CODIGO DE BUEN GOBIERNO COOPMINERALES 2015 · • Evolución y efectos de los riesgos relevantes...

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

COOPMINERALESCOOPMINERALESCOOPMINERALESCOOPMINERALES 2015

CÒDIGO DE BUEN GOBIERNO “COOPMINERALES” 1




Contenido INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 4

OBJETIVOS ................................................................................................................................. 5

ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................................................ 6

CAPITULO I. GOBIERNO CORPORATIVO .................. ........................................... 7

De los órganos de Gobierno y Control ............................................................................ 7

De los Asociados ................................................................................................................. 7

CAPITULO II. ROLES Y RESPONSABILIDADES ............ ........................................ 9

ASAMBLEA GENERAL ...................................................................................................... 9

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ................................................................................ 11

JUNTA DE VIGILANCIA .................................................................................................. 14

GERENTE Y SU SUPLENTE.......................................................................................... 18

CAPITULO III. DEL REVISOR FISCAL .................. ................................................ 22

Requisitos y calidades para su elección ....................................................................... 22

Mecanismo para su elección ........................................................................................... 23

CAPITULO IV. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO .............. ......................................... 24

CAPITULO V. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y GOBIERNO EL ECTRÓNICO 25

Comunicación e información .................................................................................... 25

Información y Comunicación con los Asociados ...................................................... 26

Información y Comunicación con la Comunidad ...................................................... 26

Compromiso con la Información .............................................................................. 27

Sugerencias, Quejas y Propuestas .......................................................................... 27

Junta de Vigilancia ................................................................................................... 27

Gobierno electrónico ................................................................................................ 27

CAPITULO VI. RESPONSABILIDAD SOCIAL Y AMBIENTAL ... ........................... 28

Responsabilidad Social ............................................................................................ 28

Responsabilidad con el Medio Ambiente ................................................................. 28

CAPITULO VII. PROTECCIÒN DE LA PROPIEDAD INTELECTUA L Y POLÍTICAS CONTRA LA CORRUPCIÓN .............................. .................................................... 29

Protección de la propiedad intelectual ..................................................................... 29

Políticas contra la corrupción ................................................................................... 30

CAPITULO VIII. INVERSIÓN SOCIAL Y GRUPOS DE INTERÉS .......................... 30

Inversión social ........................................................................................................ 30

Grupos de Interés .................................................................................................... 31

CAPÍTULO IX. CONFLICTO DE INTERÉS ................. ............................................ 31

Compromiso frente a los Conflictos de Interés ........................................................ 31

Prohibiciones para el Personal sobre Conflictos de Interés ..................................... 31

CAPÍTULO X. CONTRATACIÓN Y RIESGOS ................ ....................................... 32

Contratación ............................................................................................................ 32




Riesgo ...................................................................................................................... 32

CAPÍTULO XI. DISPOSICIONES FINALES ................ ............................................ 33




INTRODUCCIÓN

Con el fin de promover entre los Asociados y Directivos de COOPMINERALES la aplicación de normas de conductas acordes al grado de sensibilidad que representa la administración de los recursos de los afiliados, se adopta este Código de Buen Gobierno que establece las directrices de gobernabilidad de la Cooperativa, de manera que genere confianza y credibilidad al interior de la organización, evidenciando la existencia de controles en los procesos y prácticas propias del Buen Gobierno y normas que rigen el manejo de las relaciones entre la administración, órganos de control y vigilancia, asociados y todos los empleados de “COOPMINERALES” como organización solidaria, para preservar la ética, transparencia en su gestión y una adecuada administración. Las buenas prácticas de gobierno corporativo fortalecen la adecuada administración de las cooperativas, disminuyen la existencia de conflictos entre las partes interesadas, mitigan los riesgos relacionados con la administración, mejoran la capacidad para la toma de decisiones, reducen la necesidad de supervisión especializada por parte del Estado y mejoran la calificación de riesgo de las entidades, entre otros aspectos. De esta forma, la adecuada gestión del gobierno corporativo disminuye el riesgo de ocurrencia de una crisis financiera con los profundos costos económicos y sociales que ello implica.




OBJETIVOS

• Contar con un instrumento de normatividad interna, cuya aplicación permita

mitigar y controlar los riesgos inherentes a la toma de decisiones y delimitar el funcionamiento de los órganos de administración, vigilancia y control, asociados y la Comunidad en general.

• Promover, a través de las prácticas de buen gobierno, una mayor transparencia

y oportunidad en la presentación y publicación de la información de la entidad.

• Mejorar las relaciones entre los asociados, órganos de administración, vigilancia y control y propender por la eficiencia, eficacia y efectividad del talento humano y los recursos financieros, materiales, tecnológicos y ambientales de COOPMINERALES, con la finalidad de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los asociados, sus familias y la comunidad en general.




ÁMBITO DE APLICACIÓN

El Código de Buen Gobierno de “COOPMINERALES” es aplicable a los órganos de administración, órganos de control social y vigilancia en calidad de principales y suplentes; y en general a todos los empleados de la Cooperativa. Asimismo, se aplica a sus proveedores, acreedores, clientes y a sus asociados, en la medida en que tengan que ver con COOPMINERALES, de manera que se garantice el cumplimiento de los principios generales de Buen Gobierno dentro de éste.




CAPITULO I. GOBIERNO CORPORATIVO El Gobierno Corporativo busca la trasparencia, objetividad y equidad en el trato de los asociados de la Cooperativa, la gestión de los órganos de administración y la responsabilidad frente a los asociados y terceros que puedan resultar afectados con las actividades que desarrolla la organización, conforme a las normas legales y estatutarias. La gobernabilidad corporativa responde a la voluntad autónoma de la Cooperativa, de establecer principios para ser más competitiva y dar garantías a todos los grupos de interés. De los órganos de Gobierno y Control Los órganos de gobierno de COOPMINERALES son:

• Asamblea General • Consejo de Administración • Gerencia • Junta de Vigilancia

De los Asociados Los Asociados de COOPMINERALES son propietarios, gestores y usuarios de los servicios que presta la Cooperativa. Derechos de los Asociados Los asociados además de lo contemplado en las disposiciones legales y estatutarias, estarán protegidos por las normas de Gobierno Corporativo, las cuales velarán por el respeto de sus derechos y la protección de sus intereses y sus aportaciones.

• Elegir y ser elegido en las diferentes instancias de participación y representación de la cooperativa en forma que a cada asociado hábil le corresponda sólo un voto.

• Participar de los excedentes, actividades de la cooperativa y en su administración mediante el desempeño de cargos para los cuales haya sido elegido o designado.

• Disfrutar de los servicios, beneficios y prerrogativas que la Cooperativa tiene establecido para sus Asociados.

• Recibir educación, formación y capacitación por parte de la cooperativa, de acuerdo a los reglamentos vigentes.

