8/4/2019 Commercial Realities of Project Management

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UTTERW(~RTHI N E M A N N

International Journal of Project ManagementVol. 13, No. 3, pp. 169-172, 1995Copyright 1995 Elsevier Science LtdPrinted in Great Britain. All rights reserved0263-7863/95 $10.00 + 0.00

0 2 6 3 - 7 8 6 3 ( 95 ) 0 0 0 2 0 - 8

I T p r o j e c t s : a b a s i s f o r s u c c e s sJohn WateridgeDepartment of Management Systems, Bournemouth University, Talbot Campus, Fern Barrow, Poole, DorsetBH12 5BB, UK

I n s p it e o f d e c a d e s o f r e s e a r c h , i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y p r o j e c t s c o n t i n u e t o f a il . T h e p a p e ri n v e s ti g a t e s t h e k e y c r i t e r ia o n w h i c h t h e s u c c e s s o f I T p r o j e c t s i s j u d g e d , a n d t h e f a c t o r s t h a ta r e i m p o r t a n t i n i n f l u e n c i n g t h e s u c c e s s o r f a i lu r e o f I T p r o j e c t s. T h e e v i d e n c e o f r e s e a r c hs h o w s th a t p r o j e c t m a n a g e r s c o n c e n t r a t e o n a c h i e v i n g t i m e s c a l e s a n d b u d g e t s . T h e c o n c l u s i o ni s t h a t , f o r I T p r o j e c t s t o b e s u c c e s s f u l i n t h e f u t u r e , t h e c r i t e r i a f o r s u c c e s s a n d a s s o c i a t e df a c t o r s t h a t i n f l u e n c e s u c c e s s n e e d t o b e d e f i n e d c l e a r l y , a g r e e d b y a l l p a r t i e s a t t h e s t a r t o ft h e p r o j e c t, a n d r e v i e w e d a s t h e p r o je c t p r o g r e s s e s . P r o j e c t m a n a g e r s s h o u l d b e c o n c e n t r a t i n go n s u c c e s s c r i t e r ia r e l a t i n g t o u s e r s a n d s p o n s o r s a n d , c o n s e q u e n t l y , t h e f a c t o r s to d e l i v e r t h o s es u c c e s s c r i t e r i a .Keywords: success criteria, success factors

I n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y ( I T ) p r o j e c t s c o n t i n u e t o f a i l . Ar e c e n t s u r v e y ' p o i n t s o u t t h a t t w i c e a s m a n y I T p r o j e c t sa r e c o n s i d e r e d t o b e ' l e s s s u c c e s s f u l ' t h a n a r e c o n s i d e r e d t ob e s u c c e s sf u l . T h e s u r v e y h i g h l i g h t e d , a m o n g s t o t h e ra s p e c t s , t h a t t h e r e a r e ' a r e m a r k a b l e n u m b e r o f p ro j e c t sw h i c h a r e n o t a c h i e v i n g w h a t w a s e x p e c t e d o f t h e m ' ( s e eR e f e r e n c e 1 , p 1 ) .D e M a r c o 2 r e p o r t e d t h a t s o m e 1 5 % o f a l l s o f t w a r ed e v e l o p m e n t n e v e r d e l i v e r s a n y t h i n g , a n d o v e r r u n s o f1 0 0 - 2 0 0 % a r e c o m m o n i n s o f t w a re p r oj e c ts . F u r t h e r m o r e ,t h e r e h a v e b e e n a n u m b e r o f s p e c t a c u l a r f a il u r e s o v e rr e c e n t y e a r s . W i n s b u r g a n d R i c h a r d s 3 p o i n t t o s o m es p e c ta c u l ar ' s o f t w a r e r u n a w a y s ' . A n $ 8 M s y s t e m s c h e d u l e d f o r c o m p l e t i o n in 1 9 8 7 h a dr e v i s e d t a r g e ts o f a b u d g e t o f $ 1 0 0 M a n d c o m p l e t i o n i n1 9 9 3 . A b il l i n g s y s t e m f o r w a t e r a n d g a s u t i l it i e s w a s c a n c e l l e da f t e r $ 1 M h a d b e e n p a i d w i t h t h e c l a i m t h a t t h e s y s t e mw a s f a r f r o m d e l i v e r y .T h e r e h a s a l s o b e e n t h e n o t a b l e f a i l u r e o f t h e T AU RU Sp r o j e c tf o r t h e L o n d o n S t o c k E x c h a n g e , U K . H o w e v e r , t h e r e h a v eb e e n s u c c e s s e s i n m a n y o r g a n i s a t i o n s , f o r e x a m p l e t h ec o m p u t e r i s a ti o n o f t h e U K P a y - A s - Y o u - E a r n ( P A Y E ) t a x -c o l l e c t i o n s y s t e m .T h e r e i s s t i l l m a j o r c o n c e r n o v e r t h e i m p l e m e n t a t i o n o fI T p r o j e c t s a n d d i f f i c u l t i e s a r e c o n t i n u a l l y b e i n g e x p e r i -e n c e d d e s p i t e t h e m o r e p r e v a l e n t u s e o f s t r u c t u r e d a n a l y s i sa n d d e s i g n m e t h o d o l o g i e s ( e . g . S SA D M, Y o u r d o n ) , p r o j e c t -m a n a g e m e n t m e t h o d o l o g i e s ( e . g . PRINCE),a n d a u t o m a t e dt o o l s f o r th e d e v e l o p m e n t a n d m a n a g e m e n t o f I T p ro j e c t s .F a c t o r s t h a t p o i n t t h e w a y t o s u c c e s s a r e f r e q u e n t l y

