Comment l'assistante peut jouer son rôle au sein d...
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Comment l'assistante peut jouer son rôle au sein d'entreprises de plus en plus nomades Christine Harache
Transcript of Comment l'assistante peut jouer son rôle au sein d...
Comment lassistante peut jouer son rocircle au
sein dentreprises de plus en plus nomades
Christine Harache
2
wwwblog-assistantesfr
bull Vous avez dit nomadisme
bull Quel rocircle pour lrsquoassistante
bull Bien utiliser les outils de la communication agrave distance
bull Organiser des reacuteunions agrave distance
bull Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
bull Creacuteer du lien et de la coheacutesion
bull Faciliter la communication interculturelle
3 Travail agrave distance pourquoi
Eacutevolution des outils qui facilitent le travail agrave distance
Internationalisation
Deacuteveloppement de la proximiteacute avec les clients
Lrsquoentreprise eacutetendue sous-traitance partenariat hellip
hellip pour les assistantes aussi
Deacuteveloppement du teacuteleacute-travail
wwwblog-assistantesfr
4 Distance de quoi parle-t-on
Distance geacuteographique
Sites de travail diffeacuterents
Reacutegions diffeacuterentes
Pays voire continents diffeacuterents
Distance temporelle
Horaires de travail diffeacuterents
Voire fuseaux horaires diffeacuterents
Distance culturelle
Nationaliteacutes diffeacuterentes
Distance linguistique
Mecircme langue maternelle
Plusieurs langues maternelles AVEC maicirctrise collective drsquoune langue professionnelle
Plusieurs langues maternelles SANS maicirctrise collective drsquoune langue professionnelle
En conclusion des eacutequipes multi-meacutetiers multi-sites multi-lingues multi-culturelles
voire multi-actionnaires (joint-venture)
wwwblog-assistantesfr
5 Le nomadisme pour le salarieacute hellip
Avantages
Autonomie
Responsabiliteacute
Initiative
Proximiteacute du terrain
Inconveacutenients
Perte du sens de sa
mission
Isolement
Deacutemotivation
Manque drsquoinformations
Reporting mal veacutecu
Manque de moyens
Outils inadapteacutes ou
heacuteteacuterogegravene
wwwblog-assistantesfr
6 Les difficulteacutes du management agrave distance
Perte de controcircle direct sur le travail des collaborateur neacutecessiteacute de
changer son mode de management et de faire confiance
Le manager est isoleacute
Lrsquoeacutequipe nrsquoarrive pas agrave se constituer
Lrsquoefficaciteacute collective nrsquoest pas au rendez-vous
Perte dans la qualiteacute de la communication avec le manager et au
sein de lrsquoeacutequipe (le non-verbal les expressions)
Pas de communication informelle dans les couloirs agrave la machine agrave
cafeacute au restaurant drsquoentreprise
Difficulteacute agrave organiser les moments de convivialiteacute
wwwblog-assistantesfr
7
wwwblog-assistantesfr
Quel rocircle pour lrsquoassistante
8
wwwblog-assistantesfr
Rocircle de lrsquoassistante
Relation
Organisation
9 Bien utiliser les outils de la communication agrave
distance synchrone ou asynchrone
ES
PA
CE
TEMPS
Reacuteunions physiques
contacts en face agrave face
Confeacuterence teacuteleacutephonique
Visioconfeacuterence Messagerie Forumhellip
Centre de Ressources
bureaux de passagehellip
Lieux
diffeacuterents
Lieux
identiques Mecircme
temps
Temps
diffeacuterents
Les diffeacuterents moyens
de communication
9
10
10
Communiquer efficacement agrave distance
A distance la communication eacutecrite ou orale requiert une finesse accrue
Entrer en relation est toujours un moment-cleacute en matiegravere de communication
La distance rend ce laquo reacutegime transitoire raquo freacutequent
bull Savoir franchir cette eacutetape facilement et rapidement dans un mail un appel teacuteleacutephonique ou plus encore une visite devient une compeacutetence quasi-strateacutegique
La qualiteacute va remplacer la quantiteacute
bull Entraicircnez vous agrave une eacutecoute active et sachez deacuteveloppez un management situationnel mecircme agrave distance
Faites en sorte que vos visites vos appels ou vos eacutecrits soient des actes meacutemorables
bull Aspect exceptionnel pour la forme et impact de leur contenu sur le fond
11 Objectifs et optimisation des outils
Pour Communiquer
Outils drsquoinformation asynchrone
bull Messagerie listes de diffusion
Outils de publication Web
bull News letter intranet drsquoinformation Blog
Outils de communication synchrone
bull Audio confeacuterence visio confeacuterence web confeacuterence forum
Pour Coordonner
Lrsquoagenda partageacute
Les gestionnaires de tacircche
hellip
Pour collaborer
Les outils de gestion documentaire
La production collaborative de document
Pour commuter
Les outils de travail en nomade
bull PDA carte 3G Smartphone Wifi le chat
11
12 Objectifs et optimisation des outils (suite)
Optimiser lrsquousage de lrsquoe-mail
Regravegles de base
bull 1 message = 1 e-mail
bull Soigner lrsquoobjet faire un titre qui laquo parle raquo immeacutediatement
bull Reacutediger des messages courts ( pas plus de 20 lignes)
bull Mettre de la chaleur humaine dans les messages
bull Eacuteviter les mises en copie le plus possible
bull Afficher un message drsquoalerte en cas drsquoabsence
Regravegles avanceacutees
bull Deacutefinir une charte drsquoutilisation du mail
bull Creacuteer des listes de diffusion et des regravegles de diffusion
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de classement
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de filtrage
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de priorisation et drsquoalerte
12
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
Obtenir des informations spontaneacutees
laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
Eacutecrits
(note rapporthellip)
Garder une trace
Officialiser la communication
Nombre important de destinataires
Pas besoin de reacuteactions immeacutediates
Messagerie eacutelectronique
Besoin drsquoune reacuteponse rapide
Garder une trace
Document en cours de finalisation
Preacutecision dans lrsquoinformation
14 Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
wwwblog-assistantesfr
15 Mobiliteacute
Accegraves agrave distance faciliteacute
Mise en place de reacuteseau virtuel priveacute (VPN )
Adoption importante du Haut deacutebit reacutesidentiel
Geacuteneacuteralisation des bornes Wifi
Utilisation de cartes 3G
15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
Tablettes tactiles
16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
wwwblog-assistantesfr
23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
wwwblog-assistantesfr
24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
wwwblog-assistantesfr
25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
wwwblog-assistantesfr
26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
wwwblog-assistantesfr
28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
wwwblog-assistantesfr
29 Faciliter la communication interculturelle
wwwblog-assistantesfr
La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
wwwblog-assistantesfr
31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
wwwblog-assistantesfr
32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
wwwblog-assistantesfr
Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
2
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bull Vous avez dit nomadisme
bull Quel rocircle pour lrsquoassistante
bull Bien utiliser les outils de la communication agrave distance
bull Organiser des reacuteunions agrave distance
bull Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
bull Creacuteer du lien et de la coheacutesion
bull Faciliter la communication interculturelle
3 Travail agrave distance pourquoi
Eacutevolution des outils qui facilitent le travail agrave distance
Internationalisation
Deacuteveloppement de la proximiteacute avec les clients
Lrsquoentreprise eacutetendue sous-traitance partenariat hellip
hellip pour les assistantes aussi
Deacuteveloppement du teacuteleacute-travail
wwwblog-assistantesfr
4 Distance de quoi parle-t-on
Distance geacuteographique
Sites de travail diffeacuterents
Reacutegions diffeacuterentes
Pays voire continents diffeacuterents
Distance temporelle
Horaires de travail diffeacuterents
Voire fuseaux horaires diffeacuterents
Distance culturelle
Nationaliteacutes diffeacuterentes
Distance linguistique
Mecircme langue maternelle
Plusieurs langues maternelles AVEC maicirctrise collective drsquoune langue professionnelle
Plusieurs langues maternelles SANS maicirctrise collective drsquoune langue professionnelle
En conclusion des eacutequipes multi-meacutetiers multi-sites multi-lingues multi-culturelles
voire multi-actionnaires (joint-venture)
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5 Le nomadisme pour le salarieacute hellip
Avantages
Autonomie
Responsabiliteacute
Initiative
Proximiteacute du terrain
Inconveacutenients
Perte du sens de sa
mission
Isolement
Deacutemotivation
Manque drsquoinformations
Reporting mal veacutecu
Manque de moyens
Outils inadapteacutes ou
heacuteteacuterogegravene
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6 Les difficulteacutes du management agrave distance
Perte de controcircle direct sur le travail des collaborateur neacutecessiteacute de
changer son mode de management et de faire confiance
Le manager est isoleacute
Lrsquoeacutequipe nrsquoarrive pas agrave se constituer
Lrsquoefficaciteacute collective nrsquoest pas au rendez-vous
Perte dans la qualiteacute de la communication avec le manager et au
sein de lrsquoeacutequipe (le non-verbal les expressions)
Pas de communication informelle dans les couloirs agrave la machine agrave
cafeacute au restaurant drsquoentreprise
Difficulteacute agrave organiser les moments de convivialiteacute
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7
wwwblog-assistantesfr
Quel rocircle pour lrsquoassistante
8
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Rocircle de lrsquoassistante
Relation
Organisation
9 Bien utiliser les outils de la communication agrave
distance synchrone ou asynchrone
ES
PA
CE
TEMPS
Reacuteunions physiques
contacts en face agrave face
Confeacuterence teacuteleacutephonique
Visioconfeacuterence Messagerie Forumhellip
Centre de Ressources
bureaux de passagehellip
Lieux
diffeacuterents
Lieux
identiques Mecircme
temps
Temps
diffeacuterents
Les diffeacuterents moyens