• Utilizar los servicios de la cooperativa y realizar con ella todas las operaciones




propias del objeto social autorizadas por los estatutos y reglamentos en las condiciones establecidas por estos.

• Presentar a los organismos directivos, proyectos e iniciativas que tengan por objeto el mejoramiento y desarrollo de la entidad.

• Presentar ante los órganos competentes quejas, reclamos o sugerencias, relacionados con la administración o la prestación de los servicios debidamente fundamentados, por escrito y en forma respetuosa.

• Ser informado de la gestión de la Cooperativa de acuerdo a las prescripciones estatutarias y a los reglamentos; cumpliendo con los procedimientos que para el efecto establezca el Consejo de Administración.

• Inspección y fiscalización de la documentación o gestión de la Cooperativa de acuerdo con los procedimientos que establezca el presente estatuto y los reglamentos.

• Evaluar la gestión de los miembros del Consejo de Administración, los Comités, Junta de Vigilancia y el Revisor Fiscal.

• Retirarse voluntariamente de la Cooperativa. Deberes de los Asociados El ejercicio de los derechos está condicionado al cumplimiento de los deberes, es deber de los Asociados:

• Adquirir conocimientos sobre los principios básicos del cooperativismo, características del acuerdo cooperativo, el estatuto y reglamentos que rigen la Cooperativa.

• Acatar las leyes, las normas estatutarias, los reglamentos y demás disposiciones emanadas de los órganos de administración y control.

• Cumplir las obligaciones derivadas del Acuerdo Cooperativo. • Comportarse con espíritu cooperativo, tanto en sus relaciones con la Cooperativa

como con sus integrantes. • Abstenerse de ejecutar hechos o incurrir en omisiones que afecten o puedan

afectar la estabilidad económica y financiera o el prestigio social de la Cooperativa.

• Comprometerse a cancelar los aportes y cumplir oportunamente los compromisos y obligaciones adquiridas con la cooperativa en la forma y términos previstos en la Ley, el presente Estatuto y Reglamentos.

• Suministrar toda la información y documentos que la cooperativa le solicite y mantenerla al corriente de los cambios de domicilio.

• Asistir a las Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias de Asociados o Delegados a éstas y participar de ellas. En caso de inasistencia injustificada, será sancionado conforme lo establezca el régimen disciplinario del presente estatuto.




• Desempeñar con responsabilidad y diligencia los cargos aceptados para los cuales hayan sido elegidos.

• Participar en los programas de educación Cooperativa y capacitación, así como en los demás eventos a los que se les convoque.

• Hacer parte de los Órganos de Administración y Control de la Cooperativa, así como cumplir las decisiones de éstos.

• Abstenerse de utilizar o hacer uso de los bienes de la Cooperativa, para beneficio personal o a favor de terceros.

• Utilizar en todas sus relaciones con COOPMINERALES el conducto regular, entendiéndose por este las competencias, jerarquías y procedimientos que para cada caso se hayan señalado.

• Cumplir con los demás deberes que resulten de la Ley, los Estatutos y Reglamentos.

CAPITULO II. ROLES Y RESPONSABILIDADES ASAMBLEA GENERAL La Asamblea General es el órgano máximo de la Administración de la Cooperativa; sus decisiones son obligatorias para todos los Asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, estatutarias y reglamentarias. La Asamblea General de Asociados o de delegados debe conocer, además de lo descrito en el Estatuto, entre otros, la siguiente información:

• Situación jurídica, económica, administrativa, estados financieros y demás informes.

• Cumplimiento del plan de desarrollo institucional. • Hechos relevantes ocurridos después del cierre de los estados financieros, esto

es, entre la fecha de cierre de los estados financieros y la fecha en que se elaboran los informes.

• Operaciones relevantes con principales directivos y junta de vigilancia (montos pagados por todo concepto, créditos, captaciones y montos de aportes, con todos los detalles sobre los mismos).

• Cualquier cambio de Visión estratégica institucional y especialmente, si hay variantes en la Misión de la Cooperativa.

• Información relativa a las inversiones (que sean ajenas al desarrollo normal de sus actividades o exigidas por normas legales) y donaciones realizadas, los planes de inversión y el objetivo que se espera cumplir con cada uno de ellos.




• Evolución previsible de la Cooperativa, la cual debe incluir con claridad lo relacionado con expectativas de crecimiento o decrecimiento, las expectativas en resultados y los efectos de los principales riesgos que enfrenta la organización.

• Evolución y efectos de los riesgos relevantes (operativo, de mercado, de solvencia, liquidez, crédito, tasas de interés y lavado de activos y financiación del terrorismo).

• Hechos externos e internos relevantes sucedidos durante el ejercicio y su efecto en la situación económica, financiera y los resultados.

• Funcionamiento y efectividad del sistema de control interno, incluido lo relacionado con el ambiente de control, la valoración de riesgos, las actividades de control, el componente de información, comunicación y el monitoreo o supervisión.

• Operaciones activas y pasivas, contratos ejecutados y en ejecución, y compromisos con partes relacionadas.

• Principales contingencias, tales como los derechos y obligaciones litigiosas, sean ellas eventuales o remotas.

• Balance social, con específica información sobre la ejecución e impacto de los diferentes programas sociales.

• Balance de la gestión ambiental. • Sanciones, requerimientos o recomendaciones hechas por los entes de control

y vigilancia gubernamental u otra entidad. • Hallazgos y recomendaciones formuladas por la auditoría interna y la revisoría

fiscal y las acciones correctivas adoptadas por la Cooperativa. A fin de evitar los conflictos de interés, se recomienda como atribución exclusiva de la Asamblea General aprobar la normativa o decisiones de:

• La amortización o readquisición de aportes sociales. • El aumento del capital mínimo no reducible o las capitalizaciones

extraordinarias. • Las transacciones extraordinarias que superen el monto autorizado al Consejo

de Administración. • Políticas de reconocimiento a los miembros del Consejo de Administración,

Junta de Vigilancia, Comisiones Especiales conformadas por directivos o asociados.

• Donaciones • Escisión, fusión, transformación y liquidación de la Cooperativa.




CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Es el órgano de administración permanente subordinado a las directrices y políticas de la Asamblea General. A. Estructura

Conformación del Consejo de Administración: De acuerdo con el Estatuto vigente el Consejo de Administración estará integrado por cinco (5) Asociados principales y tres (3) suplentes numéricos hábiles, elegidos por la Asamblea General, para periodos de un (1) año, que cumplan con los requisitos establecidos en el Estatuto para ser elegidos, quienes podrán ser reelegidos o removidos y empezarán a ejercer sus funciones, por derecho propio, una vez nombrado por la asamblea, sin perjuicio de hacer el registro en la Cámara de Comercio.