s u b j e c ts o f ar t ic l e s a n d p a p e r s ( f o r e x a m p l e p r o p e r p l a n -n i n g , u s e r i n v o l v e m e n t , g o o d c o m m u n i c a t i o n , p r o p e rm o n i t o r i n g ) . H o w e v e r , l i tt l e r e s e a r c h h a s d i r e c t l y e x a m i n e dt h e c r i t e r i a f o r s u c c e s s a n d t h e s e l e c t i o n o f a p p r o p r i a t es u c c e s s f a c t o r s w h i c h w i l l d e l i v e r t h e c h o s e n s u c c e s sc r i te r i a . T h e r e q u i r e m e n t s f o r I T p r o j e c t s u c ce s s , i n te r m so f c r i t e r ia a n d f a c t o r s , a r e o u t l i n e d i n th i s p a p e r . T h e p a p e rd r a w s o n e v i d e n c e f r o m p r e v i o u s r e s e a r c h a n d f r o m t h ea u t h o r ' s o w n r e s e a r c h o n t h e s u c c e s s c r i t e r i a a n d s u c c e s sf a c t o r s f o r I T p r o j e c t s . T h e s e c o n d s e c t io n e x a m i n e s t h ec r i t e r i a f o r s u c c e s s a n d p r o p o s e s e x t e n s i o n s t o t h e c r i t e r i af o r s u c c e s s f u l I T p r o j e c t s . T h e t h i r d s e c t i o n e x a m i n e s t h ef a c t o r s t h a t i n f l u e n c e t h e s u c c e s s o f I T p r o j e c t s a n d t h ef o u r t h s e c t i o n c o n c l u d e s t h e p a p e r .

S u c c e s s c r i t e r i aI n o r d e r t o i m p r o v e t h e s u c c e s s o f I T p r o j ec t s , p r o j e c tp a r t i c i p a n t s m u s t c o m e t o a c l e a r a g r e e m e n t a t t h e s t a r t o ft h e p r o j e c t a b o u t h o w s u c c e s s w i l l b e j u d g e d , a n d t h e nd e v e l o p p r o j e c t - m a n a g e m e n t a p p r o a c h e s w h i c h w i l l d e l i v e rt h o s e c r i t e r i a .M o s t a u t h o r s ( f o r e x a m p l e , D u n c a n 4 , B l a n e y 5 a n dR e d m i l l 6 ) h a v e , i n t h e p a s t , d e f i n e d o n l y t h r e e e s t a b l i s h e ds u c c e s s c r i t e r i a : m e e t i n g b u d g e t ; m e e t i n g t i m e s c a l e s ; m e e t i n g u s e r r e q u i r e m e n t s a n d s p e c i f ic a t io n .T h i s i s l i m i t i n g i n i t s f o c u s , b e c a u s e i t d o e s n o t t a k e i n t oa c c o u n t o t h e r c r i t e ri a ( f o r e x a m p l e q u a l i ty a n d a c h i e v e m e n t

