Módulo 1

Code Manager e Title Manager

Code Manager y Title Manager

1. Introducción

Se utilizan dos programas para administrar la colección de revistas: Code Managery Title Manager.

El Code Manager es el administrador de Códigos utilizado por Title Manager. ElTitle Manager es un programa que sirve para ingresar las informaciones de lacolección de revistas.

2. Donde encontrar los programas

En el Windows, a través del menú Iniciar\Programas\SciELO, abrir el ejecutableCode Manager o Title Manager.

3. Code Manager

En el Code Manager se insertan los siguientes datos:

- Ccode – código del Centro responsable por la marcación- Sponsor – siglas de las instituciones que apoyan financieramente la

revista o “nd”, en el caso de que no haya una institución que financiela revista.

- Study area – disciplinas a las que pertenecen las publicaciones (serecomienda el uso de las áreas utilizadas por la Unidad SciELOBrasil).

3.1 Utilizando el Code Manager

Los procedimientos de uso del Code Manager son bastante sencillos:

Para insertar un nuevo elemento, digite el código y el nombre correspondiente enlos campos y haga clic en Editar.

Para alterar un elemento existente, seleccione el elemento deseado, edite lasalteraciones necesarias y haga clic en Editar.

Para remover un elemento cadastrado, seleccione el elemento a ser removido ehaga clic en Remover.

3.1.1 Ccode – identifica el código del centro procesador del artículo.

3.1.2 Sponsor – identifica la institución que financia o patrocina un proyecto,evento o revista.

3.1.3 Study Area – define el alcance del área de conocimiento de la revista.

Antes de iniciar el proceso de llenado de la Title Manager, hay que llenar las trespantallas mencionadas o actualizarlas, si necesario.

Durante todo el proceso de inserción de datos de la Code Manager, hay un botónde AYUDA en la parte inferior derecha, contiene información acerca de los campos.

4. Title Manager

El programa Title Manager sirve para ingresar las informaciones de las coleccionesde las revistas que formarán parte de la colección SciELO.

• Título de Revistas• Secciones de Revistas• Fascículos

4.1 Editar configuración

Es posible configurar el idioma de la interfaz de los programas a través del menúTitle Manager\Opciones, como en la pantalla abajo:

4.2 Títulos de revistas

Ingresa datos descriptivos de la revista y permite crear, abrir y remover unarevista.

4.2.1 Crear una nueva revista en la base de datos

a) Seleccione la opción Crear revista por medio del menú Archivo\Abrir\Títulosde Revistas\Crear Revista.

b) Una ventana presentará un campo para llenar el nuevo título y mostrará lostítulos ya existentes en la base de datos. Escriba el nuevo título en elcampo, con las iniciales de cada palabra en mayúscula (Ejemplo: Revista deInvestigación Clínica) y haga un clic en Abrir.

c) Luego se mostrará una secuencia de formularios a llenar.

Hay que llenar de forma obligada los campos identificados con *.

En cada uno de los formularios se presentan los siguientes botones:

Anterior – para volver al formulario anteriorPróximo – para ir hacia el próximo formularioGrabar – para grabar los datos en la baseCerrar – para salir de los formularios

Cuando termine el llenado de la Title Manager, el programa avisará si el usuarioestá saliendo sin grabar o si alguno de los campos obligatorios no fue llenado.

Nota:Si es necesario alterar el título de la revista, se recomienda alterarlo con la opciónAbrir revistas, para aprovechar los datos que ya se insertaron anteriormente.

d) Poner la misión de la revista en los tres idiomas de la interfaz del sitio SciELO.Los elementos obligatorios son: Asunto/Descriptores, Asunto, Tipo deLiteratura, Nivel de Tratamiento y Nivel de Publicación.

e) A continuación hay que llenar los campos con las informaciones formales sobrela revista, como fecha inicial y final, secuencia, idioma y otros. No se olvide dellenar los campos obligatorios representados por *.

f) En la pantalla abajo aparecen las informaciones sobre la editorial y la revista.

g) Las informaciones a llenar a continuación son para el control SciELO.

Durante todo el proceso de inserción de datos en Title Manager, hay un botón deAYUDA en la parte inferior derecha, que ayuda a llenar cada campo.

4.2.2 Editar los datos de una revista en la base de datos

a) Selecciones la opción Abrir revista por medio del menú Archivo\Abrir\Títulosde Revistas\Abrir Revista.

b) Una ventana presentará la lista de los títulos ya existentes en la base dedatos. Seleccione un título y haga un clic en Abrir.

c) Surgirá una secuencia de formularios para verificación y/o corrección de losdatos (Ver item 4.2.1).

4.2.3 Remover revistas de la base de datos

Esta opción excluye la revista y sus fascículos de las bases de datos SciELO.

a) Seleccione la opción Remover revista por medio del menúArchivo\Abrir\Títulos de Revistas\Remover Revistas.

b) Una ventana presentará la lista de las revistas existentes en la base dedatos. Seleccione todas las revistas que desea borrar de la base de datos yhaga un clic en el botón Remover.

c) Para cada revista seleccionada, el programa pedirá la confirmación paraborrarla.

4.3 Secciones de las revistas

Generalmente, las revistas científicas presentan sus artículos agrupados ensecciones; por lo tanto, hay que ingresar todas las secciones de la revista para quesea posible seleccionarlas de acuerdo a las secciones existentes en cada fascículo.

