel van deze adviestrajecten hebben een ICT component. Sociale

media hebben een directe relatie tot de functie en inzet van websites of de bouw van sociale media platformen. Het Nieuwe Werken vraagt goede ICT-ondersteuning. Techxx blijkt daarvoor de ideale partner te zijn voor Linked People. Linked People heeft een mantelovereenkomst met Aedes voor de dienstverlening aan de aangesloten corporaties. In de samenwerking met Techxx kan Linked People die corporaties nog beter van dienst zijn!

SoCIaL MEDIa

D

Linked People is een strategisch adviesbureau dat klanten bij corporaties, zorg en onderwijs adviseert over slimme en praktische toepassingen van sociale media en internet.

benieuwd naar de mogelijk-heden en inzet van lync in uw organisatie? neemt u dan contact met ons op!

Met het digitale archief hebben wij controle op de afhandeling van taken en het bespaart uiteraard veel ruimte! Henk de Vries - Hoofd ICT bij Groninger Huis

lees het gehele interview met henk de vries op:www.techxx.nl

iVenster - Inzicht in relevante informatie en documenten, overal en altijd op de iPad!

Topologie iVenster

Communicatie innovatief ondersteunen

“....Dit is de voicemail van......Erik van boschkoop...spreek maar wat in na de piep...’PIEP!’

PRoCESonDERStEunIng

I

lees hoe sharepoint ook uw organisatie efficiënt en flexibel kan laten werken op www.techxx.nl

2011

De kwaliteit van de websites van woningcorporaties blijft in vergelijking met 2010 gelijk met een 7,2 gemiddeld

In 2011 is de website het nummer 1 communicatiemiddel in de communicatiemix van woningcorporaties

Bijna 40% van alle woningcorporaties heeft social media opgenomen in haar communicatiemix voor 2011

Nog eens 49% geeft aan dat het nog niet gebruikt wordt, maar wel in de planning staat

In 2010 zijn er 21,4 miljoen websites gemaakt.

In 2010 zijn er 25 Miljard tweets verzonden

Als

Facebook een land zou zijn, dan zou het qua inwonersaantal na China en India het op twee na grootste land ter wereld zijn.

Begin dit jaar vierde Apple

10 miljard downloads uit de App Store

Breedband internet zal in 2012 groeien van

55% naar 90%

02 03

tEChxx oP DE BEuRS tEChxx tIP

Op 29 september bent u van harte welkom op CorportatiePlein! In kennistheater 5 geven wij van 12.45 tot 13.15 een kennissessies op het gebied van Microsoft SharePoint 2010. Wij gaan in op de actuele ontwikkelingen binnen woningcorporaties op het gebied van mobiel werken, het gebruik van social media en de implementatie van klant- en medewerkersportalen. U hoort hoe efficiency gecombineerd kan worden met klantgericht werken.

Daarnaast ben u de gehele dag welkom op onze stand. Techxx verbindt met Microsoft SharePoint 2010 portalen voor klanten,

partners en medewerkers met uw eigen werkprocessen en documentstromen. Het resultaat is een individuele en geïntegreerde werkomgeving waarin medewerkers efficiënt en overzichtelijk hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Onze nieuwe standaard cloud-oplossingen voor de ondersteuning van uw klant- en bedrijfsprocessen kunt u live in werking zien. Kennismaking met iVenster op de iPad is uiteraard ook mogelijk!

Wij treffen u graag op onze kennissessie of ontmoeten u graag op onze stand!

Intranet-megatrends voor 2011

Kennismaken met de nieuwste oplossingen van techxx op het Corporatieplein? uw communicatiestructuur

efficiënt en klantvriendelijk ingericht?

techxxfacts

CommunicatieCommunicatie

Message

Microsoft Lync levert organisaties een besparing van 25 tot 50 procent op communicatiekosten.

Via één interface hebben gebruikers toegang tot alle communicatiekanalen. Medewerkers kunnen met Microsoft Lync

telefoneren, videovergaderen, direct communiceren via chat en door de koppeling met Outlook bent u up-to-date over

andermans presence. Microsoft Lync geeft invulling aan het nieuwe Werken!

Uit de Woningcorporatie Web Monitor 2011, de benchmark van de websites van de 50 grootste

woningcorporaties van Nederland, blijkt dat 40% van de onderzochte woningcorporaties

social media opgenomen heeft in haar communicatiemix voor 2011. Nog eens 49% geeft aan dit op zeer korte termijn te gaan gebruiken.

office 365 biedt 50 licenties om 50 externen toegang te geven tot SharePoint online. Net zoals op de SharePoint 2010 server kan communicatie, kennisdeling, samenwerking en publicatie

plaatsvinden. Na afronding van een project komen de gebruikte licenties weer vrij. U kunt uw contactpersoon

uitnodigen voor een ander project of de licentie ter beschikking stellen aan een andere externe partner.