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I T p r o j e c t s : a b a s i s f o r s u c c e s s : J W a t e r i d g eo f p u r p o s e ) . M o r r i s a n d H o u g h 7 , i n a s s e ss i n g m a j o rp r o j e c t s , d e f i n e d f o u r c r i t e r i a f o r s u c c e s s : T h e p r o j e c t d e l i v e r s i t s f u n c t i o n a l i t y . I t i s d e l i v e r e d t o b u d g e t , o n s c h e d u l e , a n d t o t e c h n i c a l

s p e c i f i c a t i o n . I t i s c o m m e r c i a l l y p r o f i ta b l e f o r t h e c o n t r a c t o r . I t i s t e r m i n a t e d r e a s o n a b l y a n d e f f e c t i v e l y if i t n e e d s t o

b e c a n c e l l e d .T h e i r w o r k c i t e s t h e T h a m e s b a r r i e r p r o j e c t ( t h e U KL o n d o n f l o o d - p r o t e c t i o n s c h e m e ) , w h i c h t o o k t w i c e a s l o n gt o b u i l d a n d c o s t f o u r t i m e s t h e o r i g i n a l b u d g e t , b u tp r o v i d e d a p r o fi t f o r m o s t c o n t r a c t o r s . I t w a s , t h e r e f o r e ,c o n s i d e r e d a s u c c e s s . M o r r i s a n d H o u g h 7 t h u s s u g g e s t t h a tp r o j e c t s c a n f a il t o m e e t c e r t a i n c r i te r i a o f b u d g e t a n d t i m e ,a n d s t i l l b e c o n s i d e r e d a s u c c e s s .

T u r n e r 8 p r o v i d e s a m o r e e x t e n s i v e l is t f o r j u d g i n gSuccess" T h e p r o j e c t a c h i e v e s it s p u r p o s e . I t p r o v i d e s s a t i s f a c t o r y b e n e f i t t o t h e o w n e r . I t s a t is f i es t h e n e e d s o f t h e o wn e r s , u s e r s , a n d s t a k e -h o l d e r s . I t me e t s it s p r e s t a t e d o b j e c t i v e s . I t i s p r o d u c e d t o s p e c i f i c a t i o n , w i t h i n b u d g e t a n d o n

t i m e , I t s a t is f i e s th e n e e d s o f t h e p r o j e c t t e a m.T h e e x t e n s i o n s b y M o r r i s a n d H o u g h 7 a n d T u r n e r 8 t o t h ee s t a b li s h e d c r i t e r i a s h o w t h a t t i m e a n d b u d g e t a r e o n l y t w oo f m a n y c r i t e r ia f o r j u d g i n g t h e s u c c e s s o f p r o j e ct s . W i t h i nt h e I T d o m a i n t h e r e h a s b e e n l i t t l e r e s e a r c h a n d t e s t i n g o fp r o j e c t - s u c c e s s c r i te r i a .

T h e a u t h o r c a r r i e d o u t r e s e a r c h i n 1 9 9 2 / 9 3 t o a s s e s s t h ei m p a c t o f c r i te r i a a n d f a c t o r s i n t h e s u c c e s s o r f a i l u r e o f I Tp r o j e c t s . O v e r 1 0 0 p r o j e c t s w e r e e x a m i n e d . T h e r e w e r es u b s e q u e n t i n t e r v i e w s , e x a m i n i n g t h e e x p e r i e n c e s o np a r t i c u l a r p r o je c t s . P r o j e c t m a n a g e r s , s p o n s o r s , u s e r s ,s y s t e m s a n a l y s t s a n d o t h e r s u p p o r t s t a f f w e r e a s k e d t o g i v et h e i r v i e w s o n I T p r o j e c t s u c c e s s , t h e s u c c e s s c r i t e r i a f o rt h e p r o j e c t , a n d f a c t o r s t h a t l e d t o s u c c e s s o r f a i l u r e o f t h ep r o j e c t .