de communication
9
10
10
Communiquer efficacement agrave distance
A distance la communication eacutecrite ou orale requiert une finesse accrue
Entrer en relation est toujours un moment-cleacute en matiegravere de communication
La distance rend ce laquo reacutegime transitoire raquo freacutequent
bull Savoir franchir cette eacutetape facilement et rapidement dans un mail un appel teacuteleacutephonique ou plus encore une visite devient une compeacutetence quasi-strateacutegique
La qualiteacute va remplacer la quantiteacute
bull Entraicircnez vous agrave une eacutecoute active et sachez deacuteveloppez un management situationnel mecircme agrave distance
Faites en sorte que vos visites vos appels ou vos eacutecrits soient des actes meacutemorables
bull Aspect exceptionnel pour la forme et impact de leur contenu sur le fond
11 Objectifs et optimisation des outils
Pour Communiquer
Outils drsquoinformation asynchrone
bull Messagerie listes de diffusion
Outils de publication Web
bull News letter intranet drsquoinformation Blog
Outils de communication synchrone
bull Audio confeacuterence visio confeacuterence web confeacuterence forum
Pour Coordonner
Lrsquoagenda partageacute
Les gestionnaires de tacircche
hellip
Pour collaborer
Les outils de gestion documentaire
La production collaborative de document
Pour commuter
Les outils de travail en nomade
bull PDA carte 3G Smartphone Wifi le chat
11
12 Objectifs et optimisation des outils (suite)
Optimiser lrsquousage de lrsquoe-mail
Regravegles de base
bull 1 message = 1 e-mail
bull Soigner lrsquoobjet faire un titre qui laquo parle raquo immeacutediatement
bull Reacutediger des messages courts ( pas plus de 20 lignes)
bull Mettre de la chaleur humaine dans les messages
bull Eacuteviter les mises en copie le plus possible
bull Afficher un message drsquoalerte en cas drsquoabsence
Regravegles avanceacutees
bull Deacutefinir une charte drsquoutilisation du mail
bull Creacuteer des listes de diffusion et des regravegles de diffusion
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de classement
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de filtrage
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de priorisation et drsquoalerte
12
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
Obtenir des informations spontaneacutees
laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
Eacutecrits
(note rapporthellip)
Garder une trace
Officialiser la communication
Nombre important de destinataires
Pas besoin de reacuteactions immeacutediates
Messagerie eacutelectronique
Besoin drsquoune reacuteponse rapide
Garder une trace
Document en cours de finalisation
Preacutecision dans lrsquoinformation
14 Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
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15 Mobiliteacute
Accegraves agrave distance faciliteacute
Mise en place de reacuteseau virtuel priveacute (VPN )
Adoption importante du Haut deacutebit reacutesidentiel
Geacuteneacuteralisation des bornes Wifi
Utilisation de cartes 3G
15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
Tablettes tactiles
16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
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23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
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24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
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25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
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26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
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28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
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29 Faciliter la communication interculturelle
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La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
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31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
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32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
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Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
3 Travail agrave distance pourquoi
Eacutevolution des outils qui facilitent le travail agrave distance
Internationalisation
Deacuteveloppement de la proximiteacute avec les clients
Lrsquoentreprise eacutetendue sous-traitance partenariat hellip
hellip pour les assistantes aussi
Deacuteveloppement du teacuteleacute-travail
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4 Distance de quoi parle-t-on
Distance geacuteographique
Sites de travail diffeacuterents
Reacutegions diffeacuterentes
Pays voire continents diffeacuterents
Distance temporelle
Horaires de travail diffeacuterents
Voire fuseaux horaires diffeacuterents
Distance culturelle
Nationaliteacutes diffeacuterentes
Distance linguistique
Mecircme langue maternelle
Plusieurs langues maternelles AVEC maicirctrise collective drsquoune langue professionnelle
Plusieurs langues maternelles SANS maicirctrise collective drsquoune langue professionnelle
En conclusion des eacutequipes multi-meacutetiers multi-sites multi-lingues multi-culturelles
voire multi-actionnaires (joint-venture)
wwwblog-assistantesfr
5 Le nomadisme pour le salarieacute hellip
Avantages
Autonomie
Responsabiliteacute
Initiative
Proximiteacute du terrain
Inconveacutenients
Perte du sens de sa
mission
Isolement
Deacutemotivation
Manque drsquoinformations
Reporting mal veacutecu
Manque de moyens
Outils inadapteacutes ou
heacuteteacuterogegravene
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6 Les difficulteacutes du management agrave distance
Perte de controcircle direct sur le travail des collaborateur neacutecessiteacute de
changer son mode de management et de faire confiance
Le manager est isoleacute
Lrsquoeacutequipe nrsquoarrive pas agrave se constituer
Lrsquoefficaciteacute collective nrsquoest pas au rendez-vous
Perte dans la qualiteacute de la communication avec le manager et au
sein de lrsquoeacutequipe (le non-verbal les expressions)
Pas de communication informelle dans les couloirs agrave la machine agrave
cafeacute au restaurant drsquoentreprise
Difficulteacute agrave organiser les moments de convivialiteacute
wwwblog-assistantesfr
7
wwwblog-assistantesfr
Quel rocircle pour lrsquoassistante
8
wwwblog-assistantesfr
Rocircle de lrsquoassistante
Relation
Organisation
9 Bien utiliser les outils de la communication agrave
distance synchrone ou asynchrone
ES
PA
CE
TEMPS
Reacuteunions physiques
contacts en face agrave face
Confeacuterence teacuteleacutephonique
Visioconfeacuterence Messagerie Forumhellip
Centre de Ressources
bureaux de passagehellip
Lieux
diffeacuterents
Lieux
identiques Mecircme
temps
Temps
diffeacuterents
Les diffeacuterents moyens
de communication
9
10
10
Communiquer efficacement agrave distance
A distance la communication eacutecrite ou orale requiert une finesse accrue
Entrer en relation est toujours un moment-cleacute en matiegravere de communication
La distance rend ce laquo reacutegime transitoire raquo freacutequent
bull Savoir franchir cette eacutetape facilement et rapidement dans un mail un appel teacuteleacutephonique ou plus encore une visite devient une compeacutetence quasi-strateacutegique
La qualiteacute va remplacer la quantiteacute
bull Entraicircnez vous agrave une eacutecoute active et sachez deacuteveloppez un management situationnel mecircme agrave distance
Faites en sorte que vos visites vos appels ou vos eacutecrits soient des actes meacutemorables
bull Aspect exceptionnel pour la forme et impact de leur contenu sur le fond
11 Objectifs et optimisation des outils
Pour Communiquer
Outils drsquoinformation asynchrone
bull Messagerie listes de diffusion
Outils de publication Web
bull News letter intranet drsquoinformation Blog
Outils de communication synchrone
bull Audio confeacuterence visio confeacuterence web confeacuterence forum
Pour Coordonner
Lrsquoagenda partageacute
Les gestionnaires de tacircche
hellip
Pour collaborer
Les outils de gestion documentaire
La production collaborative de document
Pour commuter
Les outils de travail en nomade
bull PDA carte 3G Smartphone Wifi le chat
11
12 Objectifs et optimisation des outils (suite)
Optimiser lrsquousage de lrsquoe-mail
Regravegles de base
bull 1 message = 1 e-mail
bull Soigner lrsquoobjet faire un titre qui laquo parle raquo immeacutediatement
bull Reacutediger des messages courts ( pas plus de 20 lignes)
bull Mettre de la chaleur humaine dans les messages
bull Eacuteviter les mises en copie le plus possible
bull Afficher un message drsquoalerte en cas drsquoabsence
Regravegles avanceacutees
bull Deacutefinir une charte drsquoutilisation du mail
bull Creacuteer des listes de diffusion et des regravegles de diffusion
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de classement
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de filtrage
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de priorisation et drsquoalerte
12
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
Obtenir des informations spontaneacutees
laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
Eacutecrits
(note rapporthellip)
Garder une trace
Officialiser la communication
Nombre important de destinataires
Pas besoin de reacuteactions immeacutediates
Messagerie eacutelectronique
Besoin drsquoune reacuteponse rapide
Garder une trace
Document en cours de finalisation
Preacutecision dans lrsquoinformation
14 Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
wwwblog-assistantesfr
15 Mobiliteacute
Accegraves agrave distance faciliteacute
Mise en place de reacuteseau virtuel priveacute (VPN )
Adoption importante du Haut deacutebit reacutesidentiel
Geacuteneacuteralisation des bornes Wifi
Utilisation de cartes 3G
15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
Tablettes tactiles
16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
wwwblog-assistantesfr
23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
wwwblog-assistantesfr
24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
wwwblog-assistantesfr
25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
wwwblog-assistantesfr
26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
