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公文函的制作宝典

21 世纪推荐宝典

2019-3-18中国人民大学第五书记处

目录

第 1 章版面设置 3

1.1 页面布局 3

1.2 页码的排版 5

第 2 章版头 9

2.1 发文机关标志 9

2.2 武文线 9

2.3 公文份号、密级、保密期限 11

2.4 发文字号 15

第 3 章主体 16

3.1 标题 16

图 17 16

3.2 主送机关 16

3.3 正文 17

·PAGE \* MERGEFORMAT1

3.4 附件说明 19

3.5 发文机关署名、成文日期和印章 21

3.6 附注 23

3.7 附件 23

第 4 章版记 25

4.1 抄送机关 25

4.2 第二条红色双线 27

第 5 章：模板的保存 29

引言


函是指不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的公文。作为一种平行文，函的用途非常广泛，并且经常带有附件。因此本小组设计出了带附件的函的 word 模板，希望能减轻公务活动中工作人员的工作量。本文是带附件的函的 word 模板制作宝典，由于时间和知识水平的限制，难免会有不足之处，还望指正。


第 1 章版面设置

1.1 页面布局

点击【布局】中的【页面设置】，弹出对话框，如图1. 【页边距】上、下、左、右四个选项，分别设置为 3.7 厘米、2.0 厘米（函

的特殊要求）、2.8 厘米、2.6 厘米。（如图 1—1 所示）2.【纸张】设置为 21×29.7 厘米的 A4 纸。（如图 1—2 所示）

图 1—1 页边距设置图 1—2 纸张设置·PAGE \* MERGEFORMAT1

3.【文档网络】【网格】中选择“指定行和字符网格”，将【字符数】设置为每行 28 字符，【行数】’设置为每页 22 行；点击下方的【字体设置】按钮，弹出【字体】对话框，【中文字体】设置为“仿宋”，【字号】设置为“三号”，点击【确定】。（如图 1—3 所示）

图 1—3 文档网络设置

1.2 页码的排版

1.编制要求：用 4 号宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字


线；一字线上距版心下边缘 7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。注：公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码，公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。2.步骤：（1）点击功能区中的“开始”选择【插入】——【页码】，选择【设置页码格式】，打开【页码格式】。（如图 1—4 所示）

图 1—4

（2）在【页码格式】对话框中，单击【编号格式】下拉菜单，选“-1-，-2-，-3-，…”格式，单击【确定】按钮。（如图 1—5 所示）


图 1—5

（3）【插入】-【页码】下拉菜单中的【页面底端】，偶数页选择“普通数字1”样式，即底端居左；奇数页选择“普通数字 3”样式。即底端居右。（如图 1

—6 所示）


图 1—6

（4）选中页码文本，在【开始】中，将字体设置为“宋体”，将【字号】设置为“四号”。（如图 1—7 所示）

图 1—7

（5）设置页码缩进值：选中页码文本，在【页面布局】的【缩进】中，将【左】、【右】均设置为“1 字符”。（如图 1—8 所示）


图 1—8

（6）设置奇偶页不同：点击功能区中的【页面布局】，选择【页面设置】，单击【板式】选项卡，在【页眉和页脚】中勾选“奇偶页不同”，将【页脚】设置为距边界“0.95cm”（函的特殊要求）。（如图 1—9 所示）


图 1—9

第 2 章版头

2.1 发文机关标志

1.编写要求：首行输入发文机关全称或规范化简称，如演示以“中华人民共和国×××部”为例，居中排布，使用红色小标宋体字，字体大小使发文机关标志大致充满整行即可，本演示选择小初号字体。


2.制作图示：首行输入“中华人民共和国×××部”，按鼠标左键选定已输入的文字，点击【开始】，在【字体】处设置为红色小初号小标宋字，然后在【段落】处设置为居中。（如图 2—1 所示）