T h e r e s u lt s o f th e r e s e a r c h s t u d y u n d e r t a k e n s h o w t h a tt h e r e d o e s n o t a p p e a r t o b e a g r e e m e n t b e t w e e n t h e r o l ep l a y e r s i n I T p r o j e c t s o n t h e c r i te r i a f o r s u c c e s s . T h e r e i sb r o a d a g r e e m e n t t h a t t h e p r o j e c t n e e d s t o m e e t u s e rr e q u i r e me n t s a n d f u n c t i o n a l i t y a n d t h a t it b e o n t i me a n d t ob u d g e t . Table 1 s h o w s t h e t h r e e c r i t e r i a m o s t f r e q u e n t l ym e n t i o n e d b y u s e r s a n d p r o j e c t m a n a g e r s i n th e a u t h o r ' so w n s u r v e y . H o w e v e r , o n p r o je c t s th a t a r e p e r c e i v e d a sh a v i n g f a i le d , p r o j e c t m a n a g e r s a p p e a r t o h a v e c o n c e n -t r a t e d o n m e e t i n g t i m e s c a l e s a n d b u d g e t s , w h e r e a s m e e t i n gq u a l i ty t a r g e t s a n d c o m m e r c i a l s u c c e s s a r e s e e n a s i m p o r t a n tc r i t e ri a o n s u c c e s s f u l p r o j e c t s . O n t h e o t h e r h a n d , u s e r s a r em o r e c o n c e r n e d w i t h e n s u r i n g t h a t t h e y a r e h a p p y a t t h ee n d o f t h e p r o j e c t.

T h e r e a r e , o f c o u r s e , p r o j e c t s f o r w h i c h t i m e s c a l e s a r ee x t r e m e l y i m p o r t a n t ( e . g . t h e i m p l e m e n t a t i o n o f a p a y r o l ls y s t e m a t th e s t a r t o f t h e f i n a n c i a l y e a r ) , b u t t h e e mp h a s i so f p r o j e c t m a n a g e r s o n t im e s c a l e s a n d b u d g e t s a s m a j o rc r i t e r i a i s l e a d i n g t o a n u m b e r o f p r o j e c t f a i l u r e s . T h ec o n c l u s i o n m u s t i n e v i t a b ly b e d r a w n , a s th e r e s u l ts o f t h es u r v e y s h o w , t h a t th e f i x a ti o n , o n t h e p a r t o f p r o j e c tm a n a g e r s p a r t i c u l a r l y , o n s a t i s f y i n g t i m e a n d b u d g e t170

Table l T h r e e m a j o r c r i t e r i a f o r s u c c e s s ( f r e q u e n c y o f m e n t i o n )U s e r s % Project manage rs %All projects:Meets user requirements 96 Meets user requirements 82Happy users 71 Meets budget 72Meets budget 67 Meets timescales 69Successful projects:Meets user requirements 96 Meets user requirements 86Happy users 71 Commercial success 71Meets budget 71 Meets quality 67Failed projects:Meets user requir ements 100 Meets budget 83Achieves purpose 100 Meets timescales 78Happy users 67 Meets user requirements 78[The n umbers indicate the percentage of the total number of projects. ]

c o n s t r a i n t s , a t t h e e x p e n s e o f o t h e r c r i t e r i a ( b y c u t t i n gc o r n e r s i n t he m a n a g e m e n t a n d d e v e l o p m e n t o f t h ep r o j e c t ) , i s l e a d i n g t o f a i l u r e o f I T p r o j e c t s .