wwwblog-assistantesfr
28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
wwwblog-assistantesfr
29 Faciliter la communication interculturelle
wwwblog-assistantesfr
La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
wwwblog-assistantesfr
31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
wwwblog-assistantesfr
32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
wwwblog-assistantesfr
Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
4 Distance de quoi parle-t-on
Distance geacuteographique
Sites de travail diffeacuterents
Reacutegions diffeacuterentes
Pays voire continents diffeacuterents
Distance temporelle
Horaires de travail diffeacuterents
Voire fuseaux horaires diffeacuterents
Distance culturelle
Nationaliteacutes diffeacuterentes
Distance linguistique
Mecircme langue maternelle
Plusieurs langues maternelles AVEC maicirctrise collective drsquoune langue professionnelle
Plusieurs langues maternelles SANS maicirctrise collective drsquoune langue professionnelle
En conclusion des eacutequipes multi-meacutetiers multi-sites multi-lingues multi-culturelles
voire multi-actionnaires (joint-venture)
wwwblog-assistantesfr
5 Le nomadisme pour le salarieacute hellip
Avantages
Autonomie
Responsabiliteacute
Initiative
Proximiteacute du terrain
Inconveacutenients
Perte du sens de sa
mission
Isolement
Deacutemotivation
Manque drsquoinformations
Reporting mal veacutecu
Manque de moyens
Outils inadapteacutes ou
heacuteteacuterogegravene
wwwblog-assistantesfr
6 Les difficulteacutes du management agrave distance
Perte de controcircle direct sur le travail des collaborateur neacutecessiteacute de
changer son mode de management et de faire confiance
Le manager est isoleacute
Lrsquoeacutequipe nrsquoarrive pas agrave se constituer
Lrsquoefficaciteacute collective nrsquoest pas au rendez-vous
Perte dans la qualiteacute de la communication avec le manager et au
sein de lrsquoeacutequipe (le non-verbal les expressions)
Pas de communication informelle dans les couloirs agrave la machine agrave
cafeacute au restaurant drsquoentreprise
Difficulteacute agrave organiser les moments de convivialiteacute
wwwblog-assistantesfr
7
wwwblog-assistantesfr
Quel rocircle pour lrsquoassistante
8
wwwblog-assistantesfr
Rocircle de lrsquoassistante
Relation
Organisation
9 Bien utiliser les outils de la communication agrave
distance synchrone ou asynchrone
ES
PA
CE
TEMPS
Reacuteunions physiques
contacts en face agrave face
Confeacuterence teacuteleacutephonique
Visioconfeacuterence Messagerie Forumhellip
Centre de Ressources
bureaux de passagehellip
Lieux
diffeacuterents
Lieux
identiques Mecircme
temps
Temps
diffeacuterents
Les diffeacuterents moyens
de communication
9
10
10
Communiquer efficacement agrave distance
A distance la communication eacutecrite ou orale requiert une finesse accrue
Entrer en relation est toujours un moment-cleacute en matiegravere de communication
La distance rend ce laquo reacutegime transitoire raquo freacutequent
bull Savoir franchir cette eacutetape facilement et rapidement dans un mail un appel teacuteleacutephonique ou plus encore une visite devient une compeacutetence quasi-strateacutegique
La qualiteacute va remplacer la quantiteacute
bull Entraicircnez vous agrave une eacutecoute active et sachez deacuteveloppez un management situationnel mecircme agrave distance
Faites en sorte que vos visites vos appels ou vos eacutecrits soient des actes meacutemorables
bull Aspect exceptionnel pour la forme et impact de leur contenu sur le fond
11 Objectifs et optimisation des outils
Pour Communiquer
Outils drsquoinformation asynchrone
bull Messagerie listes de diffusion
Outils de publication Web
bull News letter intranet drsquoinformation Blog
Outils de communication synchrone
bull Audio confeacuterence visio confeacuterence web confeacuterence forum
Pour Coordonner
Lrsquoagenda partageacute
Les gestionnaires de tacircche
hellip
Pour collaborer
Les outils de gestion documentaire
La production collaborative de document
Pour commuter
Les outils de travail en nomade
bull PDA carte 3G Smartphone Wifi le chat
11
12 Objectifs et optimisation des outils (suite)
Optimiser lrsquousage de lrsquoe-mail
Regravegles de base
bull 1 message = 1 e-mail
bull Soigner lrsquoobjet faire un titre qui laquo parle raquo immeacutediatement
bull Reacutediger des messages courts ( pas plus de 20 lignes)
bull Mettre de la chaleur humaine dans les messages
bull Eacuteviter les mises en copie le plus possible
bull Afficher un message drsquoalerte en cas drsquoabsence
Regravegles avanceacutees
bull Deacutefinir une charte drsquoutilisation du mail
bull Creacuteer des listes de diffusion et des regravegles de diffusion
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de classement
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de filtrage
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de priorisation et drsquoalerte
12
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
Obtenir des informations spontaneacutees
laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
Eacutecrits
(note rapporthellip)
Garder une trace
Officialiser la communication
Nombre important de destinataires
Pas besoin de reacuteactions immeacutediates
Messagerie eacutelectronique
Besoin drsquoune reacuteponse rapide
Garder une trace
Document en cours de finalisation
Preacutecision dans lrsquoinformation
14 Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
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15 Mobiliteacute
Accegraves agrave distance faciliteacute
Mise en place de reacuteseau virtuel priveacute (VPN )
Adoption importante du Haut deacutebit reacutesidentiel
Geacuteneacuteralisation des bornes Wifi
Utilisation de cartes 3G
15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
Tablettes tactiles
16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
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23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
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24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
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25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
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26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
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28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
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29 Faciliter la communication interculturelle
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La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
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31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
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32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
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Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
5 Le nomadisme pour le salarieacute hellip
Avantages
Autonomie
Responsabiliteacute
Initiative
Proximiteacute du terrain
Inconveacutenients
Perte du sens de sa
mission
Isolement
Deacutemotivation
Manque drsquoinformations
Reporting mal veacutecu
Manque de moyens
Outils inadapteacutes ou
heacuteteacuterogegravene
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6 Les difficulteacutes du management agrave distance
Perte de controcircle direct sur le travail des collaborateur neacutecessiteacute de
changer son mode de management et de faire confiance
Le manager est isoleacute
Lrsquoeacutequipe nrsquoarrive pas agrave se constituer
Lrsquoefficaciteacute collective nrsquoest pas au rendez-vous
Perte dans la qualiteacute de la communication avec le manager et au
sein de lrsquoeacutequipe (le non-verbal les expressions)
Pas de communication informelle dans les couloirs agrave la machine agrave
cafeacute au restaurant drsquoentreprise
Difficulteacute agrave organiser les moments de convivialiteacute
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7
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Quel rocircle pour lrsquoassistante
8
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Rocircle de lrsquoassistante
Relation
Organisation
9 Bien utiliser les outils de la communication agrave
distance synchrone ou asynchrone
ES
PA
CE
TEMPS
Reacuteunions physiques
contacts en face agrave face
Confeacuterence teacuteleacutephonique
Visioconfeacuterence Messagerie Forumhellip
Centre de Ressources
bureaux de passagehellip
Lieux
diffeacuterents
Lieux
identiques Mecircme
temps
Temps
diffeacuterents
Les diffeacuterents moyens
de communication
9
10
10
Communiquer efficacement agrave distance
A distance la communication eacutecrite ou orale requiert une finesse accrue
Entrer en relation est toujours un moment-cleacute en matiegravere de communication
La distance rend ce laquo reacutegime transitoire raquo freacutequent
bull Savoir franchir cette eacutetape facilement et rapidement dans un mail un appel teacuteleacutephonique ou plus encore une visite devient une compeacutetence quasi-strateacutegique
La qualiteacute va remplacer la quantiteacute
bull Entraicircnez vous agrave une eacutecoute active et sachez deacuteveloppez un management situationnel mecircme agrave distance
Faites en sorte que vos visites vos appels ou vos eacutecrits soient des actes meacutemorables
bull Aspect exceptionnel pour la forme et impact de leur contenu sur le fond
11 Objectifs et optimisation des outils
Pour Communiquer
Outils drsquoinformation asynchrone
bull Messagerie listes de diffusion
Outils de publication Web
bull News letter intranet drsquoinformation Blog
Outils de communication synchrone
bull Audio confeacuterence visio confeacuterence web confeacuterence forum
Pour Coordonner
Lrsquoagenda partageacute
Les gestionnaires de tacircche
hellip
Pour collaborer
Les outils de gestion documentaire
La production collaborative de document
Pour commuter
Les outils de travail en nomade
bull PDA carte 3G Smartphone Wifi le chat
11
12 Objectifs et optimisation des outils (suite)
Optimiser lrsquousage de lrsquoe-mail
Regravegles de base
bull 1 message = 1 e-mail
bull Soigner lrsquoobjet faire un titre qui laquo parle raquo immeacutediatement
bull Reacutediger des messages courts ( pas plus de 20 lignes)
bull Mettre de la chaleur humaine dans les messages