Perfil: Reunirá además de lo estipulado en el Estatuto, las siguientes características:

• Capacidad y aptitudes personales, conocimiento, integridad, ética y destreza.

• Experiencia en el sector solidario y/o experiencia o conocimientos que sean apropiados y necesarios para el cumplimiento de sus responsabilidades.

Estos requisitos deberán estar acreditados al momento en que se postulen para ser elegidos o dentro de los dos (2) meses siguientes a su elección. La Junta de Vigilancia verificará el cumplimiento de tales requisitos.

Retribución : Los miembros del Consejo de Administración podrán recibir una retribución por la asistencia a las reuniones. Esta retribución será aprobada, única y exclusivamente, por la Asamblea General. Reuniones : Se reunirá, cuando menos, una vez al mes y extraordinariamente cuando sea necesario. Asistencia a las reuniones : Preferiblemente a las reuniones deben asistir los miembros principales de este órgano, los suplentes podrán asistir en ausencia del miembro principal respectivo, se actuará de conformidad con el reglamento interno.




Periodo : Ejercerá sus funciones durante el término establecido en el estatuto. Criterios de rotación y alternabilidad : Se tendrá en cuenta el establecido en el Estatuto, incluidas las respectivas reelecciones, se deberá prever la rotación o renovación de sus miembros, garantizando, en lo posible, la participación de los Asociados que demuestren interés.

B. Deberes Generales

Además de lo establecido legalmente y en el Estatuto, los miembros del Consejo de Administración deberán:

a. Dar ejemplo en la observancia de los códigos de ética corporativo, buen

gobierno, de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y demás normas internas y exigir su cumplimiento.

b. Actuar de buena fe, con juicio independiente y garantizando los derechos y el trato equitativo de los Asociados.

c. Informar sobre las situaciones de conflicto de interés sobre los asuntos que les corresponda decidir y abstenerse de votar sobre ellos, dejando la correspondiente constancia.

d. Mantener una actitud prudente frente a los riesgos y adopción de principios y normas contables que garanticen transparencia en la información.

e. Garantizar la efectividad de los sistemas de revelación de la información. f. Dedicar tiempo suficiente al ejercicio de sus funciones y participar activamente

en los asuntos de su competencia. g. Fijar criterios, mecanismos e indicadores de autoevaluación. h. Exigir que se le informe de manera oportuna, suficiente y completa sobre los

asuntos que debe conocer, de manera que sus decisiones queden suficientemente documentadas y sustentadas.

i. No manipular, difundir o utilizar en beneficio propio o ajeno, la información confidencial de uso interno a la que tenga acceso.

j. Permanecer actualizados en los temas o asuntos que requieran en el ejercicio de sus cargos.

k. Mantener una proporción razonable (o justa) de gastos de directivos, respecto de los gastos de administración y de personal.

C. Funciones

El Consejo de Administración es quien define las políticas y directrices y el Gerente las ejecuta.




Conforme a lo expuesto, además de las funciones contempladas en la ley y en el estatuto, el Consejo de Administración de COOPMINERALES deberá:

a. Diseñar y aprobar los planes y estrategias de la Cooperativa. b. Difundir los códigos de ética corporativo, buen gobierno y de prevención de

lavado de activos y financiación del terrorismo. c. Diseñar y aprobar las políticas para la valoración, la administración y

seguimiento de los principales riesgos, las políticas laborales (ingreso, retención, capacitación, promoción y retribución), la estructura organizacional y definir la escala salarial.

d. Evaluar y pronunciarse sobre los informes y comunicaciones que presente la gerencia, el oficial de cumplimiento, los diferentes comités, la revisoría fiscal, la junta de vigilancia y los asociados y adoptar las decisiones que correspondan.

e. Poner a consideración y aprobación de la asamblea, las reformas al Estatuto y los diferentes códigos que sean de su competencia.

Además el Consejo de Administración debe:

1. Definir la misión y visión institucional. 2. Establecer los valores compartidos, que deben ser conocidos y respetados por

todos los asociados de la Cooperativa. 3. Establecer los objetivos estratégicos. 4. Establecer las políticas y normativa interna de gestión institucional. 5. Designar las comisiones o comités de gestión que se requieran en la

Cooperativa. 6. Supervisar el desempeño gerencial. 7. Autoevaluar el desempeño del Consejo de Administración.

D. Prohibiciones A los miembros del Consejo de Administración, les será prohibido:

a. Participar en las actividades de ejecución que correspondan al gerente y en general, a las áreas ejecutivas de la Cooperativa.

b. Ser miembro del órgano de administración, empleado o asesor de otra similar, con actividades que compitan con la Cooperativa.

c. Estar vinculado a la Cooperativa como empleado, asesor, contratista o proveedor o en alguna de las empresas o personas que presten servicios a la misma.

d. Obtener ventajas directa o indirectamente en cualquiera de los servicios que preste la Cooperativa.




e. Decidir sobre las políticas de servicios que los beneficien ante los demás asociados.

f. Decidir sobre el reclutamiento, retiro, promoción del personal a cargo de la Cooperativa.

g. Realizar proselitismo político aprovechando su cargo, posición o relaciones con la Cooperativa.

h. Otorgar retribuciones extraordinarias que no se hayan definido previamente, a la gerencia y directivos.

i. Dar órdenes a empleados o al revisor fiscal de la Cooperativa o solicitarles información directamente, sin consultar el conducto establecido a través de las reuniones del Consejo de Administración.

j. Los miembros del Consejo de Administración, no podrán ser cónyuges, compañeros permanentes, ni tener vínculo hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad y primero civil con el gerente o con ninguno de los demás directivos de la Cooperativa.

E. Políticas de independencia frente a la Gerencia A efectos de reducir los riesgos de dependencia del Consejo de Administración, frente a la gerencia, sus miembros deberán cumplir las siguientes exigencias:

a. Abstenerse de recibir dotaciones, prebendas, regalos o servicios diferentes de los establecidos para los demás asociados de la Cooperativa, por parte de la administración.

b. Los miembros del Consejo de Administración, no podrán tener negocios comunes con el gerente, ni de ninguno de los demás directivos.

c. Las remuneraciones y demás emolumentos que se reconozcan a los miembros del Consejo de Administración, serán aprobadas, de manera indelegable por la Asamblea General.

JUNTA DE VIGILANCIA La Junta de Vigilancia es el órgano que realiza el control social de la Cooperativa, es elegida por la Asamblea General, no tienen condición de administradores. Su rol en el buen gobierno es vital como complemento para garantizar el cabal cumplimiento de la Ley, de la Misión y Visión institucional, de los objetivos estratégicos y de la normatividad interna vigente en lo estrictamente social.

A. Estructura Conformación de la Junta de Vigilancia: De acuerdo con el Estatuto vigente la Junta de Vigilancia estará integrada por tres (3) miembros principales con sus




respectivos suplentes numéricos, elegidos por la Asamblea General, para periodos de un (1) año, que cumplan con los requisitos establecidos en el Estatuto para ser elegidos, sin perjuicio que puedan ser reelegidos o removidos libremente por la Asamblea General.

Perfil: Reunirá además de lo estipulado en el Estatuto, las siguientes características:

• Capacidad y aptitudes personales, conocimiento, integridad, ética y destreza.

• Conocimiento de los objetivos y actividades de la Cooperativa, de manera que pueda ejercer un efectivo control social.

• Experiencia en el sector solidario y/o experiencia o conocimientos que sean apropiados y necesarios para el cumplimiento de sus responsabilidades.

Estos requisitos deberán estar acreditados al momento en que se postulen para ser elegidos o dentro de los dos (2) meses siguientes a su elección. La Junta de Vigilancia verificará el cumplimiento de tales requisitos.

Retribución : Los miembros de la Junta de Vigilancia podrán recibir una retribución por la asistencia a las reuniones. Esta retribución será aprobada, única y exclusivamente, por la Asamblea General. Reuniones : Se reunirá, una vez al mes y extraordinariamente cuando sea necesario. Asistencia a las reuniones : Preferiblemente a las reuniones deben asistir los miembros principales de este órgano, los suplentes podrán asistir en ausencia del miembro principal respectivo, se actuará de conformidad con el reglamento interno. Periodo : Ejercerá sus funciones durante el término establecido en el estatuto. Criterios de rotación y alternabilidad : Se tendrá en cuenta el establecido en el Estatuto, incluidas las respectivas reelecciones, se deberá prever la rotación o renovación de sus miembros, garantizando, en lo posible, la participación de los Asociados que demuestren interés.




B. Deberes Generales

La Junta de Vigilancia, ejercerá estrictamente, el control social y no se referirá a asuntos que sean competencia de otras instancias de control como la revisoría fiscal y la auditoría interna, si la hubiera. El control social y sus respectivas funciones, lo desarrollará con criterios de investigación y valoración; sus observaciones o requerimientos serán debidamente documentados y estará orientado a:

a. Dar ejemplo en la observancia y velar por el cumplimiento de la ley, el estatuto,

los reglamentos, los códigos de ética corporativo, buen gobierno, de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y demás normas internas.

b. Actuar de buena fe, con juicio independiente y garantizando los derechos y el trato equitativo de los Asociados.

c. Informar sobre las situaciones de conflicto de interés sobre los asuntos que les corresponda decidir y abstenerse de votar sobre ellos, dejando la correspondiente constancia.

d. Cumplir a cabalidad con el ejercicio de sus funciones y participar activamente en los asuntos de su competencia.

e. Permanecer actualizados en los temas o asuntos que requieran para el ejercicio de su cargo.

f. Fijar criterios, mecanismos e indicadores para su autoevaluación. g. Controlar los resultados sociales y procedimientos para el logro de los mismos.

Es decir, la satisfacción de las necesidades económicas, sociales, culturales y ecológicas para los cuales se constituyó la Cooperativa.

h. Garantizar los derechos y hacer que se cumplan las obligaciones de los asociados.

i. Conocer y tramitar las quejas en relación con la actuación de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia.

j. Cumplir con los principios y valores cooperativos.

C. Funciones

Además de las funciones contempladas en la ley y en el estatuto, la Junta de Vigilancia de COOPMINERALES deberá:

a. Velar porque los actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias, reglamentos y en especial a los principios cooperativos.

b. Informar a los órganos de administración, al revisor fiscal y a la Superintendencia de Economía Solidaria sobre las irregularidades que existan




en el funcionamiento de la Cooperativa y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deben adoptarse.

c. Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de los servicios, transmitirlos y solicitar los correctivos por el conducto regular y con la debida oportunidad.

d. Hacer llamados de atención a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la ley, los estatutos y los reglamentos.

e. Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados, cuando haya lugar a ello y velar porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto.

f. Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en las asambleas o para elegir delegados.

g. Rendir informes sobre sus actividades a la asamblea general ordinaria y 8. Las demás que le asigne la ley o el estatuto, siempre y cuando se refieran al

control social y no correspondan a funciones propias de la auditoría interna o revisoría fiscal.

D. Prohibiciones

A los miembros de la Junta de Vigilancia, les será prohibido:

a. Ser miembro del órgano de administración, empleado o asesor de otra

organización similar, con actividades que compitan con la Cooperativa. b. Estar vinculado a la Cooperativa como empleado, asesor, contratista o

proveedor o en alguna de las empresas o personas que presten servicios a la misma.

c. Obtener ventajas directa o indirectamente en cualquiera de los servicios que preste la Cooperativa.

d. Realizar proselitismo político aprovechando su cargo, posición o relaciones con la Cooperativa.

e. Dar órdenes a empleados, al revisor fiscal de la Cooperativa o solicitarles información directamente, sin consultar el conducto establecido a través de las reuniones de la Junta de Vigilancia.

f. Los miembros de la Junta de Vigilancia, no podrán ser cónyuges, compañeros permanentes, ni tener vínculo hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad y primero civil con el gerente o con ninguno de los demás directivos de la Cooperativa.

g. Usar o difundir en beneficio propio o ajeno, la información confidencial a la que tengan acceso.




E. Políticas de independencia frente a la Gerencia y al Consejo de Administración

A efectos de reducir los riesgos de dependencia de la junta de Vigilancia, frente al Consejo de Administración y la Gerencia, sus miembros deberán cumplir las siguientes exigencias:

a. Abstenerse de recibir dotaciones, prebendas, regalos o servicios diferentes de

los establecidos para los demás asociados de la Cooperativa, por parte de la administración.

b. Los miembros de la junta de Vigilancia, no podrán tener negocios comunes con el gerente, ni de ninguno de los demás directivos.

c. Las remuneraciones y demás emolumentos que se reconozcan a los miembros de la Junta de Vigilancia, serán aprobadas, de manera indelegable por la Asamblea General.

GERENTE Y SU SUPLENTE El Gerente y su suplente son nombrados por el Consejo de Administración. Su responsabilidad es ejecutar las políticas y directrices de la Asamblea General, del Consejo de Administración y conducir la organización en la parte administrativa y operativa, con el propósito de cumplir con los objetivos estratégicos de la misma.