T h e r e i s a n a r g u m e n t t h a t t h e c r it e r ia f o r p r o j e c t s u c c e s sn e e d t o b e a g r e e d b y a l l p a r t i e s b e f o r e t h e s t a r t o f t h ep r o j e c t a n d c o n s t a n t l y r e v i e w e d a s t h e p r o j e c t p r o g r e s s e s .T h e s u c c e s s c r i t e r i a ma y c h a n g e . T h i s c a n b e d if f i c u lt a sm a n y o f t h e cr i t er i a a r e s u b j e c t iv e . P r o j e c t m a n a g e r s h a v ed i f f er e n t p e r c e p t i o n s o f t h e c r i t e ri a f r o m t h o s e o f u s e r s , a n de v e n u s e r s t h e ms e l v e s d i f f e r i n t h e i r p e r c e p t i o n s . I t i si mp o r t a n t t o e x t e n d t h e c r i t e r i a f u r t h e r , i n p a r t i c u l a r b ya d d i n g ' m e e t i n g q u a l i ty c o n s t r a i n t s ' t o th e l is t p r o p o s e d b yT u r n e r 8 . T h e d e f i n it i o n o f ' g o o d q u a l i t y ' v a r i e s f o r t h ev a r i o u s r o l e s i n t h e p r o j e c t . T o i g n o r e q u a l i t y a n d ma s k i t si m p o r t a n c e b y s u g g e s t i n g t h a t it is p a r t o f c u s t o m e r r e q u i r e -m e n t s i s t o s i m p l i f y t h e m a t t e r . A p r o j e c t m a n a g e r m a yd e f in e q u a l it y a s ' m a i n t a i n a b i l i t y ', ' c a p a c i t y f o r e x p a n s i o n ' ,o r ' e f f i c i e n c y ' ; v a r i o u s u s e r s m a y d e f i n e q u a l it y i n v a r i o u sw a y s , f o r e x a m p l e a s 'u s a b i l i t y ' o r ' r e s p o n s i v e n e s s t os y s t e m s r e q u e s t s ' ( a f t e r a l l , u s e r s h a v e t h e i r p e r f o r m a n c eo b j e c t i v e s , f o r e x a m p l e r e s p o n s e t i m e s ) . A u s e r w i ll s o o nc o m p l a i n w h e n a s e e m i n g l y t r iv i a l e n h a n c e m e n t t o a sy s t e mt a k e s m o n t h s t o c o m p l e t e a n d im p l e m e n t ! W h a t e v e r t h ed e f i n i t i o n o f q u a l i t y i s , a ll p a r t i e s m u s t a g r e e o n t h e q u a l i t yc o n s t r a i n t s , h o w e v e r d i f f i c u l t t h a t m a y b e , a n d u n d e r s t a n do t h e r v i e w s o n t h e d e f i n i t io n o f q u a li t y i n o r d e r t o w o r kt o w a r d s t h e p r o d u c t i o n o f a q u a l i ty p r o d u c t .

H a v i n g e x a m i n e d t h e p r e v i o u s r e s e a r c h a n d t h e a u t h o r ' so w n r e s e a r c h o n t h e c r i te r i a f o r s u c c e s s , t h e r e a p p e a r t o b ed i f f e re n c e s o f o p i n io n o n t h e c r it e r ia f o r s u c c e s s . M o r ei m p o r t a n t l y , t h e r e i s th e n e e d t o c h o o s e a p p r o p r i a t e s u c c e s sf a c t o r s t o d e l i v e r t h e s u c c e s s c r i t e r i a s t a t e d a t t h e o u t s e t o ft h e p r o j e c t . T h e f a c t o r s e m p l o y e d b y o r g a n i s a t i o n s t oi n f l u e n c e t h e s u c c e s s o f I T p r o j e c t s a n d m e e t t h e s t a te dc r i te r i a n e e d t o b e e x a m i n e d .

Success factorsM a n y r e s e a r c h e r s a n d a u t h o r s h a v e i d e n t i f i e d t h e f a c t o r st h a t t h e y f e e l a r e i mp o r t a n t f o r p r o j e c t s u c c e s s . B a k e re t a l . 9 , i n a s u r v e y , c o n c e r n e d t h e m s e l v e s w i t h t h e p e r -c e i v e d s u c c e s s o f p r o j e c t s , a n d p a r t i c u l a r l y w i t h t h e f a c t o r st h a t a f f e c t e d t h a t p e r c e i v e d s u c c e s s o r f a i l u r e . T h e yi d e n t i f i e d t e n f a c t o r s t h a t t h e y f e l t c o n t r i b u t e d t o p r o j e c tSuccess .T h e c r i t i c a l s u c c e s s f a c t o r s p u t f o r w a r d b y S l e v i n a n d

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Pi n t o j i de n t i f i e d a n a l t e r na t i v e t e n c r i t i c a l s uc c e s s f a c t o r sa n d f o u r s u p p l e m e n t a r y f a c to r s .

E x a c t c o m p a r i s o n o f t h e se t w o s e ts o f r e s e a rc h i sd i f fi c u lt . H o w e v e r , o f th e t e n fa c t o r s m e n t i o n e d b y b o t hs e ts o f r e s e a r c h , f i v e b y S l e v i n a n d P i n t o 1 e q u a t e t o o n l yf o u r b y B a k e r et al 9. ( s ee Table 2).