图 2—1

2.2 武文线

设置文武线前，按【Enter】键进行转行，后单击鼠标左键选定发文机关主体。在功能栏区点击【设计】，点击【设计】栏最右侧的【页面边框】，弹出窗口，选择【边框】。首先在【设置】中选择【自定义】，然后在【样式】中选择“上粗下细”的双线，并在【颜色】栏中选择红色，在【宽度】栏选择2.25磅，最后在【预览】栏选择位于左下的选项，并在【应用于】栏中选择段落。（如图 2—2 所示）


图 2—2


2.3 公文份号、密级、保密期限

1.编写要求：为了让模板更加智能方便，我们在公文份号、密级、紧急程度三个公文要

素上设置了下拉菜单。（1）公文份号按 6位阿拉伯数码顶格编排在文武线下第一行，设 000001-

000009 下拉菜单，此处为三号黑体字。（2）文武线下第二行顶格三号黑体字依次编排“密级”、“实心星”、

“保密期限”，密级设绝密、机密、秘密，实心星在【插入】-【符号】栏插入，保密期限使用者自行输入，不设下拉菜单。

（3）文武线下第三行顶格三号黑体字“紧急程度”，设特急、急件、特提、加急、平急选项。2.制作图示：

（1）“下拉菜单”设置点击 word顶部主选项栏的【开发工具】，选择“下拉列表内容控件”。

（如图 2—3 所示）


图 2—3

在想添加的位置添加【下拉列表内容控件】后，选择【开发工具】下的【属性】。（如图2—4 所示）

图 2—4

弹出对话框，设置选项（包括公文份号、密级、紧急程度）。（如图 2—5 所


示）

图 2—5


（2）特殊符号输入点击 word 顶部主选项栏的【插入】，选择【符号】，弹出窗口，首先在

【来自】处选定“Unicode（十六进制）”，然后在【字符代码】处输入“×”、“★”、“〔”、“〕”四种符号（看表 2—1）对应字符代码，点击【插入】。(如图 2—6 所示)

表 2—1 公文常用符号字符代码对应表符号 Unicode名称字符代码× 乘号 00D7★ 实心星 2605〔左龟壳形括号 3014〕右龟壳形括号 3015


图 2—6

2.4 发文字号

1.编写要求：发文字号顶格居版心右边缘编排在文武线下一行，与公文份号同处一行，

用三号仿宋字体，按发文机关代号、年份和序号编写，年份用阿拉伯数字全称，发文顺序号不编虚位（即 1不编 01），不加“第”，阿拉伯数字后加“号”字。如：浙档发〔2019〕4号。（如图2—7 所示）


图 2—7

第 3 章主体

3.1 标题

1.编写要求：一般用 2 号小标宋体字，编排于版记下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（如图 3—1 所示）


图 3—1

3.2 主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。字体与正文相同为 3 号仿宋字体。（如图 3—2 所示）

图 3—2

3.3 正文

1.编写要求公文首页必须显示正文。一般用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可用 “ 一、 ”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般从一到四层分别用黑体字、楷体字、仿宋体字标注。（如图 3-3 所示）


图 3—3

3.公文结构层次序号的设定（1）点击功能区【开始】按钮，选择【段落】选项中的【多级列表】图标，在下拉菜单选择【定义新的多级列表】，打开【定义新的多级列表】对话框。（如图 3—4 所示）