A. Calidad e Idoneidad El Gerente es el principal ejecutivo de la Cooperativa. Coopminerales deberá asegurarse que sea idóneo para administrar desde los puntos de vista ético, profesional y social, para lo cual debe cumplir con los siguientes requisitos:

a. Deberá ser profesional y demostrar conocimientos en administración, enonomía, contaduría o derecho, entre otras disciplinas, legislación solidaria y/o cooperativa, deberes y responsabilidades de los administradores, régimen de inhabilidades e incompatibilidades, prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y demás temas afines.

b. Acreditar experiencia en organizaciones de economía solidaria, en actividades relacionadas con el objeto social de la Cooperativa, en funciones acordes con las que le corresponden en su calidad de Gerente.

c. No haber sido condenado penalmente, excepto por delitos políticos y culposos y/o sancionado disciplinaria o administrativamente, como tampoco haber sido declarado responsable fiscalmente.




d. No haber sido despedido de otra organización por conductas que, en opinión del Consejo de Administración, puedan afectar a la Cooperativa, a los asociados o a terceros.

e. En todo caso, deberá mantener una conducta ejemplar frente a la sociedad.

B. Nombramiento Corresponderá, de manera exclusiva e indelegable, al Consejo de Administración, el cual se hará previa consideración de, al menos una terna de candidatos que cumplan tales requisitos.

C. Inhabilidades e incompatibilidades

a. En ningún caso el Gerente podrá tener vínculos con la Cooperativa como asesor, contratista o proveedor, o en alguna de las empresas o personas que presten servicios a la Cooperativa o con las empresas del mismo grupo con las que tenga algún tipo de relación contractual.

b. Los cónyuges, compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del

segundo grado de consanguinidad o de afinidad y primero civil del Gerente no podrán celebrar contratos con la Cooperativa.

c. En ningún caso el Gerente podrá ser simultáneamente ejecutivo, miembro del

Consejo de Administración, de Junta de Vigilancia, asesor o empleado de otras entidades solidarias con las que sean competidoras.

d. Para las suplencias temporales del Gerente no podrá designarse a quien ejerza

la función de contador de la Cooperativa.

D. Deberes y obligaciones

En adición a lo establecido en las normas relacionadas con los deberes y responsabilidades de los administradores y en el estatuto, el Gerente deberá:

a. Diseñar, implementar y velar por la efectividad del sistema de control interno y del sistema de gestión de riesgos de la Cooperativa.,

b. Diseñar y someter a aprobación del Consejo de Administración los planes, códigos y reglamentos, de su competencia y velar por su efectiva aplicación.

c. Conocer, decidir, responder e informar en todas las reuniones del Consejo de Administración, al menos lo siguiente:

- El estado de cumplimiento de los planes, estrategias, metas y presupuestos.




- La situación financiera y el desempeño de la Cooperativa. - El estado actual de la valoración de los principales riesgos que enfrenta la

Cooperativa, junto con los reportes que en tal sentido sean necesarios. - El estado de cumplimiento de las normas y regulaciones aplicables. - El estado actual, así como la evolución de las principales contingencias a favor

o en contra de la Cooperativa. - Las comunicaciones y quejas recibidas y que su relevancia, deban ser

conocidas por el Consejo de Administración. En este caso, corresponderá definir al Consejo de Administración, los asuntos que considere relevantes.

- Adoptar y poner en práctica políticas prudentes y transparentes en materia de riesgos y en la observancia de normas contables.

- Contratar y mantener personal competente. - Informar al Consejo de Administración, sobre situaciones de conflicto de interés

en los asuntos que le corresponda decidir. - Poner a consideración del Consejo de Administración, los temas o asuntos en

los que requiera su aprobación. - Dar a conocer al Consejo de Administración, los informes y requerimientos

formulados por la revisoría fiscal y las autoridades de supervisión, fiscalización, apoyo y control.

- Cumplir las instrucciones, requerimiento u órdenes que señalen los órganos de control, supervisión o fiscalización.

E. Prohibiciones

Además de las prohibiciones legalmente establecidas para los administradores, el Gerente no podrá:

a. Participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en

actividades que impliquen competencia con la Cooperativa, salvo autorización expresa del Consejo de Administración.

b. Participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actos respecto de los cuales exista conflicto de interés.

c. Utilizar indebidamente o divulgar información sujeta a reserva. d. Realizar proselitismo político aprovechando su cargo, posición o relaciones con

la Cooperativa. e. Otorgar, sin la debida autorización, retribuciones extraordinarias a los miembros

del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia y empleados de la Cooperativa.

f. Ordenar, permitir o realizar algún tipo de falsedad o alteración a los estados financieros, en sus notas o en cualquier otra información.




El Gerente y su equipo de trabajo, deben procurar que los miembros del Consejo de Administración y la Junta de Vigilancia reciban información oportuna, clara, precisa y comprensible. Información Gerencial : La Gerencia informará periódicamente al Consejo de Administración sobre su gestión y resultados. La información que se entrega deberá, al menos reunir las siguientes características: Establecer un formato gerencial, que incluya gráficos, con información sobre lo siguiente:

- Cumplimiento de metas estratégicas - Evolución y calidad de sus principales activos y pasivos - Productividad y rotación del personal - Ejecución presupuestal - Estructura de costos - Incremento o retiro de asociados - Indicadores financieros de apalancamiento, rentabilidad y liquidez - Seguimiento de las decisiones y recomendaciones del Consejo de

Administración, Junta de Vigilancia, Auditoría interna y Revisoría Fiscal o informes de inspección del ente de supervisión.

- Análisis de contexto externo, legislación y competencia. - Decisiones críticas adoptadas por la Gerencia. - Oportunidades de negocios. - Demandas de asociados y usuarios identificadas. - Conclusión del análisis institucional.

Oportunidad de la información : Los estados financieros, deben estar dispuestos para conocimiento del Consejo de Administración dentro de los diez (10) días de cada mes. La información mensual debe darse a conocer al Consejo de Administración, al menos con cinco (5) días de anticipación a su reunión. Los mecanismos de traslado de dicha información y de aseguramiento de su recepción deben establecerse para garantizar que el miembro asiste informado a la reunión. El Gerente dentro de sus atribuciones, tiene la facultad de organizar su equipo de trabajo, someter a consideración y aprobación del Consejo de Administración, la estructura organizacional, cuando sea necesario. En este contexto de acuerdo al tamaño de la Cooperativa y volumen de operaciones le corresponde:




Proponer la normativa interna para la gestión del talento humano: A efecto de evitar el conflicto de interés en la designación, contratación y desempeño del personal, debe dotarse de instrumentos técnicos, que conlleven el involucramiento del mejor personal disponible en el entorno, que cumpla con las especificaciones requeridas para el logro de los objetivos estratégicos; para ello propondrá y obtendrá la aprobación de los siguientes instrumentos normativos:

- Manual de funciones - Proceso de selección de personal - Escala salarial - Proceso de evaluación del desempeño, basado en el cumplimiento de objetivos - Plan de capacitación - Reglamento interno de trabajo

Una vez en vigencia esta normativa, la aplicación le corresponde a la Gerencia y su evaluación al Consejo de Administración. Las demás decisiones gerenciales, relacionadas con el funcionamiento y operatividad de la organización, se ciñen a las políticas y normativa aprobada por el Consejo de Administración y su cumplimiento forma parte del informe gerencial.