T h e s e r e s u l t s p o i n t t o t h e f a c t t h a t t h e r e i s s o m e a g r e e -m e n t o n t h e f a c t o r s t h a t i n f l u e n c e p r o j e c t s u c c e s s , m a i n l yi n t he m o r e s t r a t e g i c a s pe c t s o f p r o j e c t s ( t he a c t i v i ti e sc o m p l e t e d b e f o r e t h e e x e c u t i o n o f t he d e v e l o p m e n t w o r k ) .H o w e v e r , t h e re r e m a i n a n u m b e r o f d if f er e n c es . A ni n h o u s e s u r v e y c a r r i e d o u t a t P h i li p s N V i n t h e l at e1 9 7 0 s , d o c u m e n t e d b y G e d d e s t~ , s h o w s t h a t ' c l e a r l yde f i ne d o b j e c t i ve s ' ( e q ua t i ng t o S l e v i n a nd P i n t o ' s ~ ' p r o j e c tm i s s i o n ' ) w e r e i d e n t i f i e d a s t h e s i n g l e m o s t i m p o r t a n t k e yt o s u cc e s s. C o n v e r s e l y , ' p o o r l y d e f i n ed o b j e c t i v e s ' w e r ei d e n ti f ie d a s t h e g r e a t e s t p e r c e i v e d c a u s e o f f a il u r e o n I Tp r o j e c t s .

F r o m t h e r e s e a r c h s h o w n , t h e s e t ti n g o f c l e a r o b j e c ti v e sf o r a p r o j e c t is a n i m p o r t a n t a s p e c t o f d e v e l o p i n g a s u c -c e s s f u l s o f t w a r e p r o d u c t . H o w e v e r , s i m p l y s e tt i n g c l e a ro b j e c t i v e s a t t h e o u t s e t o f t h e p r o j e c t d o e s n o t e n s u r e as u c c e s s f u l p r o j e c t . O t h e r f a c t o r s ( f o r e x a m p l e , u s e r i n -v o l v e m e n t , p r o j e c t p l a n n i n g , m a n a g e m e n t s t r u c tu r e , t e a mq u a l i t y ) p l a y a si g n i f ic a n t ro l e . F u r t h e r m o r e , p r e v i o u sr e s e a r c h m a i n l y e x a m i n e s t h e v i e w s o f in d u s t r y p r o j e c tm a n a g e r s a n d n o t t h e s p o n s o r s o r u s e r s o f p r o je c t s. T h ec o n c l u s i o n o f t h is r e s e a r c h , a l t h o u g h v a l i d , i s l i m i te d b yt h i s . T h e a u t h o r ' s o w n r e s e a r c h t a k e s t h i s o n e s t e p f u r t h e rb y e v a l u a t i n g t h e p e r c e p t i o n s o f t h e d i ff e r e n t r o l e p l a y e r si n I T p r o j e c t s .

T h e a u t h o r ' s o w n r e s e a r c h e x a m i n e d t h e f a c t o r s t h a tu s e r s , s p o n s o r s , p r o j e c t m a n a g e r s , s y s t e m s a n a l y s ts a n do t h e r s u p p o r t s t a f f f e lt w e r e i m p o r t a n t i n in f l u e n c i n g p r o j e c ts uc c e s s o r f a i lu r e . T h i s r e s e a r c h po i n t s t o t he f a c t t he r e i sa v a s t d i f f e r e n c e b e t w e e n t h e p e r c e p t i o n s o f u s e r s a n dt h e p e r c e p t i o n s o f p r o j e c t m a n a g e r s o n t h e f a c t o r s th a tc o n t r i b u t e t o s u c c e s s f u l 1 T p r o j ec t s . U s e r s f e e l th a t t h em a j o r i t y o f p r o j e c ts f ai l b e c a u s e t h e r e i s a ' l a c k o fa d e q u a t e u se r i n v o l v e m e n t ' a n d ' p r o b l e m s in c o m m u n i c -a t i o n ' . I n a d d i t io n , u s e r s f e lt th a t ' p o o r l y d e f i n e d o b j e c -t i v e s ' a n d ' p o o r p l a n n i n g ' w e r e t h e m o s t li k e l y i s s u e st h a t c o u l d c a u s e I T p r o j e c t s t o fa i l. P r o j e c t m a n a g e r s ,h o w e v e r , i d e n t i f ie d t h a t ' w e a k l e a d e r s h i p ' , ' p o o r l y d e f i n e do b j e c t i v e s ' a n d ' p o o r p l a n n i n g ' w e r e t h e m a j o r f a c t o r s inp r o j e c t f a il u r e . F u r t h e r m o r e , t h e r e w a s a s i g n i f ic a n tv a r i a t i o n b e t w e e n t h e p e r c e p t i o n s o f u s e r s a n d p r o j e c tm a n a g e r s o n t h e ' m o n i t o r i n g ' o f a p ro j e c t. T h e u s e r s f e ltt h a t, w h e n t h e g o i n g g o t t o u g h , m o n i t o r i n g t h e p r o j e c tw a s t h e f i r s t f a c t o r t h a t w a s f o r g o t t e n , w h e r e a s p r o j e c tm a n a g e r s d i d n o t p e r c e i v e ' p o o r m o n i t o r i n g ' a s a m a j o rf a c t o r i n f a i l u r e .