图 3—4

（2）打开【定义新的多级列表】对话框，按照新国标确定的四个级别的格式。·PAGE \* MERGEFORMAT1

首先选中级别“1”，将【此级别的编号样式】设置为“一，二，三…”，在【输入编号的各式】中输入“一、”，将【编号对齐方式】设置为“左对齐”，【对其位置】设置为“2 字符”，【文本缩进位置】设置为“0 厘米”【字体】选择黑体字；选中级别 “2”，将【此级别的编号样式】设置为“一，二，三…”，在【输入编号的各式】中输入“（一）”，将【编号对齐方式】设置为“左对齐”，【对其位置】设置为“2 字符”，【文本缩进位置】设置为“0 厘米”【字体】选择楷体字；选中级别 “3”，将【此级别的编号样式】设置为“1,2,3…”，在【输入编号的各式】中输入“1.”，将【编号对齐方式】设置为“左对齐”，【对其位置】设置为“2 字符”，【文本缩进位置】设置为“0 厘米”【字体】选择仿宋体字；选中级别 “4”，将【此级别的编号样式】设置为“1,2,3…”，在【输入编号的各式】中输入“（1）”，将【编号对齐方式】设置为“左对齐”，【对其位置】设置为“2 字符”，【文本缩进位置】设置为“0 厘米”【字体】选择仿宋体体字。（如图 3—5 所示）（3）使用时确保光标在需要编号的内容处，光标所在的段落会采用定义好的编号格式。当回车时，下一段落会自动采用目前的编号格式。


图 3—5

3.4 附件说明

1.如果附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，附件名称后不加标点。附件名称较长需要回行时，与上一行附件名称的首字对齐。（如图 3

—6 所示）


图 3—6

2.对齐方法：选中文字，右键点击选取【段落】。（如图 3—7 所示）

图 3—7

选择【特殊格式】为【悬挂缩进】，【度量值】设置为 5 字符，点击【确定】。（如图 3—8 所示）


图 3—8

3.5 发文机关署名、成文日期和印章

函一般都需要加盖印章，故该部分默认为需要印章的机关署名与成文日期格式。（1）编写要求：成文日期一般空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当用全称，月、日不编虚位。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般用将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，


并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上据正文（或附件说明）一行之内。（2）编排步骤拖动鼠标选中编辑好的成文日期，右键点击选择【段落】。（如图 3—9 所示）

图 3—9

打开【段落】界面，在【缩进】一栏里将【右侧】改为“4 字符”，完成设置，点击【确定】。（如图 3—10 所示）


图 3—10

调整发文机关署名到成文日期上一行居中位置，根据署名机关数量、需盖印章数调整与正文（或附件说明）之间的间距，使印章顶端距正文（或附件说明）间距控制在一行之内。（如图 3—11 所示）

图 3—11


3.6 附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。光标在附注前，点击【布局】——【缩进】——【左】两字符。（如图 3—12

所示）

图 3—12

3.7 附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用 3 号黑字体顶格编排在版心左侧上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。（如图 3—13 所示）


图 3—13


第 4 章版记

4.1 抄送机关

1. 编写要求：如有抄送机关，一般用 4 号仿宋体字，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。位于公文最后一面版心内最下方。2. 图示:

（1）字体改成 4 号仿宋体字光标放置在最后一页的倒数第二行左边顶格，【开始】，点击【段落】右下角的按钮，打开【段落】对话框，悬挂缩进 4 个字符。（如图 4—1 所示）


图 4—1

（2）输入抄送机关，然后将光标插入到抄送的“抄”字右侧，敲击空格键两次，最后用鼠标把“抄”字向右拖到“送”字左侧。（如图 4—2 所示）

图 4—2

（3）将光标放在有“抄送”二字一行的末行，点击【布局】，【缩进】·PAGE \* MERGEFORMAT1

【右】1 个字符。（如图 4—3 所示）

图 4-3

4.2 第二条红色双线

1. 制作要求：距下页边 20 mm 处，红色双线 ( 上细下粗 ) ，线长均为170mm，居中排布。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为 3 号汉字高度的 7/8。2. 制作图示：（1）单击鼠标左键选定抄送机关，点击【设计】，点击【设计】栏的【页面边框】，弹出窗口，选择【边框】。在【设置】中选择【自定义】，然后在【样式】中选择“上细下粗”的双线，并在【颜色】栏中选择红色，在【宽度】栏选择 2.25磅，最后在【预览】栏选择位于左下的选项，并在【应用


于】栏中选择段落。（如图 4—4 所示）


图 4—4

第 5 章：模板的保存

点击左上角的【保存】按钮，在弹出的下拉菜单中点击【另存为】”，选择“Word

模板”，然后给模板命名。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模

板，直接进行公文正文的排版。（如图 5—1 所示）


图 5—1


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