bull Eacuteviter les mises en copie le plus possible
bull Afficher un message drsquoalerte en cas drsquoabsence
Regravegles avanceacutees
bull Deacutefinir une charte drsquoutilisation du mail
bull Creacuteer des listes de diffusion et des regravegles de diffusion
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de classement
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de filtrage
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de priorisation et drsquoalerte
12
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
Obtenir des informations spontaneacutees
laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
Eacutecrits
(note rapporthellip)
Garder une trace
Officialiser la communication
Nombre important de destinataires
Pas besoin de reacuteactions immeacutediates
Messagerie eacutelectronique
Besoin drsquoune reacuteponse rapide
Garder une trace
Document en cours de finalisation
Preacutecision dans lrsquoinformation
14 Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
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15 Mobiliteacute
Accegraves agrave distance faciliteacute
Mise en place de reacuteseau virtuel priveacute (VPN )
Adoption importante du Haut deacutebit reacutesidentiel
Geacuteneacuteralisation des bornes Wifi
Utilisation de cartes 3G
15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
Tablettes tactiles
16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
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23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
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24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
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25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
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26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
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28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
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Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
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29 Faciliter la communication interculturelle
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La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
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31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
wwwblog-assistantesfr
32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
wwwblog-assistantesfr
Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
6 Les difficulteacutes du management agrave distance
Perte de controcircle direct sur le travail des collaborateur neacutecessiteacute de
changer son mode de management et de faire confiance
Le manager est isoleacute
Lrsquoeacutequipe nrsquoarrive pas agrave se constituer
Lrsquoefficaciteacute collective nrsquoest pas au rendez-vous
Perte dans la qualiteacute de la communication avec le manager et au
sein de lrsquoeacutequipe (le non-verbal les expressions)
Pas de communication informelle dans les couloirs agrave la machine agrave
cafeacute au restaurant drsquoentreprise
Difficulteacute agrave organiser les moments de convivialiteacute
wwwblog-assistantesfr
7
wwwblog-assistantesfr
Quel rocircle pour lrsquoassistante
8
wwwblog-assistantesfr
Rocircle de lrsquoassistante
Relation
Organisation
9 Bien utiliser les outils de la communication agrave
distance synchrone ou asynchrone
ES
PA
CE
TEMPS
Reacuteunions physiques
contacts en face agrave face
Confeacuterence teacuteleacutephonique
Visioconfeacuterence Messagerie Forumhellip
Centre de Ressources
bureaux de passagehellip
Lieux
diffeacuterents
Lieux
identiques Mecircme
temps
Temps
diffeacuterents
Les diffeacuterents moyens
de communication
9
10
10
Communiquer efficacement agrave distance
A distance la communication eacutecrite ou orale requiert une finesse accrue
Entrer en relation est toujours un moment-cleacute en matiegravere de communication
La distance rend ce laquo reacutegime transitoire raquo freacutequent
bull Savoir franchir cette eacutetape facilement et rapidement dans un mail un appel teacuteleacutephonique ou plus encore une visite devient une compeacutetence quasi-strateacutegique
La qualiteacute va remplacer la quantiteacute
bull Entraicircnez vous agrave une eacutecoute active et sachez deacuteveloppez un management situationnel mecircme agrave distance
Faites en sorte que vos visites vos appels ou vos eacutecrits soient des actes meacutemorables
bull Aspect exceptionnel pour la forme et impact de leur contenu sur le fond
11 Objectifs et optimisation des outils
Pour Communiquer
Outils drsquoinformation asynchrone
bull Messagerie listes de diffusion
Outils de publication Web
bull News letter intranet drsquoinformation Blog
Outils de communication synchrone
bull Audio confeacuterence visio confeacuterence web confeacuterence forum
Pour Coordonner
Lrsquoagenda partageacute
Les gestionnaires de tacircche
hellip
Pour collaborer
Les outils de gestion documentaire
La production collaborative de document
Pour commuter
Les outils de travail en nomade
bull PDA carte 3G Smartphone Wifi le chat
11
12 Objectifs et optimisation des outils (suite)
Optimiser lrsquousage de lrsquoe-mail
Regravegles de base
bull 1 message = 1 e-mail
bull Soigner lrsquoobjet faire un titre qui laquo parle raquo immeacutediatement
bull Reacutediger des messages courts ( pas plus de 20 lignes)
bull Mettre de la chaleur humaine dans les messages
bull Eacuteviter les mises en copie le plus possible
bull Afficher un message drsquoalerte en cas drsquoabsence
Regravegles avanceacutees
bull Deacutefinir une charte drsquoutilisation du mail
bull Creacuteer des listes de diffusion et des regravegles de diffusion
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de classement
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de filtrage
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de priorisation et drsquoalerte
12
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
Obtenir des informations spontaneacutees
laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
Eacutecrits
(note rapporthellip)
Garder une trace
Officialiser la communication
Nombre important de destinataires
Pas besoin de reacuteactions immeacutediates
Messagerie eacutelectronique
Besoin drsquoune reacuteponse rapide
Garder une trace
Document en cours de finalisation
Preacutecision dans lrsquoinformation
14 Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
wwwblog-assistantesfr
15 Mobiliteacute
Accegraves agrave distance faciliteacute
Mise en place de reacuteseau virtuel priveacute (VPN )
Adoption importante du Haut deacutebit reacutesidentiel
Geacuteneacuteralisation des bornes Wifi
Utilisation de cartes 3G
15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
Tablettes tactiles
16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
wwwblog-assistantesfr
23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
wwwblog-assistantesfr
24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
wwwblog-assistantesfr
25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
wwwblog-assistantesfr
26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
wwwblog-assistantesfr
28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
wwwblog-assistantesfr
29 Faciliter la communication interculturelle
wwwblog-assistantesfr
La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
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31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
wwwblog-assistantesfr
32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
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Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
7
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Quel rocircle pour lrsquoassistante
8
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Rocircle de lrsquoassistante
Relation
Organisation
9 Bien utiliser les outils de la communication agrave
distance synchrone ou asynchrone
ES
PA
CE
TEMPS
Reacuteunions physiques
contacts en face agrave face
Confeacuterence teacuteleacutephonique
Visioconfeacuterence Messagerie Forumhellip
Centre de Ressources
bureaux de passagehellip
Lieux
diffeacuterents
Lieux
identiques Mecircme
temps
Temps
diffeacuterents
Les diffeacuterents moyens
de communication
9
10
10
Communiquer efficacement agrave distance
A distance la communication eacutecrite ou orale requiert une finesse accrue
Entrer en relation est toujours un moment-cleacute en matiegravere de communication
La distance rend ce laquo reacutegime transitoire raquo freacutequent
bull Savoir franchir cette eacutetape facilement et rapidement dans un mail un appel teacuteleacutephonique ou plus encore une visite devient une compeacutetence quasi-strateacutegique
La qualiteacute va remplacer la quantiteacute
bull Entraicircnez vous agrave une eacutecoute active et sachez deacuteveloppez un management situationnel mecircme agrave distance
Faites en sorte que vos visites vos appels ou vos eacutecrits soient des actes meacutemorables
bull Aspect exceptionnel pour la forme et impact de leur contenu sur le fond
11 Objectifs et optimisation des outils
Pour Communiquer
Outils drsquoinformation asynchrone
bull Messagerie listes de diffusion
Outils de publication Web
bull News letter intranet drsquoinformation Blog
Outils de communication synchrone
bull Audio confeacuterence visio confeacuterence web confeacuterence forum
Pour Coordonner
Lrsquoagenda partageacute
Les gestionnaires de tacircche
hellip
Pour collaborer
Les outils de gestion documentaire
La production collaborative de document
Pour commuter
Les outils de travail en nomade
bull PDA carte 3G Smartphone Wifi le chat
11
12 Objectifs et optimisation des outils (suite)
Optimiser lrsquousage de lrsquoe-mail
Regravegles de base
bull 1 message = 1 e-mail
bull Soigner lrsquoobjet faire un titre qui laquo parle raquo immeacutediatement
bull Reacutediger des messages courts ( pas plus de 20 lignes)
bull Mettre de la chaleur humaine dans les messages
bull Eacuteviter les mises en copie le plus possible
bull Afficher un message drsquoalerte en cas drsquoabsence
Regravegles avanceacutees
bull Deacutefinir une charte drsquoutilisation du mail
bull Creacuteer des listes de diffusion et des regravegles de diffusion
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de classement
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de filtrage
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de priorisation et drsquoalerte
12
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
Obtenir des informations spontaneacutees
laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
Eacutecrits
(note rapporthellip)
Garder une trace
Officialiser la communication
Nombre important de destinataires
Pas besoin de reacuteactions immeacutediates
Messagerie eacutelectronique
Besoin drsquoune reacuteponse rapide
Garder une trace
Document en cours de finalisation
Preacutecision dans lrsquoinformation
14 Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
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15 Mobiliteacute
Accegraves agrave distance faciliteacute
Mise en place de reacuteseau virtuel priveacute (VPN )
Adoption importante du Haut deacutebit reacutesidentiel
Geacuteneacuteralisation des bornes Wifi
Utilisation de cartes 3G
15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
Tablettes tactiles
16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
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23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
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24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
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25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
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26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
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28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
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29 Faciliter la communication interculturelle
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La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
wwwblog-assistantesfr
31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
wwwblog-assistantesfr
32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
wwwblog-assistantesfr
Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
8
wwwblog-assistantesfr
Rocircle de lrsquoassistante
Relation
Organisation
9 Bien utiliser les outils de la communication agrave
distance synchrone ou asynchrone
ES
PA
CE
TEMPS
Reacuteunions physiques
contacts en face agrave face
Confeacuterence teacuteleacutephonique
Visioconfeacuterence Messagerie Forumhellip
Centre de Ressources
bureaux de passagehellip
Lieux
diffeacuterents
Lieux
identiques Mecircme
temps
Temps
diffeacuterents
Les diffeacuterents moyens
de communication
9
10
10
Communiquer efficacement agrave distance
A distance la communication eacutecrite ou orale requiert une finesse accrue
Entrer en relation est toujours un moment-cleacute en matiegravere de communication
La distance rend ce laquo reacutegime transitoire raquo freacutequent
bull Savoir franchir cette eacutetape facilement et rapidement dans un mail un appel teacuteleacutephonique ou plus encore une visite devient une compeacutetence quasi-strateacutegique
La qualiteacute va remplacer la quantiteacute
bull Entraicircnez vous agrave une eacutecoute active et sachez deacuteveloppez un management situationnel mecircme agrave distance
Faites en sorte que vos visites vos appels ou vos eacutecrits soient des actes meacutemorables
bull Aspect exceptionnel pour la forme et impact de leur contenu sur le fond
11 Objectifs et optimisation des outils
Pour Communiquer
Outils drsquoinformation asynchrone
bull Messagerie listes de diffusion
Outils de publication Web
bull News letter intranet drsquoinformation Blog
Outils de communication synchrone
bull Audio confeacuterence visio confeacuterence web confeacuterence forum
Pour Coordonner
Lrsquoagenda partageacute
Les gestionnaires de tacircche
hellip
Pour collaborer
Les outils de gestion documentaire
La production collaborative de document
Pour commuter
Les outils de travail en nomade
bull PDA carte 3G Smartphone Wifi le chat
11
12 Objectifs et optimisation des outils (suite)
Optimiser lrsquousage de lrsquoe-mail
Regravegles de base
bull 1 message = 1 e-mail
bull Soigner lrsquoobjet faire un titre qui laquo parle raquo immeacutediatement
bull Reacutediger des messages courts ( pas plus de 20 lignes)
bull Mettre de la chaleur humaine dans les messages
bull Eacuteviter les mises en copie le plus possible
bull Afficher un message drsquoalerte en cas drsquoabsence
Regravegles avanceacutees
bull Deacutefinir une charte drsquoutilisation du mail
bull Creacuteer des listes de diffusion et des regravegles de diffusion
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de classement
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de filtrage
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de priorisation et drsquoalerte
12
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
Obtenir des informations spontaneacutees
laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
Eacutecrits
(note rapporthellip)
Garder une trace
Officialiser la communication
Nombre important de destinataires
Pas besoin de reacuteactions immeacutediates
Messagerie eacutelectronique
Besoin drsquoune reacuteponse rapide
Garder une trace
Document en cours de finalisation
Preacutecision dans lrsquoinformation
14 Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
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15 Mobiliteacute
Accegraves agrave distance faciliteacute
Mise en place de reacuteseau virtuel priveacute (VPN )
Adoption importante du Haut deacutebit reacutesidentiel
Geacuteneacuteralisation des bornes Wifi
Utilisation de cartes 3G
15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
Tablettes tactiles
16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
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23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
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24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
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25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
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26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
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28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
wwwblog-assistantesfr
29 Faciliter la communication interculturelle
wwwblog-assistantesfr
La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
wwwblog-assistantesfr
31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
wwwblog-assistantesfr
32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
wwwblog-assistantesfr
Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
9 Bien utiliser les outils de la communication agrave
distance synchrone ou asynchrone
ES
PA
CE
TEMPS
Reacuteunions physiques
contacts en face agrave face
Confeacuterence teacuteleacutephonique
Visioconfeacuterence Messagerie Forumhellip
Centre de Ressources
bureaux de passagehellip
Lieux
diffeacuterents
Lieux
identiques Mecircme
temps
Temps
diffeacuterents
Les diffeacuterents moyens
de communication
9
10
10
Communiquer efficacement agrave distance
A distance la communication eacutecrite ou orale requiert une finesse accrue
Entrer en relation est toujours un moment-cleacute en matiegravere de communication
La distance rend ce laquo reacutegime transitoire raquo freacutequent
bull Savoir franchir cette eacutetape facilement et rapidement dans un mail un appel teacuteleacutephonique ou plus encore une visite devient une compeacutetence quasi-strateacutegique
La qualiteacute va remplacer la quantiteacute
bull Entraicircnez vous agrave une eacutecoute active et sachez deacuteveloppez un management situationnel mecircme agrave distance
Faites en sorte que vos visites vos appels ou vos eacutecrits soient des actes meacutemorables
bull Aspect exceptionnel pour la forme et impact de leur contenu sur le fond
11 Objectifs et optimisation des outils
Pour Communiquer
Outils drsquoinformation asynchrone
bull Messagerie listes de diffusion
Outils de publication Web
bull News letter intranet drsquoinformation Blog
Outils de communication synchrone
bull Audio confeacuterence visio confeacuterence web confeacuterence forum
Pour Coordonner
Lrsquoagenda partageacute
Les gestionnaires de tacircche
hellip
Pour collaborer
Les outils de gestion documentaire
La production collaborative de document
Pour commuter
Les outils de travail en nomade
bull PDA carte 3G Smartphone Wifi le chat
11
12 Objectifs et optimisation des outils (suite)
Optimiser lrsquousage de lrsquoe-mail
Regravegles de base
bull 1 message = 1 e-mail
bull Soigner lrsquoobjet faire un titre qui laquo parle raquo immeacutediatement
bull Reacutediger des messages courts ( pas plus de 20 lignes)
bull Mettre de la chaleur humaine dans les messages
bull Eacuteviter les mises en copie le plus possible
bull Afficher un message drsquoalerte en cas drsquoabsence
Regravegles avanceacutees
bull Deacutefinir une charte drsquoutilisation du mail
bull Creacuteer des listes de diffusion et des regravegles de diffusion
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de classement
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de filtrage
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de priorisation et drsquoalerte
12
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
Obtenir des informations spontaneacutees
laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
Eacutecrits
(note rapporthellip)
Garder une trace
Officialiser la communication
Nombre important de destinataires
Pas besoin de reacuteactions immeacutediates
Messagerie eacutelectronique
Besoin drsquoune reacuteponse rapide
Garder une trace
Document en cours de finalisation
Preacutecision dans lrsquoinformation
14 Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
wwwblog-assistantesfr
15 Mobiliteacute
Accegraves agrave distance faciliteacute
Mise en place de reacuteseau virtuel priveacute (VPN )
Adoption importante du Haut deacutebit reacutesidentiel
Geacuteneacuteralisation des bornes Wifi
Utilisation de cartes 3G
15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
Tablettes tactiles
16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
wwwblog-assistantesfr
23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
wwwblog-assistantesfr