CAPITULO III. DEL REVISOR FISCAL Requisitos y calidades para su elección En aras de propender por un control de alta calidad y en beneficio del buen gobierno, el revisor fiscal que se elija debe cumplir, al menos los siguientes requisitos:

a. Además del título profesional en contaduría pública, debidamente registrado en la Junta Central de Contadores, acreditará formación académica en el campo de la revisoría fiscal en organizaciones solidarías mínimo de dos (2) años, tanto para el principal como para el suplente.

b. Acreditar experiencia o conocimientos relacionados con la naturaleza jurídica del sector de la economía solidaria.

c. Comportamiento ético en el ejercicio de sus actividades personales, laborales, profesionales y en la atención de sus obligaciones comerciales y/o financieras.

d. Que no haya sido sancionado disciplinaria o administrativamente en ejercicio de su actividad profesional.




e. No ser Asociado de la Cooperativa. f. No ser cónyuge, compañero(a) permanente, ni tener vínculo familiar dentro del

segundo grado de consanguinidad o afinidad y primero civil con los miembros del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia, Gerente y personal directivo de la Cooperativa.

g. No estar incurso en las inhabilidades e incompatibilidades señaladas para los órganos de administración y de control social.

h. Los establecidos en el Estatuto vigente.

Mecanismo para su elección Con una antelación no inferior a un (1) mes de la fecha fijada para la realización de la Asamblea en donde se elegirá el revisor, la Cooperativa pondrá a disposición de los interesados la siguiente información:

- Estados financieros de propósito general más recientes y su dictamen si lo hubiere.

- Informe en el cual se describa la Cooperativa, su naturaleza, estructura, control, actividades principales, tamaño de sus operaciones, número de asociados y de empleados y demás datos que permitan evaluar la auditoría interna.

- Las condiciones y requisitos mínimos a los cuales debe ajustarse la propuesta con el fin de garantizar que todas las que se presenten sean comparables (horas de trabajo, infraestructura, número de personas que harán parte del equipo de trabajo, etc).

La selección se hará mediante concurso privado, en el que participen no menos de tres (3) aspirantes, Se realizará de manera transparente en igualdad de condiciones para los interesados quienes podrán presentar sus propuesta ante la Asamblea General. La propuesta se presentará por escrito, en sobre cerrado dirigido a la Gerencia, con antelación no inferior a diez (10) días hábiles a la fecha fijada para la elección. Las condiciones de la propuesta inicial no podrán ser cambiadas, en caso contrario, tal oportunidad se brindará a todos los candidatos. Mecanismo para información El Consejo de Administración y el Gerente además de velar porque a los revisores fiscales se les permita cumplir a cabalidad con sus responsabilidades, le exigirán, al menos lo siguiente:




a. Presentar el plan de trabajo al Consejo de Administración. b. Informar sobre el cumplimiento de sus responsabilidades legales y estatutarias,

así como del plan de trabajo aprobado. c. Informar sobre los hallazgos más relevantes, junto con las recomendaciones

que estime pertinentes. Obligaciones de la Cooperativa con la Revisoría Fis cal El Consejo de Administración y el Gerente, se comprometen, en aras de garantizar un gobierno transparente, frente a la revisoría fiscal a lo siguiente:

a. Permitirle examinar, sin restricción alguna, las operaciones y sus resultados, los bienes, derechos, obligaciones y documentos de la Cooperativa.

b. Dar y ordenar que se le dé oportuna y suficiente respuesta a las solicitudes de información que ésta requiera para el cumplimiento de sus funciones.

c. Permitirle y apoyarle, para rendir los informes que le corresponden, en la convocatoria de los órganos de Cooperativa o si es el caso, hacer incluir en el orden del día la consideración de los mismos.

d. Informarle sobre las convocatorias que se cursen con motivo de las reuniones de los organismos de administración y control, para que pueda asistir a ellas, sin que para ello deba ser expresamente invitado, donde podrá intervenir con vos pero sin voto.

e. Permitirle informar libremente y sin ninguna presión, sobre los asuntos que puedan afectar el desenvolvimiento de la Cooperativa.

f. Informarle de manera oportuna y suficiente, sin restricción alguna de cualquier suceso, proyecto o decisión, que pueda alterar significativamente el funcionamiento de la Cooperativa.

g. Informarle, antes que a cualquier otra persona, de todo reparo o censura que se quiera formular respecto de su labor.

h. Informarle, en el día hábil inmediatamente siguiente a aquél en el cual éstos fueren notificados, de cualquier información que deba ser dictaminada por la revisoría fiscal.

i. Disponer de los recursos y remuneración adecuados y oportunos, de conformidad con las características de la Cooperativa.

CAPITULO IV. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Consciente de la necesidad e importancia de la prevención de lavado de activos y la financiación del terrorismo y siendo COOPMINERALES una empresa de economía solidaria formalmente establecida, con dineros provenientes de actividades lícitas, del manejo de los recursos de los asociados por aportes y créditos, la Cooperativa ha




venido generando herramientas encaminadas a la prevención. Por ello en caso de ser necesario la Cooperativa podrá contar en su estructura organizacional con el cargo de oficial de cumplimiento y asegurarse que sea idóneo desde los puntos de vista ético, profesional y social.

CAPITULO V. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y GOBIERNO EL ECTRÓNICO

Comunicación e información Al brindar comunicación y/o información a los asociados, clientes y proveedores se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos: Las personas responsables de brindar algún tipo de comunicación, sólo pueden informar y/o reenviar documentos al público externo cuando estén debidamente autorizadas. Cuando no estén autorizados a responder una consulta, informarán esta situación al solicitante, para remitirse a la Gerencia de la Cooperativa. COOPMINERALES será el encargado de establecer canales de comunicación donde se generen espacios de participación en la determinación de objetivos y toma de decisiones para asegurar el cumplimiento y confianza de la entidad. La información básica y de interés de COOPMINERALES se trasmitirá de forma equitativa a todos los asociados e interesados y en principio su acceso no tendrá restricciones. La información sobre aspectos estratégicos y confidenciales que no hayan sido publicadas por COOPMINERALES no podrán ser difundidos. Sólo pueden emitirse cuando los órganos de administración lo autoricen. Para evitar la divulgación o mal uso de la información, se recomienda a los empleados tener en cuenta las siguientes reglas: � Los empleados mantendrán la debida reserva y protegerán, en todo momento, los

documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado. � No comentarán temas relacionados con los negocios de COOPMINERALES, con el

personal ajeno a ésta. � Al transmitir información, los empleados deberán utilizar medios de comunicación

que cuenten con los sistemas de seguridad requeridos.