T h e s u r v e y b y t h e M a n a g e m e n t C o n s u l ta n c i e s A s s o c -i a ti o n ~ c l e a r l y s h o w e d t h e f o l l o w i n g :

T a b l e 2 C o m m o n c r i t i c a l s u c c e s s f a c t o r sSlevin a n d P i n t o B a k e r et al.Project mission Goal comm itment to project teamPr oj ec t s c he du l e /p l a ns A de q ua t e lanning and co ntrol techniquesMon itoring and feedbackpersonnel Ade quate project team capabilityTop-management sup po rt Ad equ ate unding to completion

IT projects: a basis for success: J WateridgeSuccess i s mos t of t en based on a t e am working to agreedobjec t ive s unde r a s t r i c t p l an and management r egime .Fai lure is a t tr ibuted to poor , m udd led or confl ic t ingobject ives , fa i lure of team leadership and poo r plannin g andmanagement . (p 55)

T h e e v i d e n c e o f t h is s u r v e y i s v e r y m u c h i n li n e w i th t h ea u t h o r ' s o w n r e s e a rc h . H o w e v e r , m a n y p r o je c t m a n a g e r sa p p e a r t o b e t a k i n g n o n o t i c e o f th e u s e r s o f I T p r o j e c t si n t h e d e t e r m i n a t i o n o f f a c t o r s f o r su c c e s s . T h e l a c k o fe m p h a s i s o n u s e r - r e la t e d f a c t o r s ( u s e r in v o l v e m e n t a n dc o m m u n i c a t i o n ) p o i n t s c l e a r l y t o I T p r o j e ct s b e i n g p e r c e i v e da s h a v i n g f a i l e d b y t h e u s e r , e v e n i f t h e y a r e c o n s i d e r e d as u c c e s s b y t h e p r o j e c t m a n a g e r .

C o n c l u s i o n sT h e r e d o e s n o t a p p e a r t o b e a c o n s e n s u s o f o p i n i o n a m o n gr e s e a r c h e r s a n d a u t h o r s o n t h e c r i t e r ia f o r j u d g i n g p r o j e c ts u c c e s s a n d t h e f a c t o r s t h a t i n f l u en c e t h a t s u c c e s s . W h a t i se v i de n t i s t ha t , a t t he p r o j e c t ou t s e t , t he c r i t e r i a f o r s uc c e s s ,a n d t h e f a c t o r s t h a t n e e d t o b e e m p l o y e d t o a c h i e v e t h a ts u c c e s s , n e e d t o b e d e f i n e d a n d a g r e e d b y a l l p a r t i e s ( f o re x a m p l e s p o n s o r s , u s e r s , p r o j e c t m a n a g e r s ) .

P r o j e c t m a n a g e r s a r e c o n c e n t r a t i n g o n s u c c e s s c r i t e r i aw h i c h m a y n o t b e a p p r o p r i a t e f o r t h e p r o j e c t . P r o j e c tm a n a g e r s n e e d t o lo o k m o r e t o th e u s e r s ' p e r c e p t io n s o fs u c c e s s a n d f a i l u r e a n d t h e q u a l it y o f th e p r o d u c t ( h o w e v e rq u a l i t y m a y b e d e f i n e d ). A f t e r a l l, t h e u s e r s a r e v e r y o f t e nt h e o w n e r s o f t h e s y s t e m , a n d t h e p r o j e c t , a s T u r n e r 8p o i n t s o u t , s h o u l d ' p r o v i d e s a t i s f ac t o r y b e n e f i t t o t h e o w n e ra n d s a t i s fy t h e n e e d s o f t h e o w n e r ' .