24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
wwwblog-assistantesfr
25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
wwwblog-assistantesfr
26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
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28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
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29 Faciliter la communication interculturelle
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La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
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31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
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32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
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Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
10
10
Communiquer efficacement agrave distance
A distance la communication eacutecrite ou orale requiert une finesse accrue
Entrer en relation est toujours un moment-cleacute en matiegravere de communication
La distance rend ce laquo reacutegime transitoire raquo freacutequent
bull Savoir franchir cette eacutetape facilement et rapidement dans un mail un appel teacuteleacutephonique ou plus encore une visite devient une compeacutetence quasi-strateacutegique
La qualiteacute va remplacer la quantiteacute
bull Entraicircnez vous agrave une eacutecoute active et sachez deacuteveloppez un management situationnel mecircme agrave distance
Faites en sorte que vos visites vos appels ou vos eacutecrits soient des actes meacutemorables
bull Aspect exceptionnel pour la forme et impact de leur contenu sur le fond
11 Objectifs et optimisation des outils
Pour Communiquer
Outils drsquoinformation asynchrone
bull Messagerie listes de diffusion
Outils de publication Web
bull News letter intranet drsquoinformation Blog
Outils de communication synchrone
bull Audio confeacuterence visio confeacuterence web confeacuterence forum
Pour Coordonner
Lrsquoagenda partageacute
Les gestionnaires de tacircche
hellip
Pour collaborer
Les outils de gestion documentaire
La production collaborative de document
Pour commuter
Les outils de travail en nomade
bull PDA carte 3G Smartphone Wifi le chat
11
12 Objectifs et optimisation des outils (suite)
Optimiser lrsquousage de lrsquoe-mail
Regravegles de base
bull 1 message = 1 e-mail
bull Soigner lrsquoobjet faire un titre qui laquo parle raquo immeacutediatement
bull Reacutediger des messages courts ( pas plus de 20 lignes)
bull Mettre de la chaleur humaine dans les messages
bull Eacuteviter les mises en copie le plus possible
bull Afficher un message drsquoalerte en cas drsquoabsence
Regravegles avanceacutees
bull Deacutefinir une charte drsquoutilisation du mail
bull Creacuteer des listes de diffusion et des regravegles de diffusion
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de classement
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de filtrage
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de priorisation et drsquoalerte
12
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
Obtenir des informations spontaneacutees
laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
Eacutecrits
(note rapporthellip)
Garder une trace
Officialiser la communication
Nombre important de destinataires
Pas besoin de reacuteactions immeacutediates
Messagerie eacutelectronique
Besoin drsquoune reacuteponse rapide
Garder une trace
Document en cours de finalisation
Preacutecision dans lrsquoinformation
14 Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
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15 Mobiliteacute
Accegraves agrave distance faciliteacute
Mise en place de reacuteseau virtuel priveacute (VPN )
Adoption importante du Haut deacutebit reacutesidentiel
Geacuteneacuteralisation des bornes Wifi
Utilisation de cartes 3G
15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
Tablettes tactiles
16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
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23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
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24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
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25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
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26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
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28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
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29 Faciliter la communication interculturelle
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La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
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31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
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32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
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Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
11 Objectifs et optimisation des outils
Pour Communiquer
Outils drsquoinformation asynchrone
bull Messagerie listes de diffusion
Outils de publication Web
bull News letter intranet drsquoinformation Blog
Outils de communication synchrone
bull Audio confeacuterence visio confeacuterence web confeacuterence forum
Pour Coordonner
Lrsquoagenda partageacute
Les gestionnaires de tacircche
hellip
Pour collaborer
Les outils de gestion documentaire
La production collaborative de document
Pour commuter
Les outils de travail en nomade
bull PDA carte 3G Smartphone Wifi le chat
11
12 Objectifs et optimisation des outils (suite)
Optimiser lrsquousage de lrsquoe-mail
Regravegles de base
bull 1 message = 1 e-mail
bull Soigner lrsquoobjet faire un titre qui laquo parle raquo immeacutediatement
bull Reacutediger des messages courts ( pas plus de 20 lignes)
bull Mettre de la chaleur humaine dans les messages
bull Eacuteviter les mises en copie le plus possible
bull Afficher un message drsquoalerte en cas drsquoabsence
Regravegles avanceacutees
bull Deacutefinir une charte drsquoutilisation du mail
bull Creacuteer des listes de diffusion et des regravegles de diffusion
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de classement
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de filtrage
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de priorisation et drsquoalerte
12
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
Obtenir des informations spontaneacutees
laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
Eacutecrits
(note rapporthellip)
Garder une trace
Officialiser la communication
Nombre important de destinataires
Pas besoin de reacuteactions immeacutediates
Messagerie eacutelectronique
Besoin drsquoune reacuteponse rapide
Garder une trace
Document en cours de finalisation
Preacutecision dans lrsquoinformation
14 Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
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15 Mobiliteacute
Accegraves agrave distance faciliteacute
Mise en place de reacuteseau virtuel priveacute (VPN )
Adoption importante du Haut deacutebit reacutesidentiel
Geacuteneacuteralisation des bornes Wifi
Utilisation de cartes 3G
15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
Tablettes tactiles
16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
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23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
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24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
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25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
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26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
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28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
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29 Faciliter la communication interculturelle
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La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
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31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
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32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
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Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
12 Objectifs et optimisation des outils (suite)
Optimiser lrsquousage de lrsquoe-mail
Regravegles de base
bull 1 message = 1 e-mail
bull Soigner lrsquoobjet faire un titre qui laquo parle raquo immeacutediatement
bull Reacutediger des messages courts ( pas plus de 20 lignes)
bull Mettre de la chaleur humaine dans les messages
bull Eacuteviter les mises en copie le plus possible
bull Afficher un message drsquoalerte en cas drsquoabsence
Regravegles avanceacutees
bull Deacutefinir une charte drsquoutilisation du mail
bull Creacuteer des listes de diffusion et des regravegles de diffusion
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de classement
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de filtrage
bull Utiliser les fonctionnaliteacutes de priorisation et drsquoalerte
12
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
Obtenir des informations spontaneacutees
laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
Eacutecrits
(note rapporthellip)
Garder une trace
Officialiser la communication
Nombre important de destinataires
Pas besoin de reacuteactions immeacutediates
Messagerie eacutelectronique
Besoin drsquoune reacuteponse rapide
Garder une trace
Document en cours de finalisation
Preacutecision dans lrsquoinformation
14 Inteacutegrer la bureautique mobile et collaborative
wwwblog-assistantesfr
15 Mobiliteacute
Accegraves agrave distance faciliteacute
Mise en place de reacuteseau virtuel priveacute (VPN )
Adoption importante du Haut deacutebit reacutesidentiel
Geacuteneacuteralisation des bornes Wifi
Utilisation de cartes 3G
15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
Tablettes tactiles
16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
wwwblog-assistantesfr
23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
wwwblog-assistantesfr