Onderzoeksresultaten uit Global Intranet Trends-onderzoek voor 2011 brengen vijf belangrijke Intranet-trends naar voren. Een belangrijke trend is de plaatsonafhankelijke bereikbaarheid van het intranet. In 90% van de organisaties is het intranet vanuit huis toegankelijk. Een andere belangrijke trend voor 2011 is het intranet als ingang naar ‘the workplace web’. Daaronder verstaat men de verzameling content, services, tools en applicaties die mensen nodig hebben om hun werk te doen. Intranet wordt daarmee het startpunt van elke taak.

29 september 2011 - CorporatiePlein -

Kennissessie om 12 45u-13 15u

sharepoint 2010 als uw content management systeem? neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

hulp nodig bij de integratie van uw sjablonen? neem contact op met annelies vervoort

en belangrijke verbetering is de beheeromgeving voor redacteuren. De introductie

van de “Office-Ribbon” zorgt voor herkenbare en krachtige functionaliteit, zodat het beheer van diverse content (o.a. tekst, afbeeldingen, tabellen) efficiënt kan worden uitgevoerd. Ten opzichte van SharePoint 2007 is het aantal

klikken voor de uitvoering van een actie geminimaliseerd: het aanmaken van een pagina is tot één klik teruggebracht. Op basis van eigen pagina-layouts kunnen de redacteuren de content direct plaatsen. Door de WYSIWYG (What You See Is What You Get) manier van opmaak zie je direct hoe de pagina er voor bezoekers/gebruikers uit komt te zien. Samenwerking in teamverband wordt mogelijk via zogenaamde communities.

vrijheid in vormgevingHet uiteindelijke resultaat moet passen bij de identiteit en uitstraling van uw organisatie en nog belangrijker: aansluiten bij de beleving en denkwijze van uw beoogde doelgroepen. Door het herzien van de HTML zijn belemmeringen omtrent het vertalen van een design naar een

SharePoint omgeving weggenomen en heeft de ontwerper weer de vrije hand.

organiseren van pagina’s Zeker voor grote websites is de scanbaarheid van de content cruciaal. De redacteur wordt daarbij geholpen door een nieuwe tool: de content organizer. De content organizer is een nieuwe functionaliteit die het automatisch ordenen van pagina’s ondersteunt.

Er kunnen routeringregels worden gedefinieerd waardoor nieuw gemaakte pagina’s in de juiste folders worden opgeslagen.

Conclusie SharePoint 2010 bevat veel nieuwe functionaliteit die het ontwikkelen van nieuwe Web Content Management oplossingen eenvoudiger maken. Doordat de verschillende uitbreidingen niet specifiek voor het WCM-deel zijn gemaakt, maar binnen het gehele platform zijn geïntegreerd, is een uniforme werkwijze beschikbaar voor het beheer (redactie en functioneel beheer) van zeer uiteenlopende toepassingen. Nieuwe oplossingen worden eenvoudiger en sneller ontwikkeld, en kennen een verbeterde gebruikersinterface waardoor het werken met SharePoint 2010 gemakkelijker en efficiënter is.

gEBRuIKSvRIEnDELIJK PLatFoRMhuISStIJL SJaBLonEn

Meer dan een logo en een lettertype

lleen het beschikbaar stellen van een aantal sjablonen is niet voldoende. De kunst is

om het vervaardigen van uitgaande correspondentie zo goed mogelijk te automatiseren en het toepassen hiervan voor de eindgebruiker zo aantrekkelijk mogelijk te maken. huisstijlsjablonenEerste stap: goede huisstijlsjablonen. Met behulp van sjabloongeneratoren is het eenvoudig om sjablonen snel en gestructureerd te bouwen en centraal te beheren. Met behulp van bouwstenen kunnen veel gebruikte stukken tekst in meerdere sjablonen worden toegepast. Hierdoor is het makkelijk om bijvoorbeeld briefhoofden of -afsluitingen met één aanpassing in alle sjablonen te wijzigen. vermindering van foutenDoor het definiëren van invulschermen wordt het de eindgebruiker makkelijk gemaakt om variabele gegevens in te vullen

en wordt de kans op het foutgevoelige “knip- en plakwerk” verminderd. Nog aantrekkelijker wordt het als een aantal variabele gegevens van tevoren al worden ingevuld. Met behulp van markers in de sjablonen kunnen brieven in combintaie met Digitale Handtekening automatisch onderekend worden.

Koppeling ERP en DMSEen goede koppeling tussen sjabloon, ERP systeem en een DMS, maakt het mogelijk om uitgaande brieven automatisch te archiveren. Op basis van het sjabloon worden kenmerken eenduidig toegevoegd waardoor terugzoeken in het DMS sneller en makkelijker gaat. Een goed huisstijlsjabloon is veel meer dan een basisdocument met de juiste marges in het goede lettertype.

Web Content Management binnen SharePoint 2010

EA

Een aantal jaar geleden integreerde Microsoft de applicaties Content Management Server 2002 in SharePoint. Deze samenvoeging bracht veel nieuwe mogelijkheden met zich mee. Het werd mogelijk om binnen één platform het intranet en de publieke website te beheren en te publiceren. Inmiddels is SharePoint Server 2010 door de rijke standaard functionaliteit een volwaardig platform voor Web Content Management.