Además de crear, alterar o borrar las secciones, la interfaz permite ver la lista delas secciones de cada revista que forma parte de la base de datos SciELO.

a) Seleccione la opción Secciones de las Revistas por medio del menúArchivo\Abrir\Secciones de las Revistas.

b) Una ventana presentará una lista de los títulos ya existentes en la base dedatos. Seleccione un título y haga clic en Abrir.

c) Surge un formulario con todas las secciones ya utilizadas por la revista. Unarevista puede tener secciones en un solo idioma, en más de un idioma, oninguna sección.

4.3.1 Crear una nueva sección

a) Para crear una nueva sección de la revista en la base de datos, hay queregistrar un código formado por la sigla de revista en letras mayúsculas,seguido de un número con tres cifras, iniciado en 010 y aumentado en 10para cada sección siguiente.

Ej: RSP010, RSPO20, RSPO30

Para confirmar la sigla de la revista consulte la Title Manager, ya que, si la sigla noestá registrada, no es posible crear la sección.

b) Escriba el nombre de la sección en el campo correspondiente a su idioma.

c) Haga un clic en el botón Edita. La sección será presentada en la lista.

d) Haga un clic en el botón Grabar para llevar a cabo la inclusión en la base dedatos.

4.3.2 Editar secciones

En esta opción es posible alterar o corregir los nombres de las secciones y/o incluirsecciones en otros idiomas.

ATENCIÓN: la sección que ya fue utilizada en algun fascículo no se puede alterar.

a) Seleccione en la lista la sección que desea editar. Los datos de la secciónaparecerán en los correspondientes campos.

b) Altere los datos necesarios.

c) Haga un clic en el botón Edita. Las secciones son mostradas en la lista conlas alteraciones.

d) Haga un clic en el botón Grabar para llevar a cabo las alteraciones en labase de datos.

4.3.3 Remover secciones

Se utiliza esta opción para remover secciones insertadas indebidamente y que nose utilizaron en ningún fascículo de la base de datos.

a) Seleccione en la lista la sección que desea remover. Los datos de la secciónseleccionada aparecen en los campos correspondientes:

b) Haga un clic en el botón Remueve. La sección será borrada de la lista.

c) Haga un clic en el botón Grabar para llevar a cabo las alteraciones en labase de datos.

4.4 Fascículos

Para cada nuevo fascículo hay que identificar su volumen, número y suplemento, sies que lo hay.

a) Seleccione la opción Fascículos en el menú Archivo\Abrir\Fascículos.

b) Una ventana presentará los títulos de las revistas existentes. Elija un título yhaga un clic en el botón Abrir.

c) El formulario que se presenta permitirá:

• crear un nuevo número• editar un número• sustituir un número• borrar un número

4.4.1 Crear un nuevo número

Algunos de los campos no pueden ser alterados en esta fase, ya que fueronpreviamente llenados en Title Manager.

a) Para certificarse de que un número todavía no existe, haga un clic en elbotón [...]

b) Surge una ventana que contiene los números secuenciales y los números delos fascículos correspondientes. Es posible ordenar los datos en cualquiera de lascolumnas, por medio de un clic en el encabezamiento de la columna que se deseaordenar.

c) Observe el último número secuencial utilizado. Si la lista está ordenadapor el número secuencial, algunos de ellos aparecerán “fuera del orden”, ya quepara algunas revistas los números secuenciales sobrepasan los 5 caracteres.

Por ejemplo, para el año de 2000, podemos tener la siguiente ordem:

20006

20005

20004

20003

20002

200011

200010

20001

d) Después de confirmar el último número utilizado, haga un clic en Cerrar.

e) Surgirá de nuevo la pantalla donde hay que insertar los datos del fascículo,tomo, número, suplementos y el número secuencial. El número secuencialidentifica el orden del fascículo en la base de datos y su llenado es obligatorio.Este número está formado por el año de la publicación y el orden del fascículocomo debe presentarse en el sitio de este año. En la figura abajo, el númerosecuencial es 20011, es decir, el fascículo registrado es el primero del año de2001.

Se usa el número secuencial como clave de identificación de un fascículo; por lotanto, si el mismo es alterado, puede ocasionar graves impactos al sistema.

Después de llenar los campos de identificación del fascículo, haga un clic en Abrir.

Si el número secuencial elegido pertenece a otro fascículo, o si hubo algún engañoal elegir el número secuencial, el programa preguntará si el usuario desea abrir elfascículo que corresponde al número secuencial o si quiere atribuir el númerosecuencial al nuevo fascículo.

Surgirá una nueva pantalla que mostrará tres campos de informaciones: General,Subtítulo bibliográfico y Resumen.

4.4.1.1 General

Esta pantalla muestra las informaciones generales, como: fecha de publicación enel formato ISO (los cuatro dígitos del año, los dos dígitos del mes y los dos del día;por ejemplo, 20020804), y la cantidad de artículos que hay en el fascículo amarcar.

Los campos Norma y Vocabulario Controlado fueron previamente llenados en TitleManager.

4.4.1.2 Subtítulo Bibliográfico

En esa pantalla hay que verificar si los datos de identificación de los fascículosestán correctos.

Los campos Título Abreviado y Ciudad han sido previamente registrados en TitleManager, y los campos relativos a las informaciones sobre volumen, número ysuplemento aparecerán según han sido registrados en la pantalla inicial TitleManager/Archivo/Abrir/Fascículo. Los campos Año y Mes se presentarán segúnfueron catastrados en el item General/Data ISO.

Si la revista indica publicación de más de un mes, hay que incluir este mes,separado por barra. Ejemplo: Marzo/Abril 2001

4.4.1.3 Resumen

Con el resumen de la revista en manos, seleccione las secciones que correspondenal fascículo que va a ser marcado. Si es necesario crear alguna nueva sección,haga un clic en Crear sección.

Solo después de llenar Title Manager y Code Manager se puede utilizar elprograma Markup.