24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
wwwblog-assistantesfr
25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
wwwblog-assistantesfr
26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
wwwblog-assistantesfr
28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
wwwblog-assistantesfr
29 Faciliter la communication interculturelle
wwwblog-assistantesfr
La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
wwwblog-assistantesfr
31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
wwwblog-assistantesfr
32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
wwwblog-assistantesfr
Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
13 Les moyens de communication
et leurs critegraveres drsquoutilisation
13
MOYENS CRITEgraveRES DrsquoUTILISATION
Reacuteunions
Chaque participant apporte une plus-value agrave la communication
Recherche de synergie ou de creacuteativiteacute
Uniciteacute du message avec besoin drsquoeacutechange
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Entretiens formels
Traiter un sujet concernant un collaborateur
Sujet de nature importante
Besoin de reacuteactions immeacutediates
Contacts informels
Favoriser la convivialiteacute
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laquo Prendre la tempeacuterature raquo de lrsquoeacutequipe
Sujet de nature urgente
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15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
Smartphones
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17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
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Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
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18 Cloud computing
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Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
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eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
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2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
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Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
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Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
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teacuteleacutephonique Risque de coupures
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25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
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geacuteographique
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plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
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eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
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Peut neacutecessiter la preacutesence
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Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
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27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
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La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
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La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
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Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
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bull Son rocircle
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Accegraves agrave distance faciliteacute
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15
16 Mobiliteacute
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17 Outils collaboratifs et Web 20
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Deacutemarrage du Cloud computing
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La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
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20 Nouveaux usages
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21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
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eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
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Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
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Confeacuterences teacuteleacutephoniques
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Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
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Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
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Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
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25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
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26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
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Identifier un nombre maximal de participants
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Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
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26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
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Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
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29 Faciliter la communication interculturelle
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30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
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La langue
Les gestes le non verbal
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Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
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15
16 Mobiliteacute
Deacutemultiplication des outils de mobiliteacute
PC portables
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16
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
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18 Cloud computing
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Cloud
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Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
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eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
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Participer agrave des visioconfeacuterences
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niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
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Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
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Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
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29 Faciliter la communication interculturelle
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18 Cloud computing
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Cloud
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Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
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S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
wwwblog-assistantesfr
23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
wwwblog-assistantesfr
24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
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25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
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26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
wwwblog-assistantesfr
28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
wwwblog-assistantesfr
29 Faciliter la communication interculturelle
wwwblog-assistantesfr
La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
wwwblog-assistantesfr
31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
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32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
wwwblog-assistantesfr
Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
17 Outils collaboratifs et Web 20
Mise en place de lrsquointranet et des outils collaboratifs
Un preacutecurseur Lotus Notes (GroupWare)
Puis des Intranets informatifs proposant des pages
drsquoinformations descendantes
Aujourdrsquohui des Intranets collaboratifs inteacutegrant les usages du
Web 20 SharePoint 2010
Apparition de reacuteseaux sociaux professionnels (au sein des
entreprises)
17
18 Cloud computing
Deacutemarrage du Cloud computing
Heacutebergement des donneacutees et des applications informatiques sur
Internet (le nuage)
Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
19 Conseacutequences pour la bureautique
La bureautique srsquointegravegre aux outils collaboratifs et srsquoheacuteberge dans le
Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
En collaboration et partage avec drsquoautres personnes
Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
21 Impact sur le meacutetier de lrsquoassistante
Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
S rsquoappuyer sur lrsquoespace collaboratif pour les tacircches
classiques drsquoorganisation reacuteservation hellip
Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
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Confeacuterences teacuteleacutephoniques
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Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
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niveau mondial drsquoun grand
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teacuteleacutephoniques
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eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
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tension de deacuteconnexion
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Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
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Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
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18 Cloud computing
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Accessibles depuis nrsquoimporte ougrave agrave partir de nrsquoimporte quel terminal
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Cloud