Corporaties steken veel tijd en geld in het invoeren van een uniforme huisstijl, maar het blijft lastig om het gebruik van deze huisstijl in de hele organisatie te borgen.

leest het gehele interview met jeroen jansen op: www.techxx.nl

e wijze van communiceren verandert. “Ik denk dat wij steeds meer gaan

communiceren op de manier waarop wij denken dat de ander op de meest snelle manier terug kan communiceren. Iedereen zoekt zijn eigen weg om te communiceren. Door het groeiende aantal ingangen van communicatie lopen steeds meer mensen tegen een potentiele communicatieoverload aan”, zegt Jeroen.

afspraken voor succes“Binnen Microsoft hebben wij Het Nieuwe Werken volledig geïmplementeerd. Met een kantoor als ontmoetingsplek waar medewerkers op activiteitbasis kunnen werken, zijn voor het behalen van de doelstellingen duidelijke afspraken over goede communicatie van groot belang. We beschikken over de technologie om overal te werken, maar je moet duidelijke afspraken maken over o.a. waar we werken, hoe we werken en wanneer. Deze afspraken zijn essentieel.”

20/80 regelBij de invoering van nieuwe systemen gaan klanten al snel focussen op de techniek. Bij de invoering van nieuwe platformen is dit maar 20% van het verhaal. 80% bestaat uit het kijken naar de processen eromheen om ervoor te zorgen dat het op een goede wijze geadopteerd wordt in de organisatie. “Je kan wel de beste technologie inzetten, maar als je

niet weet hoe je het moet gebruiken, werkt het ook niet voor je. Het is de combinatie van producten en afspraken om de vervolgstap naar productiviteitsverhoging te kunnen realiseren.”

Lync als cementMicrosoft heeft meerdere producten ontwikkeld voor de ondersteuning van communicatie. Producten als Exchange, Office, Lync en SharePoint ondersteunen veel mensen in hun dagelijkse werkzaamheden. “Lync, de opvolger van Office Communicator, is voor de medewerkers van Microsoft het cement tussen de applicaties.

Lync zorgt ervoor dat waar ik ook ben en vanuit welke applicatie ik werk, met mensen kan communiceren.”

Mindset“Over het gebruik hebben we duidelijke afspraken gemaakt. Zoals ook geldt voor Het Nieuwe Werken, is het een mindsetverandering die voor iedereen anders kan zijn. Communicatielijnen worden sneller en korter. ”

toekomstige ontwikkelingen De overname van Skype zal impact hebben op de communicatieproducten van Microsoft. “Skype, MSN, Lync en Kinect zijn producten van Microsoft die allemaal te maken hebben met communicatie. Een combinatie met mobiele telefonie zou iedereen in staat stellen te kiezen voor de snelste communicatiemogelijkheid. Maar face-to-face communicatie zal het nooit vervangen!” sluit Jeroen af.

D

‘Productiviteit verhogen door duidelijke communicatie’

Jeroen Jansen is Partner Technology Advisor op het gebied van Business Productiviteit bij Microsoft Nederland. Vanuit technologisch oogpunt bekijkt hij alles wat te maken heeft met gemakkelijker en sneller kunnen werken, beter kunnen samenwerken en beter kunnen communiceren. Hij deelt met u zijn ervaring.

Jeroen Jansen van Microsoft

Het is de combinatie van producten en afspraken om de vervolgstap naar productiviteitsverhoging te realiseren.

Luister goed naar de gebruikers.Zij moeten er de voordelen van zien. Alleen dan kan je verwachten dat de kans van slagen groot is en dat je een kwaliteitsslag maakt.

Jeroen Jansen - Partner Technology Advisor bij Microsoft

n de nieuwe organisatie wordt Het Nieuwe Werken belangrijk. Om de ruim

250 medewerkers efficiënter, klantgerichter en op een flexibele wijze te laten werken, gaat Wonen Limburg, naast het reeds bestaande SharePoint Portaal van Techxx, het Microsoft SharePoint 2010 platform hiervoor breder inzetten. “Wij willen onze medewerkers efficiëntie en flexibiliteit bieden.

Vanaf elke werkplek, maar ook vanuit thuis moet informatie goed vindbaar en transparant zijn. Werken op meerdere kantoren en werkzaamheden van een collega overnemen moet mogelijk zijn.”

Klaar voor de toekomstWonen Limburg is reeds tevreden gebruiker van het eveneens op Microsoft SharePoint gebaseerde KlantVenster Intranet van

Techxx. Met de komst van KlantVenster E-Archief en KlantVenster Factuurverificatie, zullen de behoeften van Wonen Limburg ten aanzien van de informatievoorziening en het

behalen van de doelstellingen nog beter ondersteund worden. Begin 2012 zullen de oplossingen in gebruik worden genomen om de nieuwe organisatie en werkwijze te ondersteunen.

SharePoint laat Wonen Limburg efficiënt en flexibel werkenBij Wonen Limburg gaat er de komende tijd veel veranderen. Om uniformering in de nieuwe organisatie en werkwijze te realiseren, gaat het werkproces ondersteund worden met centrale informatiesystemen voor onder andere digitale registratie en afhandeling van post en facturen.

# 1