� Las contraseñas o claves de acceso de equipos deben ser confidenciales y no serán divulgadas a terceros. Los sistemas de cómputo personales deberán estar protegidos con contraseñas que impidan a las personas no autorizadas el acceso a la información.

• Los miembros de los órganos de dirección y control, administradores y empleados, se abstendrán de utilizar información privilegiada que repose en COOPMINERALES o que conozcan con ocasión de su cargo.

En cuanto a los medios internos de comunicación: • La comunicación institucional se promoverá a través de los medios físicos y

electrónicos, los cuales agilizan el intercambio de información, facilitan la gestión del conocimiento y permiten el acercamiento y participación de las personas.

• Los medios y canales de comunicación proporcionan inmediatez en el desarrollo de las tareas, por lo tanto no podrán ser utilizados para divulgar mensajes que posean contenidos pornográficos, racistas, ilegales, políticos u otros similares.

Información y Comunicación con los Asociados Siempre y cuando la información no sea materia de reserva, los medios de información que podrán utilizarse para llegar a los Asociados son, entre otros, la atención directa a través de la Administración, la entrega de boletines, folletos o circulares, la línea telefónica, página web y el correo electrónico. Cuando los Asociados requieran información o documentación que se encuentre a cargo de la Administración, que sea inherente a la Cooperativa, que no sea referente a los Asociados y que no sea de carácter público deberán solicitarla por escrito a la Gerencia informando los datos del solicitante y la finalidad de la solicitud. La Gerencia podrá entregar copias de la información o documentación con un plazo de quince (15) días de haber recibido la solicitud, previa aceptación de la finalidad emitida por el solicitante.

Información y Comunicación con la Comunidad Los estados e informes económicos, financieros, contables y de gestión presentados a los respectivos entes de regulación y control, deben ser dados a conocer y estar disponibles para los Asociados, los cuales tienen derecho a informarse permanentemente de todos los hechos que ocurran dentro de la Cooperativa.




Compromiso con la Información COOPMINERALES se compromete a realizar una efectiva información de manera periódica, con el objeto de informar a los Asociados sobre las actividades y programas de participación, del proceso de avance y cumplimiento de las metas contenidas en el Plan De Desarrollo.

Sugerencias, Quejas y Propuestas La atención de sugerencias, quejas y propuestas, se realizará mediante el Buzón implementado por la Junta de Vigilancia; siendo este uno de los medios por el cual los Asociados pueden presentar además consultas e informaciones referentes a la administración, a las cuales se les dará respuesta en los términos previstos por la Administración de acuerdo al tema que aplique.

Junta de Vigilancia COOPMINERALES promueve la participación de los Asociados y se compromete a facilitar de manera oportuna la información requerida por los entes competentes para el ejercicio del control social.

Gobierno electrónico COOPMINERLES garantizará que la información transmitida por medios electrónicos responda a los más altos estándares de confidencialidad e integridad. Para ello tendrá en cuenta:

• La integridad garantizando que en todas las operaciones que se realicen por medios electrónicos se identifique a los sujetos participantes, se evite el repudio de las declaraciones que éstos realizan, se mantenga la integridad de las comunicaciones emitidas y se conserve la confidencialidad de la información.

• Respetará los derechos a la intimidad y de protección de datos personales, establecerá una política de privacidad y manejo de la información reservada de los Asociados y terceras personas, y para darla a conocer al público en general.

• Implementará manuales internos que regulen la utilización de medios

electrónicos y considerando que la utilización de mensajes de datos debe cumplir con los mismos requerimientos que la información que tiene un soporte




físico, establecerá sistemas que le permitan cumplir con las obligaciones sobre registro y archivo de la información.

• Creará marcos regulatorios para sus relaciones con terceras personas a través

de sitios web y establecerá mecanismos de control para el cumplimiento de los mismos, respetando en todo momento el derecho a la intimidad y los demás derechos de las personas.

• Realizará jornadas de socialización para dar a conocer el contenido del Código

de buen gobierno.

CAPITULO VI. RESPONSABILIDAD SOCIAL Y AMBIENTAL

Responsabilidad Social COOPMINERALES cumple con las obligaciones legales y objetivos sociales en desarrollo de la Cooperativa, propenderá por la trasparencia informativa, la promoción y mantenimiento de la confianza de los Asociados. De esta forma, la organización es socialmente responsable cuando las actividades que realiza se orientan a la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus miembros, de la sociedad y de quienes se benefician de sus actividades, así como también, al cuidado y preservación del entorno. COOPMINERALES expresa su compromiso con la protección de los derechos fundamentales, salvaguardando los principios básicos de protección a la vida, la libertad, la igualdad, la dignidad humana, la intimidad, libre desarrollo de la personalidad, libertad de conciencia y de cultos, de información, trabajo, libre asociación, respeto a la naturaleza, a la intervención ciudadana activa, y a la solidaridad, entre otros.

Responsabilidad con el Medio Ambiente La Cooperativa se compromete a respetar las políticas frente al medio ambiente establecidas por el Gobierno Nacional y los competentes.




COOPMINERALES propiciará una administración ambiental sana y ayudará a controlar el impacto de sus actividades, productos y servicios sobre el medio ambiente. Para ello:

1. Incorporará dentro de la planeación, el tema del medio ambiente, fomentando programas de evaluación y mejoramiento ambiental que permita dar cumplimiento a las disposiciones legales.

2. Definirá políticas que enfaticen en la prevención de la contaminación, a través del uso de tecnologías limpias, con participación activa de los empleados, los proveedores y demás terceros.

3. Considerará el aprovechamiento eficiente de la energía y otros insumos, el uso sostenible de los recursos renovables, y la minimización de los impactos ambientales adversos.

4. Promoverá la gestión ambiental, el desarrollo sostenible y las tecnologías limpias entre los grupos de interés.

CAPITULO VII. PROTECCIÒN DE LA PROPIEDAD INTELECTUA L Y POLÍTICAS CONTRA LA CORRUPCIÓN

Protección de la propiedad intelectual

COOPMINERALES cumplirá con las normas nacionales y convenciones internacionales, sobre los derechos de autor, propiedad intelectual e industrial. Para ello:

1. Reglamentará internamente el uso de la copia, distribución y demás acciones sobre los productos propios y ajenos protegidos con derechos de propiedad intelectual (como software, música, fotocopias, marcas, patentes, etc.) para evitar infracciones intencionales o por equivocación de estos derechos.

2. Incluirá cláusulas de protección intelectual (derechos de autor y de propiedad industrial) en los contratos de los empleados, proveedores y demás terceros relacionados con la empresa, en los que se defina claramente su titularidad y su uso adecuado con el fin de evitar problemas interpretativos futuros.