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20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
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Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
Des WorkFlows pour automatiser des traitements
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Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
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eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
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documents
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Avantages Tous les participants peuvent
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Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
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La mauvaise interpreacutetation
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La langue
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Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
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Cloud
Documents et informations accessibles agrave distance
Sur son PC son Smartphone ou sa Tablette tactile
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Si possible consultables depuis nrsquoimporte quel terminal public
19
20 Nouveaux usages
Un lieu unique pour une eacutequipe un projet hellip et donc la garantie
drsquoune information agrave jour
Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique
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La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
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lrsquoeacutequipe
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eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
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Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
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niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
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Avantages Tous les participants peuvent
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geacuteographique
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plus impliqueacutes dans les
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eacutegalement de voir partager et
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mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
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Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
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Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
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- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
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La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
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La langue
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drsquoune information agrave jour
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La possibiliteacute de travailler agrave plusieurs agrave distance
Lrsquointeacutegration de logiciels de reacuteseaux sociaux en entreprise
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Contribuer agrave lrsquoadoption de lrsquoespace collaboratif par
lrsquoeacutequipe
Avoir un rocircle moteur dans la publication drsquoinformations
utiles agrave la vie de lrsquoeacutequipe tenir un agenda drsquoeacutequipe
eacutediter des news ajouter des liens laquo gain de temps raquo hellip
Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
documents
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Geacuterer les groupes et autorisations drsquoaccegraves
Participer agrave des visioconfeacuterences
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Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
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nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
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Neacutecessaire de limiter le
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Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
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mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
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Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
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Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
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Geacuterer les documents de reacutefeacuterence co-reacutediger des
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Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
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Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
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Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
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Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
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Certaines personnes nrsquoaiment
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Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
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Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
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27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
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30 Faire face aux obstacles de la communication
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Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
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Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
Adapter ses comportements selon le contexte culturel
wwwblog-assistantesfr
32 Pour lrsquoassistante le nomadisme en conclusionhellip
wwwblog-assistantesfr
Crsquoest lrsquooccasion de
deacutevelopper
bull Son rocircle
bull Ses compeacutetences
bull Sa visibiliteacute
22 Organiser des reacuteunions agrave distance
wwwblog-assistantesfr
23 Organiser des reacuteunions agrave distance
2 possibiliteacutes
Confeacuterences teacuteleacutephoniques
Visio-confeacuterences
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24 Les confeacuterences teacuteleacutephoniques
Avantages Facile agrave utiliser et agrave organiser
Les deacutecisions peuvent ecirctre
prises rapidement et certains
problegravemes traiteacutes
immeacutediatement
Permet la connexion au
niveau mondial drsquoun grand
nombre de pays
Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
comprendre on ne se voit pas
Neacutecessaire de limiter le
nombre de participants
Qualiteacute de la connexion
teacuteleacutephonique Risque de coupures
teacuteleacutephoniques
Mots laquo hacheacutes raquo eacutechos si
plusieurs personnes parlent en
mecircme temps
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25 Les visio-confeacuterences
Avantages Tous les participants peuvent
se voir en mecircme temps quelle
que soit leur localisation
geacuteographique
Les participants se sentent
plus impliqueacutes dans les
discussions la videacuteo
confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
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26 Regravegles drsquoor de la reacuteunion agrave distance
Bien preacuteparer la reacuteunion en amont
Ecirctre factuel des chiffres des faits
Envoi de documents clefs avant la reacuteunion document syntheacutetique
Aspects logistiques srsquoassurer que tout fonctionne
Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
une dureacutee pas trop longue (1 heure maxi)
Des rocircles clairement identifieacutes et reacutepartis
26
27 Creacuteer du lien et de la coheacutesion
wwwblog-assistantesfr
28 Lrsquoassistante est le point drsquoancrage
du manager et de lrsquoeacutequipe
Creacuteer le sentiment drsquoappartenance
Rompre lrsquoisolement
Constituer lrsquoeacutequipe
Instituer des rencontres reacuteguliegraveres
Creacuteer des moments de convivialiteacute
Mettre agrave disposition les informations
Veiller agrave la bonne maicirctrise de lrsquoutilisation des outils
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29 Faciliter la communication interculturelle
wwwblog-assistantesfr
La communication interculturelle le choc des cultures
30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
Les gestes le non verbal
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31 Bien communiquer les bases
Admettre qursquoil nrsquoy a pas de modegravele culturel plus efficace qursquoun autre
Srsquointeacuteresser sincegraverement agrave lrsquoautre et agrave sa culture La connaissance
de lrsquoautre est agrave la base de la communication
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Coucirct drsquoeacutequipement faible
Inconveacutenients Plus difficile de bien
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confeacuterence leur permettant
eacutegalement de voir partager et
travailler ensemble sur les
mecircmes documents
Peut ecirctre enregistreacute
Inconveacutenients Neacutecessite de se familiariser
avec la technologie et les
laquo codes raquo
Certaines personnes nrsquoaiment
pas ecirctre filmeacutees
Risques de coupures
drsquoeacutelectriciteacute de baisse de
tension de deacuteconnexion
Peut neacutecessiter la preacutesence
drsquoun technicien pour intervenir
en cas de besoin
Neacutecessiteacute drsquoavoir un Plan B
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Identifier un nombre maximal de participants
Faire connaissance avant
Si possible avoir eu lrsquooccasion de se connaicirctre physiquement avant
Dureacutee de la reacuteunion agrave distance
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30 Faire face aux obstacles de la communication
interculturelle
Lrsquoethnocentrisme
- La Chine ou lrsquoempire du milieu
- La Grande Bretagne et son empire laquo sur lequel le soleil ne se couche jamais raquo
- La France megravere des arts des armes et des lois
La ressemblance
La mauvaise interpreacutetation
Les steacutereacuteotypes
La langue
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Coucirct drsquoeacutequipement faible
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pas ecirctre filmeacutees
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