P r o j e c t m a n a g e r s a r e p u t t i n g f a r t o o m u c h e m p h a s i so n t h e t im e a n d b u d g e t a s p e c t s f o r j u d g i n g p r o j e c t s u c c e s sa t t h e e x p e n s e o f o t h e r c r i t e ri a , l e a d i n g t o a n u m b e r o fp r o j e c t f a i lu r e s . T h e a u t h o r ' s r e s e a r c h i n d i c at e s t h a tp r o j e c t s p e r c e i v e d t o h a v e f a i l e d h a v e t i m e a n d b u d g e t a st h e m a i n c r i t e ri a f o r j u d g i n g s u c c e s s . O n t h e o t h e r h a n d ,s u c c e s s f u l p r o j e c t s d o n o t a p p e a r a s t i m e - a n d b u d g e t -c r i t i c a l .

I n a d d i t i o n t o p a y i n g m o r e c o n s i d e r a t i o n t o t h e u s e r s 'c r i t er i a a s m e a s u r e s o f s u c c e s s , p r o j e c t m a n a g e r s s h o u l d b ec o n c e n t r a t i n g o n f a c t o r s ( s u c h a s u s e r i n v o l v e m e n t a n dc o m m u n i c a t i o n ) t h a t a c h i e v e t h o s e c r i te r i a . T h e y m a y n e e dt o c o n c e n t r a t e l e s s o n f a c t o r s s u c h a s p l a n n i n g t h a t a c h i e v et h e i r o w n p e r c e p t i o n o f s u c c e s s .

A c k n o w l e d g e m e n t sT h e a u t h o r w o u l d l i k e to t h a n k D r R i c h a r d R o l f e f o r h i sh e l p i n p r e p a r i n g t h i s p a p e r .

R e f e r e n c e s1 'Chief Ex ecut ives ' view s on project management performance 'Management Con sultancies Association (Jan 1993)2 De Marco, T Controlling Software ProjectsYourdon Press (1982)3 Winsbu rg, P and Richards, D 'Why do softw are projects fail ' lnfoDB1991/92 6 (3) 1 3-214 Du ncan, W 'Get out from under ' Computerworld 9 Mar 198789-935 Blaney, J 'Man aging software developm ent projects" Proc ProjectManagement Institute Seminar~Symposium Atlanta , GA, U SA (Oct1989) 410-417

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8/4/2019 Commercial Realities of Project Management

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IT projects: a basis for success: J Wateridge

6 R e d m i l l , F J ' C o n s i d e r i n g q u a l it y i n th e m a n a g e m e n t o f s o f t w a r e-b a s e d d e v e l o p m e n t p r o j e c t s ' Information & Software Technology1 9 9 0 3 2 ( 1 ) 1 8 - 2 27 M o r r i s , P W G a n d H o u g h , G H T h e Anatomy of Major Projects,A Study of the Reality of Project Management J o h n W i l e y , U K( 1 9 8 7 )8 T u r n e r , J R T h e Handbook of Project-Based Management M c G r a w - H i l l( 1 9 9 3 )9 B a k e r , B N , M u r p h y , D C a n d F i s h e r , D ' F a c t o r s a f fe c t i n g p r o j e c ts u c c e s s ' i n C l e l a n d , D I a n d K i n g , W R ( e d s ) Project ManagementHandbook V a n N o s t r a n d ( 1 9 8 3 )1 0 S l e v i n , D P a n d P i n t o , J K ' T h e p r o j e c t i m p l e m e n t a t i o n p r o f i le :n e w t o o l f o r p r o j e c t m a n a g e r s ' Project Management J 1986 17 (4)5 7 - 7 01 1 G e d d e s , M ' P r o j e c t l e a d e r s h i p a n d t h e i n v o l v e m e n t o f u s e r s i n I Tp r o j e c t s ' Int J Project Management 1 9 9 0 8 ( 4 ) 2 1 4 - 2 1 6

John Wateridge is a senior lecturerat Bournemouth University, UK. Hehas been lecturing on informationsystems, systems analysis and ITproject management for over eightyears. He is registered fo r a PhD,researching into the success andfailure of 1T projects. Before joiningBournemouth University, he workedfor ten years in industry as a computerprogrammer, systems analyst andproject manager.

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