3. Educará, entrenará y motivará a los asociados y empleados para que conozcan la importancia y las consecuencias legales de la protección de la propiedad intelectual.

4. Promoverá la protección de los derechos de propiedad intelectual entre los proveedores y contratistas, desestimulando la adquisición de productos de contrabando o sin licencias.




Políticas contra la corrupción Cuando COOPMINERALES contrate con el Estado o con particulares, adoptará mecanismos para minimizar los focos de corrupción y garantizará al público la buena destinación de los recursos públicos y de los Asociados. Para prevenir, impedir y combatir estos fenómenos, adoptará como mínimo las siguientes medidas:

• Guiar sus actuaciones orientada por los principios éticos establecidos en el Código de Buen Gobierno de COOPMINERALES.

• Dar publicidad a la promulgación de normas éticas y advertir sobre la determinación inquebrantable de cumplirlas en el giro ordinario de sus actividades.

• Promover la suscripción de prácticas de cumplimiento de los principios cooperativos y solidarios, de integridad y transparencia en su interior y con otros entes.

• Garantizar que todos sus procedimientos sean claros, equitativos, viables y transparentes.

• Dar a conocer ante los órganos competentes las conductas irregulares. • Capacitar al personal administrativo en materia de ética y responsabilidad

social. • Articular las acciones de control social con los programas establecidos. • En materia de contratación y de convenios, implementar y adoptar las normas

vigentes, de acuerdo con lo prescrito en el presente Código y establecer mecanismos de seguimiento a los contratos y convenios.

CAPITULO VIII. INVERSIÓN SOCIAL Y GRUPOS DE INTERÉS

Inversión social COOPMINERALES desarrollará programas de mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades en donde están ubicadas, promoverá y estimulará la participación de las personas vinculadas con ella en proyectos de interés general.




Grupos de Interés COOPMINERALES reconoce como grupos de interés internos: los asociados, órganos de administración y control, comités y empleados que integran la Cooperativa y el grupo de interés externos: los organismos de control estatal, y demás Entidades Públicas, los clientes, los proveedores y la comunidad en general.

CAPÍTULO IX. CONFLICTO DE INTERÉS

Se considera conflicto de interés: El interés económico del empleado o directivo o de algún miembro de su familia en alguna empresa que tenga o busque tener relación de negocios con COOPMINERALES. Cuando el empleado, directivo o integrantes de los órganos de administración, vigilancia y control pueda servir como administrador, empleado o consultor, o desempeñar cualquier otra posición importante en alguna empresa que tenga o busque tener relación de negocios con COOPMINERALES. Cualquier acuerdo o circunstancia, que pueda influir para disuadir al empleado o directivo, de actuar en concordancia con los mejores intereses de COOPMINERALES. Cualquier hecho o conducta que atente contra la imagen institucional y el buen nombre de la misma.

Compromiso frente a los Conflictos de Interés COOPMINERALES frente a conflictos de Interés actuará bajo los criterios de legalidad, transparencia, justicia, igualdad y respeto absoluto atendiendo primordialmente los intereses generales y no los particulares.

Prohibiciones para el Personal sobre Conflictos de Interés Sin perjuicio de la ampliación de estas prohibiciones, los empleados de COOPMINERALES se abstienen de utilizar las siguientes prácticas en su accionar diario:

• Utilizar indebidamente información privilegiada y confidencial en contra de los intereses de la administración.




• Participar, directa o indirectamente, en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia de la administración o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses.

• Realizar actividades que atenten contra los intereses de COOPMINERALES. • Gestionar, por sí o por interpuesta persona, negocios que le originen ventajas

que conforme a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y el presente Código, lesionen los intereses de la administración.

• Utilizar su posición en la entidad o el nombre de la misma para obtener para sí o para un tercero tratamientos especiales en negocios particulares con cualquier persona natural o jurídica.

• Entregar dádivas a otros asociados o empleados a cambio de cualquier tipo de beneficio.

• Utilizar los recursos de la entidad para labores distintas de las relacionadas con su actividad, ni encausarlos en provecho personal o de terceros.

• Gestionar o celebrar negocios con la entidad para sí o para personas relacionadas, que sean de interés para los mencionados.

• Aceptar, para sí mismo o para terceros, donaciones en dinero o especie por parte de proveedores, contratistas o cualquier persona relacionada o no con la entidad, o de personas o entidades con las que COOPMINERALES sostenga relaciones en razón de su actividad, que conlleve a generar cualquier clase de compromiso no autorizado.

CAPÍTULO X. CONTRATACIÓN Y RIESGOS

Contratación COOPMINERALES da cumplimiento formal y real al Estatuto, para lo cual se compromete a observar las disposiciones legales con prontitud, exactitud y diligencia, de modo que la información sobre las condiciones y procesos contractuales sea entregada a los interesados oportuna, suficiente y equitativamente, y a que las decisiones para otorgar los contratos y convenios se tomen sin ningún tipo de sesgos o preferencias, sino de manera exclusiva con base en el análisis objetivo de las propuestas.

Riesgo




COOPMINERALES declara que en el desarrollo de sus actividades ocurren riesgos, por lo cual se compromete a adoptar mecanismos y acciones necesarias para que a través de la gestión integral de los mismos, se prevenga o minimice su impacto. Para ello adopta mecanismos que permitan identificar, valorar, revelar y administrar los riesgos propios de su actividad, acogiendo una autorregulación prudencial. COOPMINERALES determinará su nivel de exposición concreta a los impactos de cada uno de los riesgos para priorizar su tratamiento, y estructurará criterios orientadores en la toma de decisiones respecto de los efectos de los mismos.

CAPÍTULO XI. DISPOSICIONES FINALES El presente Código de Buen Gobierno es adoptado por COOPMINERALES como cumplimiento de la normatividad emitida por la Superintendencia de Economía Solidaria y aprobado por la Asamblea General. Por lo tanto, el mismo resulta de obligatorio cumplimiento para los Asociados, directivos, terceros y empleados de la Cooperativa. El Consejo de Administración hará revisiones para verificar que su contenido siga siendo pertinente y acorde en relación con las prácticas de Buen Gobierno, la Ley y el Estatuto y cuando se pretenda reformar, derogar o adicionar otras normas al presente Código, procederá a presentar el proyecto a la próxima Asamblea Ordinaria o en su defecto si es de trascendental importancia convocara la Asamblea General Extraordinaria. El presente Código deberá ser difundido entre todos sus Asociados, Directivos y Empleados. El presente Código de Buen Gobierno, es aprobado por la Asamblea General el día XXX de XXX de 20 , según consta en Acta número XXX y rige a partir de la fecha. Para constancia firman ASAMBLEA GENERAL Presidente Secretario

CODIGO DE BUEN GOBIERNO COOPMINERALES 2015 · • Evolución y efectos de los riesgos relevantes...

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