Combinar correspondencia

Combinar correspondencia

• Utilice el Asistente para combinar correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres, directorios así como distribuciones masivas de correo electrónico y fax. Para completar el proceso básico:

• Abra o cree un documento principal. • Abra o cree un origen de datos con

información de los destinatarios individuales.

• Agregue o personalice los campos de combinación del documento principal.

• Combine los datos del origen de datos con el documento principal para crear un nuevo documento combinado.

•   Origen de datos con información de los destinatarios como, por ejemplo, los nombres y direcciones

•   Documento principal con los campos de combinación que son los marcadores de posición para la información de los destinatarios

•   Documento combinado resultante

• El Asistente le guía a lo largo de todos estos pasos. Si prefiere trabajar sin el Asistente, podrá utilizar la barra de herramientas Combinar correspondencia. En cualquier caso, el resultado final consiste en que cada fila o registro del origen de datos genera una carta modelo, etiqueta postal, sobre o elemento de directorio individual.

• Nota   Puede utilizar la combinación de correspondencia para crear cualquier tipo de documento que asigne campos a los datos y no sólo etiquetas postales o directorios. Por ejemplo, para crear etiquetas de cintas de vídeo recopiladas en una hoja de cálculo, puede utilizar la opción Etiquetas.

Crear un directorio

• Puede combinar datos en un único documento, como un directorio de participantes, un catálogo o una lista de piezas.

• En Seleccionar tipo de documento, haga clic en Directorio.

• Haga clic en Siguiente: Iniciando el documento.f

Configurar o mostrar el directorio

SIGA UNO DE LOS SIGUIENTES PROCEDIMIENTOS

• COMENSAR CON EL DOCUMENTO MOSTRADO EN LA VENTANA

• En la ventana del documento, escriba el texto que desee que se repita en cada elemento del directorio. Por ejemplo, incluya etiquetas como Nombre: y Dirección:

• También puede esperar a que el Asistente indique que escriba el texto en el siguiente paso.

• Nota   Por ahora, no incluya el texto que sólo desee imprimir una vez en el directorio resultante.

• COMENZAR CON UNA PLANTILA

• Haga clic en Empezar a partir de una plantilla.

• Haga clic en Seleccionar plantilla.

• En la ficha Combinar correspondencia del cuadro de diálogo Seleccionar plantilla, seleccione la plantilla que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

• COMENZAR CON OTRO DOCUMENTO EXISTENTE

• Haga clic en Empezar a partir de un documento existente.

• En el cuadro Iniciar desde la existente, seleccione el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

• Si no ve el documento, haga clic en Más archivos y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

• COMBINAR CORRESPONDENCIA SOBRES

• Crear e imprimir sobres para una distribuicion masiva

• En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia.

• En Seleccionar tipo de documento, haga clic en Sobres. El documento activo se convierte en el documento principal.

• Haga clic en Siguiente: Iniciando el documento.

Configurar y mostrar los sobres

• Siga uno de los siguientes procedimientos

• Crear un sobre

• Haga clic en Cambiar diseño del documento.

• Haga clic en Opciones para sobres.

• En el cuadro de diálogo Opciones para sobres, seleccione las opciones que desee como, por ejemplo, el tamaño de sobre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

• Comensar con un sobre existente

• Haga clic en Empezar a partir de un documento existente.

• En el cuadro Iniciar desde la existente, seleccione el documento con el sobre que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

• Si no ve el documento, haga clic en Más archivos y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

• Microsoft Word muestra el documento en la ventana. Si decide utilizar otro documento de sobre, haga clic en Empezar a partir de un documento existente y, a continuación, seleccione otro documento. Si desea cambiar el diseño, haga clic en Cambiar diseño del documento y, a continuación, haga clic en Opciones para sobres.

• Organisar el contenido de los sobres

• Si no está en la vista Diseño de impresión, cambie a dicha vista.

• Si desea incluir un remite en el sobre, escríbalo en la esquina superior izquierda.

• Haga clic en el centro del sobre para insertar un cuadro de texto.

• Inserte campos de combinación en el lugar donde desee combinar nombres, direcciones u otro tipo de información como, por ejemplo, un código de barras postal.

• Si lo desea, puede cambiar el formato de los datos combinados.

• Tras terminar el documento principal e insertar todos los campos de combinación, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. Asigne un nombre al documento y haga clic en Guardar.

Ver los sobres y perfecionar destinatarios

siga uno de los siguientes procedimientos

• Para ver los elementos en el orden en que se encuentran, haga clic en los botones de dirección

• Para buscar y ver un elemento específico, haga clic en Buscar un destinatario y, a continuación, escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Buscar entrada.

• Para excluir uno de los destinatarios

• Para excluir un destinatario específico de la combinación, haga clic en Excluir al destinatario.

• Para cambiar la lista de destinatarios, haga clic en Editar lista de destinatarios y, a continuación, realice los cambios en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia.